RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION

Transcription

Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration
RÉFÉRENTIEL DU
BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL
GESTION - ADMINISTRATION
PRÉAMBULE
ANNEXE I. RÉFÉRENTIELS DU DIPLÔME............................................................................................................. 3
ANNEXE I.a RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES .................................................. 3
ANNEXE I.b RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION ................................................................................22
ANNEXE II. MODALITÉS DE CERTIFICATION ..................................................................................................... 80
ANNEXE II.a UNITÉS CONSTITUTIVES DU DIPLÔME ........................................................................ 80
ANNEXE II.b RÈGLEMENT D’EXAMEN ................................................................................................. 83
ANNEXE II.c DÉFINITION DES ÉPREUVES.......................................................................................... 84
ANNEXE III. CONDITIONS D’ACQUISITION DE LA PROFESSIONNALITÉ ..................................................... 117
ANNEXE III.a PÉRIODES DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL..................................... 118
ANNEXE III.b PASSEPORT PROFESSIONNEL .................................................................................. 122
ANNEXE III.c SAVOIRS RÉDACTIONNELS ........................................................................................ 123
ANNEXE IV. TABLEAU DE CORRESPONDANCE DES ÉPREUVES ET UNITÉS ............................................ 125
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PRÉAMBULE
Le référentiel de certification du baccalauréat Gestion-Administration respecte le cadre général défini par le guide
d’élaboration des diplômes professionnels. Il s’agit de fournir ici quelques axes méthodologiques pour en faciliter la
lecture et la compréhension.
 une structuration strictement identique entre le référentiel d’activités professionnelles et le
référentiel de certification
C’est ainsi que les compétences, les unités d’enseignement, les unités de certification et les épreuves
reprennent le découpage des quatre pôles d’activités décrits dans le référentiel d’activités professionnelles.
L’objectif est que tout candidat, quel que soit son statut, puisse relier son activité professionnelle aux
exigences certificatives du diplôme ;
 la définition des exigences du diplôme à partir de la description des situations professionnelles
caractéristiques de la gestion administrative, devant être maîtrisées à l’issue du baccalauréat
Gestion-Administration
C’est pourquoi le référentiel de certification propose un répertoire exhaustif de 55 situations
professionnelles regroupées en 13 classes de situations, correspondant aux 4 pôles du référentiel
d’activités professionnelles. A chaque pôle correspond une unité certificative ; les compétences, les
critères d’évaluation, la performance attendue et les savoirs associés apparaissent dans la description de
chaque situation professionnelle ;
 une évaluation du niveau de compétence attendu du candidat par le repérage de sa capacité à
traiter, pour une même situation professionnelle, différents niveaux de complexité et différents
aléas
Ces niveaux de complexité et d’aléas sont ainsi décrits par ordre croissant dans chaque situation
professionnelle ;
 3 champs distincts de savoirs associés rattachés à chaque situation professionnelle :



les savoirs de gestion et savoirs technologiques qui regroupent les savoirs relevant de la
gestion au sens strict, de la comptabilité, de la communication, de l’organisation, de l’administratif,
du commercial, de l’informatique et de la bureautique ;
les savoirs juridiques et économiques qui sans reprendre la formulation des programmes du
tronc commun de Droit et d’Économie, peuvent y être facilement rattachés ;
les savoirs rédactionnels qui constituent une composante à part entière des savoirs mobilisés et
des critères de certification, tant les exigences professionnelles en matière de maîtrise de
l’orthographe et de la syntaxe sont reconnues comme essentielles dans les activités
administratives (voir Annexe III.c). Ces savoirs sont présents dans 17 situations professionnelles
sur les 55 que comporte le référentiel.
 les comportements ne font pas l’objet d’une évaluation spécifique
Ils sont intégrés dans l’évaluation de la compétence considérant que :
 toute action de travail constitue en soi un comportement qu’il n’y a pas lieu de détacher de
la partie visible et observable de la compétence ;
 s’il existe bien des exigences importantes, d’ordre comportemental imposées par la
situation professionnelle, elles figurent en tant que telles, dans les données de la situation
à intégrer dans l’activité, au même titre que d’autres normes, procédures ou prescriptions à
suivre.
 Les aptitudes, de par leur caractère non situé, sont précisées au niveau général de chaque pôle
d’activités. C’est ainsi que sont définies quatre aptitudes générales :
 Pôle 1 : Aptitude générale à maintenir la relation avec des tiers
 Pôle 2 : Aptitude générale à renforcer la cohésion sociale
 Pôle 3 : Aptitude générale à améliorer la productivité administrative
 Pôle 4 : Aptitude générale à accompagner des projets
 le passeport professionnel (voir annexe III), utilisé dans le Baccalauréat professionnel GestionAdministration, constitue le support privilégié des épreuves professionnelles.
Il est donc un document obligatoire car, outre son intérêt pour la formation, il constitue une trace visible des
activités et des acquis des candidats.
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RÉFÉRENTIELS DU DIPLÔME
ANNEXE I
ANNEXE I.a RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES ..................................................................3
ANNEXE I.b RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION.................................................................................................22
RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
ANNEXE I a
I. APPELLATION DU DIPLÔME ...................................................................................................................4
II. CHAMP D'ACTIVITÉ .................................................................................................................................4
II.1. Définition du métier ..............................................................................................................................4
II.1.1. La mission globale ...............................................................................................................................4
II.1.2. Les activités constitutives de la mission ..............................................................................................4
II.2. Contexte professionnel ........................................................................................................................6
II.2.1. Emplois concernés ..............................................................................................................................6
II.2.2. Types d’organisations ..........................................................................................................................6
II.2.2. Place dans l'organisation .....................................................................................................................6
II.2.3. Environnement technologique et économique de l'emploi ..................................................................6
II.2.4. Évolutions de l’emploi ..........................................................................................................................8
II.2.5. Conditions de travail ............................................................................................................................8
II.2.6. Conditions générales d’exercice ..........................................................................................................8
III. PÔLES D'ACTIVITÉS ............................................................................................................................10
Pôle 1 Gestion administrative des relations externes .................................................................................10
Pôle 2 Gestion administrative des relations avec le personnel ...................................................................13
Pôle 3 Gestion administrative interne ..........................................................................................................16
Pôle 4 Gestion administrative des projets ...................................................................................................19
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I. APPELLATION DU DIPLÔME
Baccalauréat Professionnel GESTION-ADMINISTRATION
II. CHAMP D'ACTIVITÉ
II.1. Définition du métier
II.1.1. La mission globale
La mission globale du titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration consiste à prendre en charge
les activités relevant de la gestion administrative, principalement au sein d’entreprises de petite et moyenne taille
(artisanat, commerces, TPE, PME-PMI, ETI), de collectivités territoriales, d’administrations ou encore
d’associations.
L'activité du titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration se situe dans un contexte de mutation
profonde des métiers administratifs notamment en raison de l'impact des restructurations, des nouvelles formes
d’organisation du travail, de la dématérialisation des informations et des évolutions technologiques.
Gestionnaire administratif est l’appellation générique utilisée pour désigner un métier qui peut prendre des formes
diverses selon les types d’organisations et les secteurs d’activités. Toutes les appellations font cependant
référence à la prise en charge d’activités administratives très marquées par les formalismes administratif,
règlementaire et juridique.
La gestion administrative possède à la fois une dimension transversale et spécifique :
- transversale, car la composante administrative existe naturellement dans chaque fonction, processus ou
projet, mis en place dans tout type d’organisation, mais aussi parce qu’on assiste à une forte mutualisation
des fonctions administratives ;
- spécifique, au sens où la gestion administrative intègre les particularités des contextes d’exercice et des
secteurs d’activités, notamment en ce qui concerne les domaines juridique et règlementaire.
La prise en charge des activités de gestion administrative implique donc de la part du gestionnaire administratif, à
la fois :
1
- une grande multivalence au sens où les interventions sur les processus de gestion, commerciaux, de
communication et de GRH mobilisent un périmètre très large de connaissances techniques, de gestion,
juridiques, économiques et commerciales qui nécessitent d’être articulées et combinées entre elles pour
2
répondre aux besoins de gestion ; le tout associé à une réelle professionnalité relationnelle ;
- une forme de spécialisation qui porte moins sur une expertise bureautique ou comptable que sur
l’appropriation des contextes d’exercice et des secteurs d’activités ou encore le développement de
compétences spécialisées sur un service particulier.
II.1.2. Les activités constitutives de la mission
Dans un contexte maîtrisé, porteur de spécificités, le titulaire du baccalauréat professionnel GestionAdministration est conduit, dans les limites de sa responsabilité et de son autonomie, à :
- prendre en charge les différentes dimensions administratives des activités de gestion, commerciales, de
communication, de gestion du personnel, de production ainsi que celles associées à la mise en œuvre de
projets au sein de l’organisation ;
1
Multivalence correspond ici à la prise en charge d’activités nécessitant une combinaison intégrée de savoirs et savoir-faire relevant de
domaines différents. Polyvalence renvoie davantage à la capacité à prendre en charge des activités de nature différente. La spécialisation sur
un nombre d’activités restreint s’oppose ainsi à polyvalence ; monovalence, au sens où l’on dispose d’un bagage de savoirs et savoir-faire
relevant d’un seul domaine, s’oppose à multivalence.
2
La Professionnalité recouvre un ensemble de savoir-faire professionnels correspondant à un niveau donné d’exercice du métier. Elle
représente une vision statique et datée des compétences disponibles. La professionnalisation correspond à un processus de développement
progressif des apprentissages ; la professionnalisation représente donc une vision dynamique des compétences en construction.
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assurer l’interface entre les différents acteurs internes et externes de l’organisation. Il doit donc mobiliser
une véritable professionnalité relationnelle visant à maintenir et développer les relations tout en étant
porteur de l’image et des valeurs de l’organisation. Une grande rigueur rédactionnelle est, de ce point de
vue, exigée ;
inscrire l’action administrative au cœur des systèmes d’information et des évolutions technologiques
notamment en intégrant dans toutes les activités une culture quantitative permettant de traiter et structurer
l’information de gestion en vue de la mettre au service des décideurs ;
assurer l’organisation et la gestion matérielle du service ou de l’entité.
L’ensemble de ces activités de gestion administrative vise très généralement à sécuriser les opérations, les
processus et les projets, développés par l’organisation, dans toutes leurs composantes : relationnelle,
informationnelle, organisationnelle, opérationnelle, documentaire et règlementaire.
De ce point de vue, le gestionnaire administratif, par sa maîtrise des contextes et par sa discrète, mais réelle,
efficacité opérationnelle, devient un acteur incontournable de l’organisation, dans ses rôles d’assistant auprès des
responsables, de référent reconnu par les tiers et de support pour les autres membres de l’entité.
Le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration participe, avec une plus ou moins grande
autonomie et un niveau de responsabilité variable selon la taille de l’organisation ou du service, aux activités
suivantes :
-
Gestion administrative des relations externes.
Les tâches réalisées se situent :
 dans le cadre du processus achats, avec les fournisseurs (prestataires compris) et les
sous-traitants ;
 dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands mais aussi de
mise à disposition de biens et de services non marchands, avec les prospects, les clients,
les usagers, les donneurs d’ordre ;
 dans le cadre de la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les
partenaires-métiers.
-
Gestion administrative des relations avec le personnel.
Les tâches réalisées concernent :
 les opérations courantes de gestion du personnel (tenue des dossiers du personnel,
gestion des absences et congés, déplacements, information) ;
 la GRH (recrutement, intégration, suivi de carrière, formation) ;
 le suivi administratif financier (rémunérations et budgets de personnel) ;
 la représentation et les relations sociales (instances représentatives, tableaux de bord
sociaux, procédures de sécurité, santé, actions sociales et culturelles).
-
Gestion administrative interne.
Les tâches réalisées relèvent de la gestion :
 du système d’information de l’organisation (veille, collecte, recherche, production et
diffusion des informations) ;
 des divers modes de travail (réunions, courrier, téléphone, messagerie, espaces
collaboratifs) ;
 des espaces de travail et des ressources (accueil des visiteurs, aménagements,
maintenances, stocks de fournitures et consommables, budgets de fonctionnement) ;
 du temps (tenue et synchronisation des agendas, planification et suivi des tâches).
-
Gestion administrative des projets.
Les tâches réalisées portent sur la composante administrative de tout type de projet développé au sein de
l’organisation, elles concernent :
 le suivi opérationnel du projet (descriptif du projet, base documentaire, états budgétaires,
formalités, et autorisations, planning de réalisation, relations entre les acteurs du projet,
réunions, suivi logistique du projet, dysfonctionnements) ;
 l’évaluation et la clôture du projet.
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II.2. Contexte professionnel
II.2.1. Emplois concernés
Les appellations les plus courantes correspondant à ce profil d’emploi sont :
 Gestionnaire administratif,
 Assistant administratif,
 Employé administratif,
 Secrétaire administratif,
 Technicien des services administratifs,
 Adjoint administratif,
 Agent de gestion administrative,
 Assistant de gestion,
 Gestionnaire commercial,
 Gestionnaire du personnel,
 etc.
II.2.2. Types d’organisations
Les emplois de gestionnaire administratif se rencontrent dans les organisations qui requièrent :
- soit une forte polyvalence, comme les entreprises de petite dimension, les commerces, les entreprises
libérales, les entreprises d’artisanat ou encore les structures associatives couvrant tous les secteurs
d'activités. Le gestionnaire administratif occupe alors un rôle central auprès du responsable, dans les
relations avec les tiers, notamment les administrations ou organismes partenaires-métiers, ainsi qu’avec
les personnels.
-
soit une spécialisation rendue nécessaire par la taille plus importante de l’organisation. Il s’agit alors
d’emplois dans les services administratifs spécialisés d’entreprises, d’administrations ou de collectivités
territoriales importantes. Le gestionnaire administratif intervient alors sur des processus administratifs
spécifiques (exemples du médico-social, du bâtiment, de l’industrie, de l’immobilier, du financier, du
juridique, de la formation, services publics, etc.).
Toutes ces organisations ont en commun d’offrir des emplois de gestionnaire administratif qui requièrent une
grande adaptation aux divers interlocuteurs, aux contextes et aux modes d’organisation du travail mis en place.
II.2.3. Place dans l'organisation
Dans les structures de petite taille, sans hiérarchie intermédiaire, le titulaire du baccalauréat professionnel GestionAdministration exerce son activité en étant placé directement sous l’autorité du responsable : chef d’entreprise,
cadre dirigeant, gérant, artisan, commerçant, profession libérale, président d’association, etc. Il joue alors
pleinement le rôle d’interface interne et externe de l’organisation.
Dans les structures de taille plus importante, il sera placé sous l’autorité d’un cadre intermédiaire, d’un chef de
service, d’un responsable fonctionnel. Il peut également travailler pour le compte d’autres collaborateurs tels que
des gestionnaires, des commerciaux, des techniciens ou encore des acteurs associatifs. Son rôle de support est
alors privilégié.
Dans tous les cas, le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration sera placé au cœur d’un
réseau relationnel très large et, de fait, devra parfaitement intégrer dans son activité les rôles, places et statuts de
chacun ainsi que les règles qui régissent les rapports d’ordre professionnel et contractuel mais qui peuvent aussi
relever de l’informel.
II.2.4. Environnement technologique et économique de l'emploi
L’activité du titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration s’inscrit dans un contexte de forte
mutation des métiers administratifs marqué par :
Les évolutions du contexte économique caractérisées par :
- le poids important des TPE et PME-PMI dans le tissu productif, qui assurent la majorité des emplois
salariés du secteur privé ;
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la généralisation du recours aux technologies de l'information et de la communication impactant les modes
d’organisation du travail : réseaux local et étendu, logiciels bureautiques et spécialisés, progiciel de gestion
intégré, outils de travail collaboratif, etc. ; l’ensemble s’accompagnant parfois de délocalisation et/ou
d’externalisation de certaines tâches administratives ;
le poids important des réglementations en constante évolution, notamment en matière juridique, fiscale et
sociale, exigeant de la part de toute organisation, petite ou grande, une veille informationnelle permanente
et une forte capacité d'adaptation ;
le développement de la normalisation avec de nouvelles contraintes nationales et européennes à prendre
en compte notamment en matière de réglementation du travail ;
le développement de la sous-traitance avec ce que cela comporte d’interdépendance et de complexité
dans les relations avec les tiers et les partenaires économiques ;
un développement de la pression concurrentielle associé à une transformation des comportements
d’achat : clients mieux informés, plus exigeants, plus volatiles et aux besoins plus individualisés. Autant
d’éléments qui renforcent l’importance de l’accueil réservé à leurs demandes et de la pertinence des
réponses apportées, quels que soient les canaux et supports utilisés ;
le développement du commerce électronique (sites marchands, places de marché...) qui « dématérialise »
la relation entre les acteurs et exige une grande rigueur dans la « maintenance administrative » des sites ;
une extension des logiques d’entreprise à toutes les autres organisations, notamment les administrations
publiques et les associations, en matière de rentabilité, de communication sur un marché, d’ajustement de
l’offre, de satisfaction et fidélisation des clients et usagers, d’optimisation des ressources. De ce point de
vue, la productivité administrative devient un indicateur majeur de la réactivité des organisations.
Les métiers administratifs doivent donc intégrer ces évolutions notamment par la prise en compte systématique
dans les activités administratives des problématiques :
- de gestion (contrôle des coûts, de la rentabilité, suivi budgétaire) ;
- commerciales (conquête et fidélisation de la clientèle, suivi des relations commerciales) ;
- juridiques et règlementaires (veille, normalisation, contraintes administratives, programmes d’aide, etc.) ;
- sociales (conditions de travail, certifications, représentation du personnel, etc.).
Les métiers administratifs doivent également accompagner les modes d’organisation du travail, les projets mis
en place pour développer la flexibilité et la réactivité de l’organisation.
Les évolutions technologiques
Les activités administratives sont fortement influencées par les évolutions suivantes des systèmes d’information :
- Les activités, tant comptables qu’administratives, s’inscrivent dans un vaste mouvement de
dématérialisation des informations qui conduit à l’utilisation massive de documents électroniques, le tout
dans un environnement numérique généralisé.
- Les applications et les réseaux sont interconnectés et chacun doit maîtriser des solutions d’interfaçage
entre un siège et des agences, d’autant que les architectures des systèmes d’information et les
technologies utilisées sont conçues pour développer de plus en plus le travail à distance La maîtrise de
clés sécurisées, de plates-formes collaboratives, de transferts de fichiers, d’intranets et d’extranets font
désormais partie des exigences techniques minimales attachées aux postes administratifs.
- Dans les TPE, une polyvalence totale est requise en matière d’utilisation des technologies avec, le plus
souvent, la maîtrise d’une suite de gestion prescrite par l’expert comptable ou le centre de gestion ou
l’utilisation d’une application propriétaire.
- Dans les PME-PMI, tous les personnels ont des activités administratives incidentes. De plus en plus, les
cadres intermédiaires prennent eux-mêmes en charge les activités de secrétariat traditionnel (bureautique,
courrier, messagerie, gestion du temps). En revanche, les personnels administratifs prennent en charge
les activités relevant de la communication, notamment externe, avec comme valeur ajoutée leur degré
d’initiative, leur sens de l’autonomie et des responsabilités. Les emplois de gestionnaire administratif,
intégrant plus franchement la recherche de performance, nécessitent l’utilisation d’outils informatiques et la
mise en place d’une organisation permettant de respecter les délais et d’augmenter la rapidité de
traitement des dossiers.
- L’utilisation de solutions informatiques spécifiques est partagée entre plusieurs collaborateurs occupant
des postes de nature et de niveau différents. On y trouve des applications web traditionnelles, de web
3
sémantique et des objets, de GED , des applications de bureau nomade, des progiciels métiers mais aussi
des outils d’e-Learning (apprentissage en ligne), d’e-commerce, de télétransmission, sachant que l’autoformation, via des cédéroms ou des formateurs relais, peut constituer une part importante de ces activités.
Dans tous les cas, la maîtrise de solutions informatiques de plus en plus complexes n’a de sens que par
3
Gestion Électronique de Documents
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rapport aux problématiques professionnelles qu’elles permettent de traiter ; par exemple, tenir un agenda
électronique, c’est avant tout maîtriser tous les problèmes organisationnels et relationnels liés à la
coordination des agendas d’un service.
II.2.5. Évolutions de l’emploi
L’emploi de gestionnaire administratif est évolutif. Si la multivalence est un critère recherché lors de la primoinsertion, le titulaire du baccalauréat professionnel Gestion-Administration dispose des moyens pour évoluer vers
un spectre plus large de responsabilités spécifiques.
Dans les petites structures, au fur et à mesure de l’affirmation de ses compétences, il peut réellement devenir un
adjoint administratif du responsable, capable de prendre en charge de plus en plus d’activités déléguées autres
que celles relevant de la production proprement dite. Son rôle d’interface relationnel constitue une valeur ajoutée
certaine, gage de progression professionnelle.
Dans les structures plus importantes, le gestionnaire administratif peut évoluer vers des postes exigeant plus de
spécialisation et de technicité. La formation continue contribue à en faire un expert de son domaine d’intervention.
Ce parcours est le résultat d’une mobilité fonctionnelle à l’intérieur d’une organisation ou passe par le changement
d’organisation, en fonction des opportunités offertes.
II.2.6. Conditions de travail
Temps de travail
Si le gestionnaire administratif exerce ses activités aux horaires d’ouverture normale de l’entité, il peut être conduit
à fréquemment les dépasser du fait, notamment, de l’exigence de disponibilité vis-à-vis des partenaires extérieurs
et du personnel. La charge de travail du gestionnaire administratif, qui est plus ou moins régulière selon les
contextes, peut augmenter de manière importante pour permettre l’accompagnement de projets ou encore faire
face aux échéances des déclarations administratives et fiscales.
Rythme et organisation du travail
Le gestionnaire administratif, du fait de sa grande multivalence, doit impérativement savoir hiérarchiser les
dossiers qu’il traite et donc fixer des priorités dans l’organisation de ses activités. De plus, devant répondre à des
sollicitations nombreuses et diverses et résoudre rapidement de multiples problèmes, il doit gérer le stress lié à ces
aléas et aux fortes perturbations dans le déroulement de ses activités.
Espace de travail
Les espaces de travail diffèrent très nettement selon l’organisation mise en place dans l’entité. Si son poste de
travail comprend systématiquement un équipement de bureau complet (mobilier, téléphonie, informatique,
transmission, reproduction, etc.), le gestionnaire administratif peut, selon les contextes, exercer dans des espaces
très ouverts, du type plates-formes collectives ou open space, plus ou moins proches des espaces de production,
tout comme disposer d’un endroit très personnalisé pouvant, dans les très petites unités, constituer également un
lieu d’accueil.
II.2.7. Conditions générales d’exercice
Autonomie et responsabilité
L’autonomie du gestionnaire est attachée à la nature de son poste. Il travaille dans le cadre strict des consignes
qui lui sont données, des procédures prédéfinies et de marges d’autonomie fixées par les supérieurs. Il rend
compte régulièrement de son travail tout en disposant d’une marge d’initiative, attendue par l’encadrement, du fait
même de la définition de sa fonction et de la capacité d’anticipation qu’elle comporte. Il peut être amené ainsi à
formuler des propositions d’améliorations essentiellement de nature organisationnelle. Son pouvoir décisionnel
reste limité aux aspects très opérationnels des activités dont il a reçu délégation.
Les missions confiées au gestionnaire administratif supposent, par essence, une vision précise de l'activité de ses
supérieurs et des autres collaborateurs et de sa place dans l'organisation globale. Il peut ainsi, dans le cadre de
son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans
l’organisation. Son rôle d’interface relationnelle ne peut s’exercer qu’en totale loyauté et transparence vis-à-vis de
ses supérieurs.
Maîtrise des technologies
Le gestionnaire administratif échange en permanence avec ses supérieurs hiérarchiques, ses collègues et les
partenaires extérieurs. Il mobilise donc en permanence les outils les plus actuels de communication à distance :
téléphone, télécopieur, ordinateur connecté à des réseaux internes et externes. Il maîtrise également les
technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche d’information.
Il peut être aussi appelé à conseiller les membres du service sur l'usage de ces outils et à contribuer au diagnostic
des problèmes qu'ils peuvent rencontrer, sur les aspects techniques de leur poste de travail.
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Il s’empare des opportunités offertes par les évolutions majeures des outils bureautiques afin de les mettre en
œuvre ou de les faire mettre en œuvre dès lors qu’elles apportent une réponse efficiente dans le service dans
lequel il travaille.
Ses activités sont inscrites au cœur du système d’information de l’organisation et le conduisent donc à maîtriser un
progiciel de gestion intégré mais aussi les espaces collaboratifs et la mise à jour de sites via une interface
d’administration.
Maîtrise de compétences langagières et rédactionnelles
Dans son rôle d’interface et de producteur de documents et de supports de communication, le titulaire du
baccalauréat professionnel Gestion-Administration doit maîtriser la qualité de son expression écrite et orale.
Vecteur de l’image de l’organisation, sa maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe est impérative. Pouvant évoluer
dans des secteurs très spécialisés, il devra également adopter un langage respectant les codes et lexiques
adaptés en langue française et étrangère.
Maîtrise de compétences comportementales
Outre l’esprit d'analyse et de synthèse, une capacité d'anticipation est nécessaire à l'exercice de l'ensemble des
fonctions de gestionnaire administratif. Organisé et rigoureux, il sait s’adapter aux changements de
l’environnement pour accompagner les réorganisations incontournables.
Compte tenu de sa position d’interface interne et externe, le gestionnaire administratif doit développer une forte
dimension relationnelle. Pour répondre aux nombreuses sollicitations des acteurs internes et externes à
l'entreprise, l'assistant de gestion fait preuve d'une grande disponibilité et est attentif aux besoins exprimés.
Il est capable de modifier son rythme de travail en fonction des aléas quotidiens et de faire face aux imprévus.
Pour réduire les tensions, il est attentif au climat relationnel et à la prévention des conflits.
En relation avec les partenaires internes et externes de l'entreprise, le gestionnaire administratif peut avoir un rôle
de représentation et doit donc répondre à une forte exigence en termes de comportements attendus (amabilité,
conscience professionnelle, diplomatie, discrétion, présentation adaptée).
Maîtrise de savoirs-métiers
Outre une connaissance fine des processus de l’organisation, la spécificité de certains secteurs d’activité exige du
titulaire du baccalauréat professionnel de connaitre les process-métiers dans leurs dimensions technique, juridique
et règlementaire, notamment pour asseoir sa légitimité tant à l’interne qu’à l’externe.
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III. PÔLES D'ACTIVITÉS
Pôle 1 Gestion administrative des relations externes
Le gestionnaire administratif facilite les relations externes de l’organisation. Il assure de
manière fiable la gestion administrative des relations avec les fournisseurs (prestataires compris) et
les sous-traitants dans le cadre du processus achats. Il veille au bon déroulement des relations
administratives avec les prospects, les clients, les donneurs d’ordre dans le cadre des processus
de vente de biens et de services marchands, mais aussi de mise à disposition de biens et de
services non marchands. Par la prise en charge des activités de gestion administrative, il participe
à la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers.
1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs
1.1.1. Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants
1.1.2. Traitement des ordres d’achat, des commandes
1.1.3. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies
1.1.4. Évaluation et suivi des stocks
1.1.5. Gestion des règlements et traitement des litiges
1.2. Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
1.2.1. Participation à la gestion administrative de la prospection
1.2.2. Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers
1.2.3. Traitement des devis, des commandes
1.2.4. Traitement des livraisons et de la facturation
1.2.5. Traitement des règlements et suivi des litiges
1.3. Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
1.3.1. Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques
1.3.2. Préparation des déclarations fiscales
1.3.3. Traitement des formalités administratives
1.3.4. Suivi des relations avec les partenaires-métiers
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CONDITIONS D’EXERCICE
MOYENS ET RESSOURCES
Données et informations disponibles
 Accès aux données comptables et administratives de l’entité
 Informations émanant des établissements financiers sur tous supports
Équipements et logiciels
 Poste informatique et périphériques adaptés à la situation (scanner, photocopieur, imprimante,
etc.)
 Connexion internet et navigateur ; réseau interne
 Logiciels bureautiques et professionnels
 Solutions informatiques partagées entre plusieurs collaborateurs (Web, GED, PGI)
 Matériel de communication adapté à la situation (téléphone télécopieur, photocopieur, etc.)
LIAISONS FONCTIONNELLES
Relation internes
Le gestionnaire administratif est en relation permanente avec les autres personnels de l’organisation :
responsable ou dirigeant, chefs de services, responsable administratif, et les autres collaborateurs de
l’entité appartenant au service des achats, au service commercial, au service contentieux et à tout
autre service.
Relations externes
Le gestionnaire administratif est en relation :
 avec les fournisseurs et leurs représentants, les transporteurs, les sous-traitants, les
mandataires, les assureurs. Cette relation peut s’étendre aux services/entreprises de
recouvrement et d’affacturage et aux établissements financiers ;
 avec les clients, les prospects, les transporteurs, les prestataires de services. La relation peut
s’étendre à des entreprises de recouvrement de créances et d’affacturage ;
 avec les administrations, les établissements financiers, et autres organismes, les services des
douanes, les partenaires institutionnels locaux (collectivités, administrations, etc.), les
partenaires-métiers (organismes certificateurs, ordres professionnels, associations
professionnelles, etc.).
