DESCRIPTION DE TRAVAIL

DESCRIPTION DE TRAVAIL
Titre de l’emploi :
Superviseur :
Groupe et niveau :
Numéro de l’emploi :
Date en vigueur :
Région :
Condition d’admission :
Adjointe de projets et réceptionniste
Vice-président Services internationaux Afrique et Haïti
2014/04/01
Montréal, Québec
Être admissible à la subvention salariale d’Emploi Québec (les
candidats-es doivent s’informer auprès de leur Centre Local
d’Emploi avant d’appliquer)
Fonction générale :
Services de soutien administratif et de réception pour le bureau régional.
Axe principal des responsabilités
S’occuper de la réception du bureau et fournir un soutien administratif aux employés du bureau
régional.
Responsabilités particulières
Réceptionniste
1. Filtrer les appels et les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements généraux et
diriger les autres demandes aux personnes appropriées en tenant à jour un système de
suivi de la correspondance entrante et sortante, du service de messagerie et des paquets.
2. Surveiller et vérifier le volume lié à la correspondance et aux télécopies reçu et sortant.
3. Transmettre et faire le suivi des demandes de traduction.
4. Prévoir les préparatifs de voyage du personnel de bureau.
5. S’assurer de l’entretien des équipements de bureau, comme les photocopieurs, les
télécopieurs, les imprimantes et les équipements relatifs aux rebus confidentiels utilisés
par le personnel du bureau.
6. Gestion de l’occupation des bureaux, des réservations pour la salle de conférence,
commande de repas, courrier/poste, etc.
7. Fournir le soutien logistique et administratif au personnel du bureau en tenant à jour un
système de classement
8. Supporter les usagers du bureau en matière d’informatique et s’assurer, d’une façon
régulière, que les copies de sûreté sont faites.
Adjoint/e aux projets
1. Supporter la gestion dans l’intégration des nouveaux conseillers volontaires en s’occupant
de l’ouverture des dossiers et en s’assurant des invitations avec la responsable (demande
de références, entrevues, entrée des informations recueillies dans un système de gestion
de base de données)
2. Supporter l’envoie des documents pour les départs des conseillers volontaires affectés à
des missions internationales (commande de cartes d’affaire, préparation de lettres
officielles, demande de visas, envoi des paquets aux conseillers volontaires, gestion des
affectations Sud-Nord, etc.).
3. Appuyer le programme national pour le recrutement de conseillers volontaires et la
coordination d’affectations (évaluation des curriculum vitae, appeler les candidats, réaliser
des appels conférences avec les clients, faire des comptes de dépense, etc.)
4. Participer à la gestion/coordination de projets diverses
5. Participer à l’implémentation de stratégies de recrutement pour augmenter le nombre de
CV provenant de certains secteurs clés dans notre répertoire
Aptitudes et connaissances
1. Le travail nécessite des habiletés de lecture et de compréhension afin de réviser,
comprendre et trier la correspondance à des fins de préparation et de classement des
dossiers.
2. Le travail nécessite d’écouter attentivement les demandes ou les instructions demandées
afin d’optimiser le temps disponible et de répondre de façon efficace aux demandes
explicites en fournissant l’appui requis en matière d’information ou autre assistance
appropriée.
3. Connaissance des méthodes permettant de recevoir les visiteurs et les appels
téléphoniques et de les référer aux ressources appropriées en faisant preuve de bonnes
relations interpersonnelles afin de gérer les demandes efficacement.
4. Connaissance de la gestion de bureau et des procédures et pratiques de bureau.
5. Connaissance des logiciels, du matériel et de l’équipement périphérique incluant le
traitement de texte, des logiciels de communication électronique et de suivi de dossiers
informatisés.
6. Connaissance des procédures relativement à l’organisation des itinéraires de voyages et
de la préparation des demandes de remboursement des dépenses, afin de faire les
préparatifs de voyage des employés du bureau.
Compétences et expérience
• Compétences en gestion des appels.
