Gestion de la chaîne de froid

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Bloc III: LOGISTIQUE
Cours de formation en gestion
des cadres du PEV
Niveau intermédiaire
MODULE 8
Organisation mondiale de la Santé
Bureau régional de l’Afrique
Programme Elargi
de Vaccination
2
Cours de formation en gestion des cadres du PEV – Niveau intermédiaire
Cours de formation en gestion des
cadres du PEV
Niveau intermédiaire
Bloc III : Logistique
Module 8
Mars 2004
Version préliminaire 2
Bureau régional de l’Afrique
Block III • Module 8 : Gestion de la chaîne de froid
Programme Elargi
de Vaccination
OMS/AFRO
i
Remerciements
Le Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique exprime sa gratitude à tous les partenaires, en particulier l'OMS/
Siège, l'USAID et la Fondation des Nations Unies pour leur contribution au financement, à la préparation et
à l'achèvement du présent module.
Pour des informations et une documentation plus actualisées sur la formation en vaccination, bien
vouloir :
• visiter notre site Internet : http://www.who.int/vaccines-diseases/epitraining/
• vous référer au CD " Resources for Immunisation Managers ", version 2 (WHO/HQ, 2002)
Ce document n'est pas une publication officielle de l'Organisation mondiale de la Santé (OMS)
et tous les droits y afférents sont réservés par l'Organisation. S'il peut être commenté, résumé,
reproduit ou traduit sans aucune restriction, partiellement ou en totalité, il ne saurait cependant
l'être pour la vente ou à des fins commerciales.
© 2004
ii
Bloc III• Module 8 : Gestion de la chaîne de froid
OMS/AFRO
Cours de formation en gestion des cadres du PEV – Niveau
intermédiaire : liste des modules
1. BLOC I : Modules introductifs (0-3)
Module 0 : Introduction
Module 1 : Approche de résolution des problèmes pour la gestion des services de vaccination
Module 2 : Rôle du gestionnaire du PEV
Module 3 : Communication pour les programmes de vaccination
Manuel de référence : Manuel de communication pour la polio et le PEV de routine
2. BLOC II : Planification/Organisation (4-6)
Module 4 : Planification des activités de vaccination
Module 5 : Augmentation de la couverture vaccinale
Module 6 : Réduction des occasions manquées
Manuel de référence : Guide révisé de planification du PEV
3. BLOC III : Logistique (7-14)
Module 7 : Planification, suivi et supervision de la logistique du PEV
Module 8 : Gestion de la chaîne de froid
Module 9 : Gestion des vaccins
Module 10 : Sécurité de la vaccination
Module 11 : Gestion du transport
Module 12 : Gestion de la logistique pour la vaccination supplémentaire
Module 13 : Logistique pour la surveillanceModule 14 : Entretien
4. BLOC IV : Nouveaux vaccins (15)
Module 15 : Introduction de nouveaux vaccins
5. BLOC V : Vaccination supplémentaire (16-17)
Module 16 : Comment organiser efficacement les JNV pour l'éradication de la polio
Module 17 : Comment organiser des campagnes de masse avec les vaccins injectables (rougeole, FJ, TTN)
Manuel de référence :
1. Guide de terrain sur les activités de vaccination supplémentaire visant l'éradication de la polio (version révisée, 1996)
2. directives pour améliorer la qualité des JNVguide de terrain d'AFRO pour les activités de vaccination supplémentaire contre la rougeole
6. BLOC VI: Surveillance de la maladie (18-19)
Module 18 : Prise en charge des cas de maladies prioritaires
Module 19 : Surveillance intégrée de la maladie (voir les modules IDSR)
7. BLOC VII : Suivi et évaluation (20-23)
Module 20 : Suivi et gestion de données
Module 21 : Supervision formative par les gestionnaires du PEV
Module 22 : Mener une enquête sur la couverture du PEV
Module 23 : Evaluation du programme de vaccination
Manuel de référence :
Liste de Controle pour la supervision Intégrée des Activités de prévention et de Lutte Contre les Maladies au Niveau du District. Guide de Préparation.
Oct. 2003. OMS/AFRO
8. BLOCK VIII : Matériels de formation du PEV (24)
Module 24 : Guide de l'animateur
Autres outils et guides
Trousse de formation du PEV
Guide du directeur de cours
OMS/AFRO
iii
Table des matières
Abreviations et acronymes .............................................................................................................. v
Glossaire ......................................................................................................................................... vi
1. Introduction ............................................................................................................................... 1
1.1 Contexte .............................................................................................................................. 1
1.2 But du module ..................................................................................................................... 2
1.3 Audience cible ...................................................................................................................... 2
1.4 Objectifs de la formation ..................................................................................................... 2
1.5 Contenu du module ............................................................................................................. 3
1.6 Comment utiliser ce module ................................................................................................ 3
2. Organiser la chaîne de froid ..................................................................................................... 5
2.1 Configuration de la chaîne de froid .................................................................................... 6
2.2 Approvisionnement de vaccins et autres matériels du PEV ................................................. 8
2.3 Sources d’énergie de la chaîne de froid ............................................................................. 10
2.4 Chaîne de froid inverse ...................................................................................................... 12
3. Estimer la capacité de stockage de la chaîne de froid.......................................................... 15
3.1 Evaluer la capacité de stockage requise ............................................................................. 15
3.2 Estimer le volume net requis de stockage des vaccins ....................................................... 16
3.3 Estimer la capacité requise de la chaîne de froid pour le stockage des vaccins................. 19
3.4 Sélectionner les équipements de la chaîne de froid .......................................................... 20
4. Gérer le matériel de la chaîne de froid.................................................................................. 25
4.1 Inventaire du matériel de la chaîne de froid ..................................................................... 25
4.2 Entretien du matériel / maintenance ................................................................................. 27
5. Planifier la chaîne de froid ..................................................................................................... 31
5.1 Préparer les plans annuels de la chaîne de froid ............................................................... 31
5.2 Préparer un plan d’urgence de la chaîne de froid ............................................................. 32
6. Suivre et superviser la chaîne de froid .................................................................................. 35
6.1 Suivi de la chaîne de froid ................................................................................................. 35
6.2 Indicateurs de suivi de la chaîne de froid .......................................................................... 35
6.3 Rapports ............................................................................................................................. 36
6.4 Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle « en bonne santé » ................................ 37
6.5 Supervision......................................................................................................................... 41
Références ..................................................................................................................................... 42
Annexes
Annexe 1 :
Plan de réhabilitation de la chaîne de froid dans la province de Qwerty, Hopelandia43
Annexe 2 :
Liste d’indicateurs sélectionnés pour le suivi de la chaîne de froid ......................... 44
iv
OMS/AFRO
Abréviations et acronymes
BCG
Bacille Calmette-Guérin (contre la tuberculose)
CFC
Chlorofluorocarbone
DANIDA
Agence danoise de développement international
DT
Diphtérie, tétanos (vaccin)
DTC
Diphtérie, tétanos, coqueluche (vaccin)
HepB
Hépatite B (vaccin)
Hib
Haemophilus influenza de type B (vaccin)
MMR
Rougeole, oreillons, rubéole (vaccin)
Measles, mumps, rubella vaccines
MR
Rougeole, rubéole (vaccin)
Mumps, rubella (vaccine)
MSP
Ministère de la Santé
OMS
PCIME
Prise en charge intégrée des maladies de l’enfant
PCV
Pastille de contrôle du vaccin
PEV
Programme Elargi de Vaccination
PFA
Paralysie flasque aiguë
PIS
Fiche d’information sur les produits
UNICEF
Fonds des Nations Unies pour l’Enfance
VAT
Vaccin antitétanique
VPO
Vaccin polio oral
Products Information Sheets
OMS/AFRO
v
Glossaire
“Bundling” :
L’offre groupée des fournitures : des vaccins, des diluants, des seringues
et des boîtes de securité. L’implication est qu’aucune composante ne peut
être considéreé isolément. L’offre groupée n’a pas de connotation
physique et n’implique pas que les articles doivent être emballés ensemble.
Chaîne de froid :
Système constitué de divers éléments, à savoir les ressources humaines,
matérielles, financières et également des normes, à différents niveaux
autrement appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le
stockage et la distribution de vaccins actifs depuis le fabricant jusqu’à
l’endroit où ils sont administrés aux sujets cibles.
Maintenance :
Ensemble des activités techniques qui assurent le bon fonctionnement
des équipements, des moyens de transport relatifs à la chaîne de froid.
Supervision :
Processus destiné à guider, appuyer et aider les prestataires de service à
remplir leurs devoirs et tâches assignées en vue d’atteindre les objectifs
organisationnels planifiés. La supervision s’effectue à l’aide d’une liste de
contrôle de supervision ou d’un questionnaire qui aident le superviseur
à évaluer la situation par rapport aux différents aspects du programme
ou projet.
Vaccin :
Produit biologique fabriqué à partir de virus tué, de virus ou de bactérie
atténué, utilisé en vaccination pour induire une immunité spécifique chez
les personnes contre les maladies infectieuses.
Inventaire :
Activité pour vérifier les quantités physiques, observer l’état fonctionnel
actuel des équipements et autres matériels utilisés dans la chaîne de froid.
Logistique :
Ensemble des opérations qui inclus, la fourniture, la livraison, des vaccins
et consommables à l’endroit où ils doivent être utilisés, gestion et
maintenance des équipements et des moyens de transport de la chaîne
de froid.
vi
OMS/AFRO
1. Introduction
1.1
Contexte
1.2
But du module
1.3
Audience cible
1.4
Objectifs de la formation
1.5
Contenu du module
1.6
Comment utiliser le module
L
e Programme élargi de vaccination a connu de grands progrès ces dernières années en Afrique,
en particulier en ce qui concerne les activités d’éradication de la poliomyélite. Au cours de cette
décennie l’objectif est de renforcer le PEV de routine et d’introduire de nouveaux vaccins pour
élargir l’éventail de lutte et assurer la survie de l’enfant. Tant que nous ne pouvons pas être sûrs de
la qualité des vaccins, de leur validité du fabricant à l’enfant, nous n’aurons pas atteint l’objectif
principal de la vaccination.
Le système de garantie de la qualité des vaccins est communément appelé « Chaîne de froid ». La
gestion de la chaîne de froid comprend deux catégories : gérer les équipements et gérer les hommes.
Les récentes évaluations menées en 2001 et 2003 dans les pays d’Afrique montrent que beaucoup de
pays ont encore du chemin à faire pour améliorer leurs systèmes de gestion des vaccins. Certes, il y
a beaucoup de points positifs dans le fonctionnement de la chaîne de froid, mais les insuffisances
suivantes ont été constatées :
les ruptures fréquentes de la chaîne de froid (parfois de longue durée) suite à l’absence de
combustible ou de pièces détachées
le manque de planification de la maintenance et de la réhabilitation de la chaîne de froid.
l’utilisation incorrecte de la PCV comme instrument de gestion
le manque de prévision pour les situations d’urgences
Ces problèmes freinent les progrès des services de vaccination de routine et entravent les efforts
visant à atteindre les objectifs d’élimination et d’éradication de la maladie. Pour résoudre ces problèmes,
il faut :
Identifier clairement les difficultés de la chaîne de froid et leurs causes
Entreprendre des actions spécifiques pour y remédier
Renforcer les systèmes de gestion pour prévenir la résurgence des mêmes problèmes ou des
cas semblables.
1.1 Contexte
Afin d’élaborer des systèmes de logistique efficaces et efficients pour une chaîne de froid fiable
partout dans la Région africaine, le PEV/AFRO et ses partenaires s’efforcent d’aider les programmes
nationaux des pays à atteindre les objectifs du PEV.
Ces efforts sont consentis sous la forme d’appui technique offert par les consultants de l’OMS,
d’élaboration de supports pédagogiques, de modules de formation, de fiches techniques de supervision
et d’encadrement pour le développement des ressources humaines.
OMS/AFRO
1
La chaîne de froid est indispensable parce que les vaccins sont des produits sensibles qui perdent leur
activité s’ils sont exposés à des températures trop élevées ou trop basses. Rien ne sert d’atteindre un
niveau élevé de couverture vaccinale en utilisant des vaccins qui ne sont pas actifs.