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS
Le gestionnaire administratif maîtrise les règles de fonctionnement de l’organisation et de son
environnement. Il respecte les règles, procédures et délais fixés par l’organisation. Il maîtrise les
règles d’usage en vigueur dans le secteur d’activité de l’organisation. Il traite de manière autonome les
dysfonctionnements et litiges dans le cadre de la marge de responsabilité qui lui est octroyée.
Le gestionnaire administratif travaille sous la responsabilité du dirigeant ou du chef de service, ou d’un
autre membre du personnel. Il dispose d’une réelle autonomie dans l’organisation de son activité et
dans l’exécution des tâches qui lui sont confiées, dans les limites fixées par l’encadrement et dans le
strict respect des règles et procédures mises en place. Il alerte régulièrement ses supérieurs des
dysfonctionnements et aléas qu’il a repérés.
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Résultats attendus
Gestion administrative des relations avec les fournisseurs
 Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence.
 Le traitement des ordres d’achats et des commandes est assuré dans le respect des délais
impartis.
 Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont
traitées et/ou transmises au responsable.
 Les stocks sont évalués ; les anomalies relevées sont traitées ou transmises au responsable
selon des procédures mise en place.
 Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traités dans la limite des
responsabilités imparties.
Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
 Les tâches administratives liées à la recherche de prospects et à la réponse aux appels d’offre
sont assurées.
 La collecte et la mise à jour de l’ensemble des informations relatives aux clients et usagers
sont réalisées.
 La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des
délais et des règles, notamment celles fixées par les services techniques et commerciaux.
 Le traitement et le suivi des livraisons et de la facturation sont effectués, les anomalies sont
rectifiées dans le respect de la relation avec les clients et les usagers.
 Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées
dans l’organisation et dans le respect de la relation avec les clients et les usagers.
Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
 Le suivi des comptes de trésorerie est assuré ainsi que la réalisation des prévisions de
trésorerie.
 Les éléments nécessaires à l’établissement des déclarations fiscales sont réunis.
 Les formalités administratives courantes sont réalisées.
 Le suivi des relations administratives avec les partenaires liés au métier est effectué dans le
respect des règles et usages en vigueur.
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Pôle 2 Gestion administrative des relations avec le personnel
Les activités professionnelles de ce pôle sont réalisées dans le respect de la législation en
vigueur et des règles et procédures relevant de l’administration du personnel et de la gestion des
ressources humaines. Le gestionnaire administratif assure, dans le respect des délais et des
consignes, les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations
avec les salariés : opérations courantes de gestion du personnel pour tout type de contrat, de
gestion des opérations ponctuelles relatives aux mouvements de personnel, à leur carrière et à leur
formation, de suivi administratif financier (préparation de la paie, budgets, indicateurs) et de gestion
administrative des relations sociales internes et externes.
À travers ces activités, le gestionnaire administratif participe activement au maintien de
bonnes relations avec le personnel en respectant les règles essentielles de confidentialité et de
préservation des informations personnelles. Selon la taille et la structure de l'organisation, et
notamment le fait qu'il y ait ou non un service de ressources humaines, les activités
professionnelles de ce pôle seront plus ou moins larges ou spécialisées.
2.1 Gestion administrative courante du personnel
2.1.1 Tenue et suivi des dossiers des salariés
2.1.2 Gestion administrative des temps de travail
2.1.3 Préparation et suivi des déplacements du personnel
2.1.4 Transmission d’informations à destination du personnel
2.2 Gestion administrative des ressources humaines
2.2.1 Participation au recrutement du personnel
2.2.2 Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil
2.2.3 Suivi administratif des carrières
2.2.4 Préparation et suivi de la formation du personnel
2.3 Gestion administrative des rémunérations et des budgets de personnel
2.3.1 Préparation des bulletins de salaire
2.3.2 Préparation des déclarations sociales
2.3.3 Participation à la préparation et au suivi budgétaire
2.4 Gestion administrative des relations sociales
2.4.1 Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel
2.4.2 Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux
2.4.3 Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et la sécurité
2.4.4 Participation à la mise en place d’activités sociales et culturelles
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 Normes et procédures de fonctionnement
 Modes opératoires
 Chartes graphiques
 Instructions internes ou externes, écrites ou orales
 Législation sociale et accords collectifs
 Réseaux (Internet, Intranet, Extranet)
 Logiciels et progiciels (bases de données, logiciel de paie, progiciel de gestion intégré,
progiciel de gestion du temps et des activités, suite bureautique, logiciels de communication,
logiciel de lecture automatique de document, GED)
 Équipements numériques
Relation internes
Le gestionnaire administratif est en relation avec :
 Le /les responsable(s) hiérarchique(s)
 Le personnel
 Les autres services de l'entreprise (comptable, production, commercial...)
 Les institutions représentatives du personnel
Relations externes
 Les organismes sociaux et de prévoyance
 Les administrations
 Les prestataires de services
Le gestionnaire administratif peut être en relation avec tous les personnels de l'entreprise mais
travaille principalement à partir des instructions et sous le contrôle de son responsable hiérarchique.
Dans le cadre de ses activités courantes, il est autonome et prend des initiatives, mais dans une
marge préalablement définie et déterminée par le responsable.
Le respect des procédures réglementaires et la confidentialité des données sont particulièrement
importants pour ce type de poste.
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Résultats attendus
Gestion administrative courante du personnel
 Les dossiers des personnels sont mis à jour et les formalités administratives sont réalisées
dans le respect de la législation du travail.
 Les temps de présence et d’absence sont décomptés et les plannings tenus à jour.
 Les réservations, les dossiers préparatoires et les contrôles des déplacements sont réalisés.
 Les informations destinées au personnel sont transmises dans les délais, dans le respect des
procédures et des règles de confidentialité.
Gestion administrative des ressources humaines
 Les opérations administratives sécurisent la mise en œuvre de la démarche de recrutement.
 La mise en œuvre du programme d’accueil respecte les consignes données en matière
d’intégration du personnel.
 Les informations et les documents administratifs liés au suivi de carrières sont produits et
transmis dans les délais et dans le respect des obligations légales.
 Les dossiers de formation sont constitués, les départs en formation sont planifiés. Les actions
de formation sont mises en œuvre et suivies.
Gestion administrative des rémunérations et des budgets des personnels
 Les variables de paie sont saisies, les bulletins sont transmis aux salariés et archivés.
 Les déclarations sociales sont préparées dans les délais de rigueur.
 Les différents budgets de personnel sont tenus à jour et la hiérarchie est alertée des écarts
budgétaires.
Gestion administrative des relations sociales
 Les élections et les consultations des instances sont organisées dans le respect de la
législation, les différents documents afférents sont établis, publiés et transmis.
 Les données nécessaires à la mise à jour des tableaux de bord sociaux sont collectées, les
tableaux de bord sont actualisés et mis en forme en vue d’être présentés.
 Les supports associés aux procédures santé-sécurité sont mis en forme, publiés et diffusés.
 La cohésion sociale est renforcée à travers la préparation de fêtes et d’événements divers à
destination du personnel.
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Pôle 3 Gestion administrative interne
Le gestionnaire administratif inscrit son activité au cœur du système d’information de l’organisation.
Il s’en approprie les règles et les procédures et participe à son évolution. Il est en mesure de
produire et traiter les informations qualitatives et quantitatives en vue de les diffuser tant à l’interne
qu’à l’externe et en s’adaptant aux divers modes de travail mis en place. De même, veille-t-il à
l’organisation du partage des informations
Le rôle d’interface du gestionnaire administratif consiste ici à gérer les espaces de travail et les
ressources collectives pour en permettre l’utilisation effective par chacun.
Le gestionnaire administratif suit le rythme des activités internes de l’entité à travers la tenue et la
synchronisation des agendas, la planification et le suivi des tâches. Il joue donc un rôle essentiel
dans la dynamique interne de l’organisation.
3.1 Gestion des informations
3.1.1 Collecte et recherche d’informations
3.1.2 Production d’informations structurées
3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations
3.2 Gestion des modes de travail
3.2.1 Organisation et suivi de réunions
3.2.2 Gestion des flux de courriers
3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques
3.2.4 Gestion d’espaces collaboratifs
3.3 Gestion des espaces de travail et des ressources
3.3.1 Accueil, orientation et information des visiteurs des espaces de travail
3.3.2 Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement des espaces
3.3.3 Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques
3.3.4 Participation au suivi du budget de fonctionnement du service
3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau
3.4 Gestion du temps
3.4.1 Gestion des agendas
3.4.2 Planification et suivi des d’activités
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 Organigramme, annuaires internes et externes
 Consignes et instructions
 Documentation juridique et documentaire, bases de données et documents types
 Normes, valeurs et usages en vigueur dans l’entreprise
 Contraintes réglementaires, chartes, procédures, instructions externes et internes
 Données sur le système d'information
 Agendas personnels, agendas de groupe
 Cahier de maintenance, notices techniques, contrats de prestataires (de maintenance,
d’abonnements, etc.)
 Budgets du service
 Équipement informatique multimédia connecté à Internet et au réseau interne,
 Suite bureautique, système de gestion de bases de données, logiciel de PréAO
 Matériel de téléphonie et équipements associés
 Progiciel de gestion intégré
 Gestionnaires d'agendas, de projet
 Logiciels de documentation, de gestion électronique des documents
 Logiciel de protection informatique
Relation internes
 Le chef d'entreprise, le supérieur hiérarchique
 Les membres du service, de l’unité
 Le responsable informatique, le responsable qualité
Relations externes
 Les prestataires de services
 Les fournisseurs, clients, autres partenaires de l’organisation
 Les visiteurs
 Les organismes de certification
 Les banques
 Les administrations
 Les cabinets d’expertise comptable
Le gestionnaire administratif est amené à être en relation avec tous les services de l'entreprise mais
travaille principalement à partir des instructions et sous le contrôle de son responsable hiérarchique.
Son autonomie est donc délimitée strictement par la hiérarchie et par le respect des procédures et
règles en vigueur dans l’organisation. Du point de vue opérationnel, sa responsabilité est engagée
quant à la mise en œuvre des modes de travail et au maintien en état des espaces de travail. Les
délégations accordées sur la tenue des agendas sont importantes.
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Résultats attendus
Gestion des informations
 Les informations obtenues dans les délais répondent aux besoins.
 Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les
consignes de présentation et les usages en vigueur dans l’entité.
 L’organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité et leur diffusion aux
utilisateurs concernés, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.
Gestion des modes de travail
 La réunion se déroule dans les conditions attendues, avec les supports demandés et les
comptes rendus sont adressés.
 Les différents courriers ou messages sont réceptionnés et/ou transmis, fidèlement et dans les
délais, aux destinataires concernés.
 Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignes.
 L’espace collaboratif est opérationnel, fiable et actualisé.
Gestion des espaces de travail et des ressources
 La réponse apportée est pertinente par rapport à la demande du visiteur.
 Les espaces de travail sont aménagés dans le respect des règles d’ergonomie et de sécurité.
Les postes de travail sont fonctionnels.
 Les échéances sont vérifiées, les contrats sont renouvelés.
 Les éléments budgétaires du service sont actualisés.
 les fournitures et consommables sont commandés en quantités suffisantes et dans les délais
impartis.
Gestion du temps
 Les agendas sont coordonnés et mis à jour en permanence, dans le respect des contraintes
de disponibilité.
 Les activités sont programmées conformément aux process-métiers de l’organisation.
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Pôle 4 Gestion administrative des projets
Les projets se démarquent des opérations courantes de l’organisation, car ils sont par essence
limités dans le temps et soumis à des contraintes particulières de coût, de temps et de qualité.
Selon la taille et la structure de l'organisation, les projets sont d’envergure et de nature différentes :
évènementiels ou participant à une démarche plus globale.
Les acteurs d’un projet, souvent de cultures métiers différentes, sont amenés à travailler en équipe
de manière transversale dans des environnements de travail, locaux et distants, permettant la
mobilisation de compétences complémentaires.
Le gestionnaire administratif, supervisé par son responsable, est appelé à intervenir dans la gestion
administrative de ces projets. Il accompagne les projets sans, toutefois, être nécessairement un
acteur impliqué directement dans leur mise en œuvre. Il assure l’interface administrative entre les
acteurs du projet et il participe aux réunions. Il est partie prenante du descriptif du projet, du suivi du
planning et il organise la mise à jour et la transmission des informations.
Enfin, en tant qu’assistant administratif du projet, il participe au suivi et au contrôle opérationnel des
flux dans le respect d’un budget, d’un échéancier et d’un niveau d’exigence attendu. Il est en
mesure de renseigner les indicateurs de gestion et produit les documents relatifs à l’évaluation.
4.1 Suivi opérationnel du projet
4.1.1. Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
4.1.2. Organisation de la base documentaire
4.1.3. Production d’états budgétaires liés au projet
4.1.4. Traitement des formalités et des autorisations
4.1.5. Suivi du planning de réalisation du projet
4.1.6. Mise en relation des acteurs du projet
4.1.7. Suivi des réunions liées au projet
4.1.8. Suivi logistique du projet
4.1.9. Signalement et suivi des dysfonctionnements liés au projet
4.2 - Évaluation du projet
4.2.1
Participation à l’élaboration des documents de synthèse
4.2.2
Participation au rapport d’évaluation
4.2.3
Clôture administrative du projet
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 Procédures, instructions, modèles de documents, charte graphique, formulaires, modes
opératoires
 Organigrammes, annuaires, carnets d’adresse
 Bases de données locales (réseau) et à distance (Internet)
 Règles de confidentialité et de sécurité
 Ordinateur multimédia connecté au réseau interne et à l’Internet
 Logiciels bureautiques, de messagerie
 Matériel de téléphonie et péritéléphonie
 Logiciels de gestion d’agendas, de tâches
 Logiciels d’enquêtes
 Matériels de bureau, de reprographie, de projection
Relation internes
 Le chef de projet
 Les membres du personnel concernés par le projet
Relations externes
 Prestataires de services,
 Clients, fournisseurs,
 Administration,
 Partenaires externes
En fonction des objectifs assignés au projet et de sa dimension, le gestionnaire administratif est
accompagné dans son autonomie et doit respecter les règles de fonctionnement de l’organisation et
les procédures établies. Son activité s’inscrit dans le périmètre défini par le cahier des charges du
projet. Il se place dans une posture d’accompagnant et de facilitateur du projet. Sa responsabilité peut
donc être engagée dès lors que des dysfonctionnements, essentiellement d’ordre opérationnel,
apparaissent. Il est tenu d’alerter les acteurs du projet de tout élément susceptible d’infléchir le
déroulement du projet sans pour autant avoir à le traiter.
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Résultats attendus
Suivi opérationnel du projet
 Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs
concernés.
 La base documentaire est structurée et mise à jour.
 Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les
calculs sont réalisés.
 Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans
les délais.
 L’avancement du projet est contrôlé.
 Les échanges entre les acteurs du projet sont opérationnels et fiables.
 Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de travail formalisés dans le projet.
 La logistique matérielle du projet est assurée.
 Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernées.
Évaluation du projet
 Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet.
 L’évaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet.
 Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé.
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RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION
ANNEXE I b
LES COMPÉTENCES DANS LES SITUATIONS PROFESSIONNELLES
II.1 LE RÉPERTOIRE DES SITUATIONS PROFESSIONNELLES ...............................................23
II.2 LE DESCRIPTIF DES SITUATIONS PROFESSIONNELLES .................................................23
LES COMPÉTENCES DANS LES SITUATIONS PROFESSIONNELLES
Les compétences font partie intégrante des situations professionnelles. Elles révèlent la capacité du candidat à
combiner des ressources personnelles avec l’ensemble des éléments constitutifs des situations professionnelles.
Le tout en vue d’atteindre le niveau de performance exigible pour le diplôme.
Les compétences sont donc la résultante d’un ensemble d’éléments indissociables caractérisant la situation
4
professionnelle. Les composantes principales, et non exhaustives , retenues dans la description des situations
professionnelles sont :
-
la tâche confiée qui génère chaque situation professionnelle et qui lui donne donc son intitulé principal.
C’est cette tâche, à la fois descripteur des pôles d’activités professionnelles et élément constitutif de la
compétence, qui établit le lien direct entre le référentiel des activités professionnelles et le référentiel de
certification ;
-
les données de la situation professionnelle qui définissent les conditions de réalisation de la situation
professionnelle en décrivant les ressources disponibles. La nature et le volume de ces ressources
conditionnent directement les compétences et le niveau de performance attendus du diplôme, Les
données de la situation elles constituent donc un élément central à prendre en compte dans l’évaluation et
la certification ;
-
les savoirs associés sont les « savoirs juste nécessaires », susceptibles d’être directement mobilisés
dans les situations de travail. Déclinés ainsi dans chaque situation professionnelle, les mêmes savoirs
peuvent être présents dans plusieurs situations sachant qu’ils seront « mis en acte » différemment ;
-
la performance attendue dans chaque situation professionnelle s’exprime à la fois par le résultat attendu
directement lié à la tâche, mais aussi par la capacité à traiter des éléments rendant plus ou moins
complexe la situation professionnelle et aussi la capacité à faire face à des aléas, des imprévus, des
incidents inhérents à l’activité de travail.
4
N’ont pas été retenues, entre autres, les composantes symboliques, culturelles, psychologiques, environnementales des situations
professionnelles.
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II.1 LE RÉPERTOIRE DES SITUATIONS PROFESSIONNELLES
PÔLE 1 Ŕ GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES .................................................25
Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs
1.1.1. Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants ...........................................................................25
1.1.2. Traitement des ordres d’achat, des commandes .............................................................................26
1.1.3. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies .......................................................27
1.1.4. Évaluation et suivi des stocks ...........................................................................................................28
1.1.5. Gestion des règlements et traitement des litiges .............................................................................29
Classe 1.2. Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
1.2.1. Participation à la gestion administrative de la prospection...............................................................30
1.2.2. Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers ................................................................31
1.2.3. Traitement des devis, des commandes ............................................................................................32
1.2.4. Traitement des livraisons et de la facturation ...................................................................................33
1.2.5. Traitement des règlements et suivi des litiges .................................................................................34
Classe 1.3. Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
1.3.1. Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques ..................................................................35
1.3.2. Préparation des déclarations fiscales ...............................................................................................36
1.3.3. Traitement des formalités administratives ........................................................................................37
1.3.4. Suivi des relations avec les partenaires-métiers ..............................................................................38
PÔLE 2 Ŕ GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL .............................39
Classe 2.1. Gestion administrative courante du personnel
2.1.1. Tenue et suivi des dossiers des salariés ..........................................................................................39
2.1.2. Gestion administrative des temps de travail .....................................................................................40
2.1.3. Préparation et suivi des déplacements du personnel .......................................................................41
2.1.4. Transmission d’informations à destination du personnel .................................................................42
Classe 2.2. Gestion administrative des ressources humaines
2.2.1. Participation au recrutement du personnel .......................................................................................43
2.2.2. Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil ............................................................44
2.2.3. Suivi administratif des carrières ........................................................................................................45
2.2.4. Préparation et suivi de la formation du personnel ............................................................................46
Classe 2.3. Gestion administrative des rémunérations et des budgets de personnel
2.3.1. Préparation des bulletins de salaires ................................................................................................47
2.3.2. Préparation des déclarations sociales ..............................................................................................48
2.3.3. Participation à la préparation et au suivi budgétaire ........................................................................49
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Classe 2.4. Gestion administrative des relations sociales
2.4.1. Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel .....................50
2.4.2. Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux .............................................................51
2.4.3. Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et de la sécurité ...................52
2.4.4. Participation à la mise en place d’activités sociales et culturelles ...................................................53
PÔLE 3 Ŕ GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ...................................................................................54
Classe 3.1. Gestion des informations
3.1.1 Collecte et recherche d’informations .................................................................................................54
3.1.2. Production d’informations structurées ..............................................................................................55
3.1.3. Organisation et mise à disposition des informations ........................................................................56
Classe 3.2. Gestion des modes de travail
3.2.1. Organisation et suivi de réunions .....................................................................................................57
3.2.2. Gestion des flux de courriers ............................................................................................................58
3.2.3. Gestion des flux d’appels téléphoniques ..........................................................................................59
3.2.4. Gestion d’espaces collaboratifs ........................................................................................................60
Classe 3.3. Gestion des espaces de travail et des ressources
3.3.1 Orientation et information des visiteurs .............................................................................................61
3.3.2. Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement des espaces ...................................62
3.3.3 Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques .................................63
3.3.4. Participation au suivi du budget de fonctionnement du service .......................................................64
3.3.5. Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau .....................................65
Classe 3.4. Gestion du temps
3.4.1. Gestion des agendas .........................................................................................................................66
3.4.2. Planification et suivi des activités .....................................................................................................67
PÔLE 4 Ŕ GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS..........................................................................68
Classe 4.1. Suivi opérationnel du projet
4.1.1. Mise en forme et diffusion du descriptif du projet .............................................................................68
4.1.2. Organisation de la base documentaire .............................................................................................69
4.1.3. Production d’états budgétaires liés au projet ...................................................................................70
4.1.4. Traitement des formalités et des autorisations .................................................................................71
4.1.5. Suivi du planning de réalisation du projet .........................................................................................72
4.1.6. Mise en relation des acteurs du projet..............................................................................................73
4.1.7. Suivi des réunions liées au projet .....................................................................................................74
4.1.8. Suivi logistique du projet ...................................................................................................................75
4.1.9. Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet ..................................................................76
Classe 4.2. Évaluation du projet
4.2.1. Participation à l’élaboration des documents de synthèse ................................................................77
4.2.2. Participation au rapport d’évaluation ................................................................................................78
4.2.3. Clôture administrative du projet ........................................................................................................79
II.2 LE DESCRIPTIF DES SITUATIONS PROFESSIONNELLES
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Pôle 1 – Gestion administrative des relations externes
Aptitude générale : Maintenir la relation avec des tiers
Données de la situation
- Les données commerciales et comptables de
l’organisation
- Les dossiers et informations sur les fournisseurs et
sous-traitants
- Les consignes de tenue des dossiers dans l’entité
- Les règles et procédures de sécurité des informations
fournisseurs
- Les exigences en matière de confidentialité
- Les règles comportementales à adopter envers les
fournisseurs
- Un environnement numérique de travail de type PGI
Compétences
Actualiser une base de données fournisseurs
1.1.1 TENUE DES DOSSIERS FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS
Savoirs associés
Savoirs de gestion et savoirs technologiques
- Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant,
prestataire, sous-traitant, centrale d’achat
- Les méthodes de classement et d’archivage avec la
Gestion Électronique des Documents (GED)
- Les réductions commerciales et financières
- Le processus automatisé des informations fournisseurs
à l’aide d’un PGI
Savoirs juridiques et économiques
- Les types de structure des organisations
- Les biens et les services
- La sous-traitance
Performance attendue
Complexité
- Absence de fichier fournisseur
- Cas d’un fournisseur également client
- Cas de sous-traitant d’un fournisseur
- Tarifs conditionnels et variables
- Relations avec des fournisseurs UE et hors UE
Aléas
- Informations incertaines sur un fournisseur
- Perte de l’historique fournisseur
- Anomalies dans un catalogue fournisseur
- Défaillance d’un fournisseur ou d’un sous-traitant
Critère d’évaluation
Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux
fournisseurs
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Résultats attendus
Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à
jour en permanence.
l’organisation
- Les dossiers fournisseurs et sous-traitants
- Les informations sur les produits et/ou prestations des
fournisseurs
- La description du processus d’achat dans l’entité
- Les demandes d’achat
- Les journaux et historiques d’achats
- Les règles et procédures d’engagement des
responsabilités en matière d’achat
Compétences
Passer commande à des fournisseurs
1.1.2. TRAITEMENT DES ORDRES D’ACHAT, DES COMMANDES
Savoirs associés
- Les différentes procédures d’achat, dont l’appel d’offres
- La planification des commandes
- Les calculs commerciaux, les réductions commerciales
et financières
- Le processus automatisé des achats et des
approvisionnements à l’aide d’un PGI
- Le contrat de vente, de prestation de service
- Les obligations et la responsabilité contractuelle
- La garantie légale et conventionnelle
Complexité
- Achats de biens et de services associés
- Achats en ligne
- Achats en lien avec la gestion de la production
- Achats négociés ou contractualisés : appel d’offres
- Gestion partagée des approvisionnements
- Achats à des fournisseurs UE et hors UE
Aléas
- Ordre d’achat erroné
- Commande à modifier ou à annuler
- Information produit et/ou prestation incomplète
- Défaillance d’un fournisseur
Conformité des commandes aux ordres d’achat
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Résultats attendus
Le traitement des ordres d’achat et des commandes est
assuré dans le respect des délais impartis
l’organisation
- Les dossiers fournisseurs et sous-traitants
- Les journaux et historiques d’achats
- La procédure de traitement des livraisons et des
factures fournisseurs
- Les consignes commerciales et comportementales à
adopter envers les fournisseurs
1.1.3. TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES
Savoirs associés
- Les plannings de livraison et la réception des
marchandises
et financières
- Le processus automatisé des livraisons et factures à
l’aide d’un PGI
- La chaîne des documents commerciaux
- La dématérialisation des documents commerciaux
- Le contrat de vente, de prestation de service
Compétences
Suivre le processus commande-livraison-facturation
Complexité
- Transmission d’anomalies à un responsable
- Correction d’anomalies de facturation concernant des
produits, des quantités, des réductions
- Cas de livraisons nécessitant des retours et rappels
successifs
- Traitement de produits importés UE et hors UE
Aléas
- Perte de documents
- Conditions de vente non respectées
- Retard de livraison
- Litige avec un transporteur
- Défaillance de fournisseur
Qualité du contrôle de concordance entre la commande,
la livraison, et la facturation
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Résultats attendus
Le traitement et le suivi des livraisons et des factures
sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou
transmises au responsable.
- Les données comptables et commerciales de
l’organisation
- Les procédures de gestion des stocks en vigueur dans
l’entité
- L’état des stocks et les documents associés
- Les journaux des achats, des sorties et des stocks
- Les procédures d’alerte concernant le niveau de stock
1.1.4. ÉVALUATION ET SUIVI DES STOCKS
Savoirs associés
- Les méthodes d’évaluation des stocks
- L’inventaire physique et l’inventaire théorique
- Les procédures automatisées de suivi des stocks
- La sous-traitance
- Le juste-à-temps
Complexité
- Anomalies simples sur la tenue des stocks : calculs,
produits, dates
- Stocks de nature différente : matières premières,
pièces détachées, marchandises, produits semi-finis,
produits finis
- Fréquence élevée et saisonnalité des mouvements de
stock
Aléas
- Sortie de stock et retours d’articles défectueux
- Détérioration de stocks
- Écarts entre inventaire théorique et physique
- Rupture de stock
Compétences
Apprécier les stocks en quantité, en valeur et en qualité
Fiabilité de l’évaluation des stocks
p. 28 / 125
Résultats attendus
Les stocks sont évalués ; les anomalies relevées sont
traitées et/ou transmises au responsable selon les
procédures mises en place.
l’organisation.
- Les dossiers des fournisseurs et des donneurs d’ordres
- Les échéanciers
- Les informations émanant des établissements
financiers
- Les journaux de trésorerie
- Les procédures de règlements
- Les procédures de traitement des litiges
- Les exigences, comportementales et relationnelles,
fixées par l’entité vis-à-vis de ses fournisseurs
Compétences
Assurer des règlements à des fournisseurs
1.1.5 GESTION DES RÈGLEMENTS ET TRAITEMENT DES LITIGES
Savoirs associés
- Les moyens et modes de règlement
- Les contrôles de trésorerie
- La conversion des devises
- Le processus automatisé des règlements aux
fournisseurs avec un PGI
- La Gestion Électronique des Documents (GED)
Les obligations et la responsabilité contractuelle
Savoirs rédactionnels
- Lecture et écriture d’un genre
Le courrier de réclamation à un fournisseur
- Procédés d’écriture
• L’interpellation du fournisseur
• La présentation de l’objet
• L’enchaînement des faits
• L’argumentation
• La réfutation
• Le lexique du constat, de la demande, du désaccord,
de la preuve
• Les temps et modes des verbes : le passé composé,
le futur de l'indicatif, le conditionnel
• La tournure impersonnelle et passive
Complexité
- Détection et rectification d’anomalies simples dans la
tenue des comptes fournisseurs : saisie, imputation,
codification
- Combinaison de différents modes de règlement :
escompte au comptant, échelonnement
- Réclamations de fournisseurs
- Règlements en devises
Aléas
- Échéances non respectées
- Réclamation non fondée d’un fournisseur
- Règlement erroné
- Trésorerie exigeant une demande de rééchelonnement
des règlements
Conformité des règlements
p. 29 / 125
Résultats attendus
Les règlements aux fournisseurs sont suivis et les litiges
sont traités dans la limite des responsabilités imparties
- Les données commerciales de l’organisation
- Les objectifs de prospection
- Les cibles de prospects
- Les techniques de prospection
- La démarche et les moyens de prospection
- Les consignes pour l’organisation de la prospection
- L’ensemble des données nécessaires pour répondre à
un appel d’offres
Compétences
Assurer le suivi administratif d’opérations de prospection
1.2.1. PARTICIPATION À LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA PROSPECTION
Savoirs associés
- La Gestion de la Relation Client (GRC)
- Les techniques, démarches, supports et outils de la
prospection
- La réponse à un appel d’offres
- Le processus de prospection automatisé à l’aide d’un
PGI
- Le crédit et les garanties accordées aux créanciers
- La protection du consommateur
Complexité
- Élaboration de supports basiques de suivi d’opérations
de prospection : tableaux, fiches, guides.
