Mise en place du système de Gestion Electronique

« ArchiveYourDocs,
fournisseur sélectionné
pour le développement
et la mise en place du
système GED à l’ISET
de Kairouan, est une
compétence dans son
domaine, qui a montré
de la rigueur et du
professionnalisme tout
au long de l’action »
Témoignage de Nabil
MRABET
& Mohamed
ZARKA
Coresponsables de
l’acquisition du système
GED.
Mise en place du système de Gestion
Electronique de Documents d’ISETKR
par ArchiveYourDocs
Dans le cadre du Programme
d’Appui à la Qualité de l’EnseiSu p ér i eu r
gn em en t
(PAQ2008QE02), l’Institut Supérieur des Etudes Technologiques
de Kairouan (ISETKR) a décidé
de mettre en place un système de
Gestion Electronique de Documents (GED) afin d’améliorer le
stockage, la gestion et le partage
de la documentation liée à ses
différentes activités. L’objectif est
donc de fournir un système qui
gère tous les documents internes
de l’ISETKR et qui concernent les
différents services et départements de l’institut.
Un système GED pour
Servir et Gérer :
•
1175 étudiants
•
140 enseignants
•
4 départements
•
Administration
8
Chez ArchiveYourDocs®, nous
avons étudié avec un très grand
intérêt le cahier des charges du
projet et nous avons mis en œuvre tout notre savoir-faire dans la
dématérialisation et la gestion
des flux documentaires pour proposer une solution logicielle répondant aux exigences ambitieuses de l’institut. L’expertise de
nos collaborateurs certifiés et
http://ged.isetkr.lan
expérimentés et nos multiples
expériences notamment dans le
secteur public ont aussi contribué
à la bonne compréhension du
besoin exprimé et pour l’élaboration d’une proposition qui réponds aux attentes de l’ISETKR.
Parmi ces réalisations, nous citons le portail documentaire de
l’Observatoire National de la Jeunesse (ONJ) ainsi qu’un système
de gestion documentaire pour le
compte d’une grande institution
publique.
Nous avons misé dans notre réponse sur la richesse fonctionnelle de la solution proposée et sur
son modèle Open-Source(Alfresco)
permettant de minimiser considérablement le coût d’adoption
d’un tel système. Suite aux différentes phases du projet, les
c o ns ul t ant s d ’ Ar c hi ve Yo u r Docs® ont intervenu sur le siège
de l’institut pour la mise en production du système de GED.
La Gestion Electronique des Documents à l’ISET
de Kairouan, c'est aussi un défi écologique sans précédent en
ce sens que lorsque la consommation de papier baisse, ce sont
des milliers d'arbres à papier qui ne seront plus abattus.
Les fonctionnalités mises en œuvre
contribuent aujourd’hui dans l’optimisation de la gestion des ressources de l’établissement ainsi que dans
l’amélioration de la collaboration
documentaire entre les différents
intervenants : administration, enseignants et étudiants.
Le système permet aussi la gestion
des documents relatifs aux activités
des clubs.
Cette richesse fonctionnelle permet
ainsi, non seulement d’améliorer la
qualité des services offerts par l’administration, mais aussi de perfectionner l’organisation des départements et des différents moyens mis
à disposition des étudiants et des
enseignants.
Avantages de la GED
•
Accès simple et rapide
•
Richesse fonctionnelle
•
Interface
ergonomique
Bénéfices de la GED
•
Elimination d’une
grande quantité de
Parmi ces fonctionnalités nous citons :
•
•
•
pré-imprimés
•
la gestion des documents des
départements et de l’administration,
l’attribution des relevés de notes
et des attestations d’inscription,
Meilleure gestion des
échanges documentaires
Par : ArchiveYourDocs®,
•
Procédures administratives simplifiées
la gestion de réservation de salles et de matériel de laboratoire.
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