Demande de cotation - TdR Recrutement de Agence d`événementiel

Economic Community
Of West African States
Communauté Economique
Des Etats de l’Afrique de l’Ouest
General Secretariat / Secrétariat Général
Demande de cotation pour le recrutement
d’une Agence d’événementiel dans le cadre
de la cérémonie de lancement des travaux de
construction du Centre d’Information et de
Coordination
Cotonou, octobre 2016
06 BP 2907 Cotonou – République du Bénin
Tel : +(229) 21 37 41 95 / 21 37 71 44 • Fax : +(229) 2 37 41 96 / 21 37 71 43 • Email: [email protected] • Site: www.ecowapp.org
1. DEMANDE DE COTATION
Dans le cadre de l’organisation du lancement des travaux de construction du Centre
d’Information et de Coordination du Système d’Echanges d’Energie Electrique Ouest
Africain (EEEOA), le Secrétariat Général invite par la présente demande, les agences
spécialisées
dans
le
domaine
événementiel
(communication/média,
production
graphique et audiovisuelle, marketing et promotion ) à présenter leurs soumissions
conformément aux dispositions du présent dossier de demande de cotation.
La participation à la présente demande de cotation n’est ouverte qu’aux agences
spécialisées capables de mettre à disposition des consultants qualifiés.
Le dossier complet peut être retiré à partir du Jeudi 27 octobre 2016, auprès du
Secrétariat Général de l’EEEOA sis à Cotonou, Akpakpa Zone des Ambassades Tel : +(229)
21 37 41 95 / 21 37 71 44/Fax : +(229) 21 37 41 96 / 21 37 71 43/Email:
[email protected], tous les jours ouvrables entre 09 heures et 13 heures et entre 14
heures et 17 heures (heure locale).
Le dossier complet peut être également téléchargé sur le site www.ecowapp.org
rubrique Demande de Proposition/Manifestation d’intérêt.
1.1.
Renseignements complémentaires
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du Secrétariat
Général de l’EEEOA sis à Cotonou, Akpakpa Zone des Ambassades Tel : +(229) 21 37 41
95 / 21 37 71 44/ , tous les jours ouvrables entre 09 heures et 13 heures et entre 14
heures et 18 heures (heure locale). Personne à contacter : Mr Comlan Dieudonné, tel.
+(229) 21 37 41 95 / email: [email protected].
1.2.
Présentation des offres
Les agences soumissionnaires devront envoyer leurs offres rédigées en langue française
et en quatre (04) exemplaires dont un (1) original et trois (03) copies respectivement
marquées comme telles, sous plis fermés portant les mentions :
« Recrutement d’une agence de communication / marketing dans le cadre de
l’organisation du lancement des travaux de construction du Centre d’Information et
de Coordination de l’EEEOA» « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »
Les soumissionnaires doivent faire parvenir leurs offres par envoi recommandé avec
accusé de réception ou par porteur, adressée à :
L’attention de Monsieur le Secrétaire Général de l’EEEOA, l’adresse susvisée
La date du dépôt des offres est fixée au plus tard le 14 novembre 2016 à 10 heures
précises.
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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1.3.
Ouverture des plis
Les plis seront ouverts, en présence des représentants des soumissionnaires qui le
désirent, le 14 novembre 2016 à 10 heures 30 minutes précises dans la salle de réunion
de l’EEEOA.
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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Termes de Référence pour le recrutement
d’une Agence événementielle pour
l’organisation de la cérémonie de lancement
des travaux de construction du Centre
d’Information et de Coordination
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
4
TERMES DE REFERENCE
1.4.
Contexte et justification
Le Système d’Echanges d’Energie Electrique Ouest Africain (EEEOA) a été créé en 1999
par Décision A/DEC.5/12/99 à la 22ème Session ordinaire du Sommet des Chefs d’Etat et
de Gouvernement de la CEDEAO dans le but d’assurer la promotion de la fourniture
d’énergie électrique en Afrique de l’Ouest.
Par la suite, la 29ème Session ordinaire du Sommet des Chefs d’Etat et de Gouvernement
