CSCA - Carlsbad Springs

Association Communautaire de
Carlsbad Springs (ACCS)
Carlsbad Springs Community
Association (CSCA)
Procès verbal de la réunion du 17
novembre 2005
Présences :
Denis Labrèche
Ghislaine Monette
Denis Poulin
Jean Sauvé
Nancy Sauvé (départ à 8h30 pm)
Minutes from the November 17, 2005
meeting
Attendance :
Denis Labrèche
Ghislaine Monette
Denis Poulin
Jean Sauvé
Nancy Sauvé (departure at 8:30 pm)
Invités :
Marilyn Comeau
1.
Lecture du procès verbal de la
réunion du 20 octobre 2005
Le procès verbal avait été envoyé par
courriel.
Aucun changement est apporté.
Proposé par Denis Poulin et appuyé
par Ghislaine Monette.
2.
Agenda
L’agenda est accepté tel que présenté.
3.
Ville d’Ottawa
Marilyn Comeau représente M. Rob
Jellett et informe l’ACCS des items
suivants :
- une des rencontres pour le
Sommet rural a eu lieu le 15
novembre; l’autre aura lieu le
19 novembre; 395 personnes
sont inscrites, dont 45 de
Cumberland;
- le public aura l’occasion de
donner ses commentaires
concernant le budget municipal
le 29 novembre 2005 à 19h00
aux bureaux de la ville sur le
boulevard Centrum à Orléans;
- M. Jellett a fait demande d’un
arrêt « tous sens » à
l’intersection des chemins
Milton, Russell et Sabourin; ce
n’est qu’une question de temps
avant que celui-ci soit mis en
place;
- la ville d’Ottawa fait une
Guests:
Marilyn Comeau
Reading of minutes from October 20,
2005 meeting
The minutes had been sent by e-mail.
No amendments were required.
Proposed by Denis Poulin and supported
by Ghislaine Monette.
Agenda
The agenda is accepted as presented.
City of Ottawa
Marilyn Comeau is present on behalf of
Mr. Rob Jellett and advises the CSCA of
the following information:
- one of the sessions for the Rural
Summit was held on November
15; the other session will take
place on November 19; 395
persons are registered, 45 of
which from Cumberland;
- public input is requested
regarding the municipal budget at
a meeting to be held on
November 29, 2005 at 7 pm at the
City offices on Centrum
Boulevard in Orleans;
- Mr. Jellet has requested the
installation of an all-way stop at
the corner of Milton, Russell and
Sabourin Roads; installation is but
a question of time;
- the City of Ottawa is assembling a
time capsule in memory of its
150th anniversary; the St-Laurent
1
capsule en reconnaissance du
150ième anniversaire; le
calendrier 2006 de la paroisse
St-Laurent a été inclus.
Jean Sauvé remercie Mme Comeau
pour l’installation de l’enseigne sur
Russell Road à l’est du village
demandant aux camionneurs de ne pas
utiliser le frein moteur dans le village.
Denis Labrèche remercie Mme
Comeau pour l’enseigne des clubs à
l’ouest du village qui a été remise en
place.
4.
Fonds disponibles pour les parcs de
la communauté
Denis Labrèche informe l’ACCS de
discussions qu’il a eu avec Mme
Lynne Ferguson-Bourguignon au sujet
d’une somme de 5 000$ étant
disponible pour les parcs de la
communauté. M. Labrèche demande
aux membres de lui faire parvenir une
liste d’améliorations ou des priorités
concernant les parcs afin de soumettre
celles-ci.
5. & Assurances – Activités en
6.
partenariat
Étant donné les questions concernant
la police d’assurance et les dangers
potentiels pour l’ACCS et les autres
groupes, Denis Labrèche fera
demande d’une copie de la police
d’assurance. La question sera remise
à l’ordre du jour de la prochaine
rencontre.
7.
Pancarte
Suite aux discussions passées
concernant l’obtention d’une pancarte
pour annoncer les activités de la
communauté, certains membres du
Comité exécutif sont chargés de
communiquer avec des résidents de la
communauté concernant l’installation
possible d’une telle pancarte sur leur
propriété. Un rapport de ces
discussions sera fait lors de la
parish 2006 calendar has been
provided as one of the items.
