Sales Coordinator/Customer Service Representative

 Sales Coordinator/Customer Service Representative
St. Laurent (Montreal), Quebec
Job Description:
A Canadian leader in the sporting goods industry located St. Laurent is looking
to expand its team with the addition of a full time Sales Coordinator/Customer
Service Representative. Specializing in the import and distribution of golf and
general sports products, we currently serve through our network of twelve sales
representatives, over eight hundred shops and two national sports retailers.
The Sales Coordinator/Customer service representative will act in support to the
President and sales representatives to insure a high level of customer service
through the entire order process. This will entail contact (via phone and email)
with suppliers located in the United States and Europe and customers located
throughout Canada.
Responsibilities include:
-­‐
Sales Coordination:
o Receive, process and track orders from sales representatives
o Manage order book to insure accuracy and on-time delivery
o Establish a shipping schedule in conjunction with Operations
Manager
o Communicate via email and telephone with suppliers, and
customers
o Manage custom order (personalization) process with customers
(proofs and approval) and suppliers
o Organize, coordinate and track distribution of samples amongst
sales representatives
o Prepare monthly commission reports for each sales
representative and track any special sales programs
o Play an active role in the preparation for national and regional
trade shows
o Help develop new and future sales opportunities
-­‐
Customer Service:
o Maintain customer accounts with relevant information
o Work in conjunction with credit agency in verifying and
establishing credit for each account
o Preparing and issue electronic invoices following delivery of
product
o Monitor and collect accounts receivable
Key Competences required:
-­‐ Diploma in administration
-­‐ A minimum of 2-4 years of experience in a similar position (preferably
in distribution)
-­‐ Excellent knowledge of Microsoft Office and ERP software (SAP
Business One)
-­‐ Strong service and communication skills
-­‐ Able to adapt to rapidly changing environment
-­‐ Bilingual (English and French) required
Note: This job description is not intended to be all-inclusive. Employee may
perform other duties are negotiated to meet the ongoing news of the
organization.
Coordinateur(trice) des ventes/Représentant(e) service à la
clientèle
Ville Saint-Laurent (Montréal), Québec
Description de l'emploi :
Un distributeur canadien dans le secteur des articles de sport situé à Ville SaintLaurent est à la recherche d’un Coordinateur (trice)/Représentant(e) service à la
clientèle. Spécialisé dans l'importation et la distribution de produits de sports.
Avec douze représentants de ventes, la compagnie compte présentement 800
clients et deux grands détaillants nationaux.
Le Coordinateur (trice)/représentant(e) service a la clientèle agira en conjonction
avec la président et les représentants de vente pour assurer un niveau élevé de
service à la clientèle à travers le processus de commande. Cela par contact (par
téléphone et par courriel) avec des fournisseurs situés aux États-Unis et en
Europe et les clients situés à travers le Canada.
Les responsabilités incluent :
-­‐
Coordination des ventes :
o Recevoir, traiter et suivre les commandes des représentants
des ventes
o Gérer le carnet de commandes pour assurer l'exactitude et la
livraison à temps
o Mettre en place un calendrier de livraison en conjonction avec
le gérant des opérations
o Communiquer par courriel et par téléphone avec les
fournisseurs et les clients
o Gérer les commandes personnalisées avec les clients,
approbation des preuves et les fournisseurs
o Organiser, coordonner et suivre la distribution d'échantillons
parmi les représentants de vente
o Préparer des rapports mensuels de commission pour chaque
représentant des ventes
o Jouer un rôle actif dans la préparation pour les salons d’achats
régionaux et nationaux
o Aider à développer de nouvelles et futures opportunités de
vente
-­‐
Service à la clientèle :
o Maintenir les comptes de clients avec des informations
pertinentes
o Travailler en collaboration avec l'agence de crédit à la
vérification et l'établissement de crédit pour chaque compte
o Préparer et émettre des factures électroniques suivant la
livraison du produit
o Surveiller et recueillir des comptes débiteurs
Compétences requises :
-­‐ Diplôme en administration
-­‐ Un minimum de 2-4 ans d'expérience dans un poste similaire (de
préférence dans la distribution)
-­‐ Excellente connaissance de Microsoft Office et des logiciels ERP (SAP
Business One)
-­‐ Compétences en service et de la communication
-­‐ Capable de s'adapter dans un environnent changeant
-­‐ Bilingue (anglais et français) requis
Remarque : Cette description de poste ne vise pas à être exhaustive.
L’employé(e) peut exercer d'autres fonctions.