Doc technico commerciale - logiciel Win CFA Administratif

Transcription

Wi n CFA
Administratif
La Gestion Administrative de votre CFA
sous Windows, NT et réseaux.
[Documentation avancée]
YMAG SAS au capital de 240 000 € - TVA intra : FR 10314979337 – RCS DIJON 314 979 337 - NAF 722 C
Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte - 21 000 DIJON - Tél. 03.80.78.99.00 - Fax : 03.80.74.15.84
Site web : www.ymag.fr
Email : [email protected]
INTRODUCTION
Notre volonté est de vous proposer un logiciel complet et évolutif, qui tient compte des demandes
des utilisateurs.
Nous espérons que votre choix se portera sur nos logiciels qui en plus de leurs qualités intrinsèques
présentent toutes les garanties de fiabilité et de pérennité, disposant d’un environnement, d’une
équipe et d’une expérience aujourd’hui uniques sur marché
PRESENTATION D’YMAG
YMAG S.A.S. est une société de services et conseil en Informatique, créée en 1979 à Dijon. Son
Siège social est basé à Dijon. YMAG compte actuellement 37 collaborateurs, dont trois chefs de
projet, un ingénieur réseaux et 16 analystes programmeurs.
Le capital social est de 240 000 €. YMAG compte 380 000 € de fonds propres. Le chiffre d'affaires
du dernier exercice était de 3,5 M€.
YMAG est spécialisée depuis 1985 dans le développement d'applications et de progiciels destinés à
la gestion des Centres de Formation par Alternance. Après CFASTAR (Prologue), GAMYX CFA
(Unix / Informix), nous distribuons aujourd’hui la gamme Win CFA, développée avec Delphi sous
Windows 9x / 2000 / XP avec intégration totale des logiciels du pack office de Microsoft (WORD,
EXCEL).
Nous distribuons actuellement des logiciels de gestion de la formation dans quatre grands domaines
d’activité :
¾ Gestion administrative des Centres de Formation d’apprentis
Les logiciels GAMYX CFA et Win CFA réalisent la gestion administrative des Centres de Formation
d’Apprentis. Ils sont installés dans 450 établissements.
¾ Gestion de planning et activité des formateurs.
Win CFA Planning permet de réaliser le gestion du planning et de suivre à l’année l’activité des
formateurs. Ce logiciel est installé dans 250 établissements.
¾ Service apprentissage des Conseils Régionaux.
YMAG développe des applications pour les Services Apprentissage des Conseils Régionaux
permettant le suivi administratif et la consolidation financière et effectifs des CFA. Ces logiciels sont
installés dans les régions Centre, Poitou-Charentes, Auvergne, Franche-Comté, Pays de la Loire,
Bretagne et Ile-de-France.
¾ Gestion Administrative et financière des Centres de Formation Continue
Win FC est un progiciel de gestion installé dans 80 établissements, essentiellement ASFO et CCI.
Le service Assistance Logiciel permet de joindre directement les techniciens du service
maintenance, sans passer par le standard commercial. La télémaintenance nous permet d’intervenir
directement sur les sites clients. Les titulaires du contrat bénéficient automatiquement des mises à
jour et du bulletin semestriel d'informations.
YMAG - Win CFA Administratif
2
PRESENTATION DE WIN CFA ADMINISTRATIF
Win CFA Administratif est la troisième génération des logiciels de gestion administrative de CFA
développée par YMAG S.A.S. Il est commercialisé depuis Avril 1997.
Actuellement, il dispose des fonctionnalités suivantes :
¾
Paramétrage des Formations, Communes, origines scolaires… - page 5
¾
Gestion des renseignements paramétrés (Zones de saisies supplémentaires créées par le CFA
dans les fiches Jeunes et Entreprises) - page 6
¾
Gestion des groupes et enregistrement graphique des alternances - page 6
¾
Gestion du fichier Entreprises, des tuteurs, des souhaits d’accueil - page 10
¾
Gestion du fichier Jeunes, Contrats - page 7
¾
Affectation aux classes avec suivi des remplissages sections groupes : page 6
¾
Réinscription par année, par section, individuelle - page 9
¾
Enregistrement graphique des absences. - page 8
¾
Lettres d’absences, tableaux de relevés d’absences, états de présences - page 7
¾
Listes d’appels et d’émargement - page 9
¾
Enquête 51 - page 14
¾
Calcul du remboursement indemnité de transport - page 12
¾
Aide à l’apprentissage et Aide à l’embauche
¾
Gestion de l’historique sans aucune compression de données - page 9
¾
Gestion des candidatures avec création d’une nouvelle session - page 5
¾
Générateur de requêtes Jeunes et Entreprises - page 13
¾
Générateurs d’états et d’attestations individuelles créés avec WORD (aucun document avec
présentation figée)
¾
Exportation données (Fichiers formats WORD, EXCEL, ACCESS…) - page 13
¾
Exportation effectifs format Conseil Régional - page 14
¾ Import de données externes Apprentis / Entreprises (reprise de données ancien logiciel, applications
CCI ou CM…)
3
L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE WIN CFA
ADMINISTRATIF
9 Un environnement graphique convivial
Développée pour Windows, l’interface de Win CFA Administratif est extrêmement conviviale. Elle utilise
efficacement la souris pour un accès intuitif à toutes les fonctions. L’accès aux différents modules du
logiciel se fait par les menus ou par des boutons symbolisant les fonctions recherchées.
