Reglement Intérieur 2015 - Association Evening Wear Evenement

Ass. Evening Wear Evenement
4 Rue du Stade
28 700 Sainville
Numéro SIRET : 79161076900014
Tél : 06 64 46 39 85
Règlement Intérieur
Le règlement intérieur prévoit les modalités de fonctionnement de l’association non prévues
par les Statuts. Il est rédigé par le Bureau et validé par le Conseil d’Administration et est
remis à tous les bénévoles au moment de l’adhésion.
I Membres et Cotisation
Article 1 : Membres
Comme stipulé dans l’article XI des Statuts nous considérons toute personne payant la
cotisation comme un Membre Abonné de notre association.
- Les Membres Abonnés bénéficient de tarifs et avantages sur nos manifestations qualifiées
« tout public ou réservé aux abonnés » et n’ont aucune obligation d’y assister.
Etant des adhérents, ils participent à la vie de l’Association et sont invités aux réunions qui
visent à l'organisation de l’Association et aux Assemblées Générales.
Ils peuvent se voir proposer de participer ponctuellement à l’organisation de l’événement le
jour J (installation et/ou animation) à la demande du Chef de Projet de l’évènement.
- Les Membres Organisateurs font parti d’une équipe de projet et participent à la création de
l’événement depuis sa conception jusqu’à sa réalisation. L’équipe Organisatrice est encadrée
par un Chef de Projet nommé par le Conseil d’Administration ou le Bureau.
Article 2 : Chef de Projet
Le Chef de Projet est obligatoirement un Membre Organisateur.
Il peut obtenir ce statut soit en proposant un projet complet devant le Conseil
d’Administration qui statuera sur ledit projet soit en étant candidat pour ce poste sur des
projets existants.
Le Membre Organisateur perd son statut de Chef de Projet une fois l’évènement passé ou
abandonné.
Il est libre de choisir son équipe au sein des Membres Organisateurs de l’Association.
Son rôle : gérer l’ensemble d’un projet, en veillant à faire travailler toutes les fonctions
spécialisées de manière coordonnée. Il est chargé de la relation client et est le directeur de
l’équipe porteuse du projet. Il est garant de l’avancée des travaux et du respect des délais.
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Ses missions :
a) Participer à la phase de réflexion et pouvoir être capable d’anticiper tous les aspects
techniques, organisationnels et juridiques que le projet va engendrer.
b) Rédiger le cahier des charges qui centralise toutes les informations qui auront été
mises en évidence pour matérialiser la demande du client reprenant point par point
tous les aspects de la future réalisation.
c) Établir le planning de production et fixer les délais.
d) Coordonner et encadrer les différents acteurs qui vont intervenir dans la production.
Veiller à la cohésion de son équipe.
e) Respecter le budget alloué et informer le Trésorier des mouvements financiers à
réaliser et des éventuels écarts.
f) Assurer la procédure de contrôle avant le jour de l’évènement et veiller à son bon
déroulement le jour J.
g) Etre capable d’entretenir la relation avec le client et les prestataires constitue une part
importante du travail quotidien du Chef de Projet.
h) Faire le bilan de l’événement au Conseil d’Administration ou au Bureau.
Article 3 : Responsable de Pôle
Les Membres Organisateurs peuvent postuler comme Responsables de Pôle. Ils font, pour la
majorité, parti du Conseil d’Administration.
Ils ont pour rôle de superviser toute une équipe dans un pôle précis (Communication,
Logistique, Commercial par exemple).
Ses missions :
a) Recruter son équipe au sein des Membres Organisateurs.
b) Garantir le bon fonctionnement du pôle.
c) Etablir un planning et fixer les délais.
d) Communiquer en permanence avec les Chefs de Projet pour répondre à leur besoin.
e) Evaluer son équipe et veiller à la cohésion de son équipe.
f) Etre libre de déléguer les taches à leur équipe.
g) Etre le contact de référence des fournisseurs.
h) Rendre compte régulièrement au Conseil d’Administration ou au Bureau.
