Page 1/4 Lettre d`information n°8-09 22 juillet 2009 Madame la

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Lettre d’information n°8-09
22 juillet 2009
Madame la Présidente, Monsieur le Président,
Congrès à Palerme
En vue du prochain Congrès de la FIE qui se tiendra à Palerme (ITA)
les 21 et 22 novembre 2009, je vous prie de trouver ci-joints les
documents suivants :
1) Formulaires
a) Formulaire de participation (deux délégués maximum par
fédération, ainsi que les membres d’Honneur et les éventuels
membres de commissions).
b) Formulaire de pouvoir pour les fédérations qui ne pourront pas
être présentes.
c) Formulaire de participation aux dîners.
d) Formulaire de réservation de chambre et de transfert qui doit être
rempli par chaque fédération nationale et renvoyé à l’agence
JUMBO GRANDI EVENTI.
D’autres documents vous seront fournis ultérieurement.
2) Participation
Conformément à l’article 3.3.1 des Statuts, les formulaires a), b) et c)
devront parvenir à la FIE 1 mois avant la date du Congrès, soit au
plus tard le 21 octobre 2009.
Pour vos formalités de visas et demandes d’invitation nominative,
veuillez contacter :
Miss Imma CALIENDO
[email protected]
TEL: +39 06 36858278
FAX: +39 06 36858069 / +39 06 36858139
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3) Lieu du Congrès
Le Congrès se tiendra au San Paolo Palace Hôtel,
91 via Messina Marine, 90123-Palermo
Téléphone : +39.091.6211112
Fax : +39.091.6215300
E-mail : [email protected]
4) Réservation des chambres
La FIE et le Comité organisateur ont sélectionné l’Hôtel Excelsior
Hilton (4*), le Grand Hôtel et Des Palmes (4*) et l’Hôtel Villa Igiea
Hilton (5*) au choix des participants du Congrès 2009.
Le nombre des chambres et leurs prix ont été contractuellement
garantis par la Fédération Italienne, et ce jusqu’au 18 septembre
2009.
Au-delà de cette date, les chambres non réservées par les
participants au Congrès seront restituées à l’hôtel, qui en disposera
librement.
Le tarif négocié par le Comité organisateur avec l’Hôtel Excelsior
Hilton (4*) et le Grand Hôtel et Des Palmes (4*) est de 130 euros
par nuit (TVA et petit déjeuner inclus) et par chambre.
Veuillez également trouver le détail des tarifs de l’hôtel Villa Igiea sur
le formulaire de réservation en annexe.
Vos réservations de chambres devront être effectuées directement
auprès de l’agence :
JUMBO GRANDI EVENTI
(attn. Mrs. Alessia Moretti)
Fax : +39.6.47826331
E-mail : [email protected]
Au moyen du formulaire ci-joint, dûment rempli
avant 18 septembre 2009.
Un acompte de 50% du montant total du séjour devra être versé au
plus tard le 18 septembre 2009 à l’agence Jumbo Grandi Eventi,
afin de valider la réservation. Le solde devra être payé sur place. La
politique d’annulation vous sera communiquée ultérieurement.
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5) Invitations
La fédération Italienne d’Escrime organisera les dîners et réceptions
suivants, dont les lieux vous seront communiqués ultérieurement :
20 novembre, 19h30 : Cocktail de bienvenue
21 novembre, 20h00 : Dîner du « Trofeo Calarese »
22 novembre, 20h30 : Dîner de gala
Tous les congressistes sont invités aux cocktail et dîners. Tenue
sombre souhaitée.
Afin que les organisateurs puissent connaître suffisamment à l’avance
le nombre des participants, nous vous prions de bien vouloir nous
faire parvenir le formulaire de participation aux dîners ci-joint avant le
21 octobre 2009.
6) Transport
La Fédération Italienne d’Escrime a organisé un service de navettes
gratuites circulant entre l’aéroport de Palerme et les différents hôtels.
Vos réservations devront être effectuées à l’avance au moyen du
formulaire de réservation de chambres annexé.
Un transport à heures fixes et sans réservation sera également assuré
aux délégations pour les deux jours du Congrès, ainsi que pour les
dîners.
Les horaires seront affichés dans le hall d’entrée de chaque hôtel.
Tout autre moyen de transport utilisé sera à la charge des
participants.
7) Accréditations
La remise des accréditations et des documents pour le Congrès se
déroulera au Bureau de la FIE, lobby du Grand Hôtel et Des Palmes
les 19 et 20 novembre 2009.
Pour les participants logés à l’hôtel Excelsior Hilton, des navettes
gratuites circuleront toutes les demi-heures, de 10h à 18h, entre les
deux hôtels.
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8) Prise en charge
Chaque Confédération de zone recevra de la FIE, en automne, une
somme forfaitaire pour la prise en charge (billet d’avion et hôtel) de
chaque Président de Fédération Nationale participant au Congrès.
Les fédérations nationales devront donc s’adresser à leur
confédération de zone.
Dans le cas exceptionnel où le Président d’une fédération serait dans
l’incapacité d’être présent, il devra informer la FIE du nom de la
personne qui le représentera.
9) Système de vote au Congrès
Le Comité Exécutif a unanimement approuvé l’utilisation du vote
électronique. Veuillez trouver en annexe un résumé explicatif du
système qui sera utilisé.
10) Nominations
Le Comité Exécutif soumettra au Congrès du mois de novembre à
Palerme (ITA), les nominations de M. Marcello Baiocco (ITA) et de M.
Adam Lisewski (POL) en tant que Membres d’Honneur.
Alisher Usmanov
Président