Procès verbal - Science Students` Association
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Procès verbal - Science Students` Association
La quatrième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL The fourth meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association of the University of Ottawa – MINUTES Date: Le mardi 17 juin 2014 Lieu: GNN 080 Heure de départ: 20h00 Assiduité Elsa Mirzaei Julia Davies (absente) Anne-Marie Cooke Joshua Gutoskie Olivia Lam (absente) Olivia Gallarino (absente) Steven Patrick Deery Esther Eruysal (présente en vigueur de Skype à 20h05) – quitté à 22h57 à cause d'une manque de pile au portable Vincent Nguyen Kevin Li (absent) Alick Wang Sorush Rokui (présent en vigueur de Skype un peu après Esther)- – quitté à 22h57 à cause d'une manque de pile au portable Ahmed Al-Saaq Sabrina Slade (absente) Elisabeth Hart McKittrick Réunion débute à 20h01 1. Ouverture de la réunion Appuyée par Liz 2. Motion pour modifier l'agenda Ajouter la mise à jour de Liz Ajouter "Frigo" après Wipebooks 3. Motion d'adopter l'agenda modifié Appuyée par Liz 4. L'approbation du procès verbal de la réunion précédente Approuvé Appuyé par AMC 5. Brouillon de l'horaire de la semaine 101 Voir powerpoint 6.Commande de T-Shirt et Swag Les chandails de l'exécutif vont être bleu électrique Les kits sont similaires à ceux de l'année passée On va ajouter des publicités pour notre marchandise dans les kits et l'envoi 7. Vente de sucette #3 annulée Supposée avoir une vente de sucette samedi passé Pas beaucoup de monde Peut être il est plus efficace de diversifié les événements pour une meilleure participation Ce qui s'en vient: La course Spartan, le tirage LCBO, l'après de Lady Gaga, les ventes de sucette des corps fédérés, soirée de bar et les Party-off SVP laissez savoir à Alick si vous ne pouvez pas participer à un événement de Shinerama Alick a besoin le plus d'aide possible pour les événements de Shine 8. Collaboration Carleton-Shinerama Reçu un courriel du coordinateur de Shine/semaine 101 de Carleton Program de lutte à la corde au parlement; événement différent pour sensibiliser 9. Nouvelle bourse douée de l'AÉS Avec l'exception des épargnes, le restant de l'argent va envers cette bourse Les critères de cette bourse ont besoin d'être établis 10. Création d'un comité ad hoc pour les bourses - 11. Wipebooks Frank nous a envoyé un courriel-on a des extras Offert de faire une échange (il n'a plus les vieilles) Doit décider si on veut graphique ou ligné On préfère un mélange (on échangerais 30) pour 10 graphiques et 20 lignés On peut louer les Wipebooks Possibilité d'ajouter les Wipebooks comme des ajouts aux kits 101 et de les vendre sur lieu 12. Frigo Il semble que l'AÉS ne peut pas garder le réfrigérateur nettoyé Steve veut s'en débarasser Si vous gardé de la nourriture dans le frigo, gardez le propre Peut être échanger le frigo pour un autre congélateur Frigo va être détruit Les contenants en plastique devront être jetés Si vous lisez ce procès verbal, à la prochaine rencontre cri: wobbly wobble wo-wowobble wobbin`après le motion d'ouvrir la réunion et je vais littéralement vous donnez une bar de chocolat (VP Bilinguisme ne fournit pas cette bar de chocolat) 12. Prochaine réunion Fin juin/début juillet Une courte réunion à la fin de juin Deux semaine de congé et ensuite on va se réunir de nouveau 13. Mises à jour 13.1 Sénateur aucune 13.2 Conseilleur principal aucune 13.3 Interne La femme en charge des cartes magnétiques a augmenté notre accès pour la prochaine année (peu importe l'accès précédent) Tout le monde devrait avoir l'accès complet, sinon va voir elle directement Steve part pour l'Amérique central pour 2 semaines et demi Les codes pour le Smart Serve ont été envoyés- SVP les utilisés avant la semaine 101 Vieilles marchandises peut être données aux premiers arrivants de la semaine 101 Comité des services-nouveaux services pour l'année prochaine Le nouveau lien du site web amène le vieux site web au nouveau (Yay Steven Patrick Deery) Les agendas et les minutes sont maintenant sur le site web 13.4 Externe aucun 12.5 Sociale TRS – L'événement alternatif