Exemple :
La saisie des calendriers d’alternance se fait avec la souris, en coloriant les créneaux de présence ou
d’absence des groupes dans le CFA sur les semaines de l’année scolaire :
Vert : Les Jeunes sont en cours
Rouge ou gris : Les Jeunes sont à la disposition de l’employeur.
Vous sélectionnez dans un premier
temps, la couleur de votre choix.
Le logiciel calcule
automatiquement le
nombre de semaines de
présence (vertes) et le
nombre d’heures de
cours (créneaux).
Puis, vous cliquez
sur la colonne afin
qu’elle se retrouve
de la couleur
choisie.
9 Une aide en ligne efficace
L’utilisateur de Win CFA Administratif dispose, à tout moment, d’une aide en ligne le renseignant sur les
actions possibles et les résultats attendus.
9 Des éditions souples et complètes
Le logiciel utilise toute la puissance de Word pour vous fournir des éditions à la fois personnalisables et
très simples à mettre en œuvre. Ainsi, de nombreux courriers standards (lettres d’absences, attestations,
relances…) sont fournis avec le logiciel. Vous pouvez les modifier, tant dans leur présentation que dans
leur contenu. Vous pouvez aussi créer de nouveaux documents et y ajouter de nombreuses informations
en provenance de la base de Win CFA Administratif.
Ces éditions, dans Word ou Excel, seront réalisées instantanément selon vos paramètres sur simple clic
de la souris.
4
LE PARAMETRAGE
Les sites de formation
Win CFA Administratif est multi-sites. Il est en effet possible d’avoir plusieurs sites de formation. Dans ce
cas, toutes les données de tous les sites sont accessibles en temps réel.
Les sessions
La session est la définition de l’année scolaire. Dans ce module seront saisis les jours fériés, le nombre de
créneaux horaires par jour, les périodes de pause (déjeuner).
Ces paramétrages se font par simple coloriage de tableaux avec la souris : plus de saisie rébarbative de
dates et d’heures à faire !
L’ensemble des sessions est consultable : il est possible de se placer sur une session passée – l’année
scolaire précédente par exemple - pour consulter les historiques (l’intégralité des données est conservée).
De la même manière, il est possible de travailler sur la session future – la prochaine année scolaire – pour
gérer les candidats.
Les formations
Win CFA Administratif gère tous les paramètres de formation :
Les statuts
Ils sont libres et paramétrables à souhait.
¾ Apprentis
¾ Contrats de Qualification
¾ Etc
Les candidats sont aussi gérés et l’on peut travailler sur les sessions futures (années scolaires futures).
Les diplômes préparés par le CFA
¾
¾
¾
Années de formation nécessaires à l’obtention du diplôme
Le regroupement des diplômes en filières librement paramétrables (industrie, agriculture etc) permet
d’introduire une notion de famille de diplômes qui peut se révéler très utile pour les statistiques sur les
jeunes.
Les examens et diplômes, le nombre d’heures théoriques nécessaire à la formation et leur
rattachement à l’enquête 51
Les Origines scolaires
Les origines représentent les diplômes obtenus par les jeunes avant leur entrée au CFA. La liste de ces
diplômes est fournie en standard avec le logiciel (liste correspondant à l’enquête 51).
Les paramètres des jeunes
¾
Communes de résidence – Possibilités d’importations ; mémorisation des distances pour le calcul des
indemnités de transport.
¾ Nationalités
La liste de ces paramètres est fournie en standard avec le logiciel.
Les Formateurs au CFA
Un formateur pourra être associé à un jeune (tuteur du jeune).
5
Les calendriers d’alternance
Ils vont permettre de définir les périodes de présence des jeunes au CFA.
Chaque calendrier sera associé à un ou plusieurs groupes.
Comme pour les sessions, la saisie des calendriers d’alternance se fait en coloriant un tableau. Le vert
représente la présence des jeunes au CFA ; en rouge ou en gris, les jeunes sont à la disposition de
l’employeur.
Les données de la session se retrouveront ici.
Prenons par exemple le jour de Noël : dans le calendrier de la session, le 25 décembre aura été colorié en
rouge car le CFA est fermé ce jour-là. Lorsque l’on va créer un calendrier d’alternance, le 25 décembre
apparaîtra en grisé : un groupe ne pourra être présent au CFA.
On complétera alors le tableau par les périodes d’alternance du groupe.
Les groupes
Chaque jeune suivant des cours au CFA sera affecté à un groupe. Ce groupe sera lui-même affecté à un
calendrier d’alternance. Un calendrier d’alternance peut comporter plusieurs groupes (cours suivis en tronc
commun par exemple). En fonction de ce calendrier, le nombre d’heures suivi par le groupe sera
automatiquement calculé.
Dans la fiche groupe, une zone pour la saisie de l’effectif du groupe est prévue.
Les Renseignements paramétrés
Les
renseignements
paramétrés
permettent d’intégrer des données
spécifiques à votre établissement,
jeune par jeune, entreprise par
entreprise.
Notez que les renseignements
paramétrés ne sont pas limités en
nombre et sont classables en 3
catégories.
Dans l’exemple ci-contre, extrait de la
fiche d’une jeune, le CFA a choisi de
définir 5 zones de renseignements
pour mieux suivre ses jeunes :
- le suivi des avertissements de discipline
- les visites dans l’entreprise du jeune
- le suivi des frais d’inscription
- le moyen par lequel le jeune a connu le
CFA.
Chaque renseignement paramétré
peut comporter une zone saisie de
date, de montant et de mémo.
