covisint Problem Solver

covisint
Problem Solver
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d’articles –
Guide du modèle
19 octobre 2003
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Covisint
20921 Lahser Road
Southfield, MI 48034, États-Unis
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Table des matières
Table des matières
1
Introduction .................................................................................... 3
1.1
1.2
1.3
1.4
Domaine d’application....................................................................................................... 3
Application Covisint Problem Solver ................................................................................. 3
Processus de téléchargement d’articles ........................................................................... 4
Conditions préalables pour l’utilisateur et le processus .................................................... 4
2
Préparation du téléchargement d’articles ................................... 5
2.1
Télécharger le fichier modèle de téléchargement d’articles le plus récent........................ 5
2.2
Exécuter le rapport « Site du fournisseur » de votre société ............................................ 5
2.3
Exécuter le rapport « Site du fournisseur »....................................................................... 5
2.4
Importer le rapport « Site du fournisseur » de votre société ............................................. 5
2.5
Importer le rapport « Site du fournisseur »........................................................................ 5
2.6
Saisie des données d’articles mises à jour ....................................................................... 6
2.7
Facultatif : Comparer les données d’article....................................................................... 6
2.7.1
Exécuter le « rapport d’article »................................................................................. 6
2.7.2
Importer le « rapport d’article » ................................................................................. 6
2.7.3
Supprimer les « nouvelles » données en double ...................................................... 6
3
Contenu du modèle ....................................................................... 7
3.1
3.2
Structure du modèle de document .................................................................................... 7
Saisie de données dans le modèle ................................................................................... 7
4
Consolidation des données .......................................................... 9
5
Validation des données entrées ................................................. 11
6
Annexes........................................................................................ 13
6.1
6.2
Annexe A : Définitions des champs ................................................................................ 13
Annexe B : Liste de contrôle de soumission ................................................................... 15
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1 Introduction
Ce document a pour objectif d’aider les clients à remplir le modèle de
téléchargement d’articles de Problem Solver. Ce modèle permet d’ajouter ou de
modifier des données d’articles spécifiques du client dans le service Problem Solver.
1.1 Domaine d’application
Ce guide est destiné aux clients utilisateurs chargés de fournir à leur société une
organisation, un fournisseur et les informations d’articles pour Problem Solver.
1.2 Application Covisint Problem Solver
Covisint fait en sorte que le service Problem Solver réponde aux besoins des
entreprises en matière de gestion et de résolution des problèmes liés à la nonconformité de produits et de services reçus de leurs fournisseurs. Il permet à
l’Abonné de visualiser et réagir à des problèmes ainsi que de gérer l’analyse
des incidents et la mise en œuvre de mesures correctives permanentes.
Problem Solver permet le partage de divers niveaux et types de rapports et de
documents de collaboration entre les clients et les fournisseurs impliqués dans
des activités de communication et de résolution d’incidents. Problem Solver est
conçu pour répondre aux besoins d’un large éventail d’employés de l’Abonné,
pas seulement ceux qui sont en charge de la qualité ou de la fabrication.
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1.3 Processus de téléchargement d’articles
Le processus de téléchargement d’articles Covisint facilite la configuration technique
des données d’articles dans le service Problem Solver. Il a un impact sur la qualité
des données de l’application. Il est par conséquent important que les données de
téléchargement d’articles soient précises et complètes.
Le processus de téléchargement d’articles permet d’ajouter, de modifier ou de
supprimer des articles, des relations article-fournisseur-client, et/ou des nouveaux
codes d’acheteur dans Problem Server. L’utilisateur-client télécharge le modèle
de téléchargement d’articles avec le présent guide. Il travaille ensuite avec ses
collègues pour déterminer les usines, les fournisseurs et les articles à inclure dans
cette mise en oeuvre. Une fois cette étape exécutée, il effectue une extraction du
système de l’entreprise ou saisit manuellement les informations associées dans le
modèle de téléchargement d’articles. Le modèle contient différentes validations et
macros pour les champs permettant aux clients d’identifier immédiatement certains
types d’erreur de données dans le modèle et de corriger les erreurs immédiatement
avant le téléchargement dans Problem Solver. Une fois le chargement traité (le
dimanche), les résultats du téléchargement sont accessibles dans Problem Solver.
