101 Réunion du Bureau de l`ICSU

17 décembre 2009
101ème Réunion du Bureau de l’ICSU
Secrétariat de l’ICSU
Paris
30 et 31 octobre 2009
DECISIONS
Personnes
présentes :
Secrétariat :
1.
Catherine Bréchignac, Fu Congbin, Bryan Henry, Maurizio
Iaccarino, Dov Jaron, Reiko Kuroda, Yuan T. Lee, Goverdhan
Mehta, Hans Ott, Bruce Overmier, Sergio Pastrana, Kari Raivio, Uri
Shamir, Maurice Tchuente, Abdul Hamid Zakri et Deliang Chen
(membre de plein droit)
Tish Bahmani Fard, Paul Cutler (points 4 et 10 de l’ordre du jour),
Gisbert Glaser (point 8 de l’ordre du jour), Leah Goldfarb (points 4
et 8 de l’ordre du jour), Jacinta Legg, Mustapha Mokrane (point 4
de l’ordre du jour), Howard Moore (points 7 et 9 de l’ordre du jour),
Patricia Ocampo-Thomason (points 4, 5 et 6 de l’ordre du jour) et
Carthage Smith
Allocution de bienvenue et ouverture de la réunion
Tous les Membres du Bureau étaient présents.
2.
Adoption de l’ordre du jour
Certains points ont été traités dans un ordre différent, mais le présent rapport suit celui
de l’ordre du jour tel qu’il a été distribué.
Décision
Adoption de l’ordre du jour.
3.
Décisions de la 100ème Réunion du Bureau et questions à aborder
(non traitées ailleurs)
Les Décisions de la 100ème Réunion du Bureau ont été approuvées par les Membres et
publiées sur le site Internet de l’ICSU début juillet. En dehors du point ci-dessous,
toutes les autres questions soulevées lors de la 100ème Réunion du Bureau ont été
abordées dans l’ordre du jour.
2
3.1
Contributions et vote pondéré
Avant la dernière AG, un groupe restreint composé des Dirigeants, ainsi que des
Membres Ordinaires du Bureau Cynthia Beall, Francis Gudyanga et Bryan Henry, avait
étudié les recommandations du groupe de travail chargé de revoir le système de
contributions de l’ICSU et notamment la question de la pondération du vote.
Le point n’ayant pas été abordé lors de l’AG et une demande ayant été signée par
plusieurs Membres de l’ICSU pour que le Bureau réétudie sa position sur la pondération
du vote, celui-ci a accepté, à l’occasion de sa dernière réunion, de « nommer un groupe
restreint chargé d’étudier la possibilité de pondération du vote pour les Membres
Nationaux et les Unions, composé du Vice-Président aux Relations Extérieures et des
représentants des Unions et Membres Nationaux situés à chaque extrémité de la
fourchette des contributions ». Il a été demandé aux membres du Bureau d’adresser au
Directeur Exécutif des propositions de candidatures pour constituer ce groupe.
Afin d’apporter un point de vue neuf au débat, il a été entendu que les membres du
groupe, nommés par le Bureau, devraient être tous nouveaux, relativement peu
nombreux et représentatifs du point de vue géographique.
Décisions
Approuver les attributions et le calendrier du Groupe ad hoc chargé de la pondération du
vote (voir Annexe 1, en anglais).
Nommer les membres suivants pour le groupe ad hoc chargé de revoir la politique de
pondération du vote : Reiko Kuroda (Vice-Président aux Relations Extérieures, nommé
à la présidence), Hans Rudolf Ott (Trésorier), Joseph O. Malo (Président de l’Académie
kenyane des sciences), Olavi Nevanlinna (Président de la Délégation des académies
finlandaises des sciences), M. Vijayan (Président de l’Académie indienne des sciences),
Ian Dowman (Vice-Président de l’ISPRS), ainsi qu’un délégué pour l’US NAS, un pour
l’IUPAC (John Corish, son Trésorier, a été proposé par l’IUPAC après la réunion) et
un pour l’Amérique latine.
4.
Comité de Planification et d’Examen des Activités Scientifiques (CSPR)
Le CSPR s’est réuni les 14 et 15 septembre à Paris. Huit membres entamaient leur
premier mandat et la réunion s’est ouverte sur les orientations des nouveaux membres.
