Guide de préparation à la mobilité ERASMUS

Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
1
[Index]
Service des Relations Internationales
3
Contact
4
Aspects Pédagogiques
5
Le « Learning Agreement » ou contrat d’études
5
Crédits ECTS
6
Tests de langue
6
Préparation de la mobilité à l’étranger
7
Le KIT Erasmus
7
Visa et permis de séjour
9
Visa pour la Suisse
9
Visa pour la Turquie
9
Permis de séjour pour la Scandinavie
10
Permis de séjour pour la Pologne
13
Permis de séjour pour la Suisse
13
Informations diverses
13
A faire avant de partir
14
Finances
16
Bourses
16
Préparer votre valise
18
Informations supplémentaires
18
A l’arrivée
19
Conseils pratiques
20
ESN
21
Avant le départ de l’université d’accueil
23
Checklists
24
Notes personnelles
26
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
2
[Service des Relations Internationales]
Ce guide vous sera utile pour préparer votre mobilité, mais également pour en assurer les débuts et
la finalité. Il a été conçu pour répondre aux questions que vous vous posez maintenant et que vous vous
poserez dans quelques mois.
Vos impressions et commentaires à la fin de votre mobilité seront les bienvenus afin d’améliorer le
guide pour les années suivantes.
L’équipe du service des relations internationales vous souhaite une mobilité fructueuse et espère
que vous en tirerez de riches expériences et rencontres.
Marion Watteyne (Gestion de la mobilité sortante et des bourses)
Estelle Gay (Responsable du service des relations internationales)
Ce guide a été rédigé par le Service des Relations Internationales.
Merci à l’ESN pour leur aide quant à la rédaction de leur rubrique et pour l’utilisation de leur logo (Logo ESN ©
ESN).
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
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[Contact]
Services des Relations Internationales de l’UHA
Gestion de la mobilité sortante et des bourses
Marion Watteyne
Université de Haute-Alsace
2, rue des Frères Lumière
68093 Mulhouse Cedex
France
Tel : + 33 (0)3 89 33 66 13
Fax : + 33 (0)3 89 33 66 86
E-mail : [email protected] / www.uha.fr/international
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
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[Aspects pédagogiques]
LE « LEARNING AGREEMENT » OU CONTRAT D’ETUDES
Lors de votre inscription dans l’université d’accueil, la plupart d’entre vous ont dû fournir un premier
« learning agreement ». Ce document récapitule les cours que vous allez suivre durant l’année ou le
semestre à l’étranger.
Vous devez remplir ce document avec le professeur responsable de votre diplôme. Il est préférable
d’avoir déjà regardé sur le site de l’université d’accueil les cours qu’il vous serait possible de suivre. Si vous
n’êtes pas sûr de la faculté dans laquelle vous serez, regardez d’abord les cours qui se rapprochent de ceux
que vous devriez avoir à l’UHA.
Attention : n’oubliez pas d’écrire lisiblement ces cours sur votre « learning agreement » et d’en
préciser les cours.
Une fois le « learning agreement » établi, vous devrez le faire signer par le professeur
coordonnateur.
La case « departmental coordinator » est réservée au professeur coordonnateur de votre
composante.
La case « institutional coordinator » est réservée au responsable Relations Internationales.
Vous trouverez, ci-dessous, le nom du professeur coordonnateur dans votre composante :
FLSH : M. Felipe APARICIO, [email protected]
FSESJ : M. Thomas ZENETTI, [email protected]
FST : M. Abdenacer MAKHLOUF, [email protected]
ENSISA : M. Dominique ADOLPHE, [email protected]
ENSCMu : M Fabrice SCHULTZ, [email protected]
PEPS : M. Laurent GRIMAL, [email protected] (pôle commerce)
PEPS : M. Christophe BERTSCH, [email protected] (pôle agronomie)
IUT Mulhouse : Mme Monique ADAM, [email protected]
IUT Colmar : voir avec Mme Martine SENGELIN, [email protected]
Après le circuit des signatures, un exemplaire original sera renvoyé à votre adresse postale en
France. Si vous préférez que votre « learning agreement » soit envoyé à une autre adresse, merci de
le préciser.
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
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[Aspects pédagogiques]
Circuit des signatures
Contrat d’études
signé par l’étudiant
Marion Watteyne
Service des
Relations
Internationales
Marion Watteyne
Service des
Relations
Internationales
Responsable
Relations
Internationales
Professeur coordonnateur
relations internationales
dans votre composante
Marion Watteyne
Service des
Relations
Internationales
[!] Nous vous rappelons qu’en aucun cas, le service des relations internationales de l’UHA ne peut
vous aider à établir votre contrat d’études. Il s’agit d’un document à caractère pédagogique : voir
avec vos professeurs.