L’équipe de la chaîne de froid est consciente de la tâche qui lui incombe. Un bon matériel (fonctionnel
et répondant aux critères édictés par le programme) est essentiel pour la réussite du Programme,
mais il doit être correctement utilisé, ce qui suppose un savoir-faire correctement appliqué par tous
les membres de l’équipe, une supervision permanente et une motivation conséquente.
1.2 But du module
Le présent module fournit au personnel de terrain des informations actualisées sur la chaîne de
froid, en remplacement du module de formation de niveau intermédiaire intitulé «Assurer le
fonctionnement de la chaîne de froid» WHO/EPI/MLM/91.5 Révisé en janvier 1993.
C’est un outil didactique pratique destiné aux agents de santé impliqués dans la vaccination à tous
les niveaux, en vue de gérer l’appui logistique du PEV pour fournir des services de qualité à la
population cible.
1.3 Audience cible
Ce module s’adresse aux cadres du PEV à tous les niveaux du système national de santé. Il leur
fournira les informations nécessaires pour la conduite des activités de planification, de suivi et de
supervision formative de la chaîne de froid.
1.4 Objectifs de la formation
À la fin du module, les participants seront en mesure de :
Expliquer la chaîne de froid.
Justifier le choix des options retenues pour la chaîne de froid et le choix du matériel
Estimer les capacités de la chaîne de froid et sélectionner le matériel
Calculer les besoins en stockage des vaccins à différents niveaux
Evaluer la capacité de stockage à différents niveaux de la chaîne de froid
Evaluer les capacités de congélation du matériel pour les accumulateurs de froid
Sélectionner les équipements appropriés de la chaîne de froid.
Gérer la chaîne de froid
Définir le calendrier d’approvisionnement, en tenant compte de la capacité de stockage du
matériel
Effectuer l’inventaire physique des équipements et des stocks de consommables et tenir les
archives
Définir les activités de maintenance des équipements à différents niveaux
Evaluer les besoins de fonctionnement de la chaîne de froid
Evaluer les besoins de renouvellement de la chaîne de froid.
2
OMS/AFRO
Elaborer des plans pour la chaîne de froid
Elaborer un plan annuel de supervision de la chaîne de froid
Préparer un plan d’urgence de la chaîne de froid.
Suivre le fonctionnement de la chaîne de froid
Fonctionnalité
Fiabilité
Entretien du matériel (préventif et curatif).
Superviser la chaîne de froid
Elaborer une liste de contrôle pour la supervision de la chaîne de froid
Déterminer les tâches techniques à exécuter par les agents de santé pour l’entretien de la
chaîne de froid
Elaborer un programme de formation ou de remise à niveau du personnel de santé.
Mettre en place la chaîne de froid inverse pour la collecte et le transport des échantilons de
laboratoire
1.5 Contenu du module
Ce module est divisé en cinq sections :
1.6 Comment utiliser ce module
Après avoir discuté des concepts régissant la gestion de la chaîne de froid et considéré les diverses
approches suggérées, chaque participant passera aux exercices pratiques. A la fin des exercices, les
solutions seront discutées en groupe de travail ou en plénière avec l’aide des animateurs.
OMS/AFRO
3
4
OMS/AFRO
2. Organiser la chaîne de froid
2.1 Configuration de la chaîne de froid
2.2
Approvisionnement de vaccins et autres matériels du PEV
2.3
Sources d’énergie de la chaîne de froid
2.4
Chaîne de froid inverse
L
a chaîne de froid se définit comme un système constitué de divers éléments, à savoir les ressources
humaines, matérielles, financières et également des normes, à différents niveaux autrement
appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le stockage et la distribution de vaccins actifs
depuis le fabricant jusqu’à l’endroit où ils sont administrés aux sujets cibles. La figure 1 ci-dessous en
donne une illustration détaillée.
Figure 1 : Mouvement des vaccins dans la chaîne de froid des
fabricants à l’enfant ou à la femme cible
Source : OMS/Siège
La chaîne de froid fait partie intégrante du programme de vaccination et à ce titre, elle doit être
considérée dans la gestion du PEV (planification, suivi et évaluation).
OMS/AFRO
5
Dans les activités de planification de la vaccination, la direction du PEV doit :
définir la meilleure configuration possible de la chaîne de froid,
assurer la disponibilité de vaccins actifs à tous les niveaux d’intervention du pays y compris
les nouveaux .vaccins.
2.1 Configuration de la chaîne de froid
Une évaluation logistique rapide peut déterminer l’état de la gestion du matériel et des vaccins au
niveau du terrain, ainsi que l’état du système de distribution. Sur la base de ces informations et de la
géographie du pays, les responsables du PEV peuvent décider de l’option à retenir.
Quelles que soient les stratégies de vaccination retenues, la configuration de la chaîne de froid se fait
par rapport à deux options : la chaîne de froid rapide et la chaîne de froid lente.
Chaîne de froid rapide
L’option de la chaîne de froid rapide est basée sur les équipements qui ne produisent pas de froid,
mais qui le conservent grâce aux accumulateurs de froid préalablement congelés pour assurer le
transport des vaccins (porte-vaccins et glacières). Ils ne produisent pas le froid.
La chaîne de froid rapide compte sur la vitesse pour limiter les lacunes du stockage, de la
distribution et de la manipulation des vaccins. La chaîne de froid rapide peut entraîner des
coûts de distribution plus importants, mais ces coûts sont compensés en partie par la mise en
circulation d’une plus petite quantité de vaccins.
La chaîne de froid rapide peut mieux fonctionner si les conditions suivantes sont respectées :
Réfrigération peu fiable au niveau du centre de santé
Capacité gestionnaire inadéquate au niveau du centre de santé
Système de distribution bon marché et fiable
Distances courtes entre les différents niveaux du système de santé
Utilisation de vaccins à coût élevé (ex. Hib, HepB).
Chaîne de froid lente
La chaîne de froid lente, qui repose sur un matériel produisant du froid. Elle réduit le coût
de distribution, mais augmente la quantité de vaccins en circulation.1
La chaîne de froid lente est recommandée pour :
Réfrigération fiable au niveau du centre de santé
Capacité gestionnaire efficace au niveau du centre de santé
Système de distribution cher et peu fiable
Longues distances entre les différents niveaux du système de santé
Faible coût des vaccins utilisés
Ce système utilise des appareils de production de glace (réfrigérateurs, congélateurs ou
chambres froides).
1
A. Rushton et al.: "Handbook of Logistics & Distribution Management", 1998
6
OMS/AFRO
Tableau 1 : Facteurs de choix d’une option de chaîne de froid
Critères
Techniques
Fiabilité de la source d’énergie
Fiabilité du transport
Distances
Gestionnaires
Qualité Gestion stocks
Manipulation des vaccines
Coût des vaccins
Facteurs de choix d’une option de chaîne de froid
Densité de la population
Chaîne de froid
rapide
lente
non fiable
fiable
courtes
fiable
non fiable
longues
faible
faible
élevé
bonne
bonne
moindre
faible
forte
Du tableau 1 on peut constater que la chaîne de froid rapide est la plus adaptée aux pays à faible
superficie, tandis que la chaîne de froid lente convient davantage aux pays à grande superficie. Les
facteurs de choix d’une option de chaîne reposent sur des critères techniques et gestionnaires.
Il n’est pas nécessaire de choisir une option pour le pays tout entier. Sur la base de la situation
spécifique de chaque district, certains peuvent choisir la chaîne de froid rapide, d’autres la chaîne
lente. Un plan combiné peut aussi être retenu : chaîne lente entre les magasins central et de district,
rapide entre les magasins de district et les centres de santé.
Exercice 1 : Vous êtes responsable d’un district de 30 centres de santé :
Le centre A, est situé à 60 km avec une population de 15 000 habitants. En saison de pluies,
le centre est inaccessible et ne dispose pas de réfrigérateur. Votre demande d’allocation de
réfrigérateur n’a pas été satisfaite par la hiérarchie.
Le centre B est situé à 5 km le long de la route principale et compte une population de 20 000
habitants. Il dispose d’un réfrigérateur, mais n’a pas de technicien de la chaîne de froid pour
les réparations. Le responsable du centre de santé vous a informé par téléphone que le
réfrigérateur à vaccins est en panne.
Le centre C est situé à 15 km, avec une population de 5 000 habitants. Il dispose d’un
réfrigérateur. Lors de votre récente visite de supervision, vous avez notez qu’il n’y a qu’un
seul agent de santé au centre et que celui-ci n’a pas les outils de suivi de la chaîne de froid.
1.
Quelles dispositions allez-vous prendre pour assurer la vaccination sans interruption dans
tous les centres?
2.
Quelle serait, à votre avis, l’option de la chaîne de froid la plus convenable à ces situations ?
3.
Justifiez votre décision en plénière.
OMS/AFRO
7
2.2 Approvisionnement en vaccins et autres matériels du PEV
L’organisation du transport fait partie intégrante de la configuration globale de la chaîne de froid et
doit être bien planifiée et exécutée.
Deux modalités d’approvisionnement sont envisageables à savoir :
Les vaccins et autres fournitures à récupérer par les institutions de niveau inférieur
Les fournitures à livrer aux institutions de niveau inférieur
Méthode de récupération
La procédure consiste à laisser la latitude à chaque structure du niveau inférieur de venir chercher
ses approvisionnements au dépôt du niveau supérieur (le centre de santé va se ravitailler dans un
dépôt du district sanitaire).
Les avantages de cette stratégie sont les suivants :
possibilité de rencontres régulières du responsable des sorties du dépôt avec le personnel de
terrain ou les agents des formations sanitaires, d’où des échanges et la collecte d’informations
sur les fournitures en dépôt dans les formations sanitaires respectives
libération du personnel du niveau central de la responsabilité du transport des vaccins vers
les unités sanitaires périphériques
les utilisateurs sont responsables eux-mêmes de la collecte régulière de leurs
approvisionnements
Les inconvénients potentiels sont les suivants :
Exigence d’un calendrier et d’un horaire de collecte rigoureux pour éviter les absences au
niveau du dépôt.
Un système de contrôle de la disponibilité des stocks doit être en place, sinon le personnel des
formations sanitaires peut arriver à un moment où le magasin est temporairement à court
des fournitures nécessaires
il peut être difficile à certaines formations sanitaires d’arranger leurs propres transports
(manque de fonds, panne de moyens de locomotion, etc.)
Dans l’ensemble, le système de collecte peut-être plus coûteux, parce que chaque formation
transporte ses propres approvisionnements.
Méthode de livraison des approvisionnements
Ce système nécessite que les structures de stockage aux niveaux sanitaires supérieurs livrent les
approvisionnements aux dépôts de niveau inférieur et aux unités sanitaires périphériques.
Les avantages de la livraison sont les suivants :
La livraison en groupe réduit les frais de transport
La livraison peut se faire en même temps que les visites de supervision aux formations sanitaires
Le personnel des formations sanitaires est plus disponible pour les activités de vaccination
Il est plus facile de livrer de grandes quantités d’approvisionnements ou d’articles en gros,
pourvu qu’il y ait des véhicules appropriés.
Les inconvénients de la livraison sont les suivants :
La structure centrale doit disposer d’au moins un véhicule de grande capacité pour les livraisons
en groupe ou sous-traiter à des sociétés de transport privées.
8
OMS/AFRO
Le magasin central peut ne pas avoir assez de vaccins pour servir toutes les formations
sanitaires
Les retards de livraison peuvent survenir s’il y a beaucoup de centre de santé, des distances
trop grandes ou des pannes de véhicules, d’où d’inévitables ruptures de stock pour les
formations sanitaires bénéficiaires.
La méthode peut parfois nécessiter des moyens complémentaires tels que des glacières
ou des accumulateurs de froid. Dans certains cas, un véhicule frigorifique peut être
nécessaire pour assurer des livraisons régulières.
Dans la réalité, une combinaison des deux modes d’approvisionnement peut conférer plus de souplesse
au système. L’uniformité du mode d’approvisionnement est improbable, puisque tout dépend des
conditions locales. Quel que soit le mode choisi, il est important de faire un plan pour assurer un
ravitaillement régulier des unités périphériques.
Conditionnement pendant le transport
A court terme
S’assurer que les accumulateurs de froid congelés sont conditionnés (30 minutes à 1 heure) avant de
les emballer avec les vaccins.
