SUMMARY RESPONSIBILITIES

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
02 December 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
HUMAN RESOURCES DIVISION, Administration and Support Branch
POSITION No.
:
HR-37
TITLE
:
Junior Technician (Personnel Administration)
GRADE
:
B-4
JOB CODE
:
A614
DUTY LOCATION
:
Versailles, FRA
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for executing various personnel administration tasks
mainly related to both Central Europe Pipeline System Programme Office (CEPS PO) and NATO Helicopter
Design and Development, Production and Logistics Management Agency (NAHEMA). More precisely, he/she is
responsible for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Executing all tasks in the field of personnel administration for active staff and non-active/former staff
members including time management.

Acting as the focal point for social services, by addressing concerns from staff on a range of personnel
administration matters and individual social problems.

Managing the files of staff members for which the incumbent is responsible and proactively helping in
building consistency in decision taking.

Maintaining and updating the confidential personnel files.

Initiating correspondence on confidential matters for international personnel.

Operating the NATO-wide Personnel Information System (PMIS) to prepare the monthly payroll for CEPS
PO and NAHEMA. Issuing monthly payslips, payment orders and reports.

Verifying, processing and approving the justifications that support changes to the monthly payroll
(indemnities, allowances, pensions, insurances). Ensuring timely and accurate payment of net salaries for
NAHEMA staff.

Ensuring timely posting of payroll related data and updating appropriate budget items.

Providing the company Previnet with monthly information on the contributions for the Defined
Contribution Pension Scheme (DCPS) and organizing DCPS briefings for newcomers.

Coordinating with the CEPS Finance Cell (FC) on payment issues to include providing financial forecasts.

For CEPS PO, managing leave requests and absence justifications. Keeping up-to-date the Programme
Office's leave database and planning chart, maintaining leave/sick leave records and issuing monthly
relevant status reports.

For CEPS PO, monitoring the time clock system and verifying that the flexitime policy is applied
appropriately.
HR-37
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Initiating the training plan in coordination with the CEPS Finance Cell (FC) and Programme Manager (PM),
monitoring the annual training budget and coordinating training requirements with the Division's staff in
Capellen and with outside companies.

Assessing and recording CEPS approved overtime and on-call duty.

Preparing reports and statistics as required.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Replacing other staff members in his/her functional area and working in close liaison and cooperation
with them as required.

Creating and maintaining personnel master data which result from hiring, termination of contract and
retirement for current and future employees or for changes to their personal situation (e.g. allowances,
contract, address).

For both CEPS PO and NAHEMA, liaising with the Group Insurance and advising staff members on their
entitlement to social benefits, health and supplementary insurance.

Processing applications and claims for education allowance and maintaining correspondence and related
files and records.

Establishing pension entitlements and forwarding related pension action forms (e.g. personal and
financial data of pensioners and beneficiaries) to the NATO Pension Computation Unit for further
processing and pension payment. Informing departing staff members on pension rights and issues.

Responding to requests of the HR Executive on Payroll/Pension/Social Services matters.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience in Payroll and Allowances processing normally acquired as a Senior Clerk after three to five
years in the Agency or in a similar organization.

Good knowledge of NATO rules in connection to the administration of personnel and entitlements and
allowances for active and non-active staff.

Developed sense of human relations and ability to deal with personnel of various nationalities and
categories with tact and understanding. Absolute discretion and good judgement are required.

Ability to work independently and be self-motivated.

Knowledge of payroll and allowances basic standards and principles.

Previous experience in an assistant position in an international environment, preferably in Human
Resources.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Sound knowledge of the NATO Personnel Management Information System (PMIS) or of the Human
Resources (HR) module of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
HR-37
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. Both languages are important in the work of this
post, therefore fluency in French and working knowledge of English are essential.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Good knowledge of NATO Civilian Personnel Regulations (CPR) would be an asset.

Sound knowledge of Microsoft Access would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
HR-37
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
2 décembre 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES, Branche "administration et soutien"
POSTE N°
:
HR-37
TITRE
:
Technicien(ne) adjoint(e) (administration du personnel)
GRADE
:
B-4
CODE POSTE
:
A614
LIEU D'AFFECTATION
:
Versailles, FRA
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire exécute diverses tâches d'administration du personnel,
principalement liées au Bureau du programme OTAN du réseau d'oléoducs en Centre-Europe (CEPS) et à
l'Agence de gestion OTAN pour la conception, le développement, la production et la logistique de l'hélicoptère
OTAN (NAHEMA). Il (elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

exécuter toutes les tâches du domaine de l'administration du personnel pour les agents se trouvant ou
non en situation d'activité et les anciens membres du personnel, et notamment les tâches liées à la
gestion du temps ;

