demande de proposition - West African Power Pool

Transcription

Economic Community
Communauté Economique
Of West African States
Des Etats de l’Afrique de l’Ouest
DEMANDE DE PROPOSITION
Juillet 2012
AVIS DE CONSULTATION
1. Le Système d’Echanges d’Energie Electrique Ouest Africain (EEEOA) a été créé par
Décision A/DEC.5/12/99 de la 22ème Session du Sommet des Chefs d’Etat et de
Gouvernement de la CEDEAO pour objectif de promouvoir l’intégration régionale du
secteur de l’énergie. Les principaux objectifs de l’EEEOA consistent à favoriser la
création d’un cadre institutionnel et réglementaire propice aux investissements, le
développement des infrastructures de production et de transport d’énergie électrique
et l'établissement d'un marché d'électricité régional.
2. En janvier 2006, par Décisions A/DEC.18/01/06 et A/DEC.20/01/06, les Chefs d’Etat
et de Gouvernement de la CEDEAO ont respectivement adopté la Convention
d’établissement du Système d’Echanges d’Energie Electrique Ouest Africain
(EEEOA) liant les sociétés d’électricité publiques et privées des Etats Membres de la
CEDEAO et ont conféré au Secrétariat Général de l’EEEOA, le statut d’institution
spécialisée de la CEDEAO.
3. Afin de réaliser les tâches qui lui ont été assignées, le Secrétariat Général de
l’EEEOA a élaboré un plan d'affaires triennal (2009-2012) qui décrit les programmes
principaux de ses activités et définit une feuille de route pour l'accomplissement de
ses objectifs. L’un des objectifs prioritaires soulignés dans le plan d'affaires du
Secrétariat Général de l’EEEOA est la mise en place d'une main d'œuvre efficace
pour le Secrétariat, par le Département de l’Administration et des Finances (DAF), à
travers le recrutement d’un personnel compétent et motivé, l’approvisionnement des
outils de gestion administratifs et financiers appropriés, le développement des
politiques et des procédures régissant le fonctionnement du Secrétariat Général ainsi
que le développement d'un programme de renforcement des capacités de
l'organisation.
4. Dans le cadre de son Programme de Renforcement des Capacités, le Secrétariat
Général de l’EEEOA a bénéficié d’un don de l’USAID pour financer les travaux
d’élaboration de son Manuel de Procédures administratives, comptables et
financières, objet du présent de Demande de Proposition.
5. Le consultant ou le cabinet retenu, travaillera en étroite collaboration avec le
Département de l’Administration et des Finances du Secrétariat Général de l’EEEOA
qui mettra à sa disposition toutes informations et/ou documents qui pourraient
faciliter sa mission.
6. Le Consultant devra être un Cabinet spécialisé ou Consultant indépendant ayant une
expertise prouvées dans le domaine de l’élaboration de manuel de procédures
administratives, financières et comptables d’organisations régionales et/ou
internationales de développement.
7. La mission se déroulera au siège du Secrétariat Général de l’EEEOA à Cotonou,
Bénin, sur une durée maximale de Onze (11) semaines.
8. Les Cabinets et/ou Consultants intéressés peuvent obtenir les informations et
documents relatifs à la demande de proposition (DP) auprès du Département de
l’Administration et des Finances du Secrétariat Général de l’EEEOA ou sur le site
internet : www.ecowapp.org.
TdR pour l’Elaboration d’un Manuel des Procédures
9. Les offres techniques et financières (en un (01) original et deux (02) copies) dans des
enveloppes séparées doivent parvenir sous plis fermés et portant la mention
« Demande de Proposition : Elaboration du Manuel de Procédures Administratives,
Financière et Comptables».
10. Les offres doivent être déposées à l’adresse ci-dessous mentionnée au plus tard le 10
août 2012 à 10H00 (heure locale, GMT+1) :
Monsieur le Secrétaire Général
Secrétariat Général de l’EEEOA
Zone des Ambassades, PK 6, Akpakpa,
06 BP 2907 Cotonou, Bénin
Tél. +229 21374195
Fax. +229 21374196
11. L’ouverture des offres aura lieu le même jour à 11H 00 mn dans la salle de réunion
du Secrétariat Général de WAPP en présence des représentants des soumissionnaires
qui le souhaitent.
NOTE D’INFORMATIONAUX CONSULTANTS
CHAPITRE I : GENERALITES
Article premier: Objet de l’Avis de consultation
1.
Le présent Avis de consultation a pour objet l’élaboration d’un manuel de procédures
administratives, comptables et financières du Secrétariat Général de l’EEEOA.
Article 2 : Critères d’éligibilité
2.1.
L’Avis de consultation s’adresse à tout cabinet et/ou Consultant indépendant, faisant
profession habituelle d’élaboration ou de révision de manuel de procédures
administratives, financières et comptables des institutions régionales et
internationales de développement, et disposant une expérience confirmée dans ledit
domaine. Les soumissionnaires doivent remplir les conditions ci-après :
a) être légalement enregistré ;
b) ne pas être sous le coup d’une suspension, d’une interdiction, d’une exclusion ou
d’une liquidation des biens (fournir une attestation de non liquidation des biens,
copies dûment légalisées des documents définissant le statut juridique, le lieu
d’enregistrement et le principal lieu d’activité) ;
c) ne pas avoir d’administrateurs ou dirigeants reconnus coupable d’une violation de
droit pénal ou de droit fiscal dans aucun pays ;
d) doit prouver qu’aucun administrateur, dirigeant, employé ou membres des
comités organisationnels a été ou est dirigeant, actionnaire ou a un intérêt
pécuniaire avec le soumissionnaire et doit confirmer que toutes ces informations
sont correctes et véridiques.
2.2.
Les soumissionnaires fourniront toute pièce prouvant leur éligibilité que le Client
pourra exiger ;
2.3.
Les soumissionnaires doivent être en règle vis-à-vis de l’Administration (Attestation
de Situation Fiscale, législation du travail).
Toute production de faux documents ou de fausses informations entraîne automatiquement et
à tout moment, le rejet pur et simple de la candidature sans préjudice des autres sanctions.
Article 3 : Critères de qualification
3.1.
Le choix du Consultant se fera sur le mode de sélection fondée sur la qualité et le
coût, dit « Quality-Cost Based Selection (QCBS) ». Pour cela, les soumissionnaires
doivent fournir les documents prouvant qu’ils ont l’expérience nécessaire pour mener
à bien l’exécution des prestations demandées, ainsi que les missions similaires
conduites dans les trois (03) dernières années.
3.2.
Le personnel clé de la mission devra comporter au moins un Expert titulaire d’un
diplômé de troisième cycle (finance, comptabilité, contrôle, administration) et
justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience dans l’élaboration de procédures de
gestion administrative, financière et comptable, notamment pour les Organisations
Régionales et/ou Internationales de développement.
3.3.
Les critères de qualification ci-dessus feront l’objet d’une évaluation conformément
aux critères d’évaluation définis à l’article 13 ci-dessous.