Ces
renseignements
sont
interrogeables dans les requêtes et
sont exploitables par EXCEL et par
WORD. Il est également possible de
mettre à jour les renseignements
« par lots ».
Les
renseignements
paramétrés
constituent
un
outil
de
personnalisation d’une puissance
inégalée.
6
LE SUIVI DES JEUNES
L’identité des Jeunes
Les fiches Jeunes centralisent les informations nécessaires à la gestion de leur état civil, affectation au
groupe, contrat entreprise, formation préparée, etc... Vous pouvez attacher une photo à une fiche jeune et
constituer ainsi des "trombinoscopes" de vos groupes !
Vous pouvez intégrer des données spécifiques à votre établissement en créant des Renseignements
Paramétrés.
Ajoute le nom d’un
Jeune dans la liste.
Possibilité de filtrer la liste
des Jeunes en fonction du
groupe ou de la formation
préparée.
Date de la dernière
intervention sur la
fiche de ce Jeune.
Accès direct aux fusions Word
afin de réaliser des lettres-type,
attestations, ... pour le Jeune
sélectionné.
Accès à
la photo
du Jeune
Accès direct à un
nom dans la liste.
Affectation
du groupe.
Informations
relatives au
contrat en cours.
Entreprise avec laquelle le
Jeune a un contrat en cours.
Résiliation du
contrat.
Accès direct aux
fiches Entreprises.
Fusions Word vers
l’entreprise du Jeune
sélectionné.
Vous gérez rapidement sur la fiche de chaque Jeune, son rattachement à une entreprise : contrat en cours,
prorogation, résiliation, nouveau contrat, historique.
Exemple : une fois une fiche jeune créée, un simple clic sur le bouton entreprise permet de sélectionner
ladite entreprise et de l’associer au jeune.
7
Le module optionnel « photo » permet, à partir d’une Webcam ou de tout appareil photo numérique
compatible TWAIN, de photographier en temps réel les jeunes et rattacher automatiquement les photos
aux jeunes. Des trombinoscopes peuvent être imprimés et distribués.
Le suivi des Absences
Vous renseignez les absences des Jeunes en attribuant des couleurs aux créneaux concernés. Là encore,
la saisie des absences se fait de manière très intuitive : le logiciel vous affiche, pour la semaine, la liste des
jeunes devant être présents au CFA . Sélectionnez le jeune absent, coloriez les créneaux horaires
d’absences avec la couleur correspondant au motif d’absence, et validez !
Bien sûr, le logiciel prend en compte les types d’absences pour les déduire, le cas échéant, du montant
des remboursements de frais de transport et de l’aide à l’apprentissage.
Absences par couleur telles
que vous les avez
paramétrées.
Récapitulatif du nombre
d’heures d’absence du
Jeune depuis le début
de l’année.
Vous cliquez sur les créneaux
correspondant à l’absence du
Jeune.
8
Les listes d’Appel
Vous pouvez éditer les listes d’appel des Jeunes selon des modèles de documents WORD standards ou
personnalisés.
Choisir la semaine de cours
pour laquelle vous souhaitez
les listes des Jeunes.
Seuls les groupes
présents sur la semaine
vous sont proposés.
Vous pouvez éditer les
listes pour la semaine
entière ou pour chaque
jour.
Vous sélectionnez le type de bordereau souhaité en fonction du nombre
d’appels dans la journée ( 1, 2, 4, 8, ...)
Les listes s’afficheront automatiquement par l’intermédiaire d’une fusion Word.
Les réinscriptions des Jeunes
En début d’année scolaire, vous pouvez procéder à des réinscriptions collectives des Jeunes, par situation
de formation ( ex : tous les BAC Commerce 1ère année réinscrits par défaut en BAC Commerce 2ème
année).
Vous retrouverez sur la nouvelle session, les informations de l’année passée, relatives aux Jeunes et à
leurs contrats. Il vous restera uniquement à leur affecter un groupe.
Toutes les situations sont historisées.
Archivage de l’ensemble des données
Les sessions passées peuvent être affichées à tout moment et exploitées sous toutes formes : statistiques,
courriers, états, et ce, à la date de votre choix.
Vous pouvez ainsi disposer d’informations très complètes sur les années scolaires précédentes, tant au
niveau des jeunes et de leur scolarité qu’au niveau des entreprises.
9
LES ENTREPRISES
Vous gérez votre fichier Entreprises aussi simplement que les fiches Jeunes.
Vous pouvez créer les entreprises au choix, à partir du menu correspondant ou lors de la saisie des
Jeunes.
Accès direct aux fusions Word afin de réaliser des lettrestype, courriers, ... pour l’entreprise sélectionnée.
Liste des Jeunes
du CFA ayant un
contrat avec cette
entreprise.
Historique des
contrats conclus
les années
antérieures.
Liste de
toutes les
entreprises
classées par
ordre
alphabétique
de la raison
sociale ou
du nom du
responsable.
Une liste vous
propose de
sélectionner la
commune parmi
une liste de
noms que vous
aurez
préalablement
importée.
Email direct
En plus des informations classiques (nom, adresse etc.), la fiche entreprise permet l’ajout de zones de
saisie personnalisées (les Renseignements Paramétrés) qui sont exploitables pour les statistiques.
A noter :
- La prise en compte des souhaits d’accueil de l’entreprise (nombre d’élèves souhaités, diplôme…)
- La possibilité de saisir les tuteurs des jeunes avec leurs coordonnées complètes
- La possibilité d’être informé directement sur la fiche entreprise de tous les jeunes actuellement en
formation dans l’entreprise, ou ayant été en formation dans l’entreprise.