Article 4 : Admission des Membres
Le recrutement des membres est ouvert tout au long de l’année et se fait par le biais d’un
bulletin d’adhésion à remplir.
L’Association accepte toute personne souhaitant devenir adhérent sans distinction
d’appartenance politique, de sexe, de religion ou de culture.
L’Association n’accepte pas les mineurs de moins de 15 ans.
Les mineurs entre 15 et 18 ans devront fournir un accord parental.
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Tout membre accepté doit fournir le paiement de la cotisation annuelle qui est valable pour
l’année civile en cours à l’exception d’une inscription à partir d’octobre où la cotisation est
valable pour l’année civile suivante. Il acquiert le statut de Membre Abonné.
Concernant les Membres Organisateurs, ils devront fournir un Curriculum Vitae lors de
l’adhésion. Le Conseil d’Administration sera alors informé de la candidature et statuera sur
l’intégration ou non du membre dans l’équipe organisatrice.
Article 5 : Cotisation
La cotisation annuelle est fixée à 15 euros depuis le 09 Mars 2013 par validation du Conseil
d’Administration.
Elle est payable par chèque ou par espèce en une seule fois et en main propre auprès du
Trésorier contre un reçu. Il est, également, possible de régler la cotisation par Paypal en
adhérant via le site de l’Association.
Elle est non remboursable pour l’année en cours.
Si le membre a versé la cotisation de l’année suivante celle-ci lui est restituée en cas de
radiation ou de démission.
Article 6 : Démission d’un Membre Organisateur
Le membre démissionnaire doit faire parvenir au Président sa lettre de démission. Un
préavis de quinze jours est alors demandé au membre afin qu’il puisse transmettre tous ses
dossiers en cours à son Chef de Projet ou au Bureau ou au Responsable de Pôle.
Une démission peut être annulée tant que le Membre Organisateur n’a pas reçu la
confirmation écrite du Secrétariat que sa démission était prise en compte par ce dernier.
Un membre qui a démissionné peut tout à fait re-postuler.
II Généralité
Article 1 : Adresses
Conformément à la déclaration en préfecture du 03 février 2013, modifié le 01 octobre
2015, l’Association a son siège social au : 4 rue du stade 28700 Sainville. En accord avec
l’article III des Statuts.
En aucun cas, l’Association ne reçoit du public dans ces lieux. Elle s’accorde néanmoins le
droit de recevoir des membres lors de réunion ne dépassant pas vingt personnes (Bureau ou
Conseil d’Administration).
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Article 2 : Horaires d’ouverture du Secrétariat
Le secrétariat de l’Association est ouvert :
Du lundi au samedi de 10h00 à 19h00 - Fermé le dimanche et jours fériés
Il est joignable par téléphone ou email.
Les membres ne sont pas tenus de consacrer du temps tous les jours à l’Association mais
suffisamment afin d’effectuer leur recherche et d’y préparer les dossiers et tâches confiées
par leur responsable.
Article 3 : Congés
L’Association s’accorde quelques jours de congés pendant lesquels son activité est ralentie.
Ces congés sont communiqués à tous les membres par le Secrétariat.
Cette période peut varier d’une année sur l’autre aussi bien sur les dates que sur la durée en
fonction des événements planifiés.
Article 4 : Assurances
L’Association a choisi d’assurer ses Membres et ses dirigeants par la Responsabilité Civile.
De plus, dans le cadre des événements organisés, elle prévoit de souscrire en plus une
assurance de Responsabilité Civile Organisateur, qui couvre également le public reçu lors de
ses manifestations.
Article 5 : Respect
L’Association oblige tous ses membres à se respecter et condamne fermement tout
manquement à ce principe.
L’Association est soumise aux lois et aux principes de la République auxquels elle est
fortement attachée. (La Laïcité par exemple).
L’Association organise des événements pour tout type de demande sans distinction
d’appartenance politique, de sexe, de religion ou de culture.
III Fonctionnement
Article 1 : Principe
Comme le stipule les Statuts, l’Association est gérée par un Bureau élu, pour quatre ans, par
le Conseil d’Administration en son sein.