CHAPITRE II : DOSSIER DE DEMANDE DE PROPOSITION
Article 4 : Acquisition du dossier
4.1.
Tout candidat intéressé par le présent avis, peut acquérir gratuitement un jeu complet
du dossier de demande de proposition (DP) auprès du Département de
l’Administration et des Finances du Secrétariat Général de l’EEEOA, Zone des
Ambassades, Akpakpa, 06 BP 2907, Cotonou, Bénin ou le télécharger sur son Site
Web : www.ecowapp.org. 4.2. La personne à contacter est : Mamadou Alpha Sylla, Chef Section Administration,
courriel : [email protected], Tél. +229 21339976, Fax. : +229 21374196.
Article 5 : Contenu du dossier
5.1.
Le dossier de demande de proposition (DP) comprend les documents énumérés cidessous :
−
−
−
−
Avis de consultation ;
Termes de Référence (TdR) ;
Modèle de Contrat de consultant.
Note d’information aux consultants ;
CHAPITRE III: REMISE DES PROPOSITIONS
Article 6 : Date et heure limites de remise des propositions
6.1.
Les offres des soumissionnaires devront parvenir au :
Secrétariat Général de l’EEEOA,
Zone des Ambassades, PK6, Akpakpa,
06 BP 2907, Cotonou, Bénin,
Au plus tard le vendredi 10 août à 10H00 (heure locale, GMT+1).
Article 7 : Candidatures hors délai
) Toute offre reçue après la date limite précisée à l’article 6 ci-dessus sera rejetée sans être
ouverte quel que soit le motif du retard.
CHAPITRE IV : OUVERTURE DES PLIS, EVALUATION ET ATTRIBUTION DU
MARCHE
Article 8 : Ouverture des plis
8.1.
L’ouverture des plis se fera par le Comité des Passation des Marchés du Secrétariat
Général de l’EEEOA, le vendredi 10 août 2012 à 11H00 dans la salle de réunion du
Secrétariat Général de l’EEEOA. Les représentants des soumissionnaires désireux
pourront y prendre part et signeront une liste de présence qui sera jointe au procèsverbal d’ouverture.
8.2.
Le Comité de Passation des Marchés de l’EEEOA ensuite mettra en place un Comité
Technique qui se chargera de l’évaluation des offres techniques et fera un rapport au
Comité de Passation des Marchés. A l’issue de cette étape, le Secrétariat Général de
l’EEEOA sollicitera auprès du Bailleur de Fonds, un avis de non-objection sur le
rapport du Comité Technique. Par la suite, le Comité de Passation des Marchés
procédera à l’ouverture des offres financières.
8.3.
Aucune candidature ne sera rejetée à l’ouverture, à l’exception des candidatures
reçues hors délai.
Article 9 : Evaluation des propositions et attribution
9.1.
Le Comité Technique procédera d’abord à l’élimination des dossiers ne répondant pas
aux critères d’éligibilité définis à l’article 2 ci-dessus.
9.2.
Les dossiers éligibles seront évalués selon les critères de qualification définis à
l’article 13 ci-après.
9.3.
Le critère de sélection est fondé sur la qualité et le coût, dit « Quality-Cost Based
Selection (QCBS) ». (après éventuelles corrections des coûts).
Article 10 : Notification au consultant retenu
10.1. Le Cabinet et/ou Consultant retenu recevra du Secrétariat Général de l’EEEOA une
lettre de notification l’invitant à soumettre dans les quarante-huit (48) heures, deux
exemplaires originaux du contrat signé selon le modèle joint à la présente demande de
proposition (DP).
10.2. Les autres soumissionnaires seront informés par écrit du motif de rejet de leurs offres.
Article 11 : Début de la mission
11.1. La mission commence au lendemain de la réception par le Cabinet et/ou Consultant
de la lettre marquant l’ordre de service donné par le Secrétariat de l’EEEOA. Un
exemplaire du contrat signé par le Secrétariat Général de l’EEEOA sera joint à ladite
lettre.
Article 12 : Durée de la mission
12.1
La durée de la mission est de Onze (11) semaines maximum tenant compte des
exigences de dépôt de rapports tel que stipulé au point C3 des Termes de référence.
12.2. La mission se déroulera en partie au siège du Secrétariat Général de l’EEEOA à
Cotonou.
Article 13 : Critère d’évaluation
1) Evaluation des offres techniques
13.1. Les critères de qualification technique font l’objet d’une notation selon le canevas
suivant :
− Qualité de la présentation du dossier
(05 points) ;
− Expériences spécifiques en rapport avec la mission
(40 points) ;
− Expériences similaires avec les Institutions régionales et Internationales (15 points) ;
− Qualification du personnel clé
(30 points) ;
− Délai d’exécution de la mission
(10 points).
13.2. Ne sont qualifiés à l’évaluation financière que les soumissionnaires ayant obtenue une
note technique minimale de 75 points.
2) Evaluation des offres financières
13.3. Les propositions financières des soumissionnaires qualifiés recevront après
d’éventuelles corrections des coûts, une classification croissante selon les coûts. La
proposition financière la moins-disante reçoit un score financier de 100 points. Les
scores financiers (Sf) des autres Propositions financières sont calculés comme suit :
Sf = 100 x Fm/F, Sf étant le score financier, Fm la proposition la moins disante et F
le montant de la proposition considérée.
3) Sélection du consultant
13.4. Les propositions sont classées en fonction de leurs scores technique (St) et financier
(Sf) combinés après introduction de pondérations (T étant le poids attribué à la
Proposition technique et P le poids accordé à la Proposition financière ; T + P étant
égal à 1), soit :
13.5. Les poids respectifs attribués aux Propositions technique et financière sont (T = 0,6 et
P = 0,4)
13.6. Le Consultant ayant obtenu le score technique et financier combiné le plus élevé est
invité à des négociations.
TERMES DE REFERENCE
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Communauté Economique
Of West African States
Des Etats de l’Afrique de l’Ouest
TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT
POUR L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES
06 BP 2907 Cotonou – République du Bénin Tel : +(229) 21 37 41 95 / 21 37 71 43 • Fax : +(229) 21 37 41 96 / 21 37 71 4 • Email: [email protected] • Site: www.ecowapp.org TdR pour l’Elaboration d’un Manuel des Procédures
A. CONTEXT ET JUSTIFICATION
1. Le Système d’Echanges d’Energie Electrique Ouest Africain (EEEOA) a été créé par
Décision A/DEC.5/12/99 de la 22ème Session du Sommet des Chefs d’Etat et de
Gouvernement de la CEDEAO pour objectif de promouvoir l’intégration régionale du
secteur de l’énergie. Les principaux objectifs de l’EEEOA consistent à favoriser la
création d’un cadre institutionnel et réglementaire propice aux investissements, le
développement des infrastructures de production et de transport d’énergie électrique
et l'établissement d'un marché d'électricité régional.
