Conseil d`administration - National Capital Commission

Public Document
Document public
Board of Directors
Conseil d’administration
Meeting No. C-201509
Séance no C-201509
Thursday, June 25, 2015
Le jeudi 25 juin 2015
40 Elgin Street, Ottawa
40, rue Elgin, Ottawa
PUBLIC MEETING
SÉANCE PUBLIQUE
MINUTES
PROCÈS-VERBAL
The board of directors approved these minutes on September
8, 2015.
Le conseil d’administration a approuvé ce procès-verbal le 8
septembre 2015.
Board Members in Attendance:
Chair of the board of directors
Chief Executive Officer
Members
Russell Mills
Mark Kristmanson
Victor Brunette
Brian Coburn
Norman Hotson
Eric MacKenzie
Michael Pankiw
Michael Poliwoda
Jason Sordi
Kay Stanley
Basil Stewart
Board Members Absent:
Membres du conseil présents :
Président du conseil d’administration
Premier dirigeant
Membres
Membres du conseil absents :
Aditya Jha
François Paulhus
Bob Plamondon
Denys Rivard
Members of the Executive Management
and Advisors in Attendance for All or
Part of the Meeting:
Acting General Counsel and Commission
Secretary
Chief of Staff, Executive Office
Director, Audit, Research, Evaluation and
Ethics, and Chief Audit Executive
Executive Director, Capital Stewardship
Executive Director, Corporate Services, and
Chief Financial Officer
C-201509
Anne Julie Lalonde
Maureen Hayes
Jayne Hinchliff-Milne
Gary Lacey
Pierre Lanctôt
-1-
Membres de la haute direction et
conseillers présents pour toute ou une
partie de la rencontre :
Avocat général et secrétaire de la
Commission par intérim
Chef de cabinet, Bureau de la direction
Directrice, Audit, recherche, évaluation et
éthique, et dirigeante de l'audit interne
Directeur général, Intendance de la capitale
Directeur général, Services généraux, et chef
des services financiers
NCC-CCN 2015-06-25
Public Document
Document public
Executive Director, Public and Corporate
Affairs
Executive Director, Capital Planning
Guests
Director General, NCA Portfolio
Management, PWGSC
NCC Secretariat:
Chief, Commission Secretariat
Committee Secretary
Natalie Page
Stephen Willis
Dan Champagne
Chantal Bédard
Caroline Bied
Opening of the Public Meeting
The meeting was opened at 8:55 a.m.
Russell Mills updated the assembly about changes in the
composition of the board of directors and welcomed
Victor Brunette, Brian Coburn and Basil Stewart.
1
Adoption of the Agenda (D)
It was moved by Michael Pankiw, seconded by Jason
Sordi, that the agenda be adopted as follows:
Declaration of Conflicts of Interest
Adoption of the Minutes of the Previous Meeting (D)
2
3
4
Directrice générale, Affaires publiques et
d'entreprise
Directeur général, Aménagement de la
capitale
Invités
Directeur général, Gestion du portefeuille,
SCN, TPSGC
Secrétariat de la CCN :
Chef, Secrétariat de la Commission
Secrétaire des comités
Ouverture de la séance publique
La séance est ouverte à 8 h 55.
Russell Mills avise l’assemblée de changements dans la
composition du conseil d’administration et souhaite la
bienvenue à Victor Brunette, Brian Coburn et Basil
Stewart.
