Customized Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology

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Guide de l'utilisateur : Customized Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology Event Center
GUIDE DE
Verizon Net Conferencing
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C
t
Customized Net Conference
optimisé par Cisco WebEx Technology
Event Center
Accès à WebEx Event Center (la première fois uniquement)

Accédez au site http://e-meetings.verizonbusiness.com.
Sélectionnez le lien de connexion Manage My Meetings (Gestion de mes réunions).
Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. (Remarque: si vous ne disposez pas d’un identifiant de
connexion et d’un mot de passe Manage My Meetings (Gestion de mes réunions),cliquez sur le lien Need to Register
(Inscription) sur la page d'accueil e-Meetings et suivez simplement les instructions qui s'affichent.)
Cliquez sur l’onglet NET CONFERENCING (Conférence Web).
Cliquez sur le lien Event Center (Centre d'événements) sous « Customized Net Conference Applications » (Applications
de conférence Web personnalisées).
Enregistrez l'URL dans vos favoris.
Pour les visites ultérieures, vous pouvez continuer à accéder à Event Center (Centre d'événements) via Manage My Meetings
(Gestion de mes réunions) ou directement depuis l'URL enregistrée dans les favoris et vous connecter :
(https://<votresociété>.WebEx.com)
Le document Event Center User Guide (Guide de l'utilisateur d'Event Center) a pour objet de vous apprendre à planifier et à héberger
un événement, et à intégrer votre abonnement Instant Meeting Audio Conference (Audioconférence Instant Meeting).
Configuration de votre abonnement Instant Meeting Audio Conference (Audioconférence Instant Meeting) :

Vérifiez que votre compte audio est configuré dans la section My Audio (Mon audio) de votre compte My WebEx (Mon
WebEx).
Sélectionnez les paramètres suivants :
Cliquez sur Add account (Ajouter un compte) ou Edit (Modifier) pour modifier un compte de téléconférence existant.
1
Ajout ou modification d'un compte de téléconférence

Saisissez les informations sur votre abonnement Instant Meeting Audio Conference (Audioconférence Instant Meeting) :
Toll-free call-in number (Numéro d'appel gratuit), Toll call-in number (Numéro d'appel payant), Host access code (Code
d'accès de l'hôte), Attendee access code (Code d'accès du participant)
(Remarque : Si vous n'avez pas de numéro payant, entrez votre numéro vert. Ne laissez pas le champ Toll Call-in
number (Numéro d'appel payant) vide.
Cliquez sur OK ou sur Update (Mettre à jour).
Add your
Instant Meeting Audio
Subscription #
Page d'accueil de WebEx Event Center
Dans la page d'accueil Event Center (Centre d'événements), vous pouvez configurer des préférences d'événements, obtenir une
assistance, héberger un événement, accéder à des enregistrements, etc. Chaque section propose des options supplémentaires vous
permettant de personnaliser vos paramètres. Event Center (Centre d'événements) accepte jusqu'à 3 000 participants.
Hébergement d'un événement
Cette section traite des sujets suivants :

planification d'un événement ;

événements de site ;

modèles de courrier électronique ;

questions sur l'inscription ;

questions de l'enquête ;

enregistrements d'événements.
2
Planification d'un événement
Pour planifier un événement, il convient de définir plusieurs paramètres :
Basic Information (Informations de base)

Event Type (Type d'événement), Event Name (Nom de l'événement), Event password (Mot de passe de
l'événement), Confirm password (Confirmation du mot de passe).

Sélectionnez un programme dans la liste déroulante ou cliquez sur Add a new program (Ajouter un
nouveau programme).

Le cas échéant, fournissez les informations requises dans la section Create a Program (Créer un
programme).
3
Date and Time (Date et heure)

Sélectionnez la date, l'heure de début et la durée.

Sélectionnez le fuseau horaire de votre session.

Indiquez si les participants peuvent se connecter à l'avance.

Indiquez si les participants peuvent également se connecter au service de téléconférence.

Sélectionnez l'heure d'envoi du rappel par courrier électronique à l'organisateur.
Téléconférence (Téléconférence)

Les informations relatives à la téléconférence entrées dans la section My Audio (Mon audio) de la
configuration de votre compte My WebEx (Mon WebEx) sont affichées dans la zone Teleconference
(Téléconférence). Vous pouvez modifier ces informations si vous souhaitez utiliser un autre compte.