10
LA MISE EN PAGE AVEC WORD
Les éditions représentent une part considérable de la gestion du quotidien d’un CFA. Aussi, dans un souci
de simplification et de gain de temps, YMAG a développé une approche originale et performante pour
l’édition de tous les documents : Win CFA Administratif est totalement interfacé avec le traitement de texte
Microsoft WORD.
WORD est accessible de tous les modules de Win CFA Administratif : vous avez la possibilité de réaliser
des documents à partir des informations de Win CFA Administratif très aisément. Après avoir cliqué sur le
bouton WORD, le logiciel vous soumet une liste de document préétablis en rapport avec le contexte : un
clic et WORD s’ouvre avec le courrier prêt à être imprimé ! Quelques secondes suffisent pour imprimer
courriers, étiquettes, attestations, listes de présences, d’appels, tableaux récapitulatifs des jeunes, des
entreprises, etc.
Word version 6 ou
supérieure
1
1- Sélectionnez
vos
jeunes
ou
vos
entreprises,
cliquez
sur le bouton WORD,
2- Le
logiciel
vous
propose alors les
modèles de courrier
WORD pré-établis ou
personnalisés,
2
3- Choisissez un modèle
et validez,
4- Win
CFA
lance
automatiquement
WORD
et
affiche
votre courrier prêt a
être imprimé. Vous
pouvez
aussi
le
personnaliser
avec
tous les champs de
Win CFA à votre
disposition !
3
4
Toutes les données de Win CFA sont
accessibles ici et peuvent être insérées
dans le document type afin de personnaliser
ses attestations, listes, états ou de se créer
ses propres courriers.
Document-type en cours
de modification
Vous pouvez modifier et personnaliser tous ces documents, intégrer votre logo, mettre en forme vos
courriers conformément à la charte graphique de l’établissement, formater les étiquettes ...
Dans le cas où vous possédez déjà des documents, vous pouvez les récupérer et les transformer en
document type pour Win CFA Administratif en y insérant les données du logiciel.
Tous ces documents type peuvent être enregistrés dans le répertoire de votre choix. Dans le cas
d’installation en réseau, vous pouvez choisir un répertoire commun à tous les postes concernés.
Lors de la création/modification d’un document Word, toutes les données de Win CFA Administratif sont
disponibles :
Pour des exemples de documents générés par WORD, merci de vous référer en annexe à la fin de ce
livret.
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TRANSPORT, HEBERGEMENT, RESTAURATION
Win CFA Administratif vous propose différents modes de calcul de remboursement des indemnités de
transport en fonction des usages dans l’établissement.
Chaque méthode prend en compte l’assiduité des jeunes, à savoir les absences renseignées sur la période
définie, leur appartenance à un groupe, la date de rentrée, ...
Vous pouvez lancer le calcul en partant :
¾ D’un forfait par tranche kilométrique sur une période donnée
ex : si la distance entre le lieu d’habilitation du Jeune et le CFA est comprise entre 6 et 25 km, le forfait
pour la période du 01/09/1997 au 31/12/1997 sera de 200 Francs par Jeune.
Ce calcul déduira chaque heure d’absence.
¾ D’un forfait pour chaque Aller-Retour entre le lieu d’habitation du Jeune et le CFA
Ce forfait est basé comme le précédent sur des tranches kilométriques, mais ne tiendra pas compte des
retards éventuels des Jeunes.
¾ D’un forfait par kilomètre
Vous définissez la valeur de remboursement d’un kilomètre. Ainsi, le logiciel multiplie cette valeur à la
distance exacte qu’il aura trouvée entre la commune d’habitation du Jeune et le CFA. ex : 0,32 F x 13 km
¾ Répartition d’Enveloppe
Vous indiquez la somme de l’enveloppe budgétaire consacrée aux remboursements des indemnités de
Transport, Hébergement et Restauration. Le logiciel calculera le montant de l’indemnité compensatrice
versée à chaque Jeune en fonction de son assiduité. Vous indiquez dans la fiche choisie, les valeurs des
forfaits Hébergement et Restauration par Jeune et par unité (nuitée - repas).
Pour les cas particuliers, la méthode de calcul du remboursement peut être adaptée au cas par cas, jeune
par jeune.
Les résultats sont exportables vers Excel ou vers une disquette de virement bancaire ou TG.
Exemple : Forfait par période
Permet de visualiser les résultats obtenus et
de procéder à des modifications ou
opérations supplémentaires.
Lance le calcul.
Export des résultats vers
Word, Excel, ou au format
ASCII.
Forfaits
Restauration et
Hébergement.
Bornes du calcul.
Liste
des
formations
préparées au CFA servant de
base
au
calcul
des
indemnités.
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LES REQUETES
Grâce à Win CFA Administratif, vous répondez rapidement à toutes les questions que vous vous posez sur
les Jeunes, les Entreprises, les contrats, les absences, les renseignements paramétrés que vous avez
définis, les enquêtes régionales etc.
Ces critères de sélection peuvent être croisés à volonté.
Ci-dessous, la fenêtre de requêtes des jeunes :
3) Vous lancez l’exécution de la
requête.
1) Vous
sélectionnez les
critères de la
sélection.
Vous pouvez réaliser des fusions
Word avec les résultats de la
requête.
2) Vous
définissez le
critère de
classement.
