INTERN – BUSINESS DEVELOPMENT (Events Department)

INTERN – BUSINESS DEVELOPMENT
(Events Department)
Position Available:
One (1) position – September 5th to December 31st, 2016
Compensation:
Performance based honorarium awarded at end of internship term
Location:
Richmond Hill, ON
Reports to:
Manager, Business Development
The Business Development & VIP Hospitality Intern will be provided with an opportunity to be mentored by
and learn from the Manager, Business Development in planning and logistics management for fundraising
events. Additionally, the Intern will gain experience in liaising with sponsors and VIP guests to ensure that
deliverables are being managed properly and fulfilled under the guidance of the Manager, Business
Development.
Please note that this position may require flexible availability to meet the needs of activities taking place
during some evenings and weekends throughout the term of the internship. Some of the tasks will be
focused on providing a professional learning experience in sport administration, while other tasks will be
operational and require you to accompany staff and travel off site (such as to a rugby venue).
Learning outcomes may include, but are not limited to:
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Assist with event planning and logistics for various domestic and fundraising events
Assist in the process of guest tracking and follow---­‐‑up prior to fundraisers and events
Assist in ensuring a communications plan is set and being followed
Source Gift in Kind and other fundraising items, under the guidance of the Manager
Assist with event administrative support, including:
o Tracking expenses against the event budget
o Monitoring accounts payable and receivable for the event
o Preparing and distributing any necessary thank you letters
• Reaching out to VIP guests to invite them to our home internationals
• Assist in tracking VIP guest responses for fundraisers
• Assist in ensuring match tickets and parking passes (if applicable) are provided to VIP guests
• Assist with sponsorship servicing as required
• Assist the marketing and promotions team on various commercial activities
• Assist with the Rugby Canada alumni program for match tickets
Support the completion of an event wrap up report outlining “the good, the bad and the ugly”; suggest
ways for improvement
All other duties as required
RUGBY CANADA
Toronto Office / Bureau de Toronto
30 Rue East Beaver Creek Road, Suite 110
Richmond Hill, ON CANADA L4B 1J2
Tel / Tél : 905 707 8998
Fax / Téléc : 905 707 9707
rugbycanada.ca
[email protected]
Victoria Office / Bureau de Victoria
3024 Rue Glen Lake Road
Langford, BC CANADA V9B 4B4
Tel / Tél : 250 418 8998
Fax / Téléc : 250 386 3810
Guidelines for Applicants
Position Details
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The position will offer professional development for an individual seeking a career in the sport
management or sport administration domain.
There will be times when the role may include opportunities to travel for additional learning
experiences.
This is definitely not a “nine to five” role. As noted above, evening and weekend expectations will
arise but there is an opportunity for flexibility in the time demands of the position to coincide with
academic requirements and / or other regular commitments.
There will be times when additional experience in other departments may be earned as some other
staff may call all upon the appointed person to support other duties as required.
Selection Criteria
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Due to the nature of the position dealing specifically with the demands of Rugby planning and
development, some knowledge of the sport is considered a valuable asset.
Demonstrated evidence of an ability to work independently without supervision but in
accordance with documented policy and procedure guidelines.
A record of working as a team member, as well as a history of performing in situations that require
self-leadership and initiative.
Computer literacy especially with spreadsheets, word processing and power point presentations
and the ability to operate other software programs as necessary.
Displays excellent time management and workplace co-operation skills.
To be considered for this position, all applicants must be currently enrolled in a degree / diploma program
in a relevant field of study at a university / college institution or vocational school during the term of the
internship.
All applicants should have a valid driver’s license and it is advised to have a current passport. Access to a
vehicle on a daily basis is considered a valuable asset, but not a requirement.
To Apply
th
Please send your resume and cover letter not later than Monday June 27 , 2016 to:
Human Resources
Email:
Fax:
SUBJECT:
[email protected]
905 707 9707
Business Development Intern Application
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STAGE – DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL
(Département des événements)
Poste disponible :
Un (1) poste – 5 septembre au 31 décembre 2016
Rémunération :
Honoraire basé sur le rendement et versé à la fin du stage
Lieu :
Richmond Hill, ON
Superviseur(e) :
Gestionnaire, Développement commercial
Le ou la stagiaire du développement commercial et de l’hospitalité VIP aura l’occasion d’être mentoré(e)
par le ou la gestionnaire du développement commercial et d’apprendre de celui-ci ou de celle-ci dans la
planification et la gestion logistique des activités de financement. De plus, le ou la stagiaire accumulera
une expérience dans la liaison auprès des commanditaires et des invités VIP pour garantir que les
livrables sont adéquatement gérés et réalisés sous la direction du ou de la gestionnaire du développement
commercial.