- Élaboration ou modification d’un fichier prospects
- Suivi d’une prospection téléphonique
- Suivi d’un publipostage
- Prospection vers UE et hors UE
Aléas
- Demande d’informations complémentaires de la part de
prospects
- Planification non respectée
- Réclamation de prospects mécontents
Efficacité du suivi administratif de la prospection
p. 30 / 125
Résultats attendus
Les tâches administratives liées à la recherche de
prospects et à la réponse aux appels d’offres sont
assurées.
l’organisation
- Les dossiers et informations sur les clients et usagers
- Les règles et procédures de sécurité des informations
clients
- Les exigences en matière de confidentialité
- Les règles comportementales à adopter en matière de
relations avec les clients et usagers
- Le tableau des créances douteuses et irrécouvrables
Compétences
Actualiser une base de données clients
1.2.2. TENUE DES DOSSIERS CLIENTS, DONNEURS D’ORDRE ET USAGERS
Savoirs associés
- Les types de clients
- Les méthodes de classement et d’archivage, y compris
la Gestion Électronique des Documents (GED)
- Les réductions commerciales et financières
- Le processus automatisé des informations clients à
l’aide d’un PGI
- Les types de structures des organisations
- La sous-traitance
Complexité
- Absence de fichier client
- Constitution d’un dossier de crédit.
- Client douteux ou créance irrécouvrable
- Relations avec des clients UE et hors UE
Aléas
- Informations incertaines sur un client
- Anomalies dans un historique client
- Défaillance d’un client
Fiabilité des dossiers clients
p. 31 / 125
Résultats attendus
La collecte et la mise à jour de l’ensemble des
informations relatives aux clients et usagers sont
réalisées.
l’organisation
- Les dossiers et informations relatives aux clients avec
notamment l’historique des relations
- La description du processus d’élaboration des devis et
pro forma
- La description du processus de traitement des
commandes
- Le catalogue et les tarifs des opérations et produits de
l’organisation
- Les normes techniques et commerciales nécessaires
au calcul des coûts
- Les données techniques, commerciales et juridiques
nécessaires à l’élaboration des devis
- Les commandes des clients
- Les cahiers des charges d’appels d’offres
- Les règles et procédures d’engagement des
responsabilités en matière de relations commerciales
- Les relations avec les services de production et
commerciaux.
Compétences
Assurer le traitement de devis et de commandes
1.2.3. TRAITEMENT DES DEVIS, DES COMMANDES
Savoirs associés
- La planification des commandes
- Les procédures d’appels d’offres
- La chaîne des documents commerciaux
- Le processus automatisé du traitement des
commandes et des devis à l’aide d’un PGI
Le contrat de vente, de prestation de service, de soustraitance
Complexité
- Commande mixte de biens et de services associés
- Commande en ligne
- Devis à vérifier avec la gestion de la production
- Commande négociée ou contractualisée, appel d’offres
- Commande et devis avec des clients UE et hors UE
Aléas
- Commande d’un client douteux
- Rupture de stock
- Commande à passer en urgence
- Erreur sur un devis
- Modification ou annulation de commande
Respect des contraintes techniques et commerciales
liées à la demande du client
p. 32 / 125
Résultats attendus
La gestion administrative des devis et des commandes
clients est assurée dans le respect des délais et des
règles, notamment celles fixées par les services
techniques et commerciaux.
1.2.4. TRAITEMENT DES LIVRAISONS ET DE LA FACTURATION
Savoirs associés
l’organisation
- Les modèles de documents commerciaux utilisés dans
l’entité
- Les dossiers clients et usagers
- Les journaux, historiques et planning des commandes
- La procédure de traitement des livraisons et des
factures clients
- Les exigences relationnelles notamment en matière de
confidentialité envers les clients
- Les consignes commerciales et comportementales à
adopter envers les clients
- Les plannings de livraison
et financières
- Le processus automatisé de la livraison et de la
facturation à l’aide d’un PGI
Complexité
- Transmission d’anomalies à un responsable
- Correction d’anomalies de facturation et ou de livraison
concernant des produits, des quantités, des réductions
- Anomalies nécessitant des retours et rappels
successifs
- Traitement de produits importés UE et hors UE
Aléas
- Perte de documents ou d’informations
- Conditions de vente non respectées
- Retards de livraison
- Mise en œuvre de garanties et d’assurances couvrant
les risques de livraison
- Litige avec un transporteur
- Annulation ou modification de commande
- Défaillance d’un client
Compétences
Assurer le traitement administratif des livraisons et la
facturation
Qualité et fiabilité du traitement des livraisons et de la
facturation
p. 33 / 125
Résultats attendus
Le traitement et le suivi des livraisons et de la facturation
sont effectués, les anomalies sont rectifiées dans le
respect de la relation avec les clients et les usagers
l’organisation
- Les dossiers des clients et usagers
- Les échéanciers de règlements
- Les informations, émanant des établissements
financiers, sur les comptes (relevés, mouvements, avis
virements)
- Les procédures de règlements
- Les procédures de traitement des litiges
- Les règles de confidentialité lors des opérations de
règlement
- Les exigences, comportementales et relationnelles,
fixées par l’entité vis-à-vis de ses clients ou usagers
Compétences
Suivre des règlements clients
1.2.5. TRAITEMENT DES RÈGLEMENTS ET SUIVI DES LITIGES
Savoirs associés
- Les moyens et les modes de règlements en euros et en
devises
- L’affacturage
- Le risque client : encours autorisés, solvabilité, délai du
crédit clients, rééchelonnement des créances
- Le processus automatisé des règlements et litiges à
l’aide d’un PGI
Complexité
- Détection et rectification d’anomalies simples dans la
tenue des comptes clients : saisie, imputation,
codification
- Combinaison de différents modes de règlement :
escompte au comptant, échelonnement
- Réclamations de clients
- Règlements en devises
Les obligations et la responsabilité contractuelle
Le courrier de relance client
• L’interpellation du client
• La présentation du litige
• L’enchaînement des faits
• De l’incitation à l’injonction
• La citation d'une référence juridique
• Le lexique du souhait, de la demande, de la preuve,
de la conciliation
• Les temps et modes des verbes : impératif,
conditionnel, futur de l’indicatif
Aléas
- Échéances non respectées et rééchelonnement des
règlements
- Justification non fondée d’un client
- Dérapage relationnel
- Règlement erroné
- Mise au contentieux de la créance
Efficacité du suivi des règlements des clients
p. 34 / 125
Résultats attendus
Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont
suivis dans le cadre des règles fixées dans l’organisation
et dans le respect de la relation avec les clients et
usagers
l’organisation
- Les échéanciers de trésorerie
- Les moyens d’accès en ligne aux comptes bancaires
- Les protocoles d’échanges de données bancaires
informatisées
- Les conditions générales de vente des banques et les
tarifs des services
- Les consignes en matière de sécurité et de
confidentialité concernant les informations de trésorerie
- Les tableaux d’amortissements d’emprunts et de prêts
- L’historique des états de rapprochement
- Le livre de caisse
Compétences
Contrôler des opérations de trésorerie
1.3.1. SUIVI DE LA TRÉSORERIE ET DES RELATIONS AVEC LES BANQUES
Savoirs associés
- Le suivi des comptes de trésorerie, les documents de
synthèse
- Les opérations et les services bancaires, y compris les
protocoles d’échanges de données bancaires
- Le contrôle de l’application des conditions générales de
banque
- Les tableaux d’amortissements d’emprunts
- Le processus d’analyse des situations de trésorerie à
l’aide d’un PGI
- Le rôle des banques
- Les types de crédits
- Les subventions
Complexité
- Mouvements en monnaie étrangère
- Rapprochements bancaires
- Traitement de frais bancaires
- Escomptes d’effets de commerce
- Demande de services bancaires
- Demande de crédit à la consommation pour un client
- Traitement des écarts de caisse positif/négatif
Aléas
- Erreurs de banque
- Justificatifs absents
- Solde de caisse négatif
- Impayés
- Découverts bancaires
- Service bancaire sans objet
Fiabilité du suivi de trésorerie
p. 35 / 125
Résultats attendus
Le suivi des comptes de trésorerie est assuré ainsi que
la réalisation de prévisions de trésorerie.
l’organisation
- L’échéancier fiscal
- La réglementation fiscale
- L’accès aux sites de déclaration des documents fiscaux
- Les états et formulaires préparatoires des déclarations
- Les exigences de l’expert comptable ou du comptable
en matière de déclarations fiscales
- Les règles de confidentialité et de sécurité en matière
d’informations fiscales
- Les règles à respecter pour maintenir la relation avec
les services fiscaux
Compétences
Sélectionner des éléments nécessaires à l’élaboration
de déclarations fiscales
1.3.2. PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS FISCALES
Savoirs associés
- L’organisation fiscale, les services et interlocuteurs
fiscaux
- Les types d’impôts et de déclarations fiscales
- Le calendrier fiscal
- La TVA et son traitement fiscal
- L’extraction automatisée des informations fiscales à
partir d’un PGI
Complexité
- TVA sur les encaissements, sur la marge
- Achats et ventes à l’étranger, UE
- Crédit de TVA à reporter
- Demande de remboursement de TVA
- Non assujettissement à la TVA
- Taxes liées à l’activité
- La valeur ajoutée
Aléas
- Perte d’informations
- Absence de déclaration
- Déclaration hors délai
- Problèmes de trésorerie lors des échéances fiscales
Efficacité de la préparation de la déclaration
p. 36 / 125
Résultats attendus
Les éléments nécessaires à l’établissement des
déclarations fiscales sont réunis.
l’organisation.
- Les codes d’accès aux sites de déclarations des
formalités administratives
- Les informations juridiques relatives aux formalités
- Les informations sur le ou les partenaires concernés
par la formalité
- Les procédures nécessaires à l’élaboration des
formalités
- Les règles à respecter pour maintenir la relation avec
les différentes administrations
1.3.3. TRAITEMENT DES FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
Savoirs associés
- Les services et interlocuteurs de l’administration
- Les enjeux de l’accomplissement des formalités
- Les courriers types de demandes administratives
- Les principales formalités administratives, y compris au
sein de l’UE et hors UE
- Les administrations, leurs finalités et leurs champs
d’intervention
- Les subventions
- Les organismes européens
Le courrier de sollicitation auprès d’une administration
• Le positionnement et la situation de l’émetteur
• La description et la justification de la requête
• Les codes et règles du courrier aux administrations
• Le lexique du souhait, de la demande, de
l’autorisation
• Les modes et temps des verbes : conditionnel
Compétences
Prendre en charge des formalités administratives liées à
l’activité
Complexité
- Formalité technique
- Formalité nécessitant un processus long : échanges,
validations, rendez-vous
- Formalité intégrant des données juridiques
- Formalités nombreuses exigeant l’établissement d’un
calendrier
- Formalités au sein de l’UE ou hors UE
Aléas
- Formalités incomplètes ou non conformes
- Formalités hors délai
- Formalité déclarée irrecevable par l’administration
Respect des obligations administratives liées à l’activité
p. 37 / 125
Résultats attendus
Les formalités administratives courantes sont réalisées.
- Les dossiers sur les partenaires métier de
l’organisation
- Les obligations envers les partenaires métiers
- Les processus spécifiques au métier
- Les calendriers et échéanciers des formalités et
évènements liés au métier
- Les annuaires professionnels spécifiques
- Les bases documentaires relatives au métier
- Le système relationnel avec les partenaires métiers
- Les codes et règles en usage dans le contexte métier
- Les consignes en matière de confidentialité et de
comportements à adopter dans les relations métiers
Compétences
S’adapter à un contexte métier spécifique
1.3.4. SUIVI DES RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES-MÉTIERS
Savoirs associés
- Les codes, normes, usages et lexiques spécifiques à
un secteur d’activité
- L’organisation des documents à l’aide de la Gestion
Électronique des Documents (GED)
Savoirs économiques et juridiques
- Les organisations professionnelles
- L’organisation des métiers en process
Complexité
- Formalités courantes vis-à-vis de partenaires-métiers
- Réalisation de documents spécifiques au métier
- Protocoles et normes à respecter
- Recherche d’un nouveau partenaire métier
- Participation à des évènements emblématiques d’un
métier
Aléas
- Protocole, normes non respectées
- Formalité métier non remplie
- Problèmes relationnels avec un partenaire-métier
- Habilitation refusée
Respect des règles, des usages et du vocabulaire
spécifiques au contexte métier
p. 38 / 125
Résultats attendus
Le suivi des relations administratives avec les
partenaires liés au métier est effectué dans le respect
des règles et usages en vigueur.
Pôle 2 – Gestion administrative des relations avec le personnel
Aptitude générale : Renforcer la cohésion sociale
- La documentation juridique et sociale
- Les procédures réglementaires
- Les extraits de conventions et accords collectifs
- Les modèles de déclarations
- Les formulaires
- Les certificats, des attestations
- Les contrats de travail
- Les dossiers du personnel
- Le registre du personnel
- Les règles en matière de confidentialité
Compétences
Actualiser des dossiers de personnel dans le respect
de la législation du travail
2.1.1. TENUE ET SUIVI DES DOSSIERS DES SALARIÉS
Savoirs associés
La gestion opérationnelle du suivi de dossier :
- La Gestion Électronique des Données
- Les modes de classement et d’archivage
- La législation du travail adaptée au secteur, branche,
statut, métier
- Les principaux types de contrats de travail
- Les formes de rupture du contrat de travail
- Les formalités légales et administratives liées à
l’embauche, au suivi et au départ du salarié
- Les obligations relatives à la médecine du travail et aux
organismes sociaux
- Les règles et procédures de confidentialité
Complexité
- Avenants aux contrats
- Missions temporaires
- Travailleurs étrangers UE et hors UE
- Télétravail
- Congés spécifiques
- Emplois protégés
- Accident du travail
- Décès d’un salarié
- Préparation d’un contrôle administratif
Aléas
- Information inexacte
- Dossier déclassé
- Perte de documents
Fiabilité et exhaustivité des dossiers du personnel
p. 39 / 125
Résultats attendus
Les dossiers des personnels sont mis à jour et les
formalités administratives sont réalisées dans le respect
de la législation du travail.
- Les procédures de l’organisation en matière de gestion
et d’aménagement du temps de travail
- Les modalités de remplacements
- Les plannings
- Les fiches horaires, les relevés de badgeuse
- Les formulaires
- Les certificats
2.1.2. GESTION ADMINISTRATIVE DES TEMPS DE TRAVAIL
Savoirs associés
- La gestion opérationnelle des temps de travail :
• Le décompte du temps de travail effectif
• Les outils de gestion du temps de travail
- La sécurité et la confidentialité des informations
relatives au personnel
- La législation de la durée du travail en matière de :
. Aménagement et annualisation du temps de travail
. Diversité des statuts et des contrats
. Cadre européen du travail
. Conventions, accords collectifs
Complexité
- Temps de travail aménagés : stagiaire, travailleurs
reconnus en situation de handicap, représentants du
personnel
- Cas spécifiques : mineurs, apprentis, personnel
itinérant, personnel roulant, intérimaires, saisonniers,
vacataires
- Modulations horaires : repos compensateur,
déplacements, travail de nuit et jours fériés,
annualisation, temps partiel,
- Contrôle des décomptes d’heures
- Conception de planning
- Remplacement de salarié
Aléas
- Modifications horaires liées à des évènements
(intempéries)
- Litiges sur le décompte d’heures
- Absences imprévues et remplacement
- Modifications et modulations de congés (congés
spéciaux)
Compétences
Décompter et planifier le temps de travail
Exactitude des décomptes et des plannings
p. 40 / 125
Résultats attendus
Les temps de présence et d’absence sont décomptés et
les plannings tenus à jour.
- Les procédures et formalités internes de déplacements
- Le planning des déplacements, voyages : nombre de
personnes, lieux, dates, heures
- Le budget de déplacement
- Les consignes en matière de catégories de prestations
et de montants autorisés
- Les informations administratives et sanitaires
- La documentation : horaires, tarifs, plan d’accès, listes
de prestataires de services, catalogues
- Les documents administratifs : ordre de mission,
bordereau de réservation de véhicule, demande
d’avance de trésorerie, état de frais, bordereau de
transmission
- Les pièces justificatives du déplacement : titres de
transport, notes et factures
- La liste des prestataires partenaires
Compétences
Préparer et contrôler des déplacements
2.1.3. PRÉPARATION ET SUIVI DES DÉPLACEMENTS DU PERSONNEL
Savoirs associés
- Les coûts des déplacements
- La gestion des déplacements professionnels
- Les procédures de gestion des déplacements
- Les outils et les moyens de recherche en ligne
- Les outils et services de repérage et de calcul
d'itinéraires
- Les contrats de prestation de services : hébergement
et transport
Complexité
- Comparaison de tarifs de transport
- Comparaison de prestataires
- Sélections de modes de transport, de prestataires
- Réservation à l'étranger
- Organisation d’un circuit
- Application de remboursements plafonnés
- Évaluation du coût d’un séjour facturé en euros ou en
devises
Aléas
- Traitement d’un dossier incomplet
- Annulation ou report d’un voyage
- Traitements d’incidents de transport
Efficacité du suivi des déplacements
p. 41 / 125
Résultats attendus
Les réservations, les dossiers préparatoires et les
contrôles des déplacements sont réalisés.
- La documentation juridique et sociale.
- Les procédures de communication interne
- Les règles de confidentialité
- Les informations à transmettre
- La charte graphique
- L’organigramme, des annuaires internes
2.1.4. TRANSMISSION D’INFORMATIONS À DESTINATION DU PERSONNEL
Savoirs associés
- Les outils et documents de communication interne
- Le classement documentaire selon les destinataires, la
forme et/ou le support de l’information
- Les modes de communication et de transmission de
l’information
- La réglementation en matière de confidentialité des
informations
- Les types de structure des organisations
Le courrier destiné au personnel
• La présentation de l’objet
• La précision et la concision de l’information
• La justification règlementaire
• Les phrases déclaratives
• La tournure impersonnelle
• Le lexique de l’information
• Les temps et modes des verbes : le présent de
l’indicatif
Compétences
Apprécier la nature et le degré de confidentialité de
l’information à destination du personnel
Complexité
- Priorités de transmission
- Reformulation de l’information par rapport au
destinataire
- Contrôle de suivi de la réception
- Absence d’annuaire
- Demandes imprécises
- Communications informelles
Aléas
- Homonymie
- Défaillance du mode de transmission
- Erreur de destinataire
- Information erronée
- Rupture de la confidentialité
Qualité de la transmission et respect de la confidentialité
p. 42 / 125
Résultats attendus
Les informations destinées au personnel sont transmises
dans les délais, dans le respect des procédures et des
règles de confidentialité.
- La procédure administrative de recrutement
- Les fiches profil de poste
- Les consignes de rédaction et de diffusion
- Les critères de classement des dossiers
- Les CV et les lettres de motivation
- Les agendas des recruteurs
- Les Lettres-types de convocation, de refus
- Les éléments relatifs à la gestion prévisionnelle des
besoins en personnel
2.2.1. PARTICIPATION AU RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Savoirs associés
La gestion opérationnelle du recrutement :
- Les procédures de recrutement
- Les profils de postes
- Les différents modes de recrutement
- Les acteurs externes du recrutement
- Les plannings et la gestion des agendas partagés
Assurer des opérations administratives liées aux étapes
d’un recrutement
Complexité
- Procédure avec convocations et entretiens
- Rédaction de l’annonce
- Choix du support, du mode de diffusion et des
prestataires
- Tri des candidatures
- Réponses personnalisées
- Les différents statuts et contrats de travail
- Les conventions collectives et les accords
- Les obligations liées au recrutement
L’annonce
• L’organisation de l’annonce : énumération,
nominalisation
• Les abréviations usuelles en matière d’annonce
• La construction syntaxique spécifique, la phrase
simple
Compétences
Aléas
- Demande d’informations complémentaires des
candidats et/ou des partenaires
- Afflux de candidatures
- Problèmes de courriers
- Annulation ou report d’entretiens
Respect et sécurisation administrative de la procédure
de recrutement
p. 43 / 125
Résultats attendus
Les opérations administratives sécurisent la mise en
œuvre de la démarche de recrutement.
- L’état des entrants
- La procédure d’accueil
- Les dossiers d’accueil
- Un environnement numérique de travail
2.2.2. PARTICIPATION À LA MISE EN ŒUVRE D'UN PROGRAMME D'ACCUEIL
Savoirs associés
- L’intégration du personnel :
• Les procédures d’accueil des salariés ou stagiaires
• Les dispositifs d’intégration
• Les outils de suivi des procédures d’accueil
- Les documents composites
Complexité
- Actualisation d’un document d’accueil
- Diversité des profils salariés accueillis
- Préparation d’une visite de locaux
- Suivi et bilan d’un programme d’accueil
- Les enjeux de l’intégration
• L’image de l’entreprise
• La cohésion sociale
• La culture d’entreprise
Les documents d’accueil
• La structuration du document : titres, inter titres
• La mise en page du document : textes, images,
schémas, cartes, plans, énumération
• Les temps et modes des verbes : infinitif, présent de
l'indicatif
• La formulation de consignes et conseils
• Le lexique du métier de l'organisation
Compétences
Appliquer un programme d’accueil
Aléas
- Informations manquantes ou erronées
- Questions non traitées dans les documents d’accueil
- Situation non prévue dans la procédure d’accueil
Respect des consignes d’intégration du personnel
p. 44 / 125
Résultats attendus
La mise en œuvre du programme d’accueil respecte les
consignes données en matière d’intégration du
personnel.
- Les règles générales et spécifiques de déroulement de
carrière, y compris les carrières administratives
- Les organigrammes
- Les procédures et démarches administratives internes :
bilans de compétences, entretiens, mobilité
- La liste des centres agréés
- La programmation des évènements liés aux carrières
2.2.3. SUIVI ADMINISTRATIF DES CARRIÈRES
Savoirs associés
- La gestion opérationnelle des carrières
• Le bilan de compétences
• L’entretien d’évaluation
- Le suivi automatisé de carrière à l’aide d’un PGI
- Le cadre réglementaire de la gestion des carrières
- Les objectifs et enjeux de la gestion prévisionnelle de
carrières
Complexité
- Diagnostic personnalisé d’un parcours
- Multiplicité et diversité des situations
- Promotions règlementaires et conventionnelles
- Sanctions
- Mutations et mobilité
- Accompagnement des parcours : réadaptation,
reconversion
Aléas
- Demande d’informations complémentaires
- Confusions de dossiers (homonymie, problèmes de
classement)
- Dossier incomplet, informations erronées
Compétences
Appliquer à chaque cas traité les règles spécifiques de
suivi de carrière
Qualité et pertinence des documents relatifs au suivi de
carrière
p. 45 / 125
Résultats attendus
Les informations et les documents administratifs liés au
suivi de carrières sont produits et transmis dans les
délais et dans le respect des obligations légales.
- Les règles générales et spécifiques de déroulement de
carrière
- Le plan de formation
- Les différents types de formation
- Les listes de programmes de formation et catalogues
- Les plannings de formation
- Les demandes de formation
- Les informations sur le personnel concerné
Compétences
Assurer des opérations administratives liées à la
formation du personnel
2.2.4. PRÉPARATION ET SUIVI DE LA FORMATION DU PERSONNEL
Savoirs associés
- La gestion opérationnelle de la formation :
• Les modalités de la formation
• La planification des formations
• Le bilan de formation
- Le droit à la formation
- Les dispositifs de formation
- Les adaptations aux évolutions de l’activité
professionnelle.
- La protection de la relation de travail, l’obligation de
reclassement
Complexité
- Veille sur les offres de formation
- Calcul du coût d’une formation
- Réponse à des demandes individuelles de formation
- Participation à la synthèse annuelle des besoins et
demandes de formation
- Suivi des relations avec les organismes de formation
extérieurs
Aléas
- Formation annulée ou reportée
- Formation ne répondant pas aux objectifs
- Dépassement de budget
- Demande non prévue dans le plan
Respect et sécurisation administrative des opérations de
formation
p. 46 / 125
Résultats attendus
Les dossiers de formation sont constitués, les départs en
formation sont planifiés ; les actions de formation sont
mises en œuvre et suivies.
- Les procédures internes en matière de préparation de
la paie
- Les conventions collectives
- Les décomptes des temps de présence et d’absence
- Les pièces liées aux majorations ou déductions sur
salaire
- Le cahier des charges ou une méthodologie de
contrôle de la paie fournis un prestataire de paie
- Les tracés, les fiches mensuelles de préparation de la
paie
- Les règles comportementales en matière de maintien
de la confidentialité
Compétences
Renseigner et contrôler la vraisemblance des états
préparatoires aux bulletins de salaire
2.3.1. PRÉPARATION DES BULLETINS DE SALAIRES
Savoirs associés
- Les composantes du bulletin de salaire
- Les annexes au bulletin de salaire
- L’exploitation et le traitement automatisé de la paie à
l’aide d’un PGI
- La législation sur les salaires
- Les sources et la confidentialité des informations de
paie
Complexité
- Majorations sur salaire
- Déductions sur salaire
- Mise à jour des paramètres de paie
- Traitement d’éléments spécifiques de paie liés au
métier
Aléas
- Erreurs de paie
- Demandes d’informations de la part de salariés sur un
élément de paie
- Contestations suite à des oublis, des erreurs, sur les
bulletins de salaires
Cohérence et exactitude de l’état préparatoire des
salaires
p. 47 / 125
Résultats attendus
Les variables de paie sont saisies, les bulletins sont
transmis aux salariés et archivés.
- La documentation juridique, sociale et fiscale
- Les procédures de l’organisation en matière de
déclarations sociales
- Les codes d’accès
- Les doubles des bulletins de paye
- Le livre de paie
- L’état des cotisations
- Les déclarations des périodes précédentes
- Les formulaires de déclarations sociales
- Les exigences du comptable ou de l’expert comptable
en matière de déclarations sociales
Compétences
Renseigner des états préparatoires aux déclarations
sociales
2.3.2. PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS SOCIALES
Savoirs associés
- Le calendrier des déclarations sociales
- Les processus administratifs d’établissement et de
transmission des déclarations sociales
- L’exploitation et la réalisation des documents
préparatoires à l’aide d’un PGI
- Les cotisations sociales
- Les déclarations sociales
- Les contrôles de l’administration fiscale et sociale
- Les différents statuts et contrats des salariés
Complexité
- Application d’exonérations, taux spécifiques, effets de
seuil ou de plafond
- Modification des procédures de déclaration et/ou de
recouvrement
- Déclarations en ligne
- Préparation d’un contrôle URSSAF
Aléas
Aléas
- Incohérences entre le livre de paie et les déclarations
- Déclaration hors délai
- Contestation de l’administration portant sur une
déclaration
Cohérence et exactitude de l’état préparatoire des
déclarations sociales
p. 48 / 125
Résultats attendus
Les déclarations sociales sont préparées dans les délais
de rigueur.
2.3.3. PARTICIPATION À LA PRÉPARATION ET AU SUIVI BUDGÉTAIRE
Savoirs associés
- La documentation fiscale et sociale
- Les procédures internes d’élaboration des budgets
- Les pièces internes et externes justificatives des
dépenses
- Les données comptables liées aux dépenses engagées
- Les documents de suivi des budgets
- Les tableaux de détermination des coûts
- Les budgets et les coûts du personnel
- La déductibilité de la TVA sur les frais de déplacement
- L’exploitation et la réalisation des documents
comptables et budgétaires à l’aide d’un PGI
Compétences
Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts
- Les données sociales
Exactitude de la situation budgétaire
p. 49 / 125
Complexité
- Affectation analytique des charges
- Calculs de ratios, d’indicateurs
- Communication à l’écrit et/ou à l’oral sur les écarts
repérés
Aléas
- Évolutions anormales d’éléments budgétaires
- Coût non prévu
- Dépassement budgétaire
Résultats attendus
Les différents budgets de personnel sont tenus à jour et
la hiérarchie est alertée des écarts budgétaires.
2.4.1. SUIVI ADMINISTRATIF DES OBLIGATIONS LIÉES
AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL
- Le protocole pré-électoral :
• Les procès verbaux
• Les modèles de convocation
- Les listes des représentants du personnel
- Les comptes rendus des instances représentatives
Compétences
Organiser des élections et des consultations d’instances
représentatives
Savoirs associés
- Les moyens matériels, les modalités d’organisation et
le déroulement des consultations et élections
- L’élaboration et la diffusion des procès verbaux des
résultats des consultations, des élections
- Les instances représentatives du personnel
- Les droits et obligations de l’employeur
Complexité
- Application d’un protocole
- Mise en forme d’un procès-verbal
- Procès-verbal de carence
- Protocole de vote électronique
- Transmission de contestations
Aléas
- Désaccords sur le protocole
- Quorum non atteint
- Omission de signatures
- Reports de consultations
- Aléas logistiques
Respect du cadre légal des élections et des
consultations professionnelles
p. 50 / 125
Résultats attendus
Les élections et les consultations des instances
représentatives du personnel sont organisées dans le
respect de la législation ; les différents documents
afférents sont établis, publiés et transmis.
- L’extrait du bilan social
- Les tableaux de bord en usage
- La base de données du personnel
- La procédure administrative interne d’élaboration des
tableaux de bord et des indicateurs sociaux
- Les données chiffrées sur : l'emploi, les rémunérations
et les charges accessoires, les conditions de santé et de
sécurité et les autres conditions de travail, la formation,
les relations professionnelles.