En plus de permettre l’accès rapide à des fiches jeunes et des entreprises, les résultats de ces requêtes
sont librement exploitables dans WORD, EXCEL ou exportables vers un fichier ASCII. Réalisez en un
instant graphiques, listes, étiquettes, courriers, statistiques, tableaux…
Prenons un exemple sur les requêtes des entreprises.
Votre CFA forme des apprentis dans le secteur bancaire. Vous décidez de prospecter les banques du
département 44 pour la collecte de la taxe d’apprentissage. Avant d’envoyer votre commercial en
démarchage, vous souhaitez faire un mailing aux banques du 44.
Ouvrez le menu des requêtes entreprises, rentrez les critères (Toutes les entreprises / Secteur d’activité =
Banque / Département = 44). Définissez votre ordre de tri (communes) et cliquez : S’affiche alors la liste
des entreprises répondant à vos critères. A partir de cette liste, vous pouvez alors accéder aux fiches des
sociétés ou transférer les données vers WORD pour les associer à votre courrier de mailing : votre relance
est prête !
Les différentes combinaisons de critères peuvent être sauvegardées afin de vous constituer des tableaux
de bord statistiques consultables à tout moment.
13
L’ENQUETE 51
Win CFA Administratif vous permet d’éditer les
différents états de l’enquête 51.
Pour chaque fiche, les effectifs des Jeunes sont
calculés par le logiciel, en fonction des informations
de Win CFA Administratif.
Les effectifs prennent en compte les mouvements
des Jeunes au cours du trimestre et n’intégreront
pas dans les totaux, les Jeunes sans groupe et/ou
sans employeur.
La génération de l’enquête 51 « papier » se fait
directement dans WORD.
Win CFA Administratif intègre aussi la génération de
la nouvelle enquête 51 au format électronique et son
envoi direct par email :
LES TRANSFERTS REGIONS
L’export des effectifs pour les services régionaux est réalisée de façon automatique par le logiciel et
comporte un assistant et un contrôle de cohérence pour s’assurer de la validité des informations.
DOCUMENTATION EN LIGNE
En plus du support papier qui vous est livré à l’installation du logiciel, la
totalité du guide de l’utilisateur de Win CFA Administratif est accessible
par le menu « Aide » pour que vous ayez toujours la réponse à vos
questions. Des recherches par mots-clefs sont disponibles et vous
pouvez imprimer les parties vous intéressant :
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3W-CF@ : INTRANET / EXTRANET POUR LES CFA
L’idée est de permettre aux différents acteurs intervenant dans le suivi
administratif et pédagogique de consulter et de mettre à jour le
système d’information du CFA avec un explorateur via l’Intranet (par
le réseau du CFA) ou par Extranet (via Internet).
3w-Cf@, un ensemble de services Intranet / Extranet pour Win
CFA Administratif et Planning, est en cours de développement.
Cet outil vient s’imbriquer en complément des logiciels Win CFA.
Il constitue une avancée majeure dans la gamme des progiciels
YMAG de gestion des CFA.
La partie Intranet de 3w-Cf@
La partie Intranet de 3w-Cf@ constitue en quelque sorte un « Win CFA
allégé » proposant des fonctions simplifiées destinées à un plus large public , en particulier les jeunes et
les formateurs. L’accès étant réalisé par un explorateur Internet, il n’est plus nécessaire de prévoir ni
logiciel, ni licence sur les postes concernés.
La partie Extranet de 3w-Cf@
La partie Extranet de 3w-Cf@, permet d’accéder à l’information sans être connecté au réseau du CFA.
Les formateurs et les jeunes retrouvent les fonctions de l’Intranet, tout en profitant de la souplesse
apportée par la possibilité de travailler en dehors du CFA.
Enfin, l’Extranet va donner une nouvelle dimension au système d’informations du CFA en impliquant de
nouveaux acteurs, en particulier les entreprises. Plutôt que de déranger le secrétariat pour obtenir des
informations concernant les apprentis, les entreprises pourront y accéder directement. On pourra aussi
traiter de nouvelles fonctions tels que le travail collaboratif, les carnets de liaisons, les cahiers de textes…
Les accès à ces différents modules (« portails ») seront sécurisés, en fonction du type d’utilisateur pour
que les différents intervenants aient accès uniquement à l’information que le CFA souhaite leur
communiquer.
3w-Cf@ : pour quand ?
Contactez-nous pour suivre l’évolution de ces développement au cours des prochains mois.
Notez cependant que les
possesseurs de Win CFA
Planning
peuvent
déjà
acquérir
Net-Planning,
permettant la consultation des
plannings par l’Intranet du
CFA.
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ASSISTANCE TELEPHONIQUE ET MAINTENANCE
EVOLUTIVE
Vous pouvez souscrire au contrat d’assistance téléphonique et maintenance évolutive de Win CFA Administratif :
Les Centres de Formation disposant du contrat d'assistance bénéficient de l’assistance téléphonique, des mises à
jour du logiciel qui sont envoyées systématiquement, des mises à jour de la documentation et des bulletins
d'informations utilisateurs.
Le contrat d'assistance clientèle téléphonique met à la disposition des utilisateurs un numéro de téléphone spécial,
permettant aux communications d'aboutir directement au service de maintenance tournante YMAG. Une
messagerie Internet est disponible 24h/24.
Tous les services de petits dépannages, compléments de formation, informations complémentaires ... sont ainsi
traités directement entre l'utilisateur et les techniciens.
