Procès verbal - Science Students` Association

The fourth meeting of the executive ’1 -’1 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa - MINUTES
Date: Tuesday, June 9th, 2015
Time: 6PM
Location: GNN 080
Attendance
Esther Eruysal (absent)
Maddie Elkhazin
(absent)
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (absent)
Alick Wang
Rae Woodhouse (absent)
Elsa Mirzaei (absent)
Kate Klarer
Meeting starts at 6:04PM
1. Opening of the meeting
-Seconded by Pawrnaa
2. Motion to adopt the agenda
-Seconded by Pawrnaa
3. Approval of last meeting’s minutes
-Seconded by Michael
4. Executive’s updates and Action )tems
4.1. Senator
 New program: combining electrical engineering and physics
4.2.
Senior Advisor
Absent, none
4.3.
Internal
 Couch coming in the next 21 days. Company will contact Vincent when couch arrives
in city.
 Still nothing for the admin login for old SSA domain. Must find original receipt of
domain acquisition.
 New services ideas:
o Manual and course packs to be sold (no profit) to 1st and 2nd year students.
More convenient for science students because of smaller lines.
o
o
4.4.
Feel-Good Friday: coffee and bagels for students in the morning.
Minor printing service: 20 (physical) pages limit. 10c per side. Helps students
print last minute assignments, reports, notes, etc. Restricted to school-related
documents.
External
 Ontario Science Students’ Association:
o Old OSSA roles are being ruled out and swapped with new ones (logistics,
budget, etc).
o Leadership conference - no limit on delegates. 5 voting members. 115$ per
delegate.
 Ontario Science Games:
o Alick nominates Andre, Pawrnaa seconds.
o July 15: OSG director must be chosen.
o 25 delegates per university (24 + 1 captain).
o Can’t be a delegate and be on planning committee.
o General consensus: SSA is not interested, don’t think it's not worth the
money. See if SFUO can fund us (if ever). Alick proposes that only a few of the
exec members go.
o Need more info in order to make a decision
o Rae proposes we make an Ad Hoc committee from General Council members
for this event.
 Competitive clubs:
o Most things will remain the same.
o Clubs will have to be transparent in how their exec members are selected.
o Criteria for applicants must be transparent as well. Selection process must be
advertised 2 weeks before.
o Equal opportunity for club applicants (e.g. no discrimination). If not followed,
funding to club can be reduced or cut.
o Clubs manual is outdated – to be updated by Clubs committee.
4.5.
Academic
None
4.6.
Social
 No group ideas yet
 Football game scheduling not yet resolved
4.7.
Bilingualism
 Minutes, agenda are translated and complete.
 Budget translation is complete
 Shine translation is complete
 Website translation is progressing. Vincent will give Esther a login so she can
translate text without having to go through Vincent and do it herself.
 SSA extension redirects to another office.
o Vincent will look into it
 Will post Sucker Run on social media
4.8.
Promotions



4.9.
Obtained Zoom Production footage, has not started working on the promo video.
Might end up taking Alex Moldovan’s video, but will meet with him later on.
Shinerama 2015 logo is finalized
Will purchase a pull-up banner that will go outside the office (next to door)
Finance
 2015 budget is complete.
 FRT is soon.
 Third audit is 10 000$
4.10. Philanthropic
 Tight & Bright themed Sucker Run this Friday (June 12). Meet at Grace’s place
beforehand.
 BBQ next Saturday, but is conflicting with another event. BBQ will be rescheduled.
 July 1: wants to do trolley run during the day (water bottles, freezies). Another
Sucker Run during the evening.
 July 10: West is Best (Kanye West after party) at TBD. Grace requests help for ticket
sale.
4.11. Shinerama Coordinator
 Contact Kaplan to see if they can donate a MCAT free prep course.
 Water gun competition in late July.
 Contact WestJet to see if they want to donate flights, and auction these flights
(success in the past)
4.12. Summer Logistics
 New freezer. Want to take out the old freezer. Kate will contact Giroux to come take it
out.
 Still browsing for BBQ. Want to clean out the big BBQ
 Reminder for everyone to get GroupMe because of important updates and messages
4.13. Full-year Logistics
 Cleaned 4 BBQs, only 3 function properly
 Contact Rae to book rooms
4.14. Volunteer Coordinator
 Guide acceptance and rejection letters were sent out.
