Housing Bureau Letter for MusicFest

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RE: HOUSING BUREAU FOR MUSICFEST
Some Music Directors have questioned the need for contracting a housing bureau (i.e. Ellison
Travel & Tours). “What do they get for us except high hotel rates?”
Costs to run MusicFest continue to grow. MusicFest is a non-profit organization and it depends on
three key areas for revenue in order to ensure success.
First of all, revenue from participant fees are key. If adequate hotel space is not available for
participants close to the site there will be reduced revenue if music groups can’t attend.
Secondly, costs for performance venues have increased substantially over the years. MusicFest
now tries to use hotel meeting space for performances where possible. Hotels will reduce or eliminate
performance venue costs if enough rooms are used at the hotels. Failure to sell the required rooms
could result in up to $150,000+ additional costs for performing venues. Without a housing bureau to fill
these rooms MusicFest fees could increase $15 to $20 per student.
Finally, sponsors like Ellison Travel & Tours and Pearl provide up to $200,000 in additional revenue for
MusicFest. Without this revenue fees again would climb $10 to $15.
MusicFest is possibly the best deal considering what is offered for $85. With commercial festivals
charging $100 to $120 U.S. to compete, MusicFest is by far the best deal out there today.
The housing bureau ensures hotel space is available for all participants. Hotels will not contract and
hold space for MusicFest unless they have some guarantee it will be sold. Rates will not be the lowest
because generally the arrival of 10,000+ students means limited space in the location of MusicFest.
Lower rates are available when there is excess space.
Ellison Travel & Tours also provides additional services to MusicFest groups and MusicFest staff. The
Ellison team has an excellent understanding of how MusicFest operates and can provide a complete
tour package for groups. They also handle individual travel needs for MusicFest staff and parents
attending the festival.
During MusicFest, Ellison Travel & Tours has their team on site to assist MusicFest groups with itinerary
changes, hotel or coach issues, tickets for attractions, restaurant information, etc.
The relationship with Ellison Travel & Tours and MusicFest has been a very positive experience. Using
Ellison Travel & Tours for accommodation is a necessary requirement MusicFest has had to take in
order to ensure financial stability and to keep fees from escalating.
Your support is necessary and much appreciated.
Sincerely,
Jim Howard, Executive Director
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OBJET: CENTRALE D’HÉBERGEMENT POUR MUSICFEST
Certains directeurs musicaux remettent en question le besoin de faire appel à une centrale
d’hébergement (soit Ellison Travel & Tours). «Que font-ils pour nous, sauf d’obtenir des tarifs hôteliers
élevés?
Les frais associés au Musicfest Canada ne cessent d’accroître. Le Musicfest est un organisme sans but lucratif
qui compte sur trois secteurs clés pour amasser des fonds et assurer son succès.
En premier lieu, les recettes provenant des participants sont essentielles. L’hébergement à proximité étant
insuffisant, les recettes diminuent lorsque les groupes musicaux ne peuvent participer.
En second lieu, les frais liés aux lieux de présentation se sont grandement accru au fil des ans. Musicfest tente
maintenant d’utiliser autant que faire se peut les salles de réunion des hôtels pour présenter les performances.
Les hôtels réduiront ou élimineront les frais liés aux lieux de présentation si suffisamment de chambres sont
réservées. Si ce n’est pas le cas, des frais additionnels de plus de 150 000 $ peuvent être facturés pour les lieux
de présentation. Sans l’aide d’une centrale d’hébergement pour les réservations, les frais de Musicfest risquent
d’augmenter de 15 $ à 20 $ par élève.
En dernier lieu, les commanditaires tels Ellison Travel & Tours et Pearl contribuent jusqu’à 200 000 $ de fonds
additionnels à Musicfest. Sans cet apport supplémentaire, les tarifs risquent à nouveau d’augmenter de 10 $ à 15
$.
Musicfest est sans doute très avantageux au prix de 85$; il est de loin la meilleure affaire sur le marché actuel
puisque les festivals commerciaux exigent de nos jours de 100 $ à 120 $ USD pour s’inscrire aux compétitions.
La centrale d’hébergement assure que des chambres sont disponibles pour tous les participants. Les hôtels ne
s’engageront et ne retiendront aucune chambre pour Musicfest à moins de posséder une garantie qu’elles seront
réservées. Les tarifs ne peuvent être les plus bas puisqu’en général, l’arrivée de 8 000 à 10 000 élèves signifie
une pénurie de chambres où aura lieu Musicfest. Des tarifs inférieurs sont offerts lorsque les chambres abondent.
Ellison Travel & Tours fournit également des services additionnels aux groupes et au personnel Musicfest. Il
comprend parfaitement la façon dont Musicfest fonctionne et peut offrir un voyage de groupe organisé. Il s’occupe
également des besoins de voyage personnels des employés de Musicfest et des parents qui assisteront au
festival.
Durant Musicfest, Ellison Travel & Tours affecte au site du personnel qui aidera les groupes avec les
changements d’itinéraire, la résolution de problème, les questions liées à l’hôtel ou au transport, les billets pour
attractions, etc.
La relation entre Ellison Travel & Tours et Musicfest s’avère très positive. Faire appel à Ellison Travel & Tours
comme centrale d’hébergement est nécessaire non seulement à titre d’exigence mais également pour assister
Musicfest à assurer sa stabilité financière et à empêcher l’accroissement des tarifs.
Votre appui est nécessaire et très apprécié.
Sincères salutations,
Jim Howard, Directeur exécutif