e-Procurement Soyons « e-proactifs »

FACILITY MANAGEMENT, ACHATS
e-Procurement
Soyons « e-proactifs »
Lancer un appel d’offres
public et y répondre
constitue deux démarches
souvent laborieuses. En
raison notamment des
procédures complexes,
du manque relatif de
transparence et de la
lourdeur administrative.
L’e-Procurement devrait
simplifier et améliorer
l’efficacité du processus.
Explications.
Michel Buckinx.
Waldo van den Broeck, Service fédéral
e-Procurement : « Pour le mois d’août 2009,
428 annonces ont été publiées via le module
e-Notification. »
Q
u’est-ce que l’e-Procurement ?
Lors d’un séminaire organisé par
l’IFMA dont le thème était « FM
& les pouvoirs publics », Waldo van den
Broeck, du Service fédéral e-Procurement, nous a proposé une définition:
« L’e-Procurement est le déroulement
électronique du processus d’achat. »
Déroulement électronique du processus signifiant ici la procédure de publication, d’attribution et de gestion
de contrat via l’Internet. A ce propos,
sachez que le site PublicProcurement.be
est désormais le site portail officiel des
marchés publics de la fonction publique
fédérale.
Différents modules
Pour Waldo van den Broeck, les objectifs
de l’e-Procurement sont clairs : accroître
l’efficacité des procédures d’achat, simplifier le processus administratif, rendre
les marchés publics plus transparents,
améliorer la mise en concurrence (qui
est un des principes fondamentaux de
la réglementation et de la législation
des marchés publics), réduire les coûts
d’achats.
Différentes phases composent l’ensemble de la procédure d’e-Procurement.
A chacune de ces phases correspond
un module électronique (voir cadre).
Il s’agit notamment, d’une part, de la
publication qui correspond, très logiquement, à l’e-Notification et, d’autre
part, de l’ouverture aux candidatures et
de la remise des offres qui correspondent
à l’e-Tendering. A noter aussi pour être
complet les modules e-Awarding pour
l’évaluation et les avis, l’e-Auctions
pour la mise aux enchères électronique
(dès 2010, voir cadre), l’e-Catalogue
pour la gestion de catalogue et l’e-Invoicing & l’e-Payment pour la facturation et
le paiement.
Ce processus électronique présente, selon Waldo van den Broeck, des
avantages tant pour les administrations
que pour les entreprises qui répondent
à l’appel d’offres. Pour les administrations, il s’agit essentiellement, de
l’efficacité accrue, du support en ligne
et du suivi automatique. Pour les entreprises, il pointe avant tout l’accès aisé
aux appels d’offres publics, l’efficacité,
la transparence et, là aussi, le support en
ligne ainsi que le suivi automatique.
e-Notification et e-Tendering
L’e-Notification fait partie du portail
de publication pour les annonces belges et une intégration complète avec le
Bulletin des Adjudications (BDA) est
« prévue pour bientôt et très souhaitable », insiste Waldo van den Broeck.
Pour rappel, l’avis d’attribution d’un
marché public doit être publié dans le
Bulletin des Adjudications.
Le module e-Notification permet notamment la publication de toutes les annonces européennes par le biais des 14 formulaires officiels utilisés en Europe, la
mise en ligne du cahier des charges et de
documents complémentaires, l’utilisation de moteurs de recherche et de profils de recherche ainsi que les mailings
automatiques. Possibles également, les
Q&A, la détermination de super users
par administration, un workflow et un
e-Marketplace (avec des business cards
pour les fournisseurs et la possibilité
de placer des annonces simples, c’està-dire qui ne dépassent pas certains
seuils). Intéressant sur le papier, le module e-Notification est-il effectivement
et largement utilisé ? Waldo van den
Broeck nous livre les chiffres les plus récents d’utilisation de ce module électronique, un module qui atteint doucement
mais sûrement son rythme de croisière :
« Pour le mois d’août 2009, 428 annonces ont été publiées, ce qui correspond
à un taux de 76 % au niveau fédéral. Le
nombre d’entreprises inscrites étaient
de 3.200. »
L’e-Tendering est le module complémentaire à l’e-Notification. Il permet
de placer électroniquement les offres.