A moyen terme
Créer une chaîne de froid à deux températures
•
Les vaccins sensibles à la congélation sont transportés avec des accumulateurs de froid
remplis d’eau froide
•
Les vaccins sensibles à la chaleur sont transportés avec des accumulateurs de froid congelés
(pas besoin de les conditionner).
Types de transport
Il y a trois types de transport que vous pouvez choisir :
Transport par le MSP
Transport public
Véhicules privés.
OMS/AFRO
9
Tableau 2 : Choisir un moyen de transport approprié
Types de
transport
Avantages
Inconvénients
MSP
- Généralement disponible, surtout si le MSP a un
véhicule désigné/donné
- Le chauffeur du véhicule est formé sur la chaîne de
froid et peut veiller à la sécurité des vaccins
pendant le transport
- Convient aux activités intégrées à d’autres
programmes (ex. : supervision conjointe avec
l’unité de nutrition ou le point focal PCIME)
- Pas de frais de transport supplémentaires pour les
livraisons
- Large réseau routier pour les mouvements
d’autocar dans le pays
- Pas d’entretien de véhicule par le MSP/PEV ni de
procédure de recrutement de chauffeur
- Transport bon marché, donc charge légère sur le
budget du PEV
- Le véhicule du pool du MSP peut être indisponible
quand on en a besoin
- Pannes fréquentes du véhicule pour cause de
mauvais entretien ou d’absence de pièces de
rechange
Public
Privé
- Les arrangements contractuels protègent plus les
fournitures
- Calendrier de livraison strictement respecté
- Les plans contractuels donnent plus de temps au
PEV pour la gestion du programme combinaisons
- L’utilisation des transports publics peut créer des
risques pour les vaccins à cause de retards
possibles, d’arrêts fréquents et d’exposition des
glacières au soleil
- Itinéraires limités à cause des programmes fixes
des autocars
- Horaires contraignants pour le PEV
- Les chauffeurs des transports publics ne
connaissent pas la chaîne de froid et peuvent ne
pas être utiles à l’agent de santé en cas d’urgence
- Coût élevé de la sous-traitance des services de
transport, surtout pour les véhicules frigorifiques
- nécessité d’organiser des sessions de formation
pour les chauffeurs du secteur privé
2.3 Sources d’énergie de la chaîne de froid
En fonction de la taille du pays, le choix de sources d’énergie appropriées peut se faire pour le pays
tout entier ou pour chaque district ou province. Comme indication générale, les facteurs suivants
doivent être pris en compte :
Disponibilité, fiabilité et coût des différentes sources d’énergie : électricité du secteur, électricité
de groupe électrogène, gaz, pétrole, énergie solaire ou combinaisons
Coûts d’investissement et de fonctionnement des différentes technologies : à compression ou
absorption, électrique ou solaire, à absorption de gaz ou à pétrole. La compression renvoie
à l’utilisation d’un réfrigérateur à compresseur (moteur) ; l’absorption à l’utilisation d’un
corps de chauffe ou d’une résistance électrique. Les unités d’absorption sont souvent mixtes
c’est-à-dire qu’ils peuvent utiliser deux sources d’énergie mais pas concomitamment (pétrole,
électricité ou gaz, électricité)
Disponibilité de techniciens qualifiés pour l’installation et l’entretien des différentes technologies
de réfrigération
Quantité de vaccins à stocker
Durée du stockage pour chaque niveau de la chaîne de froid.
10
OMS/AFRO
La figure 2 résume le processus de choix d’une source d’énergie appropriée suivant la disponibilité
et la fiabilité du système de réfrigération.
Figure 2 : Choix d’une source d’énergie appropriée
Source : OMS/UNICEF, PIS, Edition 2000
OMS/AFRO
11
Electricité
L’électricité est de loin la meilleure source d’énergie pour le fonctionnement de la chaîne de froid.
Elle permet l’utilisation de réfrigérateurs et congélateurs à compression, beaucoup plus efficaces
que ceux à absorption, chaque fois que la fourniture d’électricité dépasse huit heures sans interruption
et sans grandes variations (chute ou baisse de tension).
Gaz et pétrole
Le gaz et le pétrole sont des sources d’énergie utiles dans les localités où il n’y a pas d’électricité. Elles
permettent de faire fonctionner les appareils à absorption, certes moins efficaces que ceux à
compression, mais suffisant pour le maintien de la chaîne de froid.
Il est préférable d’utiliser les réfrigérateurs à absorption fonctionnant au gaz qu’au pétrole en raison
de la facilité de l’entretien. Les réfrigérateurs à gaz ont aussi l’avantage d’un débit régulier en gaz,
ce qui permet de maintenir la température sans beaucoup de difficultés.
Energie solaire
L’énergie solaire présente une alternative intéressante pour le fonctionnement de la chaîne de froid
là où les sources d’énergie classiques ne sont pas disponibles de façon fiable.
Dans le choix des équipements, il est important que les appareils soient testés à plus de 43°C le jour
et à +15°C la nuit (voir les données des fiches signalétiques d’articles de l’OMS/UNICEF).
2.4 Chaîne de froid inverse
Définition et options
Dans le cadre de la surveillance épidémiologique, des échantillons (de selles, sang, etc.) sont prélevés
sur des sujets présentant des signes des maladies. Ces échantillons sont envoyés au laboratoire pour
analyse et confirmation.
Pour ne pas affecter négativement les résultats d’analyse au laboratoire, les échantillons doivent être
conservés et transportés dans les conditions requises par la chaîne de froid. Il est essentiel que le
prélèvement arrive au laboratoire en bon état pour que l’examen virologique soit fiable et la maladie
correctement diagnostiquée. Cela doit être fait les meilleurs délais pour qu’une action immédiate
soit prise, car il pourrait s’agir d’épidémie.
Le système permettant le prélèvement, la conservation et le transport des échantillons du patient au
laboratoire s’appelle la « chaîne de froid inverse ». L’option recommandée pour la chaîne de froid
inversée est la chaîne de froid rapide.
Précautions spéciales
Si le prélèvement doit être effectué sur un malade, l’agent de santé doit disposer de collecteurs à
prélèvements, d’un petit porte-vaccins avec quelques accumulateurs de froid dans lesquels seront
disposés les prélèvements. Le collecteur à prélèvements doit comprendre les éléments suivants :
Tampon d’absorption – 1
Fiche de laboratoire – 1
Sac extérieur thermo-scellé – 1
Boîtes à prélèvement – 2
Etiquettes du malade – 2
12
OMS/AFRO
Déployer tous les efforts possibles pour que les prélèvements arrivent au laboratoire dans les 72
heures suivant le prélèvement. Si cela n’est pas possible, les échantillons doivent être congelés (à –
20°C) et expédiés congelés, de préférence avec des accumulateurs de froid qui ont aussi été congelés
à –20°C.
Si une chaîne de froid inverse n’est pas correctement maintenue à tout moment pendant le transport,
les poliovirus ne survivent pas dans les prélèvements de selles
Si la formation sanitaire n’a pas de matériel de transport des prélèvements, un porte-vaccins peut
être utilisé. Celui-ci doit être étiqueté et ne doit plus jamais servir à transporter des vaccins.
Les prélèvements ne doivent JAMAIS être disposés dans des glacières contenant des vaccins ou
d’autres médicaments.
Les prélèvements sont potentiellement infectieux et doivent être manipulés avec soin et porter
la mention : « Contaminés ».
A l’arrivée au centre de santé, le prélèvement doit être hermétiquement enfermé dans un sac en
plastique et placé dans un réfrigérateur, à l’écart des autres produits pharmaceutiques. Il doit être
envoyé le plus tôt possible à un laboratoire pour analyse.
Le porte-vaccins contenant le prélèvement doit clairement porter le nom, l’adresse et le numéro de
téléphone du destinataire.
Si le prélèvement doit transiter par un hôpital de district pour arriver au laboratoire, il doit être
transporté dans un porte-vaccins clairement étiqueté et la chaîne de froid doit être entretenue. Les
hôpitaux de district doivent suivre les mêmes règles de stockage énoncées ci-dessus pour les centres
de santé.
Après avoir effectué le prélèvement pour analyse, informez à l’avance le laboratoire d’accueil. Si
l’envoi s’effectue par voie aérienne, informez-vous à l’avance sur les procédures pour éviter des
retards inutiles.
OMS/AFRO
13
14
OMS/AFRO
3. Estimer la capacité de stockage de la chaîne de froid
3.1
Evaluer la capacité de stockage requise
3.2
Estimer le volume net requis pour le stockage des vaccins
3.3
Estimer la capacité de la chaîne de froid requise pour le stockage des vaccins
3.4
Sélectionner les équipements de la chaîne de froid
3.1 Evaluer la capacité de stockage requise
C
haque antigène a ses conditions particulières de stockage. Il est par conséquent important de
savoir exactement pendant combien de temps et combien de vaccins il faut stocker aux :
a)
Températures positives entre +2 et +8° C
b) Températures négatives entre – 15°C et – 20°C
Tableau 3 : Températures et durée de stockage recommandées à différents
niveaux de la chaîne de froid
Vaccins
VPO
BCG
Rougeole
MMR
MR
Fièvre Jaune
Hib lyophilisé
Hépatite B
DTC-HepB
Hib liquide
DTC
DT
VAT
Dépôt
primaire
6 mois
Dépôts Intermédiaires
Province
District
3 mois
1 mois
-15oC à –20oC
L’OMS ne recommande plus de stocker les vaccins
lyophilisésà –20°C. Leur stockage à –20°C n’est pas
dangereux, mais non nécessaire. Par ailleurs, ces
vaccins doivent être gardés au frais et transportés
entre +2° et +8°C.
Centre de
sante
1 mois
Poste de
sante
Utilisation
quotidienne
+2o C à +8oC
Le diluant ne doit JAMAIS être congelé. Si le fabriquant fournit du vaccin lyophilisé conditionné avec le diluant, l’ensemble doit être stocké
entre +2oC et +8oC. Lorsqu’ils sont fournis séparément, les diluants doivent être stockés séparément entre +2oC et +8oC
Source : OMS/Siège
OMS/AFRO
15
Note :
Ne jamais congeler le BCG si le diluant est inclus dans l’emballage de vaccin
A tous les niveaux de la chaîne de froid, tous les vaccins doivent être transportés à des
températures comprises entre +2 et +8°C. Le vaccin oral contre la poliomyélite peut être
dégelé pendant le transport sans dommage. Il peut être congelé à nouveau. Ceci ne s’applique
pas pour le BCG et la rougeole.
Les durées de stockage conseillées dans le tableau ci-dessus sont des valeurs maximales
recommandées. Les dates limites indiquées par le fabricant doivent être respectées.
Indépendamment des dangers de l’exposition à la chaleur, la congélation endommage
gravement certains vaccins : DTC, DT, VAT, poliomyélite inactivé et Hépatite B (l’hépatite B
se congèle autour de – 0,5°C)
Un vaccin qui a perdu son activité par suite de l’exposition à la chaleur ou au froid ne la
retrouve pas quand la température de stockage correcte est rétablie. Lorsque cette perte
d’activité est consécutive à l’exposition à la chaleur, le vaccin ne change pas d’apparence. Il est
donc impossible de distinguer un flacon de vaccin inactif sans un essai de laboratoire complet.
3.2 Estimer le volume net requis de stockage des vaccins
Pour le calcul du volume de stockage des vaccins, on peut utiliser les données (démographiques, de
couverture, etc.) de la dernière année de la période de planification.
Les données suivantes sont requises :
La population cible
Les cibles de vaccination prévues (planifiées)
Le calendrier vaccinal, qui indique le nombre de doses de chacun des antigènes utilisés dans
le programme
Les caractéristiques des vaccins utilisés dans le programme en terme de conditionnement et
d’emballage
Le niveau du taux de pertes. Il est utilisé pour calculer le facteur de pertes en vue d’ajuster les
besoins généraux en vaccins
Le rythme d’approvisionnement : la période entre deux approvisionnements
Les données ci-dessus sont les informations de base pour le calcul du volume net de stockage des
vaccins, qui peut être déterminé à l’aide de deux méthodes :
a)
Le calcul basé sur les besoins estimés pour chaque vaccin et volume de vaccin par dose
administrée
b) Une méthode rapide basée sur le volume de vaccin par enfant complètement vacciné en
intégrant les nouveaux vaccins.