Un document standardisé, vous permet de nous communiquer les demandes de modifications ou d'ajouts de
fonctionnalités aux programmes existants. Dans tous les cas, nous accusons réception de vos remarques qui sont
ensuite ainsi recensées puis débattues avec le chef de projet.
Le bulletin utilisateur semestriel vous informe de la mise en œuvre et de la disponibilité des nouvelles versions.
En outre, ce contrat garantit la mise en conformité des logiciels avec la législation régissant l'apprentissage sur le
plan national (Remplacement du FNIC par l’aide à l’apprentissage, modification de l'enquête 51 ...)
CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
Environnement
Systèmes d’exploitation : Windows 9x, NT4, 2000 ou XP
Environnement de développement : Delphi de Borland
Système de Gestion de Base de Données Relationnelle
(SGBDR) : Interbase de Borland
Protocole réseau : TCP/IP obligatoire
Traitement de Texte Microsoft Word version 7
ou supérieure obligatoire
Ressources matérielles nécessaires
Mono-Poste
Micro-ordinateur type Pentium II 233 Mhz
Disque 2 Go, RAM 64 Mo, Résolution graphique 800 x 600
Windows 9x, NT4, 2000 ou XP installé
Onduleur, Antivirus
Vivement conseillé : Sauvegarde sur bande ou Zip
Serveur de réseau
Micro ordinateur Pentium II 300 Mhz mini.
Disque 2 Go, RAM 128 Mo, Résolution graphique 800 x 600
Sauvegarde sur bande, Onduleur, Antivirus
Windows NT 4.0 Server ou 2000 Server et licences d’accès
correspondant aux postes de travail connectés
Postes de travail
Micro ordinateurs Pentium 133 Mhz mini, 166Mhz conseillé
Disque 1 Go mini
RAM 32 Mo mini , 64 Mo conseillés
Windows 9x, NT4, 2000 ou XP
Résolution graphique 800 x 600 mini
WORD version 7 ou supérieure obligatoire
EXCEL version 7 ou supérieure conseillée
Antivirus
***
16
INDEX
A
B
C
D
J
Jeunes · 7
L
Listes d’Appel · 9
M
Mailing · Voir Requêtes
O
Origines · 5
P
Absences · 8
Aide en ligne · 4
Archivage · 9
Assistance · 16
Base de Données · 16
Calendriers d’alternance · 6
Caractéristiques Techniques · 16
R
Diplômes · 5
Documents · 11
E
F
G
H
I
Editions · 4, 11
Enquête 51 · 14
Enquêtes Régionales · 13
Entreprises · 10
Environnement de travail · 4
Etiquettes · Voir Requêtes
Excel · Voir Requêtes
extranet · 15
Paramétrages · 5
portails · 15
Réinscriptions · 9
Renseignements Paramétrés · 6
Requêtes · 13
Réseaux · 16
Restauration · 12
Rubriques Paramétrées · 6
S
Fichier ASCII · Voir Requêtes
Graphiques · Voir Requêtes
Groupes · 6
T
Hébergement · 12
W
Sélections · Voir Requêtes
Session · 5
Sites de formation · 5
Statistiques · Voir Requêtes
Statuts · 5
Systèmes d’exploitation · 16
Transferts Regions · 14
Transport · 12
Win CFA Administratif
Impressions · 11
Indemnités de transport · 12
Internet · 15
intranet · 15
Présentation · 2
Windows · 4
Word · 11
LES AUTRES PROGICIELS DE LA GAMME WIN
Modules Complémentaires de Win CFA Administratif
Win CFA Contrats : édition directe des contrats sur document
Cerfa 1102*02 à partir de Win CFA Administratif
Win CFA Inscription aux examens
automatisée des BEP-CAP aux examens
:
l’inscription
Win CFA Frais
pédagogiques.
Pédagogiques :
gestion
des
frais
Win CFA Photo : photographier les jeunes et attacher à la
fiche jeune les photos obtenues en temps réel à partir de
Win CFA Administratif. Nécessite une Webcam ou un
appareil photo numérique compatible TWAIN.
Win CFA Notes : la gestion des notes de vos apprentis
Autres progiciels dédiés aux Centres de Formation
Win CFA Taxe : réservé aux CFA non-collecteurs : saisie
de la taxe d'apprentissage, l'édition des reçus libératoire
pour les entreprises, les accusés de réception pour les
organismes collecteurs et la création et la gestion des
courriers de remerciements pour les entreprises.
Win CFA Planning : la gestion des plannings des
ressources des CFA et des Centres de Formation Continue.
Win CFA Pensions : permet la saisie des règlements , les
relances, et la facturation des frais de pension
(restauration, hébergement).
Net-Planning : consultation des plannings par l’Intranet du
CFA (pour les utilistateurs de Win CFA Planning).
Win-FC : la gestion de votre centre de formation continue
Win CFA Facturation Formation : facturation des contrats
de qualification.
17
ANNEXES
Exemples d’éditions de Win CFA Administratif via Word
Attestation d’inscription
Relevé d’absences
Bulletin d’absence
Cartes d'étudiant avec photos incluses
18
YMAG S.A.S. - Parc Technologique
4 Avenue de La Découverte - 21000 DIJON
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
ATTESTATION D’INSCRIPTION
Je soussigné, Jean-Paul DUPONT, Directeur du CFA, atteste que
Monsieur Benoît AILLE
est bien inscrit(e) au CFA et prépare une formation en apprentissage de
BEPA AMENAGEMENT DE L'ESPACE - TRAVAUX PAYSAGERS.