Les fonctionnalités sont notamment la
création du dossier via l’e-Notification
et le placement électronique des offres
appuyé par l’e-ID (identification électronique). Il n’y a pas de limite en termes
de types et de nombre de fichiers. Il per-
met aussi l’ouverture des offres selon le
« 4-eyed principle » (approbation par
deux personnes), avec un certificat de
validation et un contrôle anti-virus. Enfin, le module crée automatiquement un
PV d’ouverture avec des infos concernant les offres papiers, des commentaires, etc. Une offre peut comprendre un
ou plusieurs fichiers, quels que soient
leur type, avec toutefois une limite de
80 MB par fichier. L’offre sera signée digitalement par le soumissionnaire. Un
cachet certifiant la date de soumission
est ajouté à l’offre et cette dernière est
« encryptée », comprenez qu’elle ne
peut être ouverte que par le responsable
de l’appel d’offre en question. Il est en
outre possible de faire signer l’offre par
une 2e personne, de demander une preuve de sa participation et, naturellement,
de supprimer l’offre.
Cette procédure devrait aussi permettre
de réduire les coûts d’achats. Certaines
sources parlent de 5 % d’économies,
d’autres de 15 %. La vérité se situe sans
doute quelque part entre les deux.
Quels « e-projets » ?
« Il faut savoir », indique notre conférencier, « que les appels d’offres publics représentent en Europe environ
16 % du produit intérieur brut, ceci
justifiant l’investissement dans l’amélioration du processus d’achat. » Plus
largement, au niveau européen, Waldo
van den Broeck rappelle que les administrations publiques devront, d’ici
à fin 2010, être en mesure de procéder à leurs appels d’offres publics de
façon totalement électronique et que
50 % minimum des adjudications (qui
se situent au-delà des seuils européens)
devront effectivement se dérouler de
manière électronique. A l’avenir - un
avenir proche donc -, c’est l’ensemble
de la procédure qui sera électronique.
Avec par exemple l’e-Awarding qui
viendra en support des fonctionnaires
lors de l’évaluation des offres. Evaluations qui s’appuieront notamment sur
l’e-Auctions (voir cadre). Avec aussi
l’acceptation des signatures digitales
européennes les plus courantes. n
L’ensemble de la procédure liée aux marchés publics devrait se dérouler de façon électronique
dès la fin de 2010.
L’e-Auctions dès 2010 ?
« L’e-Auctions est une modalité de l’évaluation des offres. L’objectif
est d’inviter les soumissionnaires, après le contrôle de conformité, à des
enchères électroniques inversées », explique Waldo van den Broeck. « Ceci
implique que les soumissionnaires voient leur ranking sur une plate-forme
d’enchères (e-Auctions) pendant une période déterminée. Pendant ce laps
de temps, ils pourront améliorer leur prix pour devenir premiers. Le vainqueur des enchères emportera normalement le marché. Par ailleurs, le prix
devra être le seul critère d’attribution. En Belgique, les enchères ne sont
actuellement autorisées que pour les services et les livraisons. Une directive
européenne de 2004 précise ce système. Cette directive a été transposée
dans la loi belge en 2006 mais on attend encore les arrêtés d’exécution (AR).
Ils seraient prévus pour 2010. A partir de ce moment là, les pouvoirs publics
belges pourront organiser des enchères électroniques. »
A chaque phase son module
A chaque phase de la procédure d’appels d’offres correspond un module
électronique qui fait partie du portail global e-procurement. En principe, la
globalité de la chaîne devrait être opérationnelle d’ici à la fin de 2010.
Publication : e-Notification
Soumission et ouverture des offres/candidatures : e-Tendering
Evaluation et avis : e-Awarding & e-Notification
Enchères inversées : e-Auctions
Gestion de catalogue : e-Catalogue
Facturation & Paiement : e-Invoicing & e-Payment
Pour en savoir plus :
www.publicprocurement.be (informations générales concernant les appels
d’offres publics et l’e-Procurement)
https://enot.publicprocurement.be (e-Notification)
https://eten.publicprocurement.be (e-Tendering)
https://ecat.publicprocurement.be (e-Catalog)