3.2.1 Calcul basé sur le volume de vaccin par dose
Cette méthode consiste à estimer les besoins annuels en vaccins pour une période d’approvisionnement
(cf. module 9 : Gestion des vaccins). Notez qu’il faut une projection des données de couverture pour
une année donnée (utilisez votre plan quinquennal pour extraire la couverture cible).
A l’aide des chiffres de couverture cible, vous pouvez déterminer les besoins annuels en vaccins avec
les intervalles d’approvisionnement, en fonction du niveau de la formation sanitaire, par exemple :
six mois pour le niveau national, trois mois pour le niveau régional, six mois pour le district et le
centre/poste de santé.
16
OMS/AFRO
Ensuite, pour chaque antigène, on multiplie les besoins pour une période d’approvisionnement par
le volume unitaire par dose correspondant au conditionnement choisi dans le programme. Le résultat
est rapporté dans la colonne positive ou négative conformément aux conditions de stockage requises
pour l’antigène au niveau donné (2°C à +8°C ou –15°C à 25°C) pour les différents vaccins. Le
dernier chiffre déterminera les volumes de réfrigération ou de congélation.
Cette méthode est souple. Elle peut être appliquée aux vaccins individuels qui sont inclus dans le
calendrier de vaccination et exclure ceux qui ne sont pas utilisés dans un pays particulier. Le tableau
4 permet de calculer le volume de stockage requis pour les vaccins qui peuvent arriver dans des
flacons de différents volumes.
Tableau 4 : Doses de vaccins estimés x volume emballé/dose = volume de stockage en cm3. (Ce
volume /1000 = volume de stockage requis en litres)
Vaccin
BCG
VPO
VPO
DTC
DTC
Rougeole
VAT
VAT
Hépatite B
Hépatite B
Hépatite B
Hépatite B
Fièvre jaune
Fièvre jaune
Dtcoq-Hep B
DTC -Hep B+Hib
Hib
Hib
Hib
TOTAL
Emballage
(doses/
flacon)
Besoins
estimés
selon la
couverture
cible
(doses)
20
10
20
10
20
10
10
20
1
2
6
10
10
20
10
2
1
2
10
X
Volume
emballé/
dose (cm3* )*
=
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1,0
2,5
1,5
3,0
2,5
3,0
3,0
2,5
9,7
4,8
2,7
2,3
3,7
1,8
3,0
5,3
9,7
4,8
13,8
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
Volume de
stockage
(cm 3 )
Température de
stockage (en
cm3) selon les
conditions pour
les vaccins du
PEV
+2 à + - 15 à
8°C
-25°C
* Les chiffres de cette colonne sont indicatifs et dépendent du fabricant
Estimez le matériel sur la base des volumes de vaccins calculés, mais rappelez-vous qu’il faut refroidir le diluant des vaccins lyophilisés au
moins un jour (24 heures) avant l’utilisation. Il faut aussi prévoir de l’espace pour les accumulateurs de froid. Prenez en compte toute forte
augmentation dans les activités de vaccination qui entraînerait une augmentation de la quantité des vaccins et des approvisionnements qui
doivent être conservés dans le réfrigérateur.
OMS/AFRO
17
Exercice 2 : (Travail individuel)
Vous avez reçu dans votre programme un lot de vaccin anti-amaril en flacons de 10 doses. Les
vaccins sont emballés en 5 rangées de 10 flacons dans des paquets de … x … x … cm de dimension.
Calculer le volume de stockage de la FJ au niveau central, pour les 2,7 millions de doses attendues
pour la prochaine campagne de vaccination.
Après avoir terminé l’exercice, vérifiez vos résultats avec l’animateur.
3.2.2 Méthode rapide d’estimation du volume net de stockage des vaccins
Cette deuxième méthode consiste à calculer le volume de stockage des vaccins par enfant
complètement vacciné. Le tableau 5 ci-dessous présente les informations utilisées à cet effet. Le
volume net total de stockage est obtenu en multipliant le volume par enfant complètement vacciné
obtenu par le nombre total d’enfants attendus au cours d’une année (en fonction de l’objectif de
couverture).
Tableau 5 : Calcul du volume de stockage des vaccins par enfant complètement vacciné
(y compris deux doses de VAT pour les femmes enceintes)
Vaccins
Nombre de
doses
par flacon
Nombre de
doses pour
la vaccination
Volume emballé
par dose
(cm 3)
A
B
Polio oral
10
4
Fièvre jaune
10
1
Rougeole
10
1
BCG
20
1
DC
20
3
VAT
20
2
Hep B
10
3
Hib
1
3
Volume net de stockage par enfant complètement
C
2,5
3,7
3,0
1,0
2,5
2,5
2,3
9,7
vacciné (cm3 )
Pertes
Taux (%)
D
15
40
40
50
15
15
15
5
Facteur
E
1,18
1,60
1,60
2,0
1,18
1,18
1,18
1,05
Volume
de stockage
F
11,80
5,92
4,80
2,00
8,85
5,90
8,14
30,55
77,96
N.B. :
1. Les calculs ci-dessus ne comprennent que le volume de vaccin, sans diluant
2. E = 100/(100-D)
3. F = B x C x E
Volume de stockage requis en litres = volume net par enfant complètement vacciné (en cm3) x
nombre d’enfants de moins de 11 mois x cible de couverture vaccinale/1000
Source : PIS, OMS, 2000
Le volume de 77,96 cm3 cubes par enfant complètement vacciné correspond à un Programme de
vaccination particulier utilisant des vaccins sélectionnés avec les conditionnements indiqués au tableau
5. Les calculs doivent donc se faire pour chaque cas sur la base des tailles spécifiques de
conditionnement du Programme national de vaccination. En outre, les pays qui n’utilisent aucun des
vaccins dans leur PEV ne doivent pas les inclure dans leurs calculs.
18
OMS/AFRO
Il est également important de retenir que les diluants pour les vaccins lyophilisés, qui ne doivent pas
être réfrigérés aux niveaux national, régional et de district, doivent l’être au niveau de centre de
santé avant leur utilisation (au moins 24 heures à l’avance). Par conséquent, leur volume doit être
pris en compte par la suite, en multipliant le volume de vaccins lyophilisés par deux au niveau du
centre de santé.
Les taux de pertes utilisées dans ces tableaux et dans les formules ne le sont qu’à titre indicatif. Ils
peuvent être utilisés en l’absence de données de terrain. L’introduction des PCV sur les flacons de
vaccins ainsi que l’application de la politique de flacons entamés pour les vaccins liquides peuvent
sérieusement influer sur les taux de perte. Les pays doivent assurer le suivi des pertes et ajuster en
conséquence leurs estimations.
Exercice 3 : (Travail individuel)
Calculer le volume net de stockage des vaccins requis par enfant complètement vacciné en utilisant
les données de votre programme de vaccination.
Discutez de vos résultats avec les collègues du groupe et l’animateur.
3.3 Estimer la capacité requise de la chaîne de froid pour le stockage des vaccins
Une fois le volume de stockage des vaccins estimé, il faut estimer la capacité de la chaîne de froid
nécessaire pour le volume qui vient d’être calculé. Pour ce faire, il faut un facteur multiplicateur ou
facteur de volume. Ce facteur prend en compte la nécessité de faire circuler l’air entre les boîtes de
vaccin.
Le facteur de volume dépend de l’équipement de la chaîne de froid utilisé. Ainsi, pour :
les chambres froides il est de
2,5 à 3,0
les réfrigérateurs ou congélateurs :
1,4 à 2,0
Le résultat de ce calcul donne la capacité générale requise pour la chaîne de froid.
Le nombre d’équipements de la chaîne de froid est obtenu en divisant la capacité requise (produit
du volume net de stockage des vaccins et du facteur de volume de l’équipement correspondant) par
le volume brut de l’équipement retenu.
Capacité requise (= Volume de stockage de vaccins x Facteur de volume d’équipement
OMS/AFRO
19
Exercice 4 : Travail individuel et présentation en plénière)
Un district sanitaire en Hopelandia présente les données suivantes :
Population totale : 300 000 habitants
Enfants de moins de11 mois : 4%
Cible vaccinale de l’année prochaine pour les enfants de moins d’un an et les femmes enceintes :
65%
Volume de stockage requis par ECV : ……..cm 3 (faire vos propres calculs)
1.
Quel est le volume net de stockage requis pour les vaccins?
2.
Quel est nombre de réfrigérateurs nécessaires par type d’appareil sachant que :
a. Le volume brut d’un réfrigérateur vertical est de 80 litres
b. Le volume brut d’un réfrigérateur bahut est de 100 litres
3.
Quel sera le rythme d’approvisionnement de ce district si la capacité de stockage disponible
est de 200 litres?
4.
Quelles sont les mesures à prendre si le district souhaite un rythme d’approvisionnement de
trois mois?
A la fin, vérifiez vos résultats avec l’animateur et préparez-vous à faire un exposé en plénière.
3.4 Sélectionner les équipements de la chaîne de froid
Une fois les besoins en capacité de réfrigération identifiés, le responsable doit choisir le modèle
précis qui satisfait ce besoin.
Les fiches signalétiques d’article de la chaîne de froid (‘Product Information Sheets’ PIS) de l’OMS et
de l’UNICEF contiennent des renseignements techniques et commerciaux sur un choix de matériels
utilisés par le PEV. Les matériels figurant dans les fiches signalétiques (PIS) satisfont aux normes
exigées par l’OMS et l’UNICEF, qui se résument ainsi qu’il suit :
a.
L’adéquation de la capacité de stockage dépend de la taille de la population ainsi que des
objectifs annuels du Programme
b.
La capacité de production de glace et le recyclage des accumulateurs de froid doivent satisfaire
les exigences des séances de vaccination planifiées dans la zone de desserte donnée.
c.
La performance de l’appareil dépend des conditions locales dans lesquelles il sera utilisé,
température ambiante par exemple. Dans le document PIS, le matériel est catégorisé pour
trois zones de température : froid, tempéré et chaud, ce qui aide les pays à commander le
matériel approprié pour les différentes zones de température.
d.
Source d’énergie fiable, sans interruption
e.
Capacité de l’appareil à maintenir la température en dessous de +10°C pendant plus de six
heures après interruption ou défaillance de la source d’énergie. Plus l’autonomie frigorifique
est élevée, mieux les vaccins se portent
f.
Existence de possibilité de service après vente, facilité d’obtention ou d’achat de pièces
détachées
g.
Coût relativement moins cher, y compris coût de maintenance et de fret.
h.
Les réfrigérateurs commandés doivent être sans CFC.
20
OMS/AFRO
L’utilisation des appareils ménagers pour la chaîne de froid n’est pas un bon choix . Ces appareils ne
sont pas adaptés à la conservation des vaccins. Ils ne sont pas fiables et les coûts de maintenance sont
très élevés. Les responsables du PEV doivent savoir que ce n’est pas un bon choix.
Chambres froides
Une chambre froide est un magasin où une unité de réfrigération produit et maintient une température
située entre 2°C et 8°C pour la réfrigération et –15°C à –25°C pour la conservation des vaccins (voir
figure ci-dessous)
Les chambres froides servent à :
stocker de très grosses quantités de vaccins
fournir une installation sûre pour les stocks de réserve nationaux ou régionaux
fournir un point de distribution national ou sub-national.
Une chambre froide est une structure complexe que ne doivent faire fonctionner que des agents
qualifiés, tant pour le stockage des vaccins que pour la maintenance technique. Rappelez-vous les
points suivants pour le chargement, le déchargement et l’entretien de la chambre froide :
Des zones spécifiques doivent être marquées pour chaque type de vaccin
Laissez de l’espace entre chaque rangée de boîtes de vaccins pour la circulation de l’air froid
Ne placez pas le DTC, le DT, le VAT et l’HepB face au courant d’air direct du système de
réfrigération. Ils pourraient se congeler.
Le choix d’une chambre froide nécessite des connaissances spécialisées du produit et du fournisseur.
L’OMS/PEV recommande vivement d’obtenir des conseils techniques (voir le document PIS, section
E1).
Au niveau des magasins régionaux ou nationaux, il n’est pas recommandé d’acheter une chambre
froide à température positive pour une population de moins de 5 millions d’habitants, et une chambre
froide à température négative pour une population de moins de 25 millions d’habitants. La décision
finale dépend toutefois des facteurs locaux.
