CAHIER DES CHARGES Biocoop version juin 2012 diffusion publique

CAHIER DES CHARGES
BIOCOOP
En bleu : modifications adoptées en AG de juin 2012
1
SOMMAIRE
SOMMAIRE
2
CHARTE BIOCOOP
3
VALEURS FONDAMENTALES
4
CONVENTION DISTRIBUTION
5
CONVENTION GESTION
8
CONVENTION SOCIALE
9
CONVENTION ECOLOGIQUE
11
PRECONISATIONS
12
PRECONISATIONS EN MATIERE DE DISTRIBUTION
13
PRECONISATIONS EN MATIERE SOCIALE
14
PRECONISATIONS ECOLOGIQUES
16
EVALUATION ET CONTRÔLE
17
2
CHARTE BIOCOOP
Le réseau des magasins Biocoop a pour objectif le développement de l’agriculture biologique par
la distribution dans un esprit d’équité et de coopération, des produits qui en sont issus
En partenariat avec les groupements de producteurs, il crée des filières équitables fondées sur le
respect de critères sociaux et écologiques exigeants.
Il s’engage sur la transparence de ses activités et la traçabilité de ses approvisionnements.
Présent dans les instances professionnelles, il veille à la qualité de l’agriculture biologique.
Les biocoops sont des lieux d’échanges et de sensibilisation pour une consom’action responsable.
Le développement de l’agriculture biologique souhaité par Biocoop s’articule autour des principes
suivants :
SOLIDARITE
o
avec les producteurs et transformateurs, en favorisant des échanges fondés sur la
confiance et le respect des engagements mutuels.
o
avec les producteurs du sud, par le soutien à une agriculture et une distribution qui
assurent leur autonomie et favorise un développement durable.
o
entre les biocoops, en encourageant la coopération.
o
dans les biocoops, par des relations entre consommateurs, gérants, administrateurs et
salariés fondées sur l’échange et la participation.
QUALITE
o
des produits alimentaires et écoproduits en encourageant les entreprises à taille humaine
qui minimisent les coûts écologiques de fabrication et de distribution.
o
de l’acte de vente, par la formation, l’information, et la responsabilisation des salariés des
magasins biocoops.
o
de l’acte d’achat des consommateurs, par une sensibilisation aux conditions de production
et de distribution, les conduisant à une démarche globale de consom’acteurs.
TRANSPARENCE
o
la transparence par la communication des objectifs poursuivis, des règles de
fonctionnement et des résultats obtenus afin de maintenir un climat de confiance entre tous
les partenaires.
Cette charte s’exprime dans l’application d’un cahier des charges garant de l’engagement
des magasins Biocoop pour la planète et la santé de l’homme.
3
VALEURS FONDAMENTALES
Les valeurs fondamentales décrivent les engagements pris par les sociétaires
magasins Biocoop vis-à-vis des consommateurs.
4
CONVENTION DISTRIBUTION
La convention distribution a pour objectif de favoriser le développement de
l’agriculture biologique, par la distribution des produits qui en sont issus. Elle garantit aux
consommateurs la qualité et la sélection des produits distribués dans le réseau des
magasins Biocoop. Les règles et ratios de distribution ci après donnent une orientation
sur la nature des produits et des filières que Biocoop entend promouvoir.
Les sociétaires Biocoop donnent la priorité à l’approvisionnement en produits
locaux certifiés biologiques.
•
Peut être considéré comme local :
o Une production agricole réalisée à 150 kms routiers maximum du magasin.
o Un produit transformé dans une entreprise de l’économie locale située à 150
kms routiers maximum du magasin.
150 kms routiers représentent un seuil maximum. Chaque sociétaire est libre de se
fixer un seuil inférieur pour la communication faite à ses clients.
•
Les opérations de simple conditionnement et de distribution ne sont pas
considérées comme de la transformation locale.
•
Les achats de produits locaux sont obligatoirement effectués en direct aux
producteurs et aux fabricants, aux organisations économiques de producteurs ou à
Biocoop.
•
Les produits vendus par des organisations économiques de producteurs sont
considérés comme locaux sauf l’achat revente de produits provenant de plus de
150 kms.
