Lettre : Réponse à votre demande d`accès à des

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Direction principale des affaires juridiques
Québec, le 14 octobre 2015
Numéro de la demande : LAI-15-062
Objet : Réponse à votre demande d’accès à des documents
Par la présente, nous donnons suite à votre demande d’accès à des documents,
reçue le 24 juillet 2015 à la Direction principale des affaires juridiques de la
Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA).
Par cette demande, vous désiriez obtenir « copie des documents suivants :
Sous-traitance et ressources informationnelles
-
Document attestant d’une procédure de traitement des pénalités en rapport
avec les appels d’offres sur les contrats conclus par votre organisme;
-
Document produit par votre organisme et faisant état des pénalités
appliquées en rapport avec ces contrats pour les dix dernières années;
-
Directives reçues par le Conseil du trésor concernant les pénalités liées
aux contrats conclus par votre organisme;
-
Le nombre en équivalent ETC de sous-traitants liés aux ressources
informationnelles qui travaillent pour votre organisme dans la dernière année;
-
Le nombre d’heures facturées par des sous-traitants en RI par année pour
les 5 dernières années;
-
Les montants totaux facturés par des sous-traitants liés au secteur des RI
par année pour les 5 dernières années;
-
Fiche d’initiative ou fiche projet, avis interne sur le risque, avis interne
sur les répercussions à la population, bénéfices attendus ainsi que plan
d’affaire[s] initial (PAI) pour chaque projet lié aux RI pour les derniers
six mois;
-
La programmation annuelle en ressources informationnelles (PARI) 2015
et 2014 de votre organisme.
475, rue Saint-Amable
Québec (Québec) G1R 5X3
Téléphone : 418 644-4561
www.carra.gouv.qc.ca
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Documents concernant les centres d’appels (centres de relation clientèle (CRC),
centres de contact clientèle (CCC), centres de service à la clientèle (CSC))
-
Effectifs pour chacun des CRC, CCC ou CSC dans votre organisme, avec
les variations depuis les cinq dernières années;
-
Document concernant l’achalandage (volume d’appels), si possible selon les
jours de l’année et/ou les heures de la journée, dans les CRC, CCC ou CSC;
-
Document concernant les temps d’attente téléphonique pour la clientèle
dans les CRC, CCC ou CSC;
-
Documents sur le taux de roulement du personnel dans les CRC, CCC
ou CSC;
-
Toute étude d’étalonnage (benchmarking) concernant l’organisation
du travail dans les CRC, CCC, CSC;
-
Toute étude, recherche ou rapport réalisés à l’interne concernant
l’organisation du travail dans les CRC, CCC, CSC;
-
Tout document concernant des orientations en matière de gestion
des ressources humaines dans les CRC, CCC ou CSC.
Effectifs
-
Documents permettant d’identifier le nombre de personnes (non pas des
ETC) dans l’effectif de votre organisme (incluant dans des fonds, le cas
échéant) pour chaque région administrative, par statut d’emploi, par
catégorie d’emploi et par sexe, en mars et en juillet de chaque année entre
2009-2010 et 2014-2015. »
Comme Me LaBelle-Jackson vous l’avait mentionné lors de votre conversation
téléphonique, l’ampleur et la complexité de votre demande impliquaient
l’intervention de plusieurs directions de la CARRA. Elle vous informait donc
que nous ne pouvions répondre à votre demande dans les délais prévus par la
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1.), ci-après désignée « Loi sur
l’accès ». Vous avez acquiescé à notre demande de prolongation et nous vous
en remercions. Soyez assuré que nous avons traité votre demande avec diligence.
Après analyse, conformément à la Loi sur l’accès, nous ne sommes en mesure
d’accéder que partiellement à votre demande.
Afin de faciliter la lecture de notre réponse, les éléments de votre demande sont
repris ci-dessous.
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Sous-traitance et ressources informationnelles
1. Document attestant d’une procédure de traitement des pénalités en rapport
avec les appels d’offres sur les contrats conclus par votre organisme
Réponse de la CARRA
En vertu de l’article 1 de la Loi sur l’accès, nous ne pouvons accéder à votre
demande puisque nous ne détenons pas de documents pouvant y répondre.
2. Document produit par votre organisme et faisant état des pénalités appliquées
en rapport avec ces contrats pour les dix dernières années
Réponse de la CARRA
En vertu de l’article 1 de la Loi sur l’accès, nous ne pouvons accéder à votre
demande puisque nous ne détenons pas de documents pouvant y répondre.
3. Directives reçues par le Conseil du trésor concernant les pénalités liées aux
contrats conclus par votre organisme
Réponse de la CARRA
En vertu de l’article 1 de la Loi sur l’accès, nous ne pouvons accéder à votre
demande puisque nous ne détenons pas de documents pouvant y répondre.
