LA GESTION DE LA CARRIERE OU RECONSTITUTION DU

DIRECTION DE L’ASSURANCE RETRAITE
Sous-Direction Carrières et Déclarations-Lyon
27 rue des Docteurs Charcot - CS 53109
42031 Saint-Etienne Cedex 2
Tél : 04 77 81 15 01 (LD) – Fax 04 77 81 15 07
www.en3s.fr
CYCLE DES CADRES SUPERIEURS DE SECURITE SOCIALE
14ème PROMOTION : 2012-2013
---------------------------------
RAPPORT DE STAGE
LA GESTION DE LA CARRIERE OU RECONSTITUTION
DU COMPTE CARRIERE DES ASSURES DE LA CNSS.
PREPARE :
SANKHON M’BEMBA LAYE
Stagiaire EN3S
RESPONSABLE DU STAGE :
MADAME LEBAYLE DANIÈLE
Sous-directeur Carrière et Déclarations
1
LA GESTION DE LA CARRIERE OU LA RECONSTITUTION
DU COMPTE CARRIERE DES ASSURES A LA CAISSE
NATIONALE DE SECURITE SOCIALE DE LA GUINEE
PAR :
SANKHON M’Bemba Laye
"Les opinons exprimées dans cette étude n’engagent que leurs acteurs "
"conformément à la décision du Directeur de l’organisme, le rapport peut-ou
ne peut pas-faire l’objet d’une diffusion ou publication extérieure"
Vendredi 06 décembre 2013
2
REMERCIEMENTS
A terme de mon stage pratique à la CARSAT Rhône Alpe de Lyon, et à la fin de mon
cycle d’étude de cadres supérieurs de sécurité sociale (14ème Promotion du cycles des
cadres supérieurs CIFOCSS Abidjan-EN3S Saint-Etienne), je tiens tout d’abord à rendre
un hommage à mon responsable de stage Madame Danièle LEBEYLE sous-directeur
carrière et déclarations sociale pour son accueil cordial au sein de sa structure, et à
travers sa personne, toute son équipe. Egalement à travers sa personne je remercie
tout particulièrement Monsieur Yves CORVAISIER, Directeur Général de la CARSAT
Rhône Alpe Lyon pour son accueil cordial au sein de l’organisme, et son équipe de
direction.
Mes remerciements vont aussi à Mesdames Laurence MAYER, Directrice des Relations
Internationales, Julie KAMAL, Sophie VERLET, Madame Lysie, Responsables de projets
et à Fathia BENAINI, Attaché de Direction, toutes de la Grande Ecole Nationale
Supérieur de la Sécurité Sociale (EN3S) de Saint Etienne,
Mon ardent souhait est que tous ceux qui ont contribué d’une manière ou d’une autre
à la réussite de ce travail, reçoivent en ces lignes toute ma reconnaissance.
SANKHON M’Bemba Laye
3
SYNTHESE :
La problématique qui fait l’objet de notre étude est la gestion des comptes individuels de
salaire ou reconstitution de compte carrière d’un assuré. Ce travail est l’aboutissement d’une
bonne identification des employeurs et des assurés de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale
(CNSS) de la Guinée.
En effet pour continuer à assurer sa mission de service public et garantir la pérennité financière
du régime des pensions, il est fondamental de mettre en exergue la bonne gouvernance qui
doit se matérialiser par la bonne identification des assurés et des employeurs qui passe
nécessairement par la mise en place d’une politique de gestion des carrières, par la formation
du personnel. Il conviendrait de mettre un accent particulier sur la performance du système
d’information, d’un contrôle efficace et efficient et la maitrise des risques lié à des incidences
financières par la mauvaise tenue des comptes individuels de carrière.
A la CNSS la procédure d’identification employeurs exige que l’employeur soit immatriculé
dès l’ouverture ou l’acquisition de l’entreprise comportant l’emploi de salarié, ou la première
embauche d’un salarié et de demander son immatriculation à la CNSS au moyen d’un
formulaire délivré par celle-ci.
Quant à la gestion des fichiers des comptes carrières encore appelés comptes individuels de
l’assuré, a des problèmes assez variés. Il existe un volume assez important de salaires non saisis
dans le fichier informatisé et sont donc exploités manuellement. Les difficultés proviennent du
fait que : la CNSS est sur une phase transitoire de passage du manuel à l’informatique
entrainant très souvent des erreurs. L’insuffisance d’outil de contrôle de l’identité des assurés
favorise la création des doublons. Ses situations pourront conduire au paiement des prestations
aux mauvaises personnes, à l’incidence financière, à la fraude.
Malheureusement la gestion de ses deux activités fait l’objet des problèmes les plus épineux
par manque de recouvrement qui entraine une mauvaise tenue des comptes individuels de
salaire où il existe des soldes déficitaires de gestion consolidés en défaveur de la CNSS. Ce qui
n’est pas envisageable pour une bonne gestion
Dans la perspective d’une bonne gestion des carrières, une bonne identification des
employeurs et des assurés occupe une place centrale. Autour de ses aspects fondamentaux
gravitent tous les autres éléments de la gestion globale.
De toutes les analyses sur les procédures des activités du département déclarations sociale,
département carrière avant la retraite, département
carrière cible de la sous-direction
carrière et déclaration de la CARSAT Rhône Alpes de Lyon découlent des préconisations
adaptables à la CNSS. Il est important de signaler que pour certaines solutions, leurs
transpositions peuvent se réaliser pratiquement sans modifications profondes.
Cependant depuis très longtemps cette gestion se trouve confrontée à de nombreuses
difficultés tant économiques, politiques, juridiques qu’administratives.
4
SOMMAIRE :
REMERCIEMENTS ....................................................................................................................................................................... 3
SYNTHESE : ................................................................................................................................................................................. 4
SOMMAIRE : ............................................................................................................................................................................... 4
INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................................................................ 7
PARTIE 1.
Etat des lieux du système de gestion du compte carrière à la CNSS ...................................................................... 8
Cadre règlementaire ............................................................................................................................................... 8
Cadre légal .............................................................................................................................................................. 8
Cadre institutionnel ................................................................................................................................................ 8
Gestion de la carrière .............................................................................................................................................. 9
Procédure d’identification assures et immatriculation employeurs : .................................................................. 10
1.5.1.
1.5.2.
Procédure d’identification d’un assuré ............................................................................................... 10
Procédure d’immatriculation d’un employeur .................................................................................... 11
Organisation interne et répartition des activités .................................................................................................. 11
1.6.1.
Organisation du service des pensions vieillesse .................................................................................. 11
La gestion des données de la carrière : ................................................................................................................. 12
1.7.1.
1.7.2.
1.7.3.
La production des Déclarations Nominatives de Salaire (DNS) ........................................................... 12
La saisie des Déclarations Nominatives des salaires : ......................................................................... 13
La mise à jour du compte carrière des assurés : ................................................................................. 13
Archivage .............................................................................................................................................................. 13
1.8.1.
Processus d’archivage ......................................................................................................................... 13
Les acteurs du processus de gestion des carrières ............................................................................................... 14
Forces et faiblesses de l’organisation actuelle ...................................................................................................... 14
1.10.1.
1.10.2.
PARTIE 2.
Les Forces .......................................................................................................................................... 14
Les Faiblesses .................................................................................................................................... 15
PRECONISATIONS POUR UNE BONNE GESTION DE COMPTE CARRIERE : ............................................................ 16
Organisation de la Sous-direction Carrière et Déclarations .................................................................................. 17
Le système d’immatriculation national : ............................................................................................................... 17
Un objectif d’exhaustivité et une qualité de la carrière qui s’appuient sur : ........................................................ 18
Un système d’information performant : ............................................................................................................... 18
Le droit à l’information : ....................................................................................................................................... 19
Des règles et conservation de l’archivage : ........................................................................................................... 20
Une organisation qui s’appuie sur le pilotage des activités : ................................................................................ 20
Les organisations et procédures transposables à la CNSS : .................................................................................. 21
2.8.1.
2.8.2.
2.8.3.
2.8.4.
2.8.5.
Identification des employeurs et des assurés : ................................................................................... 21