CREDITS ECTS
Vous devez obtenir 30 ECTS par semestre et 60 ECTS pour l’année afin de pouvoir les valider au
sein de l’UHA.
[!] Pour les étudiants allant au Royaume-Uni, la valeur des crédits n’est pas la même. 20
ECTS (UK) = 10 ECTS (FR)
TESTS DE LANGUES
Il est conseillé de passer un test de langue pour les pays tels que la Suède ou la Finlande. Le niveau
d’anglais étant plus élevé qu’en France, il est préférable de pouvoir justifier officiellement de votre niveau. Le
TOEFL est reconnu dans toutes les universités alors que le TOEIC ne le sera pas forcément. Vous pouvez
venir vous informer au service des relations internationales.
Il en va de même pour les universités allemandes qui parfois vous demandent de justifier de votre
niveau.
Il est donc important que vous soyez au mieux renseigné sur les certifications nécessaires et que
vous les obteniez au plus vite.
Si vous avez obtenu un résultat à un examen comme le TOEFL, TOEIC ou autre, merci d’envoyer
une copie par e-mail à : [email protected].
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
Une fois que vous avez passé la phase d’inscription dans l’université d’accueil, il faut préparer votre
mobilité. Les prochains points vont vous y aider.
LE KIT ERASMUS
Le KIT ERASMUS est un dossier ERASMUS spécifique comprenant des documents que vous
devrez compléter avant votre départ et à votre retour. Avant votre départ :
Le contrat étudiant ERASMUS
Ce document est la preuve que l’UHA vous envoie dans l’université d’accueil en tant qu’étudiant
Erasmus. Le responsable des Relations Internationales et vous êtes les seules personnes à le signer. Il
doit être signé en 3 exemplaires originaux et doit être totalement complété.
Pour vous aider à le remplir, voici quelques termes importants :
-‘Etudiant CIEP’ => cette case est destinée aux étudiants partant en tant qu’assistant à l’étranger.
Ce n’est pas votre cas, vous n’avez donc pas à la cocher.
-‘Europass Mobilité’ => L’UHA n’y participe pas. Vous devez cocher ‘non’.
Personne en situation de handicap Etudiant CIEP Apprenti
Demande de documents «Europass Mobilité» : Oui x Non
-‘Cours CIEL’ => Ce sont des cours intensifs organisés dans le cadre d’Erasmus pour des langues
rares (ne concernent pas l’espagnol, l’allemand et l’anglais) dans un établissement du pays d’accueil. Si
vous n’y participez pas, vous ne devez rien cocher.
Concernant la question ‘cours dispensé dans la langue du pays d’accueil’, on vous demande ici de
dire si les cours que vous suivrez seront dans la langue du pays d’accueil. Il se peut par exemple que
vous soyez en Allemagne mais que tous vos cours soient en anglais. Dans ce cas, vos cours ne seront
pas dispensés dans la langue du pays d’accueil.
Pour la préparation linguistique, il peut y avoir plusieurs cas.
Cas n°1 : Vous ne faites aucune préparation linguis tique.
Préparation linguistique : non Hors CIEL:OuiNon………………………………………………..Cours CIELOuiNon
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
Cas n°2a : Vous faites une préparation linguistique ‘Hors CIEL’ et personnelle
Préparation linguistique : oui Hors CIEL: x OuiNon préparation personnelle
Cours CIELOuiNon
Cas n°2b : Vous faites une préparation linguistique ‘Hors CIEL’ dans le cadre de semaines intensives en
début de semestre
Préparation linguistique : oui Hors CIEL: x OuiNon organisés par l’université d’accueil
Cours CIELOuiNon
Cas n°3: Vous faites une préparation linguistique ‘ Cours CIEL’
Préparation linguistique : oui Hors CIEL: Oui x Non Cours CIEL x OuiNon
Pour la rubrique ‘Lieu et durée’ vous devez indiquer les dates suivantes : début des cours et fin des
examens. Vous trouverez les dates en annexe avec le Code Erasmus de l’université d’accueil.
La rubrique financement est à remplir par le Service des Relations Internationales.
Ce document est à remplir avec attention puisque les informations sont transmises à l’Agence Europe
Education Formation France.
Le contrat d’études ERASMUS :
Il est également appelé ‘learning Agreement’. Comme précisé dans la rubrique précédente, ce
dernier doit être complété avec le professeur responsable de votre diplôme, et signé par le
coordonnateur de votre faculté. Il est à remplir en 4 exemplaires originaux si vous partez à l’année
ou 2 exemplaires originaux si vous ne partez qu’un semestre. Il est préférable de le remplir sur
place car vous n’aurez pas vos emplois du temps au mois de juillet et vous éviterez ainsi des
cours qui pourraient se chevaucher.
Merci de ne pas cocher les 2 cases « semestre 1 » et « semestre 2 » quand le contrat d’études ne
concerne qu’un semestre.
