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Ged
guillaume nuttin
systèmes de Ged
évaluation de l’impact réel
Projet d’ampleur stratégique,
le déploiement d’un système de gestion
électronique de documents (Ged) impacte
nécessairement l’entreprise.
Avec des répercussions à observer et gérer.
Quelques années après leur mise en œuvre,
Archimag revient sur divers projets de Ged
et en tire les enseignements.
Cela n’étonnera sans doute personne, le premier
effet d’un système de Ged pour une entreprise
prend l’apparence d’un gain de temps et de qualité dans le traitement documentaire. Découlant directement des vertus du support numérique en terme de
classement, d’intégrité et de mise à disposition, ce
constat est généralement partagé et ne diffère qu’en
fonction de la diversité des processus métier. Cela va du
15 % de temps en moins consacré à la recherche documentaire estimé par Jean Mesmin – directeur de quatre
agences d’assurance Generali ayant adopté la solution
Novaxel il y a dix ans – au « temps de réponse divisé
par trois, couplé à un gain de place considérable avec
près de cent cinquante mille dossiers qui ne sont plus à
stocker » constaté par Gérard Garcia, directeur du centre
hospitalier d’Annonay ayant déployé une Ged conçue
par l’éditeur Docubase pour les dossiers patients inactifs – patients décédés ou non réhospitalisés depuis cinq
ans ou plus.
des documents à portée de main
Le temps passé en communications téléphoniques
internes « pour interroger la ou les personnes supposées
être en possession du document qu’on a soi-même
besoin de consulter » subit une salutaire cure d’amincissement, précise Christian Le Stunff, de l’entreprise
de cartonnage bretonne Thibault-Bergeron. Emmanuel
Chabrier, responsable du système d’information de
Vertal, société de production de produits verriers, résume ainsi les bénéfices de temps consécutifs à l’adoption
d’une Ged Zyimage de l’éditeur Zylab : « Toutes les
tâches dénuées de valeur ajoutée – qui plus est souvent
fastidieuses – ont disparu ». Pour Sophie Guerton, de
la direction générale des services de la mairie de
Morigny-Champigny (Essone) et également cliente du
lyonnais Novaxel, l’intérêt de la Ged va au-delà du temps
gagné : « plus aucun courrier n’est perdu, chose fréquente auparavant ».
du personnel en moins...
Après le temps consacré à la gestion et la recherche
documentaire, la seconde réduction induite par un système de Ged qui vient à l’esprit concerne le personnel.
Cela reste vrai, pour Vertal par exemple – société industrielle, détail sans
doute signifiant –
pour en savoir
dont les services
administratifs et
De l’OCR
comptables sont
à la gestion de contenu
passés d’un effecCe guide vous fournira toutes
tif de cinq à deux
les réponses aux questions
personnes. « En
que vous vous posez
outre, se réjouit
dans le cadre de la mise
Emmanuel
en place d'une solution de Ged
Chabrier, par la
et de gestion de contenu
réduction
du
temps de travail
+ 60 fiches techniques
de solutions logicielles !
a d m i n i s t ra t i f
qu’elle a amenée,
www.archimag.com/boutique
la Ged constitue
l’élément principal
nous ayant permis de passer facilement aux 35 heures ! »
Cependant, le phénomène se marginalise et on assiste
plutôt à des réaffectations profitables à la fois à l’employeur et au salarié. A l’image du CH d’Annonay, où la
numérisation est assurée par deux aides-soignantes
reclassées à leur demande, ou du cartonnage ThibaultBergeron : « un employé partant à la retraite ne fut pas
remplacé tandis qu’un autre fut déplacé vers un service
où un besoin existait ».
...et parfois en plus !
Mieux, un système de Ged est parfois cause d’embauche et d’accroissement d’activité. Pour l’assureur
Jean Mesmin, l’achat de trois nouvelles agences distantes entre elles d’une vingtaine de kilomètres est
devenu possible grâce à son système de Ged : « La
documentation pouvait être partagée en temps réel
entre les quatre agences, procédé impossible auparavant ».
