Document d`aide à la décision APP-2016-02

. Ville de
1
q
fEY Lvis
Direction générale
Comité exécutif
FICHE DE PRISE DE DÉCISION
Fiche de prise de décision : APP-2016-024
Direction de rapprovisionnement
Service
Objet : Ratification de la résiliation des contrats de déneigement n° 2015-50-99 (Lots A et C)
Attribution des contrats de déneigement n° 201 5-50-99 (Lots A et C) aux soumissionnaires
ayant déposé la 2 plus basse soumission conforme
Date: Le 3 mars 2016
-
-
ÉTAT DE LA SITUATION (situation/problème)
Le 26 novembre 2015, Monsieur Sami Doucet, directeur à la Direction des infrastructures, a
autorisé la dépense et a attribué le contrat pour la fourniture du service de déneigement des
accès aux édifices municipaux (appel d’offres n° 2015-50-99) pour le lot B (secteur Saint-Jean
Chrysostome), à Sylvain Lachance (Plantes Expert), 22, rue des Cèdres, La Durantaye
(Québec) GOR IWO, aux prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à
2 163 $, avant TPS et TVQ, pour la première année d’un contrat de cinq ans, dont les prix
seront indexés à partir de la deuxième année.
Le 1 décembre 2015, par sa résolution CE-2015-14-95, le comité exécutif a attribué le contrat
pour la fourniture du service de déneigement des accès aux édifices municipaux (appel d’offres
0 201 5-50-99 de la façon suivante:
n
o
o
Lot A (secteur Saint-Romuald) à Sylvain Lachance (Plantes Expert), aux prix
mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à 9 864 $, avant TPS et TVQ,
pour la première année d’un contrat de cinq ans, dont les prix seront indexés à partir de
la deuxième année;
Lot C (secteur Charny), à Sylvain Lachance (Plantes Expert), aux prix mentionnés à
sa soumission, pour une dépense estimée à 10 765 $, avant TPS et TVQ, pour la
première année d’un contrat de cinq ans, dont les prix seront indexés à partir de la
deuxième année.
Le 10 février 2016, à la demande du représentant de la Ville agissant à titre de maître d’oeuvre,
Monsieur Michel Faucher coordonnateur à la Direction des infrastructures, et à la suite de
nombreuses interventions, suivis d’insatisfactions et de non respect des clauses du devis, la
Direction de l’approvisionnement a transmis par courrier électronique à l’adjudicataire un avis
de résiliation du contrat de déneigement ci-dessus mentionné pour les lots A, B et C (voir la
pièce ci-jointe). Ce même avis lui a également été transmis par courrier recommandé le lundi
15 février 2016.
Le présent document d’aide à la décision a pour but de faire ratifier par le comité exécutif la
résiliation du contrat n° 2015-50-99 pour les lots A et C et par Monsieur Sami Doucet pour le
lot B (en signant le formulaire ci-joint).
Il a également pour but de faire attribuer ce même contrat aux soumissionnaires ayant déposé
e
plus basse soumission conforme, pour la durée résiduelle de quatre ans et demi, de la
la 2
façon suivante:
o
o
Lot A (secteur Saint-Romuald), par le Conseil de la Ville, à Albatros 2010 inc.,
1257, avenue Taniata, Lévis (Québec) G6Z 2L2, aux prix mentionnés à sa soumission,
pour une dépense estimée à 11 984 $, avant TPS et TVQ, pour la deuxième moitié de la
première année d’un contrat de cinq ans, dont les prix sont indexés à partir de la
deuxième année;
Lot B (secteur Saint-Jean-Chrysostome), par le Directeur général de la Ville, (en
signant le formulaire ci-joint) à Albatros 2010 inc., 1257, avenue Taniata, Lévis
(Québec) G6Z 2L2, aux prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à
2 798 $, avant TPS et TVQ, pour la deuxième moitié de la première année d’un contrat
de cinq ans, dont les prix sont indexés à partir de la deuxième année;
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i
APP-2016-024 Résiliation du
contrat
nouveau
n° 2015-50-99 (Lots A, B et C)
du
et
Attribution
contrat 2015-50-99 Lots A C,
-
__________signé
_____
_____,
o
Lot C (secteur Charny), par le Comité exécutif de la Ville, à 9149-2595 Québec Inc.