OMS/AFRO
21
Réfrigérateurs verticaux
Beaucoup plus courants que les appareils bahuts, ils présentent l’avantage de faciliter l’accès aux
vaccins; cependant leur facteur d’utilisation est faible, si bien qu’ils ne peuvent contenir de grandes
quantités de vaccins.
Au cas où le réfrigérateur servirait entièrement à la conservation de vaccins, un facteur multiplicateur
de 2 s’appliquerait. Tel est le cas de tous les réfrigérateurs verticaux pour vaccins utilisés dans les
magasins locaux.
Le volume brut de l’appareil doit être égal au double du volume net requis pour le stockage des
vaccins.
Réfrigérateur vertical avec une boîte spéciale marquée « Utiliser en premier » ou « Use
first » pour les flacons ouverts
Source : OMS/Siège
Réfrigérateurs bahuts
Souvent utilisés pour la conservation de
grandes quantités de vaccins dans les
magasins intermédiaires. L’accessibilité des
vaccins est plutôt malaisée. Un facteur
multiplicateur de 1,4 est appliqué à ce type
de réfrigérateur, ce qui signifie que le
volume du réfrigérateur est 1,4 fois celui
des vaccins.
De préférence, les réfrigérateurs bahuts
doivent contenir un type de vaccin à la fois.
Les flacons ouverts de vaccin liquide
doivent être conservés dans une boîte
spéciale dans le réfrigérateur marquée «
utiliser en premier ».
Source : OMS/Siège
22
OMS/AFRO
Glacières
Une glacière est un récipient isotherme avec un couvercle
isotherme hermétique. La température à l’intérieur est
maintenue par des accumulateurs de froid. La glacière sert
à:
la collecte et le transport de grosses quantités de
vaccins à des températures situées entre 0° et +8°C
le stockage de vaccins pendant les périodes
d’entretien, ex. : pendant le nettoyage ou le
dégivrage d’un réfrigérateur ou d’un congélateur
le stockage d’urgence de vaccins, ex. : pendant les
pannes de la chaîne de froid, les coupures de courant
et d’autres situations semblables.
Différents niveaux de la chaîne de froid nécessitent
différents types et tailles de glacières, selon la population
desservie.
La capacité de stockage de vaccins de la plupart des glacières est supérieure à 4,0 litres.
Porte-vaccins
Les porte-vaccins ont généralement une capacité de moins de 4,0 litres. Ils servent à transporter de
petites quantités de vaccines des centres et magasins de santé, par véhicule, bicyclette, à pied aux
sites de stratégie avancée. Leur capacité varie de 0,6 (pour les petits porte-vaccins) à 4,0 litres
(grands porte-vaccins). En fonction de la taille et du nombre d’accumulateurs de froid qu’ils peuvent
contenir, l’autonomie des porte-vaccins diffère (de 8 à 24 heures). En l’absence de porte-échantillons
spéciaux, ils peuvent aussi être utilisés pour le transport d’échantillons de laboratoire.
Lorsqu’ils sont utilisés pour le transport des vaccins, les porte-vaccins sont accompagnés
d’accumulateurs de froid et de tampons de mousse. Le tampon sert de couvercle temporaire pour
maintenir les vaccins dans le porte-vaccins et comme surface pour tenir et protéger les flacons de
vaccin pendant les séances de vaccination.
Grand porte-vaccins
Petit porte-vaccins
OMS/AFRO
23
Accumulateurs de froid
Les accumulateurs de froid sont des récipients plastiques rectangulaires qu’on remplit avec de l’eau
simple. Ils ont différentes tailles :
0 ,4 litre pour les porte-vaccins
0, 6 litre pour les glacières
Les accumulateurs de froid, une fois congelés, servent à maintenir
la température entre 2 et +8°C dans les glacières et les portevaccins.
Normalement, pour qu’un accumulateur de froid soit
complètement congelé, il doit séjourner 12 heures dans un
congélateur ou 24 heures dans le compartiment congélateur d’un
réfrigérateur.
Ayez toujours deux ensembles d’accumulateurs de froid pour
chaque glacière ou porte-vaccins : un à congeler pendant que
l’autre est utilisé.
Conteneurs internationaux pour l’emballage des vaccins
Les vaccins achetés au niveau international sont transportés dans des conteneurs d’emballage de
vaccins, quelquefois appelés conteneurs « à sens unique ». Ces conteneurs sont en mousse de polystyrène
et sont très robustes, confèrent une bonne protection contre la chaleur et le froid et sont conformes
aux directives OMS/UNICEF pour l’expédition internationale de vaccins.
L’autonomie de conteneurs d’expédition à sens unique n’est pas aussi bonne que celle de glacières
réelles. Limitez leur utilisation aux vaccins moins sensibles à la chaleur : DTC, DT, HepB.
Espace requis pour l’installation des réfrigérateurs
Pour l’estimation de l’espace requis, il faut prévoir 1,5 m2 de surface au sol pour 100 litres de vaccin.
Le volume de la salle ne doit pas être inférieur à 4,5 m 3 pour 100 litres de vaccin. La salle doit être
bien éclairée et suffisamment ventilée. On veillera à ce que les équipements à compression soient
alimentés à partir de régulateurs de tension et munis de prises de terre.
1.
Les équipements à absorption ne doivent pas être exposés directement à un courant d’air
afin d’éviter que la flamme oscille sous l’effet du vent (cela perturbe le système d’échauffement
de la cheminée, d’où une insuffisance de réfrigération).
2.
Les réfrigérateurs doivent être placés à 30 centimètres au moins des murs afin d’éviter la
chaleur directe et de permettre la circulation d’air.
3.
Les réfrigérateurs doivent être installés sur une palette stable et verticale d’au moins 5
centimètres de haut.
Ne mettez jamais des aliments ou des boissons dans un réfrigérateur contenant des vaccins!
24
OMS/AFRO
4. Gérer le matériel de la chaîne de froid
4.1
Inventaire du matériel de la chaîne de froid
4.2
Entretien du matériel/maintenance
4.1 Inventaire du matériel de la chaîne de froid
D
ans beaucoup de pays, le ministère de la Santé a des fiches d’inventaire spéciales pour
l’enregistrement des informations relatives au matériel en place, y compris la chaîne de froid.
L’inventaire aide à améliorer la planification de la chaîne de froid et actualise les informations sur
l’état du matériel.
Les objectifs d’un inventaire du matériel sont les suivants :
Vérifier les quantités physiques (décompte exact) du matériel de la chaîne de froid et de
transport
Obtenir des informations sur chaque équipement individuel (ex. âge, origine, localisation,
source d’énergie, etc.)
Observer son état actuel (fonctionnel, non fonctionnel, au rebut, etc.)
Fournir les informations pour une meilleure planification et mise en œuvre des activités de
vaccination
Le matériel de la chaîne de froid doit toujours être à jour. Il sauve des vies !
4.1.1 Méthodes de conduite de l’inventaire
Il y a plusieurs méthodes pour faire un inventaire de la chaîne de froid
1ère méthode : visite systématique par un technicien de la formation sanitaire
2ème méthode : conduite de l’inventaire par un gestionnaire du PEV avec des fiches d’inventaire
(voir exemples de fiches en annexe 1
3ème méthode : recueil des données à partir es bons de livraison au niveau de la formation
sanitaire
4.1.2 Données à recueillir lors d’un inventaire
Au de-là du simple décompte physique, l’inventaire est donc un outil de gestion du programme. Les
données collectées doivent être de qualité suffisante pour servir à cette fin.
OMS/AFRO
25
L’inventaire des équipements de la chaîne de froid doit contenir au moins les données suivantes :
localisation (formation sanitaire, district, hôpital, etc.)
type, marque, numéro de série et modèle de l’équipement
âge ou année d’installation
état de fonctionnement (fonctionnel, non fonctionnel, au rebut, etc.)
mouvement de l’équipement d’une installation/service à une autre
A ces informations minimales peuvent s’ajouter également :
l’origine ou le fournisseur
le prix d’achat
la source d’énergie utilisée
les capacités (volume de stockage, production de glace)
d’autres caractéristiques techniques (consommation d’énergie, tension)
4.1.3 Qualité des données d’inventaire
Il y a trois niveaux de qualité des données en fonction de la méthode d’inventaire :
Première qualité :
Un technicien qualifié visite systématiquement chaque installation et unité où est installé le matériel
du PEV. Les informations techniques sur l’état de fonctionnement de chaque appareil sont
généralement exactes et fiables.
Deuxième qualité :
L’inventaire est mis à jour en collectant systématiquement les données auprès des agents de santé. La
localisation exacte, les caractéristiques techniques et l’état de fonctionnement du matériel sont
obtenues.
Troisième qualité :
L’inventaire des matériels fournis au PEV par divers donateurs (UNICEF, OMS, Rotary, etc.). Les
informations sur l’origine et le prix des équipements sont souvent exactes, mais avec beaucoup
d’imprécisions sur la localisation, les dates d’installation et l’état de fonctionnement.
Un exemple de format à utiliser pour enregistrer les données d’inventaire et déterminer les mesures
à prendre pour le remplacement du matériel figure à l’Annexe 1.
4.1.4 Périodicité de l’inventaire selon le niveau d’intervention
National / central :
au moins 1 fois par an
Provincial / régional : au moins 2 fois par an
District / antenne :
Zone de santé :
Centre de santé :
à tout moment
26
OMS/AFRO
4.2 Entretien du matériel
4.2.1 Politique de maintenance
Dans le contexte du PEV, la maintenance est l’ensemble des activités techniques qui assurent le bon
fonctionnement des équipements, transport, relatif à la chaîne de froid.
Dans le contexte du PEV, l’entretien (ou la maintenance) se définit comme l’ensemble des activités
techniques qui permettent d’assurer le bon fonctionnement du matériel et du transport lié à la
chaîne de froid.
Une bonne gestion du matériel doit viser à minimiser les frais d’exploitation à travers les mécanismes
suivants :
Planification des interventions de maintenance : l’objectif est de préciser qui est chargé de
l’entretien de chaque appareil, comment il/elle travaillera et les ressources nécessaires.
Outils de gestion : ils doivent être conçus pour permettre le suivi de chaque pièce de matériel
de la date de mise en service à la date de retrait de l’inventaire du matériel pour causse de
vieillissement
Gestion des pièces de rechange : pour des interventions efficaces, les pièces de rechange
appropriées doivent être disponibles et accessibles
Renouvellement du matériel : la politique doit définir la durée de vie moyenne de chaque
type de matériel (par exemple : 10 ans pour un réfrigérateur, 4 ans pour un véhicule toutterrain, etc.), et convenir des procédures de mise au rebut du matériel et d’évaluation de
besoins en nouveau matériel.
Maintenance-maison ou sous-traitance : il s’agit de savoir si l’on dispose de techniciens
recrutés par le Ministère en nombre suffisant ou si l’on doit faire appel à des techniciens
privés pour les tâches de réparation.
Le responsable du PEV doit veiller à ce que dans chaque formation sanitaire ou chaque dépôt ait un
agent spécialement affecté à la maintenance. Ceci doit être spécifié dans la description de poste du
point focal.
4.2.2 Types de maintenance
Ces activités peuvent se classer en 2 catégories : la maintenance préventive et la maintenance corrective
a) Maintenance préventive
La maintenance préventive inclut toutes les activités de maintenance à effectuer selon des critères
prédéterminés en vue de réduire la probabilité de panne du matériel. Elle s’effectue avant la panne,
et peut se programmer pour en optimiser les coûts.
Le responsable de la maintenance doit s’acquitter :
de la maintenance préventive systématique par une intervention systématique après un certain
nombre d’unités d’utilisation (temps, cycles, km) quand bien même le matériel ne présente
aucun signe de défaillance
de la maintenance préventive conditionnelle qui consiste à vérifier et à contrôler certains
paramètres ou éléments de l’équipement en vue de détecter des signes d’anomalies pour
prendre une action.
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27
Les différentes tâches de maintenance préventive sont :
Tâches journalières
Vérifier et relever la température matin et soir et ajuster le thermostat si nécessaire.
S’assurer que les vaccins sont disposés en ordre et ne sont pas mélangés à d’autres produits
Avec les réfrigérateurs à absorption, contrôler la flamme. Pour les réfrigérateurs à gaz, ajuster
le thermostat si nécessaire.