Outre les points de l’ordre du jour de la présente réunion du Bureau, le lancement du
Programme d’allocation 2010 et la participation de l’ICSU à la conférence Rio+20 ont
été abordés à cette occasion. Le Vice-Président à la Planification et à l’Examen des
Activités Scientifiques a rendu compte au Bureau des délibérations et des décisions du
CSPR à ce sujet.
4.1
Seconde phase du Plan Stratégique 2009-2011
Le CSPR a pris des décisions sur l’Evaluation stratégique du rôle de l’ICSU dans
l’enseignement des sciences, l’Evaluation du rôle de l’ICSU dans les sciences et la
technologie dans les pays en développement (reportée), l’Evaluation du Bureau
3
Régional de l’ICSU pour l’Amérique latine et les Caraïbes, ainsi que l’Evaluation de
DIVERSITAS (reportée). Toutes ces questions sont liées à la mise en œuvre de la
seconde phase triennale du Plan Stratégique 2006-2011.
4.2
Plan Stratégique 2012-2017
La mise au point du prochain Plan Stratégique constituera l’une des principales tâches
du CSPR au cours des dix-huit mois à venir. Il a commencé à en dessiner les contours
en avril 2008 et a rédigé un document destiné à l’Assemblée Générale. Ce document a
permis de lancer une première consultation des Membres de l’ICSU, dont les résultats
ont été minutieusement étudiés par le CSPR en février 2009. L’AG et la consultation
ont toutes deux conclu que bon nombre des priorités existantes devaient être conservées
à l’avenir et que le prochain plan stratégique devait prolonger le plan actuel. Lors de sa
réunion de septembre 2009, le CSPR a affirmé la nécessité de bâtir le nouveau plan sur
le plan actuel et a établi un calendrier pour sa mise au point.
Un certain nombre d’activités stratégiques en cours ou récemment achevées fourniront
des informations utiles à la construction du nouveau plan. De nombreux aspects des
Evaluations des domaines prioritaires et de l’Analyse prévisionnelle ayant été
commandités pendant la mise au point du Plan Stratégique actuel demeurent en outre
d’actualité pour le nouveau plan. Une analyse prévisionnelle par scénarios devrait être
utile pour la conception du prochain plan, mais également pour celle, à plus long terme,
de l’orientation de l’ICSU.
4.3
Analyse prévisionnelle
Lors de sa 17ème réunion, le CSPR avait décidé que le Plan Stratégique devrait de
nouveau être bâti selon une analyse prévisionnelle. La méthodologie par scénarios a été
jugée digne d’un examen plus approfondi. Lors de sa 18ème réunion, le CSPR a constitué
une Equipe chargée des prévisions pour étudier les possibilités d’une analyse par
scénarios, mettre au point un plan détaillé et aider le CSPR ainsi que le Secrétariat à le
mettre en œuvre. Les premiers éléments de ce plan ont été présentés au Bureau.
Décision
Prendre note du rapport de la 18ème réunion du CSPR.
Prendre note des avancées de la mise en œuvre du Plan Stratégique 2006-2011.
Entériner le processus de planification du Plan Stratégique 2012-2017.
Prendre note du plan du CSPR pour la mise en œuvre de l’Analyse prévisionnelle de
l’ICSU.
5.
Comités Régionaux
5.1
Rapports des réunions
Comité Régional pour l’Afrique
Ainsi qu’il avait été annoncé lors de la 100ème Réunion du Bureau, la 9ème réunion du
Comité Régional de l’ICSU pour l’Afrique (RCA) s’est tenue à Buea, au Cameroun, les
30 et 31 mars. Le compte rendu définitif de cette réunion a été adressé au Bureau. Les
participants ayant préconisé la présence des membres du RCA lors de la visite du Panel
d’évaluation du Bureau Régional, il a été décidé que la 10ème réunion du Comité
4
Régional coïncide avec cette visite. En juin, le Directeur Régional a toutefois précisé au
RCA qu’il s’agirait d’une réunion extraordinaire, sans aucun ordre du jour ni document
de travail. La réunion extraordinaire s’est tenue du 19 au 22 août. Les 20 et 21, le RCA
a en outre rencontré deux fois le Panel d’évaluation. Au cours de sa réunion
extraordinaire, il a décidé de poursuivre certaines activités courantes et le compte rendu
de la réunion, reçu mardi 27 octobre, a été adressé au Bureau. Le RCA a entériné la
nomination de son nouveau président et l’a soumise à l’approbation du Bureau. La
question de la composition du RCA devant être abordée au point 6 de l’ordre du jour
(« Evaluation du Bureau Régional pour l’Afrique »), le Bureau de l’ICSU a décidé de
reporter toutes les décisions à son égard.