La charte de l’étudiant ERASMUS : à lire attentivement. Elle détaille l’organisation administrative
de votre mobilité. Elle vous informe également de vos droits et devoirs.
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
VISA ET PERMIS DE SEJOUR
Etudia
nt de
nation
alité
europ
éenne
Etudia
nt de
nation
alité
non
europ
éenne
Finla
nde
Polog
ne
Suèd
e
Suiss
e
Turqu
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Permi
s de
séjou
r si
séjou
r >3
mois
Perm
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oblig
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e
Permi
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séjou
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mois
Carte
de
résid
ent si
séjou
r >3
mois
Perm
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séjou
r
oblig
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e
Permi
s de
séjou
r si
séjou
r >3
mois
Visa
d’étu
des
oblig
atoir
e
Visa
d’étu
des
oblig
atoir
e
Visa
d’étu
des
oblig
atoir
e
Visa
d’étu
des
oblig
atoir
e
Autre
s
pays
europ
éens
Visa
d’étu
des
oblig
atoir
e
Visa pour la Suisse
Suisse : Vous devrez faire votre demande à l’ambassade du pays dont vous êtes ressortissant. [site web :
www.eda.admin.ch/eda/fr/home/reps.html]
Etudian
ts
Type
de visa
Frais
Délai
max.
Non
europé
ens
Visa D
60€
3 mois
Deman
de visa
Au
moins 3
mois
avant
l’entrée
en
Suisse
Formulaire de demande à télécharger :
www.bfm.admin.ch/content/bfm/fr/home/themen/einreise/visumantragsformular.html
Joindre à la demande de visa D le « Formulaire de demande d’autorisation de séjour temporaire
pour études dans le canton de Vaud » (http://sae.epfl.ch/detail-visa). Ce document permettra
d’accélérer votre demande de visa.
Documents à joindre à la demande :
□
Attestation d’études de l’université partenaire
□
Lettre d’intention
□
CV
□
Preuve de vos moyens financiers (environ 10 000-CHF pour le semestre)
□
Conditions de logement
□
Engagement écrit stipulant votre départ à la fin du semestre
□
Copie du passeport plus la demande de visa D
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
Visa pour la Turquie
Rappel : la Turquie ne fait pas partie de l’espace Schengen.
La demande se fait aux Consulats généraux de la Turquie en France et non à l’ambassade turque.
Vous pouvez faire une demande de visa dans quatre villes différentes : Lyon, Marseille, Paris et Strasbourg
Lyon : [87, rue de Sèze, 69006 Lyon | Tel : 04 72 83 98 40 | Fax : 04 78 24 86 75 | email :
[email protected] | site web : www.lyon.bk.mfa.gov.tr | Horaires : Lundi au vendredi : 09h0012h30/14h00-17h00]
Marseille : [363, Avenue du Prado, 13008 Marseille| Tel : 04 91 29 02 20 | Fax : 04 91 22 78 21 | email :
[email protected] | site web : www.marsilya.bk.mfa.gov.tr | Horaires : Lundi au
vendredi : Lundi au vendredi : 08h30-12h30]
Paris : [44, rue de Sèvres, 92100 Boulogne – Billancourt| Tel : 01 47 12 30 30 | Fax : 01 47 12 30 50 |
email : [email protected] | site web : www.paris.bk.mfa.gov.tr | Horaires : Lundi au
vendredi : 08h30-13h00 | Visa pour études ou stage : dossier de demande de visa non accepté après
12h00]
Strasbourg : [10, rue Auguste Lamey, 67000 Strasbourg | Tel : 03 88 36 68 14 | Fax : 03 88 37 97 39 |
email : [email protected] | site web : www.strazburg.bk.mfa.gov.tr | Horaires : Lundi
au vendredi : 8h30-12h30/14h00-17h00| Visa pour études ou stage : Entretien personnel avec un
employé du consulat]
Etudian
ts
Type
de visa
Frais
Délai
max.
Tous
Etudes
60€
90 jours
Deman
de visa
Dès
réceptio
n lettre
accepta
tion
Documents à fournir :
□
Passeport valide (minimum 1 an) + photocopie
□
Justificatif de couverture sociale en Turquie + photocopie
□
Justificatif des revenus (attestation bancaire ou attestation de prise en charge établie par les parents
et signée par la Mairie) + photocopie
□
Attestation de l’école en France + photocopie
□
Lettre d’acceptation de l’université d’accueil en Turquie + photocopie
□
Une photo
□
60€ en espèce (coût du visa)
□
Formulaire à remplir
Permis de séjour pour la Scandinavie
Finlande : Vous devrez faire votre demande à l’ambassade de Finlande à Paris dès réception de la lettre
d’acceptation de l’université d’accueil. Vous devez vous rendre sur place en personne afin que votre dossier
soit étudié. [Section consulaire : 2 rue Fabert, 75007 Paris | Tel : 01 44 18 19 28 | Fax : 01 45 51 63 23 |
email : [email protected] | site web : www.finlande.fr/Public/Default.aspx]
Etudian
ts
Type
de
Frais
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Délai
max.