Compétences
Mettre à jour des indicateurs sociaux
2.4.2. PRÉPARATION DES TABLEAUX DE BORD, DES INDICATEURS SOCIAUX
Savoirs associés
- les outils de suivi
- La gestion et l’analyse de données quantitatives
- Les représentations graphiques et leur interprétation
- L’exploitation de données et le traitement automatisé
des tableaux de bord et indicateurs à l’aide d’un PGI
- Le bilan social, le rapport social, les indicateurs
sociaux
Complexité
- Recherche de données chiffrées
- Exploitation d’indicateurs à partir d’un tableau de bord
- Détermination d’écarts entre prévision et réalisation
- Mise à jour d’indicateurs en ligne
- Réalisation de documents de synthèse
Aléas
- Données incomplètes ou incohérentes
- Anomalies constatées dans l’évolution des indicateurs
Exactitude et lisibilité des indicateurs
p. 51 / 125
Résultats attendus
Les données nécessaires à la mise à jour des tableaux
de bord sociaux sont collectées ; les tableaux de bord
sont actualisés et mis en forme en vue d’être présentés.
2.4.3. PARTICIPATION À LA MISE EN ŒUVRE DE PROCÉDURES RELEVANT
DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ
- Les comptes rendus des instances représentatives
- L’extrait de bilan social
- Les extraits d’indicateurs sociaux
- Le recensement des habilitations et
autorisations nécessaires à l’exercice de l’emploi
- La mise en place et l’organisation d’actions collectives
de sensibilisation à la sécurité
- Les procédures et consignes de santé - sécurité à
transmettre
- Le choix de supports
- Les consignes, de rédaction, de diffusion des supports
Compétences
Produire des supports associés aux procédures santé sécurité
Savoirs associés
Savoirs de gestion, savoirs technologiques
- Les risques au travail :
• L’ergonomie
• Les caractéristiques des postes de travail
• L’organisation de la sécurité dans les locaux de
l’entreprise
• Les notions de danger et de risque
- Les techniques de présentation d’un document
Complexité
- Mise à jour ou amélioration des documents internes
relatifs à la santé et à la sécurité,
- Repérage des fonctions professionnelles nécessitant
des habilitations, des autorisations spécifiques
- Technicité du contenu du support : références
ergonomiques, médicales, règlementaires
- Veille règlementaire sur des postes ciblés
- La réglementation en matière de sécurité et
d’amélioration des conditions de travail
Les consignes de santé et de sécurité
• L’injonction, la prescription, la recommandation et les
locutions associées
• Les renvois légaux et réglementaires
• Le lexique propre à la santé et à la sécurité
• La disposition du texte : énumération
• Le temps des verbes : impératif et infinitif
Aléas
- Support inadapté aux consignes de diffusion
- Obligation de modification de postes de travail
- Erreurs ou imprécisions de contenus
Cohérence et lisibilité des supports
p. 52 / 125
Résultats attendus
Les supports associés aux procédures santé - sécurité
sont mis en forme, publiés et diffusés.
2.4.4. PARTICIPATION À LA MISE EN PLACE D’ACTIVITÉS SOCIALES ET CULTURELLES
Savoirs associés
- Les dossiers salariés
- L’activité sociale ou culturelle à organiser
- La procédure de mise en place des activités sociales
ou culturelles
- L’historique des actions passées
- Les catalogues
- Le budget
- Les listes de prestataires externes
- La maquette du journal d’entreprise
- Les consignes en matière d’organisation
- Les règles et recommandations portant sur les objectifs
de l’action envisagée
Savoirs de gestion, savoirs technologiques
- La gestion du temps et des évènements
- La planification et l’ordonnancement des tâches et des
prestations externes
- La segmentation d’informations salariés à l’aide d’un
PGI
- L’exploitation de données
- Le suivi automatisé du budget à l’aide d’un PGI
Compétences
Mettre en œuvre des actions à destination du personnel
Complexité
- Estimation du coût de l’action à destination du
personnel
- Évaluation de l’impact : questionnaire de satisfaction
- Préparation d’éléments d’un discours
- Achats de cadeaux
- Organisation à l’initiative du comité d’entreprise
- La cohésion sociale
- La motivation du personnel
Le discours
• Les modalités d’interpellation du destinataire
(apostrophe, métaphore)
• Les effets d’oralité
• Le lexique de l’engagement, de la cohésion du
groupe, l'approbation, le compliment
• L’éloge
• L’introduction d’éléments de récit de vie
• Le temps des verbes : l’imparfait, le présent de
narration
Aléas
- Absence imprévue du/des salariés concerné(s)
- Défaillance des fournisseurs
- Modifications organisationnelles
- Retours négatifs
Niveau de prise en compte de la dimension de cohésion
sociale
p. 53 / 125
Résultats attendus
La cohésion sociale est renforcée à travers la
préparation de fêtes et d’événements divers à
destination du personnel.
Pôle 3 – Gestion administrative interne
Aptitude générale : Améliorer la productivité administrative
3.1.1 COLLECTE ET RECHERCHE D’INFORMATIONS
- Un accès au système d’information de l’organisation et
à des bases d’informations externes
- Un accès aux archives de l’organisation
- Des outils de recherche
- Une demande formalisée d’informations
- Des champs et thèmes de recherche
- La nature, la forme des informations recherchées
- Les règles de confidentialité et de sécurité de
l’information
- Les règles déontologiques et éthiques de diffusion des
supports
Savoirs associés
- Le système d‘information
- La nature et les formes de l’information
- La veille informationnelle
- Les sources d’informations
- Les modes de communication
- L’authentification d’une information
- Les certificats et signatures électroniques
- L’indexation des données
- Les techniques et outils de recherche avancée
- Les règles, procédures de confidentialité et de
préservation de l’information
- La Gestion Électronique des documents (GED)
- Le droit à l’image, la propriété intellectuelle
- Les droits et les obligations des salariés en matière
d’utilisation des technologies de l’information et de la
communication sur le lieu de travail
Compétences
Exploiter la veille et mobiliser des techniques de
recherche
La fiche de synthèse
• La concision, la reformulation, la précision lexicale
• Les mots clés
• La lecture rapide, la hiérarchie des informations
• La vérification et la citation des sources
Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la
recherche
p. 54 / 125
Complexité
- Champ de recherche très étendu
- Demande d’informations techniques
- Délais courts
- Sources à vérifier
- Informations en langue étrangère
Aléas
- Système d’information habituel indisponible
- Bases de données non pertinentes
- Informations cryptées
Résultats attendus
Les informations sont obtenues dans les délais et
répondent aux besoins
3.1.2. PRODUCTION D’INFORMATIONS STRUCTURÉES
- La charte graphique de l’organisation
- L’accès aux outils bureautiques et numériques
- Le degré attendu de finalisation du document
- Les critères de hiérarchisation et de structuration de
l’information
- Les règles d’accès à l’information, de confidentialité et
de sécurité
- Les contraintes de délais, de priorités et d’accessibilité
Savoirs associés
- Les modes d’organisation et de structuration des
données
- Les écrits professionnels
- La prise de notes
- La modélisation d’un document
- Les règles et les protocoles de portabilité des
documents
- La préservation de l’intégrité de l’information
- Les règles de la communication professionnelle
- Les fonctionnalités bureautiques
- La gestion électronique des documents (GED)
Complexité
- Document intégrant des calculs, des graphiques et des
tableaux élaborés
- Gestion de textes longs
- Document multimédia
- Production d’un support inédit, intégrant des
contraintes esthétiques
- Cryptage du document
- Production en langue étrangère
- La valeur juridique des documents
- Le droit à l’image et la propriété intellectuelle
Compétences
Mobiliser des techniques de production et de
structuration de document
Le document professionnel
• La reformulation à partir d’une prise de notes, d’un
brouillon, ou d'écrits intermédiaires
• L’organisation et la hiérarchisation des informations
• Les renvois et les notes
• La conformité du document à une charte graphique
• La typographie
• L’écriture des nombres
• L’insertion des nombres dans un texte
• Les règles orthographiques et la syntaxe dans les
documents professionnels
Pertinence et qualité du document produit
p. 55 / 125
Aléas
- Format de document inadapté
- Perte et récupération de document
- Délais de production raccourcis
Résultats attendus
Les documents produits répondent à des objectifs précis
et respectent les normes, les consignes de présentation
et les usages en vigueur dans l’entité.
3.1.3. ORGANISATION ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS
- Les ressources informationnelles
- Les règles et les procédures de confidentialité et de
préservation de l’information
- Le schéma de circulation des informations de l’entité
- Les procédures de classement, de stockage et
d’archivage
- Les délais légaux et d’usage de conservation des
documents de l’entité
- Des règles et usages en matière de mise à disposition
des informations
- Des espaces de stockage, d’archivage et de
publication
Compétences
Organiser les informations pour les rendre disponibles
aux utilisateurs
Savoirs associés
- Les modes de communication
- Les moyens de transmission de l’information
- Les différents supports d’information et leur pérennité
- Le classement, l’archivage
- Les certificats et signatures électroniques
- La gestion électronique des documents
- Les unités de capacité de stockage numérique
- Les techniques de compression des documents
- L’échange de données informatisé (EDI)
- Les réseaux, typologie et sécurité
- Le statut et la valeur juridique des documents
- La réglementation et les normes relatives à la
conservation des documents
d’utilisation des technologies de l’information et de la
communication
- Les limites au contrôle des salariés dans leur usage du
courrier électronique
Complexité
- Volume important d’informations
- Multiplicité des lieux de stockage.
- Gestion des différents formats de document
- Pluralité des sources d’information
- Utilisation nomade des documents
Aléas
- Capacité de stockage insuffisante
- Perte des codes d’accès
- Perte du document original
- Détérioration du support
- Rupture de la confidentialité
Efficacité de l’organisation des informations
p. 56 / 125
Résultats attendus
L’organisation des informations assure leur actualisation,
leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs
concernés, dans le respect des règles de sécurité et de
confidentialité.
3.2.1. ORGANISATION ET SUIVI DE RÉUNIONS
- Les caractéristiques de la réunion
- La liste et le statut des participants
- L’ordre du jour
- Un carnet d’adresses
- Des annuaires
- La signalétique
- Le plan du site
- La procédure d’organisation
- Les équipements et supports d’affichage et de
communication
- Les consignes de sécurité et de transmission des
comptes rendus
- Un environnement technique
Savoirs associés
- L’organisation logistique des réunions
- Les outils de gestion du temps
- L’accueil des groupes
- Les phénomènes de groupe
- Les moyens de transmission de l’information
- Les règles et les enjeux de la communication
professionnelle
- Les écrits professionnels liés à la réunion
- Les outils collaboratifs
- Les modes de présentation des documents
- Le rôle des acteurs et des partenaires dans
l’organisation
Complexité
- Contraintes de dates et de lieux
- Nombre important de participants
- Densité des échanges
- Rédaction du compte-rendu de réunion
- Accueil de participants étrangers
- Réunions à distance
Aléas
- Modification ou annulation de la date de la réunion
- Lieu indisponible
- Convocations erronées
- Défaillance de participants
- Défaillances matérielles et logistiques
Le compte-rendu de réunion
• La prise de notes, les abréviations, les schémas
• La confrontation de plusieurs prises de notes
• La synthèse de documents
• Les paroles rapportées, les dialogues, la citation
• Les modes et temps des verbes : le présent de
l’indicatif
Compétences
Organiser la logistique administrative d’une réunion
Efficacité dans l’organisation et le suivi de la réunion
p. 57 / 125
Résultats attendus
La réunion se déroule dans les conditions attendues,
avec les supports demandés, et les comptes rendus sont
adressés.
3.2.2. GESTION DES FLUX DE COURRIERS
- Le courrier entrant et sortant
- La procédure d’enregistrement du courrier
- Le courrier électronique
- Le registre du courrier
- L’organigramme
- L’annuaire interne
- Les tarifs d’acheminement
- Les consignes d’envoi
- Les imprimés postaux
- Le carnet d’adresses et l’annuaire
- Les listes de diffusion
- Les règles et procédures de sécurité et de
confidentialité
- Le matériel d’expédition du courrier
- Le logiciel de messagerie électronique
Compétences
Traiter le courrier entrant ou sortant
Savoirs associés
- Les flux de courrier
- Les types de courrier
- Le classement et l’archivage du courrier
- Les procédures d’acheminement et de réception du
courrier
- Les techniques d’expédition et d’affranchissement
- Les espaces d’échanges d’informations
Complexité
- Traitement de courrier confidentiel et personnel
- Fichier des destinataires à constituer
- Homonymie
- Délais restreints de transmission
- Gestion des courriels indésirables
- Courrier en langue étrangère
- La preuve
- Le droit de la preuve lié à l’internet
Aléas
- Problème technique de transmission
- Retour de courrier
- Perte de courrier
Respect des procédures de traitement de courrier
p. 58 / 125
Résultats attendus
Les différents courriers ou messages sont réceptionnés
et/ ou transmis, fidèlement et dans les délais, aux
destinataires concernés.
3.2.3. GESTION DES FLUX D’APPELS TÉLÉPHONIQUES
- Les outils de communication
- Les procédures d’émission et de réception des appels
- L’annuaire interne
- Les consignes
- L’organigramme de l’organisation
- La charte d’accueil
- Les usages et consignes de sécurité internes
- Le plan du site
- Du matériel de téléphonie
Compétences
Traiter les appels entrants et sortants
Savoirs associés
- les règles et les enjeux de la communication
téléphonique
- La conduite de l’entretien téléphonique
- Le filtrage
- La prise de notes et la restitution de l’information
- La téléphonie et les techniques associées
- La messagerie vocale
d’utilisation des technologies de la communication
- La confidentialité
- Les limites au contrôle des salariés dans leur usage du
téléphone
Complexité
- Densité du trafic
- Double appel
- Filtrages et barrages téléphoniques
- Nomadisme et transfert d’appel
- Interlocuteur étranger
Aléas
- Panne du réseau de communication
- Erreur d’interlocuteur
- Perte de la communication
- Situation conflictuelle
Qualité et fiabilité du traitement des appels
p. 59 / 125
Résultats attendus
Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des
consignes.
3.2.4. GESTION D’ESPACES COLLABORATIFS
- Un cahier des charges de l’espace collaboratif
- Les codes d’accès de l’espace
- La procédure de création d’un groupe, d’un utilisateur
- La liste des droits de chaque utilisateur
- Les droits et usages de l’organisation, les conditions
générales d’utilisation
- Les règles de déontologie et d’éthique
- Les règles d’accès à l’information, de confidentialité et
de sécurité
- Les logiciels de communication
Compétences
Créer et maintenir un espace collaboratif
Savoirs associés
- Les espaces numériques de travail
- Les groupes et plateformes de travail collaboratif
- les règles et les enjeux de la communication
professionnelle
- La conférence téléphonique
- Les réseaux sociaux
- La sécurisation des accès
- Les modes de communication instantanée
- Le contrôle des salariés dans leur usage des nouvelles
technologies
- Les règles de droit, les recommandations relatives aux
données numériques, aux droits d’auteurs, à la
production intellectuelle
- Les enjeux sociaux dans les espaces collaboratifs
Complexité
- Multiplicité des fonctions de l’espace
- Diversité des statuts et des droits d’accès des
utilisateurs
- Contraintes techniques de publication
Aléas
- Désorganisation de l’espace
- Problèmes techniques d’accès à l’espace
- Perte de mot de passe
- Droits inadaptés
Fiabilité opérationnelle de l’espace collaboratif
p. 60 / 125
Résultats attendus
L’espace collaboratif est opérationnel, fiable, et
actualisé.
3.3.1 ORIENTATION ET INFORMATION DES VISITEURS
Savoirs associés
- Les principes et règles d’accueil propres à
l’organisation
- Les caractéristiques du contexte et de l’environnement
professionnel
- Une signalétique des espaces de travail
- L’organigramme de l’organisation
- Les annuaires interne et externe de l’organisation, les
carnets d’adresses
- Les bases de données internes (personnel, clients,
fournisseurs, partenaires de l’organisation)
- L’accès au matériel de téléphonie et aux équipements
bureautiques
- La culture et valeurs des organisations
- Les règles et les enjeux de la communication
professionnelle
- La gestion des interactions en situation d’information et
d’orientation
- Les procédures d’information et d’accueil
- Les codes sociaux, les règles de bienséance et
d’accueil
- La gestion de conflit en situation d’accueil
Compétences
Installer un climat relationnel adapté à la demande
- Les dispositions réglementaires relatives à l’accueil des
personnes en situation de handicap dans des espaces
ouverts au public
Complexité
- Importance des flux de visiteurs
- Dispersion géographique des locaux
- Gestion des temps d’attente
- Barrages et sélectivité à l’accueil
- Accueil de visiteurs étrangers
Aléas
- Espace en travaux
- Indisponibilité des interlocuteurs demandés
- Visiteur égaré
- Manque d’informations à apporter
- Dérapages relationnels
Pertinence de la réponse
p. 61 / 125
Résultats attendus
La demande du visiteur est traitée.
- L’inventaire physique des équipements, des matériels
et du mobilier
- Le cadre règlementaire relatif à la sécurité, l’hygiène et
aux conditions de travail, en vigueur dans l’entité
- Les contrats de maintenance
- Les notices techniques
- Les choix ergonomiques
- Les plans d’aménagement
- Les locaux et les matériels existants
- Les principales caractéristiques techniques et
fonctionnelles des matériels (déplacé Savoir associé)
- Les consignes en matière d’aménagement, de
maintien, d’organisation des espaces et des postes de
travail
- Les annuaires et coordonnées des prestataires
d’entretien et de maintenance
- Le relevé des interventions de maintenance
- Le relevé d’anomalies suite à des visites de contrôle
Compétences
Veiller au caractère opérationnel et fonctionnel des
espaces et des postes de travail
3.3.2. MAINTIEN OPÉRATIONNEL DES POSTES DE TRAVAIL ET AMÉNAGEMENT DES ESPACES
Savoirs associés
- L’inventaire physique du matériel et des mobiliers
- L’organisation des espaces de travail et d’accueil
- La maintenance préventive et corrective
- Les prestations de maintenance
- Les notices et les aides en ligne
- L’ergonomie des postes de travail
- Les règles de prévention et de sécurité sur les lieux
d’accueil et de travail
- La signalétique
- Les équipements en réseau
- Le contrat de maintenance, les garanties
- Le rôle du CHSCT, les règles de prévention et de
sécurité
- Le rôle de l’inspection du travail
Complexité
- Réaménagement lié à des évolutions technologiques
ou à des restructurations.
- Réaménagements suite à une injonction de l’inspection
du travail, une recommandation du CHSCT
Aléas
- Panne détectée tardivement
- Problème matériel perturbant le fonctionnement global
de l’organisation
- Remise en cause de l’application de la garantie sur un
matériel
Fiabilité des postes de travail et rationalité des espaces
p. 62 / 125
Résultats attendus
Les espaces de travail sont aménagés dans le respect
des règles d’ergonomie et de sécurité ; les postes de
travail sont fonctionnels.
3.3.3 GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE, ABONNEMENTS, LICENCES INFORMATIQUES
Savoirs associés
- Les contraintes de coûts, de délais et de priorités dans
la gestion des contrats et abonnement
- La comparaison d’offres de prestataires en matière de
- Les annuaires et coordonnées des prestataires
maintenance, d’abonnements et de licences
concernés
- La reconduction et la résiliation de contrats
- Les catalogues, tarifs et conditions générales de vente
- Le classement et l’indexation des contrats,
- Les contrats et abonnements en cours
abonnements et licences
- Un bilan qualifié des prestations de maintenance, des
- La gestion automatisée des flux d’informations
abonnements et des licences
- Les procédures automatisées d’alertes de
- Un relevé des besoins en matière d’abonnements et de renouvellement de contrat
licences informatiques
- L’inventaire du parc bureautique
- Des consignes en matière de renouvellement des
- Les contrats et leurs obligations
contrats et des abonnements
- Les conditions de validité du contrat
- Les contrats de maintenance et les licences
Compétences
Assurer le suivi des contrats et des abonnements
Complexité
- Technicité des contrats
- Multiplicité des contrats, des abonnements et des
licences
- Augmentation des tarifs des prestataires
- Avenant au contrat
- Changement de prestataire
- Résiliation d’un contrat
Aléas
- Opérations non couvertes par contrat
- Licences non actualisées
- Contrats, abonnements, licences multiples et
redondants
- Dépassement des budgets de maintenance,
d’abonnements et de licences informatiques
- Défaillance d’un prestataire
Qualité du suivi des contrats et des abonnements
p. 63 / 125
Résultats attendus
Les échéances sont vérifiées, les contrats sont
renouvelés.
- Un état budgétaire
- Les crédits de fonctionnement alloués au service
- Les dépenses à imputer
- Des consignes en matière de suivi budgétaire
3.3.4. PARTICIPATION AU SUIVI DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE
Savoirs associés
Savoirs de Gestion et savoirs technologiques
- Les budgets de fonctionnement
- Le suivi budgétaire
- Les calculs et les analyses d’écarts budgétaires
- Les états budgétaires et les graphiques associés
- Les dépenses de fonctionnement
- Le suivi automatisé de budget
Complexité
- Modification d’échéancier
- Multiplication des lignes budgétaires
- Subdivision du budget
- Budget partagé par plusieurs services
- Révision du budget
Aléas
- Restrictions budgétaires
- Imputations erronées de dépenses
- Dépenses non budgétées
Compétences
Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts
Rigueur du suivi de la situation budgétaire
p. 64 / 125
Résultats attendus
Les éléments budgétaires du service sont actualisés.
3.3.5. GESTION DES FOURNITURES, CONSOMMABLES ET PETITS ÉQUIPEMENTS DE BUREAU
Savoirs associés
- La procédure d’achat notamment en ligne
- Les engagements d’achats
- Les fournitures, petits équipements et immobilisations
- L’état des stocks
- Les enjeux du suivi des stocks de fournitures et
- Les modèles de bon de commande, les formulaires en
consommables
ligne
- Les procédures de réapprovisionnement
- Les conditions générales de vente
- Les anomalies de livraisons
- La base fournisseurs
- Les retours et réclamations
- Les catalogues et tarifs
- Les recours en cas de litiges sur achats
- Les caractéristiques techniques des petits équipements - Les documents commerciaux
à commander
Savoir juridiques et économiques
- Les demandes d’achat
- Le contrat de vente
- Les choix de gestion en faveur du développement
durable
Compétences
Anticiper les flux et le niveau d’un stock
Complexité
- Achats en ligne
- Articles non suivis
- Changement de matériel
- Retard de livraison
- Changement de fournisseur
Aléas
- Retour d’articles
- Surconsommation exceptionnelle
- Rupture de stock
- Incident de livraison
- Défaillance de fournisseur
Résultats attendus
Les fournitures et consommables sont commandés en
quantité suffisante et dans les délais impartis.
Optimisation du stock
p. 65 / 125
3.4.1. GESTION DES AGENDAS
- Les contraintes de disponibilité
- Les priorités d’agenda
- Les tâches à planifier
- Les créneaux horaires
- Les procédures de synchronisation
- Les annuaires, les carnets d’adresses
- Les agendas et plannings
- Les outils de gestion des agendas
Compétences
Mettre à jour des agendas personnels et partagés
Savoirs associés
- La gestion et l’optimisation du temps
- La tenue d’agenda
- Les fonctionnalités avancées des agendas et
organiseurs électroniques
- Les outils nomades de tenue d’agenda
- L’organisation du temps de travail
Complexité
- Synchronisation des agendas
- Agendas partagés
- Rendez-vous conditionnel
- Rationalisation et optimisation des rendez-vous
Aléas
- Motifs de rendez-vous imprécis
- Décalage ou annulation de rendez-vous
- Erreur de coordonnées des interlocuteurs
- Conflit de rendez-vous
- Retard
- Rendez-vous urgent
Rationalité et réactivité dans la gestion des agendas
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Résultats attendus
Les agendas sont coordonnés et mis à jour en
permanence, dans le respect des contraintes de
disponibilité.
3.4.2. PLANIFICATION ET SUIVI DES ACTIVITÉS
- L’objet et la durée des activités
- Les priorités
- Les délais et les échéances
- Les contraintes matérielles
- Les contraintes humaines
- Des consignes dans l’utilisation des ressources
- Les process-métiers
Compétences
Programmer et coordonner des activités
Savoirs associés
- Les méthodes de planification
- Les outils de planification et d’ordonnancement
- La planification et le suivi automatisés des tâches
- L’optimisation des coûts
Complexité
- Combinaison des contraintes de délai, de durée, de
disponibilité des ressources, de priorité
- Multiplicité des opérations à planifier
- Technicité du process-métier
Aléas
- Modifications de planning
- Ressources défaillantes
- Contrainte supplémentaire
Respect des contraintes liées aux process-métiers
p. 67 / 125
Résultats attendus
Les activités sont programmées conformément aux
process-métiers de l’organisation.
Pôle 4 – Gestion administrative des projets
Aptitude générale : Accompagner des projets
4.1.1. MISE EN FORME ET DIFFUSION DU DESCRIPTIF DU PROJET
- Le contexte du projet
- Les objectifs et les finalités du projet
- Les acteurs concernés par le projet
- La charte graphique de l’organisation
- La liste des tâches
- Les consignes
- La liste des destinataires
- La programmation du projet
- Le cahier des charges du projet
- Le modèle de description d’un projet
- Des consignes de confidentialité
- Des règles comportementales à adopter envers les
différents acteurs du projet
Compétences
Réaliser un descriptif de projet à partir d’éléments
composites, adapté à différents acteurs
Savoirs associés
- La démarche de projet
- Les types de projets
- Le suivi administratif de projet
- Les documents composites
- L’exploitation d’informations concernant un projet, à
l’aide d’un PGI
Le descriptif du projet
• Le tri et la hiérarchisation des informations, les titres
et les sous-titres
• L’énumération
• L’expression des objectifs
• Les repères et les marques du temps
• Les temps et modes des verbes : le futur
Complexité
- Informations et documents à compléter
- Fichier destinataires à créer
- Densité et technicité des documents
- Interdépendance des projets
- Mise en ligne du projet
- Modification des acteurs
Aléas
- Dossier incomplet
- Adresses erronées
- Fichier trop volumineux pour être diffusé
- Formats de fichier incompatibles
- Projet non stabilisé
Qualité du descriptif du projet
p. 68 / 125
Résultats attendus
Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du
modèle, est diffusé aux acteurs concernés.
4.1.2. ORGANISATION DE LA BASE DOCUMENTAIRE
- La formalisation des besoins d’informations
- Le schéma relationnel des acteurs du projet
- Le plan de classement
- Les consignes de confidentialité
- Les consignes de sécurité de la base
- Les procédures de classement, de stockage et
d’archivage
- La documentation existante, y compris juridique,
concernant le projet
Compétences
Constituer une base documentaire
Savoirs associés
- La base documentaire
- Les sources et supports d’information
- La protection et la traçabilité des documents
- Les formats de fichiers
- Les unités de stockage locales et en ligne
- Les moteurs de recherche
- La gestion automatisée des flux d’informations
- La constitution d’une base documentaire à l’aide de la
gestion électronique des documents (GED)
- L’exploitation automatisée des informations
Complexité
- Hétérogénéité des documents
- Fréquence d’actualisation élevée
- Technicité du projet
- Indexation complexe
- Base utilisée par une multiplicité d’acteurs
- Utilisation de documents protégés
Aléas
- Base non actualisée
- Défaillance d’un flux
- Information erronée ou incomplète
- Perte de document
- Attaques virales
Pertinence de la base documentaire
p. 69 / 125
Résultats attendus
La base documentaire est structurée et mise à jour.
4.1.3. PRODUCTION D’ÉTATS BUDGÉTAIRES LIÉS AU PROJET
- Le cahier des charges
- Les objectifs et la structure de l’état budgétaire
- Le budget alloué au projet
- L’état des recettes et des dépenses
- Le descriptif du projet et la liste des tâches
- Les modalités de calcul des éléments budgétaires
- Les modèles de présentation
Compétences
Chiffrer et présenter des données budgétaires
Savoirs associés
- La budgétisation de projets
- La détermination des coûts
- La gestion budgétaire
- La facturation des tâches
- Les calculs et les analyses d’écarts budgétaires
- La conception de tableaux et de graphiques
- La production et le suivi du budget à l’aide d’un PGI
d’intervention
- Les subventions
Complexité
- Absence de modèle de présentation
- Complexité des calculs budgétaires
- Diversité des éléments à intégrer dans la présentation
de l’état budgétaire
- Mise en évidence d’écarts budgétaires
- Projet pluriannuel
Aléas
- Rééchelonnement des dépenses et des recettes
- Erreurs de calculs
- Invraisemblance d’éléments budgétaires
Fiabilité de l’état budgétaire
p. 70 / 125
Résultats attendus
Toutes les informations budgétaires relatives au projet
sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.