4. Le nombre en équivalent ETC de sous-traitants liés aux ressources
informationnelles qui travaillent pour votre organisme dans la dernière année
Réponse de la CARRA
Dans votre courriel du 15 septembre 2015, vous apportiez les précisions
suivantes à la question 4 : « l’équivalent en ETC du nombre d’heures
réalisées par les sous-traitants. En complément (ou alternativement si la
donnée n’est pas disponible), le nombre total de sous-traitants et le nombre
de sous-traitants à temps complet. »
La réponse à la première partie de votre demande se trouve à la réponse 5.
Voici un tableau présentant le nombre de sous-traitants par trimestre pour
la dernière année.
Nombre de contractuels travaillant dans les locaux de la CARRA
Au 31 mars
2014
Au 30 juin
2014
Au 30 septembre
2014
Au 31 décembre
2014
112
107
103
98
4
5. Le nombre d’heures facturées par des sous-traitants en RI par année pour les
5 dernières années
Réponse de la CARRA
Voici un tableau présentant le nombre d’heures facturées par année par des
sous-traitants pour l’exécution de contrats en RI.
Année
Nombre d’heures
2010
202 745
2011
220 251
2012
203 500
2013
198 171
2014
176 417
6. Les montants totaux facturés par des sous-traitants liés au secteur des RI
par année pour les 5 dernières années
Réponse de la CARRA
Voici un tableau présentant le montant total facturé par année par
des sous-traitants pour l’exécution de contrats en RI.
Année
Montant
2010
17 565 527 $
2011
19 393 594 $
2012
17 456 253 $
2013
16 480 972 $
2014
13 485 556 $
5
7. Fiche d’initiative ou fiche projet, avis interne sur le risque, avis interne sur
les répercussions à la population, bénéfices attendus ainsi que plan d’affaire[s]
initial (PAI) pour chaque projet lié aux RI pour les derniers six mois
Réponse de la CARRA
En vertu de l’article 1 de la Loi sur l’accès, nous ne pouvons accéder
à votre demande pour les documents suivants : fiche d’initiative ou fiche
projet, avis interne sur les répercussions à la population et bénéfices
attendus, plan d’affaires initial (PAI) pour chaque projet lié aux RI. En effet,
la CARRA n’a pas produit ces documents pour les projets liés aux RI dans
les derniers six mois.
Pour ce qui concerne les avis internes sur le risque, nous refusons
de donner accès aux documents en vertu des articles 22 et 37 de la Loi
sur l’accès. En effet, comme il s’agit de documents reliés à une analyse
de risques liée à la gestion de projets, leur diffusion risquerait
vraisemblablement de causer une perte à la CARRA ou de procurer
un avantage appréciable à une autre personne.
8. La programmation annuelle en ressources informationnelles (PARI) 2015
et 2014 de votre organisme
Réponse de la CARRA
Vous trouverez en annexe un document intitulé Programmation annuelle
en ressources informationnelles 2015 – CARRA.
Documents concernant les centres d’appels (centres de relation clientèle (CRC),
centres de contact clientèle (CCC), centres de service à la clientèle (CSC))
1. Effectifs pour chacun des CRC, CCC ou CSC dans votre organisme, avec
les variations depuis les cinq dernières années
Réponse de la CARRA
Nombre d’employés réguliers et occasionnels à la Direction
des contacts clients de 2010-2011 à 2014-2015
Périodes
Réguliers
Occasionnels
Total
Année budgétaire 2010-2011
61
62
123
Année budgétaire 2011-2012
68
50
118
Année budgétaire 2012-2013
60
79
139
Année budgétaire 2013-2014
78
61
139
Année budgétaire 2014-2015
81
53
134
Source : Données rendues disponibles par le Secrétariat du Conseil du trésor pour
une année financière s’échelonnant du 1er avril au 31 mars.
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2. Document concernant l’achalandage (volume d’appels), si possible selon les
jours de l’année et/ou les heures de la journée, dans les CRC, CCC ou CSC
Réponse de la CARRA
Comme convenu dans votre courriel du 5 août 2015, nous avons joint
en annexe des graphiques présentant, pour chaque année depuis 2011,
l’évolution du volume mensuel d’appels placés en file d’attente.
3. Document concernant les temps d’attente téléphonique pour la clientèle dans
les CRC, CCC ou CSC
Réponse de la CARRA
Vous trouverez en annexe un tableau présentant le délai moyen d’attente
par mois pour les cinq dernières années.
4. Documents sur le taux de roulement du personnel dans les CRC, CCC ou CSC
Réponse de la CARRA
Taux de mutation du personnel régulier de la Direction des contacts
clients de 2011 à juin 2015
Périodes
Taux de mutation
2011
11,0 %
2012
11,9 %
2013
8,6 %
2014
5,1 %
1er janvier au 30 juin 2015
1,2 %
Source : Données compilées par la Direction des ressources humaines
pour chaque année civile.