•
Un produit référencé sur plateforme Biocoop et acheté en direct peut être considéré
comme local s’il est produit ou fabriqué à 20 kms maximum du magasin.
•
Les produits certifiés en conversion vers l’agriculture biologique sont autorisés.
•
Les produits locaux répondent aux critères fondamentaux du cahier des charges ».
Les sociétaires sont autorisés, sous réserve de respecter la législation en vigueur, à
commercialiser les produits respectant un cahier des charges contrôlé par un SPG
(Système participatif de garantie) et répondant aux critères de la production locale
défini dans le cahier des charges de Biocoop.
1
•
Un étiquetage indiquant clairement que ce produit ne correspond pas à la définition
officielle de l’agriculture biologique et indiquant clairement la marque pratiquant le
SPG devra figurer sous chaque produit concerné.
•
Un code de ventilation et une couleur d’étiquette spécifiques devront être attribués
pour les produits SPG (la même pour tout le monde donc défini par Biocoop) et
permettre une traçabilité clairement différenciable tout au long de l’exercice.
•
Pour être validé par Biocoop, un label se revendiquant du SPG devra être validé
individuellement par le conseil d’administration de Biocoop, sur la base d’une
expertise réalisée par la direction filières et produits de Biocoop. 1
le conseil d’administration du 8/09/2011 a :
validé Nature & Progrès en tant que Système Participatif de Garantie reconnu par Biocoop
validé la couleur jaune pour les étiquettes signalant les produits Nature et Progrès non certifiés bio. Ces étiquettes devront
porter la mention « Label N&P non certifié AB ». La codification distincte permettant la traçabilité utilisera le suffixe 4 (14 /
24 / 34 / 44 / 64).
précisé qu’une attestation d’engagement ou attestation de conformité au cahier des charges de Nature et Progrès devra
être disponible dans les biocoops distribuant ces produits
5
•
Chaque biocoop référençant un produit garantit par un SPG devra avoir à
disposition une attestation d’engagement ou une attestation de conformité en cours
de validité.
•
Les sociétaires de Biocoop sont invités à prendre une place au sein des
commissions mixtes d’agrément mis en place par les SPG.
Les sociétaires proposent la gamme emblématique à leur clientèle. La gamme
emblématique est composée d’un ensemble de références produits représentatives des
valeurs portées par le réseau BIOCOOP, et dont la composition et l’évolution est arrêtée
par décision du Conseil d’administration. Cette gamme est exclusivement composée de
références à marques Biocoop
Les sociétaires Biocoop favorisent les produits biologiques issus du commerce
équitable sous toutes ses formes, Nord / Sud et Nord / Nord, selon les référentiels
existants (cf. annexe n°4).
• les produits de la filière « ensemble pour plus de sens » cités en annexe 4 seront
référencés en priorité en magasin.
• les produits issus du commerce équitable Nord-Sud cités en annexe seront
présents en magasins Biocoop uniquement en version « équitable et biologique ».
Tous les produits alimentaires et compléments alimentaires distribués dans les
Biocoop sont certifiés Agriculture Biologique hormis les produits figurant sur une liste
dérogatoire. Ces listes, discutées et validées par les « commissions stratégie produits
Biocoop » et par les commissions Evaluation des Engagements Sociétaires réunies en
inter-commission, sont évolutives et peuvent être réétudiées sur demande argumentée
d’un magasin Biocoop ou d’un service Biocoop.
Sont considérés comme certifiés bio :
• les produits bruts certifiés bio
• les produits certifiés « en conversion vers l’agriculture biologique »,
• les produits transformés composés à plus de 95% d’ingrédients bio,
• les produits composés d’un ingrédient principal issu de la chasse ou de la pêche et
associé à des ingrédients bio
Afin de limiter les risques d’OGM, la vente de produits intégrant du soja, du colza, du
maïs, ou du riz (et/ ou toutes matières premières à risque, selon évolution des
disséminations) non bio, ou contenant des additifs qui en sont issus est interdite.