• Expérience dans une organisation à but non lucratif.
• Bilinguisme ou niveau intermédiaire d’anglais minimum
• Environnement de travail
A. Environnement psychologique
Le rythme de travail peut varier et des échéances serrées doivent être
respectées. Les priorités de travail sont changeantes et parfois
conflictuelles.
B. Environnement physique
Le travail s’effectue dans des bureaux.
Il s’agit d’un poste au salaire minimum et les candidats doivent être admissibles à la
Subvention Salariale d’Emploi Québec.
Date limite d’application le 27 avril 2014
Date de début de travail le 5 mai 2014
Envoyer un courriel à Laurence Caron, [email protected]. Inscrivez comme titre : ‘’VOTRE
NOM - Application poste adjoint/e et réceptionniste’’
Nous apprécions tous les intérêts soulevés par ce poste, toutefois, seules les personnes
sélectionnées en entrevues seront contactées. Prière de ne pas appeler.
JOB DESCRIPTION
Job Title:
Supervisor :
Group and level :
Job number :
Effective date :
Région :
Condition :
Clerical assistant - Receptionist
Vice-President International Services Africa and Haïti
2014/04/01
Montréal, Quebec
Be admissible to the Salary Subvention of Emploi Quebec.
Each candidate must verify with its Local Employment Center
prior to apply
General functions:
Administrative support and receptionist for the regional office
Principal Responsibilities
Reception services and administrative support for regional office staff
Specific Tasks
Receptionist
1. Screens visitors and callers, responds to general inquiries and refers others to appropriate
persons by maintaining a system for tracking incoming and outgoing mail, messenger
service and parcels.
2. Monitors and controls the flow of incoming and outgoing correspondence and faxes.
3. Forwards and follows up on translation requests.
4. Makes travel arrangements for office staff.
5. Ensures maintenance of office equipment, such as photocopiers, fax machines and
printers, and confidential waste equipment (shredders) used by office staff.
6. Office space management, conference room reservation, food order, post and mailing, etc.
7. Provides logistical and administrative support to office staff by maintaining a filing system.
8. Supports office personnel related to computer and ensures that back up are regularly
done.
Project Administrative support
1. Supports management in the integration of new VAs by opening files and participating to
the invitation process.
2. Supports the mailing process concerning departures of VAs to international missions
(business card order, official letters writing, visa requests, package mailing, management
of South North assignments).
3. Support the National Program for the recruitment of VAs and assignments coordination
(review resume, call candidates, organize conference calls, expense report, etc.).
4. Participate to the management and coordination of different projects
5. Participate to the implementation of the recruitment strategy to increase the number of VA
in key sectors in our roster,
Requirements
1. Requires reading and comprehension skills to review, understand and classify
correspondence for file preparation and for filing purposes.
2. Requires listening skills in order to optimize time available and to effectively respond to
stated needs by providing information, support or other appropriate assistance.
3. Requires skills in receiving the public, answering calls and referring them to
appropriate resources using interpersonal skills to effectively manage inquiries.
4. Requires knowledge of office management and business procedures and practices.
5. Requires knowledge of computer software, hardware and peripheral equipment
including word processing, electronic communications and computerized document
tracking software.
6. Requires knowledge of procedures necessary to make travel arrangements and
prepare expense claims.
Experience/Qualifications
• Competence in office management.
• Experience in a non-profit organization.
• Bilinguism of intermediate level in English
• Work environment
A. Psychological environment
Workloads may vary and targets must be met. Priorities change which may
lead to conflicting situations.
B. Physical environment
The work will take place in an office setting.
The minimum wage is offered and the candidate must be eligible to the Salary Subvention
of Emploi Québec.
Limit for application April 27th, 2014
Start date May 5th, 2014
Sent your application by e-mail to Laurence Caron, [email protected]. The title must be :
‘’YOUR NAME - Application poste adjoint/e et réceptionniste’’
We appreciate all the interest that this job may create, but only the persons selected for the
interview will be contacted. Please, do not call.