Jean Sauvé thanks Ms. Comeau for
ensuring the installation of the sign
requesting the non-use of engine breaks
on the east side of the village on Russell
Road.
Denis Labrèche thanks Ms. Comeau for
the re-installation of the “club” sign at the
west end of the village.
Available Funding for Parks
Denis Labrèche advises the CSCA of
discussions he has had with Ms. Lynne
Ferguson-Bourguignon regarding a sum
of $5,000 being available for the parks in
our community. Mr. Labrèche asks that
members provide him with a list of
improvements or priorities in our parks in
order to submit these requests to the City.
Insurance – Partnership Activities
Given the questions raised with respect to
the insurance policy and the possible
risks for the CSCA and other
organizations, Denis Labrèche will
request a copy of the actual insurance
policy. This item will form part of the
agenda for the next meeting.
Billboard Sign
Following previous discussions regarding
the purchase of a billboard sign to
advertise community activities, certain
members of the Executive Committee
will approach certain residents of the
community regarding the possibility of
installing such a sign on their property.
A report of these discussions will be
provided at the next meeting.
In addition, in order to be able to
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8.
9.
10.
11.
prochaine rencontre.
De plus, afin de pouvoir réaliser
l’achat de cette pancarte, une
proposition sera apportée à
l’Assemblée générale annuelle en
février 2006.
Pancarte sur le chemin Russell
La discussion de cette question a eu
lieu à l’item 3.
Arbre 150ième anniversaire de la ville
d’Ottawa
L’arbre a été livré par la ville au
Centre communautaire. Denis Poulin
s’est chargé de le planter.
Politique de l’ACCS – Vérification
par la police
Étant donné les exigences de l’entente
entre l’ACCS et la ville concernant le
Centre communautaire et autres fonds
avancés, l’ACCS doit s’assurer que les
employés de l’ACCS, ainsi que
certains bénévoles, soit soumis à une
vérification par la police. La question
est discutée et une politique est
adoptée. En résumé, tous les
employés, demandeurs d’emploi, et
bénévoles de l’ACCS exposés à des
risques seront requis de compléter une
vérification par la police et soumettre
un Certificat de la police avant de
prendre charge de leurs
responsabilités. Une version complète
de la politique sera disponible sur le
site web.
Mise à jour – Financement pour
embaucher un coordonateur de
programmes
Une nouvelle entente a été signé entre
la ville et l’ACCS. Le montant de
3 000$ (représentant le montant
désigné pour les mois de Septembre à
Décembre 2005) pour embaucher un
coordonateur de programme devrait
arriver sous peu. Du financement
additionnel devrait être disponible l’an
prochain. Une annonce publicitaire
purchase the billboard sign, a proposal
will be presented for approval at the
Annual General Meeting in February
2006.
Down Community Service Sign on
Russell Road
This item was discussed at no. 3.
150th Anniversary Tree for the City of
Ottawa
The tree was delivered by the City at the
Community Centre. Denis Poulin
planted same.
CSCA Policy – Police Record Check
As a result of the new agreement between
the CSCA and the City regarding the
Community Centre, as well as other
funding, the CSCA must ensure that
employees of the CSCA, as well as
certain volunteers, complete a police
record check. The issue is discussed and
the CSCA adopts a policy. In summary,
all employees, job applicants, and
volunteers exposed to certain risks will
be required to complete a Criminal
Record Check and submit a Canadian
Police Certificate prior to completing his
or her responsibilities. A complete
version of this policy will be available on
the web site.
Update – Funding to Hire a Program
Coordinator
A new agreement was signed between the
City and the CSCA. The amount of
$3,000 (representing the amount
designated for the months of September
to December 2005) to hire a Program
Coordinator should arrive shortly.
Additional funds should be available for
next year. An advertisement seeking
applicants for the position will be
prepared by Denis Labrèche. Denis
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16.
sera préparé par Denis Labrèche.
Denis Poulin, appuyé de Ghislaine
Monette, propose un budget de 150$
afin de publier cette demande.
Mise à jour – Centre
communautaire et financement
pour l’entretien de la patinoire
Bien que l’ACCS a soumis sa
demande avec la ville, aucune argent
n’a été reçu encore. Denis Poulin,
appuyé par Ghislaine Monette,
propose une avance de 500$ pour le
paiement des services requis afin
d’assurer la mise en place de la glace.