Les sociétaires Biocoop respectent les répartitions de chiffre d’affaires suivantes :
• produits alimentaires : au minimum 70 % du CA total,
• produits frais et surgelés : au minimum 28 % du CA total
• produits d’épicerie distribués en vrac : au minimum 4% du CA total
o produits non alimentaires : au maximum 20 % du CA total
o compléments alimentaires : au maximum 10% du CA total
Les sociétaires Biocoop favorisent la consommation des fruits et légumes de
saison. Dans cet objectif, la commission F&L établit, en fonction de critères écologiques,
économiques et sociaux, une liste de produits et de périodes hors saisons refusés ou
spécifications à respecter (cf annexe n°1). Pour fa ciliter l’information des
consommateurs sur les produits de saison, la biocoop affichera à proximité du rayon
fruits et légumes le calendrier de saisonnalité, ainsi que sur les ardoises prix le type de
production : plein champ ou sous abri.
Les sociétaires Biocoop ne distribuent pas de produits transportés par avion.
6
Tous les produits cosmétiques distribués en magasin sont certifiés par un cahier
des charges de cosmétique naturelle (cf. cahiers des charges reconnus par Biocoop en
annexe n°5) à l’exception de quelques produits non certifiables (liste positive en annexe
5).
Tous les plants et semences distribués en magasin sont certifiés agriculture
biologique ou sous Système Participatif de Garantie pour les produits correspondant à la
définition du local.
Tous les produits de jardinage portent à minima la mention « utilisable en agriculture
Biologique ».
Les arômes contenus dans les produits alimentaires et compléments alimentaires
sont certifiés biologiques.
Les poissons frais, surgelés ou fumés distribués par les sociétaires Biocoop sont
issus de l’élevage aquacole certifié bio ou de la pêche. La distribution d’espèces
sauvages menacées ou en provenance de stocks appauvris est interdite. Seules les
espèces listées sur l’annexe n°3 sont autorisées.
Affichage. Les sociétaires Biocoop affichent les documents suivants dans un lieu
visible par les consommateurs :
• certificat à jour pour la distribution des produits biologiques en vrac
• attestation2 Biocoop en cours de validité pour les magasins y ayant droit.
• affiche Biocoop « notre charte »
• affiche Biocoop « nos engagements sur les produits »
• le calendrier de saisonnalité Biocoop des fruits et légumes
Etiquetage. Les sociétaires respectent un code couleur sur les étiquettes prix des
rayons pour une meilleure information des consommateurs (cf. annexe n°2) :
• Etiquettes vertes = produits alimentaires bio, compléments alimentaires bio,
produits non alimentaire répondant à un cahier des charges (cosmétiques, huiles
essentielles, semences, plants, aliments animaux de compagnie, textiles …)
reconnu par Biocoop et mentionné sur l’annexe n°5
• Etiquettes oranges = produits alimentaires non certifiables (produits de la mer, eaux
de boisson…), produits non alimentaires non labellisés mais sélectionnés par
Biocoop
• Etiquettes jaunes avec la mention de la marque du SPG reconnu par Biocoop et la
mention « non certifié AB »
• Etiquettes blanches = produits alimentaires non bio dérogatoires, compléments
alimentaires non bio dérogatoires, produits non-alimentaires non labellisés achetés
en dehors de Biocoop
Les activités hors champ respectent les valeurs fondamentales du cahier des charges
qui leur sont applicables, notamment l’utilisation de matières premières ou de produits
cités dans la convention distribution.
2
Règles d’obtention de l’attestation chapitre « Evaluation et Contrôle » et modèle annexe 7.
7
CONVENTION GESTION
La convention gestion est la composante du cahier des charges permettant
d’assurer la pérennité des biocoops tout en pratiquant les prix les plus justes et en
assurant une croissance forte de la consommation des produits biologiques.
Tout sociétaire Biocoop applique :
• les PMA (Prix Maximum Autorisé) de sa sélection BJP annuelle (Bio Je Peux) ;
• les PMA de la gamme emblématique ;
• un décrochage prix conforme à celui pratiqué par Biocoop SA Coop entre les
produits vrac et leurs équivalents conditionnés (marge identique si produit et
fournisseur identiques).
Le taux de marge nette comptable distribution ne dépasse pas 31,5%.
