Code de Conduite – Opérations Européennes - Schweitzer

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Code de Conduite –
Opérations Européennes
Schweitzer-Mauduit International, Inc.
Le présent code de conduite s’applique aux salariés des sociétés suivantes:
Schweitzer-Mauduit Holding
Schweitzer-Mauduit Industries
LTR Industries
Schweitzer-Mauduit France
Papeteries De Mauduit
PDM Industries
Papeteries de Malaucene
Malaucene Industries
Papeteries de Saint Girons
Saint Girons Industries
Ainsi que toute entité juridique qui viendrait à être nouvellement créée.
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Cher Collègue,
Dans le cadre de ses activités internationales, notre Groupe est profondément attaché aux valeurs
essentielles que sont la qualité, le sens du service et le sens de l’équité en affaires, que ce soit à
l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. Elles constituent les fondements sur lesquels reposent nos
relations d’affaires. Sur la base de ces valeurs, nous avons défini des règles regroupées au sein d’un
Code de Conduite que nous devons respecter à tous les niveaux de notre organisation mondiale.
Le Code de Conduite de Schweitzer-Mauduit - Opérations Européennes, décrit dans les pages
qui suivent, explique ce que l’entreprise attend de chacun d’entre nous en termes d’éthique. Il
souligne l’importance que nous attachons, par exemple, à la sécurité et à la prévention des
accidents sur le lieu de travail. Il constitue également un guide précieux quant à nos relations
avec nos collègues, nos clients, nos fournisseurs, nos concurrents et le public en général.
Je vous invite à prendre contact avec votre hiérarchie, la Direction des Ressources Humaines ou
la Direction Juridique pour toute question éventuelle concernant son application.
Il est absolument essentiel que chacun de nous se conforme strictement aux règles définies dans
ce Code de Conduite.
Michel Fievez
Country Manager, France
November 2009
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Sommaire
4
Conduite au Travail
4
Protection des Actifs
5
Informations Confidentielles
4
Utilisation d’informations Confidentielles
4
Accord de Confidentialité
6
Exactitude des Informations et Enregistrements
6
Declarations et Informations Publiques
7
La Conduite de Notre Entreprise
7
Engagement en Matière de Qualité
7
Engagement en Matière de Sécurité
8
Engagement Vis-à-Vis Du Personnel
8
Engagement Vis-à-Vis De La Société Au Sens Large
8
Fausses Déclarations et Malentendus
9
Conformité Aux Lois Antitrust et au Droit de la Concurrence.
9
Informations de Nature Concurentielle
10
Cadeaux et Divertissements
10
Remboursement de Frais
11
Conduite en Dehors de L’entreprise
11
Conflits d’Intérêt
11
Investissements
11
Vie Publique
11
Contributions à des Organisations Politiques
12
Infractions Au Code De Conduite
12
Responsabilité Concernant Le Respect Du Code De Conduite
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Conduite au Travail
Ce chapitre décrit les responsabilités incombant à chacun des salariés en matière de protection des actifs
et des informations confidentielles, et définit la manière d’utiliser ces informations de façon correcte et
honnête, tant en interne qu’en dehors de la Société.
Protection des Actifs
Les actifs de la Société représentent les resources avec lesquelles cette dernière mène ses activités.
Les actifs comprennent des biens corporels, tells que bâtiments, machines et stocks de produits, mais
également toutes les immobilizations incorporelles, telles que les informations et données confidentielles
de la Société, les inventions, les plans de développement et les idées, que celles-ci soient conservées ou
archivées sur papier, sur support informatique ou en tant que connaissances. Les immobilisations
incorporelles sont souvent d’une plus grande valeur que les biens corporels, et ells sont souvent plus
difficiles à protéger contre le vol ou contre une utilisation non-autorisée.