En ce qui concerne l’embauche d’un
superviseur de la patinoire, Denis
Labrèche préparera une telle annonce
publicitaire. Il est proposé que la
présence du superviseur au Centre
communautaire soit aux heures
suivantes :
vendredi – 18h00 à 21h00
dimanche – 13h00 à 16h00
Calendrier 2006
Les copies devraient être disponibles
pour la vente à la fin novembre.
Nancy Sauvé propose qu’un montant
de 50$, en forme de 5$, soit disponible
pour la vente. Denis Poulin appui la
proposition.
Poulin proposes a $150 budget to publish
this ad. Ghislaine Monette supports the
motion.
Update – Community Centre and
funding for maintenance of outdoor
rink
While the CSCA has submitted its
request with the city, funding has yet to
be received. Denis Poulin proposes a
$500 advance for the payment of services
required to ensure the completion of the
ice surface. Ghislaine Monette supports
the motion.
With respect to the hiring of a supervisor
for the ice rink, Denis Labrèche will
prepare the advertisement. The following
times are proposed for the supervisor to
be at the Community Centre:
Friday – 6:00 pm to 9:00 pm
Sunday – 1:00 pm to 4:00 pm
2006 Calendar
Copies of the calendar should be
available for sale at the end of November.
Nancy Sauvé proposes that a petty cash
in the amount of $50, in $5
denominations, be available to assist in
the sale. Denis Poulin seconds the
motion.
Bulletin ACCS
CSCA Newsletter
Celui-ci a été envoyé par la poste au
This document was mailed to Carlsbad
résidants de Carlsbad Springs ce matin Springs residents this morning
(le 17 novembre). Une version sera
(November 17). A version will be posted
mise sur le site web.
on the web site.
Prix bénévoles ACCS 2005/2006
CSCA Volunteer Awards
L’ACCS propose que le nom de
The CSCA proposes that the name of
bénévoles de la communauté soient
volunteers from the community be
nominés pour les prix de bénévoles de proposed for the City of Ottawa volunteer
la ville d’Ottawa.
awards.
Mise à jour du trésorier
Treasurer Report
Solde Compte ACCS :
Balance CSCA Account:
13 547.49$
$13,547.49
Solde Compte CAP :
Balance CAC Account:
Aucun changement
No change
4
17.
18.
19.
Dépenses à approuver
7.24$ pour envoi de l’entente avec la
ville d’Ottawa par courrier prioritaire
144.90$ pour l’impression du Bulletin
de l’ACCS
69.55$ pour envoi du Bulletin de
l’ACCS par la poste à tous les
résidants de Carlsbad Springs
900$ pour la mise en page du
calendrier. Puisque l’ACCS recevra
des sommes d’argent lors de la vente
du calendrier, l’approbation de ce
montant est permise en vertu de
l’article 8.C. de l’Acte constitutif.
Ratification de la dépense approuvée
par courriel et payée par le compte de
l’ACCS, dont le montant de 64.15$,
pour le service à haute-vitesse Rogers
à l’église pour le mois d’octobre 2005.
Proposé par Denis Poulin et appuyé
par Ghislaine Monette.
Prochaine réunion
La prochaine réunion se tiendra le 15
décembre 2005.
Levée de l’assemblée
Proposé par Jean Sauvé et appuyé de
Ghislaine Monette.
Expenses to approve
$7.24 to send agreement with the City of
Ottawa via priority post
$144.90 for printing of the CSCA
Newsletter
$69.55 for postage to send CSCA
Newsletter to all residents of Carlsbad
Springs
$900 for the set-up of the calendar. Since
the CSCA will be receiving money from
the sale of the calendars, the approval of
this amount is permitted pursuant to
section 8.C. of the Constitution.
Ratification of the expense approved by
e-mail and paid from the CSCA account,
being $64.15 for Rogers high-speed
internet service at the church for the
month of October 2005.
Proposed by Denis Poulin and supported
by Ghislaine Monette.
Next meeting
The next meeting will be held on
December 15, 2005.
End of Meeting
Proposed by Jean Sauvé and supported
by Ghislaine Monette.
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