Campagnes d`Emailing avec SugarCRM - CRM

Transcription

Campagnes d’Emailing
avec SugarCRM
1.
2.
3.
4.
Descriptif du document :...................................................................................... 2
Pré-requis :.......................................................................................................... 2
Création d’une boite à « Bounce » ...................................................................... 3
Création d’une campagne ................................................................................... 4
4.1. Associer une liste de prospects, un lien tracker…........................................ 5
4.2. Associer un Email Marketing ........................................................................ 6
5. Exécuter la campagne d’emailing........................................................................ 7
5.1. Bilan de la campagne................................................................................... 8
6. Visualisation des emails en file d’attente ............................................................. 9
7. Création d’un planificateur................................................................................. 10
8. Création d’une tâche planifiée ........................................................................... 10
8.1. Création du fichier .bat sous Windows ....................................................... 10
8.2. Création d’une entrée crontab sous Linux.................................................. 13
8.3. Résumé de la tâche de planification dans SugarCRM ............................... 13
Si vous avez besoin d’aide : ..................................................................................... 14
Liens utiles :.............................................................................................................. 14
Sources : .................................................................................................................. 14
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Synolia-Campagnes_Emailing_avec_SugarCRM_V1.0.doc
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Toute reproduction, même partielle, tout transfert à un tiers, sous quelque forme que ce soit, sont strictement interdits sans
autorisation préalable écrite de SYNOLIA
1. Descriptif du document :
Ce document décrit le principe de mise en place d’une campagne d’emailing dans
SugarCRM avec une automatisation d’envoi sous Windows.
2. Pré-requis :
•
•
•
Disposer de SugarCRM installé sur votre machine ou sur un serveur
Configurer correctement le paramétrage de l’envoi d’email dans SugarCRM.
Définir une boîte mail pour les bounces (Gérer les Boites Email)
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3. Création d’une boite à « Bounce »
Les boîtes Bounce permettent de gérer les retours d’emails de type mails invalides,
code retour erreur serveur...
Ce type de boîte est nécessaire pour la mise en place d’une campagne de type
emailing.
Elle sera attribuée lors de la création d’un Email Marketing.
Dans le menu « Admin » « Gérer les Boites Email », puis « Superviser une
nouvelle Boîte Mail ».
Choisissez pour les « Actions possibles », la valeur « Gestion des Bounces »
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4. Création d’une campagne
Dans le module Campagnes, cliquer sur le raccourci « Créer Campagne ».
Définissez bien cette campagne comme étant de Type « Email » ! (Ceci permettant
d’obtenir le sous-panel « Email Marketing »)
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4.1.
Associer une liste de prospects, un lien tracker…
La campagne étant créée, il faut maintenant associer à cette dernière une liste cible.
Cette liste pourra contenir des Prospects, Contacts, Leads et Utilisateurs
La définition de liens trackers permet d’avoir des indicateurs de retour de la
campagne.
Par exemple, connaître les prospects qui ont souhaité se désabonner (Demande de
Opt-out)
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4.2.
Associer un Email Marketing
La définition d’un Email Marketing vous permettra de choisir :
• Une boîte email (de type Bounce)
• Une date/heure de début du lancement de la campagne
• Un modèle d’émail
Vous retrouvez dans le modèle d’email, les liens trackers définis que vous pouvez
insérer dans le corps du message
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5. Exécuter la campagne d’emailing
Une fois que votre campagne est complètement créée, cliquer sur cette dernière
pour pouvoir la lancer.
Vous pouvez tester la campagne (dans ce cas il est évidement préférable d’associer
une liste cible de prospects de test) ou envoyer directement les emails aux
prospects.
Ensuite, sélectionner le(s) message(s) de la campagne que vous souhaitez planifier
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5.1.
Bilan de la campagne
Lorsque les emails sont envoyés, vous obtenez un aperçu des différents indicateurs
de retours de la campagne :
• Messages en file attente, envoyés/tentés, lus
• Les Liens cliqués
• Leads et Contacts créés,
• Bounces (Emails invalides...)
• Les demandes de Opt-out
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6. Visualisation des emails en file d’attente
Lorsque les emails sont envoyés, ces derniers sont présents dans la file d’attente
(accessible via le menu « Admin » « Gestionnaire d'Envois en masse »)
Vous avez la possibilité à ce niveau de « forcer » l’envoi des emails présents dans la
file d’attente ou bien de mettre en place un planificateur (voir plus loin)
[email protected]
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7. Création d’un planificateur
Pour automatiser l’envoi d’email d’une campagne d’emailing, il faut mettre en place
un planificateur.
Via le menu « Admin » « Planificateur », créé un planificateur.
Il faudra choisir un Job de type : runMassEmailCampaign, puis définir la périodicité.
8. Création d’une tâche planifiée
8.1.
Création du fichier .bat sous Windows
Le fichier .bat à créer sera utilisé par la tâche planifiée définie dans le planificateur
Windows
Contenu du fichier .bat :
Remarque : dans cet exemple (avec un environnement EasyPHP), les chemins
d’accès au fichier php.exe et aux extensions de PHP ont été inscrits dans le PATH
Windows (dans la définition des variables d’environnement).
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Accéder aux Tâches planifiées de Windows dans le panneau de configuration.
Créer une nouvelle tâche et indiquer le fichier .bat.
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8.2.
Création d’une entrée crontab sous Linux
Il convient d’exécuter le fichier cron.php de votre installation Sugar à intervalle
régulier. C’est celui-ci qui va lancer toutes les tâches planifiées dans votre
SugarCRM.
Donc pour exécuter ce fichier soit vous passez par wget, soit par lynx soit en utilisant
le binaire php précompilé.
Vous devez donc ajouter ce type d’entrée dans votre crontab (fichier /etc/crontab) :
# Entrée pour SugarCRM
0 1 * * * wget http://www.monsitesugarcrm.com/cron.php >/dev/null 2>&1
Pour les puristes il est bien entendu possible de passer par un utilisateur n’ayant
aucun droit afin de limiter la casse en cas de piratage du script cron.php par
exemple, bien que les risques sont très limités en passant par wget.
8.3.
Résumé de la tâche de planification dans SugarCRM
Vous disposez d’un résumé d’exécution de tâches dans SugarCRM en accédant au
planificateur créé.
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Si vous avez besoin d’aide :
Le site CRM-France et le forum sont là pour vous aider : http://www.crm-france.com
Liens utiles :
Le site de SugarCRM : http://www.sugarcrm.com
Le site de Synolia : http://www.synolia.com
Planificateur Windows : http://www.laboratoire-microsoft.org/videos/10260/ ou
http://support.microsoft.com/kb/308671/fr
Sources :
SYNOLIA, premier partenaire européen de SugarCRM et membre de l’équipe de développement
SugarCRM, fournit des solutions CRM et e-business pour tous types d’entreprises.
SYNOLIA accompagne les clients SugarCRM, quelque soit la version choisie, dans les phases de
mise en place, développements de modules, formations (SYNOLIA est déclaré organisme de
formation), maintenance... et propose également des solutions d'hébergement de SugarCRM.
SYNOLIA accompagne déjà de nombreux clients SugarCRM en France et en Europe francophone.
SYNOLIA a été fondé en 2004 par des professionnels du CRM et de l’ebusiness.
La société a son siège à Lyon (France) et peut être jointe par mail à [email protected] ou par le
biais de ses sites Internet http://www.synolia.com, http://ww.crm-france.com (site de la communauté
SugarCRM en France) et http://www.businesshop.com.
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