Comité Régional pour l’Asie-Pacifique
La 7ème réunion du Comité Régional de l’ICSU pour l’Asie-Pacifique s’est tenue à
Kuala Lumpur, en Malaisie, les 8 et 9 avril. Bruce McKellar (Australie) a été élu à cette
occasion à la présidence du Comité Régional. Ce dernier a également décidé que la
Troisième Consultation Régionale se tiendrait à Penang, en Malaisie, les 13 et 14
octobre 2009 et que sa 8ème réunion aurait lieu les 25 et 26 novembre 2009 à Hayama,
au Japon.
Le Bureau a été informé de la réussite de la Troisième Consultation Régionale, qui s’est
tenue au Centre for Global Sustainability Studies (CGSS) de l’Universiti Sains
Malaysia, sous les auspices de A.H. Zakri, dont contribution à l’événement a été saluée.
La consultation visait à rassembler les membres de l’ICSU afin d’évaluer les avancées
du Bureau Régional, planifier ses activités futures, étudier la manière dont les activités
régionales peuvent être intégrées à celles de l’ICSU ou coordonnées avec elles et
chercher comment nouer des partenariats dans la région. Lancée par le Vice-Ministre
malais des Sciences, de la Technologie et de l’Innovation, elle a rassemblé plusieurs
membres de l’ICSU (Membres Scientifiques Nationaux, Unions Scientifiques, Organes
Interdisciplinaires, Initiatives Conjointes et Membres Associés), ainsi que des
organisations de la région. Les Directeurs du Bureau Régional pour l’Afrique et de celui
pour l’Amérique latine et les Caraïbes, qui avaient été invités, étaient également
présents.
Comité Régional pour l’Amérique latine et les Caraïbes
La 7ème réunion du Comité Régional de l’ICSU pour l’Amérique latine et les Caraïbes
s’est tenue au Panama les 10 et 11 septembre. Elle a été officiellement ouverte par
Mahabir Gupta (qui l’a présidée en raison du désistement de dernière minute du
Président du Comité), Betty Ann de Catsambanis, la Vice-Rectrice de la recherche et
des études supérieures de l’université du Panama, et Deliang Chen (qui était invité).
Le Comité a été informé des avancées de la mise en œuvre de certaines propositions
dans les domaines scientifiques prioritaires choisis. Le Directeur Régional et le
Président Régional se sont entretenus avec la Banque interaméricaine de développement
(BID) et l’Organisation des Etats américains (OEA), toutes deux prêtes à soutenir
certaines initiatives du Bureau Régional, qui requièrent parfois la participation active du
Secrétariat, puisque seul l’ICSU possède un statut juridique. L’ICSU et l’OEA devraient
signer un accord cadre, puis un protocole d’accord visant à mettre en œuvre une
collaboration précise. La proposition de créer un Réseau interaméricain de recherche sur
les énergies durables est ainsi en cours de négociation. Le Comité a été informé des
avancées des activités mondiales de l’ICSU : étude prospective, mise au point du
5
prochain Plan Stratégique (étude prévisionnelle comprise) et évaluation de
l’enseignement. Le Comité Régional a admis l’importance pour les Bureaux Régionaux
d’être pleinement impliqués dans les activités mondiales, notamment dans la mise au
point du prochain Plan Stratégique. La mission définitive de l’évaluation du Bureau
Régional pour l’Amérique latine et les Caraïbes a été discutée et approuvée par le
Comité Régional.
