télé-services télé-secrétariat
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TÉLÉ-SERVICES TÉLÉ-SECRÉTARIAT 1 M erci de votre intérêt pour les services d’Ex odial. J’espère que vous trouverez dans cette brochure toutes les informations que vous recherchez sur Exodial, nos services et nos tarifs. Nous avons conçu ce document avec afin de vous présenter succintement l’étendue de la gamme de services Exodial proposée aux professions de santé. Dans l’hypothèse où vous seriez intéressé(e) par l’un des services en particulier, je vous invite cordialement à prendre contact avec notre service clientèle. 2 Nos interlocuteurs commerciaux sont à votre disposition pour discuter avec vous de vos besoins les plus spécifiques. Composez le 01 55 25 53 25 et vous serez étonné(e) par la capacité d’Exodial à composer un service sur mesure. Votre interlocuteur commercial sera également en mesure d’établir un devis. Là encore, de bonnes surprises sont à la clef ... En espérant sincèremment vous compter très bientôt parmi nos clients, je vous prie d’agréer mes sentiments distingués. Cordialement, Véronique Langlois Responsable commercial INTRODUCTION INTRODUCTION Travailler en indépendant est source d’opportunité et de liberté. “... Exodial vous propose à distance les services d’une assistante personnelle ...” Néanmoins, conduire seul son activité n’est pas facile tous les jours et l’aide d’une assistante ser ait parfois la bienvenue. Un véritable secrétariat particulier ... à un coût abordable Exodial v ous propose à distance les services d’une assistante personnelle, qui prend en charge tout ou partie de vos tâches de secrétariat. C o m m e vo t r e p r o p r e a s s i s t a n t e personnelle, votre assistante Ex odial : frappe vos documents accueille au téléphone vos clients prend vos messages et vos rendezvous “... travaillez l’esprit libre ...” vous aide dans vos démarches ... Comparé à une embauche, Exodial p e r m e t d e d i m i n u e r v o s f ra i s d e secrétariat d’environ 90%. De nombreux avantages En permanence ou pour quelques heures, vous bénéficiez des services d’un véritable secrétariat particulier (sans les coûts ni la lourdeur administrative). “ ... diminuez vos frais de secrétariat de 90% ...” En confiant à un spécialiste une partie de votre charge de travail, vous travaillez l’esprit libre et vous présentez une image très professionnelle. Vous avez déjà votre propre assistante ? Exodial peut venir à son secours en cas de surcharge de travail, en dehors de ses horaires de travail, pendant ses congés… Grâce à Ex odial, votre assistante se décharge de ses tâches répétitives. Bénéficiez des avantages Exodial : une gamme de services unique encore plus d’économies un service sur mesure une solution humaine une technologie exclusive une gamme de services unique : Exodial est votre partenaire : • au téléphone, par écrit ou sur internet • pour quelques heures ou en permanence encore plus d’économies : • des tarifs avantageux • pas de frais de dossier • pas de durée d’engagement • pas de coûts cachés • un suivi régulier de vos coûts • des services gratuits • un service tout compris 3 un service sur mesure : Exodial propose une offre de services particulièrement souple. C’est Exodial qui s’adapte à vos habitudes et non l’inverse une solution humaine : grâce à un personnel expérimenté, Exodial offre un accueil chaleureux à vos patients et à leur famille une technologie exclusive : grâce à une maitrise technologique de bout en bout, Exodial répond au plus près à vos attentes et fournit des services inédits 3 NOS SERVICES NOS SERVICES L’accompagnement exodial “... un interlocuteur commercial à votre écoute ...” Chaque client est unique Dès v otre premier contact avec Exodial, un interlocuteur commercial est à votre écoute et v ous conseille. Il construira avec vous un service sur mesure selon une méthodologie éprouvée : mise en page de vos documents consignes de gestion de vos appels modalités de gestion de vos rendez-vous conception de votre site internet “... notre équipe d’assistantes à votre service ...” ... Vous définissez a vec lui les bases de votre collaboration avec Ex odial. Votre interlocuteur commercial s’a ssure régulièrement par la suite que v otre niv eau de satisfaction reste entier. 