Restructuration du service entretien ( - 35,35 ko)

REPUBLIQUE FRANCAISE
DEPARTEMENT DE LA DORDOGNE
____
COMMUNAUTE
D’AGGLOMERATION PERIGOURDINE
1 bd Lakanal – BP 9033
24019 - PERIGUEUX
DD135-2011
DELIBERATION
DU CONSEIL DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION
Nombre de membres du conseil
en exercice : 50
Présents : 41
Votants : 45
Dont 4 pouvoirs
Date de convocation du Conseil de la
Communauté d'Agglomération
Le 28 octobre 2011
Le 4 novembre 2011
Le CONSEIL DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION
dûment convoqué s'est réuni en session ordinaire sous la présidence de
Monsieur Claude BÉRIT-DÉBAT
OBJET : RESTRUCTURATION DU SERVICE ENTRETIEN
M. BERIT-DEBAT, Président
Mmes , DE PISCHOF, BELOMBO, LABAILS, MARCHAND, MOULENES, PATRIAT, TYTGAT, PLAN, BOUSSARIE,
SIMEON, DOAT.
MM. LE MAO, LECOMTE, FRESSINGEAS, LE PAPE, DAUGIERAS, ROUSSARIE, BARBARY, CORTEZ, PEYROUNY,
ROCHE, GEOFFROY, RIGAUD, CHASTENET, LARENAUDIE, MOYRAND, BELLOTEAU, CORNET, GERAUD,
MATHIVET, MINGASSON, MOUTAWAKKIL, NASSEYS, MATELAT, COLBAC, GEORGIADES, FAYOLAS, TESTUT,
DASSEUX, BOURGEOIS.
ABSENTS :
Mmes ROUGIER, DECABRAS-MATA, NOUGUEZ
MM. ROY, LE ROUZIC, DOSSET, LE VACON, THOMAS, DUPUY.
POUVOIRS :
Mme ROY
M. DUPUY
Mme NOUGUEZ
M. THOMAS
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
M. LARENAUDIE
Mme TYTGAT
M. MOYRAND
M. COLBAC
DD135-2011
OBJET : RESTRUCTURATION DU SERVICE ENTRETIEN
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales.
Considérant qu’ en 2007, compte tenu de l’accroissement du patrimoine immobilier de la CAP et de
la nécessité de le gérer au mieux notamment en termes d’entretien, il a été décidé de créer un service
dédié à ces tâches. Le fonctionnement du service entretien était à l’origine assuré par un agent mais au
fil du développement de ses différentes missions et de l’évolution du patrimoine de la CAP, il a été
jugé nécessaire de le développer. Avec l’arrivée future de la gestion patrimoniale des crèches et
d’autres équipements programmés (piscines, extension voie verte, zone d’activités…) et compte tenu
de la charge de travail actuelle du service, il convient de réfléchir à une nouvelle évolution.
a)
Organisation :
Considérant que le service entretien comprend aujourd’hui 6 agents à temps complet et un agent à
70% répartis comme suit :
Patrimoine Bâti
un cadre technique (B)
Patrimoine Non Bâti et ménage
un cadre administratif (B)
4 adjoints techniques (C) (ménage)
un adjoint technique (C) à 70% (petit entretien)
L’ensemble de ces personnels relèvent de la responsabilité du chargé de mission aux Affaires
Générales et Affaires Juridiques.
Qu’ il convient de noter que le poste d’adjoint technique chargé du petit entretien est occupé par un
agent issu du service de gestion des déchets en reclassement suite à un accident du travail. Cet agent
est en arrêt maladie depuis près de 18 mois et remplacé par une personne en CDD renouvelé tout les
mois au gré des prolongations d’arrêt de l’agent titulaire.
b)
Missions :
Considérant que ce service gère aujourd’hui :
- l’ensemble du patrimoine bâti de la CAP soit 21 500 m2 (siège social, centre technique,
déchèteries, piscines, pépinière et réserves foncières…)
- le patrimoine non bâti à savoir : les espaces verts, l’éclairage public et la signalétique des zones
d’activités, la voie verte et ses équipements, la rivière et ses ouvrages d’art ainsi que les réserves
foncières soit près de 1 100 000 m2 et 47 kms de linéaire de voirie et de rivière .
