Annexe

 Protocole de versement pour les dossiers de demande de soutien aux activités artistiques Annexe Cours Gestion des archives et technologies de l’information, 776-­‐12n donné par M. Alain Dubois Travail présenté par Nicolas Quinche 6 juin 2014 ***** *** * Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques -­‐ Annexe Cours 776-­‐12n N. Quinche 0 Réflexions qui sous-­‐tendent ce travail 1) Reprises textuelles non citées Par simplification, certaines formulations du modèle fourni ont été reprises telles quelles, sans indication de citation. 2) Hypothèses Ces hypothèses découlent de la donnée ainsi que de mes réflexions ; j’ai cherché à rendre le travail aussi proche possible de la réalité. 2.1 Structure Un protocole de versement doit être court, précis et ne donner que les informations essentielles. Il doit constituer un bon instrument de communication entre le service versant et les AEV. Certaines indications considérées comme implicites par les partenaires, ou qui me semblaient superflues, n’y figurent donc pas (p. ex. liste intégrale des rubriques du formulaire). 2.2 Vocabulaire Il est important d’entretenir de bonnes relations avec les services versants. De nombreuses mesures d’information ont été organisées par le AEV, en mettant l’accent sur le dialogue. Dans cette optique, les AEV sont particulièrement attentives à utiliser un vocabulaire immédiatement compréhensible. Par exemple, l’expression « sélection des dossiers » a été choisie sciemment au lieu d’« échantillonnage » 2.3 Dossiers 2.3.1 Historique Quatre éléments ont marqué la constitution des dossiers de demandes de subvention au fil des années : le numérique, les modalités de dépôt, l’incendie de 1999 et, suite au sinistre, le changement au niveau du choix des dossiers conservés. Avènement et évolution du tout-­‐numérique : les dossiers sont constitués d’une multitude de supports physiques (analogiques ou numériques) et de fichiers électroniques. Les formats de fichiers sont donc très nombreux et certains sont anciens. Modalités d’envoi : jusqu’en 2000, les requérants soumettaient leurs dossiers par courrier postal avec des supports physiques (CD, vidéos, photos etc.) ; ils ont eu la possibilité dès cette année-­‐là de déposer leur dossier sur une plateforme électronique. Depuis 2005, ils ont l’obligation de le remettre sur cette plateforme et de remplir le formulaire en ligne. En 2010, le Service de la culture a dressé la liste des formats de fichiers acceptés, qui correspondent à ceux qui peuvent être versés aux AEV, et il a mis en place un système électronique obligeant les requérants à nommer leurs fichiers selon les règles de l’administration valaisanne. Incendie : le sinistre a détruit neuf dossiers sur dix ; les dossiers conservés étaient alors uniquement les dossiers subventionnés, les autres étant retournés aux requérants. En revanche les formulaires de toutes les demandes déposées entre 1995 et 2005 ont été conservés sous forme de documents Word (données ressaisies par le secrétariat du Service de la culture, un document par dossier). Conservation des dossiers : suite à l’incendie, il a été décidé de conserver tous les dossiers soumis, et de les retourner aux requérants dont le projet ne reçoit pas de subvention uniquement sur demande de ces derniers. Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques -­‐ Annexe Cours 776-­‐12n N. Quinche 1 2.3.2 Arborescence Dans le plan de classement des dossiers du Service de la culture, les demandes de subvention constituent une série dont la désignation est 07_Demandes subv : 07_Demandes subv 1995 01_Litt 02_Musique 03_Cinéma 04_Arts scène 1996 20XX Idem Idem Les dossiers de demande de subvention soumis par les requérants sont sauvegardés au troisième niveau de l’arborescence ci-­‐dessus : 01_Litt 001_Zufferey 01_JustiGicatifs 02_Procédure 03_Corresp 002_Melly 003_Musée cinéma Idem Idem Le nom qui suit le numéro du dossier (001 dans l’exemple), est le nom de famille du requérant ou son nom d’artiste, si c’est une personne physique, ou le premier mot significatif (éventuellement les deux premiers, séparés par un espace) du nom du groupe ou de l’institution qui fait la demande. 2.3.3 Nommage Le nom des dossiers est établi comme suit : dans chacune des quatre rubriques (Littérature, Musique etc.), numéro du dossier à trois chiffres (incrémenté depuis 001), underscore, puis le nom de famille du requérant ou son nom d’artiste, si c’est une personne physique, ou le premier mot significatif du nom du groupe ou de l’institution qui fait la demande (éventuellement les deux premiers mots, séparés par un espace). Il est possible d’utiliser des lettres accentuées. Exemples : 073_Melly ; 145_Musée théâtre. 2.4 Délai de protection Je suis parti du délai de 10 ans que vous avez indiqué à V. Rebord et à Frédéric Villa, par analogie avec les documents comptables, la législation ne prévoyant pas de délai légal pour ce type de document. Comme il n’y a aucune obligation légale de les garder dix ans et qu’un des buts est de libérer des espaces de stockage, j’ai opté pour un délai de 7 ans. La décision d’octroi n’est pas susceptible de recours. Un délai de protection de 7 ans est donc convenable. (Dans l’idéal il faudrait faire des recherches auprès de services similaires.) 3) Logiciels En raison des limites techniques inhérentes au Package Handler et au Docuteam Packer, il n’a pas été possible d’introduire, lors de la création des SIP, toutes les métadonnées descriptives et toutes les métadonnées de pérennisation figurant dans le protocole. J’ai réalisé ces SIP sur un Mac. J’ai bien lu votre remarque selon laquelle il y a une erreur si le type de fichier n’est pas indiqué dans l’onglet « Administration » (Docuteam Packer). Mais j’ai refait plusieurs fois, et le type de fichier n’apparaît que si je crée le SIP d’un document. Comme je pars d’un dossier, cette information n’est pas générée et je ne peux pas l’ajouter. Je n’ai pas réussi à déterminer s’il était possible de choisir le modèle de métadonnées lors de la création des SIP. C’est ce qui explique le fait que, par exemple, le modèle de métadonnées du Docuteam Packer (METS) ne correspond pas au modèle choisi dans le protocole (EAD). Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques -­‐ Annexe Cours 776-­‐12n N. Quinche 2 Le Package Handler acceptant très peu de formats de fichiers, les dossiers « 037_Zufferey » (DP) et « 025_Melly » (PH) ne sont pas tout à fait identiques. 3.1 Docuteam Packer Je ne parviens pas, sous Description/1.4 Niveau, à inscrire quelque chose (il faudrait mettre série). L’aide mentionne que l’indication d’authenticité apparaît lors de l’ingest. 3.2 Package Handler Remarques sur les données introduites 3.2.1 Métadonnées Système de classement •
Nom : en cliquant sur le point d’interrogation apparaît l’information suivante : « nom du plan d’enregistrement employé par l’office […] ». J’invente donc un nom.
Position du système de classement Numéro et titre : ai repris le libellé de l’arborescence de classification 3.2.2 Glisser-­‐déposer du dossier Je n’ai pas compris pourquoi apparaissent des fichiers « .DS_Store ». Ni le manuel français, ni la version allemande ni le document d’aide spécifique à Mac ne contient cette chaîne de caractères. Je les ai donc laissés malgré la persistance des messages d’erreur. 3.2.3 Navigateur paquet Le système n’acceptant pas les lettres accentuées, j’ai changé le libellé du sous-­‐dossier « Procédure » avant de le glisser-­‐déposer dans PH. Protocole de versement pour les dossiers de soutien aux activités artistiques -­‐ Annexe Cours 776-­‐12n N. Quinche 3