pour Camp Fortune est Mosaika L'événement alternatif pour jeudi soir est un jeu laser avec les sciences informatiques La FÉUO réduit le prix des événements fédérés-2,50$/kit Le date d'échéance pour le budget est le 1 août, certainement un audit de la semaine 101 Tous événements doivent être accessible Maison n'est pas accessible par chaise roulante pour la fête du cartier Tous événements de sciences vont être accessibles 12.6 Logistiques Prit des choses de l'entrepôt et va assembler des sacs pour les bons guides BBQ coûte environ 250-300$ sans tax Peut garder le BBQ dans l'entrepôt à coté du quai de chargement Sous le budget de la semaine 101 12.6 Bilinguisme Comm francophone a envoyé un courriel pour promouvoir des activités francophones Gardrer à jour la page Facebook Travaille la traduction du site web 12.7 Promotions Soumis le design Superman pour le chandail de Shinerama pour chaque corps fédéré Logo #1 sera utilisé pour les T-shirts de la semaine 101, logo #2 pour des petites marchandises 12.8 Finance L'autorité de signature- Elsa a soumis tous les papiers nécessaires Si ce n'est pas relié aux banques, n'importe quels 2 personnes de l'AÉS peuvent signer pour des contrats Social et Logistiques peuvent signer pour le bar, par exemple Tout qui a à faire avec la banque doit être fait par ceux avec l'autorité La présidente devrait signer les contrats Services bancaires en ligne-le mot de passe est perdu et on est verrouillé du compte 12.9 Philanthropique L'événement de Lady Gaga s'en vient- 5 juillet Le contrat est signé Les billets et les matériaux promotionnels s'en vient À venir: Course Spartan – des personnes font des défis pour de l'argent, pour chaque bénévole on reçoit 50$ Chaque bénévole qui veut participer devrait être dirigé vers Alick afin de prélever de l'argent Doit apporter au moins 20 personnes pour l'avantage de 50$ Le tirage LCBO: billets Les billets doivent être vendus afin de gagner du profit, entre 150-180 billets vont nous donner un profit 12.10 Coordinatrice de Shinerama Vendre des Freezies et de l'eau pendant le jour du Canada avec une liste de bénévoles Motion pour aller huis clos o Appuyé par Josh Motion pour quitté huis clos o Appuyé par Josh 12.11 Coordinatrice des bénévoles La formation des guides a été envoyée 12.13 Présidente aucune 13. Varia La formation de premier soin: 19 et 20 juillet Ceux qui ont seulement besoin d'une mise à jour sont là pour une journée Remplacer le grand sofa (possiblement) Marc Jean s'occupe du site web de la semaine 101 pour la FÉUO Tous infos pour acheter les kits et les courriels des sociaux est là 14. Motion pour terminer la réunion Appuyé par Josh Réunion termine à 23h02 The fourth meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association of the University of Ottawa – MINUTES La quatrième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiantes en science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL Date: Tuesday, June 17th, 2014 Location: GNN 080 Start Time: 8:00PM Attendance Elsa Mirzaei Julia Davies (absent) Anne-Marie Cooke Joshua Gutoskie Olivia Lam (absent) Olivia Gallarino (absent) Steven Patrick Deery Esther Eruysal (skypes in at 8:05) – signed out at 10:57 due to battery dying Vincent Nguyen Kevin Li (absent) Alick Wang Sorush Rokui (skyped in a little after Esther)- signed out at 10:57 due to battery dying Ahmed Al-Saaq Sabrina Slade (absent) Elisabeth Hart McKittrick Meeting starts at 8:01 1. Opening of the meeting Seconded by Liz 2. Motion to amend agenda Add Liz’s update Add ‘FRIDGE’ after Wipebooks 3. Motion to adopt the amended agenda Seconded by Liz 4. Approving the previous meeting’s minutes Approved Seconded by AMC 5. Rough draft of 101 week schedule See powerpoint. 6. T-Shirt and Swag Order Exec shirts will be electric blue Similar kits to last year Will add merch advertisements to 101 week kits + mail out 7. Sucker run #3 cancellation Supposed to be a sucker run last Saturday Bad turn out May be more effective to diversify events to increase participation Coming up: Spartan race, LCBO raffle, Lady gaga after party, Fed body sucker runs, Carleton collab, bar nights, party-offs. Please let Alick know if you cannot make a Shinerama event. Alick needs as much as help as possible for Shine events. 