D’autre part, l’intégration d’une Ged aux processus
documentaires souligne les dysfonctionnements et les
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archi mag juin 2007 n°205
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questions à :
Jimmy Barens président de l’Aproged*
« la Ged est avant tout une affaire
de conduite du changement,
bien plus qu’un processus technique »
Archimag. Dans les esprits, l’installation d’une Ged rime souvent avec suppression de postes.
Qu’en est-il exactement de cette réputation de cost-killer qui colle à la peau de la Ged ?
Jimmy Barens. Après des années d’expérience, nous sommes en mesure de nier l’adage. Nous constatons plutôt une évolution
des rôles et des responsabilités. Aborder la Ged d’un point de vue technique, comme un projet exclusivement informatique,
devient une erreur. Le choix et l’implémentation de l’outil doivent s’insérer dans un processus global de conduite du changement.
La contribution et l’implication des utilisateurs constitue un facteur incontournable de réussite d’un projet de Ged.
On constate que des modes de fonctionnement inédits – travail collaboratif, processus de records management,
démarche qualité – s’associent à la mise en place d’une Ged. Comment expliquez-vous ce phénomène ?
A partir du moment où on touche au document, on touche au capital informationnel d’une entreprise ; Un gain, en temps et
argent, est attendu. Dès lors, les motivations peuvent être de diverses natures, l’acte déclencheur est souvent lié à un processus,
une volonté de retour sur investissement ou une obligation réglementaire. Un outil de Ged apporte l’avantage de déléguer les
tâches répétitives à la machine, laissant à l’humain sa vraie valeur ajoutée : faire fonctionner son cerveau.
La Ged serait la première étape obligée d’une chaîne vertueuse du tout-numérique ?
La première étape du tout-numérique a eu lieu il y a bien longtemps et sans la Ged, avec l’outil bureautique, par exemple, qui crée
directement des documents numériques. Une entreprise peut fonctionner dans un monde numérique et dématérialisé sans Ged. En
revanche, quand on décide de passer une étape dans la gestion du document non-structuré, que l’on désire collaborer et
décloisonner le savoir, alors vient le temps du système de Ged. Il s’agit d’une étape logique dans l’évolution de l’entreprise, au
moment où elle est confrontée à des problématiques documentaires de volumétrie, de complexité, de capitalisation et de stockage.
* Aproged est l’Association des professionnels de la Ged, réunissant une centaine d’acteurs de domaine.
• • • imperfections. Au CH d’Annonay, ce rôle de révélateur
est fort significatif : « Quand on ouvrait un dossier pour
le numériser, on n’y trouvait pas les éléments attendus ;
en revanche, on en découvrait d’autres qui n’étaient pas
à leur place », remarque Gérard Garcia. La Ged a mis le
doigt sur des défauts d’organisation et de manque de
personnel médical. Par ricochet, la qualité des dossiers
a été améliorée.
les erreurs à éviter
Si l’implication des utilisateurs, essentiellement durant
l’étude des besoins et la phase de recettage, constitue
une condition nécessaire au succès d’un projet de Ged,
quelles sont les erreurs à ne pas commettre une fois
celle-ci implantée ?
Elles concernent essentiellement la numérisation.
Première étape obligatoire du traitement de Ged, la
numérisation reste fréquemment sous-estimée par les
entreprises. D’abord, la récupération de l’existant est
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négligée. Rarement externalisée, le risque est d’engendrer des déconvenues comparables à celle de Jean
Mesmin : « Nous avons choisi de numériser les dossiers existants en interne, artisanalement. Aujourd’hui,
nous ne recommencerions pas. Nous n’aurions pas dû
nous passer de l’expertise de professionnels ».
Concernant la numérisation « au fil de l’eau », un changement de processus interne peut constituer une réponse à cette sous-estimation, comme l’explique Christian
Le Stunff de Thibault-Bergeron : « Un problème s’est
posé avec la charge supplémentaire amenée par le volume de documents à scanner. Il a été résolu dans un premier temps par la réorganisation du service de gestion
commerciale, puis par la mise en place d’un second
scanner en réseau, permettant à de nombreux utilisateurs d’intégrer eux-mêmes leurs documents, répartissant ainsi cette tâche ».
En fin de compte, si la mise en place d’un système de Ged
s’accompagne de difficultées, prévues ou pas, à surmonter, personne ne vient dire que « c’était mieux avant ».
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