Adoption de l’ordre du jour (D)
Il est proposé par Michael Pankiw, appuyé par Jason
Sordi, que l’ordre du jour soit adopté comme suit :
Déclaration de conflits d’intérêts
Approbation du procès-verbal de la dernière séance
(D)
Rapport d’activités (I)
2015-P106f - Plan de commémoration militaire du
Canada – document de consultation (D)
Report on Activities (I)
5
2015-P106e - Canada’s Capital Military
6
Commemoration Plan – Consultation Document
(D)
2015 - P11e - National Arts Centre Rejuvenation
7
2015-P11f - Projet de renouvellement du Centre
Project (D)
national des arts (D)
2015-P13e - Addition to the Ottawa Westin Hotel
8
2015-P13f - Agrandissement de l’hôtel The Westin
(D)
(D)
Ombudsman Annual 2014 Report (I)
9
Rapport annuel 2014 de l’Ombudsman (I)
2015-P76.2e - Update on the Design of the
10
2015-P76.2f - Mise à jour sur le design du
Memorial to the Victims of Communism – Canada,
Monument aux victimes du communisme – le
a Land of Refuge (I)
Canada, une terre d’accueil (I)
2015-P76.1e - Federal Land Use Approval for the
11
2015-P76.1f - Approbation fédérale d’utilisation du
Decontamination of the site of the Memorial to
sol pour la décontamination du site du Monument
Victims of Communism – Canada, a Land of Refuge
aux victimes du communisme – le Canada, une
(D)
terre d’accueil (D)
Adjournment
12
Levée de séance
MOTION CARRIED.
MOTION APPROUVÉE.
Declaration of Conflicts of Interest
Norman Hotson declared a conflict of interest on all
topics relating to LeBreton Flats.
C-201509
3
-2-
Déclaration de conflits d’intérêts
Norman Hotson déclare un conflit d’intérêt sur tout
sujet touchant les plaines LeBreton.
NCC-CCN 2015-06-25
Public Document
Document public
Adoption of the Minutes (D)
It was moved by Kay Stanley, seconded by Jason Sordi,
that the minutes of April 22, 2015, be adopted.
MOTION CARRIED.
4
Adoption du procès-verbal (D)
Il est proposé par Kay Stanley, appuyée par Jason Sordi,
que le procès-verbal du 22 avril 2015 soit adopté.
MOTION APPROUVÉE.
Report on Activities (I)
The Chief Executive Officer gave a verbal update on the
following topics :
o LeBreton Flats
o Sir John A. Macdonald Plan Public Workshop
5
Rapport d’activités (I)
Le premier dirigeant fait une mise à jour orale sur les
sujets suivants :
o Plaines LeBreton
o Atelier public concernant le plan pour le parc de
la promenade Sir-John-A-Macdonald
o Plan des berges nord de la rivière des Outaouais
o Plan de la capitale du Canada
o Monument commémoratif national de la mission
du Canada en Afghanistan
o Monument commémoratif national aux
récipiendaires de la Croix de Victoria
o Monument national de l’Holocauste
o Réunions tripartites
o Carte du réseau cyclable de la région
o Mois de l’archéologie
o 7, rue Clarence
o Maison Strutt
o Annonce du bail de Just Food
o Fondation Maple Leaves Forever
o Projet pilote de navettes pendant le Coloris
automnal de 2015
o Fonds Canadiana
o Regroupement des gens d’affaires
o Activités estivales dans la capitale
o Événements du labo d’urbanisme de la capitale
o Résumé du plan d’entreprise 2015-2016 à 20192020
Les membres posent des questions et font des
commentaires sur les améliorations temporaires aux
plaines LeBreton.
6
2015-P106f - Plan de commémoration militaire de la
capitale du Canada – Document de consultation
(D)
Stephen Willis présente le plan de commémoration
militaire de la capitale du Canada.
Les membres posent les questions et font des
commentaires sur:
o North Shore of the Ottawa River Plan
o Plan for Canada’s Capital
o National Memorial to Canada’s Mission in
Afghanistan
o National Victoria Cross Memorial
National Holocaust Monument
Tripartite Meetings
Regional Cycling Map
Archaeology Month
7 Clarence
Strutt House
Just Food Lease Agreement
Maple Leaves Forever Foundation
Shuttle Bus Pilot Project during the 2015 Fall
Rhapsody
o Canadiana Fund
o Regroupement des gens d’affaires
o Summer Activities in the Capital
o Capital Urbanism Lab Events
o Summary of the 2015-2016 to 2019-2020
Corporate Plan
Members asked questions and made comments on the
interim improvements on LeBreton Flats.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
2015-P106e - Canada’s Capital Military
Commemoration Plan – Consultation Document
(D)
Stephen Willis presented the Military Commemoration
Plan for Canada’s Capital.
