Facturation électronique (e

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Facturation
électronique
(e-facture)
Guide pour entreprises
et institutions
Mars 2016
Introduction
Le présent document propose un guide visant à
aider les décideurs et responsables d’entreprises et
d’institutions à planifier et mettre en place un système
de facturation électronique. Vous trouverez ici un
aperçu des principales bases juridiques, des avantages
et inconvénients ainsi que des principaux risques.
Nous vous donnons en outre des recommandations à
propos des éléments à prendre en compte pour la mise
en place des e-factures et pour la procédure à adopter
pour y parvenir. Nous nous sommes volontairement
limités aux principaux sujets de la législation suisse
et avons renoncé à aborder de manière exhaustive
toutes les conditions-cadres concernant la fiscalité et
le droit commercial. Nous n’expliquons pas non plus
l’échange de factures électroniques dans un contexte
international.
Avantages et inconvénients
Dans les entreprises réalisant un
grand nombre de transactions, la
facturation automatique électronique
accélère le traitement des paiements et
permet la mise en place de structures
et de processus légers et efficaces.
L’avantage : vous faites des économies pour l’émission,
l’expédition, la conversation, l’accès et l’archivage
de vos informations commerciales. Diverses études
évoquent des potentiels d’économies pouvant atteindre
70 % par rapport aux factures papier. Mais même
lorsque le volume est faible, des processus et systèmes
légers et efficaces offrent d’indéniables possibilités
d’optimisation. Dans tous les cas, la facturation
électronique vous permet d’optimiser votre trésorerie.
Pour bénéficier de ces avantages, vous devez d’abord
surmonter quelques étapes juridiques et formels.
L’introduction de la facturation électronique requiert
des connaissances spéciales et engendre des investissements de départ. Vous devez en effet préparer votre
organisation, vos procédures et vos systèmes pour le
traitement numérique.
La législation
Les exigences légales sont définies dans le droit
commercial et le droit fiscal dont les prescriptions se recoupent partiellement.
a.) L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des
livres de comptes (Olico) concrétise le Code des obligations
(art. 958f CO). Le CO stipule que toutes les entreprises
inscrites au registre du commerce doivent gérer et conserver leurs livres et pièces comptables sur support papier,
sur support électronique ou sous toute forme équivalente.
L’Olico établit une classification des supports d’information
autorisés pour les justificatifs et factures électroniques :
•• supports d’information modifiables (bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou magnéto-optiques,
disques durs et amovibles, mémoires à semi-conducteurs) avec protection de l’intégrité (protection par
signature électronique ou par logiciel) ;
•• supports d’information non modifiables, comme le
papier, les supports d’images, les WORM (write once
read many), les CD-R, les DVD-R et les UDO (ultra
density optical).
b.) L’ordonnance concernant les données et informations
électroniques (OelDI) découle de la loi sur la TVA (LTVA).
Elle définit les exigences applicables à vos données
transmises et conservées par voie électronique en ce qui
concerne la déduction de l’impôt préalable, la perception
de l’impôt et les déductions fiscales pour les informations
pouvant être consultées sans moyens auxiliaires. Les conditions définies dans l’OelDI s’appliquent en particulier en cas
de contrôles par l’Administration fiscale des contributions
(AFC). Elles définissent :
•• l’utilisation de signatures électroniques avancées ;
•• la traçabilité des opérations commerciales (clés de
contrôle) ;
•• la conservation des factures électroniques dans leur
forme d’origine ;
•• la documentation des processus de traitement en
vue de leur traçabilité.
Des précisions
Les exigences légales qui s’appliquent à vos factures électroniques sont donc diverses et sont encore plus nombreuses si vous
devez tenir compte des exigences de différents pays. Si vous
souhaitez mettre en place ce système dans votre entreprise, vous
devez apporter des solutions aux problèmes suivants :
Signature électronique
En Suisse et dans certains autres pays, vous
devez en principe apposer sur vos e-factures
une signature électronique avancée (basée
sur le certificat délivré par un fournisseur
reconnu). L’e-facture a ainsi la même force probante qu’une
facture papier. Elle associe les données à la facture, si bien
qu’une modification ultérieure des données sera constatée sans
ambiguïté. La signature électronique est une signature avancée
telle qu’elle est définie dans l’OelDI. Dans chaque cas, vous
devez disposer d’un certificat émis pour des personnes physiques ou morales.