Le Conseil d’Administration est renouvelé tous les ans lors de l’Assemblée Générale
composée par tous les membres de l’Association. Tous les membres Abonnés de
l’Association peuvent se porter candidat à l’élection.
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Les Fondateurs ont un statut qui leur est propre et supervisent toute l’Association.
Article 2 : Fondateurs (Complément de l’article VIII des Statuts)
Les Fondateurs ont pour mission d’assurer le bon fonctionnement de l’Association. Ils en
sont les représentants légaux.
Ils effectuent toutes les démarches administratives, juridiques et financières de l’Association
ou accompagnent le Président et le Trésorier dans ces démarches.
Ils participent de près ou de loin à tous les événements de l’Association dans leur
réalisation, leur gestion et leur organisation.
Ils valident et supervisent les dépenses et les recettes de l’Association.
Ils peuvent demander des explications ou justificatifs à un membre sur n’importe quel sujet
dès qu’ils le jugeront nécessaire.
Article 3 : Bureau (Complément de l’article IX des Statuts)
- Le Président a pour mission de veiller au bon fonctionnement de l’Association et réaliser
les missions qui lui sont confiées par les Fondateurs. Il prend ses décisions toujours dans
l’intérêt de l’Association et en rend compte aux Fondateurs.
Il est responsable de faire appliquer les Statuts, le présent règlement et la charte de
confidentialité, et supervise les recrutements des Membres Organisateurs avec le Conseil
d’Administration.
Il est mandaté par le Conseil d’Administration sur la gestion des comptes bancaires et ce
jusqu’à la fin de son mandat.
Il peut être représenté par le Vice-président ou par un des Fondateurs en cas de nécessité.
- Le Trésorier a pour mission de tenir les comptes de l’Association. Il valide, en accord avec
le Président et les Fondateurs, les budgets ou les dépenses de l’ensemble de l’Association
ainsi que tous mouvements financiers.
Il tient le livre de compte et le présente lors des Assemblées Générales et est en mesure de
fournir tous les justificatifs demandés en cas de contrôle.
Il est en charge de collecter en main propre les cotisations.
Il est, lui aussi, mandaté par le Conseil d’Administration sur la gestion des comptes
bancaires et ce jusqu’à la fin de son mandat.
- Le Secrétaire a pour mission d’organiser, planifier et convier les membres aux réunions, au
Conseil d’Administration, au Bureau et aux Assemblées Générales.
Il rédige les textes soumis à l’approbation du Conseil d’Administration, du Bureau ou des
Assemblées Générales.
Il établit un procès verbal après chaque réunion et le soumet à l’approbation lors la réunion
suivante. Il sera envoyé à tous après validation.
Il fait connaître à tous, toutes modifications des Statuts, du Règlement Intérieur ou de la
Charte de Confidentialité.
Il planifie les événements sur l’agenda en accord avec le Chef de Projet.
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Il traite les emails du Bureau et répond au téléphone dans les heures d’ouverture du
Secrétariat.
Article 4 : Conseil d'Administration (Complément de l’article X des Statuts)
Il fixe la politique de l’Association et vote la modification des textes qui la régissent.
Il valide, en accord avec les Fondateurs, toutes les propositions de projet événementiel qui
lui sont soumis.
Il statue sur l’attribution des postes de Chef de Projet et de Responsable de Pôle.
Il fixe les campagnes de communication et de publicité de l’Association.
Il supervise tous les événements
Article 5 : Votes
Tous les votes se font à main levée et sont validés à la majorité des voies exprimées.
Tout membre absent au moment du vote peut remettre - dans les sept jours précédents le
vote - au Président ou au Vice Président son intention de vote sous enveloppe cachetée qui
ne sera ouverte qu’au moment du vote.
Tous les membres présents ou absents doivent se conformer au vote majoritaire.
Les Membres Organisateurs souhaitant être candidats au Conseil d’Administration, doivent
avoir déposé leur demande avant le 15 février de chaque année afin de pouvoir organiser le
vote.
