INTERN, NATIONAL PROGRAM

INTERN, NATIONAL PROGRAM COMMUNICATIONS
(Commercial Department)
Position Available:
One (1) position – September 5th to December 31st, 2016
Compensation:
Performance based honorarium awarded at end of internship term
Location:
Canadian Rugby Centre of Excellence – Langford, British Columbia
Reports to:
Manager, National Communications and Media Relations
The National Program Communications Intern for Rugby Canada’s Communications Department will be
responsible for assisting the Coordinator, National Program Communications in planning, organizing and
executing organizational and event communications and promotions related to Canada’s Men’s and
Women’s National Teams. The position will include media archiving and organization, liaising with internal
and external media representatives in a communications capacity, supporting event communications and
management as required and some production of written, video and social media content.
Please note that this position will require you to work various evenings and weekends throughout the term
of the internship, and you will work longer hours leading up to and on event days. Some tasks will be
administrative in nature. Other tasks will be operational and require you to travel off site (such as to a rugby
pitch).
Responsibilities and Tasks may include, but are not limited to:
Event
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Media
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Communications & Promotions
Assisting in developing communications and marketing plans for each event
Writing content for Rugby Canada’s website
Assisting in the preparation and delivery of various marketing materials and initiatives
Coordinating and assisting with the creation of event programs and other promotional materials
(i.e. posters, email blasts, etc.)
Assisting with social media campaigns; planning and writing (Twitter, Facebook, Instagram, etc.)
Research and information generation: media, events, email lists, analytics, etc.
Archiving and organization of Rugby Canada media
Services
Archiving, digitizing and distributing media internally and externally
Shooting, editing and uploading video highlights and replays
Prepare media packages
Send all event related media releases to appropriate media contacts
Coordinate media and photographer accreditation
Manage photographer event registration
Arrange food and beverages for media personnel on game/event days
RUGBY CANADA
Toronto Office / Bureau de Toronto
30 Rue East Beaver Creek Road, Suite 110
Richmond Hill, ON CANADA L4B 1J2
Tel / Tél : 905 707 8998
Fax / Téléc : 905 707 9707
rugbycanada.ca
[email protected]
Victoria Office / Bureau de Victoria
3024 Rue Glen Lake Road
Langford, BC CANADA V9B 4B4
Tel / Tél : 250 418 8998
Fax / Téléc : 250 386 3810
•
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Manage media sign-ins and area(s) on game day
Social media and web analytics
Game Day Roles/Fan Experience
•
Assist with media management
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Assist internal and external media, communications and broadcast teams
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Assist with event social media and streaming
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Assist with set up and execution of pre/post game and half time activations (i.e. kick for cash)
All other duties as required
Necessary Skills for all Applicants may include, but are not limited to:
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Understanding of sports, sports media and rugby considered a valuable asset
•
Strong written skills with attention to detail
•
Strong understanding of Canadian and World rugby is considered a valuable asset
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Video shooting, editing and archiving abilities
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Strong knowledge of social media sites Facebook, Twitter, Instagram etc.
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Basic website upkeep and maintenance
Guidelines for Applicants
Position Details
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The position will offer professional development for an individual seeking a career in the sport
management or sport administration domain.
There will be times when the role may include opportunities to travel for additional learning
experiences.
This is definitely not a “nine to five” role. As noted above, evening and weekend expectations will
arise but there is an opportunity for flexibility in the time demands of the position to coincide with
academic requirements and / or other regular commitments.
There will be times when additional experience in other departments may be earned as some other
staff may call all upon the appointed person to support other duties as required.
Selection Criteria
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Due to the nature of the position dealing specifically with the demands of Rugby planning and
development, some knowledge of the sport is considered a valuable asset.
Demonstrated evidence of an ability to work independently without supervision but in
accordance with documented policy and procedure guidelines.
A record of working as a team member, as well as a history of performing in situations that require
self-leadership and initiative.
Computer literacy especially with spreadsheets, word processing and power point presentations
and the ability to operate other software programs as necessary.
Displays excellent time management and workplace co-operation skills.
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Tel / Tél : 250 418 8998
Fax / Téléc : 250 386 3810
To be considered for this position, all applicants must be currently enrolled in a degree / diploma program
in a relevant field of study at a university / college institution or vocational school during the term of the
internship.
All applicants should have a valid driver’s license and it is advised to have a current passport. Access to a
vehicle on a daily basis is considered a valuable asset, but not a requirement.
To Apply
Please send your resume and cover letter not later than Monday June 27th, 2016 to:
Human Resources
Email:
Fax:
[email protected]
905 707 9707
SUBJECT:
National Program Communications Intern Application
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STAGE, COMMUNICATIONS DU PROGRAMME NATIONAL
(Département commercial)
Poste disponible :
Un (1) poste – 5 septembre au 31 décembre 2016
Rémunération :
Honoraire basé sur le rendement et versé à la fin du stage
Lieu :
Centre d’excellence du rugby canadien – Langford, Colombie-Britannique
Superviseur(e) :
Gestionnaire, Communications nationales et relations avec les médias
Le ou la stagiaire des communications du programme national du département des communications de
Rugby Canada sera responsable d’aider le coordonnateur ou la coordonnatrice des communications du
programme national dans la planification, l’organisation et l’exécution des communications et de la
promotion d’événements liés aux équipes nationales masculines et féminines du Canada. Le poste
comprend l’archivage et l’organisation des médias, la liaison avec des représentants internes et extérieurs
des médias dans un rôle de communication, l’appui de communication et de gestion d’événement au
besoin et une production de contenu écrit, vidéo et de médias sociaux.