4.1.4. TRAITEMENT DES FORMALITÉS ET DES AUTORISATIONS
- Les informations légales et réglementaires en lien avec
le projet
- Les autorités concernées
- Les procédures de demande d’autorisation internes à
l’organisation
- Les procédures de demande d’autorisation externes
propres aux administrations concernées
- Le descriptif des formalités liées au projet
- Les formulaires administratifs de demandes
Compétences
Assurer les formalités liées à un projet
Savoirs associés
- Les formalités et les autorisations administratives
- Les modalités de traitement des formalités et
autorisations : en ligne, courriel, courrier
d’intervention
- La règlementation juridique en lien avec le projet
- La normalisation
Le courrier de sollicitation
• Le lexique du souhait, de la demande, de
l’autorisation
•’argumentation : la persuasion
• Les formules d’introduction et de conclusion du
courrier
• Les formules de politesse
Complexité
- Procédures d’autorisation longues
- Demandes techniques
- Autorisations conditionnelles
- Demandes impliquant plusieurs institutions ou
organismes
- Document administratif non modélisé
- Documents en langue étrangère
Aléas
- Demande non parvenue
- Formalité hors délai
- Retour de formulaire incomplet
- Autorisation refusée ou différée
Rigueur dans le traitement des formalités
p. 71 / 125
Résultats attendus
Les formalités sont accomplies et les autorisations
nécessaires au projet sont obtenues dans les délais.
4.1.5. SUIVI DU PLANNING DE RÉALISATION DU PROJET
- La programmation et la planification du projet
- Les contraintes des acteurs du projet
- La procédure de suivi des dysfonctionnements
Savoirs associés
- La gestion de projet
- La gestion du temps
- L’ordonnancement et la planification
- Le suivi automatisé du projet à l’aide d’un PGI
Le rapport d’étape
• L’objectivité
• La structuration du rapport
• Les marques de l’énonciateur
• Les marques du temps
• L’énumération
• La comparaison
Compétences
Suivre le déroulement d’un projet
Complexité
- Multiplication des contraintes de durée, de délais
- Articulation et hiérarchisation complexes des tâches
- Ajustement des tâches du projet
- Création du planning des tâches administratives
Aléas
- Retards techniques et logistiques
- Erreurs dans l’évaluation des durées, de
l’ordonnancement, des priorités
- Tâches en conflit dans la planification
Fiabilité du contrôle du déroulement du projet
p. 72 / 125
Résultats attendus
L’avancement du projet est contrôlé.
4.1.6. MISE EN RELATION DES ACTEURS DU PROJET
- Les coordonnées et le rôle des acteurs dans le projet
- La programmation et planification du projet
- Les règles comportementales à adopter vis-à-vis des
acteurs du projet
Compétences
Organiser la communication entre les acteurs d’un
projet.
Savoirs associés
- L’organisation de réunion en présentiel et à distance
- Les schémas relationnels
- Les rôles et statuts des acteurs
- Les outils de communication
- Les outils collaboratifs
- La communication interpersonnelle
- La communication de groupe
- Le suivi des flux de communication
Complexité
- Multiplicité des acteurs
- Diversité des relations entre les acteurs
- Intégration de nouveaux acteurs
- Changement de rôle, de fonction d’un acteur du projet
- Acteurs nomades
Aléas
- Dysfonctionnements des outils de communication
- Acteur injoignable
- Perte de communication effective entre des acteurs
- Incidents et conflits relationnels entre les acteurs
Pertinence des modalités de communication mises en
place
p. 73 / 125
Résultats attendus
Les échanges entre les acteurs du projet sont
opérationnels et fiables.
4.1.7. SUIVI DES RÉUNIONS LIÉES AU PROJET
- La programmation et la planification des réunions du projet
- Les contraintes de dates, de durée, de lieu des réunions
- Les contraintes budgétaires d’organisation des réunions
- Les process-métiers
- Les coordonnées des acteurs
- Les ordres du jour prévisionnels
- Les comptes rendus de réunion
- Les procédures d’organisation de réunions dans l’entité
Compétences
Positionner une réunion dans le déroulement d’un projet
Savoirs associés
- Les réunions de projet
- La gestion et le suivi des réunions de projet
- Le procès verbal, le compte-rendu et le relevé de
conclusions
Complexité
- Multiplicité des réunions
- Multiplicité des contraintes d’ajustement entre les
participants
- Contenu technique des réunions
Aléas
- Ordre du jour partiellement respecté
- Absence d’un acteur
- Annulation de réunion
Adaptation des réunions aux étapes et objectifs du projet
p. 74 / 125
Résultats attendus
Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de
travail, formalisés dans le projet.
4.1.8. SUIVI LOGISTIQUE DU PROJET
- Le descriptif des exigences logistiques et matérielles du
projet
- L’ordonnancement des tâches du projet
- Le vocabulaire technique du projet
- La liste des prestataires logistiques du projet
- Les procédures de mise à disposition du matériel
Compétences
Organiser la mobilisation des moyens matériels
nécessaires à un projet
Savoirs associés
- Les types de projet et leurs caractéristiques logistiques
- La logistique événementielle
- Les prestations logistiques
- Les outils logistiques
Complexité
- Réservations et locations de matériels
- Contraintes logistiques nombreuses
- Diversité des lieux de réalisation du projet
- Prestations logistiques UE et hors UE
Aléas
- Retard, erreur de livraison
- Erreur de planning logistique
- Indisponibilité de matériel ou de fournitures
- Modification tardive de calendrier
- Besoin logistique imprévu
- Défaillance d’un prestataire logistique
Disponibilité des moyens matériels
p. 75 / 125
Résultats attendus
La logistique matérielle du projet est assurée.
4.1.9. SIGNALEMENT ET SUIVI DES DYSFONCTIONNEMENTS DU PROJET
- La description du dysfonctionnement
- La procédure de traitement des dysfonctionnements
dans l’entité
- Des procédures d’alerte
- Le formulaire de suivi des dysfonctionnements
- L’état récapitulatif et l’historique des
dysfonctionnements
- Les coordonnées des acteurs responsables
- Les consignes de confidentialité en matière d’alerte des
dysfonctionnements
Compétences
Respecter une procédure de traitement des
dysfonctionnements
Savoirs associés
- La gestion des dysfonctionnements
- Les modes de transmission
- Le suivi budgétaire
- La démarche qualité
Le courrier rapportant un dysfonctionnement
• Le lexique du dysfonctionnement, du constat
• Les connecteurs logiques et temporels : antériorité,
postériorité, simultanéité, causalité, conséquence
• Les temps et modes des verbes : passé composé,
plus que parfait
Complexité
- Technicité du dysfonctionnement
- Dysfonctionnements budgétaires
- Contraintes dans la procédure d’alerte
- Multiplicité des origines de dysfonctionnements
- Dysfonctionnements relationnels
Aléas
- Erreur dans le signalement
- Absence ou indisponibilité du responsable chargé du
traitement du dysfonctionnement
- Dysfonctionnement nécessitant une décision
immédiate
Efficacité et pertinence du signalement des
dysfonctionnements
p. 76 / 125
Résultats attendus
Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux
acteurs concernés.
4.2.1. PARTICIPATION À L’ÉLABORATION DES DOCUMENTS DE SYNTHÈSE
- Les consignes et les procédures en matière de collecte
des données du projet
- L’ensemble des éléments de réalisation du projet
- Les éléments d’évaluation du projet (enquêtes,
données chiffrées, données statistiques, données
qualitatives)
- Les rapports, les comptes rendus, les relevés qualitatifs
et quantitatifs établis au cours du projet
- Le plan de présentation des synthèses
- Des modèles de présentation des synthèses
Compétences
Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation d’un
projet
Savoirs associés
- Les documents de synthèse d’un projet
- Les règles de production de documents de synthèse
- Les questionnaires
- Les graphiques, les tableaux
- Lecture et l’écriture d’un genre
Le document de synthèse
• La formulation impersonnelle
• La concision, la reformulation, la précision lexicale
• Les notes et les renvois
• L’objectivité
• La prise en compte de plusieurs points de vue
• Le lexique métier
• La typographie
Efficacité et lisibilité du document de synthèse
p. 77 / 125
Complexité
- Absence de sommaire
- Multiplicité des documents à synthétiser
- Évaluation qualitative importante
- Procédure complexe de validation des éléments de
synthèse
Aléas
- Incohérence entre les documents
- Invraisemblance des résultats quantitatifs
- Contestations sur les éléments de synthèse
Résultats attendus
Les documents de synthèse, mis en forme, permettent
l’analyse et l’évaluation du projet.
4.2.2. PARTICIPATION AU RAPPORT D’ÉVALUATION
- Le plan de présentation du rapport d’évaluation
- Les éléments d’évaluation
- Les consignes du responsable en matière de
délimitation de la participation au rapport d’évaluation
- Des modèles de présentation
Compétences
Proposer des mesures correctives d’ordre administratif
Savoirs associés
- Les processus administratifs
- Le diagnostic administratif d’un projet
- Les clauses de confidentialité en matière d’évaluation
Le diagnostic
• L’argumentation
• Le lexique de l’évaluation quantitative, de
l’appréciation, de la proposition
• La comparaison et la confrontation
• Le lexique métier
Complexité
- Densité de l’évaluation quantitative
- Multiplicité des intervenants administratifs
- Justification des mesures correctives
Aléas
- Données non fiables pour l’évaluation
- Incohérence des résultats du diagnostic
Pertinence et réalisme des propositions
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Résultats attendus
L’évaluation du projet intègre des mesures correctives
quant au suivi administratif du projet.
4.2.3. CLÔTURE ADMINISTRATIVE DU PROJET
Savoirs associés
- Les acteurs du projet
- Les opérations de clôture définies dans le projet
- Le système de classement matériel et numérique de
l’organisation
- Les documents du projet à classer
- La structure d’archivage de la documentation du projet
- Les fournitures de classement
- Les procédures de classement et d’archivage
- Les règles de confidentialité et de sécurité concernant
les archives
- La clôture administrative d’un projet
- La protection et la traçabilité des documents
- Les modes de classement et d’archivage
- Les procédures de sécurité liées à l’archivage
- Le classement et l’archivage automatisés à l’aide de la
Gestion Électronique des Documents (GED)
- Les procédures automatisées de mise à jour des bases
et des documents comptables à l’aide d’un PGI
Compétences
Mettre en œuvre des opérations de clôture
Respect des procédures de clôture administrative
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Complexité
- Volume des documents à archiver
- Envois de documents de clôture à chaque acteur du
projet
- Intégration d’éléments du projet dans des bases de
l’entité
Aléas
- Impossibilité technique de clôturer
- Incident lié à la GED : numérisation,
classement, indexation
- Blocage de la clôture par l’un des acteurs
Résultats attendus
Toutes les étapes administratives du projet sont
vérifiées, achevées et le dossier est archivé.
MODALITÉS DE CERTIFICATION
ANNEXE II
ANNEXE II a UNITÉS CONSTITUTIVES DU DIPLÔME .........................................................................................80
ANNEXE II b RÈGLEMENT D’EXAMEN ..................................................................................................................83
ANNEXE II c DÉFINITION DES ÉPREUVES ...........................................................................................................84
UNITÉS CONSTITUTIVES DU DIPLÔME
ANNEXE II a
I.1 LES UNITÉS CONSTITUTIVES D’ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL
Les unités de certification relatives aux enseignements généraux reprennent les dispositions prévues pour
l’ensemble des baccalauréats professionnels.
I.2 LES UNITÉS CONSTITUTIVES D’ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL
Les unités de certification relevant de l’enseignement professionnel représentent des ensembles cohérents, au
regard de la finalité du diplôme, des acquis d’apprentissages exprimés à travers les situations professionnelles de
référence du baccalauréat Gestion-Administration.
La cohérence des unités de certification se fonde sur la cohérence des activités professionnelles. Les unités
professionnelles de certification et les épreuves correspondent ainsi strictement aux pôles d’activités du référentiel.
Cette cohérence est de nature à permettre la mise en correspondance des activités professionnelles et des unités,
notamment dans le cadre des dispositifs de transfert des acquis de l’apprentissage, de modularisation ou encore
de validation des acquis de l’expérience (VAE).
Le tableau ci-après établit les correspondances entre les unités professionnelles, les épreuves et les pôles
d’activités.
p. 80/ 125
Situations
d’évaluation CCF
UNITÉS
ÉPREUVES
U1
E1- Épreuve scientifique et
technique
U11
U12
Correspondances avec le
Référentiel d’activités professionnelles
Sous-épreuve E 11
Économie-Droit
Sous-épreuve E 12
Mathématiques
CL 2.1
Gestion administrative
courante du personnel
E2A1
U2
des relations avec le
personnel
U3
U31
des relations externes
U32
interne
U33
des projets
1
E2 - Gestion administrative
personnel
E2B1
Pôle 2
personnel
CL. 2.2
Gestion administrative des
ressources humaines
E2C
CL. 2.3
rémunérations et des
budgets
E2D1
CL. 2.4
relations sociales
E31A
CL. 1.1
Gestion des relations avec
les fournisseurs
1
E3 - Pratiques
professionnelles de gestion
administrative
Sous-épreuve E 31
relations externes
E31B
E31C
E32A
CL. 3.1
Gestion des informations
Sous-épreuve E 32
Gestion administrative interne
Pôle 3
interne
CL. 3.2
Gestion des modes de
travail
E32C
CL. 3.3
Gestion des espaces de
travail et des ressources
E32D
CL. 3.4
Gestion du temps
E33A
E33B
Uniquement pour la formation professionnelle continue dans un établissement habilité
p. 81/ 125
CL. 1.2
relations avec les clients et
les usagers
CL. 1.3
relations avec les autres
partenaires
E32B
Sous-épreuve E 33
projets
Pôle 1
des relations externes
Pôle 4
des projets
CL. 4.1
Suivi opérationnel du projet
CL. 4.2
Évaluation du projet
II. UNITÉS CONSTITUTIVES D’ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL
Unité ( U13, épreuve E1 ) : Mathématiques
L’unité de mathématiques englobe l’ensemble des objectifs, capacités, compétences et savoir-faire mentionnés
dans l’arrêté du 10 février 2009 fixant les programmes d’enseignement de mathématiques et de sciences
physiques pour les classes préparatoires au baccalauréat professionnel (B.O.E.N. spécial n°2 du 19 février 2009).
Unité (U32, épreuve E3) : Prévention Ŕ Santé - Environnement
L’unité englobe l’ensemble des connaissances et capacités mentionnées dans l’arrêté du 10 février 2009 fixant le
programme d’enseignement de Prévention-santé-environnement pour les classes préparatoires au baccalauréat
professionnel (B.O.E.N. spécial n° 2 du 19 février 2009).
Unité (U4, épreuve E4) : Langue vivante
L’unité englobe l’ensemble des objectifs, capacités et compétences énumérés dans l’arrêté du 10 février 2009
fixant le programme de langues vivantes étrangères pour les classes préparatoires au certificat d’aptitude
professionnelle et pour les classes préparatoires au baccalauréat professionnel (B.O.E.N. spécial n° 2 du 19 février
2009).
Unité (U51, épreuve E5) : Français
L’unité est définie par les compétences établies par l’arrêté du 10 février 2009 fixant le programme de français pour
les classes préparant au baccalauréat professionnel (B.O.E.N. spécial n°2 du 19 février 2009).
Unité (U52, épreuve E5) : Histoire, géographie et éducation civique
L’unité est définie par les compétences établies par l’arrêté du 10 février 2009 fixant le programme d’enseignement
de l’histoire et de la géographie pour les classes préparatoires au baccalauréat professionnel (B.O.E.N. spécial n°2
du 19 février 2009).
Unité (U6, épreuve E6) : Arts appliqués et cultures artistiques
L’unité englobe l’ensemble des capacités et compétences énumérées par l’arrêté du 10 février 2009 fixant le
programme d’enseignement d’arts appliqués et cultures artistiques pour les classes préparatoires au baccalauréat
professionnel (B.O.E.N. spécial n° 2 du 19 février 2009).
Unité (U7, épreuve E7) : Éducation physique et sportive
L’unité englobe l’ensemble des objectifs, capacités et compétences énumérés par l’arrêté du 10 février 2009 fixant
le programme d’éducation physique et sportive pour les classes préparatoires au certificat d’aptitude
professionnelle et pour les classes préparatoires au baccalauréat professionnel.
Unité (UF1, épreuve EF) : Langue vivante
L’épreuve a pour but de vérifier la capacité du candidat à comprendre une langue vivante parlée et la capacité de
s’exprimer de manière intelligible pour un interlocuteur n’exigeant pas de particularités linguistiques excessives sur
un sujet d’intérêt général.
p. 82/ 125
RÈGLEMENT D’EXAMEN
ANNEXE II b
Candidats
Scolaire
dans un
établissement
public ou privé sous
contrat,
Apprenti
dans un CFA ou
section
d'apprentissage
habilité,
Formation
professionnelle
continue dans un
établissement
public
Baccalauréat professionnel
Spécialité :
GESTION-ADMINISTRATION
Unité
Cœf.
U1
2
U11
1
U12
1
U2
4
U3
10
U31
3
U32
Sous-épreuve E 33
Gestion administrative des projets
Sous-épreuve E 34
Prévention-santé-environnement
ÉPREUVES
E1 - Épreuve scientifique et technique
Sous-épreuve E 11
Économie-Droit
Sous-épreuve E 12
Mathématiques
E2 - Gestion administrative des
relations avec le personnel
E3 - Pratiques professionnelles de
gestion administrative
Épreuve prenant en compte la formation
en milieu professionnel
Sous-épreuve E 31
Gestion administrative des relations
externes
Sous-épreuve E 32
E4 - Épreuve de langue vivante
Sous-épreuve E41
Langue vivante 1
Sous-épreuve E42
Langue vivante 2
E5 - Épreuve de Français et Histoire Ŕ
Géographie et Éducation civique
Sous-épreuve E51
Français
Sous-épreuve E52
Histoire-Géographie et Éducation civique
E6 - Épreuve d’arts appliqués et
cultures artistiques
E7 - Épreuve d’Éducation physique
et sportive
Mode
Formation
professionnelle
continue
dans un
établissement
public habilité
Mode
Durée
Mode
CCF
Ponctuel oral
30 min
CCF
CCF
Ponctuel écrit
1h
CCF
Ponctuel
3h
CCF
CCF
Ponctuel oral
30 min
CCF
4
CCF
Ponctuel pratique
45 min
CCF
U33
2
CCF
Ponctuel oral
30 min
CCF
U34
1
CCF
Ponctuel écrit
2h
CCF
U4
4
U41
2
CCF
Ponctuel oral
20 min (1)
CCF
U42
2
CCF
Ponctuel oral
20 min (1)
CCF
U5
5
U51
2,5
2 h 30
Ponctuel écrit
2 h 30
CCF
U52
2,5
2h
Ponctuel écrit
2h
CCF
U6
1
CCF
Ponctuel écrit
1 h 30
CCF
U7
1
CCF
Ponctuel pratique
Ponctuel oral
20 min (1)
Ponctuel oral
Ponctuel
écrit
Ponctuel
écrit
Ponctuel
écrit
Durée
Scolaire
dans un établissement privé
hors contrat,
Apprenti
dans un CFA ou une section
d'apprentissage non habilité,
Formation professionnelle
continue dans un
établissement privé,
Candidat justifiant
de 3 années d’activité
professionnelle,
Enseignement à distance
3h
CCF
Épreuves facultatives (2)
Langue vivante
UF1
20 min (1)
Ponctuel oral
20 min (1)
(1) dont 5 minutes de préparation
(2) la langue vivante choisie au titre de l’épreuve facultative est obligatoirement différente de celles choisies au titre de l’épreuve obligatoire.
p. 83/ 125
DÉFINITION DES ÉPREUVES
ANNEXE II c
E1 - ÉPREUVE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE ...................................................................................................85
Sous-épreuve E11 Économie - Droit ................................................................................................................85
Sous-épreuve E12 Mathématiques...................................................................................................................87
E2 - GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL .....................................................89
E3 - PRATIQUES PROFESSIONNELLES DE GESTION ADMINISTRATIVE ........................................................92
Sous-épreuve E31 Gestion administrative des relations externes ...................................................................92
Sous-épreuve E32 Gestion administrative interne ...........................................................................................96
Sous-épreuve E33 Gestion administrative des projets ...................................................................................100
Sous-épreuve E34 Prévention – Santé – Environnement .............................................................................105
E4 - ÉPREUVE DE LANGUE VIVANTE .................................................................................................................107
Sous-épreuve E41 Langue vivante 1 .............................................................................................................107
Sous-épreuve E42 Langue vivante 2 .............................................................................................................107
E5 - ÉPREUVE DE FRANÇAIS ET HISTOIRE – GÉOGRAPHIE ET ÉDUCATION CIVIQUE ..............................110
Sous-épreuve E 51 Français ..........................................................................................................................110
Sous-épreuve E 52 Histoire – Géographie et Éducation civique ....................................................................111
E6 - ÉPREUVE D’ARTS APPLIQUÉS ET CULTURES ARTISTIQUES ................................................................112
E7 - ÉPREUVE D’ÉDUCATION PHYSIQUE ET SPORTIVE .................................................................................113
EF - ÉPREUVE FACULTATIVE DE LANGUE VIVANTE .......................................................................................114
p. 84/ 125
E1
ÉPREUVE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
U11 - U12 Ŕ Sous-épreuves E11-E12
Coefficient 2
Sous-épreuve ŕ E 11
Économie - Droit
Unité U11
coefficient 1
Finalités et objectifs
L'épreuve d'économie-droit des baccalauréats professionnels « tertiaires » a pour objectif d'évaluer, chez les
candidats, le niveau de compréhension et d'analyse :
- de l'organisation économique et juridique de la société contemporaine ;
- des contextes dans lesquels s'exercent les activités professionnelles caractéristiques du diplôme considéré.
Contenu
L'épreuve vise à évaluer les acquis des candidats en matière de connaissances et de compétences
méthodologiques liées aux enseignements d'économie-droit des classes préparant au baccalauréat professionnel.
Critères d'évaluation
Plus précisément, l'épreuve doit permettre de mesurer :



l'acquisition d'un corpus de connaissances juridiques et économiques, associées à celles portant sur la
diversité, le fonctionnement et l'analyse des organisations ;
la maîtrise de méthodes d'observation, d'interprétation et d'explicitation de situations professionnelles
prenant appui sur ces connaissances ;
la capacité à restituer les résultats de ces analyses sous forme écrite et/ou orale.
Modalités d'évaluation
A. Contrôle en cours de formation
Durée : 30 minutes maximum
L'épreuve comporte une situation d'évaluation.
Elle prend appui sur un dossier comportant quatre « études », choisies par le candidat parmi celles menées en
classe de première et de terminale préparant au baccalauréat professionnel.
La notion d'« étude » est définie dans le point 2 du programme d'enseignement d'économie-droit.
Deux exemplaires du dossier sont confectionnés en vue de l'examen.
Déroulement
La situation se déroule dans l'établissement de formation du candidat, en classe de terminale, à un moment choisi
par l'enseignant ou le formateur, en fonction du niveau atteint par le candidat.
L'enseignant ou le formateur choisit l'une des études figurant dans le dossier du candidat.
L'épreuve se déroule en 2 phases :
- Exposé oral du candidat (10 minutes)
Le candidat présente les objectifs de l'étude ainsi que les conditions dans lesquelles elle a été conduite. Il expose
ensuite les objets observés, les champs de connaissances abordés et les méthodes mises en œuvre à cette
occasion.
Il termine en donnant son interprétation des résultats obtenus et les conclusions qu'il tire de cette étude.
Sauf cas de nécessité majeure, le candidat n'est pas interrompu durant son exposé.
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- Entretien avec le candidat (20 minutes maximum).
Cet exposé est suivi d'un entretien. Il permet d'évaluer la qualité du travail réalisé par le candidat, sa capacité à
réinvestir ses connaissances et ses compétences dans le cadre des études ainsi que son investissement
personnel.
Interrogation
Elle est effectuée par l'enseignant ou le formateur ayant eu le candidat en formation en classe de terminale.
Communication des éléments d'évaluation au jury
À l'issue de la situation d'évaluation, le professeur ou le formateur attribue une note sur 20.
Il conserve un exemplaire du dossier du candidat.
Il y ajoute :
- la fiche descriptive du déroulement de l'épreuve ;
- la grille d'évaluation de la prestation du candidat.
Les modèles de ces deux documents seront fournis aux établissements par les autorités académiques.
La proposition de note ne doit pas être communiquée au candidat.
Les éléments du dossier décrits ci-dessus sont transmis, sous la responsabilité du chef d'établissement, à l'autorité
rectorale et mis à la disposition du jury.
B. Forme ponctuelle - Épreuve orale
Durée : 30 minutes
Elle prend appui sur un dossier comportant quatre « études », choisies par le candidat parmi celles qu'il a réalisées
au cours de la formation en première et terminale professionnelle ou à titre personnel, pour les candidats inscrits à
l'examen en qualité de candidat libre.
Ces études doivent être le résultat d'un travail personnalisé.
La notion d'« étude » est définie dans le point 2 du programme d'enseignement d'économie-droit.
Deux exemplaires du dossier sont confectionnés en vue de l'examen (1 pour le candidat, 1 pour l'examinateur).
Déroulement
L'épreuve se déroule en 2 phases :
- Exposé oral du candidat (10 minutes)
L'examinateur choisit l'une des études figurant dans le dossier du candidat.
Le candidat présente les objectifs de l'étude ainsi que les conditions dans lesquelles elle a été conduite. Il expose
ensuite les objets observés, les champs de connaissances abordés et les méthodes mises en œuvre à cette
occasion.
Il termine en donnant son interprétation des résultats obtenus et les conclusions qu'il tire de cette étude.
Sauf cas de nécessité majeure, le candidat n'est pas interrompu durant son exposé.
- Entretien et analyse de la prestation (20 minutes maximum)
Cet exposé est suivi d'un entretien avec l'examinateur. Il permet d'évaluer la qualité du travail réalisé par le
candidat, sa capacité à réinvestir ses connaissances et ses compétences dans le cadre des études ainsi que son
investissement personnel.
Conduite de l'évaluation
L'évaluation est conduite par un examinateur qui est un enseignant d'économie et gestion, ayant en charge
l'enseignement de l'économie-droit dans une classe préparant au baccalauréat professionnel tertiaire.
À l'issue de l'interrogation une note sur 20 est attribuée.
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Mathématiques
Unité U12
coefficient 1
Objectifs de la sous-épreuve de mathématiques
La sous-épreuve de mathématiques est destinée à évaluer la façon dont les candidats ont atteint les grands
objectifs visés par le programme :
o former à l’activité mathématique par la mise en œuvre des démarches d’investigation, de résolution
de problèmes et d’expérimentation ;
o apprendre à mobiliser les outils mathématiques dans des situations liées à la profession ou à la vie
courante ;
o entraîner à la lecture active de l’information, à sa critique, à son traitement en privilégiant
l’utilisation des TIC ;
o développer les capacités de communication écrite et orale.
Modes d’évaluation
Évaluation par Contrôle en Cours de Formation
Le contrôle en cours de formation comporte une situation d’évaluation, notée sur 20, d’une durée maximale d’une
heure trente fractionnée dans le temps en deux séquences. Chaque séquence, notée sur 10, a une durée de
quarante-cinq minutes environ.
Elle se déroule quand le candidat est considéré comme prêt à être évalué à partir des capacités du programme.
Toutefois, la première séquence doit être organisée avant la fin du premier semestre de la terminale
professionnelle et la deuxième avant la fin de l’année scolaire.
L’évaluation est conçue comme sondage probant sur des compétences du programme.
Il s’agit d’évaluer les aptitudes à mobiliser les connaissances et compétences pour résoudre des problèmes, en
particulier :
o
o
o
o
rechercher, extraire et organiser l’information ;
choisir et exécuter une méthode de résolution ;
raisonner, argumenter, critiquer et valider un résultat ;
présenter, communiquer un résultat.
Chaque séquence comporte un ou deux exercices avec des questions de difficulté progressive. Les sujets portent
principalement sur les domaines mathématiques les plus utiles pour résoudre un problème en liaison avec un
secteur professionnel ou la vie courante. Lorsque la situation s’appuie sur d’autres disciplines, aucune
connaissance relative à ces disciplines n’est exigible des candidats et toutes les indications utiles doivent être
fournies dans l’énoncé.
L'un des exercices de chaque séquence comporte une ou deux questions dont la résolution nécessite l'utilisation
de logiciels ou de calculatrices par les candidats. La présentation de la résolution de la (des) question(s) utilisant
les TIC se fait en présence de l’examinateur. Ce type de questions permet d'évaluer les capacités à expérimenter,
à simuler, à émettre des conjectures ou contrôler leur vraisemblance. Le candidat porte ensuite par écrit sur une
fiche à compléter, les résultats obtenus, des observations ou des commentaires.
Une proposition de note est établie. La note définitive est délivrée par le jury.
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Évaluation ponctuelle
Cette sous-épreuve, d’une durée d'une heure est notée sur 20 points.
L’évaluation est conçue comme sondage probant sur des compétences du programme.
Il s’agit d’évaluer les aptitudes à mobiliser les connaissances et compétences pour résoudre des problèmes, en
particulier :
o rechercher, extraire et organiser l’information ;
o choisir et exécuter une méthode de résolution ;
o raisonner, argumenter, critiquer et valider un résultat ;
o présenter, communiquer un résultat.
Le sujet se compose de deux ou trois exercices avec des questions de difficulté progressive recouvrant une part
aussi large que possible des capacités mentionnées dans le programme de terminale professionnelle. L'un des
exercices comporte des questions dont la résolution nécessite l'utilisation des TIC (logiciels ou calculatrices).
Les thèmes mathématiques concernés portent principalement sur les domaines mathématiques les plus utiles pour
résoudre un problème en liaison avec un secteur professionnel ou la vie courante. Lorsque la situation s’appuie sur
d’autres disciplines, aucune connaissance relative à ces disciplines n’est exigible des candidats et toutes les
indications utiles doivent être fournies dans l’énoncé.
