Protocole de versement pour les dossiers de demande de soutien

 Protocole de versement pour les dossiers de demande de soutien aux activités artistiques Exercice relatif au Service de la culture de l’Etat du Valais Cours Gestion des archives et technologies de l’information, 776-­‐12n donné par M. Alain Dubois Travail présenté par Nicolas Quinche 6 juin 2014 ***** *** * Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques Cours 776-­‐12n N. Quinche 0 Département de l'éducation, de la culture et du sport
Service de la culture
Archives de l’Etat du Valais
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Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Dienststelle für Kultur
Staatsarchiv Wallis
Destinataire Auteur Copie à Date Jacques Cordonier Nicolas Quinche Tous les archivistes des AEV 6 juin 2014 Protocole de versement Dossiers de demandes de soutien aux activités artistiques Le présent document définit le protocole de versement d’une famille d’archives électroniques du Service de la culture (SC) aux Archives d’Etat du Valais (AEV), à savoir une sélection des dossiers de demande de subvention aux activités artistiques, qui seront stockés à long terme par les AEV. Le but de cet archivage est d’enrichir le patrimoine documentaire du Canton du Valais. 1) Contexte Le Service de la culture de l’Etat du Valais reçoit des demandes de subvention pour des projets artistiques et attribue des aides pour les dossiers qu’il retient. Les domaines concernés sont la littérature, la musique, le cinéma et les arts de la scène. Sur demande du Service informatique du canton, qui a constaté que le volume des données était extrêmement important, le responsable du Service de la culture a demandé aux AEV d’assurer à long terme un archivage représentatif des dossiers et de réduire sensiblement l’espace de stockage. 2) Producteur CH-­‐0000-­‐XX Service de la culture CP 182 1951 Sion Personne de contact : Jacques Cordonier, responsable du service [email protected] 027 606 XX XX 3) Documents 3.1 Historique et structure des dossiers Les dossiers les plus anciens remontent à 1995. Quatre éléments ont marqué la constitution de la famille de dossiers au fil des ans : l’avènement du numérique, les modalités de dépôt, l’incendie de décembre 1999 qui a vu 90% des dossiers partir en fumée et, suite au sinistre, le changement intervenu au niveau du choix des dossiers conservés : depuis lors le SC garde tous les dossiers soumis et pas uniquement ceux qui sont subventionnés (un quart). Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques Cours 776-­‐12n N. Quinche 1 Depuis 2000, les artistes peuvent déposer leur demande sur un plateforme électronique, et ils ont l’obligation de le faire depuis 2005. (Certains dossiers conservés ont donc été envoyés par courrier postal.) C’est à partir de 2010 que cette plateforme n’enregistre que les fichiers dont le format est accepté pour un versement aux AEV. Chaque dossier de demande comprend trois sous-­‐dossiers : Justificatifs, Procédure et Correspondance. 3.2 Format des documents Les dossiers sont constitués d’une multitude de supports physiques (analogiques ou numériques) et de fichiers électroniques. Les formats de fichiers sont donc très nombreux et certains sont anciens. Avant 2005, le SC recopiait dans un document Word (un par demande) le formulaire envoyé par courrier postal. Depuis 2005, les requérants remplissent un formulaire en ligne au format HTML. Les formulaires de tous les dossiers soumis depuis 1995 ont été conservés, malgré l’incendie. 3.3 Clôture des dossiers Lorsqu’un requérant dépose un dossier, le responsable du Service de la culture donne son préavis, puis le Conseil de la culture décide ou non d’attribuer une subvention. Cette décision n’est pas susceptible de recours. La commission se réunit quatre fois l’an et les dossiers sont donc clos au cours de l’année de leur dépôt. 3.4 Volume des données Une estimation a montré que si les dossiers physiques étaient numérisés, le volume total des dossiers (de 1995 à fin 2013) passerait de 8 à 10 To. Comme le nombre de dossiers soumis est de 20000, chaque dossier fait en moyenne 500 Mo ; la plateforme limite le volume d’un dossier à 600 Mo. Les requérants soumettent un peu moins de 1000 demandes par année et ce chiffre est stable depuis plusieurs années ; le SC ne table donc pas sur un grand changement à ce niveau. L’augmentation annuelle du volume des données stockées par le SC est ainsi de 50 Go. 4) Conservation par le Service de la culture 4.1 Délai Le Service de la culture conserve les dossiers 7 ans puis sélectionne ceux qu’il verse aux AEV. Il détruit les autres et consigne l’opération de destruction. 