Les actifs de la Société sont des outils lui permettant de mener ses activités et ne sont pas destinés à
une utilisation ou une consommation personnelle. Le fait d’utiliser le personnel ou les équipements de la
Société pour construire ou fabriquer des articles ou des produits à des fins personnelles, d’emprunter les
véhicules de la Société ou loués par la Société pour satisfaire des besoins personnels ou de se servir des
téléphones*, télécopieurs ou ordinateurs** pour des activités sans rapport avec celles de la Société, sont
quelques exemples d’utilisations interdites des biens de la Société.
Chacun des salariés est responsable des actifs places sous son contrôle direct.
Chacun est également tenu de veiller au respect des procédures de sécurité et doit rester vigilant en
toutes circonstances afin de détecter toute situation susceptible d’entraîner des pertes, vols ou utilisations
inappropriées des actifs de la Société. Une attention particulière doit être accordée à l’utilisation des
ordinateurs (portables ou fixes), car elle implique des enjeux de sécurité encore plus importants. Chacun
des ordinateurs doit être protégé par un mot de passe, ainsi l’accès aux fichiers confidentiels enregistrés
sur ces machines est contrôlé par ce moyen.
* L’usage des téléphones portables est toléré pour des communications
strictement personnelles à condition que cet usage soit raisonnable.
** L’utilisation des ordinateurs sur le temps de travail est strictement
réservée à usage professionnel.
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Informations Confidentielles
Dans le cadre de leur travail, un grand nombre de salariés a accès à des informations confidentielles, et
notamment à des plans de développement, des données financières, des brevets, des documents relatifs
au développement de produits et des informations concernant le personnel et les salaires. Font
également partie de la catégorie des informations confidentielles les activités de recherche et
développement et les procédés de fabrication de la Société.
La divulgation d’informations confidentielles à l’extérieur de la Société, en particulier à des concurrents,
est susceptible de causer un prejudice significatif. Par conséquent, ce type d’informations doit être
conservé dans des lieux verrouillés et doit être effacé ou détruit conformément aux directives de la
Société. Par ailleurs, il est essential de faire preuve de la plus grande prudence lors de discussions
portant sur des informations confidentielles, particulièrement lorsque de telles discussions ont lieu dans
des lieux publics, tells que des ascenseurs, des avions et des restaurants, ou encore dans l’entreprise
lorsqu’elles ont lieu en présence de salariés non autorisés à avoir accès à de telles informations. Cette
règle s’applique notamment aux informations se rapportant aux plans de développement ou aux résultats
financiers de la Société. Le fait de permettre à des personnes extérieures non autorisées (soit par la
hiérarchie, soit par la loi) d’avoir accès aux locaux de la Société constitue une violation de la
confidentialité.
Si une personne étrangère à l’entreprise interroge un salarié sur des sujets confidentiels, il ne doit pas
communiquer les informations en question avant d’y avoir été autorisé.
Utilisation d’informations Confidentielles
Chaque salarié est tenu d’utiliser les informations confidentielles en sa possession exclusivement en
rapport avec ses responsabilités. Il est, par exemple, non seulement inapproprié mais aussi illégal
d’acheter ou de vendre des actions Schweitzer-Mauduit, ou toute autre valeur mobilière cotée sur un
marché financier public si l’on dispose d’informations confidentielles importantes, telles que des comptes
de résultats, avant qu’ils n’aient été rendus publics. De même, il est illégal d’acheter ou de vendre des
actions Schweitzer-Mauduit, ou les actions d’une entreprise en cours d’acquisition par SchweitzerMauduit, avant qu’une telle acquisition n’ait été annoncée publiquement.
Ces règles sur le « délit d’initié » concernent chacun des salariés. En outre, ces règles s’appliquent
également aux proches, familles et amis des salaries ayant connaissance de telles informations.
Accord de Confidentialité
Chacun des salariés est lié par un engagement de confidentialité qui couvre les informations
confidentielles, les idées commerciales, les inventions et les activités de développement de l’entreprise.
Celui-ci est exprimé soit au travers du contrat de travail, du règlement intérieur ou du droit en vigueur et
par-là même, s’applique pleinement.