 Will make FB group,
 Will send out e-mail for Sucker Run.
 Kate has everyone’s guide training hours.
4.15. President
 Mental Health: reached out some organizations (WRC and CSD) for workshops. Royal
Ottawa is 90$/person.
 Exec retreat: venue soon-to-be booked. Aug 21-23rd weekend.
 Website: update description about SSA on university website. Alick will send us the
draft to review before posting.
 Will get parking pass for all SSA members to use during events. Costs 1200$ for the
year. Will be left in office.
5. Finalizing Logo and Slogan Options
 Logo finalized
o Motion to finalize logo by Alick
o Seconded by Pawrnaa.
o Alex abstains, motion passes
 General consensus: slogan not required
6. Audio Equipment Rental
 Putting together 101 week guide band. Date TBD. Phil will figure out logistics. Band
would practice during the summer.
 Alick suggests that Phil not be part of the band because he is needed elsewhere.
7. Storage Room Fashion Show
 Any and all food in the storage room must be put into a sealed container. Try to not put
food in the storage room at all.
8. Mail-out
 Full colour, 16-pages.
 Alex presents quotes for mail out booklet along with sample booklets.
o Decided to go with 14 point card stock cover. Estimated 1300$ for 1000 units.
 Contacted Louise, will have incoming student list at the end of June.
 Rough mail out format. Order and elements subject to change
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Cover
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What is Contagion
? , Why do
week?
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How to get started? (how to sign up, where to go)
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Blurbs from president, social, shine and phil
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Map
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Rough 101 week schedule
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Tips and services (help centers, staples, lab coat
rental)
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Our team (pictures and contact info for each person)
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Extra space
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Back cover – social media links and snap chat pin
9. SSA Annual Budget
 See budget posted on website.
 Motion to approve budget by Alick
o Vincent second
o No abstentions, motion passes
10. Academic Symposium
 Tuesday of 101 week, from 3 to 5pm. SSA Clubs give small presentations about themselves
to get 101ers interested.
 Chem TAs to give science demos during 101 week. Keep name as Life, Chem and
Explosions
 Rashmi and Czajkowski are potential profs. Kijoo will look into it more. Profs to be decided
at next meeting
11. T-shirt Exec Colour
 Cons of dark heather: close to black, which is SFUO colour. Sorush votes for Dark heather
because less cons.
o Everyone agrees to have this colour.
 Cons of mint green: too close to white, other student councils have green.
12. Next meeting
 To take place in 2 weeks
13. Varia
 Alex Moldovan - didn’t apply to be a guide but wants to get involved. Sorush suggest he be a
cameraman for 101 week and would receive the same benefits as a regular guide.
 Alex presents geofilter options
o Non-themed geofilter wins over themed geofilter.
o Bilingual geofilter is too crowded, will only submit 1 English geofilter.
 Swapping out old logo with new one on social media, website, letterhead, etc
14. Motion to end meeting
Seconded by Vincent
Meeting ends at 8:21PM
La quatrième rencontre de l'exécutif de ’1 -’1 de l’Association des étudiant e s en science
de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: le mardi 9 juin 2015
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 18h00
Assiduité
Esther Eruysal (absente)
Maddie Elkhazin
(absente)
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (absente)
Alick Wang
Rae Woodhouse (absente)
Elsa Mirzaei (absente)
Kate Klarer
Réunion débute à 18h04
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Pawrnaa
2. Motion d'adopter l'agenda
-Appuyée par Pawrnaa
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
-Appuyée par Michael
4. Mises à jour de l'exécutif et les tâches
4.1. Sénateur
 Nouveau programme: combiner génie électrique et la physique
4.2.
Conseillère principale
 Absente, aucune
4.3.
