A2.6 Le conseil syndical et la préparation de l`AG

« Le Salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Le conseil syndical et la préparation de
l’assemblée générale
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
INTRODUCTION
La préparation de l’AG est un moment clé dans la vie d’une
copropriété. Que ce soit pour faire le bilan de la gestion de
l’année écoulée mais également afin de préparer au mieux les
échéances à venir pour le Syndicat Des Copropriétaires.
Sans une bonne préparation par le conseil syndical, il pourrait
y avoir des conséquences préjudiciables pour le SDC.
2
LES ETAPES POUR BIEN PREPARER VOTRE AG
Contrôle des comptes intermédiaire ( 1 fois par trimestre)
Suivi des dépenses et de la gestion courante , contrats
d’entretien, nouveau contrat de syndic etc. (14-1)
Travaux 14-2 recherche devis et élaboration d’un cahier des charges
pour les appels d’offres et négociation
Contrôle des comptes annuel (2 à 3 mois avant l’AG)
Finalisation du contrôle des comptes et élaboration du budget pour
approbation en AG
Affiner et arrêter les devis, marchés et contrats à mettre à
l’ordre du jour pour l’AG
Élaboration de l’ordre du jours (1 mois et demi avant l’AG)
Récupérer les résolutions des copropriétaires et préparer les
résolutions avec les pièces à joindre à la convocation
Élaborer l’ordre du jour et vérifier le contenu de la convocation
avant l’envoi définitif
Envoi de la convocation d’AG
Prévenir les copropriétaires de la date de consultation des comptes (définie par l’AG), mobiliser les
copropriétaires pour qu’ils assistent à l’AG et à défaut récupérer les pouvoirs et les donner au président de
séance lors de l’AG
Tenue de l’AG
3
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
les outils législatifs : Ce que prévoit la Loi pour vous aider à mieux
préparer l’AG :
Vous pouvez prendre connaissance et avoir copie, à votre demande, de toutes
pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion
du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété….
Vous devez être associés à l’élaboration du budget prévisionnel
L’ordre du jour doit être fait en concertation avec vous, c’est une obligation
Le syndic doit obligatoirement vous consulter en cas de travaux d’urgence (sans
décision d’AG).
Vous devez être obligatoirement consultés par le syndic (concernant les
sommes pour lesquelles l’assemblée générale a fixé le seuil de consultation
obligatoire du CS).
Vous pouvez obtenir un mandat précis par l’assemblée générale pour choisir
une entreprise, un architecte, un avocat … ( art 25).
4
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
En cas de carence du syndic, vous pouvez mettre en demeure celui-ci par lettre
RAR de convoquer une AG. En cas de refus ou de silence, « d’empêchement », le
président du conseil syndical est habilité à convoquer l’assemblée générale.
Vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne (physique ou
morale) de votre choix (par exemple un auditeur pour le contrôle des comptes
annuel).
Le conseil syndical rend compte à l'assemblée, chaque année, de l'exécution de
sa mission lors de l’AG, c’est obligatoire.
En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du
syndicat doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie
de ce bordereau est remise au conseil syndical.
5
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
les outils législatifs : L’AG de A à Z
Dans tout syndicat de copropriété, il est tenu, au moins une fois chaque année,
une assemblée générale des copropriétaires.
Le délai minimum de convocation est de 21 jours mais votre règlement de
copropriété peut imposer un délai plus important (ex.30 jours) ; dans ce cas, il
faut respecter votre règlement de copropriété.
La loi prévoit que les copropriétaires devront transmettre leurs résolutions
écrites au syndic (avant l’élaboration de l’ordre du jour). Néanmoins, nous
conseillons à tous les copropriétaires de se mettre en relation avec le conseil
syndical afin d’être certain que votre question sera prise en compte dans le cadre
de l’élaboration de l’OJ.
L’assemblée générale ne peut pas délibérer sur une résolution non inscrite à
l’ordre du jour (sauf s’il s’agit d’un point d’information).
L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel
est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice
comptable précédent.