8
CONVENTION SOCIALE
La convention sociale est la composante du cahier des charges Biocoop,
engageant les sociétaires sur les valeurs coopératives notamment le partage des
richesses, l’aide mutuelle et la participation collective dans l’entreprise, la juste
rémunération du travail.
Les aspects fiscaux et sociaux liés aux avantages accordés aux salaires indiqués dans
la présente convention sont à traiter par chaque sociétaire.
La convention sociale est mise à disposition de tous les salariés des magasins.
GARANTIR UN EMPLOI DURABLE
75% des heures travaillées sont réalisées par des salariés embauchés en CDI.
REMUNERER EQUITABLEMENT ET PARTAGER LES RICHESSES
L’écart de rémunération annuelle (hors dividendes) entre la plus élevée et la plus
faible ne doit pas être supérieur à 5.
Un taux de remise en caisse de 15% minimum est accordé à tous les salariés.
FAVORISER L’INTEGRATION ET LE BIEN-ETRE DES SALARIES
Pour favoriser l’intégration et le bien-être des salariés, chaque sociétaire s’efforce à la
plus grande transparence, encourage le dialogue pour permettre à chaque salarié de
s’épanouir au sein de la structure tout en respectant les droits et devoirs de chacun.
Chaque personne salariée possède une fiche de poste qui a été signée des deux
parties employeur / employé lors de l’embauche du salarié.
Chaque salarié a au moins une fois par an un entretien avec son supérieur
hiérarchique (Rappel, un entretien annuel est un temps formalisé avec un compte rendu
écrit).
4 réunions d’équipe sont effectuées au minimum chaque année. Un temps sera
systématiquement dédié aux échanges avec les salariés pour qu’ils puissent être force
de proposition pour la structure.
Les caméras sont interdites sur le lieu de repos des salariés.
Cafés et thés bio sont mis à disposition gratuitement pour les pauses des salariés.
9
Chaque sociétaire s’engage à participer à toute médiation, à la charge de
l’employeur, effectuée par un médiateur indépendant, si elle est demandée :
• par 20% de ses salariés au moins dans les entreprises de plus de 10 salariés.
• par 50% de ses salariés au moins dans les entreprises d’au plus 10 salariés.
Chaque salarié est informé de la possibilité d’être sociétaire de Biocoop SA Coop.
PROFESSIONNALISER LES SALARIES ET L’ACCUEIL DU CONSOMMATEUR
Biocoop Infos est distribué à tous les salariés de l’entreprise.
Chaque sociétaire formalise un plan de formation annuel, incluant le responsable de
l’entreprise, et le transmet au service formation de Biocoop.
Tout salarié en CDI suit, au mieux dans l’année suivant son embauche, la formation
Biocoop «L’Univers de la bio » et dans les 3 ans suivant son embauche, les formations
Biocoop « L’accueil et la vente en magasin », « Connaissance Produits, les bases
incontournables» et « Hygiène et sécurité alimentaire ».
Chaque responsable de magasin salarié participe à une réunion d’AMR et une
réunion de bassin par an au minimum.
10
CONVENTION ECOLOGIQUE
La volonté de respecter les grands équilibres écologiques de notre planète fait partie des
fondements de l’agriculture biologique et de la création du réseau Biocoop. Elle se
traduit dans la convention distribution par des critères exigeants de sélection et de
distribution des produits commercialisés dans les biocoops.
Convaincu que les bonnes pratiques écologiques doivent aller de pair avec l’efficacité
économique, le réseau Biocoop souhaite poursuivre la réduction des conséquences
négatives de son activité sur l’environnement en précisant ses engagements dans une
convention spécifique intitulée « convention écologique ».
L’éclairage des enseignes est interdit entre 22h et 6h du matin.
L’utilisation d’agro-carburants est interdite.
Les sociétaires utilisent du papier 100% recyclé et blanchi sans chlore ou du papier
issu de forêts gérées durablement.
La distribution de sacs de sortie de caisse en plastique ou amidon est interdite.
Les déchets du magasin sont triés selon le système mis en place dans la collectivité
territoriale (collecte sélective, déchetteries, …), notamment pour les cartons. Les
cartouches d’encre consommées par le magasin sont récupérées et recyclées.
