consultation des justificatifs de charges avant l`assemblée générale

Copropriété : consultation des justificatifs de charges avant l’assemblée générale
Les copropriétaires se réunissent au moins une fois par an au cours d’une assemblée générale
(AG).
Avant la tenue de cette réunion, les copropriétaires ont la possibilité de consulter auprès du
syndic tous les justificatifs des dépenses réalisées par le syndic pour administrer l’immeuble
et en assurer la conservation et l’entretien.
Les modalités de consultation de ces documents sont précisées par le décret du 30 décembre
2015 (auparavant, ces règles étaient fixées par les copropriétaires réunis en assemblée
générale).
Ces modalités s’appliquent pour la consultation des justificatifs de charges en amont des AG
appelées à connaître des comptes notifiées aux copropriétaires à partir du 1er avril 2016.
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Mise à disposition des justificatifs de charges de copropriété par le syndic
Elle se fait pendant au moins d’au moins un jour ouvré et être d’une durée appropriée à la
dimension de la copropriété. Les copropriétaires sont informés de cette possibilité dans la
convocation à l’AG.
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Information des copropriétaires par la convocation à l’AG
Celle-ci intervient au moins 21 jours avant la tenue de la réunion par lettre recommandée avec
demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique
Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et la
tenue de celle-ci, le syndic doit tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de
tous les copropriétaires.
Ces justificatifs doivent être classés par catégories.
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Justificatifs pouvant être consultés
Les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges suivantes (liste non
limitative) :
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les factures,
les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants,
la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de
charges,
une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de
production d'eau chaude sanitaire collectifs (décret à paraître).
La convocation à l’AG comporte en annexe des documents financiers et comptables sur la
copropriété. La comparaison de ces documents avec les factures correspondantes permet aux
copropriétaires de s’assurer que chaque dépense est justifiée.
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Modalités de consultation par les copropriétaires
Jour et lieu de la consultation des justificatifs
Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège,
soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les
heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation à l’AG.
Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les
jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.
Copie des pièces justificatives
Le syndic met les originaux ou les copies des justificatifs de charges à disposition des
copropriétaires qui peuvent en obtenir des copies à leurs frais.
Appui du conseil syndical
Lors du contrôle des charges, les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du
conseil syndical.