Le contrat de formation, établi pour une durée de 24 mois , du 04/11/96 au 31/08/98 a été signé avec
l’entreprise
NATURE ET ENVIRONNEMENT
Messieurs AURAY
La Jalousie
Route de Paris
44470 CARQUEFOU
Pour faire valoir ce que de droit.
Fait à Dijon, le 22/06/2005
Cachet du CFA et Signature du Directeur
19
Dijon, Le 22/06/2005
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Mr DENIAUD Bernard
La Loirière
44140 MONTBERT
Monsieur,
Pour la période du 01/01/98 au 31/01/98, nous avons constaté les absences suivantes pour Etienne
DENID :
RELEVE DES ASBENCES DU 01/01/98 au 31/01/98
Nombre
d’Heure
s
Justifiée
le lundi 12 janvier de 08:30 à 17:30
9,00
Non
Arrêt Travail
le mardi 13 janvier de 08:30 à 17:30
9,00
Oui
Total des heures
d’absences justifiées pour la période
9
Total des heures
d’absences injustifiées pour la période
9
Total Suivies
heures suivies sur la période
72
Motif de l’absence
Période
Non Justifiée
20
Dijon, Le 22/06/2005
4, Avenue de La Découverte - 21000 DIJON
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Monsieur ABILY
16 impasse de la Doussinière
44240 SUCE S/ERDRE
BULLETIN D'ABSENCE
Monsieur,
Jérôme AMICHOT, était absent du Centre le lundi 23 février de 09:30 à 17:30.
Cette absence n'a pas été justifiée.
Conformément à la Législation du Travail en vigueur, nous vous serions
reconnaissants de bien vouloir vérifier le motif invoqué par le jeune et nous
retourner ensuite la « JUSTIFICATION DE L'ABSENCE » ci-dessous.
D'avance, merci.
Bien entendu, nous nous tenons à votre disposition pour examiner ensemble
toute situation particulière.
Le Directeur du CFA,
∃
JUSTIFICATION DE L'ABSENCE
à retourner d'urgence au CFA
Apprenti
AMICHOT Jérôme
Classe
BP 2EME ANNEE
Absence
le lundi 23 février de 09:30 à 17:30
MOTIF DE L’ABSENCE
Date & Signature
21
CFA YMAG-BFC
CFA YMAG-BFC
YMAG BFC SA - Parc Technologique
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Carte d’Etudiant
Carte d’Etudiant
0U7KRPDV%$5%$8;
0U(PPDQXHO&+27($8
Numéro: 1607
Numéro: 1541
Date de naissance: 21/12/76
Scolarité: 1998-1999
qPHDQQpH%76)25&('(9(17(
qPHDQQpH%76)25&('(9(17(
CFA YMAG-BFC
CFA YMAG-BFC
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Carte d’Etudiant
Carte d’Etudiant
0U/DXUHQW%/$1&.$(57
0U)UDQFRLV'(9/22
Numéro: 1540
Numéro: 1542
qPHDQQpH%76)25&('(9(17(
qPHDQQpH%76)25&('(9(17(
CFA YMAG-BFC
CFA YMAG-BFC
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Tél : 03 80 78 99 00 - Fax : 03 80 74 15 84
Carte d’Etudiant
Carte d’Etudiant
0OOH-XOLH%289,(5
0U/RLF'+(7=
Numéro: 1565
Numéro: 1605
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Win CFA
Notes
La gestion des notes de vos apprentis
sous Windows, NT et réseaux.
YMAG SAS au capital de 240 000 € - TVA intra : FR 10314979337 – RCS DIJON 314 979 337 - NAF 722 C
Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte - 21 000 DIJON - Tél. 03.80.78.99.00 - Fax : 03.80.74.15.84
Email : [email protected]
Site web : www.ymag.fr
1. PRESENTATION DE WIN CFA NOTES
Win CFA Notes est un module complémentaire de Win CFA Administratif. Il se fond totalement dans l'interface de Win CFA
Administratif. Il est accessible soit du menu principal, soit par un bouton raccourci « spécifique » ne permettant que la
gestion des notes (très utilisé dans le cas où les formateurs saisissent eux mêmes les notes des jeunes. A noter: on peut
consulter directement les notes d’un jeune à partir de sa fiche.
Outre les notes en cours d’année, Win CFA Notes permet la gestion des notes à l’examen blanc. La gestion quotidienne
devient vraiment plus simple : plus de calcul fastidieux des moyennes et des rangs : Win CFA Notes s'en charge ! Et l'édition
des bulletins est une formalité grâce à la puissance des liaisons Win CFA / WORD.
2. LE PRINCIPE DU PARAMETRAGE
A chaque diplôme préparé, on associe les matières (pour le bulletin) ou les épreuves (pour l’examen blanc) qui vont
constituer le bulletin, avec l’appartenance à un domaine (Professionnel, Général ou facultatif) et l’application d’un coefficient.
On se réfère à ce paramétrage pour la saisie, les éditions et les calculs.
3. LES NOTES
La saisie des notes
La saisie des notes peut être faite par les formateurs eux-mêmes. On peut imaginer un poste de travail relié au réseau du
CFA en salle des professeurs pour la saisie des notes. Chaque professeur ayant un mot de passe, les accès au poste de
travail sont sécurisés.
Matière des notes en cours de saisie
Groupe
Type de note
(Devoir surveillé,
devoir à la
maison etc...)
