Vous aimeriez apprendre les secrets du métier de JPdL?

Hiver 2003
Que se passe-t-il vraiment?
Un mot de Dev Sharma
«Je ne signerai pas cette clause»
Dévoilons le mystère qui se cache derrière le mandat d'hébergement d’un PCO…
« Dictateurs de contrats »! Cela vous dit
quelque-chose? Nous avons tous eu à faire,
un jour ou l'autre, à l'un d'entre eux. Les
dictateurs sont ces fameux planificateurs de
réunions d'associations internationales,
réticents ou refusant de signer les clauses
rattachées à un contrat. Mais qui pourrait
vraiment les blâmer? Après les évènement
du 11 septembre et certains conflits
internationaux perpétuels, comment peut-on
être sûr que les délégués assisteront à un
évènement? Les règles que nous avions
l'habitude de suivre et qui concernaient aussi
bien la gestion des blocs de chambres que
celle de l'inscription aux congrès, ont
complètement changées.
Vous savez comment vendre votre hôtel à un PCO. Mais que se passe-t-il entre la signature du contrat et
l'accueil des premiers délégués? Comment la renommée d'un hôtel passe-t-elle de zéro à héros dans l'esprit
d'un délégué?
Nous avons décidé de tout vous dire sur le processus secret d'un mandat d'hébergement d'un PCO.
Tout commence lorsque JPdL, l'un des meilleurs PCO à Montréal, est choisi comme PCO
officiel pour un congrès donné, que nous appellerons « Le 1er Congrès de la Recherche de la
Qualité » ou RQ-1 en abrégé.
JPdL prépare une liste d'hôtels à Montréal, qui répond aux critères de sélection pour le
congrès RQ-1, et la présente aux clients (avec des recommandations).
Une courte liste est ensuite créée et nous procédons aux visites d'inspections (voilà votre
chance de faire ce que vous faites le mieux et de fournir tous les éléments pour conclure
l'affaire).
Félicitations! Vous avez remporté le contrat (oh quel vendeur doué!) et un bloc de chambres
est réservé au nom de RQ-1.
JPdL a organisé des milliers d'événements
depuis ses 20 ans d'histoire. Nous avons
pratiquement tout vu : plusieurs récessions,
des conflits armés à l'étranger ainsi que les
incidents catastrophiques du 11 septembre.
Tous ces événements graves ont
grandement affecté la dynamique de
participation aux congrès.
Il est maintenant temps pour l'Unité Spéciale des Inscriptions de JPdL de se mettre au travail.
Une base de données d'hébergement est conçue ainsi qu'un formulaire de réservation d'hôtel
à remplir par les délégués du RQ-1 selon leurs besoins.
Le formulaire de réservation est placé sur le site Internet du congrès (si applicable) et envoyé
aux délégués du RQ-1, habituellement à l'intérieur d'un envoi incluant de l'information sur le
congrès.
Dès la fin février, JPdL
ouvrira ses portes aux
Partenaires de l'industrie
afin qu'ils en apprennent
plus sur les services et
l'expertise que nous
offrons. Veuillez
consulter la rubrique
Séminaire JPdL « PCO
101 » pour plus de
détails sur la façon de
s’inscrire.
Puisque le délégué du RQ-1 est impressionné, et avec raison, par le design du formulaire de
réservation, et ne peut plus contenir son excitation à l'idée de visiter Montréal et votre fabuleux
hôtel, le formulaire est complété et retourné immédiatement au secrétariat JPdL, accompagné
du dépôt obligatoire couvrant la première nuit du séjour.
Les inscriptions en-ligne reçoivent une confirmation automatique, statuant que nous avons
reçu le formulaire dûment rempli. La réservation est ensuite entrée dans la base de données
d'hébergement, et une deuxième confirmation est envoyée sans plus attendre au délégué du
RQ-1 pour l'informer que les spécifications d'hébergement ont été transmises à votre hôtel.
Un communiqué final est envoyé au délégué du RQ-1 par le département des réservations de
votre hôtel, confirmant les dates d'arrivée et de départ ainsi qu'un numéro de confirmation de
la réservation.
Profitez de cette
opportunité exceptionnelle d'apprendre
quelques trucs du métier qui vous aideront
également à mieux conseiller vos clients
associatifs.
Toutes les informations de la base de données d'hébergement sont envoyées à votre hôtel sur
papier afin que le département des réservations puisse confirmer les demandes de tous les
délégués du RQ-1.
Dev Sharma
Directeurs de ventes
Congrès internationaux
Une fois par mois, l'information est comparée et contre-vérifiée entre JPdL et votre hôtel afin
d'en assurer la conformité et d'éviter toute duplication. De plus, la gestion professionnelle de
blocs de chambres permet de rentabiliser au maximum la capacité des blocs et ainsi générer
davantage de profits pour votre hôtel.