Sélectionnez toutes les options possibles :
Attendees call in (Appel des participants) – Les participants composent le numéro de conférence audio
publié pour se connecter.
Attendees receive a call back (Les participants reçoivent un rappel) – Le pont audio appelle les participants
et synchronise les sessions audio et Web dans la console de réunion.
Allow access to teleconference via global numbers (Autoriser l'accès à la téléconférence via des numéros
internationaux) – Les participants ont accès à la liste des numéros d'accès mondial qu'ils peuvent composer
pour une session d'audioconférence.
Mute upon entry for all participants (Désactivation du son lors de l'arrivée de chaque participant).
Si vous avez entré plusieurs comptes, vous pouvez les sélectionner dans Teleconference Service (Service
de téléconférence) en cliquant sur la case d'option en regard des comptes appropriés. Si les informations
sont incorrectes ou doivent être mises à jour, vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton Edit
(Modifier) situé en dessous des informations audio.
Vous pouvez cliquer sur Schedule This Event (Planifier cet événement) ou poursuivre la définition des
paramètres.
4
Event Descriptions and Options (Description et options des événements) – Cette section est facultative.
Format UCF (Universal Communications Format)
Vous pouvez ajouter des fichiers UCF (Universal Communications Format) dans la page Event Information (Informations
sur l'événement) afin que les participants puissent les télécharger depuis cette page et les mettre en cache sur leur
ordinateur avant le début de l'événement. Fournir des éléments à l'avance est particulièrement utile pour les participants
dont la connexion Internet est lente, car la mise cache des fichiers peut réduire considérablement le temps de chargement
durant un événement.
Remarque : avant d'ajouter des éléments lié à un événement dans la page Event Information (Informations sur
l'événement), vous devez les télécharger vers vos dossiers personnels dans la section My WebEx (Mon WebEx) de votre
site Web Event Center (Centre d'événements).

Pour ajouter des éléments liés à un événement dans la page Event Information (Informations sur l'événement) :
o
Dans la page Schedule an Event (Planifier un événement) ou Edit Event (Modifier un événement),
accédez à Event Description & Options (Description et options de l'événement) puis, en regard de Event
material (Éléments liés à l'événement), cliquez sur le lien pour télécharger les éléments concernés. La
page qui s'affiche indique les fichiers ou dossiers stockés dans vos dossiers personnels dans la section
My WebEx (Mon WebEx) de votre site Web Event Center (Centre d'événements).
o
Si vous n'avez pas téléchargé les fichiers vers vos dossiers personnels, cliquez sur Browse (Parcourir)
pour les sélectionner, puis cliquez sur Upload (Télécharger). Vous ne pouvez télécharger qu'un fichier à
la fois.
o
Sélectionnez la case d'option en regard du dossier contenant les fichiers à ajouter à la page Event
Information (Informations sur l'événement). Les fichiers contenus dans le dossier sélectionné s'affichent.
o
Cochez les cases des fichiers à ajouter à la page Event Information (Informations sur l'événement), puis
cliquez sur Add (Ajouter). Les fichiers que vous avez ajoutés sont affichés dans la section Event material
(Éléments liés à l'événement).
o
Facultatif : tapez la description des fichiers dans la zone de texte Description.
Lorsque vous planifiez un événement, vous pouvez spécifier une page ou un site Web de destination qui s'affiche
une fois l'événement terminé.
Création d'une enquête
Effectuez l'une des opérations suivantes :

Si vous créez pour la première fois une enquête suite à un événement sur votre site Web Event Center (Centre
d'événements), cliquez sur Create post-event survey (Créer une enquête suite à un événement).

Si vous avez enregistré auparavant des enquêtes et des modèles, cliquez sur Select survey (Sélectionner une
enquête). Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Create New Survey (Créer une enquête).

Tapez un sujet d'enquête et un texte d'introduction.

Facultatif. Cliquez sur Add (Ajouter) pour ajouter une image d'en-tête ou de pied de page.

Pour ajouter des questions à l'enquête, cliquez sur Text Box (Zone de texte), Check Boxes (Cases à cocher),
Option Buttons (Cases d'option), Drop-Down List (Liste déroulante) ou My Survey Questions (Mes questions de
l'enquête).