2. En janvier 2006, par Décisions A/DEC.18/01/06 et A/DEC.20/01/06, les Chefs d’Etat
et de Gouvernement de la CEDEAO ont respectivement adopté la Convention
d’établissement du Système d’Echanges d’Energie Electrique Ouest Africain
(EEEOA) liant les sociétés d’électricité publiques et privées des Etats Membres de la
CEDEAO et ont conféré au Secrétariat Général de l’EEEOA, le statut d’institution
spécialisée de la CEDEAO.
3. La structure actuelle de gouvernance de l’Organisation est comme suit :
i.
L’Assemblée Générale, composée des Directeurs Généraux des sociétés
d’électricité membres, est l’instance de décision suprême de l’EEEOA.
ii.
Le Conseil Exécutif, composé de dix (10) Représentants des sociétés
d’électricité membres et le Secrétaire Général de l’EEEOA, dont huit (08)
membres permanents et trois (03) membres non-permanents. Le Conseil est
chargé du développement et de la mise en œuvre des politiques de
l’Organisation.
iii.
L’EEEOA dispose de cinq (5) Comités Organisationnels : (le Comité
Technique et d’Exploitation [CTE] ; le Comité de Planification
Stratégique et de l’Environnement [CPSE] ; le Comité des Finances [CF];
le Comité de Gouvernance et des Ressources Humaines [CGRH] ; le
Comité de Distribution et de Commercialisation (CDC). Ces Comités sont
composés d’Experts techniques issus des sociétés d’électricité membres. Ils
appuient le Conseil Exécutif de l’EEEOA dans le développement des
politiques et la mise en œuvre des programmes de l’EEEOA.
iv.
Le Secrétariat est l’organe administratif de l’EEEOA chargé d’appuyer le
Conseil Exécutif dans l’accomplissement de ses tâches et de la gestion
quotidienne de l'EEEOA. Il est constitué de trois Départements : le Centre
d’Information et de Coordination (CIC), le Département de la Planification,
de la Programmation des Investissements et de la Protection de
l’Environnement (PIPES) et le Département de l’Administration et des
Finances (DAF).
Le Département de l'Administration et des Finances est chargé de
l’élaboration des programmes de travail et des budgets appropriés pour la
mise en œuvre effective des programmes de l'organisation. Il assure
également le suivi de la mise en œuvre de ces programmes de travail et
budgets associés et prend des mesures correctives nécessaires pour assurer
leur exécution efficace. Il est en outre responsable d'informer les (rendre
compte aux) instances décisionnelles de l’EEEOA sur les résultats financiers
de l'organisation.
4. Afin de réaliser les tâches qui lui ont été assignées, le Secrétariat Général de
l’EEEOA a élaboré un plan d'affaires triennal (2009-2012) qui décrit les programmes
principaux de ses activités et définit une feuille de route pour l'accomplissement de
ses objectifs. L’un des objectifs prioritaires soulignés dans le plan d'affaires du
Secrétariat Général de l’EEEOA est la mise en place d'une main d'œuvre efficace
pour le Secrétariat, par le Département de l’Administration et des Finances (DAF), à
travers le recrutement d’un personnel compétent et motivé, l’approvisionnement des
outils de gestion administratifs et financiers appropriés, le développement des
politiques et des procédures régissant le fonctionnement du Secrétariat Général ainsi
que le développement d'un programme de renforcement des capacités de
l'organisation.
5. Dans le cadre du programme de renforcement des capacités WAPP-USAID, le
Secrétariat Général du WAPP a bénéficié de fonds pour recruter un consultant pour
lui élaborer son manuel de procédures administratives, comptables et financières.
B. OBJECTIFS DES SERVICES DE CONSULTATION
6. L'objectif de cette mission de consultation est de fournir au Secrétariat Général de
l’EEEOA un manuel normalisé et consolidé de procédures de gestion administrative,
financière et comptable, prenant compte des meilleures pratiques internationales en la
matière, qui permettra au Secrétariat Général de s’acquitter efficacement et
effectivement de ses obligations envers les sociétés d’électricité membres.
7. L'objectif spécifique visé est d’élaborer un manuel de procédures normalisées qui
tiennent compte des besoins spécifiques de tous les Départements du Secrétariat
Général de l’EEEOA et s'assurent que tout le personnel du Secrétariat Général, en
particulier ceux du Département de l'Administration et finances, puissent appliquer
ces procédures d'une façon opportune et précise.
C. MANDAT, PORTEE DE LA MISSION ET RESULTATS ATTENDUS
C.1 MANDAT
8. Sous la coordination du Département de l'Administration et des Finances, la
responsabilité principale du cabinet de consultants ou consultant indépendant est
d’élaborer un manuel des procédures de gestion des opérations administratives,
financières et comptable de l'organisation. Le cabinet de consultants ou consultant
indépendant devra également normaliser et consolider toutes les procédures
administratives, financières et comptables existantes de l’EEEOA dans un document
unifié.
C.2 PORTEE DE LA MISSION
9. Le cabinet de consultants ou consultant indépendant devra entreprendre les tâches
suivantes :
i.
compiler, passer en revue et conseiller sur tous les manuels de procédures
existants au sein de l’EEEOA (à savoir les règlements du personnel,
administratif, comptable, financier, ainsi qu’en matière juridique, d’audit et de
technologie de l’information) et identifier la liste de règlements et de procédures
spécifiques qui devraient être développés en concordance avec le mandat et les
tâches assignés à l’EEEOA:
− passer en revue les textes et documents légaux pertinents de l’EEEOA, y
compris l’organigramme, les politiques, les règlements et les procédures pour
relever les incohérences, et suggérer des solutions appropriées;
− examiner les applications et logiciels IT disponibles sur le réseau de
l’EEEOA et proposer des procédures appropriées y afférents;
ii.
élaborer un manuel de procédures administratives, financières et de comptables
pour le Secrétariat Général de l’EEEOA;
iii.
Assister le secrétariat Général de l’EEEOA au cours de la réunion des instances
décisionnelles (CF, CGRH, CE) de l’EEEOA pour l'adoption du manuel de
procédures; et
iv.
Organiser des séances de formation pour assurer que le personnel de l’EEEOA
soit en mesure d’appliquer effectivement les procédures proposées.
10. Le cabinet de consultants ou consultant indépendant devra porter une attention
particulière pour l'enregistrement, le classement, la transmission, le stockage, la
recherche et la récupération des documents;
11. Les opérations de gestion des stocks et du réapprovisionnement en magasin sont
également importantes. Ces opérations doivent être modernisées par l'introduction et
l'application d'un système automatisé qui facilitera la saisie et le tenue des registres
précis sur toutes les marchandises emmagasinées ainsi que les processus de
réquisition et de délivrance afin d'assurer la mise à jour à tout moment des registres
sur les transactions. Il devra aussi prévoir la gestion du suivi des immobilisations
pour faciliter leur entrée et sortie du patrimoine.