L'exercice qui comporte des questions dont la résolution nécessite l'utilisation des TIC est noté sur 10 points. Il
permet d’apprécier l’aptitude du candidat à mobiliser les capacités et connaissances du programme pour traiter un
problème dont la résolution nécessite l'utilisation de logiciels ou de calculatrices. Il permet d'évaluer les capacités à
expérimenter, à simuler, à émettre des conjectures ou contrôler leur vraisemblance. La présentation de la
résolution des questions nécessitant l'utilisation des TIC se fait en présence de l’examinateur.
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E2
GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL
Coefficient 4
U2
Objectifs de l’épreuve
Cette épreuve a pour but d’évaluer la capacité du candidat à mobiliser ses compétences et ses connaissances en
vue de traiter des situations professionnelles de gestion administrative des relations avec le personnel, relevant du
pôle 2 du référentiel d’activités professionnelles et telles qu’elles sont décrites dans le référentiel de certification du
diplôme.
Ces compétences révèlent l’aptitude générale du candidat à renforcer la cohésion sociale dans l’organisation par la
prise en charge d’activités relevant de la gestion et de l’administration du personnel, de la gestion des ressources
humaines, des relations avec les instances représentatives ou encore de tout autre action ou évènement à
caractère social.
C’est ainsi que quatre classes de situations sont concernés par l’épreuve E2 :
- Classe 2.1 : Gestion administrative courante du personnel ;
- Classe 2.2 : Gestion administrative des ressources humaines ;
- Classe 2.3 : Gestion administrative des rémunérations et des budgets ;
- Classe 2.4 : Gestion administrative des relations sociales.
Plus précisément, au cours de l’épreuve E2, le candidat doit remplir des tâches et résoudre des problèmes
relevant de la gestion administrative des relations avec le personnel, dans les limites de complexité apportées par
la description des situations professionnelles dans le référentiel de certification. L’objectif est donc d’évaluer si le
candidat est capable de :
- se situer et situer sa réflexion et son action dans un processus RH ;
- appliquer des consignes, des procédures, des textes règlementaires concernant les relations avec le
personnel ;
- produire, renseigner, chiffrer, mettre à jour et contrôler des documents et des formulaires ;
- vérifier la qualité orthographique et syntaxique des documents traités ;
Compétences évaluées
Les compétences évaluées par l’épreuve E2 sont, selon les classes de situations :
Classe 21 : Gestion administrative courante du personnel
- C211. Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la législation du travail
- C212. Décompter et planifier le temps de travail
- C213. Préparer et contrôler des déplacements
- C214. Apprécier la nature et le degré de confidentialité de l’information à destination du personnel
Classe 22 : Gestion administrative des ressources humaines
- C221. Assurer des opérations administratives liées aux étapes d’un recrutement
- C222. Appliquer un programme d’accueil
- C223. Appliquer à chaque cas traité les règles spécifiques de suivi de carrière
- C224. Assurer des opérations administratives liées à la formation du personnel
Classe 23 : Gestion administrative des rémunérations et des budgets du personnel
- C231. Renseigner et contrôler la vraisemblance des états préparatoires aux bulletins de salaire
- C232. Renseigner des états préparatoires aux déclarations sociales
- C233. Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts
Classe 24 : Gestion administrative des relations sociales
- C241. Organiser des élections et des consultations d’instances représentatives
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-
C242. Mettre à jour des indicateurs sociaux
C243. Produire des supports associés aux procédures santé - sécurité
C244. Mettre en œuvre des actions à destination du personnel
Important : les compétences rédactionnelles sont systématiquement évaluées à travers les activités
proposées.
Quelle que soit sa forme (ponctuelle ou en contrôle en cours de formation), les critères d’évaluation rapportés à
chaque compétence sont :
Classe 21 : Gestion administrative courante du personnel
- CE 211. Fiabilité et exhaustivité des dossiers du personnel
- CE 212. Exactitude des décomptes et des plannings
- CE 213. Efficacité du suivi des déplacements
- CE 214. Qualité de la transmission et respect de la confidentialité
Classe de situation 22 : Gestion administrative des ressources humaines
- CE 221. Respect et sécurisation administrative de la procédure de recrutement
- CE 222. Respect des consignes d’intégration du personnel
- CE 223. Qualité et pertinence des documents relatifs au suivi de carrière
- CE 224. Respect et sécurisation administrative des opérations de formation
Classe 23 : Gestion administrative des rémunérations et des budgets du personnel
- CE 231. Cohérence et exactitude et de l’état préparatoire des salaires
- CE 232. Cohérence et exactitude et de l’état préparatoire des déclarations sociales
- CE 233. Exactitude de la situation budgétaire
Classe 24 : Gestion administrative des relations sociales
- CE 241. Respect du cadre légal des élections et des consultations professionnelles
- CE 242. Exactitude et lisibilité des indicateurs
- CE 243. Cohérence et lisibilité des supports
- CE 244. Niveau de prise en compte de la dimension de cohésion sociale
Important : la cohérence et la qualité des documents traités, du point de vue orthographique et
syntaxique, constituent le critère principal des compétences rédactionnelles.
4 situations d’évaluation (écrit - durée 1h – coefficient 1)
Le contrôle en cours de formation comporte quatre situations d’évaluation écrites d’égale importance ; chacune
d’une durée d’une heure et affectée du coefficient 1 dans la proposition de note finale.
Chaque situation d’évaluation prend la forme d’une étude de cas portant sur une ou plusieurs «situationsproblèmes» inscrites dans le cadre juridique et règlementaire et les pratiques professionnelles relevant de la
gestion administrative des relations avec le personnel. Elle prend appui sur des documents destinés à préciser le
contexte et permettre la résolution du cas.
ère
1 situation d’évaluation E2A - Elle permet d’évaluer les compétences et les savoirs liés à la Classe 21 :
Gestion administrative courante du personnel.
ème
2
situation d’évaluation E2B - Elle permet d’évaluer les compétences et les savoirs liés à la Classe 22 :
Gestion administrative des ressources humaines.
3ème situation d’évaluation E2C - Elle permet d’évaluer les compétences et les savoirs liés à la Classe 23 :
Gestion administrative des rémunérations et des budgets du personnel.
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ème
4
situation d’évaluation E2D - Elle permet d’évaluer les compétences et les savoirs liés
Gestion administrative des relations sociales.
à la Classe 24 :
Communication des éléments d'évaluation au jury final
La correction de chaque situation est assurée par le professeur ou le formateur en charge du module concerné qui,
à l'issue de chaque situation d'évaluation, propose une note sur 20 coefficientée 1.
À l’issue des quatre situations d’évaluation, une note globale sur 20 est proposée au jury final. La proposition de
note ne doit pas être communiquée au candidat.
Le dossier de chaque candidat, transmis au jury final dans les conditions fixées par les autorités académiques
comprend :
- les sujets, barèmes et corrigés proposés lors de chaque situation ;
- le descriptif des conditions de déroulement de chaque situation d’évaluation ;
- les copies corrigées du candidat ainsi que les appréciations justifiant la proposition de note ;
- la proposition de note sur 20, accompagnée d’une grille récapitulative des notes attribuées lors de chaque
situation d’évaluation.
Épreuve écrite - durée 3 heures – coefficient 4
B. Contrôle ponctuel
L’épreuve revêt la forme d’une étude de cas comportant plusieurs dossiers indépendants contextualisés. Chaque
dossier traite d’une ou plusieurs «situations-problèmes» empruntées à la réalité professionnelle et inscrites dans le
cadre juridique et règlementaire propre à la gestion administrative des relations avec le personnel.
L’épreuve prend appui sur des documents et ressources documentaires décrivant les situations de travail à traiter
et nécessaires à la résolution du cas. Elle s’inscrit dans le respect des processus internes, des procédures et des
consignes relatives aux activités de gestion administrative des relations avec le personnel.
L’épreuve ne nécessite pas, pendant son déroulement, de mettre un poste de travail informatique à la disposition
du candidat.
La correction est assurée par un professeur ayant en charge des enseignements professionnels dans le
baccalauréat professionnel Gestion-Administration.
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E3
PRATIQUES PROFESSIONNELLES DE GESTION ADMINISTRATIVE
Épreuve prenant en compte la formation en milieu professionnel
Coefficient 10
U31 - U32 - U33 - U34
Sous-épreuve - E 31
Gestion administrative des relations externes
Unité U31
coefficient 3
Objectifs de la sous-épreuve
La sous-épreuve E31 concerne les situations professionnelles relevant du pôle 1 : Gestion administrative des
relations externes, telles qu’elles sont répertoriées dans le passeport professionnel du candidat.
Les objectifs visés par l’épreuve sont d’apprécier la capacité du candidat à :
- mobiliser les compétences, les savoirs et les techniques de gestion administrative, propres aux situations
professionnelles concernées ;
- s’approprier le contexte des situations présentées ;
- expliciter et généraliser les situations professionnelles vécues, simulées ou observées ;
- traiter les niveaux de complexité et les aléas des situations professionnelles ;
- maîtriser la production de documents professionnels ;
- contrôler la qualité rédactionnelle (code orthographique, syntaxe, vocabulaire) des documents traités ;
- maîtriser l’environnement et les outils technologiques.
L’unité U31 de « Gestion administrative des relations externes » est validée par le contrôle de l’acquisition des
compétences appartenant aux 3 classes de situations du pôle 1 du référentiel des activités professionnelles, telles
qu’elles figurent dans le référentiel de certification :
Classe 1.1 : Gestion administrative des relations avec les fournisseurs
- C111. Actualiser une base de données fournisseurs
- C112. Passer commande à des fournisseurs
- C113. Suivre le processus commande-livraison-facturation
- C114. Apprécier les stocks en quantité, en valeur et en qualité
- C115. Assurer des règlements à des fournisseurs
Classe 1.2 : Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
- C121. Assurer le suivi administratif d’opérations de prospection
- C122. Actualiser une base de données clients
- C123. Assurer le traitement de devis et de commandes
- C124. Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation.
- C125. Suivre des règlements clients
Classe 1.3 : Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
- C131. Contrôler des opérations de trésorerie
- C132. Sélectionner des éléments nécessaires à l’élaboration de déclarations fiscales
- C133. Prendre en charge des formalités administratives liées à l’activité
- C134. S’adapter à un contexte métier spécifique
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Classe 1.1 : Gestion des relations avec les fournisseurs
- CE111. Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs
- CE112. Conformité des commandes aux ordres d’achat
- CE113. Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation
- CE114. Fiabilité de l’évaluation des stocks
- CE115. Conformité des règlements
Maîtrise du code orthographique et de la syntaxe
Classe 1.2 : Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
- CE121. Efficacité du suivi administratif de la prospection
- CE122. Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux clients
- CE123. Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client
- CE124. Qualité et fiabilité du traitement des livraisons et de la facturation
- CE125. Efficacité du suivi des règlements des clients
Maîtrise du code orthographique et de la syntaxe.
Classe 1.3 : Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
- CE131. Fiabilité du suivi de trésorerie
- CE132. Efficacité de la préparation de la déclaration
- CE133. Respect des obligations administratives liées à l’activité
- CE134. Respect des règles, des usages et du vocabulaire spécifiques au contexte métier
3 situations d’évaluation : E31A. - E31B. - E31C.
Le contrôle en cours de formation comporte trois situations d’évaluation conduites à partir du dossier professionnel
du candidat et se déroulant de manière identique. Chaque situation d’évaluation réfère à chacune des 3 classes du
pôle 1 - Gestion administrative des relations externes.
L’évaluation se fonde sur l’examen du dossier professionnel du candidat qui est structuré de manière identique
pour chaque situation d’évaluation. Ce dossier comprend obligatoirement :
- l’extrait du passeport professionnel correspond aux situations relevant de la classe concernée par
l’évaluation,
- les comptes rendus d’évaluation des périodes de formation en milieu professionnel, dument complétés par
les tuteurs ou maîtres d’apprentissage, dont le modèle est fourni par la circulaire nationale d’organisation.
Le cas échéant, sans que cela soit obligatoire, le dossier peut être complété par tout autre document établi
pendant la formation et servant l’évaluation de la classe de situations concernée (par exemple, les comptes rendus
de suivi des périodes de formation en milieu professionnel).
À l’issue de chaque situation d’évaluation, la commission d’évaluation complète la grille d’aide à l’évaluation, dont
le modèle est fourni par la circulaire nationale d’organisation, et propose une note sur 20, affectée du coefficient 1.
En conclusion des 3 situations d’évaluation, une note globale sur 20 est proposée au jury final. Les propositions de
notes ne doivent pas être communiquées au candidat.
Le dossier d’évaluation à communiquer au jury final, selon une procédure fixée par les autorités académiques,
comprend :
- le dossier professionnel du candidat : extrait du passeport correspondant aux classes de situations
évaluées, comptes rendus d’évaluation des périodes de formation en milieu professionnel, autre document
d’évaluation ;
- les grilles d’aide à l’évaluation ;
- les attestations de périodes de formation en milieu professionnel ou les certificats de travail (accompagnés
de l’attestation des heures de formation).
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La programmation des situations d’évaluation sur l’ensemble du cycle de formation est laissée à la libre
appréciation des commissions d’interrogation ; elle dépend notamment :
- pour chaque candidat, de son rythme d’acquisition des apprentissages, du degré d’avancement dans
l’élaboration de son passeport professionnel et de la planification des périodes de formation en milieu
professionnel ;
- pour chaque équipe pédagogique, des progressions, des modalités et pratiques adoptées ;
- pour chaque académie, in fine, des échéances fixées pour la remontée des propositions de notes au jury
final.
La commission d’évaluation est composée de manière identique, elle comprend les professeurs ou formateurs
ayant en charge la classe de situations concernée par la situation d’évaluation :
- le professeur ou le formateur en charge des enseignements professionnels,
- le professeur ou le formateur de lettres en charge des ateliers rédactionnels.
Situation d’évaluation n°1 : E31A. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs
Cette situation d’évaluation est centrée sur les situations professionnelles appartenant à la classe « Gestion
administrative des relations avec les fournisseurs », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du
candidat. Ces situations professionnelles ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs ou formateurs
ayant en charge l’enseignement de la classe 1.1 : Gestion administrative des relations avec les fournisseurs.
La commission évalue, dans le cadre normal de la formation, les compétences répertoriées dans le passeport
professionnel, à partir d’un ou plusieurs entretiens et/ou de mises en situation du candidat qui permettent de
vérifier, pour chaque situation professionnelle, le degré de maîtrise de la compétence.
Après examen du dossier professionnel du candidat et de tout autre élément guidant son évaluation, la
commission renseigne les critères d’évaluation et complète la grille prévue afin de proposer une note sur 20.
Situation d’évaluation n°2 : E31B. Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
administrative des relations avec les clients et les usagers », telles qu’elles sont décrites dans le passeport
professionnel du candidat. Ces situations professionnelles ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs
ou formateurs ayant en charge l’enseignement de la classe 1.2 : Gestion administrative des relations avec les
clients et les usagers.
Situation d’évaluation n°3 : E31C. Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
administrative des relations avec les autres partenaires », telles qu’elles sont décrites dans le passeport
professionnel du candidat. Ces situations professionnelles ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs
ou formateurs ayant en charge l’enseignement de la classe 1.3 : Gestion administrative des relations avec les
autres partenaires.
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Oral 30 min
Dossier support de la sous-épreuve E31
La sous-épreuve prend appui sur un dossier comprenant :
- l’extrait imprimé du passeport professionnel du candidat relatif aux situations professionnelles du pôle 1
« Gestion administrative des relations externes » ;
- les attestations de périodes de formation en entreprise, ou les certificats de travail accompagnés de
l’attestation du nombre d’heures de formation.
Les services académiques tiennent à disposition du candidat le modèle national des fiches descriptives contenues
dans le passeport professionnel, qui est proposé par la circulaire nationale d’organisation.
Le contrôle de conformité du dossier est effectué par les autorités académiques avant le jour des épreuves pour
permettre au candidat, le cas échéant, de mettre son dossier en conformité.
Ce dossier est mis à la disposition de la commission d’interrogation, qui doit disposer du temps nécessaire pour en
prendre connaissance avant le début de l’interrogation, selon les modalités fixées par les autorités académiques.
En l’absence de l’extrait du passeport professionnel au jour de l’épreuve, le candidat ne peut être interrogé. Il est
alors considéré comme non validé, la mention NV est reportée sur le bordereau de notation et il ne peut se voir
délivrer le diplôme.
Si le dossier ne respecte pas certaines conditions définies dans l’arrêté du diplôme, il convient cependant
d’interroger le candidat dans des conditions normales :
-
En fin d’interrogation, le candidat est informé des réserves émises par la commission, le cas est signalé au
président du jury et une note est proposée.
Les lacunes constatées sont pénalisées dans les limites prévues par la grille d’aide à l’évaluation proposée
par la circulaire nationale d’organisation.
Le candidat doit se munir des ressources et des documents qu’il a référencés dans son passeport professionnel. Il
est responsable de la mise en œuvre de ces ressources lors de l’épreuve. Le candidat qui n’est pas muni de ces
éléments sera pénalisé dans les limites prévues par la grille d’aide à l’évaluation proposée par la circulaire
nationale d’organisation.
Déroulement de l’épreuve orale - durée 30 minutes
La commission d’interrogation sélectionne, dans le passeport professionnel du candidat, 3 situations
professionnelles appartenant chacune à l’un des 3 classes de situations concernées par l’épreuve :
- une situation de la classe 1.1 : Gestion des relations avec les fournisseurs
- une situation de la classe 1.2 : Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
- une situation de la classe 1.3 : Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
Elle indique au candidat, en tout début d’interrogation, les situations sélectionnées. Si ces situations peuvent être
indifféremment des situations réelles vécues ou observées en milieu professionnel ou des situations simulées en
formation, la commission veillera cependant, dans son choix, à l’équilibre entre ces types de situations
professionnelles.
L’épreuve se déroule en deux phases :
- 10 minutes maxi de présentation par le candidat des situations sélectionnées, sans être interrompu;
- 30 minutes maxi d’entretien au cours duquel la commission d’interrogation, par un questionnement
approprié portant sur toutes les composantes des situations professionnelles sélectionnées, évaluera le
degré d’acquisition des compétences du candidat. La commission se réserve notamment la possibilité de
vérifier la capacité de généralisation du candidat en faisant varier différents paramètres de la situation. Une
attention particulière est portée aux compétences rédactionnelles développées en situation de travail.
L’entretien doit porter, à parts égales, sur chacune des 3 classes de situations concernées par l’épreuve.
Le cas échéant la commission se réserve la possibilité d’interroger le candidat sur d’autres situations
professionnelles du passeport, à condition toutefois qu’elles appartiennent aux classes de situations concernées
par l’épreuve.
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En fin d’interrogation, la commission renseigne les critères d’évaluation dans la grille nationale d’aide à l’évaluation
proposée par la circulaire nationale d’organisation et attribue une note sur 60 points ramenée à 20. Il importe de
rappeler que le dossier professionnel ne fait l’objet d’aucune notation spécifique.
Composition de la commission d’interrogation
La commission est, au minimum, composée de 2 membres :
un professeur d’économie-gestion en charge des classes de situations du pôle 1 ou, à défaut, un
professeur en charge des autres enseignements professionnels dans le baccalauréat professionnel
Gestion-Administration ;
un professeur de Lettres en charges des ateliers rédactionnels.
La commission peut être complétée par un professionnel dont les activités relèvent de la gestion administrative.
Unité U32
coefficient 4
La sous-épreuve E32 concerne les situations professionnelles relevant du pôle 3 : Gestion administrative interne,
telles qu’elles sont répertoriées dans le passeport professionnel du candidat.
L’unité U32 de « Gestion administrative interne » est validée par le contrôle de l’acquisition des compétences
appartenant aux 4 classes de situations du pôle 3 du référentiel des activités professionnelles, telles qu’elles
figurent dans le référentiel de certification :
Classe 3.1 : Gestion des informations
- C311. Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche
- C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents
- C313. Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs
Classe 3.2 : Gestion des modes de travail
- C321. Organiser la logistique administrative d’une réunion
- C322. Traiter le courrier entrant ou sortant
- C323. Traiter les appels entrants et sortants
- C324. Créer et maintenir un espace collaboratif
Classe 3.3 : Gestion des espaces de travail et des ressources
- C331. Installer un climat relationnel adapté à la demande
- C332. Veiller au caractère opérationnel et fonctionnel des espaces et des postes de travail
- C333. Assurer le suivi des contrats et des abonnements
- C334. Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts
- C335. Anticiper les flux et le niveau d’un stock
Classe 3.4 : Gestion du temps
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-
C341. Mettre à jour des agendas personnels et partagés
C342. Programmer et coordonner des activités
Classe 3.1 : Gestion des informations
- CE311. Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche
- CE312. Pertinence et qualité du document produit
- CE313. Efficacité de l’organisation des informations
Classe 3.2 : Gestion des modes de travail
- CE321. Efficacité dans l’organisation et le suivi de la réunion
- CE322. Respect des procédures de traitement de courrier
- CE323. Qualité et fiabilité du traitement des appels
- CE324. Fiabilité opérationnelle de l’espace collaboratif
Classe 3.3 : Gestion des espaces de travail et des ressources
- CE331. Qualité de l’accueil réservé au visiteur
- CE332. Fiabilité des postes de travail et rationalité des espaces
- CE333. Qualité du suivi des contrats et des abonnements
- CE334. Rigueur du suivi de la situation budgétaire
- CE335. Optimisation du stock
Classe 3.4 : Gestion du temps
- CE341. Rationalité et réactivité dans la gestion des agendas
- CE342. Respect des contraintes liées aux process-métiers
4 situations d’évaluation : E32A. - E32B. - E32C. – E32D.
Le contrôle en cours de formation comporte quatre situations d’évaluation conduites à partir du dossier
professionnel du candidat et se déroulant de manière identique. Chaque situation d’évaluation réfère à chacune
des 4 classes du pôle 3 - Gestion administrative interne
l’évaluation ;
- les comptes rendus d’évaluation des périodes de formation en milieu professionnel, dument complétés par
les tuteurs ou maîtres d’apprentissage, dont le modèle est fourni par la circulaire nationale d’organisation.
pendant la formation et servant l’évaluation de la classe de situations concernée (par exemple, les comptes
rendus de suivi des périodes de formation en milieu professionnel).
À l’issue de chaque situation d’évaluation, la commission d’interrogation complète la grille d’aide à l’évaluation,
dont le modèle est fourni par la circulaire nationale d’organisation, et propose une note sur 20, affectée du
coefficient 1. En conclusion des 4 situations d’évaluation, une note globale sur 20 est proposée au jury final. Les
propositions de notes ne doivent pas être communiquées au candidat.
comprend :
d’évaluation ;
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-
les grilles d’aide à l’évaluation ;
les attestations de périodes de formation en milieu professionnel ou les certificats de travail (accompagnés
professionnel ;
final.
ayant en charge la classe concernée par la situation d’évaluation :
Situation d’évaluation n°1 : E32A. Gestion des informations
Cette situation d’évaluation est centrée sur les situations professionnelles appartenant à la classe « Gestion des
informations », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du candidat. Ces situations
professionnelles ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs ou formateurs ayant en charge
l’enseignement de la classe de situation 3.1 : Gestion des informations.
Situation d’évaluation n°2 : E32B. Gestion des modes de travail
modes de travail », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du candidat. Ces situations
l’enseignement de la classe de situations 3.2 : Gestion des modes de travail.
Situation d’évaluation n°3 : E32C. Gestion des espaces de travail et des ressources
espaces de travail et des ressources », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du candidat.
Ces situations professionnelles ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs ou formateurs ayant en
charge l’enseignement de la classe de situations 3.3 : Gestion des espaces de travail et des ressources.
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Situation d’évaluation n°4 : E32D. Gestion du temps
Cette situation d’évaluation est centrée sur les situations professionnelles appartenant à la classe « Gestion du
temps », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du candidat. Ces situations professionnelles
ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs ou formateurs ayant en charge l’enseignement de la
classe de situations 3.4 : Gestion du temps.
Épreuve pratique 45 min
« Gestion administrative interne » ;
-
est responsable de la mise en œuvre de ces ressources lors de l’épreuve notamment s’il dispose de son propre
environnement numérique. Le candidat qui n’est pas muni de ces éléments sera pénalisé dans les limites prévues
par la grille d’aide à l’évaluation proposée par la circulaire nationale d’organisation.
Déroulement de l’épreuve pratique - durée 45 minutes
L’épreuve se passe sur poste informatique équipé d’une connexion internet. Le candidat peut, avec les réserves
émises ci-dessus, disposer de son propre équipement.
professionnelles appartenant chacune à l’une des 4 classes de situations concernées par l’épreuve :
- une situation de la classe 3.1 : Gestion des informations
- une situation de la classe 3.2 : Gestion des modes de travail
- une situation de la classe 3.3 : Gestion des espaces de travail et des ressources
- une situation de la classe 3.4 : Gestion du temps
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Si ces situations peuvent être indifféremment des situations réelles vécues ou observées en milieu professionnel
ou des situations simulées en formation, la commission veillera cependant, dans son choix, à l’équilibre entre ces
types de situations professionnelles.
Elle propose au candidat un scénario au cours duquel celui-ci doit réaliser, sur poste, une ou plusieurs tâches,
appartenant à chaque situation professionnelle sélectionnée dans son passeport dont elle aura légèrement modifié
l’une des composantes.
IMPORTANT : Le cas échéant, si le passeport professionnel du candidat ne comporte pas de situation appartenant
à l’une ou l’autre des quatre classes concernées par l’épreuve, la commission, pour traiter cette lacune, complète
le scénario par une situation qui ne figure pas dans le passeport professionnel.
- 40 minutes maxi, pendant lesquelles le candidat, en gérant son temps comme il l’entend, développe le
scénario proposé et réalise les tâches demandées. Au cours de cette phase, l’interrogateur reste en
position d’observateur de la pratique professionnelle du candidat, en veillant cependant à ce que celui-ci ait
le temps d’aborder l’ensemble des tâches demandées.
Avec mesure et pertinence, l’interrogateur peut intervenir pour :
 permettre au candidat d’aborder l’ensemble des tâches demandées dans le temps imparti ;
 accompagner et guider le candidat dans le déroulement du scénario ;
Ces interventions doivent cependant respecter la liberté de pratique du candidat d’autant que la
commission tient compte, dans les limites prévues par la grille d’évaluation nationale, de la plus ou moins
grande autonomie de celui-ci pendant l’épreuve.
-
5 minutes maxi, le candidat procède sous forme d’entretien avec l’interrogateur à un retour réflexif sur les
tâches réalisées en justifiant ses choix et en proposant éventuellement des pistes d’amélioration de sa
pratique.
La commission est, au minimum, composée d’un seul membre : un professeur d’économie-gestion en charge des
enseignements du pôle 3 ou, à défaut, un professeur en charge des autres enseignements professionnels dans le
baccalauréat professionnel Gestion-Administration.
Gestion administrative des projets
Unité U33
coefficient 2
La sous-épreuve E33 concerne les situations professionnelles relevant du pôle 4 : Gestion administrative des
projets, telles qu’elles sont répertoriées dans le passeport professionnel du candidat.
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L’unité U33 de « Gestion administrative des projets » est validée par le contrôle de l’acquisition des compétences
appartenant aux 2 classes de situations du pôle 4 du référentiel des activités professionnelles, telles qu’elles
figurent dans le référentiel de certification :
Classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet
- C411. Réaliser un descriptif de projet à partir d’éléments composites, adapté à différents acteurs
- C412. Constituer une base documentaire
- C413. Chiffrer et présenter des données budgétaires
- C414. Assurer les formalités liées à un projet
- C415. Suivre le déroulement d’un projet
- C416. Organiser la communication entre les acteurs d’un projet.
- C417. Positionner une réunion dans le déroulement d’un projet
- C418. Organiser la mobilisation des moyens matériels nécessaires à un projet
- C419. Respecter une procédure de traitement des dysfonctionnements
Classe 4.2 : Évaluation du projet
- C421. Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation d’un projet
- C422. Proposer des mesures correctives d’ordre administratif
- C423. Mettre en œuvre des opérations de clôture
Classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet
- CE411. Qualité du descriptif du projet
- CE412. Pertinence de la base documentaire
- CE413. Fiabilité de l’état budgétaire
- CE414. Rigueur dans le traitement des formalités
- CE415. Fiabilité du contrôle du déroulement du projet
- CE416. Pertinence des modalités de communication mises en place
- CE417. Adaptation des réunions aux étapes et objectifs du projet
- CE418. Disponibilité des moyens matériels
- CE419. Efficacité et pertinence du signalement des dysfonctionnements
Classe 4.2 : Évaluation du projet
- CE421. Efficacité et lisibilité du document de synthèse
- CE422. Pertinence et réalisme des propositions
- CE423. Respect des procédures de clôture administrative
2 situations d’évaluation : E33A - E33B
Le contrôle en cours de formation comporte deux situations d’évaluation conduites à partir du dossier professionnel
du candidat et se déroulant de manière identique. Chaque situation d’évaluation réfère à chacun des 2 classes de
situations du pôle 4 - Gestion administrative des projets.
l’évaluation,
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les comptes rendus d’évaluation des périodes de formation en milieu professionnel, dument complétées
par les tuteurs ou maîtres d’apprentissage, dont le modèle est fourni par la circulaire nationale
d’organisation.
pendant la formation et servant l’évaluation de la classe de situations concernée (par exemple, les comptes
rendus de suivi des périodes de formation en milieu professionnel).