ATTENTION RESPONSABLES DES
VENTES ASSOCIATIVES
WOW! Après un service d'accueil à l'aéroport bien organisé et exceptionnellement chaleureux,
le délégué du RQ-1 arrive à votre hôtel et est absolument enchanté puisque tout ce qu'il a
entendu à propos de Montréal et votre hôtel est non seulement vrai, mais encore mieux que ce
qu'il avait imaginé. « Je vais définitivement recommander cet hôtel à mes collègues! »
Vous êtes curieux(se) de
connaître le fonctionnement
d'un PCO?
Vous aimeriez apprendre les
secrets du métier de JPdL?
Quoi de Neuf chez JPdL Montréal
En juillet 2003, Montréal aura le plaisir d'accueillir la « Society for the Preservation and
Encouragement of Barber Shop Quartet Singing in America ». Nous sommes fiers d'annoncer
que l'organisme a sélectionné JPdL en tant que coordonnateur officiel afin d'organiser un
service de navettes pour plus de 10 000 délégués.
Il n'y a que 10 places disponibles
pour le Séminaire JPdL « PCO 101 ».
JPdL a participé au 29e congrès de l'Association Internationale d'Organisateurs Professionnels
de Congrès (IAPCO) à la fin janvier en Suisse. L'IAPCO rassemble des PCOs internationaux
avec un objectif commun : élever les standards de service au sein de l'industrie.
Cette session d'information d'une
heure, amusante et interactive,
couvrira plusieurs aspects de la
gestion de congrès. Devenez mieux
informé(e)s sur les multiples services
offerts. Devenez un(e) meilleur(e)
vendeur(se) auprès de vos clients
associatifs. Premiers arrivés,
premiers servis!
JPdL Toronto a remporté le mandat d'organisation et coordination de tous les événements de
"Microsoft Régional" ayant lieu durant le "Microsoft Fusion 2003 Show" en juin prochain. Le
nombre total de délégués internationaux de Microsoft se situera entre 4000 et 5000 dans
différents endroits à Toronto, et répartis sur 4 soirées.
PCO
Organisateur professionnel de congrès
Fernand de LMR et Véronique de JPdL
Où:
Bureaux de JPdL Montréal
Quand:
Jeudi, le 20 février 2003
(8h30 à 9h30)
Petit-déjeuner continental sera servi
Comment s’inscrire:
Cliquez ici www.JPdL.com
Une visite Spéciale Limousine Mont-Royal
Une philosophie de base chez JPdL a toujours été de choisir des fournisseurs
qui dépassent les attentes; en retour, nous sommes fiers de reconnaître leur
dévouement et leur niveau de service élevé. À notre bureau de Montréal, l'un
de nos fournisseurs les plus importants est sans aucun doute Limousine MontRoyal (LMR).
Peu avant Noël, JPdL Montréal a voulu remercier les chauffeurs de LMR pour
leur professionnalisme, leur courtoisie et leur fiabilité. Plusieurs JPdL'istes des
départements des ventes et des opérations, sont allés aux bureaux de LMR
pour rencontrer les chauffeurs qui commençaient ou terminaient leurs quarts
de travail.
Nos elfes « PCO » de Noël ont distribué à chaque chauffeur un petit merci à la
façon JPdL; un sac-cadeau contenant une tasse 20e anniversaire de JPdL, un sachet de chocolat chaud,
deux bonhommes en pain d'épice ainsi que notre célèbre carte de Noël.
Tous ont eu du bon temps; d'après ce que nos elfes ont rapporté, les chauffeurs ont aimé le sac-cadeau
réconfortant, et nous apprécions certainement l'opportunité de leur dire un énorme merci pour tout leur
excellent travail.
1555 Peel, Suite 500, Montréal, Québec, H3A 3L8
Tel. : 514-287-1070
Fax : 514-287-1248
[email protected]
Winter 2003
What really happens anyway?
A Word From Dev Sharma
"I won't sign this clause"
Unveiling the mystery behind a PCO housing mandate
Contractual Commandos! We have surely
all dealt with them in one form or another.
Commandos are international association
meeting planners who are unable or
unwilling to commit to the "fine print".
Who can really blame them? After
September 11th and other on-going
international conflicts, how can they really
be sure that their members will attend?
The "rules" we have come to follow over
the years with regards to room block
management and congress participation
have indeed been transformed
completely.
You know how to sell your hotel to a PCO. But once you have brought the business through your doors,
what happens? How does a chosen hotel go from zero to hero in the mind of the congress delegate?
We have decided to let you in on the secret process of PCO housing from conception to conclusion.
It all starts when JPdL, one of Montreal's finest, is chosen as official PCO for a given congress,
let's call it “The 1st annual congress of quality seekers” or QS-1 for short.
JPdL makes a list of the hotels in Montreal meeting the necessary requirements for the QS-1
congress and presents them to our client (with recommendations).
A short list is created and site visits are carried out (here is your chance to do what you do best
and provide all the elements necessary to secure the business).