Après utilisation, les glacières et les porte-vaccins doivent être nettoyés, séchés et entreposés
le couvercle ouvert. Tout dommage doit être immédiatement réparé. Pendant le nettoyage,
vérifier en particulier le joint du couvercle, car toute défaillance à ce niveau raccourcira
gravement l’autonomie de la glacière.
Tâches hebdomadaires
Pour les réfrigérateurs à absorption et à gaz, vérifier le niveau du gaz dans la bouteille.
Vérifier le niveau de pétrole et de la mèche, éliminer la calamine sur la mèche, remplir le
réservoir, nettoyer la cheminée.
Eliminer les givres
Tâches mensuelles
Nettoyer l’intérieur du réfrigérateur et l’assécher à l’aide d’un chiffon.
Nettoyer le joint de la porte, en particulier, le long du bord inférieur des appareils verticaux.
Vérifier si la chambre de congélation a besoin d’être dégivrée et dégivrer si nécessaire (plus
de 10 mm de glace sur l’évaporateur).
Nettoyer le serpentin du condensateur à l’arrière du réfrigérateur et épousseter les alentours
du compresseur.
b) Maintenance corrective
Le responsable de la maintenance doit aussi s’occuper de la maintenance corrective qui comprend
toutes les activités à mener après une panne du matériel. Elle ne peut pas être programmée et est
généralement urgente et coûteuse.
Cette maintenance est :
corrective palliative (dépannage) : intervention provisoire pour assurer le bon fonctionnement
minimum du matériel
corrective curative (réparation) : intervention définitive pour un fonctionnement normal du
matériel
Tout nouvel appareil de réfrigération est fabriqué avec le réfrigérant R134A sans CFC
(chlorofluorocarbone). Tous les anciens appareils étaient fabriqués, soit avec le R12 pour les
congélateurs, soit avec du R12 pour les réfrigérateurs, tous des gaz contenant du chlorofluorocarbone.
Les nouveaux réfrigérateurs sans chlorofluorocarbone portent la marque « sans CFC ».
Le technicien doit connaître le type d’appareil que l’on apporte à la réparation et doit être qualifié
pour réparer les deux systèmes. En outre, il doit être muni de deux jeux d’outils. La non-utilisation
d’outillage adéquat provoquera la contamination des nouveaux systèmes de refroidissement avec du
R12, ce qui les endommagera.
Le responsable doit savoir exactement où sont installés tous les équipements afin de pouvoir informer
correctement le technicien de maintenance.
28
OMS/AFRO
4.2.3 Renouvellement du matériel vieillissant
Le remplacement de la vieille chaîne de froid est une activité importante. Les responsables du PEV
doivent travailler en étroite collaboration avec les responsables de la chaîne de froid pour élaborer
un plan de remplacement. La politique de d’équipement (équipement standard pour chaque niveau
de stockage) et le résultat de l’inventaire de la chaîne de froid, forment la base de prévision des
besoins annuels en renouvellement du matériel vieillissant de la chaîne de froid.
Les principes suivants sont essentiels pour les plans de réhabilitation :
Les réfrigérateurs et congélateurs de plus de 10 ans doivent être immédiatement remplacés
Les réfrigérateurs et congélateurs à réfrigérant CFC doivent être remplacés progressivement
d’ici le 31 décembre 2005 (fin de la période de grâce accordée aux pays en développement
par la Convention de Montréal)
Tous les nouveaux centres de santé doivent fournir des services de PEV et disposer par
conséquent d’un réfrigérateur approuvé
Les unités à énergie solaire doivent être introduites progressivement sur la base des critères
suivants :
•
Absence d’approvisionnement fiable en électricité (moins de 8 heures d’approvisionnement
continu tous les jours)
•
Éloignement ou inaccessibilité
•
Absence d’approvisionnement fiable en gaz
Le logisticien national et les techniciens du niveau central doivent être immédiatement formés
en techniques de réparation du matériel sans CFC et solaire et un atelier au niveau central
doit être créé et doté d’un nouveau matériel adapté à la réparation du matériel sans CFC et
solaire
Les techniciens de niveau provincial et de district doivent être formés progressivement par
les techniciens susmentionnés sur les 2 prochaines années, puisque le matériel sans CFC et
solaire sera introduit progressivement dans leurs provinces et districts respectifs; des ateliers
provinciaux et de district doivent aussi être créés
Les outils et matériels de contrôle (ordinateurs, fiches standard, matériel de communication)
doivent être introduits progressivement en parallèle avec le nouveau matériel de la chaîne
de froid. Le personnel technique doit être formé à leur utilisation. Une actualisation régulière
des inventaires, du contrôle du matériel, de la gestion des pièces de rechange et du carburant,
et du transfert des données figurent aussi parmi les priorités du plan de réhabilitation.
Pour assurer la durabilité de la chaîne de froid récemment rénovée, les communautés et les comités
de développement sanitaire (aux niveaux du district et du centre de santé), qui sont les bénéficiaires
du matériel donné, doivent être encouragés à participer à la couverture des frais d’entretien.
4.2.4 Coût de la maintenance
La mise en oeuvre d’un plan d’entretien nécessite des ressources humaines, matérielles et financières :
Ressources humaines
Développement de ressources propres au PEV (ou au Ministère de la Santé) grâce à la
formation en cours d’emploi du personnel existant, et/ou le recrutement d’un nouveau
personnel qualifié
Identification d’ateliers du secteur privé et sélection selon des critères déterminés
Les employés des ateliers sélectionnés doivent recevoir une formation supplémentaire.
OMS/AFRO
29
Ressources matérielles
Évaluation du matériel existant de la chaîne de froid, transport, outils de réparation, etc.
pour identifier les lacunes et la nécessité de matériels supplémentaires
Évaluation des ateliers de réparation existants pour documenter les besoins en matériel.
Ressources financières
Coûts d’investissement du matériel et des installations
Coûts opérationnels : pièces de rechange, carburant, électricité, main-d’œuvre et coûts de
suivi
Coûts de remplacement du matériel vieillissant.
Le responsable de la logistique doit tenir compte de tous ces facteurs et aider le responsable du PEV
à les prévoir dans le budget. Dans la Région, l’absence d’un budget de maintenance est souvent à
l’origine des défaillances de la chaîne de froid.
En plus des équipements, une bonne gestion de la chaîne de froid exige que des quantités suffisantes
de matériel (pièces de rechange, etc.), de combustible et de carburant soient disponibles. La première
étape consiste à prévoir les besoins.
Pour la prévision des besoins en électricité et combustible, on peut se référer au PIS (Fiches
d’information sur les produits) ou aux formules suivantes basées sur l’expérience de terrain :
Appareils à gaz : 16 kg par mois
Appareils à pétrole : 21 litres par mois par unité
Appareils électriques : 60 kWh par mois par unité
4.2.5 Utilité de la chaîne de froid
La chaîne de froid bien entretenue améliore la qualité de services et permet de :
sécuriser les vaccins
assurer la continuité des activités
augmenter la durée de vie des équipements
réduire les coûts d’exploitation
30
OMS/AFRO
5. Planifier la chaîne de froid
5.1
Préparer les plans annuels de la chaîne de froid
5.2
Préparer un plan d’urgence de la chaîne de froid
5.1 Préparer les plans annuels de la chaîne de froid
L
e responsable de la chaîne de froid doit élaborer le plan annuel de la chaîne de froid sur la base
du plan stratégique de cinq ans du PEV et du plan annuel des services de vaccination. Le format
de ce plan doit suivre les principes généraux discutés au module 4 : Planifier les activités de vaccination.
Il doit comporter les sections suivantes :
1.
L’introduction/contexte
2.
L’analyse de la situation sur la base des résultats du plus récent inventaire du matériel de la
chaîne de froid
3.
Les objectifs du plan, qui doivent être basés sur les objectifs globaux du PEV, en précisant le
rôle de la chaîne de froid en vue de les atteindre (ex. maintenir une bonne performance de
la chaîne de froid pour assurer une bonne qualité des vaccins à tout moment).
4.
Les stratégies, dans lesquelles diverses options de la chaîne de froid peuvent être discutées
(option rapide ou lente) et le choix d’une option effectué. Dans cette section du plan, les
systèmes d’injection de vaccins et de distribution de matériel doivent être décrits par rapport
à deux stratégies : fournitures à récupérer ou à livrer aux formations sanitaires.
5.
Les cibles doivent être formulées en termes mesurables pour permettre leur suivi approprié.
L’exemple suivant peut aider à formuler une cible : « D’ici la fin de la période de planification,
30% des réfrigérateurs dans les formations sanitaires auront été remplacés ».
6.
Les activités comprennent une large gamme d’interventions qui peuvent se résumer ainsi
qu’il suit :
Evaluation des besoins annuels en vaccins et autres fournitures du PEV et en volume de
vaccins (sur la base des cibles annuelles de couverture vaccinale, des campagnes de
vaccination planifiées, des mouvements de population attendus et d’autres facteurs).
Inventaire du matériel de la chaîne de froid
Sélection d’une nouvelle chaîne de froid pour remplacer les anciennes ayant atteint la
limite d’âge
Fourniture de services de réparation, d’urgence et de réhabilitation
Contrôle de la chaîne de froid, de la logistique, des vaccins et de la documentation pour
observer des incohérences éventuelles et prendre les mesures correctives
Formation en cours d’emploi ou formelle du personnel de santé sur la chaîne de froid et
la logistique
Supervision formative et rétro-information régulières
OMS/AFRO
31
Rapport régulier sur la chaîne de froid au moyen de rapports mensuels/trimestriels
Examen/évaluation de la chaîne de froid tous les 2-3 ans comme activité isolée ou dans le
cadre de l’examen du PEV en tant que composante de l’examen général
Autres activités en fonction des besoins spécifiques du programme.
La période de mise en œuvre et le nom de la personne responsable doivent être indiqués dans le
plan.
7.
Les estimations budgétaires. Les coûts de toutes les activités du plan doivent être estimés et
le budget inclus dans le plan pour faciliter la mobilisation et l’allocation des ressources
8.
Le suivi du plan doit comprendre un ensemble d’indicateurs de suivi qui montrent les
réalisations par rapport aux cibles fixées (voir annexe 2 pour la liste des indicateurs
sélectionnés de la chaîne de froid).
5.2 Préparer un plan d’urgence de la chaîne de froid
Les plans d’urgence doivent être élaborés en anticipation aux situations de crise qui peuvent survenir
dans le fonctionnement de la chaîne de froid.
Les situations d’urgence les plus courantes sont les suivantes :
pannes de réfrigérateurs, de congélateurs et de chambres froides
pénuries de carburant, combustible, vaccins, briquettes, seringues ou aiguilles
congélation de DTC ou VAT ou d’autres vaccins liquides sensibles à la congélation
virage des PCV des vaccins affectés par la chaleur (ex. : vaccin polio)
panne du véhicule de livraison des vaccins
arrivée soudaine et imprévue de grosses quantités de vaccin dans une formation sanitaire
ayant une capacité de stockage limitée
absence de membres du personnel pour cause de maladie ou autre (grève)
destruction du magasin de vaccins à cause d’une catastrophe naturelle ou d’un mauvais
entretien du bâtiment, etc.
Toutes ces situations d’urgence peuvent mettre à mal le programme de vaccination. En les prévoyant,
on réduit au minimum les dommages éventuels qu’elles peuvent occasionner.
Une manière de prévoir les situations d’urgence sur la chaîne de froid est d’identifier toutes les
situations d’urgences qui peuvent survenir. A chaque fois, posez-vous les trois questions suivantes
(‘‘les trois A’’).
Y a-t-il une Autre solution ?
Est-elle Adaptée à la situation ?
La solution est-elle d’un coût Abordable/Accessible ?
32
OMS/AFRO
En répondant à ces questions avant qu’une situation d’urgence se présente, vous saurez quoi faire
lorsqu’une vraie situation d’urgence se produira. Par exemple :
1.
Si un réfrigérateur tombe en panne, quelles mesures prenez-vous ?
Commencez par vous référer à votre plan d’urgence en répondant à ces questions :
Y a-t-il un autre réfrigérateur utilisable disponible dans les environs ? (Y a-t-il une Autre
solution ?)
Ce réfrigérateur est-il suffisamment grand pour conserver tous les vaccins comme il faut ?
(Est-elle bien Adaptée à la situation ?)