Interne
 Le divan sera d'ici 21 jours. La compagnie contactera Vincent lorsque le divan arrive
dans la ville
 Aucune nouvelle pour le mot de passe pour l'ancien domaine. Faut trouver le reçu
pour l'acquisition du domaine
 Nouvelles idées pour des services:
o Vendre les manuelles et les paquets de cours (aucun profit) aux premières et
deuxièmes années. Plus convenable au étudiant(e)s à cause il y a moins de
lignes d'attentes.
o
o
Vendredi valorisé: servir du café et des bagels aux étudiant(e)s au matin
Services d'imprimerie: limite de 20 pages (physiques). 0,10$/côté. Aide aux
étudiant(e)s à imprimer des notes, des rapports et des tâches à la dernière
minute. Limité aux documents scolaires.
4.4.
Externe
 L'Association ontarienne des étudiant(e)s en sciences
o Rôles de AOES sont en période de renouvellement (logistiques, budget, etc)
o Conférence de leadership- aucune limite pour le nombre de participants. 5
membres votants. 115$/personne.
 Jeux de science ontarienne:
o Alick nomine André, Pawrnaa l'appuie.
o 15 juillet: le directeur des JSO doit être choisit.
o 25 participants par université (24 + 1 capitaine).
o Ne peut pas être un participant et sur le comité
o Consensus général: l'AÉS n'est pas intéressé, on ne pense pas que ça vaut
l'argent. Vérifier si la FÉUO peut nous subventionner. Alick propose que
seulement un couple de membres exécutifs y vont.
o On a besoin plus d'info avant de faire une décision
o Rae propose qu'on forme un comité ad hoc de membres du conseil général
pour cet événement.
 Clubs compétitifs:
o La majorité reste pareille.
o Les clubs doivent être transparent en termes de sélection de ses membres et
les critères de sélection. Le processus de sélection doit être publique au
moins deux semaines en avance.
o Possibilités égales pour les applications (ex: aucune discrimination). Si cela
n'est pas suivit, le financement du club peut être réduit ou coupé.
o Le manuel des clubs est vieux- à être mis à jour par le comité des clubs.
4.5.
Académique
 Aucune
4.6.
Social
 Aucune idée pour les groupes
 Il y a encore des conflits d'horaire pour le jeu de football
4.7.
Bilinguisme
 Procès verbal et agenda sont traduits
 Traduction du budget est complète
 Traduction pour Shine est complète
 Traduction pour le site web est en progrès. Vincent va donner à Esther un mot de
passe afin qu'elle puisse le traduire sans passer par lui.
 Le poste pour le bureau est pour un autre burea
o Vincent va s'informer
 Va publier les ventes de sucettes sur les médias sociaux
4.8.
Promotions
 Obtenu des vidéos de Zoom Productions, n'a pas encore commencé à travailler le


4.9.
vidéo promotionnel. Va peut-être utiliser les clips d'Alex Moldovan, va lui rencontrer
plus tard.
Le logo pour Shinerama 2015 est finalisé
Va se procurer une bannière pour mettre en dehors du bureau (à côté de la porte)
Finance
 Le budget de 2015 est complété
 FRT est bientôt
 Troisième audit est 10 000$
4.10. Philanthropique
 Vente de sucettes Tight and Bright est ce vendredi (12 juin). On se rencontre chez
Grace avant.
 Un BBQ samedi prochaine, mais est en conflit avec un autre événement donc le BBQ
sera mit pour une autre date.
 1 juillet: veut faire une vente avec wagon pendant la journée (bouteilles d'eau et Mr.
Freeze). Une autre vente de sucettes pendant la nuit.
 10 juillet: West se manifeste (après-fête de Kanye West) est à déterminé. Grace a
besoin de l'aide avec la vente de billets.
4.11. Coordinatrice de Shinerama
 Contacter Kaplan pour voir s'il peut donner un cours préparatoire comme don
 Compétition de pistolets d'eau en fin juillet
 Contacter WestJet pour voir s'il veut donner des billets d'avion comme don et on
pourra vendre ces billets comme prélèvement de fonds (succès dans le passé)
4.12. Logistiques d'été
 Nouveau congélateur. Veut enlever l'ancien, Kate va parler à Giroux pour venir le
chercher.
 Cherche encore pour un nouveau BBQ, veut nettoyer le vieux.
 Un rappel de se joindre à GroupMe pour des mises à jours importantes et des
messages
4.13. Logistiques annuelles
 Nettoyé 4 BBQ, 3 fonctionnent.