6
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Les préalables : Les documents à vérifier et à joindre à la convocation d’AG
Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour (article 11 du décret du 17
mars 1967) :
I.-Pour la validité de la décision :
- L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général…
- Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget …
- Les conditions essentielles des contrats proposés, un devis ou un marché…
- Le ou les projets de contrat du syndic…
- Etc.
II.-Pour l'information des copropriétaires : Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet
d'un vote par l'assemblée des copropriétaires
- L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération…
- Avis du CS quand la consultation est obligatoire ou a été décidé en AG?
- Le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical,
- Le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire…
- Etc.
7
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Les conseils pratiques pour la préparation de l’AG
Les contrôles des comptes intermédiaires pour : Alléger le contrôle de compte
annuel, être réactif en cas de carence ou d’erreurs (fournisseurs, syndic et
copropriétaires débiteurs…)
Prévoir un délai pour les modifications ou rectifications (par le syndic) suite au
contrôle des comptes annuel. De même pour l’élaboration du budget (attention aux
surestimations ou aux régularisations des charges).
Vérifier les échéances des contrats pour les mettre en concurrence. Pour une
véritable mise en concurrence, prévoir un temps raisonnable pour analyser le
contenu des contrats (proposés par les fournisseurs ou prestataires), c’est à dire bien
avant la préparation de l’ordre du jour (faire un cahier des charges pour comparer).
De même, concernant les devis, contrats et marchés lors de votes de travaux (faire
un cahier des charges pour comparer les offres).
8
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Le quitus n’est pas prévu dans la Loi du 10/07/1965, il faut absolument le retirer de
l’ordre du jour afin de préserver VOS intérêts et CEUX du SDC (à défaut votez contre).
Informez les copropriétaires de la préparation d’AG (pour les résolutions à mettre à
l’OJ avant sa validation). Faire une séance de travail ouverte aux copropriétaires.
Lors du contrôle des comptes, rejetez toutes dépenses engagées par le syndic sans
vous avoir consulté préalablement (vérifiez le seuil de consultation obligatoire du
CS).
Faites appel aux compétences et aux expériences des copropriétaires pour vous
assister dans le cadre de votre fonction et de la préparation d’AG (copropriétaire
plombier = vérification des factures de plomberie, etc.)
9
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
La mobilisation des copropriétaires
Conseil syndical, mobilisez les copropriétaires en les associant à la préparation de
l’AG.
Mobilisez les copropriétaires pour assister à l’AG à défaut faites la chasse aux
pouvoirs !
N’oubliez pas que le syndic n’a pas le droit de détenir des pouvoirs, récupérer les afin
que le Président de séance puisse les distribuer le jour de l’AG.
N’hésitez pas à faire une réunion préalable à l’AG avec l’ensemble des
copropriétaires (sans le syndic) afin d’aborder des thématiques complexes (tel que
de gros travaux…afin de ne pas perdre du temps le jour de l’AG.)
10
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Les conseils pratiques en cas de changement de syndic
Préavis de 3 mois : Le syndic ne peut renoncer à son mandat sans un préavis
de 3 mois
Bien préparer en amont ce changement : Analyse du contrat, négociation des
honoraires, préparation des résolutions.
Prévoir des résolutions spécifiques en cas de changement délicat (exemple article
18-2).
Faites vous assister par un spécialiste de l’ARC si vous souhaitez vous-même
convoquer une AG (conformément à l’article 8 du décret du 17 mars 1967) afin
d’éviter toutes contestations…
Si vous souhaitez passer en syndic bénévole, il faudra bien préparer votre AG au
préalable, il sera préférable de vous faire assister par un spécialiste de l’ARC afin
d’éviter toutes contestations.
Nouveauté ALUR : Mise en
concurrence du syndic par le CS à
chaque fin de mandat
11
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Pour aller plus loin …
12
« Le salon Indépendant de la Copropriété »
6ème édition du salon de l’ARC et de l’UNARC
Questions / Réponses
Echanges avec les participants
Merci pour votre participation et bon salon !!!!
13