Geslab missions

GESLAB MODULE MISSIONS
Objectifs
Traiter tous types de missions sur GESLAB,
dans le respect de la réglementation
Généralités
Généralités
Geslab permet la saisie des demandes de missions.
Le laboratoire peut ainsi obtenir une évaluation du
montant de la mission et réserver les crédits
correspondants en saisissant l’ensemble de ses
commandes.
Le laboratoire peut également imprimer l’ordre de
mission.
Généralités
Si le nombre entre parenthèses n’est pas zéro, cliquer sur les missions
au statut KO pour les retransmettre.
Génère les lettres aux ambassades pour les séjours à l’étranger.
Partir en mission
Les agents amenés à se déplacer doivent :
- Etre muni d’un ordre de mission,
- Payer des frais d’inscriptions
- Réserver des titres de transport ou un hôtel
Dans ce cadre, il faut impérativement utiliser les
marchés nationaux.
* Transport : CWT
* Hébergement : KLEE ( ialbatros et Fram)
Simbad
Simbad
• Le marché « MISSIONS CNRS » prévoit la possibilité
de réserver les prestations d'agence de voyage selon
deux modes de réservations :
 La réservation en ligne (frais d'agence moins
onéreux)
 La réservation par l’agence traditionnelle
Transport
CARLSON WAGONLIT TRAVEL CNRS
TEL 01 77 53 50 15 FAX 01 73 44 29 74
[email protected] (pour l’envoi des bons de
commande)
[email protected] (service comptabilité)
Fournisseur CWT France
Numéro du fournisseur 999996 SIRET 69203692402736M,
identifiant BFC : 0001129988, Marché n° 316001
Hebergement
Groupement Klee/ialbatros/Fram
* Pour la modification d’une réservation effectuée en ligne, un besoin
d’assistance : tél 01 70 61 83 40 [email protected]
* Pour une demande de réservation de groupes et demandes complexes :
Agence Fram Affaires : tél 0811 464 264 [email protected]
Attention Marché Hébergement (online ou
offline)
• Ancien fournisseur KLEE jusqu’au 30/05/2013
Identifiant: 33978727700039M
Utiliser KLEE CONSEILS &
INTEGRATION
numéro du fournisseur 999995, SIRET 75236509800017,
N° BFC 0001139737, marché national n° 398001
Simbad
http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/simbad.htm
Simbad
Définitions des principaux rôles dans la réservation
en ligne
• Voyageur : Attribué à tous les agents du CNRS, ce
rôle permet de pré-réserver des voyages pour soimême.
• Chargé de voyages : Ce rôle permet à un agent de
réserver des voyages pour des tiers (agents CNRS
ou non).
• Valideur : Ce rôle permet de valider les voyages des
agents.
Simbad
Simbad
 Le missionnaire réserve son titre de transport et/ou
son hébergement on-line via le site de réservation
SIMBAD
 Il choisit dans la liste un valideur (principe valideur /
payeur)
 Le gestionnaire en laboratoire (valideur) saisit un bon
de commande sur Geslab
Simbad
Simbad
 Les réservations de billets d’avion auprès de
compagnies à bas coût (Easy Jet, Aer Lingus)
suivent un processus particulier avec une validation
par code sécurisé valant paiement immédiat
 pas de changement de date possible, pas de
remboursement en cas d’annulation
 Ne pas oublier de faire la commande Geslab pour
valider le voyage.
Simbad
Validation avec code de sécurité NE PAS LE DONNER PAR ECRIT SECRET
valant paiement immédiat !!!
Simbad
Simbad
• Un e-mail incluant les détails du voyage est
systématiquement envoyé par le ebooking au
voyageur et/ou au chargé de voyages, lors des
principales évolutions du dossier voyage en ligne :
o La pré-réservation du voyage
o La validation du voyage
o La modification du voyage (le cas échéant)
o L’annulation du voyage
Simbad
Validation d’un voyage
En cas d’absence
Simbad
Simbad
Commandes GESLAB
Transport et
Hébergement
Commandes CWT et KLEE
 Les dépenses liées au marché Missions :
 Commandes prévisionnelles, monoligne (sinon
rejet) et TTC (sans code TVA) = prix du billet +
frais d’agence + assurance
 Indiquer le marché mission en cours
 Code famille B622 pour le transport et B523 pour
l’hébergement
Module mission – Cdes Tiers ou Module Dépenses
Exemple
Commandes CWT et KLEE
• Pensez à imprimer le bon de commande pour que le
transfert se fasse
• Les factures CWT reçues par mail, Les factures
KLEE sont a récupérer dans Simbad. Elles ne sont
pas saisies dans Geslab mais sont traitées par le
biais du ROP en délégation (BFC).