12. Le Secrétariat de l’EEEOA disposant d’un bon nombre de véhicules dans son parc
automobile à Cotonou, le cabinet de consultants ou consultant indépendant devra
prévoir une approche moderne pour l’établissement à tout moment des rapports
standards sur l’historique du parc automobile. Ceci devra inclure l'historique de l’état
d'entretien et de maintenance, les modes de consommation de carburant, le
kilométrage, la vitesse et la localisation d'un véhicule à tout moment.
13. L'analyse se concentrera notamment sur les principes de bonne gouvernance, les
politiques, les directives et les procédures pertinentes.
14. Sur la base des recommandations devant être soumises à l'approbation du Secrétariat
Général de l’EEEOA, le cabinet de consultants ou consultant indépendant devra
élaborer un ensemble complet de directives et de procédures applicables au
Secrétariat Général de l’EEEOA. Le manuel des procédures devra entre autres
contenir ce qui suit : i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
Une présentation du manuel des procédures;
La normalisation et la numérotation de toutes les directives et procédures;
La compilation des textes juridiques référencés (politiques, règlements,
directives, décisions, etc.);
La description du règlement interne, la séparation des fonctions incompatibles,
la table des autorisations et de signature;
La description par étapes de la gestion administrative des courriers, des
archives, des missions, de la petite caisse, de la logistique, des véhicules,
matériels et équipement, du groupe électrogène de réserve, des équipements
informatiques, des fournitures de bureau et de l'entretien des bâtiments de
l’EEEOA, y compris les téléphones, le GSM, l'Internet, l'Intranet, etc.;
La description par étapes de la gestion administrative des ressources
humaines, notamment le processus de recrutement (à savoir les fonctions et la
description des tâches, l'interview, le processus de recrutement, etc.),
l’évaluation du personnel et la gestion des heures supplémentaires;
La description par étapes de la gestion administrative de la passation des
marchés de biens et de contrats de services, notamment les procédures pour
viii.
a.
b.
c.
d.
e.
C.3
l'évaluation des besoins, des appels d’offres et l’acquisition des services, la
réception des marchandises et des services, le stockage et l’inventaire;
Les Procédures de gestion de :
La gestion financière des accords/contrats de subvention, de la mobilisation et
du décaissement des fonds;
La gestion du budget, des fichiers comptables et des reports internes sur les
opérations liées aux prévisions budgétaires;
La gestion financière de la vérification interne des comptes, de l'audit externe,
de la préparation des états financiers et des bilans annuels;
La gestion des principes et des méthodes de comptabilité, de l'organisation des
services, de la codification, des livres comptables et du plan comptable;
La gestion des transactions de comptes, du règlement comptable, des flux
financiers et des activités périodiques.
RESULTATS ATTENDUS
15. Au cours de la mission, le cabinet de consultants ou consultant indépendant devra
produire :
a) Un Rapport de Démarrage
b) Un Rapport intérimaire
c) Un projet de rapport sur:
− la revue des procédures administratives, financières et comptables existantes;
− l’analyse comparative des pratiques existantes avec les bonnes pratiques
internationales généralement reconnues;
− les recommandations sur l'amélioration et la modification des méthodes de
travail;
− les conditions pour l'introduction effective du manuel des procédures
administratives, financières et comptables, y compris des décisions à prendre,
les besoins en ressources, et toutes modifications suggérées quant à la
structure d'organisation du DAF, les besoins en formation/dotation de
personnel du DAF, et un calendrier réaliste de mise en œuvre ;
− l’analyse des écarts de compétences et un programme adéquat de formation
sur la mise en œuvre du manuel des procédures.
d) Un manuel des procédures administratives, financières et comptables pour
l’ensemble des opérations/activités du Secrétariat Général de l’EEEOA avec un
agencement clair illustrant l'acheminement des documents.
e) La version électronique du document.
f) Les documents devront être rédigés en français et anglais.
D.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES DU CONSULTANT
16. Le consultant devra avoir les qualifications/compétences suivantes :
− Etre titulaire d’une Maitrise en Management, Sciences Economiques et
Finances, ou un domaine équivalent ;
− Avoir effectué un certain nombre d'études dans le domaine des procédures
administratives, financières et comptables
− Etre familier avec les procédures administratives, financières et comptables
d'institutions similaires à l’EEEOA;
− Avoir effectué des études similaires à la mission assignée pour des institutions
similaires;
− Avoir une connaissance pratique de la région ouest africaine, y compris
l'administration et l’opération des systèmes financiers dans la région;
− Avoir une excellente connaissance du français ou de l'anglais et la capacité de
travailler dans l'autre langue.
E.
COLLECTE DE DONNÉES
17. Le cabinet de consultants ou consultant indépendant pourra consulter les documents
pertinents et utiles concernant l’EEEOA: à savoir les procédures et directives
existantes, le plan stratégique et le plan d'affaires, les règlements internes, le
règlement financier, le règlement du personnel et le code de conduite.
F.
CALENDRIER
18. La tâche devra être accomplie dans un délai de Onze (11) semaines à compter de la
date du commencement de la mission. La mission devra démarrer dans le courant de
la troisième semaine du mois d’aout 2012.
Période Indicative de Mise en Œuvre
Activité
Août 2012
So 1
Signature du Contrat
Commencement des Services de
Consultation
Collecte de Données
Soumission du Rapport de Démarrage
(5 copies en français et en anglais)
Soumission du Rapport Intérimaire
Soumission du projet de Rapport Final
Soumission du Rapport Final Provisoire
aux Comités Statutaires de l’EEEOA pour
Commentaires
Intégration des observations et
commentaires du Secrétariat Général et des
Comités Statutaires de l’EEEOA &
Présentation au CE de l’EEEOA pour
adoption.
Séance de Formation au siège du Secrétaire
Général de l’EEEOA
So 2
So 3
Septembre 2012
So 4
So 5
So 1
So 2
So 3
Octobre 2012
So 4
So 1
So 2
So 3
So 4
Secrétariat Général du WAPP
Demande de Proposition Manuel de Procédures
Annexe A
RESPONSABILITES INSTITUTIONNELLES DES STRUCTURES DE
GOUVERNANCE DE L’EEEOA
A. L’ASSEMBLEE GENERALE
1. L'Assemblée Générale est chargée de ce qui suit :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
veiller au respect des obligations qui lui sont assignées en vertu de la
convention et de l’accord d’adhésion ;
faciliter, conformément aux stipulations de la convention et de l’accord
d’adhésion, la coordination des mesures générales appropriées visant à
mettre en œuvre des principes de la convention ;
engager ses Membres à respecter les obligations prescrites pour faciliter
l'exécution des programmes et projets dans le cadre de la mise en œuvre de
la convention ;
examiner et adopter les amendements à la présente convention ;
approuver toute nouvelle demande d’adhésion à l'EEEOA ;
élire les Membres du Conseil Exécutif ;
examiner et adopter les règlements intérieur et financier des structures de
gouvernance de l'EEEOA ;
examiner et adopter les rapports annuels d’activités du Conseil Exécutif ;
B. LE CONSEIL EXECUTIF 2. Le Conseil Exécutif est l’organe chargé de la mise en œuvre des décisions prises
par l’Assemblée Générale. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour réaliser
la mission qui lui est assignée conformément aux objectifs de l’Organisation de
l’EEEOA.
