ORGANISER ET COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT

ORGANISER ET COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
Les 7, 8 et 9 octobre 2015 à Marseille
Présentation
On peut avoir envie d'organiser une rencontre, un colloque, un forum,...
et ne pas savoir comment s'y prendre.
Lors de cette formation nous vous proposons de reposer les bases de
l'organisation d’événements dans une démarche d'économie solidaire en
donnant une part importante aux différentes facettes de la
communication.
Organiser un événement fait appel à de multiples compétences : aussi
bien en terme d'organisation, de gestion, de logistique que de
communication. Souvent focalisés dans les aspects organisationnels, on
néglige fréquemment la communication alors qu'elle constitue un des
facteurs clés de la réussite d'un événement.
Cette formation sera à la fois l'occasion pour les participants d'échanger
sur leurs pratiques, d'acquérir de nouvelles connaissances et être en
mesure d'organiser des événements avec des techniques adaptées aux
petites et moyennes structures.
Objectifs de la formation
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Acquérir une méthodologie afin de gérer un événement de A à Z
Savoir organiser un événement dans une démarche d'économie
sociale et solidaire
Découvrir et s'approprier des techniques de communication
événementielle
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Association loi 1901 – 28, boulevard National 13001 Marseille
Tél : 04 91 99 02 40 / [email protected] / www.apeas.fr
Siret : 402 654 479 00045 – code APE 94 99 Z – N° organisme de formation : 93 13 11594 13
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ORGANISER ET COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
Pédagogie
Type de public visé
Toute personne étant amenée à organiser ou participer à l'organisation d'un événement.
Méthode pédagogique
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Échanges et partages d’expériences
Études de cas à partir de situations apportées par les participants et la formatrice en cas de
besoin
Travail en sous-groupe sur des cas pratiques
Apports pratiques (modèles d'outils, fiches pratiques, construction de planning, check-list
logistiques,...)
Modalités de suivi de l’exécution de l’action
Feuille d’émargement et attestation de formation.
Modalité d’évaluation des acquis
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Évaluation orale et collective en fin de journées
Évaluation écrites et individuelles en fin de session
Contact et inscription
Durée de stage : 3 jours soit 21 heures
Nombre de stagiaires maximum : 12
Date et lieu de formation : Les 7, 8 et 9 octobre 2015 de 9h30 à 17h30 à l'Apeas 28, Boulevard
National 13001 Marseille.
Tarif structure : 750 € par participant pour les 3 jours de formation professionnelle.
Tarif adhérent (individuel, bénévole) : Un tarif solidaire peut être appliqué à ceux qui financent
personnellement la formation : 225 € pour les 3 jours de formation.
Inscription et information :
Murielle Souyris, chargée de formation
Service formation : 04 91 99 02 47
[email protected]
Apeas : 04 91 99 02 40
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Tél : 04 91 99 02 40 / [email protected] / www.apeas.fr
Siret : 402 654 479 00045 – code APE 94 99 Z – N° organisme de formation : 93 13 11594 13
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ORGANISER ET COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
Programme
Journée 1
Présentation des participants et attentes de la formation
Partage d’expériences : retour des participants sur leurs pratiques
Introduction sur l'organisation événementielle avec présentation des différentes phases
Les bases de l'organisation d'un événement :
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Définition des objectifs, du public cible et du cadre dans lequel l'événement s'inscrit

Identification de la forme (type d'événement) la plus appropriée
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Choix du lieu, la durée et des horaires les plus adaptés
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Adéquation des moyens humains, techniques et financiers avec les objectifs fixés
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Élaboration du programme (choix d'un thème, intervenants,...)
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Réalisation d'un budget prévisionnel
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Réaliser rapidement un cahier des charges en tenant compte du cadre légal et démarches
administratives
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Penser les outils de mesure, évaluation et suivi adaptés
Étude de cas sur la réalisation d'un budget prévisionnel et la réalisation d'un cahier des charges.
Évaluation collective de la journée.
Journée 2
Point météo
La logistique de son événement
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Établir un rétro planning et une check-list avec répartition des tâches de chacun
Construction d'un rétro-planning et d'une check-list à partir des cas des stagiaires
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Mettre en place la logistique liée à l’événement (agencement, signalétique, organisation de
l’accueil, sécurité...) en prenant en compte les imprévus
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Communiquer en interne
Réalisation d'un plan de repérage logistique de l’événement avec une feuille de route.
Évaluation collective de la journée.
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Tél : 04 91 99 02 40 / [email protected] / www.apeas.fr
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ORGANISER ET COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
Programme
Journée 3
Point météo
Les clefs de la communication externe
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La définition d'une stratégie de communication de l’événement et son intégration dans la
stratégie globale
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Les outils et techniques de communication au service de l'organisation événementielle ou
comment bien communiquer :
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En amont de l'événement ?
Affiche, flyers, teaser, site internet, communiqué et dossier de presse, conférence de
presse, plan de communication, invitations, flashmob, etc.
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Le jour J ?
Accueil adapté selon les différents types de participants, badges, signalisation, point
presse, pancartes pour identifier les intervenants, formulaires d'évaluation,
retransmission en direct, donner des informations sur le droit à l'image pour une
éventuelle restitution photo et/ou vidéo, etc.
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Et après ?
Valoriser son événement auprès de ses financeurs, partenaires, grand public, savoir
utiliser les outils adaptés, remerciements, restituer son événement, gérer les suites,
etc.
Évaluation individuelles et collectives.
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Tél : 04 91 99 02 40 / [email protected] / www.apeas.fr
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ORGANISER ET COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
ORGANISME DE FORMATION
INTERVENANTE
Agence Provençale
pour une Économie
Alternative et Solidaire
Créée en 1995, l'Apeas, organisme de formation
professionnelle depuis 2002, développe une offre
de formations visant l'adaptation et le développement des compétences des salariés et
bénévoles ainsi que la professionnalisation des
structures qui participent à l'animation et au
développement durable des territoires.
Sandra Blondel
Au
delà
d'une
solide
expérience
professionnelle autour de l'organisation
événementielle, Sandra Blondel a une
expérience en tant que formatrice auprès
d'un public d'acteurs de l'économie sociale
et solidaire.
La politique de formation de l'Apeas s’intègre à
ses 3 axes d’actions :
 informer et communiquer ;
 structurer en développant les réseaux ;
 développer et transmettre des savoirs et
savoir-faire.
Forte de ses 20 ans d'expérience, l'Apeas s'appuie
sur les compétences métier de ses salariés et
partenaires professionnels afin de proposer des
formations au plus près des besoins des acteurs.
L'acquisition
de
nouvelles
compétences,
théoriques et pratiques, est facilité par une
approche pédagogique participative privilégiant la
collaboration et les échanges entre participants.
Retrouvez sur le site www.apeas.fr l'offre de
formations inter-entreprises.
La plupart des formations peuvent être programmées sur l'ensemble de la région PACA, ainsi
qu'en intra-entreprise, n'hésitez pas à nous
contacter.
L'Apeas a reçu l'agrément « Entreprise Solidaire »
délivré par la DIRECCTE PACA.
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Tél : 04 91 99 02 40 / [email protected] / www.apeas.fr
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