Members asked questions and made comments on the
following:
•
•
Memorial Route right of way
C-201509
-3-
Droit de passage de la route cérémoniale
NCC-CCN 2015-06-25
Public Document
Document public
•
Different treatment for thoroughfares
surrounding important commemorations
•
Traitement différent des voies de
communication près des commémorations
importantes
•
Clarification of the roles of the various groups
involved in military commemorations
•
Clarification des rôles des divers groupes
impliqués dans les commémorations militaires
•
•
Links with other Canadian memorials such as
Vimy
Having considered a recommendation by Stephen Willis,
it was moved by Eric MacKenzie, seconded by Norman
Hotson, that the document Canada’s Capital Military
Commemoration Plan be approved in principle as the
consultation document.
MOTION CARRIED.
2015-P11e - National Arts Centre Rejuvenation
Project (D)
Fred Gaspar presented the rejuvenation project for the
National Arts Centre.
Members asked questions and made comments on:
Lien avec les autres commémorations
canadiennes, comme Vimy
Ayant pris en considération une recommandation de
Stephen Willis, il est proposé par Eric MacKenzie,
appuyé par Norman Hotson, que le Plan de commémoration
militaire de la capitale du Canada soit approuvé en principe
comme document de consultation.
MOTION APPROUVÉE.
7
2015-P11f - Projet de renouvellement du Centre
national des arts (D)
Fred Gaspar présente le projet de renouvellement du
Centre national des arts.
Les membres posent des questions et font des
commentaires sur :
•
Land ownership jurisdiction surrounding the
National Arts Centre
•
Propriété et autorité des terrains aux environs
du Centre national des arts
•
Entrance of parking garage on Elgin Street
•
Entrée du garage sous-terrain sur la rue Elgin
•
Access to canal from street level
•
Accès au canal à partir de la rue
• Amount of glass used in the façade
Having considered a recommendation by Stephen Willis,
it was moved by Kay Stanley, seconded by Eric
MacKenzie, that the National Arts Centre rejuvenation
project be approved in concept subject to the following
conditions:
1. That NCC staff continue to work with the
proponent to advance the project to final federal
approval;
• Quantité de verre utilisé sur la façade
Ayant pris en considération une recommandation de
Stephen Willis, il est proposé par Kay Stanley, appuyée
par Eric MacKenzie, que le projet de renouvellement du
Centre national des arts soit approuvé en principe, sous
réserve des conditions suivantes :
1. Que le personnel de la CCN continue à
collaborer avec le promoteur aux fins de la
soumission du projet à l’approbation fédérale
finale;
2. Que l’approbation soit accordée sous réserve
d’un règlement approprié des problèmes liés à la
limite de propriété le long du côté nord du terrain
visé;
3. Que le promoteur collabore avec la CCN en vue
de créer un comité consultatif patrimonial qui
sera chargé de se prononcer sur la désignation de
lieu historique national;
4. Qu’aucune projection ou annonce visible de
l’extérieur de l’édifice ne soit approuvée à ce
stade-ci, et que toute proposition de ce genre soit
présentée séparément, dans le cadre d’une
approbation ultérieure; et
2. That this approval is subject to appropriate
resolution of property line issues along the north
side of the subject land;
3. That the proponent works with the NCC to strike a
heritage advisory committee for the purpose
adjudicating the National Historic Site designation;
4. That no projections or advertising visible from the
exterior of the building are approved at this time
and that any such proposals be advanced separately
as part of a subsequent approval; and
C-201509
-4-
NCC-CCN 2015-06-25
Public Document
Document public
5. That a full review of transportation and universal
accessibility issues relevant to the project be
undertaken by the proponent prior to finalization of
the site plan.