11
PRECONISATIONS
Les préconisations regroupent des critères auxquels les consommateurs peuvent
être sensibles mais qui ont besoin d’être partagés par tous et retravaillés avant
d’être introduites en valeurs fondamentales.
12
PRECONISATIONS EN MATIERE DE
DISTRIBUTION
Les sociétaires Biocoop distribuent les produits à Marque Biocoop ou sélectionnés par
Biocoop pour garantir aux consommateurs une plus grande transparence sur l’origine
géographique de production et de transformation des produits.
Les sociétaires Biocoop distribuent des produits ménagers et lessiviels labellisés par
un cahier des charges reconnu par Biocoop (cf. cahiers des charges reconnus par
Biocoop en annexe n°5) hormis quelques produits fig urant sur une liste dérogatoire de
produits non labellisés (cf. annexe n°5)
Les sociétaires Biocoop distribuent des écoproduits sélectionnés par Biocoop ou
labellisés par un cahier des charges reconnu par Biocoop (cf. annexe n°5).
Les sociétaires Biocoop ne distribuent pas d’eau plate en bouteille (grands et petits
conditionnements).
13
PRECONISATIONS EN MATIERE SOCIALE
Chaque magasin sociétaire Biocoop s’efforce de mettre en place, en fonction de sa
taille, de son historique et de sa situation économique, les pratiques suivantes :
GARANTIR UN EMPLOI DURABLE
Le recours au temps partiel est limité.
REMUNERER EQUITABLEMENT ET PARTAGER LES RICHESSES
Le salaire minimum à l’embauche correspond au SMIC majoré de 10%.
L’intéressement se déclenche à partir de 1,5% du résultat courant avant impôt et
porte sur la distribution d’au moins 25% du résultat total (ou autre système de répartition
de la richesse type participation pour les SCOP par exemple).
Les salariés bénéficient d’une mutuelle obligatoire, prise en charge par l’entreprise à
75%.
Dans chaque niveau de la grille de classification des métiers, une évolution
horizontale des salaires en fonction de la progression du salarié est respectée :
débutant, autonome et expert (voir annexe 9).
Afin de favoriser l’éco-mobilité, le titre de transport en commun des salariés est
financé à 100% par l’employeur.
Des Tickets repas et Chèques vacances sont proposés à tous les salariés.
En cas d’épargne salariale, le placement est réalisé sur un fonds éthique.
FAVORISER L’INTEGRATION ET LE BIEN ETRE DES SALARIES
Les horaires de travail sont fixes et ne sont modifiés qu’à l’occasion de congés, de
maladies ou d’autres situations exceptionnelles.
Les gérants et responsables de magasins suivent une formation « management ».
Les gérants des magasins Biocoop sont transparents sur le nombre de licenciements,
le nombre de procédures en cours aux Prudhommes et le nombre de procédures
gagnées.
L’évaluation des risques professionnels, pour établir le document unique et améliorer
les conditions de travail, est collective.
Un lieu de repos pour les pauses est prévu.
14
L’entretien annuel entre le salarié et le supérieur hiérarchique permet au salarié
d’évaluer son supérieur hiérarchique (entretien à 180°).
Afin de favoriser la mobilité interne, toute nouvelle offre d’emploi est diffusée auprès
des salariés du magasin.
Les comptes rendus des réunions de bassin et AMR Biocoop sont mis à disposition
des salariés.
PROFESSIONNALISER LES SALARIES ET L’ACCUEIL DU CONSOMMATEUR
Un budget annuel, équivalent à 0.5% de la masse salariale au minimum pour les
entreprises de moins de 10 salariés et 1% au minimum pour les entreprises de 10
salariés et plus, est consacré à la formation des salariés dans le cadre du plan de
formation.
15
PRECONISATIONS ECOLOGIQUES
Chaque magasin sociétaire Biocoop s’efforce de mettre en place, en fonction de sa
taille, de son emplacement, de son historique et de sa situation économique, les
pratiques suivantes :
Un fournisseur d’énergie 100% renouvelable (cf. annexe n°10) est choisi.
