La Lettre d`Information N° 51

La Lettre d’Information N° 51
Juillet 2012
 Editorial
Nous avons déjà passé la moitié de l’année, et parce que je souhaite vous donner régulièrement des nouvelles de AIGA, voici où nous
en sommes :
Nous allons consacrer, en 2012, plus de 1500 jours de développements de fonctionnalités supplémentaires sur les
logiciels que vous utilisez.
AIGA consolide son logiciel « iNoé », pour proposer aux établissements de garde d’enfants un logiciel « full web » via
une connexion internet, en mode locatif (sans achat de logiciel).
Un nouveau logiciel nommé « iCéo » sera proposé à la rentrée aux organisateurs de séjours (centres de vacances) et de
classes découvertes. Parlez-en autour de vous.
L’agence de Fontenay sous Bois a emménagé dans des locaux plus grands, à la même adresse. AIGA a ainsi bouclé son
programme d’amélioration des conditions de travail de ses salariés en agrandissant et en rénovant ses bureaux
(L’agence Ouest à Poitiers en 2010, le siège de Lyon en 2011 et l’agence Paris/Nord cette année).
Enfin, AIGA va changer de charte graphique et vous proposera à la rentrée un nouveau site internet bénéficiant des
dernières avancées technologiques, l’Espace Clients sera notamment plus simple à utiliser.
Tous ces projets sont destinés à vous apporter toujours plus de confort et de qualité dans l’utilisation quotidienne de vos outils
informatiques ainsi que dans nos services.
Philippe DUCHAMP
Après 20 ans de bons et de loyaux services …fin de la gamme Superbase
Si vous utilisez un logiciel de la gamme Superbase (Comptabilité, Paie et Gestion des Adhérents), vous avez
reçu un courrier précisant les raisons de la fin de la maintenance de ces produits en Décembre 2014 (Février
2015 pour la paie).
La plupart des clients qui utilisaient ces logiciels ont déjà migré vers la gamme Cloé ou Noé. Le faible nombre d’utilisateurs de la
gamme Superbase restant et la technologie employée (16 bits, ces logiciels ont été écrits en 1992) ne nous permettant plus de la
maintenir après 2014.
Certains n’ayant pas migré pour des raisons financières, nous avons choisi de vous laisser du temps. Contactez le service
commercial de AIGA (04 72 53 22 01), il existe des solutions adaptées à votre situation.
AIGA se doit d’accompagner ses clients par une qualité de service la plus efficace et adaptée possible, mais aussi de tenir à leur
disposition des logiciels modernes et performants. C’est ce que nous faisons en renouvelant nos logiciels.
Gilles BARBARET
 Parmi les nouveaux clients
-
RAM de Luzarches (95)
Les Accueils de Loisirs de l’Odelvar à Toulon (83)
MJC Claude Nougaro à Montmorillon (86)
Communauté de communes du Canton de Cande
(49)
Mairie de Fauville en Caux (76)
 Calendrier des manifestations 2012
AIGA sera présent pour vous rencontrer :
Salons de la Petite Enfance PETIT 1
- Nantes La Beaujoire 20 Septembre 2012
- Lille Grand Palais 17 Octobre 2012
Forum Infocrèche Pro Petite Enfance
- Paris Espace Champerret 25 Octobre
Salon des Maires et des collectivités locales
Paris-Expo/Porte de Versailles 20-21-22 Novembre 2012
 Une fois par mois
"Réorganisez" ou "Réindexez" vos données pour chaque logiciel : ce traitement permet de
retasser les fichiers (gain de place sur le disque), et de régénérer les index (gain en rapidité).
Pensez-y ! Votre logiciel sera plus rapide et vos sauvegardes plus petites.
www.aiga.fr
AIGA Siège Social Est – 110 Av Barthélémy Buyer – 69009 Lyon – Tél. : 04 72 53 22 00 – Fax : 04 72 53 22 09
AIGA Agence Paris et Nord – 46 bis rue Roger Salengro – 94120 Fontenay-sous-Bois – Tél. : 01 53 99 90 50 – Fax : 01 53 99 90 59
AIGA Agence Grand Ouest – Futuroscope – 3 rue Blaise Pascal – 86130 Jaunay Clan – Tél. : 05 49 00 48 00 – Fax : 05 49 88 24 45
AIGA Agence Sud – 6 rue de Laurens – 13860 Peyrolles en Provence – Tél : 04 42 57 01 15 – Fax : 04 86 55 63 65
 Trucs & Astuces
Cloé CN : rappel des nouveautés des dernières versions du logiciel
Tableau PLA modulable :
Le logiciel Cloé proposait jusqu’à présent un tableau PLA et un tableau PLA par secteur.
Ce dernier est généralement très apprécié par les utilisateurs. Cependant il est limité à 5 secteurs.
Avec le PLA modulable, vous pouvez paramétrer autant de secteurs que vous désirez.
Les colonnes de ce tableau ne sont pas limitées en nombre et sont totalement paramétrables. Vous
pouvez sélectionner des secteurs, des activités, des comptes….sur 5, 6, 7 colonnes différentes. Pour éviter
la contrainte du nombre de colonnes dans ce tableau, nous ne proposons pas d’éditions papiers mais une
exportation du tableau sur Excel.
Vous disposez d’une fiche technique détaillée dans la documentation Cloé, menu extracomptable.