Les conditions et modalités de la mise en œuvre du NIR en Guinée : ............................................... 22
La volonté politique : ........................................................................................................................... 22
Les dispositions administratives nécessaires : .................................................................................... 23
Les dispositions techniques : ............................................................................................................... 23
L’application d’un identifiant unique à la CNSS : .................................................................................................. 24
2.9.1.
2.9.2.
2.9.3.
Mise en place d’un système d’information : ....................................................................................... 24
Des outils de gestion : ......................................................................................................................... 24
Sur le plan technique :......................................................................................................................... 25
Mise en place d’un système d’information ........................................................................................................... 25
5
2.10.1.
Le développement des services : ...................................................................................................... 25
Sécurisation des fichiers d’un compte individuel de salaire: ................................................................................ 27
Efficience des équipes : ......................................................................................................................................... 28
2.12.1.
Le contrôle et la supervision : ........................................................................................................... 28
Une évolution du système d’archivage : ............................................................................................................... 29
CONCLUSION GENERALE .......................................................................................................................................................... 30
LES ABREVIATIONS : ................................................................................................................................................................. 32
LISTE DES TABLEAUX ................................................................................................................................................................ 33
LES ANNEXES : ............................................................................................................................................................................ 1
6
INTRODUCTION GENERALE
De moins en moins de cotisants, de plus en plus de retraités qui vivent de plus en plus
longtemps. Ces déséquilibres, aggravés par la crise économique, politique et
financière, menacent tous les régimes de retraite dans le monde. Quel que soit leur
mode de fonctionnement, ils constituent un défi majeur et sans précédent pour tous
les gouvernements. La diminution du taux de natalité au cours des dernières
décennies a provoqué un vieillissement de la population qui devrait se maintenir dans
les prochaines décennies. Ce phénomène se traduit par une diminution forte du ratio
actif/inactif qui conditionne le fonctionnement du système des retraites par
répartition.
En effet, dans un souci de recherche d’un dynamisme de performance et de gestion,
de l’amélioration de la qualité du service rendu aux assurés à la CNSS à travers une
organisation, un système d’identification des employeurs et des assurés, une gestion
efficace et efficiente de la carrière des assurés, nous avons opté de nous interroger
au cours de ce stage professionnel sur les dispositifs appropriés pour ces
problématiques à la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT
Rhône Apes)de Lyon. Il s’agira pour nous de ressortir les bonnes pratiques en la matière
et d’analyser les conditions de leur adaptabilité dans le contexte de notre organisme
de sécurité sociale.
A cet effet, la sous-direction carrière et déclaration de la CARSAT-ra de Lyon à travers
son organisation, son système d’identification des employeurs et des assurés, son
système de gestion de la carrière et des déclarations sociales sert de cadre à notre
étude organisée en deux parties.
La première partie fera un état des lieux du système de gestion de la carrière des
assurés des carrières ou reconstitution du compte individuel des assurés à la CNSS
pour mieux cerner les forces mais surtout les faiblesses auxquelles réfléchir pour évoluer
vers une nouvelle organisation.
La deuxième partie sera les préconisations sur les problématiques évoquer qui
permettra de faire des propositions d’outils de gestion, de dispositifs à mettre en place
ainsi que des conditions de leur adaptabilité à la CNSS afin de trouver des solutions.
Notre étude n’a pas la prétention de proposer une solution miracle aux problèmes.
Mais elle indiquera des méthodes et techniques qui pourront considérablement
réduire des problématiques évoqués.
7
PARTIE 1.
ETAT DES LIEUX DU SYSTEME DE GESTION DU COMPTE
CARRIERE A LA CNSS
Les difficultés que connait la CNSS en matière de gestion des carrières des assurés
datent des époques de la mise en place du système de protection sociale en Guinée
Cadre règlementaire
En République de Guinée, la loi fondamentale énonce le droit à la protection sociale
de tous les citoyens en matière de santé, de bien-être physique et de protection
contre les épidémies et fléaux sociaux en son article 15, des personnes âgées et
handicapés, en son article 17 et tous ceux qui travaillent et gagnent un revenu lié à
ce travail, en son article 18.
Cadre légal
La Caisse Nationale de Sécurité Sociale est un organisme de droit privé chargé d’une
mission de service public doté de la personnalité juridique et jouissant de l’autonomie
financière.
Elle est régie par la Loi N° 21/AN/60 du 12 Décembre 1960, qui a institué le code de
sécurité sociale en République de Guinée.
Les dispositions de ce code ont été modifiées par la Loi 94/006/CTRN. C’est sous
l’empire de cette dernière Loi que fonctionne aujourd’hui la CNSS. Elle a pour objet
de garantir les travailleurs salariés et leurs familles contre les risques sociaux auxquels
ils sont exposés.
Le décret 185/PRG/SGG/CNDD du 5 septembre 2009 apporte les modifications de
l’âge d’admission à la retraite, accordants désormais 55 ans au plus aux agents
occupés aux taches de manutention et de forces physiques, 60 ans au plus pour les
ouvriers, agents d’encadrement et de maîtrise ; et 65 ans au plus pour les cadres
ingénieurs chargés d’assurer l’administration et de gestion.
Cadre institutionnel
Aux termes des dispositions du code de sécurité sociale en son article 6, la CNSS est
dirigée par un organe de décision : le Conseil d’Administration tripartite (EtatEmployeurs-Salariés) et un organe d’exécution : la Direction Générale assistée de 12
8
départements, 36 services et 31 agences et elle est placée sous la tutelle du Ministère
des Affaires Sociale de la Promotion Féminine et de l’Enfance.
Le régime général géré par la CNSS comprend 4 branches :
1.
la branche des pensions de vieillesse, d’invalidité et de survivants ;
2.
la branche des risques professionnels, chargée des prestations en cas
d’accidents du travail et de maladies professionnelles ;
3.
la branche des prestations familiales ;
4.
la branche de l’assurance maladie ;
Les conditions d’admission d’un assuré à la retraite, d’attribution des prestations, les
modes de calcul des prestations sont largement illustrer dans le code de sécurité
sociale guinéen de son article 49 à son article 62.
Gestion de la carrière
En dépit des efforts de reformes structurelles soutenus consacré pour le
développement de la sécurité sociale en Guinée, force est de reconnaître que son
champ d’application reste très faible par rapport à la couche de la population
protégée, mais aussi par rapport aux prestations servies. Sur une population estimée à
plus de onze millions d’habitants, la CNSS en couvre à peine 7%. L’immense majorité
de la population reste sans couverture sociale.
En s’appuyant sur la volonté politique de l’actuel Chef de l’Etat guinéens de lutte
contre la pauvreté, la corruption, l’exclusion, de mettre en place la gestion qualitative
de l’administration guinéenne tout en modernisant les modes de management, la
Direction Générale de la CNSS place les exigences de ses clients (assurés et
employeurs) au centre de ses préoccupations tout en respectant les exigences
légales et règlementaires.
L’organisation actuelle des structures de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ne
dispose pas de structure qui gère essentiellement la carrière des assurés, le processus
est que le service immatriculation identifie les assurés et le service des pensions
vieillesses régule la carrière des assurés à la retraite dans le cadre de la liquidation des
droits.
En cas d’anomalie sur la carrière d’un assuré le service se réfère au fichier de la base
de donnée du service employeur et au service compte cotisant et émet des
suggestions à l’assuré pour complément d’informations,
9
Procédure d’identification assures et
immatriculation employeurs :
Persuadés que la spécialisation est un bon moyen de gérer plus finement un
organisme de la taille de la CNSS, l’on ne saurait parler de la gestion des carrières
sans pourtant faire allusion ou parler de l’identification des assurés et des employeurs.
Ce service est comme une porte d’entrée pour toutes les informations en matière
d’identification des assurés et immatriculation des employeurs.
Le service immatriculation ou identification de la CNSS a pour mission de faire
immatriculer les assurés déclarer par les employeurs, de produire des informations sur
un assuré à travers son employeur au besoin des autres services connexe.
La première tâche d’un organisme de sécurité sociale est donc d’enregistrer deux
populations
avec
une
parfaite
exactitude.
C’est
pourquoi
les
fonctions
d’immatriculation et d’affiliation et leur organisation revêtent dans ce domaine une
importance primordiale.
Les régimes de sécurité Sociale dans leur organisation fonctionnelle doivent toujours
faire l’identification des :