MOTION CARRIED.
2015-P13e - Addition to Ottawa Westin Hotel (D)
5. Que le promoteur effectue un examen complet
des problèmes de transport et d’accessibilité
universelle pertinents au projet avant
l’achèvement du plan d’emplacement.
MOTION APPROUVÉE
8
Fred Gaspar presented the addition to the Ottawa
Westin Hotel.
Members asked questions and made comments on the
following:
• Concerns from neighbours
• Inquiétudes des voisins
• Integration of addition on the 22nd floor
Having considered a recommendation by Stephen Willis,
it was moved by Norman Hotson, seconded by Michael
Poliwoda, that additional height be approved for an
addition to the 22nd floor of the Westin Hotel such that
the new top of parapet height will be +131.400m above
sea level, with top of associate stair roof parapet at
+134.100m, be approved in principle subject to a more
detailed plan, and:
• Intégration de l’agrandissement du 22e étage
Ayant pris en considération une recommandation de
Stephen Willis, il est proposé par Norman Hotson,
appuyé par Michael Poliwoda que l’augmentation de la
hauteur soit approuvée aux fins de l’agrandissement du
22e étage de l’hôtel Westin, afin que le nouveau sommet
du parapet atteigne une hauteur excédant 131,400 m audessus du niveau de la mer, que le sommet du parapet
de la toiture à étages qui y est associée, d’une hauteur de
plus de 131,400 m, soit approuvé en principe, sous
réserve de la présentation d’un plan plus détaillé, et que :
1. Le personnel de la CCN continue à collaborer
avec la direction de l’hôtel Westin afin de mettre
au point le design de la rallonge en vue de le
soumettre à l’approbation fédérale;
2. La direction de l’hôtel sollicite l’examen et
l’approbation de la CCN dans le cadre de toute
révision ultérieure de la signalisation extérieure de
l’édifice;
3. La direction de l’hôtel Westin collabore avec les
locataires de toit existants ou ultérieurs, afin
d’atténuer l’impact visuel sur le cœur de la capital
nationale;
4. Le design final soit approuvé par le conseil
d’administration de la CCN; et
5. La CCN avise la Ville d’Ottawa qu’elle ne
s’oppose pas à la modification du Règlement de
zonage et du Plan officiel, mais demande que le
zonage s’accompagne d’une disposition de
maintien en vertu de la Loi sur l’aménagement du
territoire de l’Ontario, qui exige l’approbation finale
du conseil d’administration de la CCN.
MOTION APPROUVÉE.
1. That NCC staff continue to work with the Westin
to refine the design of the addition in order to bring
it forward for final federal approval;
2. That the Westin engage NCC review and approval
on any future revision to their exterior building
signage;
3. That the Westin work with lessees of existing and
future rooftop equipment to mitigate visual impact
on the core of the National Capital;
4. That the final design will require approval by the
NCC Board of Directors; and
5. That the NCC will notify the City of Ottawa that it
does not object to the Official Plan Zoning By-law
amendment, but requests that the zoning be issued
with a Holding Provision under the Planning Act of
Ontario which requires the final approval of the
NCC Board of Directors.
MOTION CARRIED.
Ombudsman Annual Report 2014 (I)
C-201509
2015-P13f - Agrandissememt de l’hôtel The Westin
Ottawa (D)
Fred Gaspar présente l’agrandissement de l’hôtel
Westin.
Les membres posent des questions et font des
commentaires sur les sujets suivants :
9
-5-
Rapport annuel 2014 de l’Ombudsman (I)
NCC-CCN 2015-06-25
Public Document
Document public
Ellen Fry, NCC Ombudsman, presented her 2014 annual
report.
Members asked questions and made comments on the
steps of complaint resolution.
Ellen Fry, Ombudsman de la CCN, présente son
rapport annuel de 2014.
Les membres posent des questions et font des
commentaires sur les étapes de la résolution d’une
plainte.