Validité
du
10
[Préparation de la mobilité à l’étranger]
permis
Non
europé
en
Séjour
permis
1 mois
après
dépôt
du
dossier
250€
1 an
Il est nécessaire de faire les démarches à l’ambassade de Finlande dans le pays où vous résidez
légalement si vous n’êtes pas de nationalité européenne.
Lien pour remplir le formulaire en ligne :
https://e-asiointi.migri.fi/eServices/FrontPage.aspx?ReturnUrl=%2feServices&lang=en
Pour plus d’informations : www.migri.fi/studying_in_finland
Documents à fournir :
□
Une photo
□
Photocopie du passeport
□
Une photocopie de votre carte de séjour en France
□
Attestation de l’université (de l’année en cours)
□
Attestation de l’université en Finlande
□
Bourse/autre aides financières (min. 500€/mois) et un compte en banque à votre nom
□
Attestation de bourse Erasmus (anglais)
□
Assurance maladie
Lors de votre visite à l’ambassade, ils relèveront vos empreintes digitales.
Suède : Vous devrez déposer votre dossier à l’ambassade de Suède à Paris. [17, rue Barbet-de-Jouy,
75007 Paris | Tel : 01 44 18 88 00 | Fax : 01 44 18 88 40 | email : [email protected] | site web :
www.amb-suede.fr]
Etudiants
Non
europée
n
Type
de
permis
Frais
Séjour
119€
Pas de
frais si
boursie
r
Erasmu
s
Délai
max.
Validité
du
permis
3 mois
après
dépôt
du
dossier
1 an
1
Il est nécessaire de faire les démarches à l’ambassade de Suède ou au consulat du pays dans
lequel vous résider légalement si vous n’êtes pas de nationalité européenne.
Lien pour télécharger le formulaire : www.swedenabroad.com/fr-FR/Embassies/Paris/Etudier-enSuede/Permis-de-sejour-pour-etudier-en-Suede-sys/
Pour plus d’informations : www.migrationsverket.se/info/start_en.html
Documents à fournir :
1
Tarif indicatif, les frais sont susceptibles de changer à tout moment.
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
□
Une photo
□
Une photocopie de votre passeport
□
Une photocopie de votre carte de séjour en France
□
Attestation de l’université (de l’année en cours)
□
Attestation de l’université en Suède
□
Bourse/autre aides financières (min. 730€/mois) et un compte en banque à votre nom
□
Attestation de bourse Erasmus (anglais)
□
Assurance maladie
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
Pour les étudiants européens :
Finlande
Vous devez établir un permis de séjour si vous restez plus de 3 mois en Finlande. Une carte de
er
séjour avec empreintes digitales et identifiants biométriques a été mise en place depuis le 1 janvier
2012.
Vous pouvez déposer votre demande sur Internet :
https://e-asiointi.migri.fi/eServices/FrontPage.aspx?ReturnUrl=%2feServices&lang=en
Formulaire à compléter + pièces à joindre :
www.migri.fi/services/_application_forms_/residence_permit_application_forms
Les documents à joindre doivent être au moins traduits en anglais.
□
Une photo
□
Photocopie du passeport
□
Une photocopie de votre carte de séjour en France
□
Attestation de l’université (de l’année en cours)
□
Attestation de l’université en Finlande
□
Bourse/autre aides financières (min. 500€/mois) et un compte en banque à votre nom
□
Attestation de bourse Erasmus (anglais)
□
Assurance maladie
Suède
Si vous êtes de nationalité européenne, il est nécessaire d’établir une carte de résident si vous
étudiez plus de trois mois en Suède. Vous pouvez faire cette demande en personne au bureau de
l’immigration, envoyer votre demande par la poste ou encore vous inscrire en ligne grâce au lien
suivant : www.migrationsverket.se/info/1231_en.html.
Si vous étudiez à Borås, vous pouvez-vous rendre à l’une des deux adresses suivantes :
Reception of asylum seekers
Return issues
Druveforsvägen 32, 3rd floor
501 80 Borås, Suède
Mairie de Borås
Stadshuset. Kungsgatan 55
501 80 Borås, Suède
Si vous étudiez à Lund, vous pouvez-vous rendre à l’adresse suivante :
Rådhuset. Stortorget 7 (Box 41)
221 00 Lund
Suède
Pour plus d’informations : www.migrationsverket.se/info/149_en.html
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[Préparation de la mobilité à l’étranger]
Document à fournir :
□
Photocopie du passeport ou de la carte d’identité
□
Lettre d’acceptation de l’université en Suède
□
Preuve signée par vous-même prouvant que vous pourrez subvenir à vos besoins.