3. Dans sa gestion, son contrôle et sa direction des affaires générales de l’EEEOA, le
Conseil Exécutif devra agir, à tout moment, dans le meilleur intérêt de l’EEEOA.
Ses attributions consistent, entre autres, à : i. définir/diriger les activités de tous les Comités organisationnels;
ii. examiner l’intégration, la révocation et la réintégration des Membres de
l'EEEOA pour proposition à l'Assemblée Générale;
iii. donner son approbation pour tous les contrats importants ainsi que les
instruments financiers/ d'emprunt ;
iv. sélectionner et réexaminer la performance des cadres qui serviront dans les
Comités et appuieront le Conseil Exécutif;
v. approuver les postes, les fonctions, les qualifications, les salaires, les
bénéfices, et autres avantages accordés aux cadres de direction et au
personnel de l'EEEOA ;
1
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
approuver la révision des activités des comités organisationnels;
examiner et donner suite aux appels des Membres de l’EEEOA;
approuver ou réviser le budget d’exploitation et d’investissement ou toutes
autres dépenses supplémentaires des structures de l'EEEOA;
convoquer, une fois au moins chaque année, une réunion de l’Assemblée
Générale;
recommander des amendements à la présente convention pour approbation
par l’Assemblée Générale;
soumettre à l’Assemblée Générale pour approbation les amendements à
l’accord d’adhésion ;
approuver les directives concernant les normes et politiques de l’EEEOA et
les sanctions pour la non-conformité avec lesdites directives ; et
autoriser le dépôt des dossiers auprès des agences de régulation
compétentes.
C. LES COMITES ORGANISATIONNELS de l’EEEOA
4. Les Comités organisationnels soutiennent et conseillent le Comité Exécutif sur
toutes les questions relatives à l’élaboration d'une politique commune pour le
développement, le maintien et la mise à jour des procédures communes
d'exploitation des aspects techniques, opérationnels et environnementaux de
l'EEEOA. Les Comités Organisationnels sont composés d'experts techniques
provenant des Membres de l'EEEOA. La prise de décision d’un membre se fera à
travers la participation active aux travaux des Comités organisationnels.
5. Les cinq (5) Comités Statutaires de l’EEEOA sont :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Le Comité Technique et d’Exploitation (CTE),
Le Comité de Planification Stratégique et de l’Environnement (CPSE),
Le Comité des Finances (CF),
Le Comité de Gouvernance et des Ressources Humaines (CGRH),
Le Comité de Distribution et de Commercialisation (CDC)
Ces Comité sont composés d’Experts techniques issus des sociétés membres de
l’EEEOA. Ils soutiennent le Comité Exécutif de l’EEEOA sur toutes les questions
relatives à l’élaboration des politiques et la mise en œuvre des programmes de
l’EEEOA.
6. La structure actuelle de gouvernance de l’Organisation est comme suit :
C.1.
CADRE DE GOUVERNANCE DE L’ORGANISATION DE L’EEEOA
C.1.1. LE COMITE DES FINANCES (CF)
7. Les fonctions du Comité des finances consistent à appuyer le Conseil Exécutif dans
le suivi des activités financières du Système d’Echanges d’Energie Electrique
Ouest Africain (EEEOA), y compris l'état financier de l’organisation, la
planification financière, le budget d’exploitation et d’investissement, les questions
relatives aux contrôles internes et externes ainsi que d'autres questions financières
pertinentes liées aux opérations de l’EEEOA. Le Comité des Finances (CF) est
2
composé de six (6) membres, dont deux (2) représentants du Conseil Exécutif et
quatre (4) représentants des sociétés d’électricité membres tels que désignés par le
Secrétaire Général et approuvés par le Conseil Exécutif.
Fonctions et Responsabilités du Comité des Finances
8. Les principales responsabilités du CF sont comme suit:
¾ La planification financière et l’évaluation des performances
Les tâches spécifiques comprennent :
Budgets
i.
ii.
passer en revue et recommander à l’approbation du Conseil Exécutif, le budget
annuel d’exploitation et d’investissement de l’EEEOA et ses Départements
respectifs. Au gré de l’avis du Comité, passer en revue et recommander à
l’approbation du Conseil Exécutif le budget des dépenses d'investissement
pour une année ou pour plusieurs années suivant la période visée.
passez en revue le budget annuel et faites des recommandations spécifiques au
Conseil Exécutif pour adoption, y compris lorsque souhaitable, des
commentaires sur les niveaux de dépenses, les structures de revenu, la
contribution des membres, l’adéquation des niveaux proposés de financement
des programmes, et l’adéquation de la provision pour réserves.
iii.
passez en revue la forme, le contenu et la fréquence de la comptabilité de
gestion de l’EEEOA comportant des informations financières et non financière
nécessaires pour l’accomplissement de ses responsabilités et, le cas échéant,
conseiller le Conseil Exécutif et la Direction de l’EEEOA sur les indicateurs
financiers et de performance clés pour l’évaluation éventuelle des
Départements et l'Organisation de l’EEEOA.
iv.
passer en revue les rapports trimestriels de l’EEEOA et ses états financiers de
fin d’exercice avant leur soumission au Conseil Exécutif, en tenant compte de
ce qui suit:
− les changements dans les règles et méthodes comptables ou l’application
des changements importants dans la pratique comptable
− les événements importants et inhabituels
− les ajustements significatifs découlant de l'audit
− la conformité aux normes de comptabilité et autres exigences juridiques
v.
Passer en revue les états financiers trimestriels à compter de l’année
considérée et revue à jour:
a) l’état de la situation financière
b) l’état des revenus et des dépenses
c) l’état des résultats d’exploitation et les principaux critères financiers
dont le Comité juge pertinent à adopter au fur et à mesure des besoins.
Ces états financiers seront accompagnés d'un compte rendu de la
Direction exposant toutes les questions financières, et le cas échéant, les
mesures prises par la Direction à cet égard.
3
Audit
i.
Passer en revue l'exécution de la fonction d’audit interne et en rendre compte
au Conseil Exécutif.
ii.
Passer en revue les rapports trimestriels de vérification interne des comptes et
faites des recommandations appropriées au Conseil Exécutif.
iii.
Revoir avec le service d’audit interne de l’EEEOA, l'adéquation des ressources
pour le contrôle interne, le niveau d'autorité pour l’exécution des fonctions et
traiter les questions liées au processus d'audit et en rendre compte au Conseil.
iv.
Rendre compte au Conseil Exécutif de l’état de mise en œuvre des
recommandations de l’audit interne quant aux insuffisances opérationnelles,
aux investigations et aux questions liées à la gouvernance.
v.