Les candidats sont rééligibles et doivent avoir au moins six mois d’activités dans
l’Association au moment du vote.
Article 11 : Réunions de Travail ou de Projet
Elles sont organisées selon les besoins de l’Association et à la demande des Chefs de Projet
ou des Responsables de Pôle.
Elles s’adressent uniquement aux membres convoqués par le Secrétariat.
Dans tous les cas, les membres sont convoqués sept jours avant la date fixée et sont
prévenus de l’ordre du jour.
Il est possible d’aborder d’autres points que ceux figurant à l’ordre du jour si nécessaire.
A titre exceptionnel et sur invitation de l’organisateur de la réunion et avec l’accord du
Bureau, un tiers peut assister aux réunions dès lors que sa présence est justifiée.
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Article 12 : Congé des Membres Organisateurs
Les membres Organisateurs de l’Association sont tenus d’informer le Secrétariat de leur
indisponibilité afin de les décharger de leur mission le temps de leurs vacances, et d’en
assurer le suivi par d’autres membres.
IV Les Sanctions
Article 1 : Membre Abonné
Seul le manquement au respect du Règlement Intérieur et au règlement des événements peut
entraîner la radiation par le Conseil d'Administration du Membre Abonné en plus de la
radiation précisée par l’article XV des Statuts.
Article 2 : Membre Organisateur
L’Association comprend et tolère que ses membres Organisateurs ne soient pas à sa
disposition. Il est néanmoins nécessaire que le membre avertisse le Secrétariat en cas
d’absence aux réunions, aux Assemblées Générales ou au Conseil d’Administration.
Attention, nous sommes une association d’événementiel avec des dates à tenir. Une absence
répétée d’un Membre Organisateur peut lui valoir de perdre son poste ou sa tâche. Une
absence de deux mois sans justificatif entraîne sa radiation (article XV des Statuts).
Le manquement au respect des Statuts, du présent Règlement, de la Charte de
Confidentialité entraîne la radiation.
V Règlement des Evénements
Article 1 : Membre Organisateur
Les Membres Organisateurs doivent être ponctuel et régulier dans leur présence.
En cas d’absence partielle ou totale, le jour d’un évènement, le Chef de Projet pourra
attribuer la tâche à un autre Membre Organisateur.
Article 2 : Dress Code
Lors des événements, une tenue correcte est exigée.
Lorsqu’un dress code est établi par le Chef de Projet, il doit être respecté par toute l’équipe
organisatrice.
Article 3 : Droit d’Entrée
Dans le cadre de nos événements, nous indiquons toujours sur les supports de
communication les conditions d’accès aux événements.
La mention « tout public » permet aux Membres Abonnés d’entrer à tarif réduit.
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Dans le cadre de soirée avec débit de boissons alcoolisées, les mineurs y sont autorisés sous
réserve de l’accord de leurs parents ou du représentant légal. L’Association refusera
néanmoins, comme l’exige la loi, de servir de l’alcool aux mineurs.
Le Membre Adonné n’est en aucun cas un privilégié et peut se voir exclu ou interdit de
soirée par les services de sécurité de l’événement s’il nuit à son bon déroulement.
Les soirées strictement réservées aux Membres Abonnés ne peuvent en aucun cas accueillir
des personnes externes à l’Association.
V Réseaux Sociaux et Relations publiques
Afin de protéger la vie privée de ses membres et de préserver au mieux les intérêts de
l’Association, EVENING WEAR EVENEMENT demande à ce qu’aucun contact
professionnel ne soit ajouté sur les pages personnelles des membres.
L’Association invite ses membres à rediriger leurs contacts professionnels sur la page
officielle EVENING WEAR EVENEMENT.
L’Association ne contrôle pas les pages de ses membres et compte donc sur leur sérieux.
Les comptes sur les réseaux sociaux de l’Association sont exclusivement gérés par le pôle
Communication.
Il est strictement interdit de créer un compte au nom de l’Association ou de divulguer des
informations en son nom s’en son autorisation.
Fait à, ………………………….………, modifié le ………………….
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