• Les factures arrivent dans GESLAB dans la boite
« facture en création »
Factures KLEE
Récupérer les 2 documents
Le Relevé d’Opération
( ROP)
Le ROP
Le ROP
Cliquer sur la loupe correspondant au mois du ROP à consulter
Le ROP
REGARDER LES CODES ERREUR EN ROUGE
Sélectionner un type d’erreur ou d’alerte à l’aide du menu déroulant puis
cliquer sur « appliquer le filtre »
Le ROP
Le ROP est intégré automatiquement dans BFC
quand l’ensemble des écritures peuvent être
rapprochées
 Cela implique que toutes les informations doivent
être présentes dans BFC et issues de geslab
 Dans le cas contraire, le ROP n’est pas intégré et
nécessite une intervention manuelle de correction des
données en laboratoire et/ou en délégation avant la
date limite de paiement du ROP
Intégration des Factures dans GESLAB
Les Missions
Partir en mission
Principe : est en mission l’agent se déplaçant pour les
besoins de service hors du territoire de sa commune de
sa résidence administrative et hors du territoire de
résidence familiale
Résidence administrative : territoire de
la commune sur lequel se situe
le service où l’agent est affecté
Résidence familiale : le territoire de
la commune sur lequel se situe
le domicile de l’agent
Quel type de mission ?
 GESLAB permet de saisir 5 types de mission :
 FF : France avec frais
 EF : Etranger avec frais
 FS : France sans frais
 ES : Etranger sans frais
 IE : Experts Scientifiques
 Particularités relatives aux déplacements
 OM permanent
 OM collectif
Pour les dépenses liées aux missions, on
différencie :
• Pour les dépenses liées aux missions, on différencie :
 Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire :
 Module mission
 Commandes missions
 Les autres frais
 Frais de terrain, frais d’inscription, CDS, agence de voyage et de
location, etc.…
 Module mission – Cdes Tiers
 ou module dépenses
Création des Agents
dans GESLAB
La création des agents
La création des agents
 2 types d’agents dans BFC
 Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS
 Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab
 Mise à jour des données
 Agent CNRS : SIRHUS  BFC  GESLAB
Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque
création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à
une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et
intégrés automatiquement dans la base Geslab concernée
 Agent non CNRS : XLAB  BFC  GESLAB
La mise à jour du matricule de BFC dans Geslab est faite lors
de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Geslab
Création des agents
• La saisie de la date de naissance pour tous les
agents est obligatoire
• Les données communes Sirhus/Geslab ne sont pas
modifiables
•
Pour les agents hors CNRS étranger il ne faut pas
saisir de code postal dans l’adresse
• Lors de la création des agents , ne pas mélanger
minuscules et majuscules, ne pas utiliser de symbole
sauf le tiret. (sinon doublon dans BFC)
L’enregistrement d’un agent
Personne déjà identifié dans BFC & SIRHUS
Donnees specifiques d’un agent
Attention au typage
Création d’un agent
TYPAGE DE L’AGENT
 Fonctionnaire CNRS :
agents titulaire du CNRS et figurant dans SIRHUS
 Autres CNRS :
agents qui sont rémunérés par le CNRS mais n’ayant pas le statut
de titulaire
Exemple : CDD, Doctorants, Vacataires
 Fonctionnaire Hors CNRS :
agents ayant le statut de personnel de l’Etat mais n’appartenant
pas au CNRS
Exemple : Maître de Conférence, Professeur d’Université
 Autres :
toutes les personnes n’appartenant pas à la fonction publique
Exemple : personnes émérites, étudiants, retraités
Saisie d’un agent
NOM & PRENOM :
Attention à l’orthographe précise
DATE DE NAISSANCE :
Il est indispensable d’enregistrer la date complète, à savoir :
le jour, mois et surtout la date en totalité (ex. 2007). Vous
constaterez que le logiciel ne retiendra que les 2 derniers
chiffres de l’année
NATIONALITE :
Il est nécessaire d’être extrêmement vigilant aux codes pays
utilisés
Saisie d’un agent
N° INSEE : la codification à appliquer est la suivante
(sans espace) 13 chiffres:
 1 ou 2 (1 : homme, 2 : femme)
 les 2 chiffres de l’année de naissance
 les 2 chiffres du mois de naissance
 les 2 chiffres de département de naissance
 ******
Exemple : homme né le 5 novembre 1960 à
bordeaux : 1601133******
Saisie d’un agent ETRANGER
ADRESSE : il est impératif de ne pas mentionner de
code postal dans cette rubrique, celui-ci est enregistré
directement dans la case réservée à la ville