□
Photocopie de la Carte Européenne d’Assurance Maladie
Permis de séjour pour la Pologne
Pologne :
Etudiants
Européen
Type
de
permis
Séjour
Frais
Date
dépôt
Validité
du
permis
1 PLN
(~0.20€
)
Max. 3
mois
après
l’entrée
en
Pologn
e
1 an
University of Economics in Katowice (http://english.ue.katowice.pl/d/visa_residence)
Ce permis vous permet également de travailler en Pologne
Formulaire à télécharger :
http://paris.mfa.gov.pl/resource/f29c95a5-47f3-493f-ba9a-3d70c1b40565:JCR
Document à joindre :
□
Formulaire en 3 exemplaires
□
4 photos d’identité style passeport (4,5 x 3,5)
□
2 photocopies de votre carte d’identité (ou passeport) + original
□
Lettre d’acceptation de l’université partenaire
□
Photocopie de la Carte Européenne d’Assurance Maladie + original
□
Lettre de l’UHA confirmant l’attribution d’une bourse ou tous documents attestant de vos ressources
financières
A Katowice, vous pouvez vous rendre à l’adresse suivante :
Silesian Voivodeship Office in Katowice
Department for Citizenship and Foreign Nationals
Katowice,
ul. Jagiellońska 25, room 161
Permis de séjour pour la Suisse
Suisse :
Si vous êtes de nationalité européenne, il est nécessaire de demander un permis de séjour si vous
étudiez plus de 3 mois en Suisse. Ceci est nécessaire si vous résidez en Suisse et non en France.
L’université partenaire vous informera sur les démarches lors de votre arrivée.
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
14
[Préparation de la mobilité à l’étranger]
INFORMATIONS DIVERSES
Logement
Une fois que vous êtes accepté par l’établissement d’accueil, commencez à chercher un logement si
l’université d’accueil n’en propose pas en résidence universitaire. La recherche peut être longue et
fastidieuse mais c’est à vous de l’effectuer.
Le Service des Relations Internationales ne vous accompagnera pas dans cette tâche.
Permis de conduire
Si vous possédez un permis de conduire, vous pouvez vérifier sa validité sur le sol étranger :
www.diplomatie.gouv.fr/fr/les-francais-etranger_1296/vos-droits-demarches_1395/permisinternational_14205/permis-conduire-international_34572.html
Moyens de transport
Attention : si vous avez effectué une réservation depuis la France et que vous devez récupérer des
billets dans le pays d’accueil, il vous faudra certainement insérer votre carte bancaire. Il faut donc effectuer
et payer la réservation avec la même carte bancaire.
Nous vous conseillons de réserver votre train ou votre avion seulement après avoir reçu la lettre
d’acceptation de l’université d’accueil.
A FAIRE AVANT DE PARTIR
Prenez contact avec votre assurance en France et demandez votre Carte Européenne
d’Assurance Maladie. Elle est valable 12 mois.
Informez également votre banque de votre mobilité à l’étranger. Votre conseiller pourra sûrement
vous aider dans vos démarches.
Pensez également à prendre rendez-vous chez le médecin et assurez-vous que vos vaccins sont à
jour. Si vous suivez un traitement particulier, demandez à votre médecin une ordonnance.
Prenez rendez-vous chez le dentiste, surtout si vous avez des problèmes dentaires, car les frais
peuvent vite être élevés à l’étranger.
Si vous portez des lentilles ou des lunettes, demandez une ordonnance à votre ophtalmologiste.
Si vous êtes de nationalité non européenne et même si vous étudiez en France, vous devrez
demander un visa pour le pays d’accueil (voir section précédente).
N’oubliez pas de scanner les documents importants tels que : la carte d’identité, le passeport, le
permis de conduire, la Carte Européenne d’Assurance Maladie et votre carnet de santé avec vos
vaccins. Si vous le souhaitez, vous pouvez également en transmettre une copie par e-mail à
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
15
[Préparation de la mobilité à l’étranger]
[email protected]. Ceci permettra un meilleur suivi pendant votre mobilité. Ces documents
resterons confidentiels et seront détruits à la fin de votre mobilité.
Pour pouvoir partir à l’étranger, valider vos semestres et obtenir une bourse, vous devez vous
réinscrire à l’UHA pour l’année 2013/2014. Réinscrivez-vous dès cet été pour ne pas oublier. Les
périodes de réinscription sont les suivantes : du 8 au 19 juillet 2013 puis du 20 août au 27
septembre 2013. L’université sera fermée à partir du 29 juillet 2013, elle rouvrira ses portes le 19
août 2013. Pour les étudiants de l’ENSCMu et de l’ENSISA, les services de scolarité vous
contacteront également pour vos dossiers de réinscription.