- le suivi de l’entretien et le nettoyage de la flotte automobile soit 16 véhicules.
Considérant que dans ce cadre, le rôle du service est de s’assurer du bon état d’entretien du
patrimoine et de procéder à des travaux d’amélioration et de remise à niveau en collaboration avec le
pôle maîtrise d’ouvrage qui se charge des opérations les plus lourdes (extension de bâtiments ou
réparation de barrage par exemple).
Qu’ il assure donc pour le patrimoine bâti :
- les opérations de maintenance : électrique, génie climatique, plomberie …
- des opérations de rénovation et d’amélioration. (Réfection intérieure de la piscine de Marsac, des
déchéteries…)
- l’organisation et la gestion des personnels de ménage (encadrement, suivi des horaires, organisation
des tâches, remplacements des agents malades ou en congés, fourniture de matériel et des produits
d’entretien…)
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Considérant que pour ce qui est du patrimoine non bâti :
-
suivi de l’entretien des espaces verts notamment des zones d’activités et de la voie verte.
suivi de l’entretien de la voirie et des aménagements de la voie verte.
suivi de l’entretien des passerelles et ouvrages liés à la voie verte.
entretien des berges de la rivière, le faucardage...
Qu’ à l’exception de petits travaux d’entretien et du nettoyage des locaux et des véhicules, ces
interventions sont réalisées par des prestataires extérieurs via des marchés publics ou par convention de
mise à disposition de service avec des communes membres.
EVOLUTION A TACHES CONSTANTES :
Considérant que la création du service a ainsi permis de mettre en place une politique d’entretien qui
n’existait pas ou peu auparavant dans la mesure où la CAP disposait de peu de patrimoine et qu’il s’est
accru par la construction de bâtiments neufs.
Que l’activité du service arrive aujourd’hui à saturation et il a de plus en plus de mal à répondre aux
demandes d’interventions ce qu’il fait tout de même au détriment d’une gestion qui devrait être plus
programmée et du suivi administratif des dossiers. En effet, la charge de travail actuelle du service ne
permet pas :
- de mettre en place des plans de programmation pluri annuels qui permettrait une meilleure visibilité
des besoins de la CAP qui apparaissent nécessaires pour une bonne gestion d’un patrimoine
aujourd’hui conséquent.
- de mettre en œuvre des politiques de développement durable notamment en matière énergétique.
LES EVOLUTIONS DE TACHES A VENIR :
Considérant que plusieurs évolutions prévisibles conduiront à une augmentation nécessaire de
l’activité du service entretien.
- La prise en charge de la gestion patrimoniale des crèches : c’est en effet, près de 7000 m2
supplémentaires qui devront être pris en charge dés le mois de janvier 2012 avec des technicités
particulières notamment en terme d’hygiène et de sécurité (jeux pour enfants, hygiène de la
restauration etc.). Dans ce cadre, la CAP souhaite faire appel aux communes pour qu’elles assurent les
travaux d’entretien courant des bâtiments. Il faudra néanmoins s’assurer que les prestations demandées
sont effectuées à la satisfaction des usagers et gérer ces conventions de mise à disposition de service.
Gérer aussi l’ensemble des contrats de maintenance, les travaux d’aménagement et de rénovation, et le
personnel de ménage (7.5 agents). Il conviendra aussi être réactif et efficace faces aux demandes
urgentes.
- l’accroissement du parc a court terme (piscine de périgueux, voie verte, zones d’activités…).
- Le vieillissement des bâtiments qui entraine nécessairement des d’interventions plus fréquentes et
plus lourdes liées à l’usage et à l’usure normale des bâtiments.
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C – FAIRE EVOLUER L’ENTRETIEN REALISE EN REGIE INTERNE :
Considérant qu’ aujourd’hui, l’agent remplaçant qui se charge des travaux de petit entretien dispose
de compétences particulières qui ont permis de réaliser un certain nombre d’économies financières en
réalisant lui-même :
- des petits travaux de plomberie (sanitaires du siège et du centre technique, des déchèteries)
- d’aménagement (pose de mobilier urbain, d’étagères…)
- de serrurerie (remise à niveau de toutes les serrures des poubelles de la voie verte et de certains
potelets amovibles)
- d’espaces verts (réfection de clôtures, débroussaillage)
- le nettoyage des véhicules
- Etc.