8. Carleton-Shinerama Collaboration Email from frosh/shine Carleton coordinator Tug-of-war program on parliament; something unconventional to raise awareness 9. New SSA Endowed Scholarship With exception of savings, rest of money to SSA endowed scholarship Criteria for the scholarship needs to be made 10. Creation of an Ad Hoc Scholarship committee - 11. Wipebooks Frank emailed – we have leftovers offered to trade in (ran out of old ones) decide if we want graphed or lined we prefer a mix (we would trade 30) for 10 graphed and 20 lined we can rent out wipebooks look into putting wipebooks as ad-ons for 101 week kits + sold on site 12. Fridge seems SSA cannot keep a fridge clean Steve wants to get rid of it If food is kept in fridge, clean after it May trade the fridge for another freezer Fridge will be destroyed Tupperware in closets should also be thrown out If you read these minutes, at the next meeting yell wobbly wobble wo-wo-wobble, wobbin’ after the “motion to open the meeting” is seconded and I will literally give you a chocolate bar (VP of Bilinguism will not be providing this chocolate bar) 12. Next meeting End of June or first week of July A short meeting at the end of June Two weeks off and reconvene 13. Updates 13.1 Senator none 13.2 Senior Advisor none 13.3 Internal swipe care lady – went through all cards and increased access for a year no matter the access prior everyone now should have full access – if not, go straight to her with information Steve is leaving to central America for two and a half weeks Sent out all smart serve codes – please do before 101 week Old merch – for 101 week registration, first few people get free sweaters? Services committee – new services for next year New link from old website goes to new website (yay Steven Patrick Deery!) Agenda and minutes now on the site 13.4 External none 12.5 Social SRT – Alt event of camp fortune is Mosaika Thursday’s alt event is laser tag with comp. sci SFUO is lowering prices for fed events - 2.50$ a kit Budget deadline is august 1st , definitely a 101 week audit All events must be accessible Maison is not wheelchair accessible for block party All science events will be accessible 12.6 Logistics Took out old storage stuff and will assemble party bags for good guides Barbeques have been between the price of 250 – 300 without tax Can store in the barbeque storage beside the loading dock Under 101 week budget 12.6 Bilingualism Comm francophone emailed about activities to promote French people Post on Facebook Working on site translation 12.7 Promotions Submitted Superman shine shirt for all fed bodies on shine day Logo #1 will be used for T-shirts on 101 week, logo#2 for small merch 12.8 Finance Signing authority – Elsa submitted all papers If not banking related, 2 people from the SSA can sign for contracts The social and logistics and sign for a bar, for example Anything to do with banking must be done by those with signing authority President should sign contracts Online banking – password lost, locked out of account 12.9 Philanthropic Lady gaga is coming up – July 5th Contract is signed Tickets and promo materials come soon Coming up: Spartan Race – people do stunts for money, for every volunteer we get 50$ Any known volunteers should be reported to Alick to gain money Must bring at least 20 people for the 50$ advantage LCBO raffle: raffle tickets Tickets must be sold to gain profit; between 150 – 800 tickets will gain profit 12.10 Shinerama coordinator Will sell Freezies & water on Canada day with volunteer spreadsheet Motion to go into camera o Seconded by josh Motion to exit camera o Seconded by Josh 12.11 Volunteer coordinator Guide training has been sent out 12.13 President None 13. Varia First aid training 19th+20tH of july Re-cert in one day Replacing large couch (potentially) 101 week website for SFUO handled by marc jean all info for buying kits + social emails 14. Motion to end the meeting seconded by josh Meeting ends at 11:02
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