organisation du service des ressources humaines

REPUBLIQUE FRANCAISE
DEPARTEMENT DE LA DORDOGNE
____
COMMUNAUTE
D’AGGLOMERATION PERIGOURDINE
1 bd Lakanal – BP 9033
24019 - PERIGUEUX
DD068-2011
DELIBERATION
DU CONSEIL DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION
Nombre de membres du conseil
en exercice : 50
Présents :
37
Votants :
45
Dont 8 pouvoirs
Date de convocation du Conseil de la
Communauté d'Agglomération
Le 20 mai 2011
Le 27 mai 2011
Le CONSEIL DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION
dûment convoqué s'est réuni en session ordinaire sous la présidence de
Monsieur Claude BÉRIT-DÉBAT
OBJET : TRANSFERT DE LA PETITE ENFANCE : ORGANISATION DU SERVICE DES
RESSOURCES HUMAINES
M. BERIT-DEBAT, Président
Mmes BELOMBO, SIMEON, DOAT, LABAILS, MOULENES, NOUGUEZ, PATRIAT.
MM. FAYOLAS, LECOMTE, FRESSINGEAS, TESTUT, ROUSSARIE, BARBARY, CORTEZ, DASSEUX, LE ROUZIC,
PEYROUNY, ROCHE, GEOFFROY, RIGAUD, LARENAUDIE, ROY, MOYRAND, MINGASSON, BOURGEOIS, DUPUY,
GERAUD, MOUTTAWAKKIL, NASSEYS, MATELAT, GEORGIADES, THOMAS.
ABSENTS :
Mmes DE PISCHOF, BOUSSARIE, MARCHAND, ROUGIER, TYTGAT, DECABRAS-MATA, PLAN.
MM. LE MAO, DAUGIERAS, CHASTENET, LE PAPE,
MATHIVET, COLBAC.
BELLOTEAU, CORNET, DOSSET, LE VACON,
POUVOIRS :
Mme PLAN
Mme TYTGAT
Mme MARCHAND
Mme DE PISCHOF
M. DAUGIERAS
M. LE MAO
M. CHASTENET
M. LE PAPE
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
pouvoir à
M. GEORGIADES
M. MOUTAWAKKIL
Mme MOULENES
M. TESTUT
Mme BELOMBO
M. FAYOLAS
M. RIGAUD
M. NASSEYS
DD068-2011
OBJET : TRANSFERT DE LA PETITE ENFANCE : ORGANISATION DU SERVICE DES
RESSOURCES HUMAINES
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales.
Considérant que le transfert de la compétence relative aux crèches engendre pour la CAP la
nécessité de réorganiser ses services ressources.
Qu’ un travail d’analyse a donc été engagé concernant le service finances, informatique, entretien,
administration générale et ressources humaines.
Considérant que le présent rapport concerne le service ressources humaines, qui est le « plus »
concerné par cette nouvelle compétence et pour lequel il est important de pouvoir être réorganisé
rapidement, le travail préparatoire au transfert étant très lourd à mener.
Qu’ en décembre 2010, le conseil communautaire a validé la création d’un poste de catégorie C, affecté
au service des ressources humaines (SRH).
Toutefois, compte tenu des enjeux importants de l’accueil de cette nouvelle compétence pour ledit
service et réciproquement, il est nécessaire d’étudier la nouvelle organisation du service RH, eu égard
aussi à l’évolution constante de son activité depuis 2008.
Considérant que l’organisation du service des ressources humaines actuelle (trois agents à temps plein)
repose sur un dimensionnement de l’activité du service et des effectifs de la CAP de 2008.
A ce titre, on peut retenir les données ci-dessous :
2010
Evolution en
% sur la
période
2008-2010
Evolution des missions du SRH
2008
Effectif CAP (hors élus, missions temporaires,..)
Nombre de payes traitées en moyenne (y compris
les élus, les CDD,..)
152
165
+8.5%
175
191
+9%
EFFECTIF DU SERVICE
3
3
RAPPORT AGENT SRH/PAYES
1/58
1/64
2
2
0%
13
26
+200%
30
+250%
563
574
+2%
600
1000
+66%
109
110
+1%
2
5
+250%
Nombre de dossiers de retraite traités
Nombre cumulé de dossiers de validation
de services à traiter
Nombre de dossiers difficiles traités en accident
du travail ou en congé de maladie (saisine de la
commission de réforme ou comité médical, dossier
assurance, allocation d’invalidité, expertise
médicale,…)
Réponses écrites à candidatures
Demandes prestations CNAS/CDAS, chèques
déjeuners, tickets cinés, colis noël
Gestion des contrats
Nombre de réunions du Comité Technique
Paritaire
12
DD068-2011
Qu’ on peut donc noter, que depuis 2008, l’activité du service des ressources humaines continue de
progresser.