Considérant que l’exécution de ces tâches en interne ont permis à la fois une meilleure réactivité dans
les cas urgent (mise en sécurité, plomberie…) et une économie financière (de l’ordre de 3 500 €)
sachant qu’il n’est présent qu’à 60% du temps dans le service.
Qu’ il apparaît donc souhaitable de maintenir cette activité et même de l’accroître notamment en
matière de petits travaux de bâtiment et d’espaces verts (assurer l’entretien des espaces verts de
l’ensemble des bâtiments à l’exception de l’Aquacap). On peut donc envisager que l’agent d’entretien
pourrait réaliser la plupart des petites interventions qui ne nécessitent pas une technicité particulière ou
du matériel qui serait trop coûteux en investissement.
Qu’ en outre, une mutualisation des moyens matériels pourrait se faire avec le service chargé de la
gestion des aires d’accueil des gens du voyage qui réalise ce type de prestation. Il s’agira notamment de
mutualiser les matériels d’espaces verts (tondeuses, débrousailleuses, souffleurs…) et de petit
bricolage, voir les véhicules ce qui permettra de faire des investissements mieux utilisés.
Cette évolution d’activité de la régie « entretien » peut être chiffrée comme suit :
Charge de personnel
Investissement matériel (coût
annuel amorti) – hors
matériaux
27 600 €
2 000 €
Gain attendu
- 14 500 € (espaces verts)
- 20 500 € (bâti)
Le gain financier d’un accroissement de la régie est substantiel, de l’ordre de 5 500 €. Le gain en
termes de productivité des investissements matériels sera également important grâce à une
mutualisation avec d’autres services de la CAP. En outre le service apporté sera supérieur à celui
apporté par des entreprises extérieures en termes de réactivité et de réponse aux attentes.
NOUVELLE ORGANISATION DU SERVICE ET RECRUTEMENT
a) Une nouvelle organisation :
Considérant que pour faire face à cet accroissement d’activité et répondre aux mieux aux attentes des
services, il apparaît donc nécessaire de revoir l’organisation du service et de l’étoffer.
Le fonctionnement du service pourrait se faire en deux pôles :
Patrimoine Bâti
1 cadre technique (B)
+ 1 adjoint technique (C) recrutement
1 agent technique (C)
Pôle Administratif et ménage
1 cadre administratif (B)
4 adjoints techniques (C)
+ 7.5 adjoints technique (C)
Transfert des crèches
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Que ce mode de fonctionnement aurait l’avantage :
-
-
de décharger les « techniciens » de tâches administratives chronophages comme le suivi
budgétaire, le suivi administratif des marchés et la gestion des plannings et des tâches des
personnels de ménage.
Les agents techniques pourraient se recentrer sur leurs tâches premières : déplacements sur le
terrain, programmation de travaux, études techniques, rédaction et suivi technique des marchés et
des travaux et réalisation des petits travaux d’entretien en régie comme précédemment évoqué.
Il convient d’ailleurs de constater que les services techniques de taille équivalente (13.5 agents
techniques au 1er janvier 2012) sont, dans la plupart des structures, dotés d’agent dédiés aux tâches
administratives.
La répartition des taches pourrait donc être la suivante :
Pôle Technique
Un technicien supérieur
responsable du
service (B) :
- coordonner le fonctionnement du pôle
technique.
- Assurer le suivi technique de l’ensemble des
tâches relatives au patrimoine bâti et non bâti
dans un objectif de développement durable en
collaboration avec l’agent de maîtrise :
. programmation et étude pour travaux.
. passation et suivi technique des marchés de
travaux et de prestation de service
- préparation budgétaire
Pôle Administratif
Un Rédacteur (B)
- suivi budgétaire (engagement, comptabilité
analytique, gestion des factures)
- Gestion du courrier
- Suivi administratif des marchés et
commandes.