La loi vous laisse le choix signer vos factures en interne avec
votre propre équipement technique ou déléguer cette procédure à un prestataire spécialisé au moyen d’une déclaration de
délégation. Si vous signez vous-même, vous devez comparer
les coûts de l’infrastructure requise au gain d’efficacité découlant de la mise en place du système de facturation électronique.
Le destinataire de l’e-facture est tenu de vérifier, manuellement
ou de façon automatique, la signature et l’authenticité de la
facture avant son traitement.
Exhaustivité des données de
facture
Les lois évoquées prescrivent la manière dont
les données figurant sur votre facture électronique doivent se présenter, sur le plan du
contenu et de la forme. Vous devez impérativement satisfaire à
ces règles pour que le destinataire puisse faire valoir la déduction de l’impôt préalable.
Conservation
Les factures électroniques sont considérées
comme des pièces importantes pour les affaires
et sont soumises aux exigences citées précédemment. À l’instar des factures papier, elles
doivent généralement être conservées dix ans (sous réserve de
délais de prescription différents ou de cas spéciaux). Pendant
l’intégralité du délai de conservation, vous êtes tenu de garantir l’authenticité, l’impossibilité d’apporter des changements,
l’exhaustivité, l’accessibilité et la lisibilité des informations
archivées. Important : vous devez conserver les factures
électroniques sous la forme sous laquelle vous les avez émises
et devez être attentif aux points suivants :
•• En qualité de « document original » pour la TVA, la facture
électronique est valable avec une signature électronique.
L’impression papier d’une facture électronique ne suffit
donc pas.
•• Le caractère infalsifiable des données doit pouvoir être
vérifié pendant toute la durée de conservation.
Documentation de votre solution
Le droit suisse stipule que vous devez documenter les procédures liées au traitement et
à l’archivage électronique des pièces. Vous
devez donc consigner les procédures de la
facturation électronique de manière à assurer la traçabilité,
même si vous externalisez la signature électronique ou des
parties du processus. Un tiers compétent doit être en mesure
de vérifier rapidement vos factures, vos transactions et votre
procédure de décompte. Vous pouvez décider librement de
la présentation de cette documentation, de son exécution
technique et de la personne à qui vous confiez sa réalisation.
Son ampleur correspond à la complexité de votre procédure
de facturation et de vos systèmes. Vous répondez de son exhaustivité et de son contenu vis-à-vis de l’administration fiscale.
Nous vous recommandons d’expliquer dans tous les cas les
points suivants dans votre documentation.
1. Exigences légales
Quelles exigences légales s’appliquent à votre entreprise ?
Existe-t-il des exigences spécifiques à votre secteur ?
2. Exigences en fonction du processus
Qui est responsable pour l’ensemble du traitement des
e-factures ? Votre infrastructure satisfait-elle aux exigences
imposées en matière de restauration des données en cas de
sinistre ?
3. Processus
Quel parcours suivent les pièces ? Quelles sont les étapes de
traitement automatiques ? Quelles activités sont effectuées
manuellement et qui donne les instructions ?
4. IT
Quel est le fournisseur de votre application ? Quelle version
utilisez-vous ? Comment sont conçues les interfaces avec les
autres systèmes ?
5. Qualité
Quels contrôles sont manuels et quels contrôles sont automatiques (par ex. comparaison des montants, contrôle des
données de base, etc.) ? Comment garantissez-vous l’exhaustivité de vos factures ? Comment les signatures sont-elles
vérifiées ? Ces contrôles font-ils partie du système de contrôle
interne (SCI) ?
Conformité à la révision
L’OelDI exige une vérification aisée de toutes
les opérations commerciales et le formule
ainsi : « Chaque opération commerciale doit
pouvoir être contrôlée individuellement
sans retard déraisonnable et sans occasionner de frais importants, depuis les pièces justificatives en passant par les livres
comptables jusqu’au décompte de la TVA, et inversement. »
Concrètement, cela signifie que les pièces comptables doivent
pouvoir être associées logiquement aux pièces figurant dans les
archives. Tous les documents soumis à l’obligation d’archivage
doivent donc pouvoir être trouvés en référence aux opérations
commerciales concernées. Vous pouvez le garantir par un
chemin de contrôle direct ou indirect (par ex. via le numéro de
facture).