1.4 Conditions préalables pour l’utilisateur et le processus
Pour remplir efficacement le modèle de téléchargement d’articles, l’utilisateur :
• doit avoir une connaissance de base de l’outil informatique et de
Microsoft Excel ;
• doit savoir exécuter le rapport Site du fournisseur dans Problem Solver
et exporter les données dans un fichier ;
• doit savoir consolider les données provenant de différentes sources/
personnes dans un seul fichier modèle avant de le soumettre ;
• ne doit pas modifier les macros et la validation de la feuille de calcul
du modèle.
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2 Préparation du téléchargement d’articles
Les clients doivent fournir les données de configuration à Covisint selon le modèle
de téléchargement d’articles et sous aucun autre format. Une fois le processus
terminé, l’utilisateur peut télécharger le contenu de l’onglet « Informations article »
de la feuille de calcul Excel dans Problem Solver.
2.1 Télécharger le fichier modèle de téléchargement d’articles le
plus récent
Vous pouvez obtenir le fichier modèle de téléchargement d’articles le plus récent à
la section Téléchargement d’article de Problem Solver.
2.2 Exécuter le rapport « Site du fournisseur » de votre société
Dans Problem Solver, exécutez le rapport « Site du fournisseur » en considérant
votre société comme étant le seul fournisseur et exportez le fichier, tout en
l’enregistrant sur un lecteur réseau ou local. Exécutez ce rapport uniquement pour
les sites ou les organisations commerciales pour lesquels vous allez télécharger
des articles.
2.3 Exécuter le rapport « Site du fournisseur »
À partir de Problem Solver, exécutez le rapport « Site du fournisseur » et exportez
le fichier, tout en l’enregistrant sur un lecteur réseau ou local. Exécutez ce rapport
uniquement pour les sites ou les organisations commerciales pour lesquels vous
allez télécharger des articles.
2.4 Importer le rapport « Site du fournisseur » de votre société
Ouvrez le fichier modèle de téléchargement d’articles dans l’onglet « Informations
client ». Cliquez sur le bouton « Importer » et sélectionnez le fichier généré à
l’étape 2.2. La feuille de calcul importe automatiquement les données.
2.5 Importer le rapport « Site du fournisseur »
Ouvrez le fichier modèle de téléchargement d’articles dans l’onglet « Informations
fournisseur ». Cliquez sur le bouton « Importer » et sélectionnez le fichier généré
à l’étape 2.3. La feuille de calcul importe automatiquement les données.
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2.6 Saisie des données d’articles mises à jour
Entrez les données d’articles mises à jour dans l’onglet « Informations article ». S’il
s’agit d’un nouvel article ou d’une modification apportée à un article existant, une
relation article-fournisseur-client, ou une relation code acheteur-article, sélectionnez
« Ajouter/Mettre à jour » dans la liste déroulante de la première colonne. Si l’article
n’est plus actif, vous pouvez le supprimer de Problem Solver en sélectionnant
« Supprimer » dans la liste déroulante de la première colonne. (Ceci n’affecte pas
les incidents ni les rapports existants.)
Important : Seules les modifications apportées aux données existantes
seront acceptées par Problem Solver. En cas de doute quant aux éléments
modifiés, reportez-vous à l’étape 2.8 ci-dessous.
2.7 Facultatif : Comparer les données d’article
2.7.1
Exécuter le « rapport d’article »
À partir de Problem Solver, exécuter le rapport « Article » et exportez le fichier, tout
en l’enregistrant sur un lecteur réseau ou local. Exécutez ce rapport uniquement
pour les sites ou les organisations commerciales pour lesquels vous allez
télécharger des articles.
2.7.2
Importer le « rapport d’article »
Ouvrez le fichier modèle de téléchargement d’articles dans l’onglet « Informations
article en cours ». Cliquez sur le bouton « Importer » et sélectionnez le fichier
généré par le rapport « Article ». La feuille de calcul importe automatiquement
les données.
2.7.3
Supprimer les « nouvelles » données en double
Dans l’onglet « Informations article en cours », cliquez sur le bouton « Supprimer
doublons ». Tous les enregistrements de l’onglet « Informations article » doublons
d’enregistrements de l’onglet « Informations article en cours » seront supprimés.