4.2 Consultation Pendant que les dossiers sont conservés par le SC, le personnel du service peut les consulter en lecture et les requérants peuvent demander à consulter leurs propres dossiers par un accès Internet. Ils doivent faire une demande préalable au SC pour obtenir un mot de passe. Ils sont autorisés à effectuer des copies desdits dossiers. Des moyens informatiques sont mis en place pour qu’un requérant ne puisse rechercher que ses propres dossiers. Mesure transitoire d’ici à la fin du versement des arriérés d’archives aux AEV : la consultation des dossiers envoyés par poste n’est possible que sur demande écrite au chef du SC (voir rubrique 6.1 Calendrier). Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques Cours 776-­‐12n N. Quinche 2 5) Sélection des dossiers Les dossiers gardés sont, pour chacun des quatre domaines artistiques, un dossier sur douze (001, 013, 025, etc.), le premier dossier soumis par un nouveau requérant, ainsi que des informations succinctes sur chaque dossier soumis. L’idée qui sous-­‐tend ce choix est triple. Premièrement, d’autres documents sur les projets subventionnés existent (coupures de presse, affiches, etc.) ; il convient donc de garder trace également des projets non subventionnés. Deuxièmement, il est important pour des raisons historiques de conserver la première demande d’un requérant. Troisièmement, le SC verse aux AEV l’intégralité informations essentielles sur tous les dossiers soumis tels que nom, date, titre du projet etc., mais aucun fichier n’est conservé ici. Pour ce qui est de la période allant de 1995 à fin 1999, tous les dossiers qui ont échappé aux flammes (10%) seront numérisés et conservés à long terme. Le SC numérotera les dossiers soumis entre 2000 et fin 2004, étant donné qu’une partie d’entre eux ont été envoyés par courrier postal. Les AEV se tiennent volontiers à la disposition du SC pour cela. 6) Versement Le Service de la culture observe les règles archivistiques et techniques ci-­‐après. 6.1 Contenu Le SC verse aux AEV : -­‐ pour chaque rubrique (littérature, musique, cinéma, arts de la scène), les dossiers 001, 013, 025, 037 etc. ; ET -­‐ pour chaque rubrique, le premier dossier soumis par un requérant ; ET -­‐ pour chaque dossier soumis, les métadonnées indiquées plus bas. Au besoin, le SC demande au Service informatique du canton d’extraire les informations nécessaires du formulaire (format Word ou HTML). 6.2 Nommage des fichiers et des dossiers Les cas de figure possibles pour cette série sont : 01_Justificatifs Formulaire Curriculum vitae Projets réalisés Projet pour lequel une subvention est demandée 02_Procédure FO20120406 CO20120406CurrVit PT20120406Portfol01 PT20120406Proj04 Préavis du responsable du PP20120506 secteur Décision du conseil de la culture DE20120803 03_Corresp Tous documents correspondance de CO20120509 Les employés de l’administration valaisanne utilisent couramment les paires de lettres désignant les types de documents (en l’occurrence FO, CO, PT, PP et DE). Un fichier ne peut être créé par Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques Cours 776-­‐12n N. Quinche 3 un employé que s’il est correctement nommé. Pour ce qui est des requérants, la plateforme de dépôt renomme leurs fichiers automatiquement depuis 2010. Le nommage des dossiers a été établi dans la directive Nommage des dossiers du 5 avril 2009, qui se trouve sur l’Intranet (ex. 003_Courvoisier, 027_Supersaxo). 6.3 Formats de fichiers Les fichiers versés adopteront un des formats suivants : PDF, DOC (depuis la version 97). DOCX, HTML, JPEG, TIFF, AVI, MP4, WAV, MP3. 