Dispose-t-on d’un moyen de transport pour atteindre ce réfrigérateur. (Après utilisation, les
glacières et les porte-vaccins doivent être nettoyés, séchés et entreposés le couvercle ouvert.
Tout dommage doit être immédiatement réparé. Pendant le nettoyage, vérifier en particulier
le joint du couvercle, car toute défaillance à ce niveau raccourcira gravement l’autonomie de
la glacière.)
Peut-on payer les frais de transport ? Est-elle d’un coût Abordable ?
2.
Si la personne chargée du réfrigérateur est absente, quelles mesures prenez-vous ?
Le plan d’urgence doit répondre aux questions suivantes :
Y a-t-il un remplaçant ? (Y a-t-il une Autre solution ?)
Ce remplaçant est-il capable d’accomplir toutes les tâches nécessaires ? (Est-elle bien
Adaptée à la situation ?)
Ce remplaçant est-il présent au centre de santé ? (Est-elle Accessible ?)
Suggestion importante : Collez l’étiquette suivante sur la porte ou le couvercle de tout réfrigérateur
contenant du vaccin :
RESPONSABLE DE CES VACCINS
Nom : .....................................................................................................
Nom du remplaçant : ............................................................................
EN CAS D’URGENCE, TRANSFERER LES VACCINS A :
Localisation du réfrigérateur ................................................................
OMS/AFRO
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En cas d’urgence de la chaîne de froid, le personnel du centre de santé doit :
•
Décrire le problème
•
Déterminer la cause du problème
•
Se référer au plan d’urgence
•
Prendre des mesures pour remédier au problème et éviter qu’il se reproduise!
Quelle est la plus haute température à laquelle chaque type de vaccin a été exposé ?
Combien de temps environ s’est-il écoulé entre la défaillance de la chaîne de froid et le
moment auquel la plus haute température d’exposition à été atteinte ?
Combien de doses de chaque type de vaccin ont été touchées ?
Quelles sont leurs dates limites d’utilisation ?
Quelle est l’indication des indicateurs de contrôle de la chaîne de froid ? (carte 3M, indicateur
de congélation ‘STOPWatch’, thermomètre, PCV, etc.)
Déterminer la cause de la défaillance
Utilisez les données disponibles et investiguez pour identifier les causes possibles.
Se référer au plan d’urgence pour des informations sur l’intervention spécifique, le lieu, le nom de
la personne désignée et d’autres détails
Prendre des mesures appropriées
Envoyez immédiatement ces données à votre superviseur afin qu’il puisse décider si les vaccins touchés
doivent être utilisés, vérifiés ou jetés.
Envoyez les mêmes données au technicien de la chaîne de froid afin que le matériel soit réparé.
Discutez avec le personnel du centre de santé des moyens de résoudre le problème actuel et d’éviter
qu’il se reproduise.
Exercice 5
En appliquant la procédure des trois A, citer les principales questions auxquelles vous devez répondre
pour mettre en place un plan d’urgence si :
Un réfrigérateur tombe en panne
La personne responsable du réfrigérateur est absente
34
OMS/AFRO
6. Suivre et superviser la chaîne de froid
6.1
Suivi de la chaîne de froid
6.2
Indicateurs de suivi de la chaîne de froid
6.3
Rapports
6.4
Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle « en bonne santé »
6.5
Supervision
6.1 Suivi de la chaîne de froid
L
e suivi de la chaîne de froid est un des rôles clés du responsable de la vaccination. Parmi d’autres
activités figurent l’obtention et l’analyse des paramètres de fonctionnement des équipements de
la base au sommet. L’analyse portera non seulement sur la disponibilité des équipements de la chaîne
de froid, mais également sur leur fiabilité dans le maintien des températures requises pour la
conservation des vaccins.
6.2 Indicateurs de suivi de la chaîne de froid
Les indicateurs sont regroupés en trois grandes rubriques
Flexibilité de la chaîne de froid
Une chaîne de froid est dite flexible si les équipements disponibles répondent aux normes requises
en matière de capacités de stockage et de congélation. En outre, les utilisateurs doivent maîtriser
leur utilisation optimale pour la pleine satisfaction des besoins de la vaccination.
Le gestionnaire doit pouvoir apprécier la flexibilité de la chaîne de froid à l’aide des indicateurs
suivants :
le nombre d’unités de santé périphériques avec chaîne de froid suffisante
le nombre de jours de fonctionnement sur le nombre jours total
l’existence d’alternative de conservation en cas de sur-stock ou de panne
Fiabilité de la chaîne de froid
Une chaîne de froid est dite fiable si elle fonctionne sans interruption, dans les plages de températures
recommandées. La fiabilité de la chaîne de froid s’obtient grâce à une bonne maintenance et à
l’approvisionnement de pièces détachées. Une chaîne de froid fiable peut aussi relever les défis
causés par les urgences de la chaîne de froid. Le gestionnaire peut évaluer la fiabilité de la chaîne de
froid dans les unités de santé périphériques sous sa supervision à l’aide des indicateurs suivants :
OMS/AFRO
35
l’existence de plans d’urgence.
le nombre de jours pendant lesquels la température était en dehors des plages recommandées
grâce aux fiches de relevé de températures (Exemple : Annexe 3). Ce relevé devra se faire :
•
au niveau central : enregistrement automatique contnu
•
au niveau du disrict : relevé manuel deux fois par jour
•
au niveau périphérique : relevé manuel deux fois par jour.
le nombre de jours de pannes des équipements de la chaîne de froid, par manque de
combustible ou de pièces détachées ou de technicien
la quantité de vaccins détruits par rapport au stock total suite au virage des indicateurs de la
chaîne de froid (cartes 3M, congélation, PCV)
Proportion de vaccins détrXXXX à cause d’une rupture de la chaîne de froid sur le stock
total
Nombre de jours de rupture de la chaîne de froid par : manque de carburant, de pièces de
rechange et de personnel de cha 0238ne de froid.
Entretien de la chaîne de froid
Le gestionnaire aura pour tâche de suivre l’ensemble des unités de santé périphériques sous sa
supervision à l’aide des indicateurs suivants :
la durée moyenne d’attente de technicien intervention après qu’une panne a été signalée ou
reçue par le niveau approprié
le nombre d’unités de santé périphériques s’acquittant des tâches d’entretien
le coût total de maintenance par centre de santé et par équipement, décomposé en :
•
coût des pièces de rechange
•
coût de la main-d’œuvre (montant de la facture pour les techniciens privés, salaire rapporté
au nombre de jours et per diems par les techniciens du Ministère de la Santé).
6.3 Rapports
Afin de pouvoir suivre l’ensemble des équipements installés dans les unités de santé périphériques
sous sa supervision, le gestionnaire doit recevoir périodiquement de celles-ci les informations sur les
indicateurs ci-dessus.
Les informations sur la chaîne de froid proviendront des centres périphériques sous différentes
formes :
Rapports mensuels de vaccination
Rapports de supervision
Rapports des missions d’entretien (préventif et/ou curatif)
Communication par téléphone, radio ou courrier électronique informant de la panne de la
chaîne de froid
36
OMS/AFRO
Le gestionnaire doit analyser et consolider les rapports de gestion pour l’information de l’équipe de
gestion et des instances supérieures. La rétro-information consécutive à l’analyse doit être transmise
aux unités inférieures.
6.4 Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle « en bonne santé »
Améliorez votre chaîne de froid au jour le jour
En contrôlant la chaîne de froid, vous aurez constaté que certaines choses marchent bien, et d’autres
plutôt mal. Encouragez votre personnel en le félicitant de ce qui va bien. Lorsque vous constatez des
problèmes, travaillez avec votre personnel pour découvrir des solutions raisonnables. Aucune chaîne
de froid n’est parfaite. Améliorez donc la votre en identifiant et en résolvant les problèmes.
Identifiez les problèmes et trouvez leurs solutions d’abord dans votre zone de travail
Puisque la chaîne de froid ne se limite pas à vos propres magasins (elle comprend aussi le fabriquant,
le magasin central et les magasins régionaux), vous ne pourrez pas résoudre tous les problèmes que
vous rencontrerez. Certains problèmes (par exemple la détérioration des vaccins avant qu’ils n’arrivent
à votre magasin) doivent être résolus à des niveaux plus élevés. Toutefois, il y a de nombreuses
façons d améliorer les parties de la chaîne de froid dont vous êtes responsable.
Trouvez la cause du problème et suggérez la meilleure solution
Avant de pouvoir résoudre un problème, il faut bien le comprendre et en connaître les causes. Voici
un résumé de la marche à suivre pour résoudre les problèmes de la chaîne de froid. Cette démarche
comprend trois étapes :
Etape 1 : Décrivez le problème
Pour bien décrire le problème, posez-vous les questions suivantes :
Quelles tâches n’ont pas été accomplies correctement?
Où le problème s’est-il posé?
Le problème concerne-t-il tous les agents de santé ou seulement certains d’entre eux?
A quel moment, et avec quelle fréquence le problème se pose-t-il?
Depuis quand le problème se pose-t-il?
Etape 2 : Identifiez les causes éventuelles du problème
Pour identifier les causes du problème, posez-vous les questions suivantes :
L’agent de santé justifie-t-il des compétences ou des connaissances requises?
L’agent de santé est-il motivé?
A-t-on assigné à l’agent de santé les tâches nécessaires au bon fonctionnement de la chaîne de
froid?
Y a-t-il des obstacles au bon fonctionnement de la chaîne de froid (ex. : coupures fréquentes
d’électricité)?
OMS/AFRO
37
Etape 3 : Trouvez une solution appropriée
Un problème peut toujours se résoudre de plusieurs façons :
Choisissez une solution qui s’attaque aux causes précises du problème.
Pensez aussi à des moyens supplémentaires. Par exemple, des entreprises privées peuvent
vous aider à réunir des fonds pour obtenir du matériel nécessaire, ou bien des bénévoles
recrutés dans la communauté peuvent vous aider à vous acquitter de certaines tâches de
réparation.
Veillez à ce que votre solution remplisse deux conditions :
Elle doit résoudre le problème immédiat
Elle doit empêcher que de tels problèmes ne se reproduisent à l’avenir.
Prenez des mesures correctrices
Les problèmes de la chaîne de froid doivent être résolus rapidement. Sinon, vous risquez de détruire
vos vaccins, paralysant ainsi le programme de vaccination tout entier. Les plans d’urgence sont toujours
importants, surtout lorsqu’il s’agit de la chaîne de froid. Certains problèmes ne peuvent être résolus
immédiatement, mais les plans d’urgence vous permettront de protéger les vaccins même en cas de
panne.
Vous avez déjà appris comment vous organiser en cas d’urgence. Toutefois, vous ne pourrez pas
prévoir toutes les urgences. Un problème n’est pas toujours un ennemi ; quelquefois c’est un bon
maître. Tout problème est une occasion d’améliorer la chaîne de froid.
Voici deux exemples de problèmes courants qui se posent au niveau de la chaîne de froid et qui
illustrent la démarche précédente.
38
OMS/AFRO
Problème 1
L’agent de santé responsable de la chaîne
de froid est absent. Pendant son absence,
une livraison de vaccins arrive. Un autre
agent de santé détruit le stock du centre
de santé en DTC et en VAT en le rangeant
dans le congélateur.
Identifier les causes
éventuelles
Aucun plan d’urgence n’a été mis au point en
cas d’absence de l’agent de santé responsable
de la chaîne de froid.
Les autres agents de santé n’ont pas les
compétences nécessaires pour remplir
certaines tâches indispensables au bon
fonctionnement de la chaîne de froid.
Les autres agents de santé ne sont motivés
pour s’acquitter correctement des tâches
nécessaires au bon fonctionnement de la
chaîne de froid.
On n’a pas désigné d’autres agents de santé
pour s’acquitter de ces tâches en cas
d’absence de l’agent de santé responsable.
Trouver les solutions possibles
Mettez au point ou actualisez un plan
d’urgence pour les cas où des agents de santé
sont absents.
Formez les autres agents de santé aux tâches
fondamentales relatives à la chaîne de froid
(ex. : rangement des vaccins dans un
réfrigérateur). Faites en sorte que les agents
de santé puissent s’exercer régulièrement à
ces tâches et améliorez la supervision afin de
vous assurer qu’ils peuvent s’acquitter de ces
tâches si nécessaire.