Exemple : la case code postal est vide, la ville
devient donc TURIN 12548
PAYS : même remarque que la NATIONALITE, le code
pays doit être strictement identique que celui renseigné
dans la rubrique nationalité
L’ordre de mission
La demande d‘ordre de mission
• La demande d’ordre de mission doit être renseignée
de manière exhaustive pour éviter toute erreur
d’interprétation
• Les demandes d’ordre de mission, établie
préalablement à la mission, doivent être transmises
suffisamment tôt au Directeur de laboratoire pour que
le missionnaire soit en possession de l’ordre de
mission signé avant son départ
La demande d‘ordre de mission
• Joindre un justificatif bancaire (RIB…) lors de la
première demande ou en cas de changement
bancaire
• Pour les colloques et congrès : joindre les pages du
programme du colloque indiquant les dates de la
manifestation et les prestations éventuellement
comprises dans les frais d’inscription : nombre de
repas, de nuitées, frais de transport ou de l’invitation
Règles de gestion Mission
1 - Une mission est toujours créée dans GESLAB
2 - Une mission ne peut pas être modifiée : elle doit être supprimée
puis recréée dans Geslab
3 - Les agents proviennent de SIRHUS ou GESLAB suivant qu’ils
soient rémunérés par le CNRS ou pas
4 - Les missions sont liquidées dans BFC
5 - Les factures missions sont créées par BFC et transmises à
GESLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission)
6 – Attention le solde d’une commande « Mission » est irréversible.
7 – Dans le cas d’une mission prévue « avec frais » si a son retour
l’agent ne déclare aucun frais a se faire rembourser : Ne jamais
solder la commande de mission
saisir une facture à 0
La fenêtre Mission dans Geslab
L’ordre de mission
sans frais
L’ordre de mission sans frais
• L’ordre de mission sans frais n’est pas une pièce
justificative de la dépense, il ne sert qu’à prendre en
charge la responsabilité en cas d’accident de travail
• Il est seulement possible de faire des ordres de
missions sans frais à des agents CNRS (titulaires ou
CDD)
L’ordre de mission
avec frais
Masque Initial
Frais de séjour
Lorsque les nuitées sont prises en charge dans le cadre du
marché d’hébergement, il faut cocher la case et Geslab
retirera automatiquement le nombre de nuitées
Frais de séjour
Si on veut modifier le montant du séjour il
convient d’utiliser la case retenue
Transports
Frais de transport
Autres Frais
Autres frais
Exemple : hôtel carte corporate dans frais divers
Validation de la
mission
Validation de la mission et saisie de
l’engagement
Validation de la mission et saisie de
l’engagement
Validation de la mission et saisie de
l’engagement
Impression de l’ordre de mission
Statut des Missions
•
Enregistrée : la mission est préparée mais la commande mission n’est pas
encore faite : ceci permet de faire des modifications
•
Imputée : le total des commandes est différent du montant de la mission
•
Complète : le total des commandes mission est égal au montant de la mission.
Prêt a être imprimé
•
Transmise : bien partie vers BFC
•
A retransmettre : doit repartir vers BFC
Il n’y a pas de numéro de commande organisme pour les missions
Vérifier les missions anciennes non soldées pour faire le ménage dans
Geslab assez régulièrement.
Utiliser le statut et la fonction de recherche.
Exemple multi destination
Exemple séjour a titre privé
Ne Jamais modifier les quantités
Les Avances
Avances
Exceptionnel
Remarque : aucune avance ne peut être saisie après validation de la
mission. Le montant de l’avance calculé par Geslab n’est pas transmis
à BFC ; c’est seulement l’information d’une demande d’avance qui est
transmise
Commandes de tiers
(CWT, KLEE, Frais
d’inscription,…)
Commandes de tiers (CWT, KLEE, Frais
d’inscription,…)
L’onglet « Cdes tiers » vous permet de saisir la commande des
autres frais à rembourser à des tiers
Commandes de tiers (CWT, KLEE, Frais
d’inscription,…)
Dans le module commande vous pouvez rattacher la mission à la commande
de tiers
Après avoir cliquer sur « Ajouter » le N° de la mission rattachée à la cde
apparaît automatiquement
Les missions à
liquider à zéro
Les missions
Tout ce qui est fait dans Geslab doit être défait dans Geslab :
 On ne peut pas créer, modifier, solder ou supprimer une mission
dans BFC
 Une mission soldée dans geslab ne peut être désoldée, l’envoi
d’une mission soldée génère la suppression de cette mission
dans BFC.