Employeurs pour la gestion du recouvrement et la détermination des taux des
risques ;

Assurés pour le paiement de toutes les prestations et particulièrement celles
relatives à la vieillesse nécessitant souvent la gestion sur une longue période avec le
concept de la gestion des comptes individuels.
1.5.1. Procédure d’identification d’un assuré
L’immatriculation d’un assuré incombe :

A l’employeur qui doit aviser la caisse de l’embauche d’un salarié non encore
immatriculer.

Au travailleur si l’employeur est défaillant.

A la caisse d’affiliation en absence de déclaration de l’employeur ou du
travailleur, soit à la requête de l’inspecteur du travail, soit lorsqu’elle a connaissance
de la survenance d’un accident de travail par exemple.
10
La CNSS demande généralement aux travailleurs un dossier d’immatriculation
composé de la demande signée par le travailleur et l’employeur. La demande est
transmise à la caisse dans les huit jours suivant l’embauche.
1.5.2. Procédure d’immatriculation d’un employeur
L’élément indispensable à l’immatriculation d’un employeur est la demande
d’Immatriculation employeur qui est un imprimé fourni par la CNSS qui recueille les
renseignements sur les activités de l’entreprise, la situation géographique à travers
l’imprimé délivré par la CNSS à l’employeur
(Supprimer l’alinéa)Après les informations fournies par l’employeur le service
immatriculation de la CNSS attribue un numéro employeur à l’entreprise qui est
d’ordre chronologique par rang d’inscription, un numéro significatif qui permet à sa
seule lecture de situer l’entreprise (Activités, Localisation, Effectif, etc.) dans le registre
tenu manuellement et transcris depuis l’informatisation dans l’applicatif INTRANET
CNSS acquis depuis 2011. (Cf. art. 25 du code de la sécurité sociale).
Organisation interne et répartition des activités
Le Système d’identification des employeurs et des assurés est géré par le service
immatriculation des assurés et employeurs (combien d’assurés ????) .
Compte tenu du volume de travail, la direction générale à scindé ce service pour
mettre en place le service compte employeurs dédié à l’identification employeur.
Le compte individuel des assurés tenu manuellement dans le registre géré par le
Service immatriculation des assurés, et la carrière des assurés est gérée par le service
des pensions de vieillesse.
1.6.1. Organisation du service des pensions vieillesse
Le service des pensions s’occupe de la tenue des comptes individuels de salaire ou
reconstitution des comptes carrières des assurés, et la liquidation des droits des
prestations de vieillesse.
1.6.1.1.
Section étude, orientation et statistique
Ce service a charge de l’étude administrative et technique de la moralité de tous les
dossiers pour traitement avant transmission au service immatriculation et le service
11
Grappe familiale qui déterminera le compte salaire des 10 dernières années avant la
retraite.
1.6.1.2.
Section retraite
Ce service s’occupe du traitement et le décompte en cas de la retraite, d’allocation
de vieillesse et d’invalidité.
1.6.1.3.
Section reversions
Le traitement de dossier en cas de décès de l’assuré pour des prestations et (pension
de survivant).
La gestion des données de la carrière :
A la CNSS, la procédure de gestion du compte individuel de l’assuré repose sur trois
(3) étapes fondamentales que sont :
1.7.1. La production des Déclarations Nominatives de Salaire
(DNS)
Ce sont des documents prévus pour collecter, mensuellement, trimestriellement et
annuellement les informations sur les rémunérations perçus par les travailleurs assurés.
Ces déclarations sont pré listées (portant les noms et prénoms, des salaires) et sont
envoyées aux employeurs au plus tard les 05 premiers jours ouvrables du mois suivant,
les 05 jours du mois précédent le trimestre et le 31 janvier de l’année suivante pour le
compte du premier semestre de l’année en cours.
Les employeurs sont tenus de les retourner à la CNSS dûment signées et cachetées,
s’ils sont d’accord avec les informations qui sont portées.
Lorsque les employeurs ont des observations à faire sur ces déclarations, ils
s’abstiennent de les signer. Les corrections qu’ils voudraient y apporter sont
consignées sur des imprimés dénommés « Etats des Variations des Effectifs et des
Salaires ». Ces états sont retournés avec les DNS à la Caisse qui procède aux
corrections nécessaires et édite de nouvelles DNS qui sont de nouveau soumises aux
employeurs pour signature et renvoi à la Caisse.
Il est important de souligner que les employeurs peuvent communiquer les variations
sur support électronique. En faisant cette option, l’employeur est tenu cependant
d’accompagner ce support électronique d’un bordereau de ces variations dûment
signées.
12
1.7.2. La saisie des Déclarations Nominatives des salaires :
Depuis la mise en place du dispositif informatique, la saisie consiste à ouvrir le compte
individuel de chaque salarié figurant sur la DNS et saisir dans la base de données les
salaires déclarés par les employeurs. Ce travail est effectué par des agents d’assiette
du service compte employeur spécialisé dans l’outil saisi des déclarations de salaires
dans l’applicatif INTRANNET CNSS.
A la fin de ce travail, un bordereau récapitulatif des saisies est édité par l’opérateur
de saisie qui est transmis à l’agent chargé du contrôle qui va procéder au
rapprochement du bordereau avec la DNS afin de vérifier la qualité de la saisie.
1.7.3. La mise à jour du compte carrière des assurés :
La mise à jour du compte carrière des assurés à la CNSS consiste donc à introduire
dans la base de données, toutes les informations concernant le nouveau statut de
l’assuré, qui sont portées à la connaissance de la CNSS. Lorsque la CNSS est informée
sur des évènements tels que la démission, le licenciement ou le décès, soit par
enquêtes des contrôleurs, ou sur les indications données par l’employeur sur les
Déclarations Nominatives des salaires, l’agent chargé de la saisie enregistre d’abord
les salaires déclarés de l’assuré, puis procède ensuite à la mise à jour ou alimentation
du compte.
Par ailleurs, il est possible que l’assuré qui désire connaître la situation de son compte
d’assuré social dans les registres de la CNSS demande l’établissement du relevé de
compte individuel d’assuré social à cette fin.
Archivage
Le service archive et document du département informatique ne disposant pas de
ressources humaines et d’un dispositif de sauvegarde de données dans les normes,
s’occupe de l’archivage de tous les dossiers physiques des assurés et partenaires
sociaux après traitement dans un local acquis pour la cause pour une période de
trente années (30 ans).
1.8.1. Processus d’archivage
Le système d’archivage physique des dossiers à la CNSS se présente ainsi ; une fois le
traitement achevé les dossiers sont ranger par employeur, par secteur d’activité, par
13
mois et par année dans un locale au sein de l’organisme. (Possibilité de demander un
dossier pour vérification ultérieure)
A la fin de chaque trimestre le service statistique fait son rapport statistique lors de la
réunion de revus des activés des différents services.
Les acteurs du processus de gestion des carrières
L’organisation actuelle des structures de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ne
dispose pas de structure qui gère essentiellement la carrière des assurés. Le circuit de
dossiers implique les acteurs du département immatriculation, recouvrement et
gestion des assurés sociaux, le département des prestations techniques, le
département du contrôle interne et le département du service comptable et
financier.
Forces et faiblesses de l’organisation actuelle
La vision politique et stratégique de la nouvelle direction à sa prise de fonction a
permis aux cadres et agents de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale d’être dans
un dynamisme de changement.
1.10.1. Les Forces
Au regard des nombreux problèmes que rencontre la CNSS, elle a entrepris depuis
deux (2) ans des réformes, notamment la restructuration de tout
son système
d’informations et de gestion administrative.
Pour donner plus d’impulsion à cette nouvelle dynamique de changement dans
laquelle elle s’est inscrite, la direction
générale a décidé l’acquisition de l’outil
INTRANET CNSS. Elle s’est également inscrite dans la GED (Gestion Electronique des
Documents), et proposer le service déclaration des salaires par des échanges de
supports électroniques qui n’a pas pour le moment l’adhésion d’un grand nombre
d’employeurs.
Elle a créé des nouvelles structures notamment : le service compte employeur, le
service Grappe familiale et également engager des agents d’assiettes au niveau du
département immatriculation, recouvrement et gestion des assurés pour assurer une
gestion parfaite des différents comptes ; fait l’Amélioration de l’efficience et de
l’efficacité administrative par l’accroissement de la qualité des services rendus aux
usagers dans le domaine du recouvrement et des prestations (simplification des
14
procédures, augmentation de la productivité, réduction des délais de traitement des
dossiers) ; L’Elaboration des référentiels de bonnes pratiques et d’harmonisation du
recouvrement et des prestations sociales ; La Redynamisation du Contrôle, de la
gestion administrative et du Contentieux.
Au point de vue organisation, la création de nouveaux départements, des services et
le
recrutement
des
agents
est
venue
corriger
quelques
défaillances
de
fonctionnement constatées au cours des années antérieures. (L’espoir d’avoir des
fichiers fiables et bien archivés est désormais permis).
1.10.2. Les Faiblesses
Une politique, une vision stratégique ne s’aurais se concrétisée sans ressources
humaines, qui est la clef de voûte de toute réussite, et ne pourra fut –elle structurée,
déterminante
et volontariste, aboutir que si elle est soutenue par une volonté
partagée de tous les acteurs.
Les missions des organismes de sécurités sociales d’Afrique de l’ouest francophone en
développement, sont difficiles à cerner à cause :