4 “... votre assistante attitrée gère prioritairement vos appels et vos travaux ...” La frappe de vos documents “... vos documents frappés et relus en quatre heures ...” Toute une équipe à votre service ... Au jour le jour, notre équipe d’assistantes est à votre service pour prendre en compte vos consignes et vous tenir informé(e) de vos messages et de vos rendez-vous, etc ... Exodial se charge de la frappe de vos documents Fait es appel à nos assistantes pour fr apper vos courriers, compte-rendus, rapports, ... à un prix très avantageux. Votre assistante attitrée pour un service exclusif : Vous pouvez bénéficier des services d’une “assistante attitrée” qui gère prioritairement v os appels et v os travaux. Elle est votre unique interlocutrice pour la gestion de vos consignes. Vous l’aurez formée à vos méthodes de travail. L’extranet Exodial : l’outil privilégié de notre collaboration Vous disposez d’un espace sécurisé sur l’extranet Ex odial grâce auquel vous pouv ez en permanence et en toute sécurité : communiquer avec Exodial gérer votre agenda trouv er les coordonnées de vos contacts et l’historique de leurs appels suivre vos états de consommation L’extranet Exodial est accessible par internet et par minitel. Comment ça marche ? vous disposez de trois solutions pour nous faire parv enir le document à frapper : • en envoyant par fax votre manuscrit Des assistantes spécialement formées retr anscrivent par écrit en utilisant vos formats. • en dictant par téléphone sur notre Vous choisissez le niveau d’urgence : express (sous 4h ouvrées), normal (8h), économie (16h). numérique et en nous envoyant par email le fichier son vous précisez le niveau d’urgence Grâce à l’extr anet sécurisé Exodial, vous communiquez en toute sécurité et en toute simplicité a v e c vo t r e assistante vous recevez un a vis de réception vous informant du délai d’exécution vous disposez par internet ou par email de v os documents frappés et relus Les plus d’Exodial : votre mise en page personnalisée nos prix très avantageux nos trois niveaux d’urgence la relecture de vos documents notre environnement de communication sécurisé et ergonomique nous attirons votre attention en cas d’incertitude sur l’orthographe d’un mot serveur vocal • en dictant sur votre dictaphone a vec l’extranet sécurisé, v o u s communiquez a vec Exodial en toute confidentialité NOS SERVICES Votre accueil téléphonique Finis les appels perdus, les conversations interrompues, le temps perdu ... Exodial répond pour vous au téléphone de 8h à 20h en semaine et de 8h à 12h le samedi. Grâce au service d’accueil téléphonique : vous n’êtes plus perturbés pendant vos rendez-vous, déplacements, pauses, ... vous ne perdez plus aucun appel vous projetez une image professionnelle vous gagnez un temps précieux vous a vez l’assur ance que v os interlocuteurs trouv ent un accueil rapide, professionnel et souriant “... un accueil rapide, professionnel, souriant, Une prise en charge personnalisée tout au long de la de vos interlocuteurs journée ...” Vos interlocuteurs sont reconnus et pris en charge selon vos consignes. Tous leurs appels sont renseignés et v ous ne perdez aucune information. Un service en toute souplesse A tout moment vous pouvez reprendre votre ligne, puis nous transférer à nouveau vos appels. Vos consignes sont individualisées et modifiables à volonté. “... nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi ...” en cas d’appel urgent, nous vous transférons l’appel (avec votre accord) Gestion de vos consignes et de vos disponibilités : vous donnez vos consignes par minitel, internet, téléphone (accès sécurisé) avec l’option « assistante attitrée», votre asssitante est votre unique point de contact pour vos consignes vous pouv ez nous transmettre vos rendez- vous et disponibilités par internet, minitel, fax, téléphone Transmission de vos informations : Si vous le souhaitez, Exodial peut également gérer votre agenda. vos messages, rendez-vous, contacts, ... sont consultables par internet, minitel ou par téléphone, fax, SMS ou email Comment ça marche ? en cas de modification d’agenda de dernière minute, vous êtes informé(e) par SMS ou par téléphone E x odial s’appuie sur un mode de fonctionnement éprouvé, permettant de gérer selon