Diaporama - Journée Utilisateur SICTIAM 2016

SICTIAM
Opérateur public de services numériques
14h45 à 15h30
Itinéraire le plus rapide
vers la "Full Demat"
et la facturation électronique
Jean-Marie MERCOLINO - Benoît COLINET - Sébastien VANÇON
CHORUS PRO, SESILE, STELA, ARMON-e
2
Fluidifier les
échanges entre les
métiers
Accompagner les
projets
d’innovation
Notre
mission
Organiser la
mutualisation des
moyens et des projets
Accompagner la
transition
numérique
Assurer une
prospective et une
veille permanente
L'Écosystème Démat
Entreprises
Collectivité
Comptable
public
Facturier/
Service
courrier
Factures
"papier"
Factures
électroniques
GED
CHORUS
PORTAIL
PRO
Retours
métier
statuts
Plateforme
SICTIAM
Logiciel
GF
Archivage
ARMON-E
Retours
techniques
ACK
(mail)
E-parapheur
SESILE
Flux
PESV2
TdT
STELA
HELIOS
HELIOS
4
Les étapes à suivre…
1- Organiser le scan des documents papiers résiduels (hors CHORUS PRO)
PDF, OCR, 200 ppp, niveaux de gris
2- Disposer de certificats RGS**
3- Activer le e-parapheur SESILE, le Tdt STELA HELIOS et le manager de flux PAULL
4- Engager la dématérialisation des bulletins de paye et des PJ associées (ArchiveZIP)
5- Se connecter à CHORUS PRO
compléter les fiches structures
désigner un gestionnaire principal par structure
6- Activer l'option PES ASAP dans le logiciel de gestion financière (accord DGFIP requis)
Accompagner le changement en mode projet et rester en alerte sur l'organisation et la circulation de l'information
5
mardi 11 octobre
Présentation
du SICTIAM
2016
Le e-parapheur SESILE
6
mardi 11 octobre
Présentation
du SICTIAM
2016
7
Mardi 5 avril 2016
Présentation
du SICTIAM
Armon-e agrément SIAF
brique d’archivage numérique
Armon-e est un service d’archivage électronique normé et
conforme aux exigences de conservation des Archives de France.
Il gère tous les stades du cycle de vie des documents, de l’archive courante à l’archive définitive.
Armon-e propose toutes les fonctions nécessaires à la mise en place d’une GED au travers
d’une plateforme web sécurisée disponibles 24h/24, 7 jours sur 7.
Les flux d’archivage sont sécurisés et automatisés, la taille des archives transmises est illimitée et
leur conservation assurée sur des systèmes sécurisés par un hébergement de proximité.
Tous les types de documents sont pris en charge : documents textes, photos, vidéos, sons…
mardi 11 octobre
Présentation
du SICTIAM
2016
Le Portail Chorus Pro
♠
♠
♠
♠
♠
♠
♠
9
mardi 11 octobre
Présentation
du SICTIAM
2016
Le Portail Chorus Pro
♠
♠
♠
♠
10
Chorus Pro
A quoi sert Chorus PRO ?
lChorus Pro est un point d'entrée unique et gratuit permettant à toutes les collectivités publiques de recevoir leurs factures en mode dématérialisé.
l
Comment gérer les factures (émises, reçues) ?
lPour fonctionner, le système doit préalablement être paramétré pour chaque structure par un gestionnaire. Les factures peuvent être traitées
manuellement (sur le portail Chorus Pro) et/ou en mode automatisé (directement dans l'application de gestion financière).
l
Les échéances
♣- Octobre 2016 : désigner le gestionnaire principal qui doit paramétrer les fiches structures avant le 16 octobre 2016
♣- Octobre/novembre/décembre 2016 :
lDéfinir les gestionnaires secondaires et les utilisateurs.
lInitier la connexion avec votre logiciel de comptabilité
♣- 01 Janvier 2017 : Transmission des premières factures démat aux collectivités publiques via Chorus Pro
l
ATTENTION ! Le premier à se connecter à Chorus Pro pour une collectivité devient automatiquement le
gestionnaire principal
l
Se connecter à Chorus Pro et gérer son compte utilisateur
Depuis l’écran d’accueil du PIGP, cliquer sur le bouton « Demat. des factures » ou "CHORUS PRO
dans la nouvelle version pour accéder directement au portail :
Paramétrer les fiches structures de la collectivité
Le paramétrage d'une fiche structure est accessible depuis le lien « Activités du gestionnaire » de l'écran d'accueil :
Chorus Pro – Intégration des
factures dans votre comptabilité
E-magnus 2009
Date - Titre de la présentation
Chorus Pro – Intégration des
factures dans votre comptabilité
CIRIL
E-magnus 2009
Salon de l'Innovation Collective Publique
2 juin 2016
24
PES ASAP - Principe
♠ ASAP (Avis des Sommes A Payer) dématérialisés :
Traitement centralisé et automatisé de l’impression, la mise sous pli,
l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la
DGFiP.