 quand l’agent revient dans mission prévue avec frais et qu’il déclare
: je n’ai rien à me faire rembourser
saisir une facture à
100%
 NE PAS CONFONDRE avec une mission qui n’a pas eu lieu : doit
être détruite dans Geslab
Les missions à liquider sans frais
Saisir une
facture
dans la
commande
de la
mission
avec une
remise à
100 %
Les missions à liquider sans frais
Saisir une remise à 100% et
solder la commande
La remise à 100 % doit être utilisée UNIQUEMENT dans ce cas précis
Les missions à liquider sans frais
Ne pas oublier
de saisir une
date de prise en
charge dans
“infos” de la
facture
Remarque :
les factures de
missions à 0
ne sont pas
transmises
Envoyer un état de frais signé de l’agent à zéro au SFC pour que la
liquidation soit faite aussi dans BFC.
L’ordre de mission
Permanent
L’Ordre de mission Permanent
Celui-ci permet à un agent d’effectuer régulièrement un
déplacement au même endroit pour un motif précis et identique
 Une mission typée OM PERMANENT ne peut contenir qu’une
seule ligne séjour.
ATTENTION au montant de l’engagement financier
retenue
Faire une
Ordre de Mission Permanent
L’Ordre de Mission Permanent
Si l’OM permanent correspond à deux destinations saisir les deux destinations
sur une même ligne
L’ordre de mission
Collectif
L’Ordre de mission Collectif
 Celui-ci permet à un nombre X d’agents d’effectuer le même
déplacement au même endroit pour le même motif
 Une mission typée OM COLLECTIF induit :
COLLECTIF »
L’agent « OM
 Aucun remboursement possible direct à l’agent, Transport &
séjour obligatoirement à 0
L’Ordre de mission collectif
Une mission typée Ordre de Mission collectif a obligatoirement comme
agent « OM Collectif »
L’ordre de Mission Collectif
Les autres frais sont
forcément à zéro
Les frais de séjours sont nuls
Les frais de transports sont
forcément à zéro. (Il est possible
de saisir une ligne de transport
autre avec un BT)
Les données «Forfait», «Motif
forfait», «Avance» et «Montant
avance» sont inaccessibles
L’Ordre de mission
Expert Scientifique
L’Ordre de Mission Expert Scientifique
Les Experts français ou étranger extérieurs à l’administration peuvent
être rémunérés sur la base d’un taux d’Indemnité Journalière
dérogatoire au taux de droit commun
L’Ordre de Mission Expert Scientifique
Les missions typées « experts scientifiques » concernent uniquement les
déplacements en France
Dans un premier temps les frais de séjour sont saisis selon la même procédure
qu’une mission classique sans forcer le montant
L’Ordre de Mission Expert Scientifique
Pour saisir le supplément ouvrir la fenêtre « Autres frais » et cocher
la case « Majoration pour experts scientifiques »
Par défaut la valeur de la majoration calculée par Geslab est égale au
montant des frais de séjour. On peut toutefois la réajuster à la baisse mais doit
toujours rester inférieur ou égal au montant proposé
Intégration de la
facture mission
Intégration facture Mission en création
Vérifier le
montant à
intégrer
Non
des
agents
Intégration facture Mission en création
Cliquer sur OUI puis sur ligne
modifier.
Modifier le montant.
Intégration facture Mission en création
Bonus
• Mission
soldée en
2011 qui
donne lieu à
un
complément
en 2012.
• Geslab crée
une
commande
mission
Les impressions GESLAB
Vérifications
• Check list DR20
• Tableau conseils Nationaux
• En plus : les Historiques et les états Geslab
Comment vérifier le solde a zéro dans Geslab et BFC
Cas le plus fréquent d’écart en fin d’année
Geslab/Client lourd/Gestion courante/Dépenser/Trouver : Critères commandes CNRS de nature mission, non soldée (rechercher avec
montant inférieur à 1)
BFC HISTO MIS : l’engagé doit être à zéro.
Liens utiles
• Ministère Affaires Etrangères
www.diplomatie.gouv.fr
• CNRS Direction Europe de la Recherche et Coopération
Internationale (DERCI)
http://www.cnrs.fr/derci/spip.php?article335
• MINEFI taux de chancellerie frais de mission et taux de change
http://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais
http://www.economie.gouv.fr/dgfip/taux_chancellerie_change
CNRS Bibliothèque Pratique
www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/presentation/presentation.htm
Contacts Missions
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Vos formateurs en Délégation :
Yolande SALLENT
Agnès MOREAU
Marc FRANCOIS
Vos formatrices en Laboratoire :
Marie-Pierre COMBEAU
Véronique CAMPBELL