GRC - Suppliers Qualification

TESI GRC
Suppliers Qualification
Processus structuré pour la gouvernance
de l’évaluation de fournisseurs et contrats
✔✔ Collecte de la documentation et des données de
qualification
✔✔ Validation et partage de
documents
✔✔
I ndexation des documents
recueillis
✔✔ Définition des paramètres
Le contexte de référence
Dans les dernières années, on a constaté l’augmentation des documents et des données à gérer
qui découlent des exigences externes comme l’augmentation constante des réglementations à
respecter (sécurité au travail, environnement et qualité) et internes (liées au besoin de qualifier
et suivre l’état et l’évaluation des fournisseurs individuels).
En autre, la législation en matière de responsabilité conjointe et solidaire a confié aux entreprises contractantes le soin de contrôler la régularité des entreprises pendant l’adjudication des
activités et pendant la fourniture des activités sous contrat et, récemment, aussi avant d’effectuer des paiements.
pour l’évaluation des
fournisseurs (rating)
✔✔ Gestion de contrats et
sous-traitances
✔✔ Gestion des ressources
fournisseur
✔✔ Planification et gestion
d’entrée personnel sous
contrat
✔✔ Notification proactive des
délais
✔✔ Liste noire de fournisseurs
Formerly
GOLDEN RING
La solution
TESI GRC est la solution collaborative qui gère tout le processus d’évaluation du fournisseur
étendu, y compris la qualification liée aux contrats et sous-traitances. La procédure gouverne
la collecte, la mise à jour et le suivi des informations et des documents nécessaires pour rendre
effective la qualification.
Un système dynamique de questionnaires (qui peuvent être administrés soit au fournisseur soit
aux personnes de référence internes) et le calcul associé du rating permettent à l’entreprise
d’adopter un outil efficient et efficace pour l’évaluation des fournisseurs: la qualification effectuée à l’étape préliminaire, aussi divisée par catégorie de produits, est constamment mise à jour
en utilisant des procédures d’évaluation périodique, avec des outils comme, par exemple, des
audits, questionnaires et IPC.
TESI GRC est donc un outil de gouvernance et intégration en mesure de structurer la qualification des fournisseurs, aussi pour les organisations réparties géographiquement, où cette qualification des fournisseurs qui opèrent en même temps sur plusieurs sites doit être partagée en
mode centralisé; en autre, cette solution permet de répondre aux exigences réglementaires et de
réduire les coûts de gestion des fournisseurs.
TESI GRC
Suppliers Qualification
Processus structuré pour la gouvernance
de l’évaluation de fournisseurs et contrats
Les caractéristiques fondamentales de la solution sont la capacité d’impliquer de manière structurée (paramétrage du workflow de TESI GRC) et proactive (à travers des procédures d’alertes
et délais), tous les acteurs concernés: fonctions Achats, sécurité, fournisseurs, réception et responsables..
Principaux processus gérés
TESISQUARE a développé, sur la base de son expérience de projet pluriannuelle et des principales bonnes pratiques, des kits de processus prédéfinis afin d’accélérer le démarrage du
système en se concentrant uniquement sur les caractéristiques organisationnelles et procédurales spécifiques de la nouvelle entreprise du client.
BRA - MILANO - ROMA - TORINO - PADOVA
AMSTERDAM - PARIS
Tesi International bv
World Trade Center
Strawinskylan 1 555K
1077 XX - Amsterdam (NL)
Phone +31 20 3337628
intl.tesisquare.com
Tesi France sarl
Montparnasse Center
140 bis rue de Rennes
75006 - Paris (FR)
Phone +33 17032380
intl.tesisquare.com/fr
La solution peut être délivrée aussi en mode cloud afin de réduire ultérieurement les temps
de démarrage grâce au faible impact exercé par la solution sur les systèmes d’information déjà
existants.
Les processus prédéfinis sont les suivants:
• qualification et évaluation du fournisseur;
• vérification et audit (évaluation périodique) du fournisseur;
• gestion de la non-conformité du fournisseur et ses suivis;
• qualification des activités liées aux contrats et sous-traitances par typologie de contrat (ex
art. 26, Titre IV);
• changement des données de qualification des activités liées aux contrats;
• notification et alerte en cas d’échéance imminente;
• rappel en cas de défaut de réponse;
• gestion de l’entrée du personnel dans l’entreprise en cas d’urgence (ressources non qualifiées).
Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans préavis. 2014/B_TESI GRC-SUPP-QUALIF-FR-INTL_01
TESI GRC
Suppliers Qualification
Multi- réglementation
• Occupational Health and
Safety Assessment Series
(OHSAS 18001)
• Administrative responsibility
of the company (Legislative
Decree no. 231/01)
• Social responsibility of the
company (SA 8000)
• IT security (ISO 27001)
• Environmental Management
(ISO 14001)
• Quality (ISO 9001)
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Processus structuré pour la gouvernance
de l’évaluation de fournisseurs et contrats
Avantages et Bénéfices
Les bénéfices pour le client (adjudicataire) sont les suivants:
• disposer d’une liste actuelle de leur base fournisseurs et réduire les risques liés au processus d’approvisionnement;
• réduire les coûts de gestion en automatisant le fonctionnement du processus et en
déléguant au fournisseur une part des activités de chargement et de maintien des documents;
• faciliter les activités de contrôle et de validation de la documentation et des données entrantes;
• garantir l’exactitude de la documentation en ligne, le respect des réglementations, des
procédures et des délais;
• centraliser et partager, soit au niveau d’organisation, soit au niveau logistique, les données
et les documents des fournisseurs, en maintenant l’historique et en garantissant son accessibilité au fil du temps;
• évaluer les fournisseurs grâce aux questionnaires administrés aux fournisseurs ou aux personnes de référence internes, aux indices élaborés sur la base des paramètres objectifs
comme la ponctualité et la précision de réponse aux demandes (temps de réponse, nombre
de rappels, nombre de demandes d’intégration) et aux contrôles effectués par l’adjudicataire (nombre de non-conformités et d’audits);
• disposer d’une liste actuelle des compétences des ressources externes qui travaillent dans
l’entreprise, en empêchant l’entrée du personnel non autorisé ou qualifié dans l’entreprise.
Les bénéfices pour le fournisseur (maître d’ouvrage) sont les suivants:
• réduire les temps et les coûts de gestion de la documentation et des informations requises
par le client, en travaillant par exception et en avance seulement sur les documents et sur
les informations nouvelles ou à échéance;
• avoir la certitude de respecter les procédures du client en termes de temps et interlocuteurs,
• en évitant des malentendus et la dispersion de documents, sans se soucier des délais et de
leur nouvelle envoi grâce au système d’alerte sur les échéances imminentes;
• disposer d’une liste actuelle du personnel chez des entreprises tiers.
Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans préavis. 2014/B_TESI GRC-SUPP-QUALIF-FR-INTL_01