Du manque de réadaptation des textes légaux et juridiques (Code de Sécurité
Sociale) au contexte socio- économique du pays ;

Du manque de niveau de formation de l’utilisation des outils informatiques des
agents de la CNSS.

Du manque de partenariat et d’outil d’échange d’informations entre la CNSS
et les structures d’Etat notamment : le service des impôts, l’INSEE, les mairies, les
communes…..

Du manque de mise à disposition des partenaires sociaux des outils d’échange
d’informations entre la CNSS et ses partenaires;

Manque de localisation des employeurs par manque d’adressage ;

L’instabilité politique qui entraine très souvent la délocalisation ou fermeture
des entreprises, favorisant le taux de chômage, la pauvreté, restriction du taux de
couverture sociale de la population.
15
PARTIE 2.
PRECONISATIONS POUR UNE BONNE GESTION DE
COMPTE CARRIERE :
A l’analyse des procédures de traitement du Département Déclarations des Données
Sociales, du Département Carrière Cible, du Département Carrière Avant Retraite à
travers le service de l’Identification employeurs et assurés, du mode d’archivage du
secteur micro film de la sous-direction carrières et déclarations CARSAT Rhône Alpes
Lyon, certains points suscitent beaucoup d’intérêt. Il s’agit de la volonté politique des
autorités, de l’échange des informations; de l’importance du NIR certifié, du droit à
l’information sur retraite, de l’archivage….
L’un des points positifs est relatif à l’existence des fichiers complémentaires tels que
les outils de l’INSEE, du Répertoire National etc…qui sont des trésors d’informations à
la disposition de tous les régimes. Bien qu’il soit de création assez récente, il regorge
d’informations concernant l’ensemble des bénéficiaires des prestations et des
avantages de toute nature servis par les régimes de protection sociale en France. Ce
qui semble assez rassurant du point de vue fiabilité du contenu de ce répertoire
concernant les individus, vient du fait qu’il est basé sur l’identifiant unique qui est le
NIR. Egalement le degré d’implication des autorités à l’identification des individus est
remarquable.
C’est ainsi que des mises à jour sont faites périodiquement concernant les procédures
afin de mettre les agents qui traitent ces dossiers à l’abri de beaucoup d’erreurs et de
fraudes.
A cet effet, une lettre en date du 28 février 2012, adressée par la Direction des Etudes,
des Répertoires et des Statistiques à toutes les Caisses est édifiante à plus d’un titre.
Les recommandations contenues dans cette lettre, concernant les individus nés hors
métropole, indiquent ce qui suit :
« Parmi les modifications substantielles, une attention particulière doit être apportée à
trois sujets :

l’obligation de produire deux pièces d’identification (une pièce d’état civil et
un document d’identité) pour toute demande d’immatriculation et de rectification
d’état civil,

la recevabilité des seules pièces d’état civil traduites par des autorités habilitées
et, le cas échéant, dûment légalisées ou apostillées,
16

la nécessité de renforcer les contrôles sur les pièces d’identité, à minima en
présence de copies, de manière plus approfondie en présence de documents
originaux.
Nous vous demandons de bien vouloir porter une attention particulière à la prise en
compte de ces recommandations et à leur application au sein de votre caisse dès
réception du présent document »
Ces consignes permettent donc de vérifier qu’un NIR qui existerait déjà, puisse être
certifié au besoin.
Organisation de la Sous-direction Carrière et
Déclarations
La Sous-Direction Carrière et Déclarations est une structure de la Caisse de Retraite
Rhône Alpes de Lyon (Cf : organigramme SDCAD annexe2) qui a pour missions tout
au long de la carrière, en lien avec les employeurs et les assurés :

D’alimenter le compte retraite des assurés,

D’informer les salariés,

De consolider et régulariser les carrières pour préparer la future retraite.
La gestion et le fonctionnement de la Carsat Rhône-Alpes sont placés sous la
responsabilité d'un Directeur Général et d'un Conseil d'Administration.
Le Directeur Général fixe l’organisation du travail et nomme les agents de direction excepté l’Agent Comptable, en vue d’accomplir les diverses missions de l’Assurance
Retraite et de l’Assurance Maladie.
(Cf. Organigramme général des Directions Annexe 1)
Le système d’immatriculation national :

Employeur (SIRET) : offre des options de service en ligne aux employeurs en leurs
donnant la possibilité d’envoyer un fichier électronique, via des outils spécifiques
développés sur le site de la CARSAT ra en France comme l’outil E-vantail site internet.

Assuré Numéro d’inscription au répertoire (NIR) des personnes physiques géré
par l’Institut National des Statistiques et Etude Economique(INSEE) qui met en lien les
informations enregistrées dans les outils de gestion utiliser par l’organisme.
17
Il est le moyen par excellence pour éviter la création des doublons parce que de par
sa configuration de treize (13) chiffres concernant des informations telles que le sexe,
l’âge, la date, le lieu et le mois de naissance entre autres, permet de lever le doute
sur les
homonymes qui constituent souvent de véritables pièges en matière
d’immatriculation.
Par ses prérogatives lui permettant de ratisser large (les personnes nées en métropole
ainsi que celles qui sont nées dans
les
territoires d’outre‐mer), le NIR ne laisse
pratiquement pas de place à la fraude parce que tous ceux qui sont en droit de
pouvoir prétendre aux prestations de la sécurité sociale sont pris en compte.
Un objectif d’exhaustivité et une qualité de la
carrière qui s’appuient sur :

La correction des anomalies des DADS avec l’exploitation à l’issu de la
campagne annuelle des enquêtes transmis aux assurés pour rectification de leur
identification.