Veuillez noter que ce poste exige de son ou sa titulaire une disponibilité flexible pour répondre aux besoins
des activités se déroulant en soirée et les weekends durant la période de stage. Certaines des tâches
seront axées sur l’offre d’une expérience d’apprentissage professionnel en administration du sport, tandis
que d’autres tâches seront opérationnelles et exigeront que vous accompagniez le personnel dans les
déplacements hors du bureau (p.ex. sur un site de match de rugby).
Les apprentissages acquis peuvent inclure, mais sans s’y limiter :
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Contribuer à la planification et à la logistique d’événement pour diverses activités locales et de
financement
Contribuer au processus de suivi des invités et auprès de ceux-ci avant les activités de
financement et autres
Contribuer à la mise en place et au respect d’un plan de communication
Remettre les cadeaux et autres articles de financement sous la direction du ou de la gestionnaire
Contribuer au soutien administratif lors d’activités, notamment :
o Suivre les dépenses relativement au budget de l’activité
o Surveiller les comptes créditeurs et débiteurs pour l’activité
o Rédiger et distribuer toute lettre de remerciement nécessaire
Contacter les invités VIP pour les convier à nos matchs internationaux disputés au pays
Contribuer au suivi des réponses des VIP pour les activités de financement
Assurer la remise de billets de matchs et de passes de stationnement (le cas échéant) aux invités
VIP
Contribuer au service aux commanditaires, le cas échéant
Appuyer l’équipe du marketing et des promotions lors de diverses activités commerciales
Contribuer au programme des anciens de Rugby Canada pour les billets de match
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Fax / Téléc : 905 707 9707
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Tel / Tél : 250 418 8998
Fax / Téléc : 250 386 3810
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Appuyer l’élaboration d’un rapport post-activité, identifiant les bons points et les aspects à
améliorer, suggérant des moyens d’amélioration
Toutes les autres tâches, le cas échéant
Lignes directrices pour les candidats
Détails sur le poste
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Ce poste offrira un développement professionnel pour une personne désirant faire carrière en
gestion du sport ou en administration du sport.
Il y aura des situations ou le ou la stagiaire pourrait devoir se déplacer pour acquérir des
expériences d’apprentissage additionnelles.
Ce poste n’est certainement pas un emploi avec un horaire traditionnel de « neuf à cinq ». Tel
qu’indiqué précédemment, les activités en soirée et de weekend se produire, mais il y a une
possibilité de flexibilité dans les exigences d’horaire du poste afin de respecter les réalités
académiques et/ou autres engagements réguliers.
Il y a aura des situations ou d’autres expériences dans d’autres départements pourront être
obtenus alors que d’autres membres du personnel peuvent demander au ou à la titulaire d’appuyer
d’autres activités, le cas échéant.
Critères de sélection
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En raison de la nature du poste traitant particulièrement avec les exigences de la planification et
du développement du rugby, une certaine connaissance du sport est considérée comme un atout
important.
Une capacité démontrée de pouvoir travailler seul(e) sans supervision, mais dans le respect des
politiques et lignes directrices procédurales documentées.
Un dossier de travail au sein d’une équipe, ainsi qu’un historique de rendement nécessitant de
l’autonomie et de l’initiative.
Connaissance informatique avec des feuilles de calcul, du traitement de texte et des présentations
PowerPoint et la capacité à utiliser d’autres logiciels au besoin.
Excellente gestion du temps et aptitudes de coopération en milieu de travail démontrées.
Pour être considérés pour ce poste, tous les candidats doivent être présentement inscrits dans un
programme dans un champ pertinent d’étude dans une université ou un collège ou une école
professionnelle durant la période de stage.
Tous les candidats devraient détenir un permis de conduire valide et il est conseillé de posséder un
passeport valide. L’accès quotidien à un véhicule est considéré un atout important, mais cela n’est pas une
exigence.
Mise en candidature
Veuillez faire parvenir votre c.v. et votre lettre de présentation au plus tard le lundi 27 juin 2016 à :
RUGBY CANADA
Toronto Office / Bureau de Toronto
30 Rue East Beaver Creek Road, Suite 110
Richmond Hill, ON CANADA L4B 1J2
Tel / Tél : 905 707 8998
Fax / Téléc : 905 707 9707
rugbycanada.ca
[email protected]
Victoria Office / Bureau de Victoria
3024 Rue Glen Lake Road
Langford, BC CANADA V9B 4B4
Tel / Tél : 250 418 8998
Fax / Téléc : 250 386 3810
Ressources humaines
Courriel :
Télécopieur :
OBJET :
[email protected]
905.707.9707
Demande de stage – Développement commercial
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