-
À l’issue de chaque situation d’évaluation, la commission d’interrogation complète la grille d’aide à l’évaluation,
dont le modèle est fourni par la circulaire nationale d’organisation, et propose une note sur 20, affectée du
coefficient 1. En conclusion des 2 situations d’évaluation, une note globale sur 20 est proposée au jury final. Les
propositions de notes ne doivent pas être communiquées au candidat.
comprend :
d’évaluation ;
- les grilles d’aide à l’évaluation ;
- les attestations de périodes de formation en milieu professionnel ou les certificats de travail (accompagnés
professionnel ;
final.
ayant en charge la classe de situations concernée par la situation d’évaluation :
Situation d’évaluation n°1 : E33A. Suivi opérationnel du projet
Cette situation d’évaluation est centrée sur les situations professionnelles appartenant à la classe «Suivi
opérationnel du projet », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du candidat. Ces situations
l’enseignement de la classe de situations 4.1 : Suivi opérationnel du projet.
Situation d’évaluation n°2 : E33B. Évaluation du projet
Cette situation d’évaluation est centrée sur les situations professionnelles appartenant à la classe « Évaluation du
projet », telles qu’elles sont décrites dans le passeport professionnel du candidat. Ces situations professionnelles
ont fait l’objet d’une validation par le ou les professeurs ou formateurs ayant en charge l’enseignement de la
classe de situations 4.2 : Évaluation du projet.
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Oral 30 min
« Gestion administrative des projets » ;
-
est responsable de la mise en œuvre de ces ressources lors de l’épreuve. Le candidat qui n’est pas muni de ces
éléments sera pénalisé dans les limites prévues par la grille d’aide à l’évaluation proposée par la circulaire
nationale d’organisation.
Déroulement de l’épreuve orale - durée 30 minutes
professionnelles appartenant chacune à l’un des 2 classes de situations concernées par l’épreuve :
- une situation de la classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet
- une situation de la classe 4.2 : Évaluation du projet
Elle indique au candidat, en tout début d’interrogation, les situations sélectionnées. Si ces situations peuvent être
indifféremment des situations réelles vécues ou observées en milieu professionnel ou des situations simulées en
formation, la commission veillera cependant, dans son choix, à l’équilibre entre ces types de situations
professionnelles.
- 10 minutes maxi de présentation des situations sélectionnées par le candidat, seul, sans être interrompu
et par tout moyen à sa convenance ;
- 30 minutes maxi d’entretien au cours duquel la commission d’interrogation, par un questionnement
approprié portant sur toutes les composantes des situations professionnelles sélectionnées, évaluera le
degré d’acquisition des compétences du candidat. La commission se réserve notamment la possibilité de
vérifier la capacité de généralisation du candidat en faisant varier différents paramètres de la situation. Une
attention particulière est portée aux compétences rédactionnelles développées en situation de travail.
Compte-tenu de leur poids différent dans le pôle 4, l’entretien peut accorder logiquement plus d’importance
au module 4.1 suivi opérationnel du projet.
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Le cas échéant la commission se réserve la possibilité d’interroger le candidat sur d’autres situations
professionnelles du passeport, à condition toutefois qu’elles appartiennent aux modules concernés par l’épreuve.
La commission est, au minimum, composée de 2 membres :
un professeur d’économie-gestion en charge des modules du pôle 4 ou, à défaut, un professeur en charge
des autres enseignements professionnels dans le baccalauréat professionnel Gestion-Administration ;
un professeur de Lettres en charges des ateliers rédactionnels.
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Prévention Ŕ Santé Ŕ Environnement
Unité U34
coefficient 1
L'épreuve a pour objectif d'évaluer les compétences du candidat à :
 Conduire une démarche d’analyse de situations en appliquant la démarche de résolution de problème
 Analyser une situation professionnelle en appliquant différentes démarches : analyse par le risque, par le
travail, par l’accident
 Mobiliser des connaissances scientifiques, juridiques et économiques
 Proposer et justifier les mesures de prévention adaptées
 Agir de façon efficace face à une situation d'urgence
Critères d’évaluation
L'évaluation porte notamment sur :
o la qualité du raisonnement et de l’analyse ;
o l'exactitude des connaissances ;
o la pertinence et le réalisme des solutions proposées ;
o l’efficacité de l’action face à une situation d'urgence.
Forme de l’évaluation
Le contrôle en cours de formation est organisé à partir de deux situations d’évaluation.
- La première situation d’évaluation, notée sur 12 points, a lieu au plus tard, en fin de première professionnelle et
comporte deux parties.
 une évaluation écrite d'une durée de 1 heure, notée sur 9 points.
Elle prend appui sur des situations de la vie quotidienne ou professionnelle. Elle comporte plusieurs
questions indépendantes ou liées permettant d'évaluer les connaissances et les capacités relatives à
au moins deux modules parmi les modules de 1 à 7 notés sur 6 points. Le module 8 à l’exception des
situations d’urgences, noté sur 3 points est évalué à travers la mise en œuvre de la démarche
d'approche par le risque.
 une évaluation pratique, notée sur 3 points
Elle prend en compte les résultats obtenus lors de la formation de base au secourisme ou du
recyclage SST.
Pour les candidats en situation de handicap, une adaptation de cette évaluation pratique doit être
proposée sous forme orale ou écrite.
- La deuxième situation d’évaluation, notée sur 8 points, a lieu en terminale professionnelle.
Elle permet d'évaluer les modules de 9 à 12 à travers une production personnelle écrite (10 pages environ).
Le dossier produit présente la place de la prévention dans l’entreprise et l'analyse d'une situation professionnelle à
partir des données recueillies en entreprise.
Cette production met en évidence :
 une description des activités de l'entreprise,
 l’identification d’un risque et de ses effets physiopathologiques dans le cadre d'une situation
professionnelle,
 la mise œuvre d’une démarche d’analyse (approche par le travail ou par l’accident),
 la politique de prévention dans l’entreprise.
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Évaluation ponctuelle — durée 2 heures
Le sujet se compose de deux parties correspondant l’une aux modules de 1 à 8, l’autre aux modules 9 à 12.
Chaque partie comporte plusieurs questions indépendantes ou liées permettant d'évaluer les connaissances et les
capacités relatives aux modules correspondants.
- La première partie notée sur 12 points comporte :
. Un questionnement noté sur 9 points, il prend appui sur des situations de la vie quotidienne ou
professionnelle et permet d’évaluer :
 au moins deux modules parmi les modules de 1 à 7, notés sur 6 points
 le module 8 noté sur 3 points évalué à travers la mise en œuvre de la démarche d'approche par le
risque. Le candidat dispose de documents ressources lui permettant de proposer une démarche de
prévention.
. Un questionnement noté sur 3 points permet d’expliquer la conduite à tenir face à une situation d’urgence.
- La deuxième partie, notée sur 8 points permet d'évaluer les modules de 9 à 12. L'évaluation s'appuie sur un
dossier ressource qui présente une situation d’entreprise. Les contenus du dossier permettent la mise en œuvre de
la démarche d’analyse par le travail, la mobilisation des connaissances scientifiques et législatives, l'argumentation
des solutions proposées.
Le dossier fourni au candidat présente :
 une situation professionnelle,
 une description des activités de l'entreprise,
 des documents législatifs et réglementaires nécessaires.
La note globale proposée au jury est accompagnée des grilles d’évaluation.
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E4
ÉPREUVE DE LANGUE VIVANTE
U41 Ŕ U42
Coefficient 4
Langue vivante 1
Unité U41
coefficient 2
Langue vivante 2
Unité U42
coefficient 2
Cette évaluation donne lieu à une situation d’évaluation unique.
- Compétences évaluées : expression orale en continu, interaction orale et compréhension de l’écrit.
- Niveau attendu en référence à l’échelle de niveaux du C.E.C.R.L. : B1+.
- Durée : 15 minutes, sans préparation ; partie 1 et partie 2 : 5 minutes maximum chacune, notées pour un total de
20 points ; partie 3 : 5 minutes maximum, notée sur 10.
L’évaluation a lieu au cours du sixième semestre de la formation conduisant à la délivrance du diplôme du
baccalauréat professionnel. Le calendrier de cette évaluation est établi par le chef d’établissement (ou du centre de
formation dans le cas d’un CFA habilité à pratiquer le CCF) après consultation des enseignants concernés. Ces
derniers peuvent proposer, au sein de la période considérée, un ordre de passage des candidats qui tient compte
de leur degré de maîtrise des compétences à évaluer. Les candidats reçoivent une convocation du chef
d’établissement ou du directeur de centre de formation.
L’évaluation est conduite par les professeurs et/ou les formateurs enseignant les langues concernées dans
l’établissement quelles que soient les classes ou groupes d’élèves qui leur sont confiés. Elle peut être organisée
de manière à ce que les professeurs n’évaluent pas leurs élèves de l’année en cours.
La situation d’évaluation se compose de trois parties, chacune d’une durée maximale de cinq minutes. Aucune de
ces trois parties n’est précédée d’un temps de préparation.
Partie 1
La première partie vise à évaluer la capacité du candidat à prendre la parole de manière continue. Elle prend appui
sur une liste de trois thèmes ou sujets, libellés dans la langue concernée et consignés sur un document remis par
le candidat au professeur. Ce document est au préalable validé par le professeur en charge de la formation.
Ces trois thèmes ou sujets peuvent relever d’un ou plusieurs des domaines suivants :
- celui des projets ou réalisations mis en œuvre par le candidat au cours de sa formation au baccalauréat
professionnel ;
- celui de ses expériences professionnelles ou personnelles liées à son étude ou sa pratique de la langue
étrangère concernée ;
- celui de la culture quotidienne, contemporaine ou patrimoniale du ou des pays où la langue étrangère
étudiée est parlée, le candidat pouvant s’exprimer sur une œuvre étrangère (œuvre littéraire, picturale,
musicale, architecturale, cinématographique, etc.), sur un objet ou produit du design industriel, de la
tradition culinaire, de l’artisanat, etc., sur une manifestation ou un événement (artistique, sportif, politique,
historique, etc.).
Le professeur choisit un des thèmes ou sujets proposés et invite le candidat à s’exprimer. Ce dernier dispose de
cinq minutes maximum pour présenter, à l’oral et en langue étrangère, le thème ou le sujet en question. Au cours
de cette phase d’expression en continu, le professeur doit laisser le candidat aller au bout de ce qu’il souhaite dire
et veiller à ne pas l’interrompre, quelles que soient ses éventuelles hésitations.
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Partie 2
La deuxième partie vise à évaluer la capacité du candidat à interagir en langue étrangère. À la suite de la
présentation du candidat, le professeur amorce avec ce dernier un échange oral d’une durée maximum de cinq
minutes. Cet échange oral commence par prendre appui sur la présentation du candidat et comporte des
questions, des demandes d’explications ou d’illustrations complémentaires. L’échange peut ensuite s’ouvrir à
d’autres questions. Au cours de cet entretien, le candidat doit faire preuve de son aptitude à s’exprimer et à
communiquer spontanément.
Partie 3
La troisième partie, qui vise à évaluer la capacité du candidat à comprendre un document écrit rédigé en langue
étrangère, est conduite en langue française. Elle prend appui sur un document inconnu en langue étrangère ne
comportant pas plus de 15 lignes (ligne s’entend au sens de 70 signes environ, y compris les blancs et signes de
ponctuation) mis à la disposition du candidat par le professeur. Ce document peut relever de genres différents
(publicité, extrait d’article de presse ou d’œuvre littéraire, courrier de nature professionnelle, notice, mode d’emploi,
etc.). Il peut être informatif, descriptif, narratif ou argumentatif ; il peut comporter du dialogue. Il est authentique (au
sens technique du terme), c'est-à-dire non élaboré ou adapté à des fins d'enseignement. Son degré de difficulté
correspond au niveau du C.E.C.R.L. attendu pour les candidats concernés. Il peut comporter des éléments
iconographiques (textes illustrés par des photographies, articles de presse accompagnés de dessins, textes
publicitaires, bandes dessinées, etc.). On évitera toute spécialisation excessive dans le cas d’un document lié à un
secteur professionnel.
Le professeur laisse au candidat le temps nécessaire pour prendre connaissance du support. Durant cette prise de
connaissance, le candidat n’est pas autorisé à annoter le document ni à prendre des notes. Le professeur pose
ensuite, en français, au candidat des questions graduées (du général au particulier) visant à vérifier son degré de
compréhension. Le nombre de questions posées au candidat ne saurait être inférieur à quatre ni excéder six.
Enfin, le professeur peut éventuellement demander au candidat de lire à haute voix tout ou partie du document.
Pour chaque candidat, le professeur établit son évaluation à partir de la fiche d’évaluation et de notation
correspondant à la langue présentée. Cette fiche fait l’objet d’une publication par note de service.
À l’issue de la situation de CCF, le professeur formule une proposition de note et une appréciation. Cette
proposition de note ainsi que l’appréciation ne sont pas communiquées au candidat. Le professeur veille à ce que
le candidat restitue le document support de la partie 3 de l’épreuve.
La proposition de note attribuée à l’unité « langue vivante » du diplôme du baccalauréat professionnel est
constituée de la moyenne des notes obtenues à chacune des composantes de la situation de CCF. Elle est, le cas
échéant, arrondie au demi-point le plus proche. La note finale est arrêtée par le jury.
Évaluation ponctuelle épreuve orale - durée 15 minutes
Cette épreuve est une épreuve orale.
- Compétences évaluées : expression orale en continu, interaction orale et compréhension de l’écrit.
- Niveau attendu en référence à l’échelle de niveaux du C.E.C.R.L. : B1+.
- Durée : 15 minutes, précédées d’un temps de préparation de 5 minutes pour la première partie de l’épreuve ;
partie 1 et partie 2 : 5 minutes maximum chacune, notées pour un total de 20 points ; partie 3 : 5 minutes
maximum, notée sur 10.
Cette épreuve est organisée par le recteur d’académie dans un centre d’examen. Le candidat reçoit une
convocation.
Elle a pour but d’évaluer l'aptitude du candidat à s’exprimer oralement et à interagir en langue étrangère ainsi qu’à
comprendre un document écrit rédigé en langue étrangère.
L’épreuve se compose de trois parties, chacune d’une durée maximale de cinq minutes. Seule la première partie
est précédée d’un temps de préparation.
Partie 1
La première partie de l’épreuve prend appui sur un document inconnu remis au candidat par le professeur.
Ce document peut relever de genres différents : image publicitaire, dessin humoristique, photographie,
reproduction d’une œuvre plastique, citation, proverbe, aphorisme, brève histoire drôle, simple question invitant le
candidat à prendre position sur un thème d’actualité ou un phénomène de société, slogan, titre d’article de presse,
etc.
Le candidat dispose de cinq minutes pour prendre connaissance du document, organiser ses idées et préparer son
propos. Il dispose ensuite de cinq minutes maximum pour s’exprimer, à l’oral et en langue étrangère, à propos du
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document en question. Au cours de cette phase d’expression en continu, le professeur doit laisser le candidat aller
au bout de ce qu’il souhaite dire et veiller à ne pas l’interrompre, quelles que soient ses éventuelles hésitations.
Le document n’a pas pour finalité de donner lieu à un commentaire formel de la part du candidat mais de permettre
à ce dernier de prendre la parole librement.
Partie 2
La deuxième partie de l’épreuve vise à évaluer la capacité du candidat à interagir en langue étrangère. À la suite
de la présentation du candidat, le professeur amorce avec ce dernier un échange oral d’une durée maximale de
cinq minutes. Cet échange oral commence par prendre appui sur la présentation du candidat et comporte des
Partie 3
comportant pas plus de 15 lignes (ligne s’entend au sens de 70 signes environ y compris les blancs et signes de
ponctuation) mis à la disposition du candidat par le professeur. Ce document peut relever de genres différents
(publicité, extrait d’article de presse ou d’œuvre littéraire, courrier de nature professionnelle, notice, mode d’emploi,
etc.). Il peut être informatif, descriptif, narratif ou argumentatif ; il peut comporter du dialogue. Il est authentique (au
sens technique du terme), c'est-à-dire non élaboré ou adapté à des fins d'enseignement. Son degré de difficulté
correspond au niveau du C.E.C.R.L. attendu pour les candidats concernés. Il peut comporter des éléments
iconographiques (textes illustrés par des photographies, articles de presse accompagnés de dessins, textes
publicitaires, bandes dessinées, etc.). On évitera toute spécialisation excessive dans le cas d’un document lié à un
secteur professionnel.
Le professeur laisse au candidat le temps nécessaire pour prendre connaissance du support. Durant cette phase,
le candidat n’est pas autorisé à annoter le document ni à prendre des notes. Le professeur pose ensuite, en
français, au candidat des questions graduées (du général au particulier) visant à vérifier son degré de
compréhension. Le nombre de questions posées ne saurait être inférieur à quatre ni excéder six. Enfin, le
professeur peut éventuellement demander au candidat de lire à haute voix tout ou partie du document.
Pour chaque candidat, le professeur établit son évaluation à partir de la fiche d’évaluation et de notation
correspondant à la langue) présentée. Cette fiche figure en annexe de la note de service n° 2010-053 du 8
avril 2010 parue au BO n° 21 du 27 mai 2010.
À l’issue de l’épreuve, le professeur formule une proposition de note et une appréciation. Cette proposition de note
ainsi que l’appréciation ne sont pas communiquées au candidat. Le professeur veille à ce que le candidat ne
conserve ni les documents supports des première et troisième parties de l’épreuve, ni les notes éventuellement
prises pendant le temps de préparation de la première partie. Ces dernières sont détruites.
La proposition de note attribuée à l’unité « langue vivante » du diplôme du baccalauréat professionnel est
constituée de la moyenne des notes obtenues à chacune des composantes de l’épreuve. Elle est, le cas échéant,
arrondie au demi-point le plus proche. La note finale est arrêtée par le jury.
Cette fiche d’évaluation et de notation des sous-épreuves E41 et E42 figurent en annexes 1 et 2 de la note de
service n° 2010-053 du 8 avril 2010 parue au BO n° 21 du 27 mai 2010.
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E5
ÉPREUVE DE FRANÇAIS ET HISTOIRE Ŕ GÉOGRAPHIE
ET ÉDUCATION CIVIQUE
Coefficient 5
U51 - U52
Français
Unité U51
coefficient 2.5
Évaluation ponctuelle — épreuve écrite — durée 2h30
Support : un corpus de textes et documents (2 à 3) référé à l’un des objets d’étude de l’année de Terminale.
Première partie : compétences de lecture (10 points)
1) Question portant sur le corpus : « Présentation du corpus »
Le candidat rédige quelques lignes (de 3 à 6 environ) pour présenter les relations que les documents proposés
dans le corpus entretiennent entre eux.
2) Question(s) portant sur un ou des documents du corpus : « Analyse et interprétation »
Le candidat analyse un ou deux effets d’écriture (inscrits dans le libellé de la ou des deux questions) et en propose
une interprétation.
Deuxième partie : compétences d’écriture (10 points)
Dans le libellé du sujet une question est posée en lien avec le corpus proposé en première partie.
Le candidat répond à cette question en une quarantaine de lignes et de façon argumentée.
Évaluation par Contrôle en Cours de Formation — durée indicative 2h30
La certification en cours de formation comprend deux situations d’évaluation, toutes les deux notées sur 20.
Première situation d’évaluation : compétences de lecture (durée maximale : 1 h)
Support : un corpus de textes et documents (2 à 3) référé à un des trois objets d’étude de la dernière année de
formation
1) Question portant sur le corpus : « Présentation du corpus » (6 points)
Le candidat rédige quelques lignes (de 3 à 6 environ) pour présenter les relations que les documents proposés
dans le corpus entretiennent entre eux.
2) Question(s) portant sur un ou des documents du corpus : « Analyse et interprétation » (notée sur 14)
Le candidat analyse un ou deux effets d’écriture (inscrits dans le libellé de la ou des deux questions) et en propose
une interprétation.
Deuxième situation d’évaluation : compétences d’écriture (durée maximale : 1 h 30)
Support : un corpus de textes et documents (2 à 3) référé à un autre des trois objets d’étude de la dernière année
de formation. Ce corpus est étudié en classe dans les jours qui précèdent la situation d’évaluation.
Lors de la situation d’évaluation, un sujet est proposé aux candidats ; ce sujet indique une question explicitement
posée en lien avec le corpus proposé et avec l’objet d’étude.
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Histoire Ŕ Géographie et Éducation civique
Unité U52
coefficient 2.5
Le candidat répond à cette question en une quarantaine de lignes et de façon argumentée.
Évaluation ponctuelle — épreuve écrite — durée 2 heures
L’examen de baccalauréat professionnel évalue la maîtrise des savoirs et des capacités en histoire- géographie et
éducation civique définis dans les programmes de la classe de terminale professionnelle.
L’épreuve, d’une durée de deux heures, comporte trois parties, notées respectivement 9, 4 et 7 points.
La première partie porte sur les sujets d’étude, soit d’histoire soit de géographie. Elle propose deux sujets au
choix. Chaque sujet est composé d’une ou plusieurs questions et peut comporter un support documentaire.
La deuxième partie porte sur le programme d’éducation civique. Elle est composée d’une question et peut
comporter un support documentaire.
La troisième partie porte sur la discipline qui n’est pas l’objet de la première partie. Elle consiste en une analyse
de document(s) portant sur les situations d’un des sujets d’étude.
Évaluation par Contrôle en Cours de Formation - durée indicative 2 heures
Le contrôle en cours de formation évalue la maîtrise des savoirs et des capacités en histoire, géographie et
éducation civique définis dans les programmes de la classe de terminale professionnelle. Il est constitué de deux
situations d’évaluation.
La première situation porte sur les sujets d’étude soit d’histoire soit de géographie. Elle est composée d’une ou
plusieurs questions et peut comporter un support documentaire. Une des questions doit avoir une connotation
civique en rapport avec le programme d’éducation civique.
La deuxième situation porte sur la discipline qui n’a pas été l’objet de la première épreuve. Elle consiste en une
analyse de document(s). Elle porte sur les situations d’un des sujets d’étude.
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E6
ÉPREUVE D’ARTS APPLIQUÉS ET CULTURES ARTISTIQUES
Coefficient 1
U6
Contenu de la sous épreuve
Le sujet pose une question simple à partir d’un ensemble documentaire limité (3 formats A4 maximum).
Les documents relèvent des champs 1 : « Appréhender son espace de vie », 2 : « Construire son identité
culturelle » et 3 : « Élargir sa culture artistique » ; ils intègrent la dimension histoire des arts.
Forme de l’évaluation
Évaluation ponctuelle — épreuve écrite — durée 1H30
Le candidat choisit l’un des champs et doit montrer qu’il est capable :
o de situer une œuvre ou une production dans son contexte de création ;
o de porter un regard critique sur les références proposées ;
o de les commenter graphiquement et par écrit ;
o de proposer, sous forme graphique et écrite, une réponse argumentée à la question posée.
Le contrôle en cours de formation comporte deux situations d’évaluation organisées au cours de la formation. Sur
un sujet personnel, défini en accord avec le professeur d’arts appliqués, le candidat constitue un dossier. Ce
dossier est réalisé en classe, sur une durée limitée.
Le sujet porte sur le contenu d’un des champs du programme : « Appréhender son espace de vie », « Construire
son identité culturelle », « Élargir sa culture artistique ». Une partie histoire des arts est clairement identifiée.
Première situation
Le candidat procède à une collecte argumentée de références et réalise un dossier limité à une dizaine de pages,
format A4 ; il peut être présenté sous forme numérique.
Cette partie se déroule dans le courant du second semestre de la classe de première.
Le candidat montre qu’il est capable de repérer de façon autonome les caractéristiques essentielles d’œuvres, de
produits, d’espaces urbains ou de messages visuels. À cette fin, il doit :
o collecter et sélectionner une documentation (visuelle, textuelle, sonore…) ;
o porter un regard critique sur les références recueillies ;
o les commenter graphiquement et par écrit ;
o les présenter de façon lisible et expressive ;
Cette partie compte pour 30% de la note globale.
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Deuxième situation
En s’appuyant sur le dossier réalisé, le candidat élargit l’étude pour répondre à une question limitée. En fonction du
champ sur lequel ont porté ses premières investigations, il établit des liens avec le contenu d’un des autres
champs afin de mettre en évidence le dialogue entre les différents domaines culturels. Il traduit ses recherches en
utilisant des outils adaptés, graphiques ou numériques.
Cette partie peut se présenter sous forme papier (5 formats A3 maximum) ou numérique (image fixe ou animée,
sonorisée ou non) et comporter éventuellement une maquette en volume. Elle est évaluée lors d’une présentation
orale de 10 minutes maximum qui se déroule de mars à mai de la classe de terminale. Les partenaires intervenant
au titre des cultures artistiques sont invités dans la mesure du possible à participer à l’évaluation.
Le candidat montre qu’il est sensibilisé à son environnement culturel en appuyant sa réflexion sur des
connaissances précises, notamment en histoire des arts, et qu’il a acquis les principes élémentaires de la
démarche créative. À cette fin, il doit :
o situer une œuvre ou une production dans son contexte de création ;
o explorer des axes de recherche en réponse à une question simple et s’engager dans un projet ;
o maîtriser les bases de la pratique des outils graphiques, traditionnels et informatiques ;
o s’exprimer dans un langage correct et précis en utilisant le vocabulaire technique approprié.
Cette partie compte pour 70% de la note globale.
E7
ÉPREUVE D’ÉDUCATION PHYSIQUE ET SPORTIVE
Coefficient 1
U7
Évaluation ponctuelle et par Contrôle en Cours de Formation
Les modalités de l’épreuve d’éducation physique et sportive sont définies par l’arrêté du 15 juillet 2009 relatif aux
modalités d’organisation du contrôle en cours de formation et de l’examen terminal pour l’éducation physique et
sportive aux examens du baccalauréat professionnel, du certificat d’aptitude professionnelle et du brevet d’études
professionnelles (Journal officiel du 31 juillet 2009, BOEN du 27 août 2009) et la note de service n° 09-141 du 8
octobre 2009 relative à l’éducation physique et sportive aux examens du baccalauréat professionnel, du certificat
d’aptitude professionnelle et du brevet d’études professionnelles (BOEN du 12 novembre 2009).
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EF
ÉPREUVE FACULTATIVE DE LANGUE VIVANTE
Coefficient 1
UF1
La langue vivante choisie au titre de l’épreuve facultative est obligatoirement différente de celles choisies
au titre de l’épreuve obligatoire (sous-épreuves E41 et E42).
Épreuve orale d’une durée de 15 minutes, précédée d’un temps de préparation de 5 minutes pour la
première partie de l’épreuve. Partie 1 et partie 2 : 5 minutes maximum chacune, notées pour un total de 20
points. Partie 3 : 5 minutes maximum, notée sur 10.
Niveau attendu en référence à l’échelle de niveaux du C.E.C.R.L. : B1+
Cette épreuve est organisée par le recteur d’académie dans un centre d’examen. Le candidat reçoit une
convocation.
Elle a pour but d’évaluer l'aptitude du candidat à s’exprimer oralement en langue étrangère (de façon continue et
en interaction) et à comprendre un document écrit rédigé en langue étrangère.
L’épreuve se compose de trois parties, chacune d’une durée maximale de cinq minutes. Seule la première partie
est précédée d’un temps de préparation.
Partie 1
La première partie de l’épreuve vise à évaluer la capacité du candidat à prendre la parole de manière continue.
Elle prend appui sur un document inconnu remis au candidat par l’examinateur.
Ce document peut relever de genres différents : image publicitaire, dessin humoristique, photographie,
reproduction d’une œuvre plastique, citation, proverbe, aphorisme, brève histoire drôle, question invitant le
candidat à prendre position sur un thème d’actualité ou un phénomène de société, slogan, titre d’article de presse,
etc.
Le candidat dispose de cinq minutes pour prendre connaissance du document, organiser ses idées et préparer son
propos. Il dispose ensuite de cinq minutes maximum pour s’exprimer, à l’oral et en langue étrangère, à propos du
document en question. Au cours de cette phase d’expression en continu, l’examinateur doit laisser le candidat aller
au bout de ce qu’il souhaite dire et veiller à ne pas l’interrompre, quelles que soient ses éventuelles hésitations.
Le document n’a pas pour finalité de donner lieu à un commentaire formel de la part du candidat mais de permettre
à ce dernier de prendre la parole librement.
Partie 2
La deuxième partie de l’épreuve vise à évaluer la capacité du candidat à interagir en langue étrangère. À la suite
de la présentation du candidat, l’examinateur amorce avec ce dernier un échange oral d’une durée maximum de
cinq minutes. Cet échange oral commence par prendre appui sur la présentation du candidat et comporte des
Partie 3
comportant pas plus de 15 lignes (ligne s’entend au sens de 70 signes environ y compris les blancs et signes de
ponctuation) mis à la disposition du candidat par l’examinateur.
Ce document peut relever de genres différents (publicité, extrait d’article de presse ou d’œuvre littéraire, courrier
de nature professionnelle, notice, mode d’emploi, etc.). Il peut être informatif, descriptif, narratif ou argumentatif ; il
peut comporter du dialogue. Il est authentique (au sens technique du terme), c'est-à-dire non élaboré ou adapté à
des fins d'enseignement. Son degré de difficulté correspond au niveau du C.E.C.R.L. attendu pour les candidats
concernés. Il peut comporter des éléments iconographiques (textes illustrés par des photographies, articles de
presse accompagnés de dessins, textes publicitaires, bandes dessinées, etc.). On évitera toute spécialisation
excessive dans le cas d’un document lié à un secteur professionnel.