5. Toute étude d’étalonnage (benchmarking) concernant l’organisation du travail
dans les CRC, CCC, CSC
Réponse de la CARRA
En vertu de l’article 1 de la Loi sur l’accès, nous ne pouvons accéder à votre
demande puisque nous ne détenons pas de documents pouvant y répondre.
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De plus, l’article 48 de la Loi sur l’accès prévoit ce qui suit :
Article 48. Lorsqu’il est saisi d’une demande qui, à son avis, relève
davantage de la compétence d’un autre organisme public ou qui est
relative à un document produit par un autre organisme public ou pour
son compte, le responsable doit, dans le délai prévu par le premier
alinéa de l’article 47, indiquer au requérant le nom de l’organisme
compétent et celui du responsable de l’accès aux documents de cet
organisme, et lui donner les renseignements prévus par l’article 45
ou par le deuxième alinéa de l’article 46, selon le cas.
Lorsque la demande est écrite, ces indications doivent être
communiquées par écrit.
Après analyse, il s’avère que votre demande relève davantage
de la compétence du Centre d’expertise des grands organismes (CEGO).
Dans ce contexte, nous vous invitons à formuler votre demande auprès
du CEGO, dont les coordonnées sont les suivantes :
Centre d’expertise des grands organismes
400, boul. Jean-Lesage, 7e étage
Québec (Québec) G1K 8W1
Télécopieur : 418 643-8467
6. Toute étude, recherche ou rapport réalisés à l’interne concernant
l’organisation du travail dans les CRC, CCC, CSC
Réponse de la CARRA
En vertu de l’article 1 de la Loi sur l’accès, nous ne pouvons accéder à votre
demande puisque nous ne détenons pas de documents pouvant y répondre.
De plus, l’article 48 de la Loi sur l’accès prévoit ce qui suit :
« Article 48. Lorsqu’il est saisi d’une demande qui, à son avis, relève
davantage de la compétence d’un autre organisme public ou qui est
relative à un document produit par un autre organisme public ou pour
son compte, le responsable doit, dans le délai prévu par le premier
alinéa de l’article 47, indiquer au requérant le nom de l’organisme
compétent et celui du responsable de l’accès aux documents de cet
organisme, et lui donner les renseignements prévus par l’article 45 ou
par le deuxième alinéa de l’article 46, selon le cas.
Lorsque la demande est écrite, ces indications doivent être
communiquées par écrit. »
Après analyse, il s’avère que votre demande relève davantage de
la compétence du Centre d’expertise des grands organismes (CEGO).
Dans ce contexte, nous vous invitons à formuler votre demande auprès
du CEGO, dont les coordonnées sont les suivantes :
Centre d’expertise des grands organismes
400, boul. Jean-Lesage, 7e étage
Québec (Québec) G1K 8W1
Télécopieur : 418 643-8467
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7. Tout document concernant des orientations en matière de gestion des
ressources humaines dans les CRC, CCC ou CSC
Réponse de la CARRA
Toutes les orientations, les politiques et les directives en gestion des ressources
humaines de la CARRA s’appliquent à l’ensemble de son personnel.
Nous avons joint en annexe divers documents qui présentent les orientations
de la CARRA en matière de gestion des ressources humaines.
Nous avons également joint le Plan de mobilisation du personnel 2013-2015,
qui découle de l’orientation 2 du Plan stratégique 2012-2015 : « Accroître
la mobilisation du personnel pour une approche clientèle renouvelée ».
Les résultats obtenus ont été présentés dans les rapports annuels de gestion
2013 et 2014. Ceux-ci sont disponibles dans notre site Web.
Effectifs
1. Documents permettant d’identifier le nombre de personnes (non pas
des ETC) dans l’effectif de votre organisme (incluant dans des fonds, le
cas échéant) pour chaque région administrative, par statut d’emploi, par
catégorie d’emploi et par sexe, en mars et en juillet de chaque année entre
2009-2010 et 2014-2015. »
Réponse de la CARRA
Nous avons joint un tableau avec les données que vous avez demandées.
Veuillez noter que les effectifs de la CARRA sont concentrés dans une seule
région administrative, soit la Capitale-Nationale. Nous n’avons donc pas répété
l’information pour chaque tableau.
Conformément aux articles 51 et 101 de la Loi sur l’accès, nous vous informons
que vous pouvez faire une demande de révision en vous adressant à la Commission
d’accès à l’information. Ce recours est prévu à la section III du chapitre IV
(articles 135 et suivants). Votre demande doit être présentée dans les trente jours
qui suivent la date de la présente lettre. À cet effet, nous joignons à notre envoi
le document intitulé Avis de recours en révision.
Nous vous prions d’agréer,
, nos salutations distinguées.
Roberto Clocchiatti, avocat
Directeur principal des affaires juridiques,
Responsable de l’accès aux documents
et de la protection des renseignements
personnels
p. j. : 7 documents