Congratulations! You have been awarded the business (you gifted sales person you) a contract
is signed and a room block is reserved in the name of QS-1.
JPdL has organized thousands of events
over its 20-year history. We have just
about experienced it all; several
recessions, armed conflicts abroad and
certainly the catastrophic events of
September 11. All of these significant
events greatly affected congress
attendance.
It is time now for the JPdL Special Registration Unit (SRU) team to get to work. A housing
database is designed along with a hotel reservation form for QS-1 delegates to fill in their
requests.
The hotel reservation form is posted on the congress website (if applicable) and is sent out to
QS-1 delegates, usually as a part of a larger mailing including other congress information.
As the QS-1 delegate is appropriately impressed with the exceptional design of the reservation
form and is beside himself with excitement about visiting Montreal and your fabulous hotel, the
reservation form is completed along with the mandatory deposit covering first night's stay and
returned to the Congress Secretariat (JPdL) immediately.
In late February, JPdL
will open its doors to
industry partners to
learn more about the
services and expertise
we offer. See below for
details on how to
register for the JPdL
“PCO 101” seminar.
I invite you to take
advantage of this
rare opportunity to
learn some insider tips
that will also help you
better advise your
association clients.
On-line registrations receive an automatic confirmation stating we have received the
completed form. The reservation is then entered into the housing database and a second
confirmation is sent to the QS-1 delegate without delay to inform their accommodation
specifications are confirmed and have been sent to your hotel.
A final communication is sent to the QS-1 delegate by the hotel reservation department of your
hotel confirming arrival and departure dates as well as providing a reservation confirmation
number.
All housing database information is sent to your hotel in hard copy in order for your hotel
reservation department to confirm all QS-1 delegate requests.
Originally on a monthly basis and closer to the dates of the QS-1 congress, on a weekly basis,
the housing information between JPdL and your hotel is cross-referenced to ensure conformity
and avoid duplication. Additionally, professional management of the room block makes certain
we have put as many “heads in beds” as possible; ultimately leading to higher in-house
revenues in your hotel.
Dev Sharma
Director of Sales
International Conferences
WOW! After a well organized and exceptionally welcoming meet & greet at the airport, the QS-1
delegate arrives at your hotel and is overjoyed as everything he has heard about Montreal and
your hotel is not only true, but better than they could have imagined. “I'm definitely going to
recommend this hotel to the guys back home!”
ATTENTION ASSOCIATION
SALES MANAGERS
What's New at JPdL Montréal
Curious how a PCO functions?
Care to learn the trade secrets
of JPdL?
In July of this year, Montreal will have the pleasure of hosting the Society for the Preservation
and Encouragement of Barber Shop Quartet Singing in America. We are proud to announce the
society has appointed JPdL the official coordinators of the shuttle services for the over 10,000
congress delegates.
There are limited spaces available for
the JPdL "PCO 101" Seminar.
JPdL attended the 29th International Association Professional Congress Organisers (IAPCO)
in Switzerland in late January. The IAPCO gathers international PCOs worldwide with the
common goal of raising the standards of service within the global meetings industry.
This 1-hour fun, informative and
interactive session will cover many
important areas in congress
management.
JPdL Toronto was awarded a mandate to coordinate all Microsoft Regional events taking place
during the Microsoft Fusion 2003 show this coming June. The total number of international
Microsoft attendees will be anywhere from 4000 to 5000 in numerous Toronto venues effected
over 4 evenings.
Become more informed on the many
services available. Become a better
seller to your association clients. First
come, first served!
PCO
Professional Congress Organizer
A core JPdL philosophy has always been to choose suppliers who go
above and beyond what is expected, in return, we take pride in
acknowledging their dedication and high calibre service. In our Montreal
office, one of our most valued suppliers is undoubtedly Limo Mont Royal
(LMR).
Fernand of LMR and Véronique of JPdL
Where:
JPdL Montreal office
When:
Thursday, February 20th, 2003
(8:30am-9:30am)
Continental breakfast served
How to register:
Click here www.JPdL.com
A Special Visit to Limo Mont Royal
Just before Christmas, JPdL Montreal wanted to thank the drivers of LMR
for their professionalism, courtesy and reliability. Several JPdL'ers from
both the sales & operations departments went to the offices of LMR to
meet the drivers as they either began or ended their shifts.
Our “PCO-DMC” Christmas elves handed each driver a little thank you
JPdL style; a gift bag containing a JPdL 20th anniversary coffee mug, hot
chocolate mix, and two gingerbread cookies along with our infamous
Christmas card.
A good time was had by all; from what our elves gathered the drivers enjoyed the cosy gift bag and we
certainly appreciated the chance to say a big thank you for all their hard work.
1555 Peel, Suite 500, Montréal, Québec, H3A 3L8
Tel. : 514-287-1070
Fax : 514-287-1248
[email protected]