(Transport Christian Roberge), 5496, rue du Refrain, Lévis (Québec) G6X 3A6, aux
prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à 5 934,96 $, avant TPS et
TVQ, pour la deuxième moitié de la première année d’un contrat de cinq ans, dont les
prix sont indexés à partir de la deuxième année.
Considérant que la différence des prix soumis entre la plus basse et la deuxième plus basse
soumission est estimée à 83 888,60 $ (soit la somme de 63 468 $ pour le lot A, 15 448,50 $
pour le lot B et 4 972,10 $ pour le lot C) pour la durée restante de 4 ans et demi du contrat
avant TPS et TVQ et sans tenir compte de l’indexation, le montant de 2 279,20 $ déposé en
garantie d’exécution sera confisqué. Mais comme il représente une infime proportion du
préjudice subi par la Ville, la direction des affaires juridiques évaluera le dossier afin
d’entreprendre les recours appropriés.
Enfin, la Direction de l’approvisionnement, à titre de responsable de l’encadrement du
processus d’évaluation du rendement de l’adjudicataire, va entamer dans les prochains jours le
processus d’évaluation de rendement de ce fournisseur avec le maître d’oeuvre de la Ville et
transmettre le rapport d’évaluation de rendement insatisfaisant à l’adjudicataire au plus tard le
e
60
jour suivant celui de la fin du contrat ou de la notification de sa résiliation. Par la suite, le
conseil de la Ville sera appelé à approuver et à rendre définitive cette évaluation de rendement
insatisfaisant. Le cas échéant, la Direction de l’approvisionnement inscrira, sur le site Internet
de la Ville, le nom de l’adjudicataire sur le Registre des entrepreneurs ou fournisseurs dont le
rendement a été jugé insatisfaisant. Au cours des deux années suivantes, la Ville aura alors la
possibilité de refuser toute soumission de cet entrepreneur ou de ce fournisseur.
ANALYSE DES ALTERNATIVES (avantageslinconvénientslimpacts)
ÉCHÉANCIER DE RÉALISATION
FINANCEMENT (coûtslrevenuslposte budgétairelimpacts budgétaires 2016-2017-2018)
2018
2017
2016
Coûtslrevenus Impacts
21433,54$
21433,54$
1071677$
96450,92$
Conformément au règlement RV-2007-07-02 sur le contrôle et le suivi budgétaire, il
incombe au responsable d’activité budgétaire de vérifier la disponibilité de crédits
suffisants pour les fins auxquelles la dépense est projetée.
Disponibilités budgétaires
Oui [I Non
Commentaires
Financement déjà autorisé par:
Budget de fonctionnement. Poste budgétaire: 1-02-332-01-443
, Poste budgétaire:
LI Règlement d’emprunt spécifique RVrésolution
CE-_____
,
RV»
«
Omnibus
Règlement
LI
résolution CVLI Autre (spécifier):
LI Autorisation de financement à obtenir et source de financement proposée:
Commentaires
2016
Numéro du projet PTI:
Compensation : LI ou NIA
Projet subventionné:
2018
2017
Montants
LI
LI Oui LI Non
Si oui, préciser le titre du programme et le pourcentage:
Signature du responsable
d’activité budgétaire
Michel Faucher
Date: 03 / 03 /2016
ÉCHÉANCIER (étapesldatesljustification de la nécessité du traitement par CE ou CV à
cette datej
Comité exécutif du 8 mars 2016
Conseil de la Ville du 14 mars 2016
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.,
APP-2016-024 Résiliation du
n° 2015-50-99 (Lots A, B et C)
contrat
nouveau
contrat 2015-50-99 Lots A et C, Attribution du
-
PERSONNES CONSULTÉES
L
Nom de la personne
Michel
Faucher
j
Date (JIMIA)
j 1710212016
Champ de compétence
Requérant
RECOMMANDATION (énoncé)
Il est recommandé à Monsieur Sami Doucet, directeur de la Direction des infrastructures, de
ratifier la résiliation du contrat n° 2015-50-99 (Lot B, secteur Saint-Jean-Chrysostome);
le
la
à
générale,
d’attribuer
contrat
Direction
Ii
est
recommandé
n 2015-50-99 (Lot B, secteur Saint-Jean-Chrysostome), à Albatros 2010 inc., aux prix
0
mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à 2 798 $, avant TPS et TVQ, pour la
deuxième moitié de la première année d’un contrat de cinq ans, dont les prix sont indexés à
partir de la deuxième année;
il est recommandé au Comité exécutif:
o de ratifier la résiliation du contrat n° 2015-50-99 (Lot A, secteur Saint-Romuald, et Lot C,
secteur Chamy);
o
d’attribuer le contrat n° 2015-50-99 (Lot C, secteur Charny), à 9149-2595 Québec inc.