De plus et conformément à la loi, les inventions ou découvertes réalisées en exécution du contrat de
travail appartiennent à la Société.
Enfin, cet engagement de confidentialité prévoit que, même après avoir quitté définitivement l’entreprise,
il est interdit pour un ancien salarié de divulguer ou de faire une utilisation inappropriée de toute
information confidentielle obtenue pendant la période d’emploi au sein de la Société.
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Exactitude des Informations et Enregistrements
La loi impose à la Société de tenir à jour des registres financiers présentant de manière exacte et fidèle
ses activités et ses transactions. Tous les documents justificatifs, y compris les contrats, factures,
vérifications et notes de frais, sont également nécessaires pour refléter fidèlement et de manière exacte
les informations figurant dans ces registres.
Il est interdit de passer de fausses écritures ou des écritures trompeuses sur les registres de la Société,
pour quelque raison que ce soit, et aucun fonds, actif ou compte de la Société ne peut être ouvert, à
quelque fin que ce soit, sans être correctement et proprement enregistré dans les livres ou dossiers de la
Société. Dès que découverte, toute erreur doit être corrigée et les corrections doivent être enregistrées
rapidement. Les documents de comptabilité doivent être établis conformément aux instructions
financières destinées aux sociétés.
L’obligation d’enregistrer correctement les informations, ne s’applique pas uniquement aux fonctions
comptables et financières de la Société. Chacun des salariés est tenu de gérer honnêtement et
fidèlement toutes les informations qu’il est amené à communiquer ou recevoir dans le cadre de ses
activités professionnelles.
Par exemple, les jours et heures de présence, les tests effectués en laboratoire, les rapports de contrôle
environnementaux, les tests d’études de marché, les tableaux financiers et les notes de frais, etc...
doivent être enregistrés avec précision.
Declarations et Informations Publiques
La production d’états financiers à l’attention des actionnaires de la Société et de la « Securities and
Exchange Commission » (équivalent américain de l’Autorité des Marchés Financiers) requiert d’appliquer
le plus haut niveau de prudence et d’honnêteté. Le préjudice causé à la réputation de la Société et à ses
investisseurs en cas de production d’états financiers frauduleux ou trompeurs pourrait être très grave. Le
fait de produire des états financiers volontairement faux peut également exposer les personnes
responsables ou la Société à des sanctions civiles ou pénales. Par conséquent, le fait de produire des
informations financières fausses ou trompeuses dans des états financiers internes ou externes est
formellement interdit.
De la même manière, les rapports déposés par notre maison-mère auprès d’administrations fédérales,
régionales ou locales doivent être complets, exacts et remis dans les délais requis.
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La Conduite de Notre Entreprise
Ce chapitre décrit les engagements de la Société en matière de qualité et de sécurité, vis-à-vis de son
personnel et de la société au sens large et en matière de normes juridiques et déontologiques régissant
les relations d’affaires avec les clients, fournisseurs, concurrents et le personnel.
Engagement En Matière De Qualité
La Société s’engage à fabriquer et vendre des produits et des services de qualité et d’un bon rapport
qualité-prix, et à maintenir en place un système de management de la qualité. En respectant cet
engagement de qualité, la Société cherche continuellement à satisfaire les besoins de l’ensemble de sa
clientèle, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.
Engagement en Matière de Sécurité
La Société est déterminée à fournir en toutes circonstances un environnement de travail sûr où le risque
est maîtrisé. Travailler en sécurité doit être en permanence une priorité absolue chez SchweitzerMauduit. En effet, rien ne saurait être plus important que la sécurité. Aucun objectif de production,
aucune mesure d’économie de temps ou d’argent et aucun avantage concurrentiel ne justifie une
blessure de quelque nature que ce soit. En d’autres termes, l’objectif est qu’il n’y ait pas d’accident du
travail dans l’entreprise. Un tel objectif est certes ambitieux, mais il peut être atteint par la formation
permanente du personnel et sa sensibilisation aux methods SCHWEITZER-MAUDUIT Opérations
Françaises 12 et techniques de travail, et en s’assurant que les environnements de travail satisfont ou
surpassent la réglementation et les normes en vigueur en matière de santé et de sécurité du personnel.