La première colonne de l’onglet « Informations article en cours » sera définie sur
« Ajouter ». Remarque : Cette méthode ne vous permet pas d’identifier les articles
à supprimer de Problem Solver.
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3 Contenu du modèle
Les informations du modèle sont réparties en quatre sections :
• Informations client
• Informations fournisseur
• Informations article (les données à télécharger)
• Informations article en cours
À chaque feuille de calcul correspond un onglet d’aide contenant les définitions des
champs. Vous trouverez également un guide de référence rapide qui contient une
version condensée de ce guide.
3.1 Structure du modèle de document
Feuilles de travail du modèle de téléchargement d’articles Problem Solver
Guide de référence rapide
Informations client
Informations client - Aide
Informations fournisseur
Informations fournisseur - Aide
Informations article
Informations article en cours
Informations article - Aide
Autres feuilles de références pour les champs
3.2 Saisie de données dans le modèle
•
Lorsque vous saisissez des données dans le modèle, prenez connaissance
de la définition, du type des données et de la longueur de chaque champ.
Exemple :
Le numéro DUNS doit toujours être de type numérique, sans
caractère alphanumérique et doit contenir 9 chiffres
uniquement, sans espace entre-eux.
01-234-5678
Incorrect “-” n’est pas un nombre
012E45678
Incorrect “E” n’est pas un nombre
12345678
Incorrect 8 chiffres seulement
01 234 5678
Incorrect Les espaces ne sont pas autorisés
012345678
Correct
•
Certains champs sont obligatoires (requis - l’utilisateur doit saisir les
informations correctes) et d’autres sont préférés (non obligatoires, mais
doivent être renseignés si possible). L’en-tête d’un champ obligatoire est
rouge, celui d’un champ préféré est bleu et celui d’un champ facultatif est
bleu clair.
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•
Un espace, bien qu’invisible, est un caractère valide. Faites attention à ne
pas introduire d’espace tout particulièrement avant ou après les valeurs
saisies dans chaque champ.
•
Ne supprimez pas ou ne masquez pas de colonnes ou d’en-têtes de ligne
dans le fichier modèle de téléchargement d’articles.
•
Utilisez des caractères majuscules et minuscules pour améliorer la lisibilité.
•
Ne laissez pas de lignes vides entre les données. Les données saisies sous
une ligne vide NE SERONT PAS CHARGÉES DANS PROBLEM SOLVER.
Important : Ne laissez pas de lignes vides entre les données. Les données
qui se trouvent sous la première ligne vide détectée NE SERONT PAS
CHARGÉES DANS PROBLEM SOLVER.
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4 Consolidation des données
L’utilisateur client doit consolider toutes les données dans un fichier modèle. Ainsi,
toutes les parties n’auront qu’un seul fichier à traiter et les macros de validation du
fichier pourront être utilisées efficacement pour détecter les erreurs.
Exception : Si le fichier contient plus de 65 000 lignes, veuillez le
fractionner en plusieurs fichiers pour que chaque fichier ne contienne
pas plus de 65 000 éléments.
Lors de la consolidation des données, pensez à ne pas introduire d’enregistrements
répétés dans les feuilles de calcul. Les macros de validation peuvent également
détecter et mettre en surbrillance les enregistrements répétés.
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Remarques :
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5 Validation des données entrées
Le bouton Valider est intégré à la feuille de calcul Informations article :
Cliquer sur ce bouton déclenche l’exécution d’une macro de validation. Après
l’exécution, une boîte de dialogue affichera le nombre et le type des erreurs
détectées et les cellules contenant des données suspectes seront mises en
surbrillance. Placez la souris sur la cellule pour afficher un commentaire décrivant
l’erreur détectée dans cette cellule :
Le champ se trouvant dans la ligne immédiatement sous les données saisies sera
également mis en surbrillance en et commenté pour indiquer à l’utilisateur où se
trouve la fin des données. Pensez encore à ne pas laisser de lignes vides entre
les données.
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La fonction de validation permet à l’utilisateur client de localiser et corriger
facilement les erreurs. Une fois les erreurs corrigées, exécutez de nouveau
les macros et effectuez les corrections nécessaires jusqu’à ce que toutes les
erreurs soient résolues.