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L’examinateur laisse au candidat le temps nécessaire pour prendre connaissance du support. Durant cette prise de
connaissance, le candidat n’est pas autorisé à annoter le document ni à prendre des notes. L’examinateur pose
ensuite, en français, des questions graduées (du général au particulier) visant à évaluer chez le candidat son
degré de compréhension du document. Le nombre de questions posées au candidat ne saurait être inférieur à
quatre ni excéder six. Enfin, l’examinateur professeur peut éventuellement demander au candidat de lire à haute
voix tout ou partie du document.
Pour chaque candidat, l’examinateur établit son évaluation à partir de la fiche d’évaluation et de notation
figurant en annexe de la note de service n° 2010-053 du 8 avril 2010 parue au BO n° 21 du 27 mai 2010.
À l’issue de l’épreuve, l’examinateur formule une proposition de note et une appréciation. Cette proposition de note
ainsi que l’appréciation ne sont pas communiquées au candidat. L’examinateur veille à ce que le candidat ne
conserve ni les documents supports des première et troisième parties de l’épreuve, ni les notes éventuellement
prises pendant le temps de préparation de la première partie. Ces dernières sont détruites.
La proposition de note attribuée à l’épreuve facultative de langue vivante du diplôme du baccalauréat professionnel
est constituée de la moyenne des notes obtenues à chacune des composantes de l’épreuve. Elle est, le cas
échéant, arrondie au point le plus proche. La note finale est arrêtée par le jury.
DÉFINITION DE L’ÉPREUVE FACULTATIVE DE LANGUE DES SIGNES FRANÇAISE (L.S.F.) DANS
LES SPÉCIALITÉS DE BACCALAURÉATS PROFESSIONNELS
Épreuve orale d’une durée de 20 minutes, précédée d’un temps de préparation de 30 minutes
(y compris le temps nécessaire à la connaissance des documents proposés au candidat).
L’épreuve prend appui sur un document apporté par l’examinateur. Durant toute l’épreuve, l’examinateur et le
candidat ne communiquent qu’en langue des signes à l’exclusion de tout autre langage.
Déroulement de l’épreuve :
Pendant le temps de préparation de 30 minutes, l’examinateur propose au candidat deux documents :
- un document iconographique contemporain,
- un texte contemporain, écrit en français d’une longueur maximale de 2000 signes typographiques.
Au cours de la même journée d’interrogation, chaque examinateur veillera à proposer deux documents différents à
chaque candidat.
Le candidat choisit sur lequel des deux documents portera son évaluation (le temps utilisé pour découvrir les
documents fait partie intégrante des 30 minutes de préparation).
Le candidat présente le document qu’il a choisi sans être interrompu ni relancé par l’examinateur.
Cette présentation, qui ne doit pas être un commentaire formel, est suivie d’un entretien conduit par l’examinateur
qui, prenant appui sur le document support et l’exposé du candidat, formule des questions pour, par exemple,
permettre au candidat de préciser une analyse ou un point de vue ou de développer une idée.
Critères d’évaluation :
On attend du candidat qu’il s’exprime clairement dans une gamme de langue suffisamment étendue pour pouvoir
décrire, exprimer un point de vue, voire développer une argumentation.
Le candidat doit :
a) pour la présentation du document (durée : 5 minutes, notée sur 10 points)
- être capable de rendre compte du contenu du document qui lui est proposé, pouvoir le décrire, expliciter la
situation ou le thème présenté, apporter un commentaire personnel s’il le juge approprié ou pertinent.
- faire la preuve de sa capacité à signer clairement, à un rythme naturel et à un niveau qui n’entrave pas la
transmission de sa présentation.
b) pour l’entretien (durée : 25 minutes, noté sur 10 points)
- comprendre des signes familiers et fréquents portant sur des domaines familiers ou des questions
d’actualité que l’examinateur utilise de façon naturelle.
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- être capable de faire face à une situation de communication où il lui est demandé de bien recevoir un
message ou une question, afin de pouvoir réagir ou répondre en s’exprimant à son tour par des signes clairs
et à un rythme convenable.
- faire preuve d’une certaine aisance : signer en continu pour exprimer ou défendre un point de vue,
argumenter, voire apporter une contradiction.
Le candidat, tout comme l’examinateur, peut étendre la discussion sur d’autres points sans lien direct
avec le document.
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CONDITIONS D’ACQUISITION DE LA PROFESSIONNALITÉ
ANNEXE III
ANNEXE III a PÉRIODES DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL .......................................................118
ANNEXE III b PASSEPORT PROFESSIONNEL ...................................................................................................122
ANNEXE III c SAVOIRS RÉDACTIONNELS .........................................................................................................123
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PÉRIODES DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL
ANNEXE III a
1. Présentation générale des périodes de formation en milieu professionnel (PFMP)
Garants de la qualité du diplôme et de sa cohérence avec les opportunités, évolutions et contraintes des métiers
relevant de la gestion administrative, les périodes de formation en milieu professionnel (PFMP) constituent un gage
d’insertion professionnelle et participent à la formation des candidats au baccalauréat professionnel Gestion
Administration.
La nécessaire diversité des PFMP et leur qualité reposent sur un engagement pédagogique des trois partenaires
suivants :
- les organisations d’accueil qui reçoivent le futur bachelier et lui proposent des situations professionnelles
lui permettant d’acquérir des compétences qui correspondent au référentiel et au niveau d’exigence du
diplôme ;
- l’élève, le stagiaire, l’apprenti, qui, avec l’organisation d’accueil, les référents professionnels (tuteur, maître
d’apprentissage, responsable) et l’équipe pédagogique, définit et s’approprie les objectifs et les contenus
de ses missions, s’immerge dans des situations professionnelles réelles et consolide ainsi ses acquis au
service de son projet professionnel ;
- l’équipe pédagogique qui encadre, conseille, met en cohérence et articule les différentes modalités
d’appropriation des compétences et des savoirs. Elle veille notamment à ce que les expériences acquises
en PFMP soient réinvesties en formation et transférables à d’autres situations professionnelles de même
nature.
Les PFMP peuvent se dérouler dans tout type d’organisation proposant des activités de gestion administrative et,
plus précisément, permettant de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles décrites dans le
référentiel.
Peuvent être ainsi, entre autres, concernées les entreprises d’artisanat, les commerces, les TPE, les PME-PMI, les
ETI, les GE, les collectivités territoriales, les administrations, les associations.
A moins que cela participe d’un choix assumé du candidat par rapport à son projet professionnel, diversifier les
lieux d’accueil n’est pas une exigence du référentiel ; car ce n’est pas tant la diversité des lieux de PFMP qui est
synonyme de professionnalité que la diversité et la richesse des situations professionnelles rencontrées.
2. Objectifs
Les PFMP doivent permettre d’acquérir et/ou d’approfondir des compétences professionnelles en situation réelle
de travail et d’améliorer la connaissance du milieu professionnel et de l’emploi. Elles contribuent à l’expérience
professionnelle en alimentant le passeport professionnel de situations réelles vécues ou observées ; à ce titre,
elles concernent directement l’unité U3 de certification et les sous-épreuves E31 : Gestion des relations
administratives externes, E32 : Gestion administrative interne, E33 : Gestion administrative des projets.
Les PFMP constituent des moments privilégiés pour :
- rencontrer des situations professionnelles réelles, nécessitant une adaptation à l’imprévu ;
- découvrir la diversité des pratiques professionnelles de gestion administrative ;
- s’immerger dans des contextes professionnels variés, plus ou moins complexes et contraints, donc
porteurs de socialisation par le travail ;
- construire une représentation du métier de gestionnaire administratif dans toutes ses dimensions : gestion
administrative des relations externes, gestion administrative des relations avec le personnel, gestion
administrative interne, gestion administrative des projets ;
- prendre conscience des exigences rédactionnelles imposées par le monde professionnel.
Au niveau opérationnel, les PFMP permettent notamment de :
- prendre en charge les différentes dimensions administratives des activités de l’organisation,
- assurer l’interface entre les différents acteurs internes et externes de l’organisation,
- mobiliser une professionnalité relationnelle et rédactionnelle,
- inscrire l’action administrative au cœur des systèmes d’information et des évolutions technologiques,
- assurer l’organisation et la gestion matérielle du service ou de l’entité.
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3. Modalités
Les PFMP peuvent se dérouler dans les organisations citées plus haut ; elles s’inscrivent dans la progression
élaborée par l’équipe pédagogique et supposent un suivi et une approche interdisciplinaire qui combine les apports
des enseignements professionnels et des enseignements généraux.
Le référent de la PFMP (tuteur, maître d’apprentissage, responsable) contribue à la formation de l’élève, du
stagiaire ou de l’apprenti en étroite collaboration avec l’équipe pédagogique de l’établissement de formation, qui
veille à assurer la complémentarité des savoirs et des savoir-faire entre l’établissement de formation et
l’organisation d’accueil.
Le suivi et l’accompagnement de l’apprenant dans la maîtrise des compétences professionnelles du diplôme se fait
notamment à l’aide du passeport professionnel.
Chaque PFMP donne lieu à une évaluation générale et une évaluation spécifique des activités professionnelles,
réalisée par le référent professionnel (tuteur, maître d’apprentissage, responsable).
L’évaluation générale porte sur les points suivants :
- l’adaptation au contexte professionnel et le respect des codes de l’organisation,
- l’intérêt porté à l’activité de l’organisation,
- l‘intégration à l’organisation,
- la qualité des activités réalisées,
- la cohérence des résultats obtenus,
- la qualité d’expression professionnelle,
- la capacité à rendre compte.
L’évaluation des activités se fonde sur la capacité du candidat à affronter la complexité et les aléas des situations
professionnelles, mais aussi à s’extraire des situations qu’il a vécues pour aborder d’autres situations
comparables. Pour chaque situation professionnelle identifiée, l’évaluation utilisera les critères d’évaluation définis
dans le référentiel de certification.
Chaque PFMP donne lieu à un compte-rendu d’évaluation, établi par le référent professionnel, dont le modèle
national est fourni par la circulaire nationale d’organisation.
IMPORTANT : le compte-rendu d’évaluation constitue un élément obligatoire du dossier des candidats présentant
en CCF les sous-épreuves E31, E32, E33.
3.1 Voie scolaire
Les périodes de formation en entreprise sont obligatoires pour les candidats scolaires relevant d’une préparation
en présentiel ou à distance.
Elles sont organisées avec le concours des milieux professionnels et l’équipe pédagogique participe à
l’organisation et au suivi des périodes de formation en milieu professionnel conformément à la circulaire 2000-095
du 26 juin 2000 relative à l’encadrement des périodes en entreprise (BO n° 25 du 29 juin 2000).
La durée des PFMP, qui est de 22 semaines à effectuer sur les trois années (en incluant celles nécessaires à la
validation du diplôme de niveau V), s’organise conformément à l’arrêté du 10 février 2009 relatif aux
enseignements dispensés dans les formations sous statut scolaire préparant au baccalauréat professionnel
(Bulletin officiel spécial du 19 février 2009). Dans le cas où le cycle se déroule sur 2 ans (élèves venant d’un CAP
par exemple) la durée est ramenée à 16 semaines.
Le choix des dates des périodes de PFMP relève de l’autonomie des établissements, en concertation avec les
milieux professionnels et les conseillers de l’enseignement technologique, pour tenir compte des conditions
locales.
La formation dispensée en milieu professionnel se déroule sous la responsabilité du chef d’établissement sur la
base d’une convention, établie entre l’établissement d’enseignement et la structure d’accueil, conformément à la
convention type définie par la note de service n° 2008-176 du 24-12-2008, Bulletin officiel n° 2 du 8 janvier 2009.
- Dans le cas d’un prolongement sur la période de vacances scolaires, la convention avec l’organisation en
précise les modalités notamment celles relatives au suivi, sous réserve du respect d’une période de quatre
semaines consécutives de repos pendant les vacances d’été.
- Si la PFMP se déroule à l’étranger, la convention pourra être adaptée pour tenir compte des contraintes
imposées par la législation du pays d’accueil.
- L’annexe pédagogique de la convention est établie conjointement par l’équipe pédagogique et le(s)
tuteur(s) : modes de relations à établir, types d’activités, objectifs et contenus de formation. Elle est définie
en fonction du parcours professionnel analysé à l’aide du passeport professionnel.
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Chaque période donne lieu, à l’occasion d’une visite dans la structure d’accueil, à l’élaboration d’un bilan individuel
établi conjointement par le tuteur et un ou des membres de l’équipe pédagogique. Ce bilan indique la nature des
activités réalisées en lien avec les compétences visées et négociées entre l’établissement de formation et
l’entreprise.
Pendant la PFMP, le lycéen a obligatoirement la qualité de lycéen stagiaire et non de salarié. La présence continue
du stagiaire dans l’organisation d’accueil est requise pendant toute la durée de la PFMP.
En fin de PFMP, une attestation est remise au stagiaire par le responsable de l’organisation d’accueil. Elle permet
de vérifier la conformité réglementaire de la formation en milieu professionnel en précisant au minimum les dates
et la durée de la PFMP.
IMPORTANT : Cette attestation est un élément obligatoire du dossier du candidat pour se présenter aux sousépreuves E31, E32, E33.
Pour chaque PFMP, le référent professionnel qui représente l’organisation d’accueil, accompagne le stagiaire pour
appréhender, mettre en œuvre et analyser les situations de travail rencontrées. Il aide notamment l’élève à saisir
les situations professionnelles dans le passeport
.
Afin d’en garantir le caractère formateur, la PFMP est placée sous la responsabilité pédagogique des professeurs
intervenant dans la section. Ceux-ci définissent les objectifs de la PFMP et sa mise en place, assurent son suivi et
l’exploitation qui en est faite et explicitent aux responsables des organisations d’accueil les objectifs, et plus
particulièrement les compétences, que la PFMP vise à développer.
Aux termes de la circulaire n° 2000-095 du 26 juin 2000 (BOEN n° 25 du 29 juin 2000), la recherche et le choix des
entreprises d’accueil relèvent de la responsabilité de l’équipe pédagogique de l’établissement de formation.
3.2 Voie de l’apprentissage
La formation en milieu professionnel se déroule conformément aux dispositions du code du travail. Elle s’articule
avec la formation dispensée dans un centre de formation d’apprentis pour permettre l’acquisition des compétences
définies dans le diplôme. Les activités exercées servent de support, via le passeport professionnel, au dossier
prévu dans la définition des sous-épreuves E31, E32, E33. Pour les apprentis, les attestations sont remplacées par
un certificat de travail de l’employeur confirmant le statut du candidat comme apprenti dans son entreprise.
Chaque visite dans l’entreprise donne lieu à l’élaboration d’un bilan individuel établi conjointement par le maître
d’apprentissage et un ou des membres de l’équipe pédagogique. Ce bilan indique la nature des activités réalisées
en lien avec les compétences visées et négociées entre le centre de formation et l’entreprise.
Afin d’assurer une cohérence dans la formation, l’équipe pédagogique du centre de formation d’apprentis doit
veiller à informer les maîtres d’apprentissage des objectifs des différentes périodes au moyen d’un document de
liaison, et plus particulièrement de leur importance dans les épreuves professionnelles.
3.3 Voie de la formation continue
a) Candidat en situation de première formation ou en situation de reconversion
La durée des PFMP est de 22 semaines sur les trois années. Elle s’ajoute à la durée de formation dispensée dans
le centre de formation continue.
La recherche de l’organisation d’accueil est assurée principalement par l’organisme de formation.
Le stagiaire peut avoir la qualité de salarié d’un autre secteur professionnel.
À l’issue de sa formation, le candidat est en mesure de constituer le dossier défini dans les sous-épreuves E31,
E32, E33.
b) Candidat en situation de perfectionnement
L’attestation peut être remplacée par un ou plusieurs certificats de travail attestant que l’intéressé a été employé
dans des activités représentatives des métiers de la gestion administrative. Ces activités doivent avoir été
effectuées en qualité de salarié à temps plein pendant six mois au cours de l’année précédant l’examen ou à
temps partiel pendant un an au cours des deux années précédant l’examen.
Sur la base de son expérience, le candidat constitue le dossier défini dans les sous-épreuves E3, E32, E33.
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3.4 Candidats en formation à distance
Les candidats relèvent, selon leur statut (scolaire, apprenti, formation continue) de l’un des cas précédents.
3.5 Candidats qui se présentent au titre de leur expérience professionnelle
L’attestation est remplacée par un ou plusieurs certificats de travail justifiant la nature et la durée de l’emploi
occupé.
Les activités effectuées au sein de l’organisation doivent être en cohérence avec les exigences du référentiel et
seront précisées en annexe des certificats de travail remis par l’employeur.
Sur la base de son expérience, le candidat constitue le dossier défini dans les sous-épreuves E31, E32, E33 en
utilisant le passeport professionnel pour rendre compte de ses activités.
3.6 Positionnement
La durée minimale pour les candidats positionnés par décision du recteur est de :
- 10 semaines pour les candidats issus de la voie scolaire (article D. 337-65 du code de l'éducation) ;
8 semaines pour les candidats issus de la formation professionnelle continue.
4. Situations particulières d’aménagement de la durée de stage
La durée obligatoire minimale des PFMP est de 22 semaines.
Cette durée peut être réduite soit pour une raison de force majeure dûment constatée soit dans le cas
d’aménagement de la formation à une durée qui ne peut être inférieure à 8 semaines.
Dans tous les cas, une dérogation du recteur est nécessaire. Le jury est informé de la situation du candidat.
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PASSEPORT PROFESSIONNEL
ANNEXE III b
1. Le rôle du passeport professionnel dans la certification
Le passeport professionnel recense l'ensemble des situations professionnelles, réelles ou simulées, rencontrées
par le candidat. Il décrit les situations professionnelles, les compétences mobilisées et les productions associées
en reprenant la structure des pôles et des classes de situations du référentiel des activités professionnelles et du
référentiel de certification.
Le passeport est donc, pour le candidat, un outil de traçabilité de ses expériences, de ses compétences, de ses
connaissances et de ses productions.
Concrètement, le passeport professionnel est renseigné par le candidat qui repère, sélectionne et saisit les
situations qu’il rencontre en milieu professionnel ou en établissement de formation. Il décrit chaque situation en la
mettant en relation avec l’un des quatre pôles d’activités et avec la classe à laquelle elle appartient ; que ce soit
pour le pôle 1 de « gestion administrative des relations externes », pour le pôle 2 de « gestion administrative des
relations avec le personnel », pour le pôle 3 de « gestion administrative interne » ou pour le pôle 4 de « gestion
administrative des projets ».
Le passeport professionnel constitue le support privilégié des sous-épreuves professionnelles E31, E32, E33
correspondant respectivement aux unités de certification U31, U32, U33 et aux pôles d’activités 1, 3 et 4 du
référentiel. Il n’est cependant pas support de l’épreuve E2, correspondant au pôle 2, qui prend la forme d’une
1
étude de cas écrite ponctuelle . Pour chaque épreuve, le candidat présente l’extrait imprimé du passeport
correspondant aux situations professionnelles concernées.
Très généralement et quelle que soit l’épreuve, à partir des situations recensées dans le passeport, le candidat doit
être en mesure de montrer son niveau d’appropriation de la situation professionnelle et justifier ses choix par une
analyse réflexive. Il doit être également capable de transposer la situation à d’autres situations professionnelles, de
même nature, en traitant différents éléments créant de la complexité et/ou des aléas.
IMPORTANT : le passeport constitue un support d’épreuve à partir duquel l’interrogation se construit ; il
est donc obligatoire pour passer les épreuves concernées mais ne doit en aucun cas faire l’objet d’une
évaluation spécifique.
2. La présentation et la mise à disposition du passeport professionnel
Le passeport professionnel doit être conforme au modèle fourni par la circulaire nationale d’organisation.
Il se présente sous la forme d’un tableau vierge à renseigner, soit via une application téléchargeable soit, dans sa
forme la plus élémentaire, via des fiches descriptives de situations professionnelles à compléter et dont le modèle
est fourni par la circulaire nationale d’organisation.
La description des situations professionnelles :
-
met en relation les situations avec les classes de situations, les pôles et les compétences acquises ;
-
décrit les composantes de la situation professionnelle et les éléments de contexte ;
-
précise les productions résultant de l’activité personnelle du candidat. Le candidat doit être en mesure de
présenter ces productions lors de l’interrogation.
Le candidat peut compléter ces informations par tout document à sa convenance qu’il mentionne en annexe et qui
est donc susceptible d’être présenté au jury.
.
1
Même si les situations professionnelles du pôle 2 ont toute leur place dans le passeport professionnel .
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SAVOIRS RÉDACTIONNELS
ANNEXE III c
1. Les principes généraux
Si la maîtrise de la langue française est un gage de réussite dans tout type de métier, elle acquiert une importance
particulière dans les activités professionnelles relevant de la gestion administrative.
Une réelle maîtrise de la langue est considérée comme la garantie que le gestionnaire administratif puisse
représenter l’organisation qui l’emploie et en défendre l’image à travers les documents qu’il produit. La certification
doit intégrer cette forte demande, professionnelle mais aussi sociale, exercée sur la qualité de l’expression,
notamment sur l’expression écrite des candidats au baccalauréat Gestion-Administration.
Les savoirs rédactionnels décrits dans les situations professionnelles sont centrés sur la production écrite en
situation professionnelle. Ils nourrissent donc à la fois :
- toutes les activités ayant trait à la langue, notamment l’oral, du fait de leur importance dans la
communication et de leur force structurante dans le développement et l’expression de la pensée ;
- les pratiques professionnelles relevant de la gestion administrative qui reposent sur des écrits
professionnels, de genres très différents, nécessitant des habiletés de lecture et de mobilisation de
procédés d’écritures spécifiques.
Les savoirs rédactionnels relèvent des :
- compétences langagières spécifiques au domaine professionnel, mobilisées à l’oral comme à l’écrit,
principalement en français ;
- compétences dans l’analyse et le traitement des messages (textes, images, sons) ;
- compétences dans l’utilisation des technologies et le suivi de production de documents.
Ils doivent permettre de :
- développer des comportements professionnels adaptés aux contextes et situations rencontrés (écoute,
rigueur, réactivité, créativité…) ;
- de s’approprier les contextes de production des documents et supports de communication ;
- de conceptualiser les différents documents et supports de communication ;
- de produire des documents et supports de communication dans le respect de consignes, de procédures ou
d’un cahier des charges ;
- de contrôler la qualité rédactionnelle des documents et supports traités.
2 Les exigences liées aux savoirs rédactionnels
Les exigences en matière de savoirs rédactionnels se situent à cinq niveaux :
- la communication et l’énonciation
Toute production de document professionnel s’inscrit dans une situation de communication et vise un enjeu
déterminé. Il convient de s’interroger sur la situation de communication, de caractériser la posture du scripteur
et du destinataire et de choisir, en fonction de la situation de communication et de la posture adoptée, les
marques d’énonciation adaptées ;
- les visées et les enjeux
Il est aussi nécessaire de réfléchir aux buts visés par la production de l’écrit professionnel et d’adopter, en
conséquence, une stratégie : informer, expliquer, argumenter pour démontrer, réfuter/justifier. La ou les visées
des documents influent également sur le choix du genre et type de « discours » professionnel, sur les
procédés d’écriture, sur leur mise en forme. Par exemple, pour expliquer, on peut privilégier un schéma plutôt
qu’un texte linéaire ;
- les genres des documents professionnels
Après avoir caractérisé la situation de communication et déterminé les visées, il est nécessaire que le futur
gestionnaire administratif puisse prendre conscience de la diversité des genres et types de documents qu’il a à
lire et à produire : notice, mode d’emploi, mode opératoire, organigramme, lettre de relance, lettre de
réclamation, invitation, vœux, discours, rapport, compte-rendu, curriculum vitae, diaporama, etc. Selon le
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genre de document, la structure de l’énoncé et sa présentation matérielle peuvent varier : charte graphique et
typographie, format, iconographie, etc.
Des faits de langue et des procédés d’écriture spécifiques sont également mobilisés d’autant que les écrits
professionnels sollicitent une logique de présentation et une rigueur qui se traduisent fréquemment par une
organisation spécifique : hiérarchisation de l’information, mise en paragraphes, énumérations, nominalisation,
etc. ;
- le lexique professionnel
Maîtriser le lexique spécialisé est la preuve de l’acquisition d’une professionnalité et de l’intégration dans une
organisation.
Ce lexique est à la fois celui du métier du gestionnaire administratif et celui du ou des métiers de l’organisation
à laquelle le professionnel appartient.
Il est donc important d’avoir une « souplesse » langagière qui permette de mobiliser ces différents lexiques
selon le contexte de communication. Le recours aux dictionnaires, sous forme papier ou numérique,
l’élaboration de glossaires du métier, de répertoires, permettent ainsi de mieux maîtriser le vocabulaire, en
réception et en production, pour aider à la compréhension, à la formalisation et à une expression plus précise.
- la mobilisation de connaissances et de codes orthographique, grammatical et syntaxique
La qualité orthographique, grammaticale et syntaxique des productions écrites est un enjeu majeur dans le
recrutement des professionnels et dans l’exercice des métiers de la gestion administrative.
Cela nécessite de développer dans les situations de production d’écrits une vigilance systématique et
permanente sur la langue, voire de procéder à des réécritures qui requièrent une parfaite maîtrise des codes
de la langue française.
C’est pour respecter ces exigences que les situations concernées distinguent dans les savoirs rédactionnels :
- les savoirs relatifs à la lecture et écriture d’un genre,
- les savoirs relatifs aux procédés d’écriture.
3. Les situations professionnelles concernées par les savoirs rédactionnels
Les savoirs rédactionnels concernent principalement 17 situations professionnelles pour lesquelles ils figurent
explicitement dans la colonne des savoirs associés et qui sont résumées dans le tableau ci-dessous :
Pôle 1 = 3 situations
CL1.1 Gestion administrative des
relations avec les fournisseurs
1.1.5- Gestion des
règlements et traitement
des litiges
relations avec les clients et les
usagers
1.2.5 Traitement des
règlements et suivi des
litiges
relations avec les autres
partenaires
1.3.3 Traitement des
formalités administratives
CL2.1 Gestion administrative
courante du personnel
2.1.4 - Transmission
d’informations à
destination du personnel
ressources humaines
2.2.1 - Participation au
recrutement des salariés
ressources humaines
2.2.2 - Participation à la
mise en œuvre d'un
programme d'accueil
relations sociales
mise en œuvre de
procédures relevant de la
santé et la sécurité
relations sociales
mise en place d’activités
sociales et culturelles
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CL3.1 Gestion des informations
3.1.1 - Collecte et
recherche d’informations
3.1.2 - Production
d’informations
structurées
CL3.2 Gestion des modes de
travail
3.2.1 - Organisation et
suivi de réunions
CL4.1 Suivi opérationnel du projet
4.1.1- Mise en forme et
diffusion du descriptif du
projet
4.1.4 - Traitement des
formalités et autorisations
4.1.5 - Suivi du planning de
réalisation du projet
4.1.9 - Signalement et suivi
des dysfonctionnements du
projet
CL4.2 Évaluation du projet
4.2.1 - Participation à
l’élaboration des documents
de synthèse
4.2.2 - Participation au
rapport d’évaluation
TABLEAU DE CORRESPONDANCE DES ÉPREUVES ET UNITÉS
ANNEXE IV
Tableau de correspondance des unités et des épreuves entre
les baccalauréats professionnels COMPTABILITÉ ou SECRÉTARIAT
et le baccalauréat professionnel GESTION ADMINISTRATION
Baccalauréats professionnels
Spécialité : COMPTABILITÉ
Spécialité : SECRÉTARIAT
Baccalauréat professionnel
Spécialité : GESTION-ADMINISTRATION
(Annexe I des arrêtés du 9 février 1998 modifié
par l’arrêté du 5 septembre 2001)
ÉPREUVES
E1 - Épreuve scientifique et technique
Sous épreuve A :
Activités professionnelles de synthèse
Sous épreuve B : économie et droit
Sous épreuve C : mathématiques
E2 - Présentation d’une étude à caractère
professionnel
E3 - Épreuve de pratique professionnelle
Unités
U1
U12
U13
Sous-épreuve E 11 Économie-Droit
Sous-épreuve E 12 Mathématiques
U11
U12
Sous-épreuve E41 Langue vivante 1
U41
U3
Sous épreuve B : pratique
professionnelle sur poste informatique
U32
E 4 Épreuve de langue vivante
U4
U5
Sous épreuve A : français
U51
Sous épreuve B : histoire géographie
U52
E7 - Épreuve d’éducation physique et
sportive
ÉPREUVES FACULTATIVES (1)
Langue vivante
U1
U2
U31
E6 - Épreuve d’éducation artistique – arts
appliqués
Unité
E1- Épreuve scientifique et technique
U11
Sous épreuve A : pratique professionnelle en
entreprise
E5 - Épreuve de français, histoire
géographie
(Annexe II b du présent arrêté)
U6
U7
UF1
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E5 - Épreuve de Français et Histoire –
Géographie et Éducation civique
Sous-épreuve E51 Français
Sous-épreuve E52 Histoire-Géographie
et Éducation civique
E6 - Épreuve d’arts appliqués et cultures
artistiques
E7 - Épreuve d’Éducation physique
et sportive
U5
U51
U52
U6
U7

RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION

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