Expliquez pourquoi il est important de
s’acquitter correctement de ces tâches.
Améliorer la supervision et félicitez le bon
travail.
Désignez d’autres agents de santé pour
mettre en œuvre le plan d’urgence. Faites en
sorte qu’ils puissent s’y exercer
périodiquement et améliorez la supervision.
Il faut envisager toutes les causes possibles d’un problème. Si le superviseur du centre de santé ne
considère pas toutes les causes possibles, il risque de :
ne résoudre qu’une partie du problème (par exemple, en mettant au point un plan d’urgence
sans avoir formé les agents de santé correspondants et sans leur avoir attribué des taches de
manière non équivoque) ;
choisir une solution qui ne résout pas le problème (par exemple, en punissant l’agent de
santé qui a mis le DTC et le VAT dans le congélateur, sans prendre des mesures pour empêcher
que le problème ne se reproduise à l’avenir).
Problème 2
Le réfrigérateur du centre de santé tombe en
panne. On appelle le réparateur local. En
attendant qu’il arrive, l’agent de santé
responsable de la chaîne de froid conserve
les vaccins dans son bureau. Ainsi, le stock
d’un mois est détruit parce qu’il est resté
longtemps à la température ambiante.
Identifier les causes possibles
Aucun plan d’urgence n’a été mis au point
en cas de panne de réfrigérateur.
L’agent de santé ne savait pas que les
vaccins ne doivent pas être conservés à la
température ambiante.
L’agent de santé n’était pas motivé pour
trouver un autre endroit où ranger les
vaccins
Il n’y avait pas de glacière disponible dans
le centre de santé.
Trouver les solutions possibles
Mettez au point un plan d’urgence pour les
pannes du réfrigérateur.
Formez les agents de santé à la conservation
correcte des vaccins.
Expliquez pourquoi il est indispensable de
garder les vaccins au froid, améliorez la
supervision et félicitez le bon travail.
Procurez-vous une glacière ou trouvez une
autre méthode pour conserver le vaccin au
froid des pannes de réfrigérateur.
Options : trouver d’autres réfrigérateurs
dans le centre de santé ou dans un hôpital
proche ; essayez aussi d’autres sources
publiques ou privées
OMS/AFRO
39
Ce deuxième exemple montre également qu il est important d’identifier toutes les causes d’un
problème. Si le superviseur ne considère pas toutes les causes possibles, il risque de trouver une
solution partielle. Par exemple, il peut décider que le problème est dû aux glacières, ignorant que
l’agent de santé n’était pas qualifié ou motivé.
Exercice 6 : Identifier les problèmes et les solutions
Dans cet exercice, vous identifierez des causes de problèmes courants de la chaîne de froid et vous
rechercherez des solutions possibles.
Les fiches de travail suivantes décrivent deux problèmes de la chaîne de froid. Remplissez les
colonnes de ces fiches en réfléchissant à toutes les causes possibles de chaque problème et aux
solutions qui s’attaquent à chacune des causes.
Pour la troisième fiche, réfléchissez à un problème de la chaîne de froid que vous avez déjà
rencontré dans votre secteur. Identifiez-en les causes et les solutions correspondantes. Indiquez
les solutions à long terme qui empêcheront qu’un tel problème se produise à l’avenir.
Fiche de travail 1
possibles
Trouver les solutions
possibles
Un magasinier de district distribue des
vaccins à un agent de santé qui est venu
chercher l’approvisionnement mensuel de
son centre de santé.
Comme le magasin de district manque de
vaccins, le magasinier puise la moitié de la
quantité requise et les donne à l’agent de
santé.
Fiche de travail 2
possibles
possibles
Un agent de santé prépare une séance en
poste avancé. Il n’y a qu’un seul accumulateur
de froid congelé dans le congélateur. Il met
donc cet accumulateur de froid dans le portevaccins avant d’y ranger les vaccins. Au poste
de vaccination, il vaccine les enfants et les
femmes, bien que les vaccins n’aient pas été
portés bien conservés.
Fiche de travail 3
Utilisez cette fiche pour décrire un problème que vous avez rencontré récemment dans votre
secteur. Identifiez les causes et les solutions possibles de ce problème.
possibles
possibles
Lorsque vous aurez terminé cet exercice, voyez l’animateur.
40
OMS/AFRO
6.5 Supervision
La supervision, de façon générale, s’inscrit dans les stratégies de renforcement des capacités. Les
activités du gestionnaire en matière de supervision de la chaîne de froid consistent à identifier des
insuffisances dans la gestion de la chaîne de froid et à renforcer les compétences techniques des
agents de santé pour le maintien, le suivi et l’entretien de la chaîne de froid.
La supervision est nécessaire pour assurer le contrôle adéquat du matériel et des interventions
d’entretien effectuées par les techniciens publics ou privés. À cet effet, un plan bien préparé est
essentiel. Ce plan doit comprendre :
La fréquence des visites de supervision pour chaque niveau
La composition des équipes de supervision et leur calendrier de visites
Les besoins estimatifs en véhicules, carburant et personnel
Un budget pour couvrir les dépenses ci-dessus.
Tableau 6 : Tâches des responsables de la chaîne de froid et des superviseurs/gestionnaires
du PEV en vue d’assurer le bon fonctionnement de la chaîne de froid
Fréquence
des tâches
Tâches du responsable de la chaîne de
froid/agent de santé
Tâches des superviseurs/responsables
du PEV
Tâches
quotidiennes
1. Contrôler le fonctionnement de la chaîne de froid
2. Enregistrer la température des réfrigérateurs/
congélateurs deux fois par jour
3. Vérifier si les vaccins sont correctement placés dans les
réfrigérateurs
4. Vérifier les accumulateurs de froid
1. Arranger des entretiens sur la chaîne de froid avec
d’autres membres de l’équipe de santé
2. Effectuer la maintenance préventive
3. Signaler toute irrégularité de la chaîne de froid
4. Enlever les vaccins expirés de la chaîne de froid
1. Préparer et envoyer les rapports mensuels
2. Réapprovisionner les stocks de vaccins
3. Effectuer la maintenance préventive du matériel
1. Répondre aux demandes de renseignements (par téléphone ou
e-mail) et donner l’assistance technique aux agents de santé
2. Assurer la formation en cours d’emploi
Tâches
hebdomadaires
Tâches
mensuelles
Tâches
trimestrielles
1. Préparer et envoyer les rapports trimestriels
2. Réapprovisionner les stocks de vaccins
Tâches
annuelles et
1. Envoyer les rapports annuels
2. Effectuer un inventaire annuel de la chaîne de froid
4. Elaborer un plan d’urgence
5. Expliquer aux membres du comité le rôle de la chaîne
de froid dans le PEV
1. Répondre par téléphone ou e-mail aux demandes de
renseignements du personnel de terrain
2. Vérifier si les vaccins sont correctement manipulés et placés
dans les réfrigérateurs/congélateurs
3. Vérifier si les indicateurs journaliers de température
fonctionnent bien
1. Préparer les rapports mensuels
2. Identifier les problèmes et les résoudre à l’aide de
l’approche de résolution des problèmes
3. Organiser des réunions ou des séminaires de groupe pour
les bureaux de la chaîne de froid
4. Préparer un plan mensuel
1. Préparer un plan trimestriel
2. Préparer des rapports trimestriels
3. Effectuer des visites de supervision trimestrielles
4. Vérifier si les responsables de la chaîne de froid reçoivent
les pièces de rechange demandées
5. Vérifier si les vaccins sont manipulés correctement et leur
stockage approprié
1. Préparer un plan annuel
2. Recevoir et analyser les rapports annuels
3. Préparer un rapport annuel consolidé pour les responsables
supérieurs
4. Echanger les meilleures pratiques dans la zone
5. Examiner les rapports d’inventaire de la chaîne de froid et
préparer un inventaire consolidé pour le district/province/
pays
OMS/AFRO
41
Références
• A manual for newly independent states (LHIS/98.02)
• Field Guide for supplementary activities aimed at achieving polio eradication (WHO/EPI/GEN/
95.01.REV.1).
• Guide pour l’établissement de dépôts de vaccins nationaux, régionaux et de district et l’amélioration
des dépôts existants (LHIS/96.032)
• Product Information Sheets, 2000 Edition (WHO/V&B 001.13)
• Quality of the cold chain : WHO-UNICEF policy statement on the use of opened multi-dose vials
of vaccine in immunisation services (WHO/V&B 909.18)
• Resources for Immunization Managers, CD version 2 (WHO/HQ, 2002)
• Rushton, A. et al, Handbook of Logistics and Distribution Management, 1998
• Temperature monitors for vaccines and the cold chain (WHO/V&B 99.15)
• WHO/EPI/ : Safe vaccine handling, cold chain and immunisation
Site Internet
http : //who.int/vaccines-diseases/epitraining
42
OMS/AFRO
1
1
1
1
1
1
1
4
1
1
1
2
3
4
5
6
7
8
12
13
Réfrigérateur
Réfrigérateur
Réfrigérateur
Réfrigérateur
Réfrigérateur
Réfrigérateur
Congélateur
Congélateur
Réfrigérateur
Réfrigérateur
Quantité
2/21/2003
10
5
Formation Matériel
sanitaire
Date
Durée de vie
Durée de vie
V170KE
RCW42EK
RCW42EK
RCW42EK
RCW42EK
RCW42EK
V2400KE
GR245
INALSA
SIBIR
Zéro
Modèle
SIBIR
Electrolux
Electrolux
Electrolux
Electrolux
Electrolux
#REF!
Fabricants
Réfrigérateur
Glacière
VGT10075
GR1982
N.A
N.A
N.A
N.A
N.A
N.A
N°
série
BCZS
BCZS
BCZS
centre de santé1
centre de santé1
centre de santé2
centre de santé1
BCZS
Nguena
Nguena
Lieu
NH3
NH3
NH3
NH3
NH3
NH3
NH3
NH3
Réfrigérant
68
18
30/68
18
18
18
18
18
Capacité
K
K
K
K
K
K
K
K
Energie
B
B
B
B
B
B
B
M
B
B
##
Etat
(sur la base de l’âge du matériel)
1998
1998
1992
1995
1998
1993
1999
1995
1997
1992
#####
Année
d’achat
5
5
11
8
6
10
4
8
5
11
Age
Fév 08
Fév 08
Fév 02
Fév 05
Fév 08
Fév 03
Fév 09
Fév 05
Fév 03
Fév 03
###
XXX
1
1
1
1
4
2003
-
-
2004
1
-
1
-
-
2005 2006
-
-
1
1
1
1
-
4
2007
Année Calendrier de remplacement proposé
Total
Annexe 1 : Plan de réhabilitation de la chaîne dans la province de Qwerty, Hopelandia
Annexes
OMS/AFRO
43
Annexe 2 : Liste d’indicateurs sélectionnés pour le suivi
de la chaîne de froid
Nombre de jours dans une période donnée pendant lesquels la température a été enregistrée
correctement : deux fois par jour sur le graphique de température
Nombre de jours que la température était en dehors de la gamme recommandée
Nombre de jours de panne des réfrigérateurs :
•
manque de combustible
•
manque de pièces de rechange
•
absence de technicien de réparation
Délai avant que les mesures correctives aient été prises
Quantité de VPO jetés après virage des PCV
Quantité de vaccins sensibles à la congélation gelés (ex. : DPC, HepB)
Quantité de vaccins jetés pour cause d’expiration
Coût total des vaccins perdus à cause des défaillances de la chaîne de froid
Plan opérationnel de la chaîne de froid en place et en usage
Plan d’entretien de la chaîne de froid en place et en usage
Plan d’urgence de la chaîne de froid en place
Inventaire du matériel de la chaîne de froid disponible et conforme à sa présence physique
Compte-rendu régulier sur la chaîne de froid en place
Responsable national de la chaîne de froid formé/recyclé pendant les 3 dernières années
Personnel assigné à la chaîne de froid au niveau de la formation sanitaire et formé sur les
principes fondamentaux de la chaîne de froid
44
•
Nombre de personnels assignés à la chaîne de froid
•
Nombre formé
OMS/AFRO
Annex 3 : Moniteur de chaîne de froid
OMS/AFRO
45
Annex 4 : Surveillance quotidienne de la température
46
OMS/AFRO

Gestion de la chaîne de froid

Transcription

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