Elèves du
groupe
Formateur associé
au groupe et à la
matière
Coefficient attribué à
la note. Calculé
automatiquement en
fonction du type de
note (ici, un devoir
surveillé de
Français), il reste
modifiable.
Période des notes
saisies. Ici, les
notes saisies sont
valables pour le
2ème trimestre de la
filière commerce.
Notes en cours
de saisie
Moyenne de
l'élève sur la
période concernée
(2ème trimestre)
YMAG - Win CFA Notes
2
La consultation des notes
Consultations individuelles
La consultation des notes par élève offre le détail des notes et des moyennes de chaque élève par période, année, matière.
Moyenne de l'élève par
période
Elève consulté
Moyenne de l'élève par
matière sur l'année
Moyenne générale de
l'élève sur l'année
Détail des notes
de l'élève sur la
matière concernée
Moyenne de la
matière par
période
3
Consultation par groupe
La consultation par groupe permet une analyse détaillée des moyennes des élèves et de leur classement au sein du
groupe :
Groupe
consulté
Période
consultée
Matière et
formateur
Elèves du
groupe
Moyenne de
l'élève / Rang
de l'élève
Le calcul du rang
Les groupes d'élèves peuvent être associés pour un calcul du rang des élèves.
Exemple : si une classe est divisée en deux groupes pour l'enseignement de l'anglais, il est possible d'associer ces deux
groupes pour que le calcul du rang des élèves et de la moyenne générale de la classe se fasse sur les effectifs de ces deux
groupes d'anglais.
Le calcul des moyennes
Le calcul des moyennes est entièrement à la charge de Win CFA Notes. En plus des moyennes par épreuve, matière et
élève, Win CFA Notes tient à votre disposition des informations complémentaires : moyenne du groupe, des groupes
rapprochés (classes), sur la période, l'année etc…
4
4. LES BULLETINS
La périodicité des bulletins
Un bulletin regroupe les notes d'un élève sur une période librement définie par l'établissement. Il est par exemple possible de
définir des bulletins trimestriels pour la filière commerce d'un CFA alors que la filière technique bénéficiera de bulletins
semestriels. Cette notion de période peut être affinée et autoriser des périodes différentes pour chaque groupe d'élèves !
L'édition des bulletins
Win CFA Notes profite de la puissance de WORD pour la présentation et l'édition des bulletins de notes. Des modèles de
bulletins WORD préconstruits vous sont livrés à l'installation de Win CFA Notes. Libre à vous de les modifier et d'en créer en
fonction de vos habitudes de travail : tous sont modulables. Vous avez à votre disposition de nombreuses informations de la
base de Win CFA Notes. En plus des épreuves et des moyennes, les moyennes du groupe, de la classe, les moyennes
maximales, minimales, le rang, le nom des formateurs, le coefficient... etc. peuvent être inclus sur le bulletin.
Une fois vos bulletins créés et/ou personnalisés, l'édition pour un élève, un groupe ou une classe se fait en quelques clics de
souris ! Voyez page suivante le résultat.
Word version 6
ou supérieure
Document Type en cours de
modification
Toutes les données de Win
CFA
Notes sont accessibles ici et
peuvent être insérées dans
le document type afin de
personnaliser vos bulletins
de notes et d'examens
blancs.
***
Les autres logiciels de la gamme Win :
Win CFA Contrats : édition directe des contrats sur document Cerfa 1102*02 à partir de Win CFA Administratif
Win Planning : la gestion des plannings des ressources de votre établissement
Win-FC : la gestion de votre centre de formation continue
5
CFA YMAG
BULLETIN DE NOTES
2ème TRIMESTRE 1999-2000
« Parc
Technologique »
4, Av de la Découverte
21000 DIJON
03 80 78 99 00
Mr AMICHOT Jérôme
JEUNE
AQUATOUR SA
1. ENTREPRISE
GROUPE
BPAJEV2
TUTEUR
Mr PAULIN André
Matière
Formateur
COMMUNICATION
TECHNIQUE
ALINOVI
VIE SOCIALE ET
PROFESIONNELLE
BABIN
ANALYSE DOSSIER
BALANDE
Mr LEPERS Jean - Claude
34 route du Muscadet
06000 NICE
Mr VIDAL Daniel
MAITRE
D’APPRENTISSAGE
Coefficient
Moyenne
3,00
11,75
Moyennes
Moyenne
de la
Min.
6,25
Max.
13,67
Classe
9,77
3,00
17,00
10,61
4,00
19,00
12,39
7,00
14,00
11,19
7,00
18,00
12,05
4,00
12,40
8,07
2,00
19,00
10,91
3,00
15,00
10,00
6,61
15,30
11,54
Appréciations des Formateurs
3
1,00
12,33
7
9,00
11,00
11
FRANCAIS
BOUGEAULT
4,00
11,11
10
MATHEMATIQUES
BALANDE
2,00
11,33
10
SCIENCES
CHETELLER
2,00
12,40
1
HISTOIRE GEOGRAPHIE
LECONTE
1,00
ANGLAIS
PAULIN
1,00
11,50
8
EDUCATION PHYSIQUE
ET SPORTIVE
JEANRIOUX
1,00
DESSIN D'ART
LECONTE
0,00
11,00
2
MOYENNE GENERALE
11,36
Moyenne Générale sur l’année scolaire
11,36
APPRECIATIONS GENERALES
9
Heures d’absence
Nombre de Retards
15,00
0

Doc technico commerciale - logiciel Win CFA Administratif

Transcription

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