Contactez cet été le service des relations internationales de votre université d’accueil pour les
informer de votre date d’arrivée et de votre moyen de transport. Si elle organise un accueil
personnalisé, votre université d’accueil vous enverra certainement un document spécifique à remplir.
Si elle propose un système de « Buddy Student », inscrivez-vous, vous n’y perdrez rien.
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[Finances]
Nous vous rappelons que vous payez vos frais d’inscription à l’UHA et non dans l’université
d’accueil.
[!]ATTENTION : Vous pouvez être amené à payer des frais annexes type frais de dossier et/ou
« semester ticket » en Allemagne. Ces frais ne sont pas remboursables.
Comme précisé dans la rubrique précédente, il est avisé de prendre rendez-vous avec votre banque.
Ainsi, vous pourrez les prévenir de votre mobilité à l’étranger et ils pourront vous conseiller quant aux
possibilités qui s’offrent à vous. En effet, vous pouvez ouvrir un compte dans le pays d’accueil ou alors gérer
votre argent depuis votre compte français.
Pour les étudiants qui font une mobilité au Royaume-Uni, en Suède, en Suisse et en Turquie : ces
pays ne font pas partie de la zone euro et vous devrez payer des charges si vous utilisez votre carte bleue
française pour chaque transaction.
Si vous décidez d’ouvrir un compte dans le pays d’accueil, pensez à prendre les documents
suivants lorsque vous vous rendrez à la banque :
□
attestation de résidence (dans le pays d’accueil)
□
lettre d’acceptation de l’université d’accueil
□
passeport (ou carte d’identité)
BOURSES
Lorsque nous aurons reçu les informations relatives aux bourses pour l’année 2013/2014, nous vous
contacterons par e-mail. Nous vous rappelons aussi que l’attribution des bourses n’est pas
systématique et que le versement est effectué quelques mois après votre départ. Il est donc impératif
de prévoir assez d’argent pour subvenir à vos besoins durant les 3 premiers mois.
Bourse ERASMUS : délivrée dans le cadre d’un échange ERASMUS. Le dossier « ERASMUS
études » fait office de formulaire de demande de bourse (n’oubliez pas de joindre 2 RIB). Le
versement s’effectue en 2 fois, d’abord 80% en début de mobilité, une fois que le contrat étudiant
Erasmus est signé et que le Service des Relations Internationales a bien reçu votre attestation
d’arrivée. Puis 20% à la fin de votre mobilité lorsque vous aurez renvoyé le rapport Erasmus et
l’attestation de présence.
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[Finances]
Bourse d’aide à la mobilité internationale (A.M.I) : seuls les étudiants boursiers du CROUS sont
susceptibles d’en bénéficier. Concernant la demande de bourse A.M.I, vous devrez remplir le
formulaire
qui
sera
mis
en
ligne
sur
le
site
de
l’UHA
au
mois
de
juillet.
(http://www.uha.fr/international/partir-a-letranger/index.html). (N’oubliez pas de joindre 2 RIB).
Bourse BOUSSOLE : vous devrez constituer un dossier pour la Région Alsace. Vous trouverez
toutes les informations sur le lien suivant : https://ssl.region-alsace.eu/boussole/. Vous pouvez faire
votre demande via le site Internet au plus tard 45 jours avant le début de votre mobilité. Il faudra
impérativement nous renvoyer le Volet 1 pour que le responsable des Relations Internationales de
l’UHA puisse le signer. Vous pouvez nous transmettre le document par voie postale, le déposer au
bureau de Mlle Watteyne ou encore l’envoyer par mail à : [email protected]. Le service des
Relations Internationales transmet le volet 1, une fois signé, directement à la Région, il vous revient
d’envoyer le reste des documents.
Merci par avance de remplir sérieusement vos demandes de bourse et de faire très attention aux
dates de mobilité que vous nous indiquez. Les dates doivent être identiques sur tous les documents.
Service des Relations Internationales – gestion mobilité sortante – avril 2013
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[Préparer votre valise]
En plus des vêtements que vous allez emmener pour l’année (ou le semestre), vous devrez penser
à prendre quelques extras.
Pensez à prendre un adaptateur pour votre chargeur de portable et votre ordinateur si vous étudiez
dans un pays qui a des prises différentes de la France.
Renseignez-vous auprès de l’université d’accueil pour savoir si vous devez apporter des draps.
Certaines résidences à l’étranger vous proposent un « ERASMUS Package », c’est-à-dire la location de
draps ou encore d’ustensiles de cuisine. Si vous devez loger dans un appartement ou que les résidences
universitaires ne louent pas de draps, il est préférable de les acheter sur place.