Le Comité des Finances recevra et passera en revue les rapports des auditeurs
externes pour assurer la conduite de contrôles internes adéquats et la gestion
rationnelle des ressources et, faites des présentations ou recommandations
appropriées au Conseil Exécutif pour examen et décision pertinente.
vi.
Revoir les points ci-dessous avec les auditeurs externes et en rendre compte au
Conseil:
− Le plan d’audit,
− Le rapport d’audit,
− Les évaluations sur le système de contrôles internes,
− La lettre adressée à la direction par l’auditeur externe et la réponse y
afférente.
− Les constatations pertinentes d'audit, les réservations, les difficultés
rencontrées ou les faiblesses matérielles rapportées par l'auditeur externe.
vii.
recommander au Conseil Exécutif pour approbation, la nomination ou la
reconduction du mandat de l'auditeur externe ainsi que les frais de vérification
comptable. Gestion des Risques
i.
Passer en revue et recommander le cadre stratégique sur la gestion des risques
de l’EEEOA, soulignant les principales politiques et stratégies, à l’approbation
Conseil en concertation avec les autres Comités, la Direction de l’EEEOA, le
Service d’Audit Interne et les Auditeurs Externes, ainsi que les principaux
risques et toutes autres expositions apparents et évaluer les mesures prises par
la Direction pour atténuer de tel risques à l’EEEOA.
ii.
Passer en revue les rapports sur la conformité aux politiques de gestion des
risques et le cas échéant recommander une mesure correctrice.
4
Évaluation des Performances
i.
le Comité préparera et passera en revue avec le Conseil, l’évaluation annuelle
des performances du Comité, qui évaluera les performances du Comité vis-àvis les fonctions et responsabilités qui lui sont assignés.
ii.
Assumer, le cas échéant, toutes autres fonctions qui pourraient lui être
déléguées ou demandées par le Conseil Exécutif.
C.1.2. Comité de Gouvernance et des Ressources Humaines (CGRH)
But
9. Le CGRH est chargé de la planification des effectifs, ainsi que l’élaboration, la
revue et le respect du règlement du personnel et du code de conduite, de même que
faciliter l'évaluation des performances du Conseil Exécutif et de la Direction de
l’EEEOA. Conseiller sur l’ensemble des questions relatives à la gouvernance,
élaborer et passer en revue les politiques pertinentes de ressources humaines.
Composition
10. Le Comité de Gouvernance et des Ressources Humaines est composé de six (6)
membres, dont deux (2) représentants du Conseil Exécutif, et quatre (4)
représentant des sociétés d’électricité membres tels que désignés par le Secrétaire
Général et approuvés par le Conseil.
Responsabilités
11. En plus de toutes autres fonctions qui pourraient lui être déléguées ou demandées
par le Conseil Exécutif, les responsabilités et fonctions du Comité de Gouvernance
et des Ressources Humaines sont comme suit:
12.
Activités de RH
i.
Assurer la revue périodique des politiques sur le recrutement, le
renforcement des capacités du personnel, la promotion et la nomination du
personnel professionnel, et faire des recommandations appropriées au
Conseil Exécutif.
ii.
Passer en revue le Règlement du Personnel et le Code de Conduite et faire
des recommandations pour examen et adoption par le Conseil Exécutif sur
les amendements pertinentes;
iii.
Le CGRH passera en revue et recommandera les politiques relatives aux
indemnités et avantages complémentaires de l’EEEOA.
5
Les responsabilités spécifiques incluent:
− Assurer que les indemnités offertes sont proportionnelles aux
responsabilités, en conformité avec pratiques en vigueur sur le marché,
et axées sur le rendement.
− Passer en revue la politique de rémunération de l’EEEOA et assurer
l'alignement des rémunérations sur le rendement de l’organisation.
iv.
Assurer la revue périodique des données du marché relatives à la
rémunération du personnel afin s'assurer une rémunération raisonnable et
concurrentielle vis-à-vis les institutions similaires et, le cas échéant,
recommander tout modification désirable du système de rémunération, au
Conseil Exécutif pour décision pertinente.
v.
Assurer la revue périodique des politiques en matière de santé et de sécurité
de l’EEEOA et, le cas échéant faire des recommandations au Conseil
Exécutif.
Gouvernance
i.
Développer, maintenir et passer en revue les politiques pour l’encadrement
des membres du Conseil Exécutif, notamment la sélection, le mandat, la
présidence, la structure et la composition du Conseil, ainsi que la mesure et
l'évaluation du Conseil Exécutif.
ii.
Faciliter le processus d'évaluation des performances du Conseil Exécutif et
de la Direction de l’EEEOA, et préparez les rapports d'évaluation de
performances y afférents pour examen par le Conseil Exécutif.
iii.
Elaborer un ensemble de critères quantitatifs pour les besoins d'évaluation
de la performance de chaque membre du Conseil, du Conseil en tant
qu'ensemble, et du Secrétaire Général.
iv.
Passer en revue la conformité de la Direction et du Personnel de l’EEEOA
au Code de Conduite ; préparer et soumettre au Conseil un rapport sur
toutes violations constatées.
v.
Elaborer et recommander le Manuel de Gouvernance de l’EEEOA.
vi.
Le CGRH devra effectuer l’évaluation de sa propre performance et rendre
compte au Conseil des accomplissements et insuffisances constatés.
D. MANDAT DU SECRETARIAT GENERAL DE L’EEEOA
13.
Le Secrétariat Général est l’organe administratif de l'EEEOA chargé
de coordonner la mise en œuvre des programmes de l’EEEOA et d’appuyer le
Conseil Exécutif dans l’accomplissement de ses tâches et de la gestion quotidienne
de l'EEEOA. Le Secrétariat Général de l’EEEOA aura la responsabilité de gérer
une équipe de professionnels indépendants – le principal personnel permanent du
Secrétariat de l’EEEOA- qui sera chargé de la mise en œuvre des tâches
6
quotidiennes requises pour atteindre la mission de l’EEEOA. Le personnel, assure
à cet effet le Secrétariat des réunions des Comités permanents de l’EEEOA et de
toutes réunions ad hoc des « Task forces ». Le rôle de Secrétaire durant les
réunions du Conseil Exécutif incombera au Secrétaire Général, qui sera chargé de
faciliter et maintenir les normes de coopération internationales avec les
organisations de pools énergétiques des autres régions du monde et d’assurer la
liaison avec les parties prenantes du secteur de l’électricité dans les Etats membres
de la CEDEAO et de toute l’Afrique.
D.1.
14.
ATTRIBUTIONS DU SECRETARIAT GENERAL DE L’EEEOA
Le Secrétariat Général assurera les droits, les missions et les obligations de
l’EEEOA conformément aux pouvoirs qui lui seront conférés par le Conseil
Exécutif. Le personnel du Secrétariat Général, dès engagement, devra se
conformer au code de conduite qui expose les grandes lignes des besoins
d’indépendance pour tout le personnel de l’EEEOA.
