Voir le cahier des charges du poste d`assistant-e administratif

MUNICIPALITE DE
PORRENTRUY
REF: UEI - 022
Mise en application le : 1/1/2013
Indice de révision : 1
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Description de poste
1.
Indentification
Intitulé de la fonction :
assistant-e administratif-ve urbanisme
Classification de la fonction :
Fonction de référence : 02- employé-e CFC
Classes : 2 à 4
Titulaire :
2.
Service :
UEI Urbanisme Equipement Intendance
Secteur :
urbanisme économie
Occupation :
60 % - 70%
Date de rédaction :
août 2013
Structure des rapports
Responsable direct :
Chef du secteur urbanisme économie
Chef du service UEI
Chef du secteur
urbanisme économie
Assistant-e administratif-ve
urbanisme
3.
Personnel subordonné :
Néant
Suppléant :
assistant-e
administratif-ve
coordonnées et planifiées
Suppléance :
assistant-e administratif-ve (hors missions secteur
urbanisme), instructeur permis foncier, le cas
échéant chef de secteur selon absences
coordonnées et planifiées
selon
absences
Mission générale
- Exécuter les directives qu’il reçoit de son supérieur hiérarchique, collaborer étroitement avec lui
- Assurer la bonne exécution des tâches confiées
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- Entretenir des contacts étroits avec le supérieur hiérarchique et le chef de service
- Entretenir une collaboration inter-services
- Faciliter, améliorer le travail, diffuser l’information nécessaire
4.
Responsabilités et activités principales
4.1 Assurer l’instruction administrative des dossiers de droit des sols (permis de
construire…)
- Réceptionner et informer le public dépositaire d’un dossier de droit des sols
- Réceptionner le public émettant des réclamations, oppositions ou demandant la consultation
d’un dossier de droit des sols
- Réceptionner et informer le public demandeur d’informations et de renseignements fonciers,
appliquer la procédure de traitement en vigueur
- Contribuer au développement de la commune par une conduite diligente des permis de
construire dans le cadre défini par la législation cantonale et communale en matière de
construction et des procédures applicables
- Assurer le traitement administratif des dossiers de permis dans les délais les plus brefs
- Assurer la saisie sous le logiciel de production GESPER
- Proposer les services concernés par le projet à consulter
- Assurer les consultations, tant internes qu’externes, en suivre scrupuleusement les
retours et relancer si nécessaire
- Préparer et soumettre le projet de publication pour affichage public
- Préparer les dossiers à la réunion préparatoire interne et à la commission d’urbanisme
- Préparer, et, selon décision, assister et rédiger le procès verbal des séances de
traitement des oppositions éventuelles
- Rédiger toute correspondance utile
- Participer à la préparation des rapports des Conseils Municipaux
- Préparer les projets décision d’octroi de permis municipaux, préparer en lien avec le
chef de secteur la validation par la Municipalité, dans le strict respect de la règlementation
applicable
- Préparer et mettre en recouvrement les émoluments et taxes applicables, selon les
règlementations en vigueur. Assurer le lien avec le service financier
- Appliquer strictement la réglementation en vigueur
- Participer à la prévention d’infractions à la législation sur les constructions, préparer les arrêts de
chantier
- Participer à la mise à jour des tableaux de bord d’activités du secteur
- Proposer toute mise à jour ou actualisation
- Participer à la gestion administrative de tous dossiers d’urbanisme (plan spécial, plan de
zones…) en lien avec le chef de secteur
4.2 Assurer le travail de secrétariat et classement de l’information du secteur
- Assurer la gestion quotidienne du courrier du secteur
- Saisir, présenter, préparer et archiver tous types de documents (courriers, rapports…).
Assurer les publipostages. Participer à la conception de tableaux de bord et à leur mise à jour
- Assurer les prises de notes, établissement de PV, préparer les ordres du jour de séances,
Commissions notamment
- Respecter les plans de classement et d’archivage papier et informatique, assurer un
classement et un archivage efficace des dossiers traités
- Participer à l’organisation matérielle de certaines réunions
4.3 Assurer l’accueil du public pour le secteur
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public du secteur
- Diriger et prendre note des communications téléphoniques, les transmettre
- Orienter et renseigner le public (renseignements relatifs au cadastre, foncier, terrains à bâtir,
permis…)
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- Etre garant de la cohérence et clarté des éléments transmis et en assurer la confidentialité
- Assurer l’accueil du public du secteur en polyvalence lors des absences des autres agents du
service
4.99 Collaborer dans des commissions, des groupes de travail
Participer aux séances de Commissions et de groupes de travail auxquels le Conseil Municipal
et/ou le chef de service souhaite le déléguer
5.