Documents à ne pas oublier :
□
Passeport ou carte d’identité
□
Permis de séjour (Scandinavie)
□
Visa (Turquie)
□
Carte Européenne d’Assurance Maladie
□
Billets d’avion, de train
□
Carnet avec le nom des personnes à contacter sur place
□
Photos d’identité
□
Documents que l’université d’accueil vous a demandé d’apporter
□
KIT ERASMUS
□
Lettre d’acceptation
N’oubliez pas de faire des photocopies de tous ces documents. Conservez une ou deux copies de
chaque avec vous, laissez-en chez vos parents dans un endroit accessible et si vous le souhaitez
vous pouvez envoyer une copie au service des relations internationales de l’UHA. Ces documents
resterons confidentiels et seront détruits à la fin de votre mobilité.
INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES
Pour préparer au mieux votre départ, vous pouvez avoir accès à une banque de données sur les
universités partenaires dans le bureau de Mlle Watteyne à la Maison de l’étudiant.
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[A l’arrivée]
Vous avez maintenant préparé votre départ et après quelques heures dans les moyens de transport,
vous arrivez dans l’université d’accueil. Voici quelques conseils pour les premiers jours sur le sol étranger :
Suivez les instructions de l’université d’accueil si elle vous a donné des informations au préalable.
Prévoyez un logement temporaire si vous arrivez un week-end ou si vous n’avez pas encore de
logement.
Rendez-vous à l’endroit où vous devez aller chercher vos clés de chambre si vous résidez dans une
résidence universitaire.
Renvoyez par e-mail au service des relations internationales de l’UHA l’attestation d’arrivée, signée
et tamponnée par le service des relations internationales dans l’université d’accueil. Plus vite vous
l’enverrez, plus vite les 80% du montant total de la bourse vous seront versés.
Une fois vos cours choisis et définitifs, faites signer votre « learning agreement » par le professeur
coordonnateur et par le coordonnateur institutionnel de l’université d’accueil avant de les renvoyer
au service des relations internationales à l’UHA par la poste à l’adresse suivante :
Université de Haute-Alsace
Marion Watteyne
Service des relations internationales
2, rue des Frères Lumière
68093 Mulhouse
Envoyez un mail au service des relations internationales de l’UHA avec votre nouvelle adresse à
l’étranger une fois que vous êtes installé.
Pensez à déclarer votre mobilité. http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/les-francais-etranger_1296/vosdroits-demarches_1395/inscription-au-registre-francais-etablis-hors-france_5299/index.html
Lors des premiers jours sur le sol étranger, si vous faites partie d’un « Buddy Group », ces derniers
vous aideront dans vos démarches.
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[A l’arrivée]
CONSEILS PRATIQUES :
Si vous voulez utiliser un téléphone portable à l’étranger, débloquez-le en France et utilisez-le dans
le pays d’accueil.
Comme dans tous les pays, il existe plusieurs compagnies de téléphone. Voici à titre indicatif
quelques compagnies qui sont plutôt intéressantes pour les étudiants internationaux en prenant une carte
prépayée.
Allemagne : FONIC Classic
Danemark : Tele 2
Espagne : Orange, Movistar
Finlande : Sonera
Italie : Vodafone
Pologne : Orange
Royaume-Uni : O² - Pay & Go Simplicity
Suède : Tele 2 - Carte Comviq
Suisse : Tele 2
Turquie : Turkcell
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[ESN]
Qu’est-ce que l’ESN ?
ESN correspond à Erasmus Student Network, c’est une association internationale gérée par des
étudiants bénévoles qui ont le plus souvent effectué une mobilité à l’étranger et qui veulent s’investir dans
l’international. ESN est aujourd’hui présente dans près de 400 universités et grandes écoles dans 36 pays
d’Europe.
Quel est leur rôle ?
Leur rôle est en partie d’accueillir les étudiants internationaux qui viennent étudier dans leur ville et
favoriser leur intégration dans la vie locale en :
accueillant et informant les étudiants dès leur arrivée dans l’université d’accueil.
organisant de nombreux évènements pour favoriser les rencontres, les échanges et les découvertes
avec les étudiants locaux et internationaux (voyages, évènements culturels - Club Cuisine, Café des
langues, Cultural Market, … - ou solidaires, telles que SocialErasmus et des rencontres festives…).
en mettant en place, pour certains, un système de parrainage ou Buddy System. Grâce à ce
système, vous aurez un étudiant local attribué qui vous aidera dans vos démarches, et vous fera
découvrir votre université et ville d’accueil.
Pour plus d’informations : http://www.esn.org/
Où ?
Voici les universités d’accueil qui ont une association ESN. N’hésitez pas à les contacter.