La signature électronique d’une e-facture doit pouvoir être vérifiée pendant toute la durée de conservation. Si vous conservez
les pièces auprès d’un tiers, vous devez garantir l’accès aux
informations et pièces pertinentes. Il est recommandé de fixer
ce point par contrat.
Lisibilité
Votre système informatique doit présenter les
données de manière « facilement compréhensible » pour le contrôleur. Il doit les scinder et
les afficher à l’écran de telle sorte que le contrôleur puisse avoir une vue d’ensemble et interpréter correctement les données.
Compléments d’information
Normes du secteur
La loi ne prévoit aucune exigence technique
pour le format de vos factures électroniques.
Nous vous conseillons d’appliquer les normes
en vigueur dans votre secteur. Vous trouverez
un aperçu actualisé des normes les plus courantes et de leur
application auprès de la fédération de votre secteur.
Besoins du client
Si vous passez de la facture papier à la facture
électronique, vous ne devez pas uniquement
satisfaire aux exigences en matière de droit
commercial décrites ci-dessus. En qualité de
destinataires de vos factures, vos clients ont eux aussi des exigences découlant de leurs processus et systèmes. C’est pourquoi
vous devez impérativement tenir compte de leurs besoins pour
déterminer les formats de vos futures factures et la procédure
de facturation électronique.
Outsourcing
Au moyen d’une déclaration de délégation,
vous pouvez externaliser votre facturation
électronique ou des parties de celle-ci à un
prestataire spécialisé. Dans le cadre de cette
déclaration, les activités suivantes peuvent être déléguées
contre une rémunération appropriée :
En externalisant la facturation électronique, vous pouvez
réduire vos coûts de démarrage par rapport à la gestion en
interne, et adapter l’investissement à vos ressources. Dans
vos réflexions pour ou contre l’externalisation, vous devez
prendre en considération des facteurs tels que le volume de
transactions, la flexibilité souhaitée, la complexité et les coûts
d’exploitation.
Système interne de facturation
Si vous souhaitez mettre en place un système
interne pour la facturation électronique,
vous devez prendre en compte les activites
suivantes :
•• mettre en place et gérer l’infrastructure pour la création et
la vérification de la signature électronique ;
•• créer et gérer des certificats pour la création de la signature
et l’envoi des factures ;
•• mettre en place et exploiter le système pour l’échange
documenté avec vos clients ;
•• intégrer les systèmes informatiques ;
•• supporter et entretenir les formes de factures et interfaces
avec vos clients ;
•• créer des formats de fichiers lisibles ;
•• archiver les factures au sein d’un environnement électronique conforme au droit commercial et au droit fiscal.
•• traduire les données de facture dans le format souhaité par
son destinataire ;
•• doter les factures de la signature électronique ;
•• créer en outre un fichier lisible optiquement (PDF, TIFF, etc.) ;
•• transmettre la facture électronique au destinataire ;
•• fournir des données d’archivage conformes à la loi ;
•• gérer les archives électroniques ;
•• fournir d’autres prestations relatives aux e-factures.
Clarification
Les données d’une facture électronique proviennent en règle générale de votre système
ERP ou de votre système de facturation. Vous
devez donc répondre aux questions suivantes
avec le fournisseur de votre application :
•• Votre logiciel peut-il échanger des factures et d’autres documents avec des tiers via une interface ?
•• De quelle version avez-vous besoin pour que cet échange
soit possible? En plus de l’échange, pouvez-vous aussi saisir
et comptabiliser la facture ?
•• Votre système de facturation est-il en mesure de satisfaire
aux exigences imposées par la loi et par vos clients à vos
données de facturation et exporter celles-ci de manière
structurée ?
•• La manière dont les données sont exportées est-elle
documentée ?
•• Quelles interfaces sont déjà disponibles pour l’échange
de données électroniques ?