faire fonction de point de contact pour la fourniture de services sociaux, en apportant des réponses aux
préoccupations des agents concernant un ensemble de questions touchant à l'administration du
personnel ainsi qu'à des problèmes d'ordre social affectant les individus ;

gérer les dossiers des membres du personnel dont il (elle) est chargé(e) et prendre l'initiative d'aider à
arrêter des décisions cohérentes ;

assurer la tenue et la réactualisation des dossiers personnels confidentiels ;

déclencher l'établissement de la correspondance afférente aux questions confidentielles concernant le
personnel international ;

exploiter le système informatique de gestion du personnel (PMIS) à l'échelle de l'OTAN afin de préparer
les salaires mensuels pour le Bureau de programme CEPS et la NAHEMA. Établir des fiches de paie
mensuelles, des ordres de paiement et des rapports ;

vérifier, traiter et approuver les éléments qui justifient les modifications apportées aux salaires mensuels
(indemnités, allocations, pensions, assurances). Veiller à ce que soient versés en temps voulu les
montants exacts des salaires nets des agents de la NAHEMA ;

veiller à l'enregistrement en temps voulu des données relatives au paiement des salaires et actualiser les
articles budgétaires correspondants ;

fournir à la société Previnet des informations mensuelles sur les contributions au régime de pensions à
cotisations définies (DCPS) et organiser des séances d'information sur ce régime à l'intention des
nouveaux arrivants ;

assurer une coordination avec la cellule "finances CEPS" concernant les paiements et notamment fournir
des prévisions financières ;

gérer, pour le Bureau de programme CEPS, les demandes de congés et les justificatifs d'absence. Tenir à
jour la base de données des absences et le planning du Bureau de programme, tenir les enregistrements
des congés et des congés de maladie et publier les comptes rendus mensuels correspondants ;

assurer, pour le Bureau de programme CEPS, le suivi du système de pointage et veiller à ce que la
politique d'horaires flexibles soit correctement appliquée ;
HR-37
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1538_15#2xx.docx

lancer le plan de formation en coordination avec la cellule "finances CEPS" et le gestionnaire du
programme CEPS, assurer le suivi du budget annuel de formation et assurer la coordination des besoins
en matière de formation avec les agents de la division basés à Capellen ainsi qu'avec les prestataires
extérieurs ;

évaluer et enregistrer les heures supplémentaires approuvées et les permanences extérieures du CEPS ;

établir des rapports et des statistiques selon les besoins ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

remplacer d'autres membres du personnel travaillant dans son domaine fonctionnel et travailler avec eux
en étroite collaboration et coopération en fonction des besoins ;

créer et tenir à jour des données de base "personnel" liées à l'embauche, à la résiliation de contrats et au
départ à la retraite des employés actuels et futurs ou résultant de modifications affectant leur situation
individuelle (p.ex. en ce qui concerne les indemnités, les contrats, les adresses) ;

assurer, pour le Bureau de programme CEPS et la NAHEMA, la liaison avec l'assurance-groupe et informer
les membres du personnel au sujet de leurs droits en matière de prestations sociales, d'assurance
médicale et d'assurance complémentaire ;

traiter les candidatures et les demandes concernant l'indemnité d'éducation, et tenir à jour la
correspondance ainsi que les dossiers et documents correspondants ;

établir les droits à pension et transmettre les formulaires correspondants (données personnelles et
financières des titulaires de pension et ayants droit) à l'unité de calcul des pensions de l'OTAN pour
exploitation et paiement des pensions. Informer les agents quittant leurs fonctions sur leurs droits à
pension et les questions connexes ;

répondre aux demandes du responsable exécutif des ressources humaines sur les questions liées à la
paie/aux pensions/aux services sociaux.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience du traitement de la paie et des allocations normalement acquise en qualité d'employé
principal après trois à cinq années de service au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Bonne connaissance des règles de l'OTAN en matière d'administration du personnel et de droits et
indemnités des personnels se trouvant ou non en situation d'activité.

Sens aigu des relations humaines et aptitude à gérer avec tact et compréhension ses relations avec des
personnels de différentes catégories et de diverses nationalités. Une discrétion absolue et un bon
jugement sont nécessaires.

Aptitude à travailler de façon indépendante et à se motiver soi-même.

Connaissance des normes et principes de base en matière de traitement de la paie et des allocations.

Expérience préalable dans un poste d'assistant en milieu international, de préférence dans le domaine
des ressources humaines.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Une solide connaissance du système informatique de gestion du personnel de l'OTAN (PMIS) ou du
module "ressources humaines" du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'Agence constituerait un atout.
HR-37
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Les deux langues étant importantes
pour le travail effectué à ce poste, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise du français et une
connaissance pratique de l'anglais.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une bonne connaissance du règlement du personnel civil de l'OTAN constituerait un atout.

Une bonne connaissance du logiciel Microsoft Access constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
HR-37
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015