 Contact Rae pour réserver des salles.
4.14. Coordinatrice de bénévoles
 Les lettres d'acceptation et de rejet pour les guides ont été envoyés
 Va faire un groupe FB
 Va envoyer un courriel pour la vente de sucettes
 Kate a les heures de formation de tout le monde
4.15. Président
 Santé mentale: a parlé à certaines organisations (CRF et CÉH) pour des ateliers.
Ottawa Royal est 90$/personne.
 Retraite exécutive: lieu va être réservé bientôt, la fin de semaine du 21-23 août.
 Site web: mettre à jour la description de l'AÉS sur le site web de la faculté. Alick va
nous envoyer son brouillon.
 Va obtenir une passe pour le stationnement pour tous membres de l'AÉS durant les
événements. Coût est de 1200$ pour l'année et sera laissé dans le bureau.
5. Finalisé le logo et les options de slogans
 Logo est finalisé
o Motion pour finalisé le logo par Alick
o Appuyée par Pawrnaa.
o Alex s'abstient, motion passe
 Consensus général: slogan n'est pas requis
6. Location de l'équipement audio
 On assemble une troupe musicale de guides. Date à déterminer. Phil va s'organiser avec
les logistiques. La troupe pratiquera pendant l'été.
 Alick suggère que Phil ne soit pas dans le groupe car il sera de besoin autre part.
7. Défilé de mode de l'entrepôt
 La nourriture dans l'entrepôt doit être mit dans un contenant et scellé. Essayer de ne
pas mettre de la nourriture du tout.
8. L'envoi
 Tout en couleur, 16-pages.
 Alex présente l'estimation pour le pamphlet et un exemple
o Décide d'aller avec une couverture cartonnée à 14 points. Estimation 1 300$ pour
1000 unités.
 A contacté Louise, va avoir la liste des étudiant(e)s à la fin de juiné
 Format brouillon de l'envoi. L'ordre et les éléments peuvent changer
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Couverture
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Qu'est ce que Contagion
? , Pourquoi faire la
Semaine
?
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Où commencer? (comment s'inscrire, où aller)
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Messages du président, social, shine and
philanthropique
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Carte
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Horaire-brouillon de la Semaine 101
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Conseils et services (centre d'aide, agrafeuse,
location de sarraus)
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Notre équipe (photos et information de contact pour
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chaque personne)
Espace vide
Couverture arrière – lien des médias sociaux et du
pin snapchat
9. Budget annuel de l'AÉS
 Aller voir le budget qui est actuellement en ligne sur le site web
 Motion d'approbation du budget by Alick
o Appuyée par Vincent
o Motion passe
10. Symposium académique
 Le mardi de la Semaine 101, de 15h à 17h. Les clubs de l'AÉS vont donner une petite
présentation pour intéresser les 101ers.
 Les AE vont donner des démonstrations lors de la Semaine 101. Garder le nom comme "LA
vie, la chimie et les explosions."
 Rashmi et Czajkowski sont possiblement des profs qui vont participer. Kijoo va regarder
plus loins. Les profs seront décidés à la prochaine rencontre.
11. Couleur du T-shirt exécutif
 Inconvénients de of dark heather: presque noir , ce qui est la couleur de la FÉUO. Sorush
vote pour Dark heather car il y a moins d'inconvénients.
o Tout le monde est en accord avec cette couleur.
 Inconvénients de vert-menthe: presque blanc, plusieurs autres associations étudiantes ont
vert.
12. Prochaine rencontre
 Deux semaines
13. Varia
 Alex Moldovan- n'a pas appliqué pour être guide, mais veut encore s'impliquer. Sorush
suggère qu'il pourrait filmer la Semaine 101 et avoir les mêmes bénéfices d'être guide.
 Alex présente les options de géofiltre:
o le géofiltre sans thème remporte sur le géofiltre avec thème
o le géofiltre bilingue est très comprimé, alors on va seulement soumettre un géofiltre
anglophone
 On échange le vieux logo pour le nouveau sur les médias sociaux, sur le site web, sur les
papier en haut de tête, etc.
14. Motion pour terminer la rencontre
-Appuyée par Vincent
Réunion termine à 20h21