Pour autant, des projets RH ont été menés comme :
-
les notes de cadrage sur les congés et absences, sur le régime indemnitaire
l’évaluation des risques professionnels au travers du document unique, la mise en place de plan de
prévention et leur suivi régulier
le plan de formation pour 2011 et l’actualisation de son règlement
l’étude avec les partenaires sociaux de la mise en place d’un contrat facultatif pour la garantie
maintien salaire.
Considérant que tout cela témoigne d’une volonté dynamique de gestion des compétences individuelles
en prenant en compte les évolutions réglementaires et les attentes des agents, en vue de maintenir et
développer le niveau des services que gère la CAP.
Que malgré l’implication et le sérieux des agents de ce service, il demeure trois difficultés :
-
Un retard important sur certains dossiers (validation de service, mise à jour des dossiers
individuels,…)
L’absence de temps pour relancer certains projets (bulletin RH, livret de formation,…)
Le manque d’approfondissement et de pérennisation de certains sujets (gestion des emplois et
des compétences, fiches de postes, évaluation des risques pour les métiers d’agents de
déchetterie et agents de collecte du verre/compactage, étude sur l’accidentologie sur certains
métiers, maladie professionnelle, mobilité interne…).
Qu’ également, le logiciel informatique actuel montre des limites dans son adaptation à l’évolution des
besoins du service. A ce titre, d’ailleurs, le fournisseur ne développe plus à ce jour la version que le
service utilise mais propose une version plus ergonomique et performante (paramétrage automatique,
nouvelles fonctionnalités,..). Il sera donc nécessaire dès le début de l’année 2012 d’étudier son
remplacement.
Considérant que l’arrivée de 140 agents environ dans le cadre du transfert de compétence de la petite
enfance conduit à s’interroger sur l’organisation du service, son dimensionnement et les moyens
techniques nécessaires, sachant que par ailleurs, le conseil communautaire a déjà validé l’affectation
d’un emploi de catégorie C pour ce service.
Que tout d’abord, au-delà des chiffres et des difficultés soulevées précédemment pour ce service, il faut
appréhender plus précisément l’impact du transfert de compétence dans l’activité du service pour
envisager une organisation optimale de ce dernier.
Qu’ aussi, les missions ci-dessous vont s’accroître considérablement dans les mois et/ou années à venir :
-
La gestion statutaire et paye : le nombre d’agents à suivre va pratiquement doubler. Mais, surtout, le
transfert du personnel de la petite enfance induit l’appropriation et la gestion de nouvelles carrières
(cadre d’emplois médico-social) comme les éducateurs de jeunes enfants, les puéricultrices, les
ASTEM…. De plus, ces emplois ont une gestion du temps de travail différent des agents de la CAP
actuel ;
Enfin, l’augmentation des agents non titulaires en CDD (remplacement d’agents) va être une nouvelle
problématique pour le service, de même que la gestion des assistantes maternelles (agent non titulaire en
CDD ou CDI) pour la crèche de Trélissac.
DD068-2011
-
Le suivi de la formation : Les prochains plans de formation vont devoir prendre en compte au-delà des
spécificités des métiers actuels (agent de collecte, maître nageur sauveteur,..), les besoins de formations
obligatoires et de recyclage pour les métiers liés à la petite enfance. De plus la formation au sens large
est un outil central en matière de gestion des emplois et des compétences (prévention en matière
d’inaptitude physique, reclassement professionnel,..) et pour maintenir le niveau professionnel des
agents dans l’intérêt de la collectivité.
-
La politique de santé et sécurité au travail : Force est de constater que les collectivités en charge de
cette compétence, connaissent un nombre relativement important de dossiers d’accidents de travail ou
maladies professionnelles, ce qui est chronophage pour un service RH (actuellement à la CAP, sur les 3
dernières années, le nombre de dossiers suivis a presque triplé). C’est pourquoi il est indispensable de
mieux assoir le suivi du document unique et des plans de prévention afin d’anticiper cette
problématique, et ce en parallèle avec les plans de formation. Il est aussi nécessaire de procéder à la
rédaction des fiches de poste et à l’évaluation des risques des métiers liés à la petite enfance.
-
L’action sociale : Il est évident que le service RH va connaître une augmentation très sensible du
nombre de demandes.
Considérant que de plus, l’exercice de ces différentes missions va être complexifié de par la
multiplication des sites qui emploient du personnel CAP (6 crèches collectives, 1 crèche familiale, des
relais d’assistantes maternelles,..) en plus des sites existants (Aquacap, Gestion des déchets, Pépinières
d’entreprises, siège de la CAP).