Dans le cadre de cet objectif, tous les salariés sont amenés à participer à des séances de formation sur
la sécurité dans l’entreprise afin qu’ils apprennent à se protéger et à protéger leurs collègues de travail et
les installations et locaux de l’entreprise.
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Engagement Vis-à-Vis Du Personnel
L’engagement vis-à-vis du personnel de la Société consiste à la fois à offrir des salaires cohérents avec
les fonctions exercées et les conventions et accords applicables à la Société et un environnement de
travail satisfaisant, ainsi qu’à lui communiqué régulièrement des informations générales sur l’entreprise.
La Société attache une grande importance à la diversité de son personnel et s’engage à appliquer une
politique d’égalité des chances à l’embauche. Les décisions en matière de recrutement de candidats à
l’embauche, ainsi qu’en matière d’initiatives visant le personnel, notamment dans les domaines de la
formation, des salaires et des promotions, seront systématiquement prises en s’assurant à tout moment
qu’elles n’entraînent aucune forme de discrimination en raison de la race, de la religion, de l’origine
nationale, du sexe, de l’âge, d’un éventuel handicap, du statut éventuel d’ancien combatant ou de tout
autre statut ou condition protégés par le droit applicable.
La Société s’engage par ailleurs à fournir en toutes circonstances à son personnel un cadre de travail
exempt de toute forme de harcèlement ou d’intimidation.
La santé du personnel est importante pour l’avenir de l’entreprise. Nous encourageons chacun de nos
salariés à avoir une bonne hygiène de vie. Le règlement intérieur fixe les règles applicable s’agissant des
visites médicales dans le cadre de la médecine du travail, ainsi que les règles concernant la
consommation d’alcool, de drogue et/ou d’autres substances dans l’enceinte de l’entreprise.
Engagement Vis- à -Vis De La Société Au Sens Large
La Société s’engage à toujours se comporter de manière responsable sur le plan civique au sein des
collectivités dans lesquelles elle est implantée. La Société est notamment déterminée à observer
pleinement l’ensemble des réglementations applicables. Elle cherche également à être proactive en
matière de gestion et traitement des déchets et de l’énergie, et plus généralement d’utilisation durable
des ressources naturelles. Il est attendu de chaque salarié qu’il se comporte de manière civique et
responsable en observant le règlement intérieur de l’entreprise et les réglementations applicables dans le
domaine de la protection de l’environnement.
Fausses Déclarations et Malentendus
L’honnêteté et la fiabilité sont les pierres angulaires de toute relation de confiance à long terme. Faire
preuve de ces deux qualités déclenche souvent des attitudes similaires chez ceux et celles avec lesquels
nous sommes amenés à travailler. Afin de travailler équitablement avec les clients et les fournisseurs, il
est important que chacun fasse tout ce qui est en son pouvoir pour rectifier une erreur évidente de leur
part, que cette erreur soit ou non, favorable.
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Conformité aux Lois Antitrust et au Droit De La Concurrence
La Société s’engage à ne jamais avoir des activités constituant une infraction aux lois antitrust et au droit
de la concurrence en général des pays dans lesquels elle est implantée et où elle exerce son activité.
Lors de contacts avec des concurrents, il est illégal de s’entendre avec eux sur les prix des produits et
des services, sur les conditions de vente, sur les niveaux des stocks, sur d’éventuels plans de
développement ou de marketing ou sur tout autre enjeu de nature confidentielle et stratégique. Si un
concurrent soulève l’un de ces points, même de manière tout à fait informelle, il est impératif d’expliquer
qu’il est contraire aux instructions et pratiques de la Société d’avoir des conversations à ce sujet avec un
concurrent. Tout évènement de cette nature doit être signalé au service juridique.