vos consignes toutes les situations d’appel téléphonique : prise de message information prise de rendez-vous ... Transfert d’appel : un numéro de téléphone Exodial vous est attribué “... vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries ...” vos appels et les coordonnées de v os interlocuteurs sont consignés l’assistante Exodial prend le message, prend un rendez-vous, communique une information, filtre un appel… vous transférez vos appels vers ce numéro quand vous le souhaitez vos appels sont transférés très simplement grâce au service de transfert d’appel de France Telecom Déroulement d’un appel : nous recev ons vos appels de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries votre « assistante attitrée » peut recevoir prioritairement vos appels pour une plus grande personnalisation vos interlocuteurs sont reconnus et pris en charge selon v os consignes 5 En dehors de nos horaires d’ouverture : vous disposez d’une messagerie vocale pour accueillir vos appels vos appels peuvent aussi être dirigés vers un autre numéro les messages laissés sur v otre messagerie sont consultables par téléphone ou envoyés par email Les plus d’Exodial : un accueil rapide, professionnel et souriant nos horaires d’ouverture: de 8H à 20H en semaine et de 8H à 12H le samedi la prise en charge personnalisée de vos interlocuteurs l’historique de leurs appels conservé la possibilité pour vous de reprendre à tout moment vos appels notre grande souplesse dans la restitution de vos plannings et messages la gestion d’agenda au même prix que la prise de vos messages 5 NOS SERVICES La gestion de votre agenda Confiez nous votre agenda Une gr ande partie de v os appels téléphoniques concerne de la prise de rendez- vous ? En complément du service d’accueil téléphonique, Exodial gère votre agenda sans supplément de prix. Trop de désistements de dernière minute ? Assurez- vous que vos rendez-vous sont honorés à coup sûr. E x odial appelle certains de v os interlocuteurs, selon vos règles, afin de confirmer leur rendez- vous. “... Exodial gère votre agenda sans supplément Vous évitez ainsi de perdre un temps de prix ...” précieux à cause de désistements. Comment ça marche ? Gestion de vos disponibilités : vous donnez vos consignes et vos disponibilités par internet, par fax, par téléphone (accès sécurisé) “... vous évitez de perdre un temps précieux à cause de désistements ...” 6 La téléphonie hébergée Les plus d’Exodial : la gestion de votre agenda pour le meme prix que la prise de message une gestion très fine de vos disponibilités l’optimisation de vos rendez-vous notre outil exclusif de gestion d’agenda notre service inédit de confirmation de rendez-vous une grande souplesse dans la restitution de vos plannings Réduisez vos coûts téléphoniques vous pouvez mettre à jour votre agenda sur votre espace sécurisé de l’extranet Exodial Transmission des informations vos plannings sont consultables par internet, minitel ou par téléphone ils peuvent également v ous être envoyés par SMS , email, fax en cas de mouvement d’agenda de dernière minute, vous êtes informé(e) par SMS ou par téléphone Confirmation de vos rendez vous E x o d i a l v é r i f i e a u p r è s d e vos interlocuteurs qu’ils peuvent honorer un rendez-vous la confirmation se fait ponctuellement ou systématiquement selon vos règles Comment ça marche ? Vous souhaitez réduire tous vos coûts téléphoniques ? Vous êtes directement relié au standard d’Exodial par internet Vous souhaitez bénéficier de services téléphoniques habituellement réservés à de gr andes entreprises ? Vos communications téléphoniques passent par votre connexion internet E xodial met à v otre disposition une “... réduisez tous vos coûts téléphoniques ...” offre de téléphonie hébergée par internet. La téléphonie du futur à portée de main Avec le service de téléphonie hébergée : plus de tracas d’installation téléphonique vous réduisez tous v os coûts téléphoniques : abonnement, communication, installation vous bénéficiez de services téléphoniques avancés vous bénéficiez d’une grande souplesse dans vos interactions avec Exodial Les plus d’Exodial : un service sans équivalent la puissance de l’infr astructure technologique Exodial NOS SERVICES NOS SERVICES Votre site internet Un site internet