Prix de l`innovation financière

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TRANSITION ÉNERGÉTIQUE
Dépenses d’énergie : comment améliorer le suivi analytique et le traitement des
factures ?
Auteur associé | A la Une finances | Fiches financières | Publié le 05/08/2015
Le Prix de l'innovation financière 2014 dans la catégorie Finances a été décerné à la ville de
Bourges par l'Afigese (Association finances gestion évaluation des collectivités), en partenariat
avec La Lettre du cadre territorial, pour la création d'un outil de suivi analytique et de traitement
automatisé des factures d'énergie. Le jury a souligné le pragmatisme d'une démarche menée avec
efficacité et transposable à d'autres collectivités.
[1]
Confrontée à la fois aux contraintes budgétaires et
à l’augmentation du volume de facturation, la ville de Bourges (67 000 hab., Cher) a opté pour le
développement en interne d’un outil ciblant l’énergie, second poste de dépenses de fonctionnement de la
collectivité.
Éléments de contexte
En 2009, une première tentative de déploiement d’une comptabilité analytique généralisée – via un module
spécifique proposé par l’éditeur du logiciel de la ville – mobilise, au sein de la direction des finances, le service
en charge du contrôle de gestion (service de la stratégie financière). Un travail de codification et de
paramétrage, en lien avec l’éditeur et les services, permet de ventiler les dépenses de fonctionnement de la
ville par poste de coûts et de générer des restitutions analytiques par direction opérationnelle et par service.
Exercice nécessaire mais pas suffisant, qui trouve très vite ses limites, notamment par l’obligation de se
référer au système d’information extra-comptable pour analyser plus finement les profils de consommation.
Forte de ce constat, la direction générale des services privilégie, en 2010, une approche sectorielle recentrée
sur les dépenses d’énergie et plus particulièrement sur le segment « électricité ».
Méthodologie
Un groupe projet est constitué. Le pilotage du projet est confié à la direction des finances qui bénéficie du
soutien de la direction des systèmes d’information pour l’intégration de l’outil au logiciel financier. Un
prestataire externe est mobilisé pour le développement de l’interface.
Sont également associées à la démarche les directions en charge de la gestion de l’énergie et de l’éclairage
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public.
Le groupe pose, comme préalable indispensable au lancement de la démarche, un recensement des points de
facturation sur le terrain. Inutile d’envisager de rapatrier des informations sans s’assurer de la fiabilité des
données sources ! Pour mener à bien cette phase de diagnostic réalisée sur l’année 2011, une ressource issue
de la filière technique est affectée, le temps du projet, à la direction des finances. À partir d’un relevé
exhaustif des compteurs, sa mission consiste à procéder, en lien avec les directions gestionnaires, à la mise à
jour de la base occasionnant, dans certains cas, des évolutions contractuelles et à structurer les données de
manière à préparer l’architecture de la future application.
Un partenariat est établi avec le fournisseur d’électricité de la ville. Il se concrétise par la signature d’une
convention pour la mise en place d’une facturation agrégée suivant les critères définis par la ville et pour la
récupération des données de facturation du fournisseur par échange de données informatisées.
Cette étape est également mise à contribution pour optimiser le processus de traitement comptable des
factures. Un travail s’engage avec le fournisseur pour réduire les volumes de facturation et automatiser la
ventilation fonctionnelle dans le logiciel financier.
Résultats
Trois années de travail sont nécessaires au lancement de l’application : en 2012, la ville reçoit son premier
flux de données structuré et dématérialisé, qui s’intègre automatiquement dans la chaîne de traitement
comptable tout en générant une ventilation automatisée par centre de coût.
Les fonctionnalités offertes par l’outil sont de différents ordres :
enregistrement et archivage des factures au format numérique ;
ventilation automatique par budget et sous-fonction comptable ;
consultation à l’aide de filtres de l’ensemble des éléments de facturation ;
restitution analytique des consommations et des coûts.
Couplé à un requêteur pour les besoins de reporting avancé, l’outil constitue une aide incontestable à la
décision : il a vocation à accompagner les directions gestionnaires tout au long du processus de préparation
budgétaire et de suivi de l’exécution financière. Il contribue à l’instauration d’une démarche de pilotage tout
en responsabilisant les services utilisateurs.
L’application offre un confort de travail et une meilleure réactivité aux équipes : le volume de facturation a été
divisé par 13, la certification du « service fait » a été simplifiée et fiabilisée, le processus de ventilation
comptable, qui nécessitait en moyenne 45 minutes par facture, a été entièrement automatisé, la recherche
d’éléments de facturation a posteriori a été optimisée.
En termes d’organisation, un demi-poste a été redéployé au sein de l’équipe en charge du mandatement. Un
profil d’assistant technico-financier a fait son apparition dans le référentiel métier de la ville. En 2012, la
direction générale valide le rattachement de la ressource issue de la filière technique et mobilisée sur le
projet, à 50 % au service stratégie financière et à 50 % au service budget-comptabilité. L’agent suit alors un
cursus complet en comptabilité publique.
De par sa double compétence, sa maîtrise du processus de traitement des factures d’électricité et sa parfaite
connaissance de l’architecture de l’outil, son positionnement au sein de la direction des finances vise à
répondre à un triple objectif :
se donner les moyens d’adapter l’outil aux évolutions physiques et contractuelles ;
capitaliser la connaissance terrain pour fiabiliser le contrôle des factures a posteriori ;
bénéficier d’un retour d’expérience pour la mise en œuvre de nouveaux chantiers analytiques.
Perspectives
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Fort de cette première expérience et des résultats obtenus, le service de la stratégie financière a poursuivi son
action en déployant, en 2013, en partenariat avec la communauté d’agglomération de Bourges Plus, la
méthodologie sur un nouveau poste de dépenses : l’eau. Le champ d’action sera étendu aux dépenses de gaz
et de chauffage à l’horizon 2015-2016.
Une réflexion est en cours sur la transposition du processus d’échange de données informatisées à d’autres
postes de coûts, tels que les télécommunications.