Les anomalies des reports, des anomalies DAES des listes des SIRET employeurs
à contacter : les DADS manquantes ou DADS en double etc…..

Le droit à l’information (RIS-EIG-Pusch carrière) optimisé par internet et les
services du portail unique de branche, qui permet à l’assuré de vérifier sa carrière
régulièrement et au moins tous les 5 ans pour demander une régularisation « au fil de
l’eau », voir en coproduction pour les trimestres pour enfants

Les RDC ciblées : étude pointant sur les dossiers correspondant à des situations
à risque

Le partenariat pour une dématérialisation des flux et des conventions visant à
contraindre les émetteurs à déclarer leurs données sociales.
Un système d’information performant :

L’outil Retraite (OR) basé sur les informations issues de l’identification des assurés
(SNGI), la gestion des carrières (SNGC), la gestion des dossiers (SNGD)

Les reports directes : l’échange d’informations entre la CARSAT et les autres
organismes pôle emploi pour l’alimentation des comptes carrières à travers ses
différents outils sont d’une grande efficacité, car elles limitent au recours aux
informations demander aux assurés et permet ainsi de « tisser un filet à mailles très
18
serrées » qui ne laisse pas beaucoup de latitude à ceux qui sont animés de l’intention
de commettre la fraude.

Les anomalies de report

Les anomalies des DADS-liste de SIRET employeurs à contacter pour DADS
manquants, …..

L’application Report Non Effectuer (RNE) stocke toutes les lignes qui n'ont pas
été reportées au SNGC suite à un problème d'identification, de taux régime ou de
carrière (suspicion de double report, tentative de report sur élément certifié).
L’outil RNE Web permet de consulter et d’exploiter ces lignes en anomalie. Ce service
permet :

de consulter le RNE à partir de divers critères (n° de référence RNE, SIRET
employeur, informations état civil...) ;

d’apporter des solutions d’identification ;

d’apporter des corrections d’anomalies de taux et régime ;

d’invalider une anomalie ;

de neutraliser une anomalie pour prise en compte en contexte d’instruction.
Toutes les anomalies (identification, reports) traitées ne sont plus visibles mais sont
conservées en arrière-plan par le système. Elles sont accessibles uniquement par le
numéro d’enquête ou de référence RNE.
Pour les anomalies d’identification, un contrôle applicatif a été mis en place, pour
« bloquer » les modifications d’identité trop divergentes des informations déclarées, le
déblocage étant soumis à validation sous la responsabilité de l’agence comptable.
Ce contrôle par l’agent comptable peut être de deux ordres :

Soit il accepte la proposition de solution et l’anomalie est alors soumise à report
au SNGC

Soit il refuse la proposition de solution et l’anomalie est alors dans l’état « refusée
par le contrôleur »
Une anomalie refusée par le contrôleur peut alors faire l’objet d’une nouvelle
proposition de solution d’identification ou bien elle peut être abandonnée et dans ce
cas elle redevient une anomalie RNE en stock.
Le droit à l’information :
Des documents d’information qui permettent aux assurés de vérifier l’exactitude de
leur relever de carrière et de demander la régularisation de leur compte.
Depuis 2012, les assurés reçoivent de 35 ans et tous les 5 ans :
19

Un relevé individuel de situation qui précise les données carrière enregistré au
niveau de tous les régimes de base et des régimes complémentaires à partir de 55
ans ;

Un RIS plus une estimation indicative globale du montant de la retraite ;

un push carrière : l’information l’assuré abonné ay service "le portail unique de
branche de la mise à jour annuelle de sa carrière ;

Les entretiens information conseil à partir de 45 ans et de 55 ans (plus complet) ;

Les revus de salaires dans le cadre de la formation conseil en entreprise ;

La mise à disposition d’une plateforme téléphonique de service avec un
numéro unique qui permet aux assurés de s’informer ou de connaitre l’avancer du
traitement de leur dossier.
Des règles et conservation de l’archivage :
La technique et la pratique prennent toujours leur appui sur des textes réglementaires,
la modification des uns implique celle des autres.
En effet, au cours de ces dernières années, la création de documents numériques
s’est généralisée tandis que les législations et les normes régissant l’information se sont
multipliées des microfilms ont été réalisé de 1942 à 1998 avec un relais assuré par la
GED, donnée sociale ensuite. Ce qui pourra inciter la CNSS à redynamiser son service
archives et documentation sur la conservation permanente des documents
technologiques.
L’objectif de ce service consistera à définir les modalités d’acquisition, de traitement,
de conservation et de diffusion des archives numériques. Comme nous le montre
l’expérience des bonnes pratiques du secteur Microfilm de la CARSAT ra.
Ce secteur a pour mission de répondre à des demandes d’informations relatives aux
salariés du régime général ou bien relatives aux employeurs. Le secteur dispose d’un
dispositif de gestion et de sauvegarde et d’une organisation très spécifique dont les
recherchent sera essentiellement des informations sur les Déclarations Annuelles de
Données Sociales (D.A.D.S) à partir de supports microfilmés ou d’applicatifs
informatiques.
Une organisation qui s’appuie sur le pilotage des
activités :
20
Un Suivi de production et des Statistiques des activités, suivi des indicateurs nationaux

Un suivi tableau de bord hebdomadaire

Un comité de pilotage processus retraite qui fixe les orientations stratégiques et
opérationnelles des services au vu des résultats et des objectifs de la branche retraite.
Stratégique : projection sur les activités à fournir, les effectifs ;
Opérationnelle : une gestion des situations de congé, la production des agents et
mettre en place les actions d’accompagnement (formation) pour obtenir une
réorganisation.
Les organisations et procédures transposables à la
CNSS :
2.8.1. Identification des employeurs et des assurés :
2.8.1.1.
Identification des employeurs :
Au niveau de l’identification des employeurs la CNSS doit proposer aux employeurs
des outils pour leurs permettre de s’immatriculer et de déclarer leurs assurés via un Site
internet tel que l‘outil e-vantail (cf. annexe) en France qui est un service proposé aux
employeurs pour leurs permet de saisir leurs DADS s’ils ne possèdent pas de logiciel de
paie. C'est une manière rapide d'effectuer leurs DADS :

les données relatives à leur entreprise et à leurs salariés sont affichées à l’écran ;

