SUMMARY RESPONSIBILITIES General - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
12 February 2016
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
FINANCE DIVISION, Third Party Accounts Section
POSITIONS Nos
:
FF-10,25,38
TITLE
:
Junior Technician
GRADE
:
B-4
JOB CODE
:
A431
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Section for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Assisting in maintaining, controlling and administering customer accounts.

Liaising with NSPA Organizational Units on a day-to-day basis.

Corresponding with NSPA customers on customer account matters.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Processing accounting entries in the customer accounts in accordance with the related Operating
Procedures (OPs).

Preparing manual customer billings and call for contributions when required.

Processing incoming payments on customer accounts.

Clearing customer invoices for material and services against customer down payments.

Establishing customer account statements.

Ensuring debt collection from the customers as required.

Reconciling customer accounts balances with the related general ledger reconciliation accounts balances
and verifying that all customer accounts balances are justified and accurate.

Assisting in preparing consolidated customer financial reports.

Posting calls for advances and contributions.

Replacing equivalent grade staff in other FF Sections.
FF-10,25,38
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience in commercial and financial accounting normally acquired as a Senior Clerk after three to five
years in the Agency or in a similar organization.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

Formal training in bookkeeping.

Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

N/A
FF-10,25,38
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2016
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
12 février 2016
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
DIVISION DES FINANCES, Section "comptes de tiers"
:
FF-10,25,38
TITRE
:
Technicien(ne) adjoint(e)
GRADE
:
B-4
POSTES N
os
CODE POSTE
:
A431
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire exécute les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

contribuer à la tenue, au contrôle et à l'administration des comptes clients ;

assurer une liaison quotidienne avec les unités organisationnelles de la NSPA ;

assurer la correspondance avec les clients de la NSPA en ce qui concerne leurs comptes ;

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

traiter les écritures des comptes clients conformément aux procédures d'exploitation applicables ;

établir manuellement les factures clients et les appels de contributions selon les besoins ;

traiter les paiements à l'arrivée sur les comptes clients ;

procéder au rapprochement des factures soumises aux clients au titre de matériels et de services livrés
contre paiement d'un acompte ;

établir les extraits de comptes clients ;

veiller au recouvrement des créances auprès des clients selon les besoins ;

mettre en concordance les soldes comptes clients et ceux des comptes collectifs correspondants du grand
livre, et vérifier les justifications et l'exactitude de tous les soldes des comptes clients ;

aider à établir des rapports financiers consolidés à adresser aux clients ;

lancer des demandes d'avances et des appels de contributions ;

remplacer des agents de grade équivalent dans d'autres sections de FF.
FF-10,25,38
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016
370_15#1xx.docx
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience de la comptabilité commerciale et financière normalement acquise en qualité d'employé
principal après trois à cinq années de service au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Formation officiellement reconnue en comptabilité.

La connaissance du progiciel de gestion intégré de l'Agence (SAP) constituerait un atout.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.
FF-10,25,38
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2016