Effectuez l'une des opérations suivantes :
o
Pour enregistrer l'enquête pour cet événement; cliquez sur Save (Enregistrer).
o
Pour enregistrer l'enquête en tant que modèle pour une utilisation ultérieure et pour l'enregistrer pour cet
événement, cliquez sur Save As Template (Enregistrer comme modèle). Indiquez un nom de modèle
pour l'enquête ou enregistrez celle-ci dans un modèle existant, puis cliquez Save (Enregistrer).
o
Cliquez sur OK - Use This Survey (Utiliser cette enquête).
o
Dans la page Schedule an Event (Planifier un événement) ou Edit Scheduled Event (Modifier un
événement planifié) et dans la section Post-event survey (Enquête suite à un événement), sélectionnez
l'une des options suivantes :

Display survey in pop-up window (Afficher l'enquête dans une fenêtre contextuelle) —
Spécifie que cette enquête doit s'afficher dans une fenêtre distincte.

Display survey in main browser window (instead of destination URL) (Afficher l'enquête
dans la fenêtre principale du navigateur (et non l'URL de destination)) — Spécifie que cette
enquête doit s'afficher dans la fenêtre principale.
Remarque : si vous sélectionnez Display survey in main browser window (instead of destination URL) (Afficher
l'enquête dans la fenêtre principale du navigateur (et non l'URL de destination)) et que vous spécifiez une URL de destination
devant s'afficher après l'événement, la page de destination ne s'affiche pas après l'événement.
5
Attendees and Registration (Participants et inscription)

Create Invitation List (Créer une liste d'invitation)
o
Vous pouvez sélectionner des contacts dans un carnet d'adresses existant ou ajouter de nouveaux
contacts sur votre site Web Event Center (Centre d'événements).
o
Si de nombreux contacts figurent dans une liste de diffusion, vous pouvez importer celle-ci au format CSV
(valeurs séparées par une virgule).
o
Cliquez sur Create Invitation List (Créer une liste d'invitation). Dans la nouvelle fenêtre, ajoutez les
éléments suivants :

nouveaux participants qui ne sont pas encore des contacts dans l'un de vos carnets d'adresses ;

contacts et groupes de contacts déjà présents dans vos carnets d'adresses sur le site Web
Event Center (Centre d'événements) ;

liste de diffusion au format CSV.
o
Cliquez sur Registration Form (Formulaire d'inscription) pour personnaliser vos questions sur
l'inscription.
o
Cliquez sur Yes (Oui) sous Approval Required (Approbation requise), puis sur Setup Approval Rules
(Configurer les règles d'approbation).
6
Presenters & Panelists (Présentateurs et membres du panel)

Pour créer une liste d'invitation et inviter des membres du panel à votre événement, cliquez sur Create invitation
list (Créer une liste d'invitation).
o
Dans la fenêtre qui s'affiche, ajoutez les éléments suivants :

nouveaux participants qui ne sont pas encore des contacts dans l'un de vos carnets d'adresses ;

contacts et groupes de contacts déjà présents dans vos carnets d'adresses sur le site Web
Event Center (Centre d'événements) ;

liste de diffusion au format CSV.
7
Messages électroniques
Lorsque vous planifiez un événement, vous pouvez faire un choix parmi de nombreux types de messages électroniques pour les
participants (état d'inscription, rappel et suivi) dans la section Email Messages (Messages électroniques). Le système de
courrier électronique automatisé WebEx envoie les messages sélectionnés aux heures que vous spécifiez. En outre, vous
pouvez personnaliser les modèles en modifiant, réorganisant ou supprimant le contenu et les variables (le code utilisé par Event
Center (Centre d'événements) pour remplacer les informations spécifiques de votre événement.
Comment accéder à cette section

Cliquez sur Email Messages (Messages électroniques).
o
Pour personnaliser un modèle de message électronique, cliquez sur le lien associé à ce message. Par
exemple, cliquez sur le lien Attendees (Participants) pour personnaliser le message électronique
d'invitation destiné aux participants.
o
Pour sélectionner un type de message électronique destiné aux participants, cochez la case appropriée.
Par exemple, cochez la case Thank You for Attending (Merci de votre participation) pour envoyer un
message électronique de suivi après la fin de l'événement.
Schedule this Event (Planifier cet événement)

Après avoir spécifié les options dans la page Schedule an Event (Planifier un événement), cliquez sur Schedule
This Event (Planifier cet événement).

Dans la page Send Event Emails (Envoyer des courriers électroniques d'événements), sélectionnez les
destinataires et cliquez sur Send Now (Envoyer maintenant).
Démarrage de l'événement

Accédez au site Event Center (Centre d'événements). Sous Host an Event (Héberger un événement), cliquez sur
Site Events (Événements de site).