♠ Envoi d’un flux PES_PJ ASAP (facture dématérialisée au format XML)
L’ASAP remplace alors la facture.
PES ASAP - Principe
♠ Le flux PES PJ ASAP est transmis simultanément avec les titres. Dès
la prise en charge des titres par la trésorerie, l'édition de l'ASAP par la
filière éditique de la DGFiP et l'envoi au débiteur s'effectuent
automatiquement.
♠ Dès 2017, le PES PJ ASAP sera utilisé "seul" pour dématérialiser les
factures émises par la collectivité vers d'autres collectivités ou
établissements d'état (projet Chorus Pro)
♠ Nécessite de synchroniser la mise en œuvre avec la trésorerie
FAQ
Dès lors qu'il existe un format pivot de facturation en xml, en quoi la facture dans son format d'origine
est-elle nécessaire ?
Le format pivot ne constitue en rien une pièce justificative de la dépense. Il permet seulement d’initier automatiquement la
demande de paiement (le mandat) dans le système d’information de l’entité publique. La facture dans son format d'origine doit
ensuite être envoyée au comptable à l'appui du mandat.
Quelle sera la modalité de traitement d'une facturation émise sur des budgets multiples ?
Une facture sera obligatoirement associée à un budget. L'objectif, à terme, consiste à permettre le rapprochement automatique
entre la commande, la facture et le service fait dans les systèmes d’information des collectivités locales. Pour automatiser, il faut
simplifier les facturations et leur traitement. Les formats internationaux ne supportent pas les engagements multiples.
La plateforme CPP permet-elle d'enregistrer la date réelle de départ du délai global de paiement
(DGP) ?
La date servant comme point de départ du DGP (sous réserve de service fait) sera tracée et consultable dans CPP. Elle pourra varier
selon les modalités d’émission de la facture et elle est liée au statut « mise à disposition du destinataire ». En mode EDI, ce sera la
date de l’acquittement technique émise par le système d'information du destinataire. En mode portail/service, ce sera la date de la
notification par courriel adressée au destinataire de la facture. En cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur, la
date servant de point de départ au DGP sera la date de dépôt de la facture sur CPP + 2 jours.
retrouvez la FAQ complète sur http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique-foire-aux-questions
FAQ
CPP imposera-t-il aux fournisseurs un format unique pour les factures ?
Non : CPP est conçu pour pouvoir accepter les formats habituels de factures. Quel que soit le format, le flux-pivot extrait certaines
données de la facture originale (en-tête et pied de facture). Les éditeurs des applications financières devront intégrer ce formatpivot.
Les collectivités qui n'ont pas commencé la dématérialisation des factures ont-elles intérêt à
mettre en œuvre cette dématérialisation dès maintenant ? L'investissement nécessaire n'est-il pas
superflu dès lors que la solution CPP sera offerte dès 2017 ?
Les collectivités ont intérêt à ne pas attendre 2017 pour dématérialiser leurs factures. En effet, cette démarche leur permettra
de s'accoutumer à une gestion interne de documents dématérialisés. L'investissement requis n'est pas considérable s'il s'agit
de remplacer un photocopieur ancien par un photocopieur moderne qui sert aussi de scanner. L'option d'OCRisation des
documents scannés (« Optical Character Recognition ») est, en revanche, un peu plus coûteuse. L'Etat, qui a un volume de
factures important à traiter, a choisi d'externaliser en partie cette tâche.
Comment les factures récupérées sur CPP seront-elles ensuite adressées par l'ordonnateur au
comptable ? Faudra-t-il continuer à les joindre en pièces justificatives à l'appui du mandat ?
CPP ne changera rien au mode d'envoi des pièces justificatives de l'ordonnateur vers le comptable. Les factures nativement
dématérialisées, une fois intégrées dans le système d'information de l'ordonnateur, seront adressées au comptable dans un
flux PES-PJ, puis stockées par la DGFiP dans un serveur dénommé Atlas.
la FAQ complète sur http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique-foire-aux-questions
Point d'actualité
La Saisine par Voie Électronique
Conformément au Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de
saisir l’administration par voie électronique,
le droit pour tout usager de saisir l’administration, ou pour les administrations de se saisir
entre elles, par voie électronique s’appliquera, à partir du 7 novembre 2016, aux
collectivités territoriales.
Ces dernières devront ainsi permettre l’exercice de ce droit au moyen de dispositifs
électroniques, tels des téléprocédures, des formulaires de contact, ou des adresses de
messagerie électronique.
Manager les données
Garantir la sécurité et l’expertise du SI
Moderniser les métiers
Accompagner les usages
Opérateur public
de services numériques
Aménager le territoire
30