Veuillez noter que ce poste exige de son ou sa titulaire de travailler en soirée et les weekends durant la
période de stage et de plus longues heures à l’approche des journées d’événements et lors de ces
journées. Certaines des tâches seront de nature administrative, tandis que d’autres tâches seront
opérationnelles et exigeront des déplacements hors du bureau (p.ex. sur un site de match de rugby).
Les responsabilités et tâches peuvent inclure, mais sans s’y limiter :
Communication et promotion d’événement
• Participer à l’élaboration de plans de communication et de marketing pour chaque événement
• Rédiger du contenu pour le site Web de Rugby Canada
• Assister à la préparation et à la livraison de divers documents et initiatives de marketing
• Coordonner la création de programmes-souvenirs d’événements et d’autres matériel promotionnel
et y contribuer (p.ex. affiches, messages courriels)
• Participer aux campagnes de medias sociaux; planification et rédaction (Twitter, Facebook,
Instagram, etc.)
• Effectuer de la recherche et générer des informations : médias, événement, listes de courriels,
analyses, etc.
• Archiver et organiser les médias de Rugby Canada
Services média
• Archiver, numériser et distribuer les médias à l’interne et à l’extérieur
• Filmer, éditer et télécharger des faits saillants et des reprises vidéo
• Préparer les trousses média
• Envoyer tous les communiqués de presse connexes aux contacts médias appropriés
• Coordonner l’accréditation des médias et des photographes
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Fax / Téléc : 250 386 3810
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Gérer l’inscription des photographes aux événements
Organiser la nourriture et les breuvages pour les représentants des médias les jours de
match/événement
Gérer les zones d’inscription et les zones medias les jours de match
Médias sociaux et analyses Web
Rôles les jours de match / Expérience des partisans
•
Participer à la gestion des médias
•
Prêter main forte aux medias internes et extérieurs, ainsi qu’aux communications et aux équipes
de diffusion
•
Participer aux medias sociaux et à la webdiffusion de l’événement
•
Participer au montage et à l’exécution d’activations avant et après le match ainsi qu’à la mi-temps
(p.ex. botter pour la cagnotte)
Toutes les autres tâches, le cas échéant
Les aptitudes nécessaires pour tous les candidats peuvent inclure, mais sans s’y limiter :
•
Compréhension du sport, des médias sportifs et du rugby, un atout considérable
•
Solides aptitudes de communication écrite avec une attention aux détails
•
Solide compréhension du rugby canadien et international, un atout considérable
•
Capacités à filmer, à l’édition vidéo et à l’archivage
•
Solide connaissance des sites de medias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, etc.)
•
Entretien et mise à jour de base de site Web
Détails sur le poste
•
•
•
•
Ce poste offrira un développement professionnel pour une personne désirant faire carrière en
gestion du sport ou en administration du sport.
Il y aura des situations ou le ou la stagiaire pourrait devoir se déplacer pour acquérir des
expériences d’apprentissage additionnelles.
Ce poste n’est certainement pas un emploi avec un horaire traditionnel de « neuf à cinq ». Tel
qu’indiqué précédemment, les activités en soirée et de weekend se produire, mais il y a une
possibilité de flexibilité dans les exigences d’horaire du poste afin de respecter les réalités
académiques et/ou autres engagements réguliers.
Il y a aura des situations ou d’autres expériences dans d’autres départements pourront être
obtenus alors que d’autres membres du personnel peuvent demander au ou à la titulaire d’appuyer
d’autres activités, le cas échéant.
Critères de sélection
•
•
En raison de la nature du poste traitant particulièrement avec les exigences de la planification et
du développement du rugby, une certaine connaissance du sport est considérée comme un atout
important.
Une capacité démontrée de pouvoir travailler seul(e) sans supervision, mais dans le respect des
politiques et lignes directrices procédurales documentées.
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Fax / Téléc : 905 707 9707
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Fax / Téléc : 250 386 3810
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Un dossier de travail au sein d’une équipe, ainsi qu’un historique de rendement nécessitant de
l’autonomie et de l’initiative.
Connaissance informatique avec des feuilles de calcul, du traitement de texte et des présentations
PowerPoint et la capacité à utiliser d’autres logiciels au besoin.
Excellente gestion du temps et aptitudes de coopération en milieu de travail démontrées.
Pour être considérés pour ce poste, tous les candidats doivent être présentement inscrits dans un
programme dans un champ pertinent d’étude dans une université ou un collège ou une école
professionnelle durant la période de stage.
Tous les candidats devraient détenir un permis de conduire valide et il est conseillé de posséder un
passeport valide. L’accès quotidien à un véhicule est considéré un atout important, mais cela n’est pas une
exigence.
Mise en candidature
Veuillez faire parvenir votre c.v. et votre lettre de présentation au plus tard le lundi 27 juin 2016 à :
Ressources humaines
Courriel :
Télécopieur :
OBJET :
[email protected]
905.707.9707
Demande de stage – Communications du programme national
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