(Transport Christian Roberge), aux prix mentionnés à sa soumission, pour une
dépense estimée à 5 934,96 $, avant TPS et TVQ, pour la deuxième moitié de la
première année d’un contrat de cinq ans, dont les prix sont indexés à partir de la
deuxième année.
Il est recommandé au Comité exécutif de recommander au Conseil de la Ville:
o d’attribuer le contrat n° 2015-50-99 (Lot A, secteur Saint-Romuald), à Albatros 2010
inc., aux prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à 11 984 $,
avant TPS et TVQ, pour la deuxième moitié de la première année d’un contrat de cinq
ans, dont les prix sont indexés à partir de la deuxième année,
Liste des pièces jointes:
1) Avis de résiliation du contrat n° 201 5-50-99 (Lots A, B et C)
transmis par courriel le 10 février 2016 et par courrier recommandé
le 15février2016
2) Formulaire de résiliation du contrat n° 2015-50-99 (Lot B, secteur
Saint-Jean-Chrysostome): à signer par Monsieur Sami Doucet
3) Formulaire d’attribution du contrat n° 2015-50-99 (Lot B, secteur
Saint-Jean-Chrysostome): à signer par la Direction générale
Titre d’emploi: Avocat et conseiller juridique à la
Direction de l’approvisionnement
Préparé par: M Michel Biais
Recommandé par: Vincent Vu, Directeur
L_____
Nom et ,nitiales manuscrites
Titre d’emploi
Commentaires:
Nom et initiales manuscrites
Titre d’emploi
Nom et initiales manuscrites
Titre d’emploi
Signature de
la Direction:
Date : 03 / 03 / 2016
COMMENTAIRES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE
Signature de la
Direction générale:
Date
L.
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APP-2016-024 Résiliation du
0
contrat
2015-50-99 (Lots A, B et C)
nouveau
contrat 2015-50-99 Lots A et C, Attribution du
-
Lévis, le 10 février 2016
Ville de Lvîs
PAR COURRIER RECOMMANDÉ
PAR COURRIEL (plantesexpertglobetrotter.net)
SOUS TOUTES RÉSERVES
Monsieur Sylvain Lachance (Plantes Expert)
22, rue des Cèdres
La Durantaye (Québec)
GOR IWO
Objet: Résiliation des contrats n° 2015-50-99 (Lots A, B et C)
Fourniture de service de déneigement des accès aux édffices municipaux
Monsieur,
J’ai reçu le mandat de vous aviser par la présente que la Ville de Lévis résilie immédiatement les
trois (3) contrats suivants ayant pour objet la fourniture de service de déneigement des accès aux édifices
municipaux:
secteur Saint-Romuald), pour une dépense estimée â
L Le contrat n° 2015-50-99 (Lot A
année d’un contrat de cinq ans;
la
première
pour
et
TVQ,
9 864 $ avant TPS
-
2. Le contrat n° 2015-50-99 (Lot B secteur Saint-Jean-Chrysostome), pour une dépense estimée à
2 163 $ avant TPS et TVQ, pour la première année d’un contrat de cinq ans;
—
3. Le contrat n° 20 15-50-99 (Lot C secteur Charny), pour une dépense estimée à 10 765 $ avant
TPS et TVQ, pour la première année d’un contrat de cinq ans.
—
Le représentant de la Ville agissant à titre de maître d’oeuvre estime que vous (ou vos employés)
avez manqué à de nombreuses reprises aux obligations qui découlent des contrats ci-dessus mentionnés, et
plus particulièrement en refusant ou négligeant de corriger les services non acceptables, en ne fournissant
pas les services avec la célérité et la diligence requises, en agissant avec incompétence, négligence ou en
étant dans l’incapacité d’exécuter le marché. Le maître d’oeuvre vous a avisé plusieurs fois de ces
manquements et vous a donné l’ordre d’y remédier, notamment lors d’une rencontre tenue le 25 janvier
2016 aux bureaux de la Direction de l’approvisionnement. Votre défut d’obtempérer à cet ordre, ou de
fournir des explications à la satisfaction de la Ville, équivaut à un refus d’exécuter le contrat.