à votre nom gratuitement Votre site internet est le complément idéal de votre accueil téléphonique. “... une solution moderne de communication et de réduction de vos coûts ...” Grâce à internet, vous mettez à la disposition de v os clients un nouveau moyen d’information et de communication. Vous présentez votre activité et donnez toutes les indications (hor aires, tarifs, …). Exodial constuit gratuitement pour vous votre site internet. La possibilité de prendre rendezvous en ligne Vous le modifiez en quelques clicks grâce à notre plate-forme de publication de sites internet. vos interlocuteurs autorisés prennent rendez-vous par internet 24H/24H à travers un environnement sécurisé Exodial s’occupe du reste : hébergement, maintenance, référencement ... cette prise de rendez-vous se déroule en toute confidentialité : vos clients donnent leurs préférences et choisissent entre plusieurs dates Autorisez vos contacts à prendre rendez-vous et réduisez vos coûts Vous pouvez donner la possibilité à certains de vos contacts de prendre rendez-vous en ligne. “... vous modfiez le contenu de votre site. Exodial s’occupe du reste ...” Vous réduisez ainsi considérablement vos coûts d’accueil téléphonique. Comment ça marche ? Un nouveau moyen d’information pour vos interlocuteurs Exodial vous propose gratuitement un modèle de site internet simple, standard, de qualité le site internet est hébergé sur nos serveurs : Exodial s’occupe de tout vous modifiez à volonté le contenu du site sur l’extranet Exodial Votre site internet sur mesure vous pouvez choisir votre nom de domaine (sous réserve de disponibilité). avec ses partenaires de développement et d’infographie, Exodial peut élaborer à vos côtés un site plus riche que celui proposé en standard Les plus d’Exodial : votre site internet en option gratuite la modification illimitée du contenu de votre site internet la simplicité d’utilisation un site internet de qualité la possibilité pour vos contacts autorisés de prendre rendez-vous en ligne 7 7 Autres services Les assistantes Exodial à votre service Comme vous le feriez avec v otre propre assistante, vous pouvez demander à votre assistante Ex odial de prendre en charge certaines de vos tâches : traduction réservation de salles réservation de voyages tr avaux d’imprimerie … Les plus d’Exodial : la qualité et la proximité de notre équipe d’assistantes notre large réseau de partenaires Votre assistante Exodial mobiliser a tout son sa voir -faire et le réseau de partenaires Ex odial afin de vo u s satisfaire. EXODIAL EN BREF EXODIAL EN BREF Une large gamme de services “... Exodial est votre partenaire privilégié dans la gestion de votre activité ...” Exodial vous offre une large gamme de services couvrant l’ensemble de vos besoins de secrétariat : frappe de vos documents, accueil téléphonique, gestion d’agenda, site internet … pour quelques heures de temps en temps ou en permanence, Exodial a la réponse à vos besoins par téléphone, par internet ou par écrit, Exodial vous assiste dans la gestion de vos contacts professionnels quel que soit le support de communication grâce à son réseau de partenaires (agence de voyage, tr aducteurs, comptable,…), Exodial peut satisfaire vos besoins les plus spécifiques “... pas d’engagement, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés ...” 8 vous pouvez bénéficier des services d’une véritable “assistante attitrée”, votre unique point de contact chez Exodial au jour le jour Une solution humaine E xodial dispose d’un personnel expérimenté connaissant bien les problèmes, le vocabulaire et les spécificités de votre métier nos assistantes sont choisies sur leur capacité d’écoute, leur élocution, leur dynamisme et leur chaleur humaine Exodial met à votre service une équipe soudée et stable d’assistantes Des économies conséquentes Ex odial vous apporte des prix très compétitifs avec Exodial, pas d’engagement de durée, pas de frais de dossier, pas de coûts cachés de multiples formules tarifaires adaptées à vos besoins Exodial vous offre de nombreux services gratuits Exodial s’engage à une transparence complète des opérations effectuées pour vous “... c’est Exodial qui s’adapte à vos habitudes et non l’inverse ...” E xodial vous apporte une gr ande souplesse dans la