- Gestion des personnels de ménage
(planning, congés, tâche, commande de
matériel et produits)
- Accueil téléphonique des usagers et
entreprises
Un adjoint technique (C) :
- Assurer le suivi technique de l’ensemble des
tâches relatives au patrimoine bâti et non bâti
dans un objectif de développement durable :
. programmation et étude pour travaux.
. passation et suivi technique des marchés de
travaux et de prestation de service
- assurer une astreinte pour le service petite
enfance et d’une manière générale avoir comme
priorité le travail avec ce service.
11.5 Adjoints techniques (C) :
- Ménage
- lingerie
Un Adjoint technique (C) :
- Assurer les petits travaux d’entretien
(électricité, plomberie, espaces verts etc…)
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b) Un besoin de recrutement et de redéploiement:
1) Le redéploiement de l’adjoint technique titulaire du poste.
Considérant que le poste d’adjoint technique chargé du petit entretien existe déjà au sein du service (à
70%) mais il est occupé, comme indiqué plus haut, par un agent absent pour maladie depuis près de 18
mois.
Que cet agent nous a indiqué très récemment que sur avis médical il envisageait de reprendre une
activité mais seulement à mi-temps thérapeutique.
Il ne fait pas de doute qu’il ne sera pas en état physique de pouvoir assurer les tâches de petits travaux,
qui sont envisagées, son incapacité étant importante. En effet, lorsqu’il était en activité, son incapacité
physique l’empêchait de manipuler des matériels encombrants (perceuses, scie, débroussailleuse...)
mais aussi de réaliser de travaux nécessitant une certaine force physique.
Qu’ il conviendra donc à sa reprise en mi-temps thérapeutique de le repositionner sur un autre poste en
adéquation avec ses capacités physiques.
Ce pourrait être fait au secrétariat général pour répondre à un double besoin : assurer le suivi et le
nettoyage du parc de véhicules et faire office de coursier.
Dans ce cadre :
-
il serait maintenu sur l’une de ses missions initiales pour laquelle il donnait satisfaction : la gestion
des véhicules
il se verrait confier la mission complémentaire de coursier, tâche appelé à prendre de l’importance
avec l’intégration des crèches (qui vont nécessiter des déplacement plus nombreux qu’aujourd’hui
et dans des secteurs plus éloignés du centre de l’agglomération) et l’extension du territoire.
Que l’agent chargé aujourd’hui de cette tâche est également en charge de la gestion des courriers
départs et arrivés, du parc de photocopieurs il ne lui sera pas possible de dégager plus de temps pour
ces « courses » supplémentaires.
2) Le besoin en recrutement.
Considérant qu’ après étude, aucun redéploiement des effectifs des autres services n’est possible
ceux-ci étant calibrés au plus juste et considérant le besoin en personnel pour assurer les tâches du
service entretien et l’incapacité de l’un des agents, il apparait donc nécessaire de créer deux emplois à
temps plein de catégorie C.
-
L’un en remplacement de l’agent reclassé dont la reprise en mi-temps thérapeutique se ferait sur
d’autres tâches et afin de développer les activités en régie, qui permettent de réaliser des économies
financières et d’apporter un meilleur service.
-
L’autre, en renfort du pôle technique, permettant de faire face au surcroît d’activités et de
repositionner un agent de catégorie B sur le volet administratif et d’encadrement du personnel de
ménage.
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LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE, APRES EN AVOIR DELIBERE,
DECIDE :
-
de modifier l’organisation du service entretien comme indiqué ci-dessus.
-
de redéployer un poste d’adjoint technique auprès du secrétariat général
de créer deux postes d’adjoint technique à partir du 1 er décembre 2011 et de procéder à leurs
recrutements
-
d'inscrire les crédits correspondant au budget ;
-
de modifier le tableau des effectifs ;
-
d’autoriser Monsieur le Président à signer tous les documents correspondants.
Délibération votée à l’unanimité
Délibération publiée le
Délibération certifiée exécutoire
à compter du
Pour extrait conforme,
Périgueux, le
Pour le Président et par délégation,
Le Vice Président de l’administration générale,
Jean Guy NASSEYS