6.4 Métadonnées descriptives Le SC fournit les métadonnées descriptives suivantes pour tous les dossiers soumis : nature de la série (demandes de subventions artistiques), année de la demande, domaine (littérature, musique, etc.), nom du requérant, prénom (si personne physique), titre du projet, identifiant unique du requérant (fourni lors de sa première demande), numéro administratif de la demande, description (900 caractères maximum, avec espaces), budget, montant de la subvention demandée, mode de sélection du dossier (sélection « un sur douze » ou premier dossier soumis), décision d’octroi (oui ou non). Le format de métadonnées utilisé est l’EAD, un standard international très répandu. 6.5 Métadonnées de pérennisation Les métadonnées de pérennisation que le SC fournit sont les suivantes : • provenance : Service de la culture ; • format de chacun des fichiers ; • gestion des droits : personnes/services pouvant consulter le dossier. Les métadonnées qui apparaissent lors de l’ingest sont au nombre de deux : • authenticité : vérification que le document est bien ce qu’il prétend être ; • pérennisation : format pérenne en lequel le document a été transformé. Le modèle adopté est PREMIS, qui est de facto le standard incontournable. 6.1 Calendrier Le SC verse ses archives électroniques aux AEV selon le calendrier suivant : Année Arriérés 2014 2015 2016 Archives sorties du délai de Diminution du protection volume stocké par le SC (To), soit 0,5/an pour les dossiers dès 2000 Préparation des tâches à / 0 commencer en 2015 Archives de 2000 à 2004 à Archives de 2007 à verser : 2,5 verser : les numériser si convertir les fichiers en nécessaire, convertir les formats acceptés par les AEV si formats de fichiers en formats nécessaire, les verser acceptés par les AEV si Effacer les dossiers 2007 nécessaire, les verser Eliminer les dossiers 2000-­‐04 Archives de 2005 et 2006 à verser : convertir les formats Archives de 2008 à verser : convertir les fichiers en Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques 1,5 Cours 776-­‐12n N. Quinche 4 Année Arriérés Archives sorties du délai de Diminution du protection volume stocké par le SC (To), soit 0,5/an pour les dossiers dès 2000 formats acceptés par les AEV si nécessaire, les verser de fichiers en formats acceptés par les AEV si nécessaire, les verser Effacer les dossiers 2008 Eliminer les dossiers 2000-­‐04 Archives de 1995-­‐96 : les numériser, les verser Eliminer les dossiers 1995-­‐96 2017 Archives de 1997-­‐99 : les numériser, les verser Eliminer les dossiers 1997-­‐99 2018 Archives de 2009 à verser : 0,5 convertir les fichiers en formats acceptés par les AEV si nécessaire, les verser Effacer les dossiers 2009 Verser les archives pérennes 2010 / 0,5 Effacer les dossiers 2010 6.2 Modalités Le Service de la culture effectue son versement sous forme manuelle. Le dossier est déposé dans le lecteur réseau 'Sion-­‐media01\Usr4\Data', répertoire 'XXXX_XXXX\Ingest'. 6.3 Consultation Les documents versés aux AEV peuvent être consultés par le public dès leur versement, le délai de protection de 7 ans étant échu. Il convient de prendre rendez-­‐vous auprès du SC. Les personnes intéressées peuvent consulter les documents à partir d’un ordinateur des SC, avec comme champs de recherche l’ensemble des métadonnées (descriptives/de pérennisation). La copie de documents, qui est bloquée par des moyens techniques nécessite par contre une autorisation écrite des ayants-­‐droit (droits d’auteur). 7) Rôles et responsabilités Le Service de la culture et les Archives de l’Etat du Valais assument les responsabilités suivantes : Les collaborateurs XX, XX, et XX du SC : •
enregistrent les SIP conformément aux exigences indiquées ci-­‐dessus dans le répertoire 'XXXX_XXXX\Ingest'. L’archiviste responsable des archives électroniques (XX) : •
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vérifie la conformité des SIP par rapport à ces exigences ; envoie un accusé de réception des SIP ; convertit le SIP en Archival Information Package (AIP) à travers les outils d’Ingest ; Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques Cours 776-­‐12n N. Quinche 5 •
dépose l’AIP sur la plateforme de pérennisation et d’archivage via Fedora. 8) Révision Le présent protocole peut être révisé en tout temps, notamment lorsqu’il s’agit de verser sur la plate-­‐forme de pérennisation et d’archivage de nouveaux types de documents. Sion, le juin 2014 Sion, le juin 2014 XX XX L’archiviste cantonal Le chef du Service de la culture ………………………………………………………………… ……………………………………………………………… Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques Cours 776-­‐12n N. Quinche 6