15. Le Secrétariat Général est habilité à : i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
16.
employer des personnels techniques et administratifs compétents ;
louer des bureaux ;
utiliser des services techniques et professionnels extérieurs à l’EEEOA
signer des contrats ;
assurer la gestion quotidienne du Centre d’Information et de
Coordination de l’EEEOA ;
représenter l’EEEOA auprès du Bureau Régional de Régulation du
secteur de l’électricité, d’autres organes de régulation des Etats
membres de la CEDEAO et dans d’autres forums publics ;
effectuer des dépenses raisonnables, et
assurer la disponibilité du personnel du Secrétariat Général vis-à-vis des
Membres individuels ou des groupes de Membres, de façon équitable,
non prioritaire et sur la base du principe « premier venu premier servi »
afin d’éviter de contrecarrer les besoins actuels ou futurs et les priorités
établies de l’EEEOA.
Le Secrétaire Général devra assurer la fonction de suivi et d’évaluation de projet
et, si nécessaire, fournir un soutien approprié aux Membres pour une telle fonction
à travers un consultant indépendant ayant les compétences et qualifications
requises.
D.2.
AUTONOMIE DU SECRETARIAT GENERAL
17.
Les Membres du personnel seront tenus d’observer le code de conduite dès leur
installation aux postes et de s’y conformer annuellement. Le code de conduite
précise les besoins d’indépendance pour les employés de l’EEEOA.
18.
Le Secrétaire Général affectera à chaque Comité organisationnel un membre du
personnel qui assistera à toutes les réunions à titre de secrétaire au Comité. Les
membres du personnel affectés en qualité de secrétaires aux Comités n’auront pas
le droit de vote.
7
19.
Le Secrétaire Général gardera un procès-verbal de toutes les discussions
pertinentes, les résultats des négociations, les décisions prises, et les actions
entreprises lors de chaque réunion des Comités. Le procès-verbal ne sera considéré
comme document officiel qu’après son approbation par le Comité organisationnel
ou la Task Force concernée.
8
CONTRAT DE SERVICES
CONTRAT DE SERVICES DE CONSULTANTS
RÉMUNÉRÉES AU FORFAIT
CONTRAT No.
LE PRÉSENT CONTRAT (« le Contrat ») est conclu le [insérer la date de démarrage de la
mission], par et entre [insérer le nom du Client] (« le Client ») ayant son établissement principal
à [insérer l’adresse du Client] et [insérer le nom du Consultant] (« le Consultant ») ayant son
établissement principal à [insérer l’adresse du Consultant].
ATTENDU QUE le Client souhaite que le Consultant fournisse les services visés ci-après,
et
ATTENDU QUE le Consultant accepte de fournir lesdits services,
PAR CES MOTIFS, LES PARTIES AU PRÉSENT CONTRAT sont convenues de ce qui
suit :
1. Services
(i)
Le Consultant fournit les services spécifiés dans les « Termes
de Référence de l’étude » qui forme partie intégrante du
présent Contrat (« les Services »).
(ii) Le Consultant fournit le personnel énuméré dans son offre
« Personnel du Consultant » pour la prestation des Services.
(iii) Le Consultant soumet des rapports au Client sous la forme et
dans les délais spécifiés dans le TDR « Obligations du
Consultant en matière d’Établissement de Rapports ».
2. Calendrier
Le Consultant fournit les Services pendant la période commençant le
[insérer la date de démarrage] et s’achevant le [insérer la date d’achèvement],
ou durant toute autre période dont les parties pourraient
ultérieurement convenir par écrit.
3. Paiement
A.
Montant plafond
Pour les Services fournis conformément au TDR, le Client paie
au Consultant le montant convenu plafonné à [insérer le montant],
étant entendu que ce Montant plafond comprend la totalité des
coûts et des bénéfices du Consultant ainsi que toute obligation
fiscale dont il pourrait être redevable.
B.
Calendrier des Paiements
9
Le calendrier des paiements est le suivant :
[20 % du montant total HT] lorsque le Client reçoit copie du
présent Contrat signé par le Consultant accompagné d’une
facture du montant de l’avance ;
[30 % du montant total HT] lorsque le Client reçoit un projet de
rapport qu’il juge acceptable; et
[50 % du montant total HT] lorsque le Client reçoit le rapport final
et qu’il le juge acceptable.
[insérer montant et monnaie] Total
C.
Conditions de Paiement
Les paiements sont effectués en [indiquer la monnaie] dans les 15
jours qui suivent la date de réception de la facture du
Consultant (en double exemplaire) par le Client.
4. Administration
de l’étude
A.
Coordination.
Le Client désigne comme coordinateur M./Mme [insérer le nom];
le Coordinateur est responsable de la coordination des activités
relevant du Contrat, de l’acceptation et de l’approbation des
rapports et autres produits au nom du Client, ainsi que de la
réception et de l’approbation des factures devant donner lieu à
un paiement.
B.
Rapports
Les rapports énumérés dans les TdR sont présentés au cours de
la mission et servent de base aux paiements à effectuer
conformément au point C.
5. Normes de
Performance
Le Consultant s’engage à fournir les Services conformément aux
normes professionnelles et déontologiques, de compétence et
d’intégrité les plus exigeantes. Il remplace rapidement tous
employés affectés à l’exécution du présent Contrat qui ne
donneraient pas satisfaction au Client.
6. Devoir de
Réserve
Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son
expiration, le Consultant ne divulgue aucune information exclusive
ou confidentielle concernant les Services, le présent Contrat, les
affaires ou les activités du Client sans avoir obtenu au préalable
l’autorisation écrite de celui-ci.
7. Propriété des
Documents et
Produits
Tous les rapports, études ou autres produits, sous forme de
graphiques, logiciels ou autres, que le Consultant prépare pour le
compte du Client au titre du présent Contrat deviennent et demeurent
10
la propriété du Client. Le Consultant peut conserver un exemplaire
desdits documents et logiciels.
8. Activités
interdites au
Consultant
Le Consultant convient que, pendant la durée du présent Contrat et
après son expiration, ni lui-même ni toute entité qui lui est affiliée ne
seront autorisés à fournir des biens, travaux, ou services (autres que
les Services et toute prolongation desdits Services) pour tout projet
qui résulterait desdits Services ou lui serait étroitement lié.
9. Assurance
Le Consultant prend toute mesure appropriée pour s’assurer.
10. Transfert
Le Consultant ne cède ni ne sous-traite le présent Contrat ou l’un
quelconque de ses éléments sans l’approbation écrite préalable du
Client.
11. Droit applicable Le Contrat est soumis au droit applicable au Client et la langue du
Contrat est [ insérer la langue].
et Langue du
Contrat
12. Règlement des
différends
Tout différend lié au présent Contrat que les parties ne pourraient
régler à l’amiable sera soumis à arbitrage/conciliation conformément
au droit du pays du Client.