la saisie est contextuelle en fonction de la situation de leurs salariés.
2.8.1.2.
Identification des assurés :
En France, l’assuré que son employeur déclare, est pris en compte à partir de sa pièce
d’état civil. Et c’est celle‐ci qui va servir à certifier son NIR qui se trouve dans le système
d’information de l’INSEE. La CNSS devra aussi adopter cette pratique. Elle ne doit
réclamer que la pièce d’état civil ou les pièces de remplacement que sont le
jugement supplétif pour ceux qui n’ont pas été déclaré à leur naissance, et le
jugement rectificatif de noms
pour les demandeurs qui ont eu à porter des
modifications sur leurs prénoms et même sur leur patronyme.
2.8.1.3.
La nécessité d’un identifiant unique :
21
Comme mentionné plus haut, le NIR qui est un abrégé et un diminutif de Numéro
d’Identification au Registre des Personnes Physiques (NIRPP), est un numéro qui est
d’une grande efficacité quant à sa faculté de régler les problèmes d’homonymie,
non seulement au niveau des CARSAT, mais de toute la Sécurité Sociale, voire dans
d’autres domaines sur le plan national.
Développement techniques : communiqué, sensibilisé, informé, formé
Les employeurs
Les agents en interne avec un accompagnement
2.8.2. Les conditions et modalités de la mise en œuvre du NIR en
Guinée :
D’une superficie de 245 857 km², il abrite 11 176 026 habitants selon le dernier
recensement de la population réalisé en août 2013 par la CENI. Elle est un pays des
hommes
dynamiques
avec des autorités
qui ont les regards portés vers le
développement et l’innovation. Mais en matière de système unique nationale
d’identification, il faut plus que cela pour réussir. La volonté politique, les moyens
techniques et financiers, une bonne organisation ainsi que l’éducation de la masse
populaire sont indispensables.
2.8.3. La volonté politique :
Si en France le NIR, fruit de l’esprit créatif d’un polytechnicien, s’est imposé et
généralisé sans trop de difficultés, il n’en sera pas de même pour sa transposition et
son adaptation dans d’autres pays en voie de développement comme la Guinée
qui ont des problèmes primaires urgents à gérer.
Mais vu l’importance que revêt ce problème d’identification, ces appréhensions
seront
vite aplanies. Mais il faut beaucoup de volonté politique pour porter la
nécessité d’un identifiant unique au rang des besoins urgents du pays. La CNSS est
intéressée à plus d’un titre à la résolution de ce problème. Il serait donc bien opportun
que les autorités de la CNSS portent ce sujet à débattre au niveau du conseil des
ministres via le conseil d’administration.
22
2.8.4. Les dispositions administratives nécessaires :
A cette étape, comme cela est le cas pour la France, le découpage administratif
existe déjà. La Guinée compte quatre (4) régions naturelles subdivisées en
préfectures. Chaque préfecture est dirigée par un préfet qui a toutes les
compétences en matière de gestion administrative économique et sociale de sa
localité.
Dans chaque préfecture se trouvent des communes pour l’administration des villes.
Les prérogatives que détiennent les préfets, ou élues locaux pour la délivrance des
pièces d’état civil sont les mêmes que celles des maires dans les communes. Il suffit
simplement de former et rendre ces chefs et leurs préposés plus conscients de leurs
responsabilités. Cela est d’autant plus capital pour la réussite de cette préconisation,
si l’on considère la grande légèreté dont la délivrance de ces pièces d’état civil
entoure.
Une autre décision administrative qui devra être prise est celle du choix du service
administratif qui sera responsable de la gestion de cet identifiant unique. Il ne sera
pas compliqué puisque le service le mieux indiqué est l’INSEE, en utilisant au mieux le
fichier de la CENI (Commission Electorale Nationale Indépendante) qui détient le
dernier fichier de recensement national.
2.8.5. Les dispositions techniques :
Dans un premier temps, la tâche va consister à prendre en charge l’existant, c’est‐
à‐dire faire la remontée de toutes les souches des pièces d’états civil se trouvant à la
CENI, dans les mairies et autres vers ses locaux.
Un travail de dépouillement et saisie à l’ordinateur devra suivre cette étape qui sera
bouclée par le tri et la codification des données.
Pour ce qui concerne les nouvelles naissances, il sera demandé dans les centres
hospitaliers, aux mairies et aux préposés des chefs de ne délivrer ces documents que
sur des preuves bien établies, et d’en faire copie à l’endroit de l’INSEE. Désormais, la
délivrance des pièces d’état civil doit être effectuée avec beaucoup plus de
responsabilité.
23
Les mesures sécuritaires ne sont pas à négliger. Il est impératif qu’une charte pour les
utilisateurs de cet identifiant unique soit élaborée, avec un code de déontologie
clairement défini. Comme il en est pour la France, la phase de restitution de ce
numéro à chaque citoyen doit être bien choisie en exemple lors du 1er emploi salarié
pour permettre la conservation par les titulaires.
L’application d’un identifiant unique à la CNSS :
La mise en place d’un identifiant unique à la CNSS ne devrait pas poser de problème.
Au niveau de l’immatriculation des travailleurs, le NIR qui est une pratique propre à la
France, est parfaitement transposable dans les conditions qui ont été exposées.
Même si au prime abord, il apparaît comme hors de portée en général et de la CNSS
en particulier, il y demeure cependant applicable dans un avenir pas trop lointain.
Cependant, il convient de souligner une fois encore que la gestion des carrières des
assurés ne pourra pas être réalisée conformément aux attentes tant que certains
préalables demeurent non réalisés. En effet, une parfaite identification doit se reposer
sur des fichiers bien composés. Il est donc évident que la réussite de ces préconisations
reste tributaire des solutions qui seront apportées à certains problèmes, notamment
celui des assurés non intégré dans la base de données assurés.
2.9.1. Mise en place d’un système d’information :
Un système d’information performant est de nos jours incontournable pour une
organisation comme la CNSS qui s’est inscrite dans une stratégie d’amélioration des
services qu’elle propose à ses usagers. C’est un instrument de lutte contre la fraude et
de pilotage de données statistiques fiables dès lors qu’il fait l’objet d’un contrôle et
d’une supervision en exploitation.
Par conséquent la mise en place d’un système d’information performant pour
répondre aux exigences des missions de l’organisme découle des préalables en terme
de ressources humaine, financière et matérielle, de la formation du personnel, de
l’organisation interne, de l’harmonisation des pratiques,
de la mise place des
procédures et élaboration des processus, du suivi contrôle et évaluations etc…
2.9.2. Des outils de gestion :
24
Dans un organisme de sécurité sociale les outils de contrôle et de supervision doivent
être associés à la multiplication et la multiplicité des formes organisationnelles. Les
tableaux de bord, les référentiels, matrice stratégique, système de tarification,
systèmes de contrôle budgétaire, de supervision et bien d’autres, sont autant d’outils
de gestion utilisable dans les organisations.
Pour être caractéristique du domaine de la gestion, un outil doit contribuer aux
fonctions élémentaires de la gestion, c’est-à-dire la délégation, l’évaluation et la
coordination. Ils ont pour objet annoncé de proposer la simplification d’une réalité
managériale pour en rendre le traitement plus aisé et constituent un ensemble de
raisonnements et de connaissances reliant de façon formelle un certain nombre de
variables.
Ces outils de gestion permettront à la CNSS d’avoir un système de contrôle plus fiable
et opération dans l’émergence de nouvelles stratégies.
2.9.3. Sur le plan technique :
Un
programme informatique bien élaboré devra prendre en compte toutes les
informations concernant l’identité des assurés qui manquent dans la base et qui
devront être saisies. Cette étape est nécessaire afin de faire correspondre l’ancien
numéro d’immatriculation et le nouvel identifiant unique.
La CNSS a les compétences nécessaires pour ce travail. Elle peut également compter
sur l’appui des Caisses partenaires. La formation des utilisateurs viendra boucler le
dispositif. Il est évident qu’un projet de cette taille ne peut pas se réaliser du jour au
lendemain. Il prendra raisonnablement quelques temps avant de voir le jour. Mais en
attendant, certaines réformes sont nécessaires pour l’immatriculation des assurés,
l’information, l’archivage des données des assurés par une méthode de travail ou des
procédures bien élaborées.
Mise en place d’un système d’information
2.10.1. Le développement des services :
2.10.1.1. Internet :

Mise à disposition sur la page web de la CNSS
des modules spécifique
d’identification des assurés et des employeurs avec un lien site e-vantail ;
25
Faire un développement des services en ligne aux employeurs de faire leur

déclaration nominative de salaire en ligne ;
Information des assurés sur leur carrière, sur l’ouverture du droit à la retraite, le

relevé individuel de situation ;
A ce titre les champs pourraient être améliorés avec le développement d’une
plateforme téléphonique de service fonctionnant avec un numéro unique pour
faciliter l’accès à l’information aux assurés.