•• Quels formats standards votre logiciel de facturation
supporte-t-il ?
•• Votre logiciel de facturation permet-il de définir si une
facture est envoyée à vos clients sous forme physique ou
électronique ?
•• Avez-vous reçu de votre fabricant une documentation sur
la procédure pour votre logiciel de facturation ?
•• Votre logiciel de facturation peut-il aligner la comptabilité
et les décomptes TVA ?
•• Votre logiciel de facturation supporte-t-il l’archivage
conforme aux règles de factures électroniques ?
À propos des risques
Lorsque vous optez pour la facturation électronique, nous recommandons une analyse préalable des risques.
Vous pourrez trouver ici un aperçu des principaux risques. Découvrez ce que vous pouvez faire pour vous couvrir
contre ceux-ci.
Risque
Apparaît
Mesures possibles
Vos procédures actuelles
ne fonctionnent plus
correctement pendant la
phase de transition
Lors du passage à la
facturation
électronique
ˆˆ Documenter et contrôler les processus et les systèmes informatiques
selon la procédure actuelle et la nouvelle procédure
ˆˆ Garantir des données de facturation et données de base homogènes
ˆˆ Aligner les deux procédures avec la comptabilité
ˆˆ Regulariser les processus non électroniques
Le destinataire ne
peut vérifier la facture
automatiquement ; il s’en
suit des clarifications
faisant perdre du temps
Lors de la collecte
des données de
facturation
Vous utilisez des
logiciels, systèmes
informatiques et
procédures (par ex.
signature) inappropriés
et enfreignez ainsi les
prescriptions de l’AFC
Lors de l’exécution
du processus, de
la signature ou de
l’archivage
ˆˆ Vérifier les données de facturation et les données de base avec
vos clients ou partenaires commerciaux
ˆˆ Vérifier régulièrement que les données sont à jour et correctes
ˆˆ Former les collaborateurs
ˆˆ Créer et actualiser régulièrement la documentation de la procédure
tells que requise par la loi
ˆˆ Consigner le respect des lois dans le cahier des charges pour le logiciel
et les achats informatiques liès à la facturation électronique
ˆˆ Consigner les principes de l’utilisation des signatures électroniques
ˆˆ Garantir le contrôle de la conformité des données de facturation et de
la signature dans le processus
ˆˆ Aligner la solution sur la sécurité informatique et les règlements
internes (par ex. directives)
ˆˆ Garantir la vérification de la signature jusqu’à la fin du délai de
conservation
La facture ou les logs
sont perdus avant la fin
du délai de conservation
Lors de l’archivage
de factures
électroniques
ˆˆ Identifier les données et documents pertinents pour l’archivage
ˆˆ Déterminer la durée de conservation pour les données, documents et
signatures
ˆˆ Définir, décrire et implémenter le processus d’archivage et les
compétences
ˆˆ Établir un concept d’archivage, l’aligner avec la sécurité informatique
ˆˆ Garantir l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des documents et
données
ˆˆ Former l’administrateur système et les utilisateurs
ˆˆ Protéger les données archivées contre les catastrophes et les incidents
ˆˆ Définir, documenter et vérifier les procédures
La répartition des tâches
entre le prestataire
spécialisé et vous-même
n’est pas clairement
définie ; il en résulte
des malentendus ; des
obligations ne sont pas
remplies ; le prestataire
fait faillite
Lors de
l’externalisation
et la délégation de
processus, activités
ou systèmes à
un prestataire
spécialisé
ˆˆ Demander une confirmation indépendante et actuelle du respect des
lois et des règlements de la part de vos prestataires
ˆˆ Définir clairement les tâches effectuées en interne et confiées à des tiers
ˆˆ Garantir le rappatriement des données
ˆˆ Surveiller les processus et contrôles
ˆˆ Obtenir des références sur les prestataires spécialisés
ˆˆ Définir contractuellement les obligations et prestations du prestataire
spécialisé
Pour en savoir plus
En parler
Vous trouverez plus d’informations sur la facturation
électronique ici :
Si vous souhaitez discuter avec un expert de la mise
en place de la facturation électronique, nos spécialistes
sont à votre entière disposition :
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