Que par ailleurs, si on actualise maintenant les données évoquées précédemment, la situation ci-dessous
est mise en avant :
2010
Effectif CAP (hors élus, missions
temporaires,..)
Nombre de payes traitées en
moyenne
(sans compter les contractuels
remplaçants pour la petite
enfance)
164
Hypothèse 1 :
un poste
supplémentaire
(délibération
du 17/12/2010)
2011
Hypothèse 2 :
deuxième poste
supplémentaire
2011
305
306
332
333
191
EFFECTIF DU SERVICE
3
4
5
RAPPORT AGENT SRH/PAYES
1/64
1/83
1/66
DD068-2011
Considérant qu’ à titre de comparaison, les communautés d’agglomération ci-dessous, qui ressemblent
à la CAP en terme de compétences et de population ont les rapports agent SRH/PAYES suivant :
- la communauté d’agglomération du grand DAX : 1/50
- la communauté d’agglomération d’Agen : 1/48
-
la communauté d’agglomération d’Arcachon : 1/66
Que plus proche de nous, mais de taille inférieure, la communauté de communes Bergerac Pourpre qui a
pris la compétence petite enfance en 2009 possède un ratio de 1/50 (à l’époque dans des conditions
similaires, un agent avait renforcé le service RH).
Ainsi, force est de constater que l’hypothèse 1 dégraderait la situation du service déjà tendu, tandis que
l’hypothèse 2 maintiendrait un niveau à peu près équivalent à celui d’aujourd’hui, tout en intégrant le
surcroît d’activité lié au transfert de compétence.
Qu’ il est important de souligner également que le manque d’anticipation de certains projets RH et/ou
l’inadéquation des moyens matériels et humains par rapport aux différentes problématiques du service,
conduiraient celui-ci à mener une gestion au cas par cas des dossiers, et engendreraient une insécurité du
travail réalisé de même qu’une insatisfaction du personnel de la CAP.
L’organisation du service des ressources humaines à horizon 2012
Considérant que compte tenu des éléments précédents, il est proposé un organigramme des emplois du
service comme suit, qui permettrait de répondre a priori aux différentes problématiques évoquées :
- CTP / CHSCT
- Budget
- Régime indemnitaire
- Bulletin RH
Responsable RH
Cat B+/A
Pôle Administration
RH
Effectif (2)
+
Cat C /B + C
- Recrutement / demandes d’emplois et stages
- Missions temporaires CDD
- Statut : carrière fonction
- Paye
- Retraite/ Validation de services
Pôle emplois, gestion des
compétences et vie sociale
Effectif (2)
+
Cat C /B + C
- Emplois et compétences : fiches postes,
effectif, évaluation
- Formation : plan, inscriptions, évaluation,
bilan de compétences
- SST : visites médicales, gestion des AT / MP,
DU et plan prévention
- Social : syndicat, gestion des absences, action
sociale
DD068-2011
Que cette organisation en deux pôles de compétences permettrait :
- d’assurer en binôme l’ensemble de la gestion administrative des personnels (paye, suivi masse
salariale,…)
- de gérer des projets RH pour l’avenir (l’entretien professionnel, la gestion des emplois et
compétences, la mise en place de la prime de fonction et de résultat, la santé et sécurité au travail,…)
LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE, APRES EN AVOIR DELIBERE,
DECIDE :
- de recruter au plus tôt un agent de catégorie C, assistant au Pôle Emplois, Gestion des
compétences et Vie sociale, prévu par la délibération n°116-2010 du 17 décembre 2010 relative
au transfert de compétence de la petite enfance,
- de créer un emploi de catégorie B dont le recrutement interviendrait au plus tard en
décembre 2011. L’intéressé(e) sera le référant du Pôle Emploi, Gestion des compétences et Vie
sociale, et participera en relation avec la responsable du service et avec l’aide de l’assistant, aux
projets indispensables à mettre en œuvre dès 2012, à savoir :
- le plan de formation 2012/2014 pour l’ensemble des agents de la CAP (environ 300
agents),
- l’évaluation des risques pour les nouveaux métiers de la petite enfance et suivi des
outils liés à la santé et sécurité au travail,
- la refonte de l’évaluation professionnelle qui touche les problématiques des fiches de
postes, de management (formation des évalués et évaluateurs) et de régime
indemnitaire (mise en place la prime de fonction et de performance,…).
- d’inscrire les crédits correspondant au budget,
- de modifier le tableau des effectifs,
- d’autoriser le Président à signer tous les documents correspondants.
Délibération à la majorité
43 voix pour
2 abstentions
Délibération publiée le
Délibération certifiée exécutoire
à compter du
Pour extrait conforme,
Périgueux, le
Le Président
Claude BERIT-DEBAT