des Etats Membres de la CEDEAO qui s’est tenue à Niamey en janvier 2006, a adopté la
Convention d’établissement de l’EEEOA par Décision A/DEC.18/01/06, et par la même
occasion lui a conféré le statut d’Institution Spécialisée de la CEDEAO, par Décision
A/DEC.20/01/06.
Le 5 juillet 2006, la CEDEAO a signé, pour le compte de l’EEEOA, un Accord de Siège
avec le Gouvernement du Bénin qui lui confère les privilèges et immunités diplomatiques
dans l’espace CEDEAO.
La vision de l’EEEOA est d’intégrer les opérations et l’exploitation des réseaux
électriques nationaux dans un marché régional unifié de l’électricité en vue d’assurer, à
moyen et long termes, un approvisionnement en énergie électrique régulier, fiable et à
des coûts compétitifs aux populations des Etats membres de la CEDEAO. Pour ce faire,
l’institution œuvre pour la promotion et le développement des infrastructures de
production et de transport d’énergie électrique et assurer la coordination des échanges
entre les Etats membres de la CEDEAO. L’une des actions pour atteindre le but
susmentionné est la construction du Centre d’Information et de Coordination
C’est dans ce contexte que l’Union européenne a accordé à la CEDEAO un financement
pour la construction du Centre d’Information et de Coordination (CIC) de l’EEEOA, dont
le site se trouve à Abomey-Calavi.
Après la cérémonie de pose de la première pierre qui s’est tenue en février 2014,
l’étape suivante consiste à la construction du CIC qui permettra la matérialisation du
projet. A Cet effet, une cérémonie de lancement des travaux sera organisée le 16 ou le
17
janvier 2017 sur le site du projet. La cérémonie verra la participation de
personnalités nationales et internationales invitées par l’EEEOA.
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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Les présents termes de références sont élaborés pour le recrutement d’une agence de
communication pour appuyer le Secrétariat Général de l’EEEOA dans l’organisation de la
dite cérémonie.
1.5.
Objectifs
L’objectif principal des présents TdR est la sélection d’une agence qualifiée, justifiant
d’une expérience avérée dans le domaine de l’évènementiel..
De façon spécifique, il s'agit d’assurer:
•
la visibilité de l’événement et des parties prenantes à travers les médias et
autres supports de communication ;
•
la logistique de la cérémonie ;
•
une bonne communication et un bon reportage de l’évènement.
1.6.
Activités à mener par l’Agence d’événementiel
a. Service d’hôtesses
En collaboration avec le Chargé du Protocole de l’EEEOA, l’agence sélectionnée
devra :
•
mettre des hôtesses/stewards et autre personnel à disposition à l’aéroport
et à l’hôtel pour assister les invités à l’arrivée et au départ ;
•
mettre des hôtesses/stewards à disposition sur le lieu de l’événement pour
installer et assister les invités ;
•
veiller à la bonne exécution du calendrier les dates de départ des invités
de marque
•
assister l’EEEAO dans la gestion des arrivées et départs des invités.
b. Gestion logistique
En collaboration avec le Chargé du Protocole et le responsable de la sous-commission
logistique et aménagement du site, l’agence sélectionnée devra :
•
Proposer un plan d’aménagement du site ;
•
garantir la disponibilité et le bon fonctionnement du matériel nécessaire qui
doit impérativement répondre aux normes requises pour les évènements de
haut niveau (Podium, bâches présidentielles, bâches ordinaires, fauteuil
présidentiel, chaises rembourrées, chaises, sonorisation, groupe électrogène,
installation d’un tapis rouge, installation de toilettes mobiles, sécurisation du
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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site, etc.) ;
•
installer les supports médiatiques de la cérémonie et des emblèmes des
institutions (Gouvernement du Bénin, Union européenne, CEDEAO et EEEOA)
sur le lieu de l’événement ;
•
établir les balises d’identification conformément à la liste des invités;