Mettre en place une organisation pour mener des entretiens information
retraite ;
2.10.1.2. Le droit à l’information :

L’envoi d’un document d’information générale aux assurés ;
Il conviendrait de donner la possibilité aux assurés d’obtenir auprès de la CNSS un
document général sur la retraite et entretien portant notamment sur les droits
constitués dans le régime de retraite à partir d’un certain âge (45 ans) pour leur
permettre de régulariser leur carrière au fil de l’eau et avant la retraite dans le souci
de tenir efficacement le compte carrière d’un assuré avant la retraite et éviter le risque
de payer le droit à la mauvaise personne, de régulariser tardivement la carrière et de
se retrouver face à un assuré qui serait dans l’incapacité de fournir des preuves de
son activité salariale et ses années d’assurance.
Compte tenu du niveau d’analphabétisme de la population l’entretien information
retraite permettrait d’accompagner l’assuré dans la compréhension du système de
retraite. Le model et l’expérience réussie de la CARSAT est à entreprendre.
2.10.1.3. Les opérations de maitrise de risques :
Selon les étapes de la procédure d’instruction : seront de différentes formes et placés
en amont (respect des instructions) de la saisie (recevabilité de la demande et des
pièces), pendant le traitement et après (contrôle et supervision), sur tous le long du
processus.

Avant la saisie : recevabilité sur les pièces rectificatives et sur l’éligibilité de
l’assuré au bénéfice d’une prestation ;