Il est proposé par Kay Stanley, appuyée par Eric
MacKenzie, que le rapport annuel 2014 de
l’Ombudsman soit reçu.
MOTION APPROUVÉE.
It was moved by Kay Stanley, seconded by Eric
MacKenzie, that the Ombudsman Annual Report 2014
be received.
MOTION CARRIED.
2015-P76.2e - Update on the Design of the Memorial
to the Victims of Communism – Canada, a Land of
Refuge (I)
Stephen Willis gave an update of the design for the
Memorial to the Victims of Communism.
Members asked questions and made comments on the
following:
10 2015-P76.2f - Mise à jour sur le design du
Monument aux victimes du communisme – Le
Canada, une terre d’accueil (I)
Stephen Willis fait une mise à jour sur le design du
Monument aux victimes du communisme.
Les membres posent des questions et font des
commentaires sur les sujets suivants :
• Potential of additional built structure on the site
• Possibilité d’ajouter une structure bâtie sur le site
• Mobility of the monument
• Mobilité du monument
• Parking space surrounding site
• Espace de stationnement près du site
• Security
• Sécurité
• Project budget and timelines
• Budget et échéanciers du projet
2015-P76.1e - Federal Land Use Approval for the
11 2015-P76.1f - Approbation fédérale d’utilisation du
Decontamination of the site of the Memorial to the
sol pour la décontamination du site du Monument
Victims of Communism – Canada, a Land of Refuge
aux victimes du communisme – le Canada, une
(D)
terre d’accueil (D)
Fred Gaspar and Dan Champagne presented the request
Fred Gaspar et Dan Champagne présentent la demande
to provide the federal land use approval to
d’approbation fédérale d’utilisation du sol pour
decontaminate the site of the Memorial to the Victims of
décontaminer le site du Monument aux victimes du
Communism.
communisme.
Members asked questions and made comments on the
Les membres posent des questions et font des
following:
commentaires sur les sujets suivants :
• Timing of site decontamination in relation to
approval of design
• Synchronisation de la décontamination vis-à-vis
l’approbation de design
• Type of contaminants
Having considered a recommendation by Stephen Willis,
it was moved by Jason Sordi, seconded by Brian Coburn,
that:
1. the proposed decontamination works on the site
southwest of the Supreme Court of Canada be
approved via the issuance of a Federal Land Use
Approval; and
• Type de contaminants
Ayant pris en considération une recommandation de
Stephen Willis, il est proposé par Jason Sordi, appuyé
par Brian Coburn, que :
1. les travaux de décontamination proposés sur le
site de la cité judiciaire au sud-ouest de la Cour
suprême du Canada soient approuvés par la
délivrance d’une approbation fédérale
d’utilisation du sol; et
2. Les approbations subséquentes des modifications
mineures aux travaux de décontamination se
2. subsequent approvals of minor modifications to the
decontamination works arising during the
C-201509
-6-
NCC-CCN 2015-06-25
Public Document
Document public
implementation process be delegated to the
Executive Director, Capital Planning.
produisant au cours du processus de mise en
œuvre soient déléguées au directeur général,
Aménagement de la capitale.
Norman Hotson, Michael Poliwoda, et Russell Mills
votent contre la motion.
MOTION APPROUVÉE
Norman Hotson, Michael Poliwoda, and Russell Mills
voted against the motion.
MOTION CARRIED
Adjournment
On a motion by Jason Sordi, seconded by Eric
MacKenzie, the public meeting of the board of directors
was adjourned at 2 p.m.
12 Levée de séance
Sur une motion de Jason Sordi, appuyée par Eric
MacKenzie, la séance publique du conseil
d’administration est levée à 14 h.
General Counsel and Commission Secretary
MARK DEHLER
Avocat général et secrétaire de la Commission
~
Chief, Commission Secretariat
CHANTAL BÉDARD
Chef, Secrétariat de la Commission
~
Committee Secretary
CAROLINE BIED
Secrétaire des comités
C-201509
-7-
NCC-CCN 2015-06-25