La validation vérifie les éléments suivants :
• Enregistrements en double.
• Tous les champs obligatoires sont renseignés.
• À chaque code de site client de l’onglet Informations article correspond une
entrée dans l’onglet Informations client.
• À chaque code de site fournisseur de l’onglet Informations article correspond
une entrée dans l’onglet Informations fournisseur.
• La longueur des caractères de champ figure dans l’onglet Aide de ce fichier
ou dans l’annexe A de ce guide.
• Supprime les espaces de début ou de fin (important pour les champs Numéro
de pièce).
• Indique l’emplacement de fin de ligne pour permettre aux utilisateurs de
vérifier s’ils ont entré des lignes vides entre les données.
Important : lorsque les données sont téléchargées, Problem Solver
confirme que le fichier contient uniquement des nouveaux articles ou
des articles existants modifiés. Si le fichier contient 10 doublons d’articles
qui existent déjà dans le système (ou plus), la totalité du fichier est rejetée.
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6 Annexes
6.1 Annexe A : Définitions des champs
Le tableau ci-dessous présente le modèle de téléchargement d’articles en sections
et décrit les informations correctes requises pour chaque champ. Il fournit également
des règles générales sur le type de données (par exemple, caractère, nombre...) et
sur la longueur maximale des champs prise en charge. Les utilisateurs clients sont
encouragés à fournir toutes les informations demandées dans chaque section, mais
ils peuvent laisser vides (valeur nulle) les champs qui ne s’appliquent pas à eux.
Champs obligatoires
Champs préférés
Champs facultatifs
Les types de données peuvent être les suivants :
•
c (caractère / alphanumérique)
•
N (Numérique)
•
D (Date)
En-tête de colonne
Type
Longueur
maximale
Description
Nom de la société
Code de l’initiateur (final)
pour cette société
C
200
Nom du siège de la société.
C
100
Code d’identification du siège de la société défini en
interne par l’initiateur.
Code GRID final
C
100
Identificateur Covisint unique du siège de la société.
Code de l’initiateur pour
ce site
C
100
Code d’identification de l’emplacement de la société
(usine/site) défini en interne par l’initiateur.
Code GRID
C
100
Identificateur Covisint unique du site de la société.
Nom du site
C
500
Nom complet du site de la société.
Adresse 1
C
100
Adresse du site de la société.
Adresse 2
C
50
Adresse du site de la société.
Ville
C
200
Ville du site de la société.
État/Province
Code postal
C
200
État du site de la société.
C
50
Code postal du site de la société.
Pays
C
3
Pays du site de la société. Utiliser les codes pays selon
la nome ISO 3166.
Date de la dernière mise
à jour
D
Date de la dernière mise à jour de l’enregistrement dans
Problem Solver (mm/jj/aaaa).
Dernière mise à jour par
C
Personne ayant effectué la dernière mise à jour de
l’enregistrement dans Problem Solver.
Informations client
Informations fournisseur
Nom de la société
C
200
Nom du siège de la société fournisseur.
Code de l’initiateur (final)
pour ce fournisseur
C
100
Code d’identification du siège de la société du
fournisseur défini en interne par l’initiateur.
Code GRID final fournisseur
C
100
Identificateur Covisint unique du siège de la société
du fournisseur.
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En-tête de colonne
Type
Longueur
maximale
Description
Code de l’initiateur pour ce
site fournisseur
C
100
Code d’identification de l’emplacement de la société du
fournisseur (usine/site) défini en interne par l’initiateur.
Site du fournisseur :
Code GRID
C
100
Identificateur Covisint unique du site de la société
du fournisseur.
Nom du site du fournisseur
C
500
Nom complet du site de la société.
Site du fournisseur :
Adresse 1
C
100
Adresse du site de la société du fournisseur.
Site du fournisseur :
Adresse 2
C
50
Adresse du site de la société du fournisseur.
Site du fournisseur : Ville
C
200
Ville du site de la société fournisseur.
Site du fournisseur :
État/Province
C
200
État du site du fournisseur.
Site du fournisseur :
Code postal
C
50
Code postal du site du fournisseur.
Site du fournisseur : Pays
C
3
Pays du site du fournisseur.