Allemagne :
ESN LEI Greifswald : [email protected]
ESN Hannover : http://esn-hannover.de/
ESN EoT Hildesheim : http://hildesheim.esngermany.org/
ESN AKE Karlsruhe : http://www.ak-erasmus.de/
ESN MESA München : http://mesa.esngermany.org/
ESN Frankfurt/Mainz : http://unifrankfurt.esngermany.org/
Belgique :
ESN Antwerpen : http://www.esnantwerp.org/
ESN Brussels : http://www.esnbrussels.org/
Espagne :
ESN UA (Alicante) : http://www.esnalicante.org/
ESN UPC Barcelona : [email protected]
ESN UAB Barcelona : [email protected]
ESN Granada : http://www.esngranada.org/
ESN Salamanca : [email protected]
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[ESN]
Finlande :
ESN-JYY Jyväskylä : http://esn.jyy.fi/
ESN INTO Tampere : http://www.into-club.org/
Italie :
ESN Bergamo : http://www.esnbergamo.it/
ESN UNITO Torino : http://www.erasmustorino.it/
Pologne :
ESN UE Katowice : http://www.esn.ue.katowice.pl/
ESN UMCS Lublin : http://www.esn.umcs.lublin.pl/
ESN EYE Lodz : http://www.esn.org/content/section-information?id=PL-LODZ-EYE
République Tchèque :
ESN Liberec : http://isc.nakoleji.cz/
Roumanie :
ESN UniBuc : [email protected]
Royaume-Uni :
ESN Heriot-Watt : [email protected]
Suède :
ESN Borås : http://www.esnboras.org/
Suisse :
ESN Basel : http://www.basel.esn.ch/
ESN Genève : http://geneva.esn.ch/
ESN EPFL Lausanne : http://unil.esn.ch/
Turquie :
ESN Marmara : http://marmara.esnturkey.org/
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[Avant le départ de l’université d’accueil]
Vous avez passé de bons moments dans l’université d’accueil et il est maintenant temps de rentrer
en France. Dans les 15 jours précédant votre départ, n’oubliez pas de faire signer votre attestation de
présence par le service des relations internationales. Vous pouvez nous la renvoyer par la poste, l’apporter
au bureau de Mlle Watteyne à la maison de l’étudiant ou envoyer une copie par mail à l’adresse suivante :
[email protected].
Pensez également à demander à la banque de fermer votre compte en banque si vous en avez
ouvert un.
Vérifiez que vous avez bien payé toutes les factures dont vous êtes redevable à l’étranger, par
exemple : location de chambre ou électricité.
Renseignez-vous auprès de votre professeur coordonnateur sur place sur la personne qui enverra
votre relevé de notes (Transcript of Records) à l’UHA.
Vous devrez également remplir un rapport pour la bourse ERASMUS. Vous devez impérativement le
renvoyer dans le mois qui suit la fin de votre mobilité à l’étranger.
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[Checklists]
A faire avant de partir :
1.
Compléter le KIT ERASMUS
2.
Faire votre demande de visa (Si nécessaire)
3.
Faire votre demande de permis de séjour (Scandinavie)
4.
Réserver vos billets d’avions ou de train (avec votre carte bleue)
5.
Communiquer vos dates de mobilité à l’université d’accueil
6.
Vous arranger avec l’université d’accueil si vous avez besoin d’un logement temporaire
7.
Demander votre Carte Européenne d’Assurance Maladie
8.
Voir votre banquier, votre médecin et votre dentiste
9.
Photocopier les papiers importants
A prendre avec vous :
□
Informations envoyées par l’université d’accueil
□
Visa
□
Permis de séjour (Scandinavie)
□
Photocopies de vos papiers
□
Monnaie (si le pays n’est pas dans la zone euro)
□
Ordonnances
A faire sur le sol étranger :
□
Se présenter au service des relations internationales de l’université d’accueil
□
Participer aux réunions d’informations
□
Régler votre loyer
□
Obtenir la carte étudiant de l’université partenaire
□
S’inscrire au cours (si nécessaire)
□
Contacter l’UHA pour communiquer votre nouvelle adresse
□
Envoyer l’attestation d’arrivée
□
Envoyer les 2 exemplaires de votre contrat d’études signé
□
Ouvrir un compte bancaire (si nécessaire)
□
Profiter au maximum de cette expérience
2
2
L’attestation d’arrivée est à envoyer au début de votre mobilité
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[Checklists]
A faire à votre retour en France :
□
3
Renvoyer l’attestation de présence du dossier ERASMUS au service des relations internationales
de l’UHA.
□
Compléter le rapport (à retourner au service des relations internationales de l’UHA dans le mois qui
suit la fin de votre mobilité).
3
L’attestation de présence est à envoyer à la fin de votre mobilité
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[Notes personnelles]
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[Notes personnelles]
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[Notes personnelles]
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[Notes personnelles]
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