Informations de Nature Concurentielle
Dans le cadre d’activités courantes, il peut arriver de recueillir des informations concernant d’autres
entreprises, notamment des clients, fournisseurs et concurrents. L’obtention de telles informations est un
phénomène courant et ordinaire dans un système basé sur la concurrence, mais la loi et l’éthique
imposent de ne pas recueillir ces informations par des moyens déplacés, notamment l’espionnage
industriel, l’embauche d’un salarié travaillant chez un concurrent afin d’obtenir des informations
confidentielles ou l’encouragement des salaries de concurrents à communiquer des informations
confidentielles concernant leurs employeurs.
Si un tiers propose de communiquer des informations concernant l’un des concurrents de la Société, il
est nécessaire de demander si ces informations sont de nature confidentielle.
S’il s’agit de documents écrits portant une mention indiquant qu’ils sont secrets ou confidentiels, ceux-ci
doivent être traités comme tels et donc être refusés.
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Cadeuax et Divertissements
Certaines des questions les plus courantes en matière d’éthique portent sur les cadeaux et les
divertissements. Il faut éviter toute situation dans laquelle l’intérêt d’un salarié est incompatible, ou
semble incompatible, avec les intérêts économiques de la Société.
Le terme « cadeaux » recouvre les dons d’argent et de biens tangibles, ainsi que les services ou
réductions sur des achats de biens et de services.
Afin d’éviter tout conflit d’intérêt, aucun cadeau ne peut être accepté s’il peut raisonnablement être
interprété comme visant à indûment influencer la relation d’affaires entre le donateur et l’entreprise ou à
créer une obligation. Tous les cadeaux autres que ceux ayant une valeur symbolique (c’est-à-dire
généralement d’une valeur inférieure à 25 euros) doivent être rendus à leur expéditeur accompagnés
d’un mot d’explication indiquant qu’il est contraire au Code de Conduite de l’entreprise d’accepter de tells
objets.
Les salariés travaillant avec des prestataires et fournisseurs ne sont pas autorisés à participer à des
concours d’incitation à la vente, des jeux ou des promotions dont ils pourraient tirer un benefice
personnel. Un salarié achetant une certaine quantité de fournitures au nom de la Société, ne peut en
aucun cas accepter un cadeau de valeur supérieure à 25 euros.
Aucun salarié ne peut faire un cadeau ayant une valeur autre que symbolique (c’est-à-dire généralement
d’une valeur inférieure à 25 euros), à un quelconque dirigeant ou salarié d’une enterprise cliente ou d’un
fournisseur, si un tel cadeau peut raisonnablement être interprété comme visant à indûment influencer la
relation d’affaires entre le donateur et la Société.
La Société peut être amenée à entretenir des relations avec les gouvernements ou les administrations
gouvernementales, les partis politiques y compris ceux de pays étrangers et leurs dirigeants, les
candidats à des postes politiques et les responsables d’organisations internationales publiques. Il est
interdit d’offrir des objets de valeur à de telles entités ou personnes aux fins d’obtenir ou de conserver un
privilège indu.
Par conséquent, ni la Société, ni aucun des dirigeants et salariés n’ont le droit d’effectuer des paiements
illégaux, que ce soit directement ou indirectement, à un quelconque responsable gouvernemental, salarié
d’un gouvernement ou d’une administration gouvernementale, à un parti politique ou candidat ou
responsable de parti politique ou à un responsible d’une organisation internationale publique, quells qu’ils
soient. De même, tout cadeau au-delà d’une limite raisonnable et nécessaire dans le cadre d’une relation
d’affaires, doit être évité.
Remboursement de Frais
La politique de l’entreprise prévoit que cette dernière remboursera à ses salariés tous frais de
déplacements raisonnables et nécessaires, effectivement encourus, dans le cadre de leurs activités
professionnelles au service de la Société.