Droit de signature et compétences financières
Signature individuelle
5.1
Courrier : bordereau d’envoi de pièces, sous signature individuelle et du secteur
Signature collective
Néant
6.
Qualité, environnement et sécurité
-
7.
Intégrer les mesures de sécurité spécifiques à la fonction (évaluation des risques) :
o important travail sur écran
o nécessité d’avoir une certaine résistance au stress (charge de travail importante)
o présence, séances et contrôle sur les chantiers
o porter les équipements de protection individuels mis à disposition par la
Municipalité, en solliciter de nouveaux ou de remplacement si nécessaire
Compétences attendues
Formation de base :
CFC ou maturité professionnelle employé-e de commerce ou diplôme de secrétaire de
direction ou à défaut expérience significative jugée équivalente, tant en secrétariat de
direction qu’accueil du public,
Ou CFC de dessinateur avec expérience et aptitude pour le traitement administratif,
idéalement avec une expérience dans un ou plusieurs domaines en lien avec la
construction et l’urbanisme et/ou en secrétariat
Expérience professionnelle :
Etre idéalement au bénéfice d’une expérience dans le domaine de la construction, de
l’urbanisme et du foncier
Etre doté de connaissances spécifiques en secrétariat et maîtrise des outils bureautiques
Connaissances spécifiques, capacités professionnelles liées à la fonction (capacité à) :
Maîtrise parfaite des outils bureautique : messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel
de présentations. Une connaissance et pratique d’Access (base du progiciel permis)
serait un plus.
Aisance avec les outils informatiques (ex de suivi financier et budgétaire)
Maîtrise des techniques de classement et archivage
Maîtrise de l’orthographe capacités rédactionnelles avérées
Connaissance des rouages institutionnels et de la Municipalité
Droit et normes techniques dans le secteur de compétence
Connaître les procédures liées à l’urbanisme
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Maîtriser la lecture des plans permis de construire et d’exécution
Pratique souhaitée de l’allemand à l’écrit et à l’oral
Compétences relationnelles, aptitudes et qualités personnelles (savoir être) :
Apte à :
Rédiger
Respecter scrupuleusement les procédures mises en place
Rendre un travail soigné
Respecter les délais
A classer et archiver les documents de façon pertinente
A utiliser la prise de note rapide
Planifier les tâches, interventions en autonomie
Travailler en équipe et en coopération avec les autres assistant-e-s
Rendre compte à sa hiérarchie
Gérer les situations difficiles, notamment au niveau de l’accueil
Analyser les documents de permis de construire, cadastraux
S’adapter à des interlocuteurs variés
Qualités personnelles attendues :
Grande capacité d’écoute
Bonne présentation générale
Sens des contacts humains, contact facile
Esprit d’équipe
Soin et application dans la réalisation de son travail, esprit pratique
Très rigoureux et méthodique,
Organisé, apte à suivre fidèlement des procédures
Discrétion et réserve
Aisance relationnelle et rédactionnelle
Autonomie et sens des responsabilités
Diplomatie
Force de proposition
Objectivité et transparence totale dans la gestion des permis de construire
Strict respect du secret professionnel
8.
Exigences
-
9.
Permis de conduire
Spécificités horaires : horaires variables, séances en soirée ponctuelles
Déplacements fréquents sur le territoire de la commune
Contrôle de la fonction
- Respect des délais internes d’instruction,
-…
La notion de contrôle permet de fixer la règle du jeu et de préciser le champ d’application de celui-ci.
Les éléments à contrôler seront précisés lors de l’entretien annuel d’évaluation en fonction des
objectifs fixés et des missions spécifiées.
10.
Signature
Par sa signature, l’employé-e atteste avoir pris connaissance de la présente description de poste.
A Porrentruy, le ___________
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Titulaire
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Chef de service