Date de la dernière mise
à jour
D
Date de la dernière mise à jour de l’enregistrement
dans Problem Solver (mm/jj/aaaa).
Dernière mise à jour par
C
Personne ayant effectué la dernière mise à jour de
l’enregistrement dans Problem Solver.
Informations article
Préfixe d’article
C
20
Préfixe d’un numéro d’article (par exemple, code famille
ou d’articles). Non disponible ou visible dans Problem
Solver sauf dans les Rapports d’analyse.
Numéro d’article
C
20
Numéro ou code d’identification d’un article spécifique.
Suffixe d’article
C
20
Suffixe d’un numéro d’article (par exemple, un suffixe
désignant une couleur). Non disponible ou visible dans
Problem Solver sauf dans les Rapports d’analyse.
Séparateur de numéro
d’article
C
3
Symbole utilisé pour séparer le préfixe et le suffixe
d’article du numéro d’article. Non disponible ou visible
dans Problem Solver.
Nom de l’article/ Description
C
300
Brève description ou nom de l’article.
Système source
C
50
Système du client où est stocké le numéro de l’article.
Généralement le nom d’un système informatique ou
d’une usine de production.
Code acheteur
C
100
Code identificateur de l’acheteur responsable
de l’article.
Code de site du fournisseur
C
100
Code unique du client pour le site du fournisseur qui
fournit l’article.
Code de site du client
C
100
Code unique du client pour le site du fournisseur qui
reçoit l’article.
Date de la dernière mise
à jour
D
Date de la dernière mise à jour de l’enregistrement
dans Problem Solver (mm/jj/aaaa).
Dernière mise à jour par
C
Personne ayant effectué la dernière mise à jour de
l’enregistrement dans Problem Solver.
Champs obligatoires
Champs préférés
Champs facultatifs
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6.2 Annexe B : Liste de contrôle de soumission
Cette annexe, conçue comme une liste de contrôle, est un guide de référence
destiné à aider les utilisateurs clients à préparer et mettre à jour des fichiers
modèles de téléchargement d’articles de Problem Solver.
Format de fichier : utilisez le modèle de téléchargement d’articles de
Problem Solver.
Exécutez le rapport « Site du fournisseur » en sélectionnant votre société
comme étant le seul fournisseur, exportez-le et chargez-le dans l’onglet
« Informations client ».
Exécutez le rapport « Site du fournisseur », exportez-le et chargez-le dans
l’onglet « Informations fournisseur ».
Chargez les informations d’articles à ajouter, modifier ou supprimer dans
l’onglet « Informations article ».
Si le fichier contient plus de 65 000 lignes, veuillez le fractionner en plusieurs
fichiers pour que chaque fichier ne contienne pas plus de 65 000 éléments.
Si vous ne savez pas quels articles ont changé, vous pouvez éventuellement
comparer vos données aux données présentes dans Problem Solver
o Exécutez le rapport « Article », exportez-le et chargez-le dans l’onglet
« Informations article en cours ».
o Supprimez les enregistrements de l’onglet « Informations article » qui
sont des doublons des données dans Problem Solver en cliquant sur
« Supprimer doublons » dans l’onglet « Informations article en cours ».
Validez les données entrées en cliquant sur le bouton Valider dans l’onglet
Informations article :
La validation vérifie les éléments suivants :
o Enregistrements en double.
o À chaque code de site client de l’onglet Informations article correspond
une entrée dans l’onglet Informations client.
o À chaque code de site fournisseur de l’onglet Informations article
correspond une entrée dans l’onglet Informations fournisseur.
o Tous les champs obligatoires sont renseignés.
o La longueur des caractères de champ figure dans l’onglet Aide de ce
fichier ou dans l’annexe A de ce guide.
o Supprime les espaces de début ou de fin (important pour les champs
Numéro de pièce).
o Indique l’emplacement de fin de ligne pour permettre aux utilisateurs
de vérifier s’ils ont entré des lignes vides entre les données.
Corrigez les erreurs et validez à nouveau jusqu’à ce que les erreurs
n’apparaissent plus.
Téléchargez le fichier Excel (les données dans l’onglet « Informations
article » sont importées).
Le lundi suivant, vérifiez le statut de votre téléchargement.
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