Chacun des salariés est tenu de faire preuve de modération en termes de frais et d’éviter de choisir des
hôtels, des moyens de transport et des repas d’affaires particulièrement coûteux. Les directives en
matière de déplacements professionnels, et la charte voyage qui comprennent des informations plus
détaillées à cet égard, doivent être consultées en cas de doute. Les responsables sont chargés de juger
du caractère raisonnable des frais encourus par leurs collaborateurs et de guider ces derniers à ce sujet
si nécessaire.
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En Dehors de l’Enterprise
La Société respecte la vie privée de ses salariés. Ce chapitre énonce les normes éthiques de la Société
dans ce domaine.
Conflits d’Intérêt
La Société demande à ses salariés conformément à la loi, de ne pas travailler pour l’un des concurrents
ou des fournisseurs à un poste de direction ou en tant que salarié, consultant ou membre des
assemblées ou conseil d’administration, s’il est raisonnable de penser que l’intérêt du salarié concerné ou
la relation qu’il entretiendrait avec un tel concurrent ou fournisseur serait incompatible avec les interest de
la Société.
Investissements
Un conflit d’intérêts peut également résulter d’une relation d’affaires entre la Société et l’un de ses
fournisseurs lorsqu’un salarié de la Société a investi auprès d’un tel fournisseur.
La capacité d’un tel salarié à influencer les initiatives de Schweitzer-Mauduit, la taille de l’investissement
en question par rapport à la taille de l’entreprise ou au montant du patrimoine du salarié, et le manqué
d’indépendance, sont un ensemble de facteurs qui pourraient individuellement ou collectivement,
contribuer à déterminer l’existence ou non d’un conflit d’intérêts. Chaque cas de conflit d’intérêts potentiel
est unique et chaque facteur doit être évalué avant d’aboutir à une conclusion définitive. Tout conflit
d’intérêts potentiel doit être signalé aux ressources humaines, qui sera à même de conseiller les salariés
à ce sujet.
Vie Publique
Certains salariés sont susceptibles de participer à des activités civiques. Cependant, si un membre d’une
assemblée ou organisation se trouve confronté à une decision impliquant la Société, il doit se demander
s’il est en mesure d’agir avec indépendance en la matière. Il est nécessaire de s’informer auprès de ladite
organisation dans ce cas.
Contributions à des Organisations Politiques
La Société s’engage à n’effectuer aucune contribution à des partis politiques ou à leurs candidats.
Les salariés de la Société sont parfaitement libres de participer à des activités politiques à titre individuel.
Ils peuvent également verser de l’argent à des organisations politiques à titre personnel et siéger dans
des comités d’action politiques sur une base volontaire. Lorsqu’ils expriment leurs opinions concernant
divers enjeux politiques ou publics lors de réunions d’organisations civiques ou publiques, les salariés
doivent clairement indiquer qu’ils le font uniquement à titre individuel et éviter de faire croire, de quelque
manière que ce soit, qu’ils s’expriment au nom de la Société, sauf s’ils y ont été expressément autorisés.
Les salariés doivent respecter l’obligation légale de réserve et de loyauté qui leur incombe.
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Infractions au Code de Conduite
Toute infraction au Code de Conduite peut entraîner l’application de mesures disciplinaires allant
jusqu’au licenciement ou une action en justice de la part de la Société. Par ailleurs, les infractions au
Code de Conduite susceptibles de constituer également des infractions à la loi, peuvent entraîner des
amendes et d’autres sanctions, conformément à la loi.
Responsabilité Concernant le Respect du Code de Conduite
Chaque salarié est tenu d’observer le Code de Conduite et de signaler toute infraction éventuelle. Toute
question concernant l’interprétation d’une clause du Code de Conduite ainsi que toute infraction doivent
être signalées au responsible hiérarchique, au responsable local des resources humaines ou au service
juridique. Toute infraction signalée par ce biais sera traitée dans la plus parfait confidentialité et fera
l’objet d’un examen en bonne et due forme.
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Code de Conduite –
Opérations Européennes
Schweitzer-Mauduit International, Inc.
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