Consulter le compte-rendu

Groupes de Travail pour
la construction de la
Nouvelle Université
Groupe thématique « recette »
Relevé de conclusions du 27 septembre 2016
Présents : Véronique Jacques, Pascal Pain, Didier Kacer, Nathalie Lelias, Félix Kanga,
Frédéric Waltener, Meryem Yalbir, Alain Delaunoy, Agnès Richard, Loubna Mohammad,
Laurence Robin, Camille Pachot, Caroline Sananès.
Rédacteur : Caroline Sananès.
Ordre du jour :
-
Répartition des activités de la sous-fonction « Exécution de la recette » par niveaux
décisionnels.
La priorité pour le groupe thématique (Gth) « recette » est de proposer une répartition des
activités relatives à la sous-fonction « Exécution de la recette » par niveaux décisionnels (universités,
facultés, composantes). Cette répartition constituera le livrable qui sera remis fin octobre au
comité de pilotage stratégique.
La répartition proposée devra respecter l’aspect prioritairement stratégique des missions
allouées à la présidence de la nouvelle université et le rôle souhaité plus opérationnel des facultés.
Pour faciliter la production du livrable par le GT Finances/Comptabilité, trois Gth ont été proposés :
un Gth « budget », un Gth « recette » et un Gth « dépense ». Réuni le 23 septembre dernier, le Gth
« budget » a proposé une répartition des activités relatives aux deux sous-fonctions : « élaboration
du budget » et « modélisation financière du plan de développement des activités », qui fasse
intervenir à la fois le pilotage de l’université et la collaboration et/ou contribution des autres
niveaux décisionnaires (facultés, composantes et infra-composantes). Une telle proposition
constitue un travail préparatoire pour la deuxième phase.
L’organisation de la chaîne de la recette présente des différences significatives entre
l’UPMC et Paris-Sorbonne.
En effet, la séparation des tâches concernant l’exécution de la recette entre l’ordonnateur
et le comptable n’est pas la même dans les deux universités. Si l’ordonnateur liquide toutes les
recettes à l’UPMC, il n’en est pas de même à Paris-Sorbonne. Une grande partie des recettes
(hormis celles qui proviennent des deux écoles internes) est liquidée par l’agence comptable de
Paris-Sorbonne. Nous pouvons donc parler d’un service « facturier recettes » partiel. Pour le Gth
« recette », la mise en œuvre éventuelle d’un service facturier « recettes » au sein de la nouvelle
université, qui semble pertinent dans l’avenir, nécessiterait un travail important de réorganisation
de la fonction financière et ne pourrait être mis en œuvre qu’à moyen terme. Par contre, la mise
en place d’un service facturier « dépenses » à l’instar de ce qui se fait aujourd’hui dans les deux
établissements paraît acté de part et d’autre. En effet, ce type d’organisation facilite le
rattachement de l’ensemble des pièces justificatives aux bons de commande dans le SI et
contribue à une meilleure opérationnalité des services comptables et financiers.
La création d’une direction de la recherche inter-facultaire et d’une direction interfacultaire pour le soutien à la formation continue est souhaitée par le groupe, sous l’angle du
traitement des recettes. Concernant cette dernière, celle-ci serait un « back office » et assurerait
uniquement la liquidation des recettes liées à la formation continue. Une telle organisation
nécessiterait la convergence des outils de suivi de la formation continue pour être efficiente.
Actuellement, la gestion administrative de la formation continue est centralisée à l’UPMC avec un
seul logiciel métier alors qu’à Paris-Sorbonne coexistent des process et des outils différents dans les
quatre « services » de formation continue. L’UPMC s’engage dans un processus de changement
Page 1 sur 2
Groupes de Travail pour
la construction de la
Nouvelle Université
de logiciel métier. F-PERM utilisé jusqu’alors serait remplacé dans un avenir proche par FCAManager. Il est donc nécessaire que les deux établissements réfléchissent ensemble à ce projet. En
plus de ces deux directions inter-facultaires, quatre services financiers coexisteraient : un service
financier au niveau de l’université et un service financier par facultés.
En ce qui concerne la gestion des autres recettes (toutes les recettes autres que la
recherche et la formation continue) deux options sont envisagées. La première consiste en une
gestion inter-facultaire ; la seconde prévoit la mise en place d’un service par faculté. Ces deux
scénarii étant proposés par le Gth « recette », la deuxième option est néanmoins pressentie.
Un dernier sujet requiert une attention vraiment particulière, il s’agit des conventions hors
recherche. Le Gth « recette » envisage la création d’un service ordonnateur, qui coordonnerait
toutes les conventions hors recherche pour améliorer leur suivi et leur traçabilité. En effet,
l’organisation et le fonctionnement actuel des deux universités ne permettent pas une
centralisation des conventions suffisante pour les rendre exhaustives. Le circuit de validation des
conventions reste également à définir.
Points d’approfondissement :
Quelles sont les conditions de mise en œuvre d’un service ordonnateur pour coordonner
les conventions hors recherche et améliorer leur suivi ?
Page 2 sur 2