/2
Direction de Lapprovislonnement
8100, rue du Blizzard, i&is (Québec) G6X 1C9 TéI.; 418 835-4954 Niéc. :418 838-6175 vifle.levis.qcca
-2-
Conséquemment, les contrats cidessus mentionnés sont immédiatement résiliés et le montant de
2 279,20 $ déposé en garantie d’exécution est confisqué à titre de dommages et inrêts. Cette garantie
d’exécution servira à couvrir et à payer la différence entre le montant de votre soumission et celui que la
Ville devra payer pour faire exécuter par un tiers les travaux ou services prévus à ces contrats. Comme ce
montant de la garantie d’exécution semble insuffisant pour couvrir et payer cette différence de coûts
occasionnés pal’ votre défaut d’exécuter les contrats, la Ville pourra exiger de vous une indemnité
additionnelle pour la totalité du préjudice subi, et ce, jusqu’à concurrence de cette différence de prix.
Vous pourrez aussi être tenu de tout autre préjudice que la Ville a pu subir.
Dans les prochains jours, nous vous transmettrons une copie des résolutions du comité exécutif de
la Ville et de la décision du fonctionnaire détenant un pouvoir délégué entérinant la résiliation desdits
contrats.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes meilleurs sentiments.
M Michel Biais, av
t
Conseillerjuridique à la Direction de l’approvisionnement
C. c. Monsieur Vincent Vu, directeur, Direction de l’approvisionnement
Monsieur Yves Veilleux, conseiller à la gestion contractuelle, Direction de l’approvisionnement
Monsieur Martin Girard, chef de service. Direction des infrastructures
Mous ieu r Miche I Faucher, coordonnateur, Direction des infrastructures
2
rçP Ville de
Lévis
Direction de l’approvisionnement
Appel d’offres : 2015-50-99
LOTB
(Secteur Saint-Jean-Chrysostome)
RÉSILIATION DU CONTRAT PAR LE FONCTIONNAIRE
DÉTENANT UNE DÉLÉGATION DE POUVOIR
Par la présente, je, soussigné, Sami Doucet, directeur à la Direction des infrastructures de la Ville de
Lévis, entérine la résiliation du contrat que j’ai attribué le 26 novembre 2015, dans le cadre du projet
« Fourniture de service de déneigement des accès aux édifices municipaux », à Sylvain Lachance
(Plantes Expert, 22,
soumission,
rue des Cèdres, La Durantaye (Québec) GOR IWO, aux prix mentionnés à sa
pour une dépense estimée à 2 163 $ avant TPS et TVQ, pour la première année d’un contrat
de cinq ans, dont les prix seront indexés à partir de la deuxième année, conformément à sa soumission en
date du 15 novembre 2015 et au devis en date du 22 octobre 2015. Cette résiliation est effective le
l6février20l6à0h 01.
Date
Signature
Veuillez transmettre une copie de ce contrat à la Direction de l’approvisionnement
(télécopieur: 418-838-6175).
8100, rue du Blizzard, Lévis (Québec) G6X 1C9
Teléphone :418 8354954 Télécopieur :418 838-6175
1
r.
Ville de
Lévis
Direction de l’approvisionnement
Appel d’offres : 20 15-50-99
LOTB
(Secteur Saint-Jean-Chrysostome)
ATTRIBUTION DU CONTRAT PAR LE FONCTIONNAIRE
DÉTENANT UNE DÉLÉGATION DE POUVOIR
Par la présente, je, soussigné, Marie-Lise Côté, directrice générale adjointe
—
développement du
territoire et qualité de vie, autorise la dépense et attribue le contrat, dans le cadre du projet «Fourniture
de service de déneigement des accès aux édifices municipaux », à Albatros 2010 inc., 1257, avenue
Taniata, Lévis (Québec) G6Z 2L2, aux prix mentionnés à sa soumission, pour une dépense estimée à
2 798 $ avant TPS et TVQ, pour la deuxième moitié de la première année d’un contrat de cinq ans, dont
les prix seront indexés à partir de la deuxième année, conformément à sa soumission en date du
13 novembre 2015 et au devis en date du 22 octobre2015.
Date
Signature
Veuillez transmeftre une copie de ce contrat à la Direction de l’approvisionnement
(télécopieur : 418-838-6175).
8100, rue du Blizzard, Lévis (Québec) G6X 1C9
Téléphone:418 835-4954 Télécopieur: 418 838-6175
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