gestion de votre service grâce à l’efficacité de son infrastructure technologique Un service sur mesure chez Exodial, un interlocuteur commercial unique est à votre écoute pour définir et faire évoluer votre service Une technologie exclusive pour plus de services Exodial est équipé d’une infrastructure à la pointe de la technologie afin de vous offrir les services les plus performants nous avons dév eloppé en interne une suite d ’outils informatiques spécialement conçus afin de s’adapter à vos besoins les plus spécifiques nous mettons à votre disposition l’extranet Exodial, véritable pivot de votre collaboration avec Exodial Exodial investit en permanence dans son infrastructure technologique afin de vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie. EXODIAL ENEN BREF EXODIAL BREF Nos équipes Nos collaboratrices et nos collaborateurs sont au centre du succès d’Exodial et font notre différence. Nos assistantes : expérience, capacité d’écoute, discrétion, dynamisme et chaleur humaine Exodial accorde une grande importance au recrutement et à la formation de ses assistantes. “... nos assistantes sont régulièrement formées Nos assistantes sont choisies après une aux spécificités de votre sélection stricte et transparente, basée sur leur expérience, leur capacité métier...” d’écoute, leur dynamisme et leur chaleur humaine. Les assistantes Exodial reçoiv ent régulièrement des cycles de formations sur plusieurs thèmes : vocabulaire spécifique à votre métier “... la pointe de la technologie pour les services les plus performants...” Ex odial dispose en interne de solides compétences en informatique et en telecom. formation à nos outils et à leurs évolutions techniques Le meilleur de la technologie à votre service Une maîtrise technologique de bout en bout Nous sommes équipés d’une infrastructure à la pointe de la technologie afin de vous offrir les services les plus performants : E xodial a développé en interne une suit e d ’ a p plica t ions sp é cialem ent conçues pour supporter nos différents services. Grâce à la maîtrise de bout en bout de son infrastructure technologique, Exodial vous apporte : les technologies les plus récente s de couplage téléphonie–informatique permettant de reconnaître vos interlocuteurs et de les gérer selon vos consignes une plate-forme de réception d’appel permettant de recev oir vos appels en moins de trois sonneries “... vous apporter chaque jour le meilleur de la technologie...” Notre équipe technique : des compétences pointues à votre service Grâce à nos deux ingénieurs, nous sommes en mesure de faire év oluer en permanence nos outils afin de s’adapter à vos besoins les plus pointus. techniques d’accueil au téléphone prise en charge d’appels difficiles Nos moyens Exodial cultive la culture d’une entreprise à taille humaine où le développement de chacun est primor dial. Grâce à cela, Exodial dispose d’une équipe d’assistantes particulièrement soudée et stable. la plupart des outils bureautique classique, afin de s’adapter à vos outils et vos méthodes de travail un serveur de messagerie vocale de dernière génération permettant de vous faire parv enir vos messages vocaux par email un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier des avantages immenses de cette nouvelle technologie une plate-forme de publication de sites internet une application de gestion d’agenda, de contact et de prise de messages des services exclusifs particulièrement adaptés à votre activité un environnement de communication sécurisé et ergonomique des prix bas Ex odial fait évoluer en permanence ses outils afin de v ous apporter chaque jour le meilleur de la technologie. 