Comptes Collectifs:
L’attribut « comptes collectifs » est désormais ouvert aux comptes de classes 404, 467 et 463. Vous disposez d’une
fiche technique détaillée dans la documentation Cloé, menu Paramétrage Gestionnaire.
Cloé PN : rappel des nouveautés des dernières versions du logiciel
Saisie des congés :
Vous pouvez, par le biais de l’imprimante, éditer les congés qui ont été pris sur le mois en cours dans : « Edition des
congés » puis cochez dans Période « Mois ».
Répartition Analytique des Salaires :
Vous pouvez demander un filtre sur les salariés sans RAS sur un mois. Dans le menu « RAS », cliquez sur
le bouton « Outils », et cochez le filtre d’affichage. Ainsi, vous pouvez vérifier si toutes les RAS sont
bien saisies avant de lancer la préparation des écritures.
Registre du personnel :
Vous disposez d’une nouvelle option d'affichage qui permet d’éditer les salariés « entrés à partir de ». Vous
obtiendrez les nouveaux salariés du mois. Certains d’entre vous éditent ce document pour le coller sur leur
registre du personnel.
Noé : Fonctionnalités communes
Comment procéder pour archiver des anciennes données afin d’alléger ma base ?
A partir du menu Outils du Gestionnaire, le programme ‘Epuration / archivage’ permet de supprimer des
données jusqu’à une date précise dans votre dossier courant tout en créant un dossier d’archives. Nous
vous conseillons d’épurer soit au 31/12 soit en fin d’année scolaire (31/08) et en conservant deux à trois
années de fonctionnement au maximum. Les années antérieures étant disponibles dans le dossier
archivé.
Afin de conserver une situation financière ‘réelle’ dans le dossier courant, le solde des inscriptions archivées peut être
conservé. Une situation financière des échéances non soldées avant l’épuration et après l’épuration sera identique.
Au final, vous aurez une base de données moins volumineuse donc des traitements optimisés. Votre dossier archivé
n’est plus modifiable mais vous pouvez consulter et éditer tous les documents souhaités (Anciennes factures,
statistiques, reçu de règlement, état de régie, bordereau de remise en banque,...).
Pour plus de détails, reportez-vous à la documentation détaillée disponible dans l’Espace Clients du site www.aiga.fr
(Rubrique Fonctionnalités communes / Familles-individus).
Pour mon stylo optique, les codes-barres sont-ils toujours valables pour les nouvelles inscriptions de
Septembre ?
Si vous devez refaire de nouvelles inscriptions ou de nouveaux contrats en Petite Enfance, le code-barre
actuel ne sera plus valable car il utilise le numéro de l’inscription. Il faut donc rééditer la liste de vos codesbarres.
Noé Animation
Comment paramétrer ma nouvelle saison?
Pour paramétrer votre nouvelle saison, utilisez les documentations disponibles dans l'Espace Clients du
site www.aiga.fr (Rubrique Animation / Paramétrages). Elles vous aideront à rentrer de nouvelles
activités, en créant un nouveau paramétrage en gestion horaire ou non ou en dupliquant la période
précédente grâce à un modèle d’activité.
N’oubliez pas de saisir au préalable votre calendrier scolaire (Menu Accueil de loisirs / Calendrier des vacances
scolaires).
En cas de changement de tarif, comment procéder?
En cas d'utilisation de barème, si vos tarifs changent pour la prochaine saison, il est conseillé de créer de
nouveaux barèmes. Si les critères sont identiques, pour les créer plus rapidement, utilisez la fonction
'Dupliquer un barème' à partir du menu Outils. Sinon, créez un nouveau barème avec vos nouveaux
critères.
Noé Petite Enfance
Comment visualiser le détail des calculs de mes compléments horaires?
A partir du menu de Consultation des factures, puis l’imprimante, l’édition ‘Détails des compléments
horaires’ détaillera le calcul des compléments des factures de votre choix.
Comment sélectionner ou classer les enfants selon certains critères dans ma grille de pointage?
Dans l’écran de pointage, utilisez sur la gauche de l’écran les rubriques ‘Sélections’ et ‘Classement’ en
cliquant sur la double flèche. Une rubrique ‘Compteur’ disponible sur la dernière version de Juin 2012
affiche des totaux de présences et absences en heure ainsi qu’un nombre de passages sur la journée.
Belle-Ile
Comment indiquer un commentaire particulier sur un enfant?
Sur la fiche d’un enfant, saisissez votre commentaire dans le bouton Mémo. Au niveau des pointages, un *
apparait à côté de l’enfant indiquant la présence d’un commentaire sur l’enfant sélectionné.
 Mises à Jour
Vous êtes nombreux à demander une assistance téléphonique pour installer une mise à jour.
La manipulation est extrêmement simple, il suffit de respecter les quelques règles suivantes :
-
la mise à jour doit être installée sur le poste Serveur (poste principal où est installé le logiciel),
aucun utilisateur ne doit se trouver dans le logiciel (et personne ne doit rentrer dans le logiciel pendant la mise
à jour),
faites toujours une sauvegarde avant d'installer la mise à jour (pour Noé et Cloé, utilisez un des 10
emplacements de sauvegarde rapide sur disque),
pour Noé et Cloé, votre clé personnelle de mise à jour se trouve sur le site, sur la page de téléchargement du
patch (faites-en un copier-coller, c'est plus rapide, et cela évite les erreurs de recopie).
Bon travail.