(CWT) est une société de gestion de

DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES
Je déclare comprendre que Carlson Wagonlit Travel (CWT) est une société de gestion
de voyages spécialisée dans la gestion des déplacements professionnels et qu'elle
conçoit, met en œuvre et gère les programmes de gestion des déplacements
professionnels pour le compte de ses clients. CWT fournit des services de
déplacements professionnels et des services connexes à l’ entreprise dont je suis
l'employé, le sous-traitant ou un voyageur invité. A ce titre, CWT recueille et traite de
façon sécurisée les données personnelles que mon entreprise et moi-même lui avons
fournies, ainsi que d'autres données liées aux déplacements. Il peut s'agir, entre autres,
de données servant à effectuer des réservations, à émettre des documents de voyage, à
envoyer les factures et à produire r des rapports.
Les données recueillies
Les données recueillies comprennent notamment mon nom, mon adresse postale, mon
adresse électronique, mes destinations et dates de déplacement, et mon profil de
voyageur (notamment mes préférences de placement dans les transports, les
coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence, ma nationalité, ma date de
naissance, mon sexe, mes identifiants d'employé, mes coordonnées de carte de crédit
et les informations relatives à mon passeport et mes visas). Les données de voyage
peuvent également inclure des « informations sensibles » que je suis susceptible de
fournir à CWT, par exemple des informations concernant ma santé, mes préférences
alimentaires, etc. CWT traite mes données de voyage comme il convient en fonction
de mes destinations.
Stockage, traitement et accès aux données
Je fournis mes données à CWT essentiellement en complétant mon profil de voyageur
dans Portrait CWT, un outil exclusif de CWT, ou mon entreprise fournit mes données
à CWT par flux de données qui peuvent nécessiter des informations supplémentaires
de ma part. CWT peut également recevoir les données de mon profil voyageur de la
part d'un fournisseur d'outil de réservation en ligne, auquel cas CWT dupliquera mon
profil dans CWT Portrait afin de fournir les services de voyage demandés. Si je devais
fournir des « informations sensibles », j'accepte que CWT traite ces informations.
Dans le cas où j'autoriserais une autre personne à accéder à mon profil, je comprends
que cette personne pourra accéder aux informations qu'il contient et les modifier, y
compris les informations dites sensibles. Mes données (notamment mes préférences
alimentaires et les informations relatives à ma santé) sont traitées tout au long du
processus de réservation et apparaissent dans plusieurs documents : un dossier de
réservation (appelé Passenger Name Record ou PNR) est créé dès qu'une réservation
est effectuée, un itinéraire est édité, et d'autres documents de voyage peuvent être
délivrés. CWT conserve mes données dans Portrait CWT et dans les PNR, ainsi que
dans d'autres outils de CWT choisis par mon entreprise. De plus, les données sont
saisies dans les systèmes de comptabilité et de gestion en vue de la vérification de leur
cohérence, d’émission de rapports, de déclarations et afin d'envoyer des messages.
Transfert des données
En outre, j'accepte que, lorsque la société CWT effectue des réservations en mon nom
et/ou fournit des services de gestion de déplacement à mon entreprise, elle puisse
transférer des données :
 au sein de CWT, de ses filiales, de ses coentreprises et de ses partenaires
internationaux susceptibles de se trouver en dehors de mon pays (notamment en
dehors de l'UE) afin de l'aider à fournir ses services de gestion de voyages, tels
que les réservations en ligne urgentes, l'émission de billets d'avion et les
demandes d'assistance technique, et à des fins de contrôle lorsque ces derniers
sont requis par la loi;
 à divers fournisseurs de voyage, notamment des compagnies aériennes, des
hôtels, des sociétés de location de véhicules, des éditeurs d’outils de réservation
en ligne, des sociétés chargées de la sécurité et de la sûreté, ainsi que des
systèmes de réservation informatisés ;
 à des organismes gouvernementaux ou à des autorités de police en relation avec
des vols ou d'autres services de voyage lorsque cela est requis ;
 à mon entreprise sur demande de celle-ci, dans le cadre de l’émission et la
gestion rapports informatifs;
 à des tiers susceptibles de se situer en dehors de mon pays (y compris en dehors
de l'UE), afin d'établir et d'envoyer des itinéraires de voyage par le biais du
système d'enregistrement de CWT ou de tiers, afin de de vérifier la cohérence
et de consolider les dépenses liées aux déplacements, de collecter les
paiements, de fournir des services d'urgence, et d'auditer les services de CWT
(sur demande de mon entreprise) ;
 depuis et vers les bases de données de CWT situées dans plusieurs pays, depuis
et vers les bases de données de prestataires tiers fournissant des services à
CWT (par exemple, des plateformes administratives, informatiques et
technologiques pour les outils de CWT, des services de télécommunications et
de paiement) en lien avec les services de gestion du voyage.
Dans le cadre de mes déplacements professionnels, mes données seront divulguées à
des prestataires de voyage tiers, comme des hôtels, des compagnies aériennes et des
sociétés ferroviaires.CWT décline toute responsabilité vis-à-vis des actes ou des
pratiques des prestataires de services de voyage tiers auxquels les données sont
divulguées afin de leur permettre de me fournir les services que j'ai demandés. Dans
certains cas, il me sera impossible de demander une réparation en vertu des lois
relatives à la confidentialité des données de mon pays si le prestataire de services de
voyage réside en dehors de mon pays.
Consentement
Mon consentement se fonde sur l'affirmation que moi-même et mon entreprise
fournissons des informations exactes et que nous actualiserons les profils de voyageur
si nécessaire. Je sais que je peux actualiser et consulter mon propre profil de voyageur
dans Portrait CWT à tout moment. Je peux également demander une copie de mon
profil de voyageur à CWT, sachant que des frais peuvent s'appliquer.
Je comprends que si je m'oppose à la présente déclaration, CWT ne sera pas en
mesure de recueillir, stocker et traiter mes données ni de fournir des services de
voyage à moi-même comme à mon entreprise en tant que prestataire de services de
gestion de voyage de cette dernière. Si j'ai recours aux services de CWT pour
effectuer une réservation au nom d'un voyageur invité, comme un(e) époux(se), CWT
considèrera que j'ai obtenu le consentement de ce voyageur invité.
De temps à autre, CWT pourra contacter directement par courrier électronique les
entreprises et les voyageurs afin de leur fournir des informations relatives à ses
services et/ou pour donner des informations et actualités concernant différentes offres
de produits. J'aurai la possibilité de me désabonner de ces communications
promotionnelles à tout moment (comme indiqué dans lesdites communications).
Je comprends que de plus amples informations concernant la confidentialité des
données sont disponibles dans la Politique de protection des données de CWT,
laquelle est accessible sur le site Internet de CWT
: www.carlsonwagonlit.com/en/dataprotection.
CWT Global B.V. est l'entité chargée de la protection des données. En cas de question
concernant le traitement, le stockage, le transfert ou l'utilisation de mes données
personnelles ou concernant les modalités de contestation de leur traitement
(notamment l'accès, la rectification, la suppression ou l'opposition), je peux contacter
CWT Global B.V. en écrivant à [email protected]. CWT Global B.V
examinera toutes les questions et y répondra aussi rapidement que possible.
CWT Global B.V.
Building Apollo
Wisselwerking 58
1112 XS Diemen
Pays-Bas
Par la présente, je consens expressément à ce que CWT collecte, manipule, stocke et
traite les données relatives à mes déplacements professionnels, étant entendu qu'elles
seront utilisées pour la gestion des voyages conformément à la présente déclaration.