POUR LE CLIENT
POUR LE CONSULTANT
Signé par____________________
Signé par____________________
Titre : ______________________
Titre : ______________________
11
INSTRUCTIONS TO BIDDERS
12
LETTRE DE SOUMISSION
[Entête du Consultant]
[Lieu, date]
A
West African Power Pool (WAPP)
Zone des Ambassades, PK 6, Akpakpa,
06 BP 2907 Cotonou - BENIN
Monsieur,
Nous, soussignés, avons l’honneur de vous proposer nos services, à titre de
consultant, pour l’élaboration d’un manuel de procédures administratives, comptables
et financières du WAPP conformément à votre Demande de propositions en date du 13
juillet 2012 et à notre Proposition. Nous vous soumettons par les présentes notre
Proposition, qui comprend cette Proposition technique et une Proposition financière sous
enveloppe cachetée séparée.
Si les négociations ont lieu pendant la période de validité de la Proposition,
c’est-à-dire avant le [date], nous nous engageons à négocier sur la base du personnel
proposé ici. Notre Proposition a pour nous force obligatoire, sous réserve des
modifications résultant de la négociation du contrat.
Nous savons que vous n’êtes tenue/tenu d’accepter aucune des propositions reçues.
Veuillez agréer, Monsieur le Secrétaire Général, l’assurance de notre considération
distinguée.
Signature du représentant habilité :
Nom et titre du signataire :
Nom du Consultant :
13
Proposition technique - Formes types
A.
Références des consultants
B.
Observations et suggestions du Consultant sur les Termes de référence
et sur les données, services et installations devant être fournis par le Client
C.
Descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la
mission
D.
Composition de l’équipe et responsabilités de ses membres
E.
Modèle de Curriculum vitae (CV) pour le personnel spécialisé proposé
F.
Calendrier des activités (programme de travail)
14
A. REFERENCES DES CONSULTANTS
Services rendus pendant les cinq dernières années
qui illustrent le mieux vos qualifications
À l’aide du formulaire ci-dessous, indiquez les renseignements demandés pour chaque
mission pertinente que votre société/organisme a obtenue par contrat, soit en tant que seule
société, soit comme l’un des principaux partenaires d’une association.
Nom de la Mission :
Pays :
Lieu :
Personnel spécialisé fourni par votre
société/organisme (profils) :
Nom du Client:
Nombre d’employés ayant participé
à la Mission :
Adresse :
Nombre de mois de travail ; durée
de la Mission :
Date de démarrage (mois/année) : Date d’achèvement (mois/année) :
Valeur approximative des services
(en USD courants) :
Nom des consultants associés/partenaires éventuels :
Nombre de mois de travail de
spécialistes fournis par les consultants
associés :
Nom et fonctions des responsables (Directeur/Coordinateur du projet, Responsable de l’équipe) :
Descriptif du projet :
Description des services effectivement rendus par votre personnel :
Nom du Consultant :
15
B. OBSERVATIONS ET SUGGESTIONS DU CONSULTANT SUR LES TERMES
DE REFERENCE ET SUR LES DONNEES, SERVICES ET INSTALLATIONS
DEVANT ETRE FOURNIS PAR LE CLIENT
Sur les Termes de référence :
1.
2.
3.
4.
5.
Sur les données et services devant être fournis par le Client :
1.
2.
3.
4.
5.
16
C. DESCRIPTIF DE L’APPROCHE, DE LA METHODOLOGIE ET DU PLAN DE
TRAVAIL PROPOSES POUR ACCOMPLIR LA MISSION
17
D. COMPOSITION DE L’EQUIPE ET RESPONSABILITES DE SES MEMBRES
1. Personnel technique/de gestion
Nom
Poste
Attributions
Poste
Attributions
2. Personnel d’appui
Nom
18
E. MODELE DE CURRICULUM VITAE (CV) DU PERSONNEL SPECIALISE PROPOSE
Poste :
Nom du consultant :
Nom de l’employé :
Profession :
Date de naissance :
Nombre d’années d’emploi par le Consultant :
Nationalité :
Affiliation à des associations/groupements professionnels :
Attributions spécifiques :
Principales qualifications :
[En une demi-page environ, donner un aperçu des aspects de la formation et de l’expérience de l’employé les
plus utiles à ses attributions dans le cadre de la mission. Indiquer le niveau des responsabilités exercées par
lui/elle lors de missions antérieures, en en précisant la date et le lieu.]
Formation :
[En un quart de page environ, résumer les études universitaires et autres études spécialisées de l’employé, en
indiquant les noms et adresses des écoles ou universités fréquentées, avec les dates de fréquentation, ainsi que
les diplômes obtenus.]
Expérience professionnelle :
[En deux pages environ, dresser la liste des emplois exercés par l’employé depuis la fin de ses études par ordre
chronologique inverse, en commençant par son poste actuel. Pour chacun, indiquer les dates, nom de
l’employeur, titre du poste occupé et lieu de travail. Pour les dix dernières années, préciser en outre le type
d’activité exercée et, le cas échéant, le nom de clients susceptibles de fournir des références.]
Langues :
[Indiquer, pour chacune, le niveau de connaissance : médiocre/moyen/ bon/excellent, en ce qui concerne la
langue lue/écrite/ parlée.]
Attestation :
19
DP_Elaboration-Manuel-Procédures_
Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent
fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience.
Date :
[Signature de l’employé et du représentant habilité du consultant]
Nom de l’employé :
Nom du représentant habilité :
20
Jour/mois/année
F. CALENDRIER DES ACTIVITES (PROGRAMME DE TRAVAIL)
A. Déroulement de l’étude
Activité (tâche)
Sem 1
_______________
_______________
_______________
_______________
B. Achèvement et soumission des rapports
Rapports
Date
21
Sem 2
Sem 3
Sem 4
Proposition financière – Tableaux types
7A. ÉTAT RECAPITULATIF DES COUTS
Rubriques
Personnel
Frais Divers
Total Hors Taxes
TVA (19 %)
Total TTC
Montant en USD
B. VENTILATION DES COUTS PAR ACTIVITE
7B.1 Coût du personnel
Rubriques
Personnel Technique
Nom et Prénom
Poste dans la
Rémunération
mission
(estimée en temps de travail)
1.
2.
3.
4.
Personnel d’appui
1.
2.
3.
B.2 Frais divers
Rubriques
Frais
divers
Composantes du prix
Montant en USD
1. Rédaction, reproduction de rapports
2. Frais de communication
3. Autres frais
22
Description
C. COUTS OPTIONNELS
C.1 Frais de traduction du document final en Anglais
C.1.1 Coût de la traduction
Nombre de pages
Coût de traduction par page
Coût total de la traduction
C.1.2 ÉTAT RECAPITULATIF DES COUTS
Rubriques
Coût
1. Traduction
2. Reproduction en 5 exemplaires
3. Document électronique sur CD
Coût total HT
23
Observation

demande de proposition - West African Power Pool

Transcription

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