•
établir des badges pour le comité d’organisation ;
•
proposer un plan de mise en place (disposition d’installation) ;
•
assurer la décoration du site ;
•
installer une station d’informations permanente aux invités.
c. Communication audiovisuelle
En consultation avec le Comité d’organisation:
•
proposer
une
liste
de
médias
nationaux
et
internationaux pour
la
communication ;
•
produire un spot audiovisuel de l’événement et assurer sa diffusion au niveau
de trois (3) chaines nationales et trois (3) chaines internationales africaine de
couverture régionale (dont au moins une anglophone et au moins une
francophone) ;
•
Elaborer et faire diffuser les communiqués de presse auprès de 4 médias
nationaux dont 2 radios et 2 journaux (quotidiens) écrits de grandes
audiences;
•
organiser la couverture médiatique de l’événement par les organes de presse
nationaux (2 télévisions, 2 journaux, 2 radios et 2 journaux en ligne) ;
•
proposer 2 organes de presse internationaux pour la couverture médiatique de
l’événement (une télévision et une radio);
•
concevoir et imprimer des bannières (affiches, banderoles, kakemonos) à
apposer au lieu et dans les zones stratégiques de la ville. Tout visuel doit être
conforme à la charte graphique définie en amont et être validé par l’EEEOA.
1.7.
Services standardisés
a. Le Contractant devra fournir des services professionnels de haut niveau. Il devra
être réactif et efficace dans la gestion des impératifs qui émergeront. Il devra
donner suite, avec diligence, aux requêtes qui lui seront adressées.
b. Le Contractant sera évalué sur la base de la performance de services rendus en
conformité avec les standards minimums préétablis tels que déclinés dans ces
TDRs.
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
7
c. Le Contractant prendra part si besoin se fait sentir aux réunions du comité
d’organisation.
1.8.
Durée de la mission
La durée totale de la mission est de 45 jours. Cette mission débutera dès signature du
contrat avec le prestataire retenu et se terminera 15 jours après l’événement et par le
dépôt d’un rapport final de mission.
1.9.
Comité d’Organisation
Le comité d’organisation mis en place par le Secrétariat Général de l’EEEOA assurera le
suivi des activités de l’agence et travaillera en collaboration avec l’agence retenue.
1.10.
Profil du prestataire
Le prestataire recherché est une agence, un cabinet spécialisé dans l’événementiel et la
communication, la production graphique et audiovisuelle, le marketing et la promotion
évènementielle.
Il doit :
a. avoir des expériences avérées en termes de préparation et de conception de
matériels/outils et supports de communication etc.). Avoir Cinq années
d’expérience
dans
la
coordination
et
la
gestion
d’évènements
et
l’administration de services de haut niveau ;
b. disposer de matériels techniques performants et suffisants pour l’exécution de la
mission ;
c. avoir des relations avec les média ;
d. avoir des expériences dans la production graphique et audiovisuelle ;
e. avoir des expériences dans la gestion efficace et efficiente de la logistique ;
f. disposer d’une équipe dynamique capable de satisfaire les attentes de l’EEEOA ;
g. avoir des expériences dans l’organisation d’événements similaires ;
h. Expérience de collaboration avec les organisations internationales ;
i. Excellentes capacités communicationnelles, y compris l’écriture, la revue et la
relecture de documents ;
j. Capacité de mener les projets à terme avec un minimum de supervision ;
k. Capacité à fournir un excellent service clientèle ;
l. Compétences en relations publiques et en mobilisation des médias ;
m. Capacité à coordonner plusieurs évènements en même temps ;
Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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n. Habilité avérée à respecter les délais et à travailler sous pression.
1.11.
Critère de sélection
Les agences ou cabinets soumissionnaires seront évalués sur la base des critères
suivants :
Capacité financière du soumissionnaire:

Fournir les bilans des trois (3) dernières années démontrant la solidité actuelle de
la position financière du soumissionnaire et sa profitabilité à moyen terme.

Avoir un chiffre d’affaire annuel moyen des activités similaires au moins égal au
montant de sa soumission durant les trois (3) dernières années.
Administratifs

RC

IFU
Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire:

Avoir organisé 5 évènements similaires au cours des 5 dernières années ;

indiquer les types d’équipements qui seront utilisés et prouver leur disponibilité ;

Le soumissionnaire doit établir qu’il dispose de personnel pour les positions clés
suivantes :
(a)
Un chef d’équipe qui a au moins 7 ans d’expérience dans l’organisation d’événements similaires ; (b)
Un spécialiste en communication avec au moins 5 ans d’expérience dans l’organisation d’événements similaires (c)
Et un logisticien avec au moins 5 ans d’expérience dans l’organisation d’événements similaires. Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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2. Composition des coûts par produits/services livrables* No Rubriques Qté
1 2 Nettoyage et Aménagement du Site Communication 2.1 Confection et installation d’une banderole (4m*1,5m) sous forme de bâche. 2.2 Kakemonos avec description du projet du CIC du WAPP et de l’EU (2m*1m) 2.3 Installation des drapeaux du Bénin, de l’UE et de la CEDEAO 2.4 Decoration du site 2.5 Confection et Pose des banderoles (5m*1,2m) 2.6 2.7 Edition des supports de communication (150 T‐
Shirts, 150 Casquettes, 150 Porte‐documents, 150 Prospectus) Reportage Photo‐Video 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 Conception, impression et envoie des cartes d’invitation 3 Média 3.1 3.2 3.3 3.4 1 Production d’un spot audiovisuel de l’événement de 5 minutes et assurer sa diffusion tant au niveau de trois (3) chaines nationales et trois (3) chaines internationales africaine de couverture régionales (dont au moins une anglophone et au moins une francophone) ; Elaboration et diffusion de communiqués de 1 presse auprès de 4 médias nationaux dont 2 radios et 2 journaux (quotidiens) écrits de grandes audiences Organisation de la couverture médiatique de 1 l’événement tant par les organes de presse nationaux (2 télévisions, 2 journaux, 2 radios et Etablissement de badges pour le comité d’organisation Etablissement de balises d’identification conformément à la liste des invités proposer un plan de mise en place (disposition d’installation) Diffusion du film de l’évènement Mobilisation de la presse écrite, TV, Internet, Radio_Nationale Unité Prix Unitaire Fcfa S/total Fcfa ‐ Préciser les spécifications
U 3 Ens 1 U 3 Ens 1 Ens 1 50 U UU 1 2 Observations
‐ ‐ Préciser les spécifications
3 Ens 1 Préciser les spécifications
Ens Ens Ens Préciser les médias U 1 Ens 1 1 6 ‐ Préciser les médias Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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2 journaux en ligne) ; 5 Organisation de la couverture médiatique par 1
Ens
2 organes de presse internationaux pour la couverture médiatique de l’événement (une télévision et une radio) ; 1 Ens 3.6 Conception et impression des bannières (affiches, banderoles, kakemonos) à apposer au lieu et dans les zones stratégiques de la ville. Tout visuel doit être conforme à la charte graphique définie en amont et être validé par l’EEEOA. Installation & Décoration de la Tribune Officielle/Tribune des Invités 4.1 Location : grand Podium (30 personnes) ‐
1 1
Bâche Présidentielle‐ Fauteuils Présidentiels ‐ Chaises bourrées 4.2 Plan d’aménagement du site 4.3 Location de quatre (4) Bâches (50 places avec 4 1
chaises) pour les Invités 4.4 Installation du tapis rouge 1 1
4.5 Installation de la sonorisation et Groupe 1 1 électrogène 4.6 Installation des toilettes mobiles 3 1 4.7 Sécurisation du site 10 1 4.8 Recrutement des hôtesses 20 1 Animation Culturelle & Restauration 5.1 Animation des groupes folkloriques 1 1 5.2 6 Transport local des Invités 6.1 Location d'autobus climatisés de 30 personnes
4 3.5 Rafraichissement & Collation (Cocktail amélioré) Préciser les médias Indiquer les lieux ‐ Préciser les spécifications
Préciser les spécifications
250 1 3 1
S/TOTAL ‐ Préciser les spécifications
‐ Indiquer le nom du groupe et la prestation Préciser la composition des menus ‐ Préciser le type, la marque et l’année de fabrication du véhicule ‐ Termes de Référence de recrutement d’une Agence d’événementiel
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