Après la saisie et avant la clôture définitive d’un dossier : vérification de
l’instruction dans sa globalité.
26
Sécurisation des fichiers d’un compte individuel de
salaire:
Le fichier des carrières de la CNSS a de réels problèmes. Il a traversé diverses époques
l’époque de la transcription manuelle au système informatique. Les tentatives de
reconstitution des carrières laissent plus qu’un goût d’inachevé. En réalité ce n’est
qu’un travail ébauché.
En tout état de fait, le travail de contrôle, de supervision et de sécurisation doit être
réalisé pour payer le bon droit, au bon assuré et surtout éviter la fraude qui entrainera
des incidences financières.
Ainsi, notre étude à ce niveau va s’articuler autour de ces points : la prise en compte
des périodes antérieures (période lacunaire) et leurs contrôles, la prise en compte des
flux actuels et leurs contrôles et le système de contrôles et supervision approprié à
l’ensemble de la carrière.
Pour une gestion plus fine et pour la sécurisation du fichier, une organisation et la
mise en place du dispositif matériel est nécessaire comme le cas dans le secteur
microfilm de la CARSAT ra de Lyon. Ce secteur microfilm dispose d’un système de
sauvegarde sur les bobines microfilmées qui ont une capacité en termes de
périodicité de conservation de document et le fichier est plus facilement gérable.
En cas de besoin d’information une les périodes lacunaires ou en cas de contentieux
à l’aide de l’outil de gestion il sera possible d’avoir le dossier de l’assuré pouvant
justifier la validation de ces périodes en cause.
27
Efficience des équipes :
Le pilotage :
2.12.1. Le contrôle et la supervision :
Une procédure quelle que soit sa qualité, doit être contrôlée et supervisée.
2.12.1.1. Le contrôle :
C’est une démarche permanente qui vise à maîtriser les risques liés aux activités. Son
cadre est fixé par une loi. Il fait l’objet de concertation entre l’ordonnateur et l’Agent
Comptable.
L’intérêt
du contrôle et de la supervision découlent de leurs modes opératoires
quotidiens, hebdomadaires, mensuels, annuels basés sur la date des contrôles, la
description du contrôle à réaliser la traçabilité du contrôle, le traitement des
anomalies, la sauvegarde qui aboutiront à la mise en place d’un tableau de suivi
opérationnel.
Le contrôle est un processus de maitrise de risques financier.
Le contrôle relève de l’agent comptable.
Du point de vu instruction, le contrôle opéré avant la phase de saisie est un principe
qui fait l’objet d’une attention particulière dont le respect
scrupuleux
de ses
modalités de pratique dépend de la réussite de d’information sur un assuré et un
employeur, de la mise à jour des comptes individuels de salaire.
Bien des erreurs auraient pu être évitées si l’instruction avait été pratiquée dans les
normes au niveau du contrôle de la pièce d’état civil, le contrôle de la demande
d’immatriculation assurés et employeurs ; le rapprochement entre la pièce d’état civil
et la demande d’immatriculation.
Puisque la demande d’immatriculation reprend toutes les mentions de la pièce d’état
civil, il y aura intérêt à faire le rapprochement des deux documents. Il s’agit dans ce
cas précis, de les comparer point pour point pour s’assurer que la pièce d’état civil
est transcrite. Cela est nécessaire en vue de la correction de tous les écarts pour éviter
des non conformités qui sont de nature à créer des doublons.
28
2.12.1.2. La supervision :
La supervision relève de l’ordonnateur. La supervision consiste pour un responsable, à
engager une démarche ciblée et ponctuelle, visant à garantir un niveau optimum de
qualité, de régularité et de fiabilité du travail effectué par son unité de production.
Une supervision peut être mise en place dans divers contextes… Suite à la diffusion
d’une consigne, d’une fiche technique, d’une nouvelle règle législative, à la mise en
place d’un circuit, d’une application, à l’arrivée agent nouvellement formé, sur un
indicateur convention d’objection de gestion (COG), sur un élément du plan de
contrôle interne, etc… avec divers objectifs : vérifier le respect d’une consigne, valider
l’acquisition de compétences ou de connaissances, repérer les difficultés sur une
application, s’assurer de la compréhension d’un circuit, d’une règle législative, etc…Il
est donc important que des contrôles et supervisions soient prévus pour mieux sécuriser
les informations contenues dans la base de données. (cf. tableau1)
A ce titre à la CNSS la supervision est réalisée mais sans les outils de suivi qui permettent
d’apprécier la qualité de traitement, les plans d’actions à maitre en place au niveau
des équipes (formation, modification des consignes etc..) et les moyens de
programmes.
Une création d’outil pourrait être facilement faite à la CNSS sur la base des référentiels
de supervision.
Une évolution du système d’archivage :
Le système d’archivage employeurs et assurés mis en place par la CNSS pénaliser par
la mauvaise conservation des dossiers, de manque d’outil de gestion électronique
nécessite un accompagnement.
L’instauration d’un système d’archivage parallèle par le biais de microfilm permettrait
de sécuriser l’exhaustivité des données à conserver.
L’objectif et l’avantage de la mise en place d’une telle structure à la CNSS permettra
la simplification du travail de gestion documentaire dans la réalisation de ses activités ;
bâtir une protection du patrimoine documentaire. Par ailleurs, l’application des
durées de conservation et des modes de disposition des données informatiques
facilitera l’épuration des bases de données.
29
CONCLUSION GENERALE
La gestion des comptes individuels de salaire ou reconstitution de la carrière d’un
assuré ne saurait être efficacement et rapidement menée sans une tenue correcte et
performante d’identification assurée.
Les problèmes de la CNSS en matière d’identification, de gestion des fichiers de
d’identification ou immatriculation des travailleurs et de la gestion des carrières sont
dû en grande partie, à sa difficile transition de la transcription manuelle, à
l’informatisation, laissant au passage des doublons et des comptes des assurés non
incluent dans la base de données.
A l’analyse des différentes procédures, d’identification d’un assuré, de reconstitution
de compte carrière, de certification d’un NIR, de la relation client, du droit à
l’information, du système d’archivage, il se confirme que la Sous-direction Carrières et
Déclarations Rhône Alpes de Lyon et la CNSS sont deux organismes qui évoluent dans
deux mondes bien différents.
Cependant des possibilités de transposition et d’adaptation de certaines procédures
de cette structure vers la CNSS restent possibles.
Au niveau de l’identification des travailleurs, le NIR qui est une pratique propre à la
France, est parfaitement transposable dans les conditions qui ont été exposées,
également le droit à l’information qui d’ailleurs reste le fondamental, la mise en place
d’une plateforme téléphonique, la mise en place d’une parfaite structure MICROFILM
pour un archivage comme celle de la SDCADE.
A cet effet, la CNSS qui est à la recherche de la performance dans sa gestion
quotidienne passant par la maîtrise des risques, a déjà pris la mesure de ces problèmes
qui s’est engagée résolument dans la restructuration et la modernisation de son
système d’information. Elle peut donc s’approprier de toutes les innovations qui sont
de nature à la maintenir dans ce dynamisme. Il suffit qu’elles soient réalisables comme
celles qui sont proposées dans cette étude.
Pour bien mener sa mission de protection sociale il serait souhaitable que l’Etat
s’implique avec plus d’engagement politique pour élever la protection sociale au
rang des priorités nationales.
30
Nous restons confient qu’avec la volonté affichée des partenaires sociaux et les
dirigeants de la CNSS, l’espoir de relever ce défi est permis car il
présente de
nombreux avantages tant pour les assurés (réduction du délai de liquidation,
connaissance du nombre de trimestre cotisé, du montant de la pension, de sa date
de départ à la retraite) que pour la CNSS (satisfaction des assurés, bonne image de
l’organisme, entre autres..).
31
LES ABREVIATIONS :
CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale
CARSAT : Caisse de Retraite et Santé au Travail
SDCADE :
COG : Contrat d’objectif et de Gestion
INSEE : Institut Nationale de la Statistique et des Etudes Economiques
CENI : Commission Electorale Nationale Indépendante
NIR : Numéro D’Inscription au Répertoire
OR : Outil de Retraite
DNS : Déclaration Nominative du Salaire
SIRET : Système d’Identification du Répertoire des Etablissements
DADS : Déclaration des données sociales
32
LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 : Plan de Maîtrise de la branche Retraite domaines Identification, Carrière
et Déclarations (rétablissement dans le droit).
Tableau 2 : Plan de Maîtrise de la branche Retraite domaines Identification, Carrière
et Déclarations (déclarations papier).
33
TABLEAU 1
Plan de Maîtrise de la branche Retraite
domaines Identification, Carrière et Déclarations, Retraite
Auteur
GT Supervision Carrière et
Déclarations
Version
FICHE MOYEN DE MAÎTRISE
Date de Mise en Œuvre
Validation
01/09/2013
1
COPS Carrière et Déclarations
Cible
Rétablissements Dans Les Droits
Référence
PMR-IDCR-ORD-RDD
Plan Socle de Supervision Retraite
Plan Socle de Supervision Carrière et Déclarations
Ancienne référence
Domaine de responsabilité
Ordonnateur
Objectifs du moyen de maîtrise
Tous les rétablissements dans les droits sont exacts
Description des moyens de maîtrise des Rétablissements Dans Les Droits
Scénario (s) de traitement
Rétablissement dans les droits civils, militaires ou convention
Description de la supervision
à réaliser
La supervision consiste à limiter les risques d'erreur et garantir la qualité des données en s'assurant du respect des modes opératoires
Points de supervision
obligatoires
Point cible :
. Salaires rétablis (période ou montant)
Positionnement
Nature de supervision
à postériori
Mode de sélection
aléatoire
Point clés :
. Vérification de la recevabilité du justificatif ayant servi au rétablissement supervisé
. Vérification de la conformité du salaire rétabli avec la demande
Typologie
Fréquence
Supervision
Trimestrielle
Outil(s) de sélection
Outils de supervision
IRMA
- rétablissement dans les droits
clôturées
- non contrôlé
N/A
Détective - Corrective
Seuil(s) et critère(s) de
sélection
1%
du volume total annuel de
production donné par les
requêtes
Pas de supervision si
contrôle exhaustif
Matérialisation / Preuve de la
Fichiers de supervision - synthèse régionale - bilan qualitatif régional de supervision - plan de supervision local
supervision
Sont à préciser dans le plan d'action de supervision local :
Références procédures et
. les documents de référence
consignes de mises en œuvre . les critères du plan (superviseurs et supervisés)
nationale
. la fréquence de la supervision (durée/période)
. les plans d'actions initiés par le service en fonction des rés
Périmêtre du moyen de maîtrise (référentiel des processus)
Domaine(s)
Sous-Domaine(s)
Processus
2.1 Carrière et Déclarations
2.1.3 Consolider la carrière
2.1.3.3 Rétablissements
Sous-Processus
2.1.3.3.1
2.1.3.3.2
2.1.3.3.3
2.1.3.3.4
Rétablissements
Rétablissements
Rétablissements
Rétablissements
ciivils
militaires
conventions
fonctionnaires
Risques couverts (référentiel des risques)
Désignation
C39 - Perte d'une AAR (Attestation d'Affiliation Rétroactive) lors du transfert d'une régularisation à une autre CARSAT
Criticité
Moyen
TABLEAU 2
LES ANNEXES :
Annexe 1 : organigramme général de la CARSAT Rhône Alpes de Lyon
Annexe 2 : organigramme de la sous-direction
Annexe 3 : circuit des données du système d’information SDCAD
Annexe 4 : circuit DADS accepté avec anomalie identification assuré
Annexe 5 : portail sur le droit à l’information
Annexe 6 :
Annexe 7 :
Annexe 8 :
ANNEXE 1
ORGANIGRAMME GENERAL DE LA CARSAT RHONE ALPES
ANNEXE 2
ORGANIGRAMME DE LA SOUS DIRECTION CARRIERES ET DECLARATIONS
SOUS DIRECTION CARRIERES ET DECLARATIONS
Assistantes
Cadre d’intervention
Chargé de missions
Département Déclarations Sociales
Département Carrières Avant Retraite
Département Carrières Cibles
Déclarations Sociales 1
Carrières Avant Retraite 1
Carrières Cibles 1
Déclarations Sociales 2
Carrières Avant Retraite 2
Carrières Cibles 2
Aide à La Production
Carrières Avant Retraite 3
Carrières Cibles Vaise
ANNEXE 3
ORGANIGRAMME DU SERVICE IDENTIFICATION
SERVICE IDENTIFICATION
RESPONSABLE
BUREAU IDENTIFICATION CERTIFICATION
BUREAU REFERENTIELS NATIONAUX
ANNEXE 4
CIRCUIT DES DONNEES DU SYSTEME INFORMATION
ANNEXE 4
ANNEXE 5
CIRCUIT DADS RNE
ARL
ARL
TECHNICIEN PC I
SERVICE IDENTIFICATION
lotus RNE-WEB
PERIODE
LACUNAIRE
CONTROLEURS
Outil
lotus RNE-WEB
RNE-Web
Annote le BLOC NOTE
NEGATIVE
Transfert du
message BAL
CONTROLE
ATELIER
RMF
Effectue la
recherche
POSITIVE
UNE PARIE EST SOLUTIONNEE
L’AUTRE RESTE NEGATIVE
Transfert du
message
BAL ATELIER
PARTIELLEMENT
POSITIVE
PROPOSITION
DE SOLUTION
NON SOUMISE
CONTROLE
PROPOSITION
DE SOLUTION
SOUMISE
CONTROLE
sur les supports
DADS
SOLUTION
VALIDEE
SOLUTION
INVALIDEE
ANNEXE 6
ANNEXE 7
ANNEXE 8
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