Un parc à vélo est mis à disposition des clients et salariés.
Chaque point de vente est équipé d’un vélo de société pour réaliser les petits
déplacements quotidiens.
Au moins 5% de ses émissions carbone sont compensées par des actions dont les
modalités sont définies par chaque sociétaire. La plantation de haies, l’agroforesterie, la
production d’énergie renouvelable, les bandes fleuries agricoles, sont des moyens
possibles de compensation.
16
EVALUATION ET CONTRÔLE
17
1 - SUIVI DU RESPECT DU CAHIER DES CHARGES ET REMISE DE
L’ATTESTATION PAR BIOCOOP
Les commissions régionales Evaluation des Engagements Sociétaires s’assurent du
respect du cahier des charges et de ses conventions dans chaque point de vente :
• à travers un audit réalisé par un organisme indépendant ;
• à travers les documents fournis par le sociétaire ou disponibles auprès de la SA
Coop.
Déroulement du contrôle
Les points de vente sont contrôlés tous les 2 ans hormis les nouveaux points de vente
qui sont contrôlés 2 fois dans les 2 années suivant leur ouverture.
Lorsque les commissions Evaluation des Engagements Sociétaires sont dans l’obligation
de déclencher une contre-visite (cf. annexe n°6), l e coût de cette contre-visite est
supporté par le sociétaire défaillant.
Le descriptif du mode de contrôle et des documents à fournir, détaillé par exigence,
figure en annexe n°8.
La synthèse des points respectés ou non pour chacune des conventions est présentée
aux commissions régionales Evaluation des Engagements Sociétaires. En fonction de la
grille d’évaluation présentée en annexe 6, chaque commission régionale valide ou non la
conformité au cahier des charges Biocoop pour chaque point de vente.
Les points de vente conformes reçoivent une « attestation Biocoop » selon le modèle
présenté en annexe 7.
Obligations du sociétaire
Le sociétaire s’engage à fournir à Biocoop ou à l’organisme externe mandaté par
Biocoop, les éléments nécessaires pour prouver la conformité de ses points de vente au
cahier des charges, chaque fois que cela est exigé.
Il s’engage aussi à mettre en place une ventilation de caisse reprenant au minimum les
« codes bio » de Biocoop tels qu’énoncés à l’annexe 2.
18
Sanctions
Un point de vente auquel la commission Evaluation des Engagements Sociétaires ne
délivre pas l’attestation Biocoop, suite au contrôle réalisé par Biocoop ou par l’organisme
externe mandaté par Biocoop, se verra notifier par courrier recommandé avec AR une
demande de régularisation. La première présentation du recommandé vaudra
notification.
A défaut de régularisation constatée par Biocoop, ou par un organisme externe mandaté
par Biocoop, dans l’année suivant le refus d’attestation, la commission Evaluation des
Engagements Sociétaires notifiera au sociétaire, par un courrier recommandé, la perte
des remises sur la totalité des achats aux catalogues Biocoop du (ou des) point(s) de
vente non attesté(s). Cette perte des remises sera applicable 3 mois après sa
notification, la première présentation du recommandé valant notification. Cette
suspension de remise s’appliquera pour une durée indéterminée jusqu'à réattribution de
l’attestation.
Lors de la réception d'éléments justifiant la régularisation, la commission Evaluation des
Engagements Sociétaires examinera la situation du point de vente non attesté, à
l'occasion de la réunion la plus proche, et décidera en conséquence :
1. soit d'attribuer l'attestation Biocoop et ainsi de redonner accès à la remise sur
achats aux catalogues Biocoop
2. soit de maintenir la suspension,
3. soit de la lever temporairement.
Dans tous les cas, les remises non perçues durant la période de suspension ne sont pas
ré attribuables rétro activement.
Un sociétaire qui refuse de fournir tout ou partie des éléments nécessaires pour prouver
sa conformité au cahier des charges s’expose aux sanctions encourues pour non
respect du cahier des charges et à une exclusion du réseau.
2 - SUIVI DES PRECONISATIONS
Le suivi des préconisations fera l’objet d’échanges entre les sociétaires à l’occasion par
exemple de réunions organisées par la coopérative.
19