9 9 NOS TARIFS* Seuls sont facturés les appels donnant effectivement lieu à une opération (message, prise de rendez-vous…). Accueil téléphonique / L’offre avantages : vous ne payez que ce que vous consommez. Grâce à l’ajustement automatique selon le nombre d’appels chaque mois, il n’y a pas de coût caché. Vous êtes libres et sans engagement de durée, vous pouvez arrêter quand vous le décidez. Le compte rechargeable : pour une utilisation ponctuelle, il vous suffit de créditer v otre compte à l’aide des recharges proposées. Gestion de votre agenda L’engagement longue durée : en choisissant Exodial pou un ou deux ans, bénéficiez de réductions avantageuses, jusqu’à un mois gratuit ! Confirmation de vos rendez-vous Exodial peut appeler certains de vos interlocuteurs afin de confirmer leur rendez-vous, selon v os consignes. La facturation des services de frappe de documents est basée sur le nombre de pages et sur le délai de livraison. Frappe de vos documents L e s o p t i o n s p o r t e n t s u r l e ty p e d e document et la mise en page. Exodial propose des tarifs dégressifs à partir de 30 documents commandés. Une page représente 1500 caractères. Les devis sur-mesure : pour une prestation répondant à un besoin particulier défini en détail avec vous. 10 Votre site internet En complément du service d’accueil téléphonique, nous vous offrons gratuitement un site internet à votre nom. Vous pouvez accorder aux interlocuteurs que vous désignez la possibilité de prendre rendez-vous en-ligne. Coûts de communication Vous avez la possibilité de recevoir par fax, email ou SMS vos informations. Ce service optionnel est facturé séparemment. De même, les transferts d’appels et les appels passés pour votre compte donnent lieu à facturation. L’accompagnement Exodial Avec Exodial, v ous bénéficiez gratuitement : d’un numéro de téléphone personnel d’une messagerie vocale pour recevoir vos appels en dehors de nos hor aires d’ouverture L’offre avantages : Pour : 35 appels 50 appels 100 appels 150 appels 200 appels 300 appels 400 appels 500 appels 600 appels 800 appels Prix : 40 € 55 € 100 € 140 € 175 € 240 € 300 € 360 € 415 € 525 € Et au delà : 1,00€ / appel 0,90€ / appel 0,80€ / appel 0,70€ / appel 0,65€ / appel 0,60€ / appel 0,60€ / appel 0,55€ / appel 0,55€ / appel 0,55€ / appel Le compte rechargeable : Recharge : 30 appels pour 35 € prix par appel: 0,5€/appel Service express (4h) : 6€/page Service normal (8h) : 4€/page Service economie (16h) : 3€/page Pages avec graphiques : +20% Mise en page : 0,5€/page Tableaux Excel : 7€/page Modifications : 0,3€/page Impression : 0,2€/page Mise sous pli : 0,2€/page Dictaphone numérique : 20€/mois Votre site internet : gratuit Réservation nom domaine : 5€/mois Activation des fonctionnalités de prise de rendez-vous en ligne : 5€/mois Prise de rdv/ annulation de rdv en ligne par tiers : 25c€/opération Envoi de fax : 30 c€ Envoi d’email : 10 c€ Envoi de SMS : 20 c€ Transfert appel téléphone fixe : 5c€/m Transfert appel mobile : 30c€/m Information, coordination et support par téléphone : 1€/mn Option assistante attitrée : 30€/mois Formation assistante attitrée : 50€ de l’accès par internet ou par minitel à l’extranet Exodial d’un site internet à votre nom * Tarifs au 01/09/04. Tarifs HT. Nous consulter pour les autres services et pour tout besoin spécifique. Les tarifs sont donnés à titre indicatif NOS ENGAGEMENTS Le plus haut niveau de qualité Exodial s’engage sur le plus haut niveau de qualité. Avec l’offre liberté, vous êtes libre à tout moment de résilier votre contrat. Votre liberté est pour Exodial une incitation à vous apporter le meilleur chaque jour. Elle est pour vous gage de qualité. De plus, Exodial s’engage à v ous consulter par questionnaire sur votre niveau de satisfaction. Ce questionnaire nous permettra de mieux connaître vos besoins, d’améliorer la qualité de notre serv ice et d’évaluer la performance de nos équipes. La confidentialité Exodial s’engage à en préserver la nature confidentielle de vos informations : nos équipes sont tenues par leur contrat de tr avail à la confidentialité nos systèmes informatiques assurent la plus grande sécurité des données nous ne transmettons aucune information à des tiers. 11 La transparence tarifaire Avec Exodial, la transparence tarifaire est totale. Nos tarifs sont connus à l’avance et facilement accessibles. Par ailleurs, nous nous engageons à vous informer de toute modification tarifaire deux mois avant la date d’entrée en application. L’état de votre utilisation de services est disponible en temps réel dans v otre espace sécurisé sur l’extranet Ex odial. Vous pouvez ainsi suivre et mieux contrôler votre consommation de services. 11 Pour tout renseignement, contactez notre service clientèle : Exodial : 66 rue des grands champs, 75020 Paris Téléphone : 01 55 25 53 25 email : [email protected] internet : www.exodial.com