Recherchez l'événement voulu et cliquez sur Start (Démarrer).
8
Console de l’organisateur
La console de l’organisateur est une interface claire et simple qui reprend les menus Microsoft® Windows® bien connus afin de
rendre extrêmement conviviale la gestion d’une réunion. Les organisateurs peuvent choisir de n’afficher que les fenêtres les plus
importantes au cours d’une réunion (liste des participants, conversation, remarques ou vidéo, par exemple). Le passage d’une
Questi
présentation à une autre se fait aisément au moyen d’onglets.
Messagerie ons et
Barre d'outils Participants instantanée répons Enregistreur
Sondag
Media Viewer
Liste des
participants
Messagerie
instantanée
Participation à une téléconférence
Les organisateurs et les participants peuvent rejoindre de plusieurs façons la partie audio d'une réunion. Ils peuvent appeler le
pont audio – Les informations sur l'audioconférence Instant Meeting s'affichent pour les participants désireux de participer à la
réunion. Les organisateurs et les participants peuvent également entrer leur numéro de téléphone pour être rappelés.

Call into the meeting (Accès à la réunion) - Lorsque les participants accèdent à la console de réunion, les numéros d'accès
s'affichent dans l'onglet Info (Informations) et dans la section Meeting Information (Informations sur la réunion).
Parallèlement aux numéros payants et gratuits, les numéros mondiaux sont affichés.
1-888-555-1111
1-210-555-1111

Dial Back (Rappeler) - Les organisateurs et les participants peuvent entrer leur numéro pour recevoir un appel du
service de conférence. Les sessions audio et Web sont ainsi synchronisées, ce qui permet l'identification de chaque
utilisateur par son nom dans le panel des participants. Cela active également la fonctionnalité de haut-parleur. (Voir
Téléphone : section Identification de l'intervenant actif.)
610-555-1111
9
Invitation de participants
•
Vous pouvez inviter à la dernière minute des participants supplémentaires à l'événement depuis la console WebEx,
via l'option QuickStart (Démarrage rapide).
•
Cliquez sur Invite by email (Inviter par courrier électronique) depuis le volet Quick Start (Démarrage rapide).
•
Sélectionnez les participants devant recevoir les détails de la réunion Event Center (Centre d'événements).
•
Les participants recevront une invitation à s'inscrire pour l'événement et à rejoindre la réunion.
Volet Participants
Une fois que les participants ont rejoint la session, ils sont affichés dans la fenêtre Participants.
10
Indicateur d'attention
Pour l'hôte, un indicateur d'attention placé en regard de chaque participant qui ouvre une autre application indique que celui-ci ne
prête pas entièrement attention à la session.
Téléphonie : identification de l'intervenant actif
L'icône d'intervenant actif réagit aux sons durant un appel en direct et indique à l'organisateur l'identité de la personne en
communication et lui permet même de désactiver la ligne des appelants dont le bruit de fond est susceptible d'interrompre le
bon déroulement de l'appel. Cette fonctionnalité permet également aux organisateurs d'identifier l'interlocuteur et de
s'adresser à lui par son nom, voire de l'aider à prendre des notes plus détaillées.
Q&A (Questions et réponses)
Les participants peuvent lancer une conversation privée avec tous les membres du panel, l'hôte ou le présentateur, ou
ces derniers.
L'hôte doit répondre oralement ou via une conversation à la question du participant.
Fin de l'événement

L'hôte met fin à l'événement.
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Partage de fichiers d'événements

L'hôte peut enregistrer les fichiers partagés durant l'événement.
Quelques conseils concernant les présentations

Téléchargez les diapositives à l’avance.
Répétez la présentation.
Ayez à disposition un agenda et une liste de contrôle.
Menez la réunion dans une pièce au calme.
Utilisez un casque afin de garder les mains libres.
Utilisez des sondages pour retenir l’attention des participants.
Utilisez l’outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi
l’interaction entre vous.
Utilisez les outils d’annotation afin d'améliorer la présentation.
Contactez-nous
Pour bénéficier d’une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) 449-0701 ou au (773) 8644972.
Notre adresse électronique : [email protected].
Si vous souhaitez vous entretenir immédiatement avec un interlocuteur, contactez un spécialiste en conférences.
Pour effectuer ou modifier une réservation, veuillez contacter le centre de réservations le plus proche.

États-Unis : 1-800-475-5000
Europe : +44-207-950-9950
Hong Kong : +852-2802-5100
Japon : +813-5539-5100
Australie : 1-800-505-020
Singapour : +65-6883-9144
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service appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
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