5.2
Composition des comités
Comité Régional pour l’Amérique latine et les Caraïbes
Quatre membres du Comité (José Antonio de la Peña, Sandra Diaz, Mahabir Gupta et
Elena Vigil) achevaient leur mandat à la fin de l’année. Un autre membre (Juan Asenjo)
ayant en outre été nommé au CSPR, il y avait donc cinq sièges à pourvoir au total. Lors
de sa 7ème réunion, le Comité a étudié les candidatures et il a proposé au Bureau de
renouveler le mandat de José Antonio de la Peña, Mahabir Gupta et Elena Vigil à partir
de janvier 2010, jusqu’en décembre 2012. La nomination de Patricio Felmer et Arturo J.
Martinez a également été proposée pour la même mandature.
L’intérêt d’avoir le Directeur Exécutif de l’ICSU comme représentant officiel de plein
droit au Comité Régional pour l’Amérique latine et les Caraïbes (et des autres Comités
Régionaux) avait été souligné lors des précédents débats au sein du Comité.
Actuellement, une Responsable des activités scientifiques de l’ICSU (Patricia Ocampo
Thomason) est la représentante de plein droit et le Directeur Exécutif participe parfois
aux réunions au titre d’observateur (voir la discussion de la précédente réunion du
Bureau). Afin de renforcer le lien entre les Comités Régionaux et le Secrétariat, à Paris,
il a été proposé que le Directeur Exécutif devienne le représentant de plein droit officiel
de l’ICSU. Le-la Responsable des activités scientifiques désigné-e assistera toujours aux
réunions du Comité Régional et sera le-la représentant-e de plein droit en l’absence du
Directeur Exécutif.
Décisions
Prendre note des réunions des Comités Régionaux et de leurs avancées.
Prendre note de la Troisième Consultation Régionale de l’ICSU pour l’Asie-Pacifique.
Prendre note de la nomination de Bruce McKellar à la présidence du Comité Régional
pour l’Asie-Pacifique pour 2009-2011.
Prolonger jusqu’en décembre 2012 le mandat de José Antonio de la Peña, Mahabir
Gupta et Elena Vigil.
Nommer Patricio Felmer et Arturo J. Martinez au Comité Régional pour l’Amérique
latine et les Caraïbes, pour un mandat allant de janvier 2010 à décembre 2012.
Accepter que le Directeur Exécutif soit nommé représentant de plein droit de l’ICSU
dans tous les Comités Régionaux et qu’en son absence, son siège puisse être occupé par
le-la Responsable des activités scientifiques désigné-e ou un autre membre du
Secrétariat.
6.
Evaluation du Bureau Régional pour l’Afrique
Le Panel d’évaluation s’est réuni pour la première fois à Paris les 29 et 30 juin 2009,
avant de se déplacer à Pretoria (Afrique du Sud) pour une visite sur place du 20 au 22
août. Son projet de rapport et ses recommandations ont été présentés par Indira Nath, la
Présidente du Panel d’évaluation, lors de la 18ème réunion du CSPR.
6
Le CSPR a abordé tous les points du rapport, parmi lesquels la proposition de séparer
les fonctions de gestion et de conseil en stratégie, ainsi que le rôle du Protocole d’accord
pour indiquer clairement au Bureau Régional les attentes et les étapes importantes. La
nécessité d’une perspective nette et d’une nouvelle impulsion à la tête du Bureau
Régional au cours de sa prochaine phase de développement a été soulignée. La
poursuite du soutien de la NRF a été saluée. Globalement, le CSPR a rappelé qu’il était
important pour l’ICSU que la mise en œuvre du modèle des Bureaux Régionaux soit
concluante. Il a fortement appuyé les recommandations du Panel d’évaluation et
conseillé au Bureau d’y donner suite dans les plus brefs délais. Il a également demandé
la publication du rapport de l’Evaluation du Bureau Régional.
Après la réunion du CSPR, le rapport a été adressé au Président de la NRF, au Directeur
Régional et au Président du Comité Régional, uniquement pour vérification des faits,
avant que le Panel ne le finalise et n’en soumette la version définitive au Bureau. Le
Panel a estimé qu’aucune correction n’était nécessaire.
Le Vice-Président à la Planification et à l’Examen des Activités Scientifiques a présenté
le rapport au Bureau. Toutes les recommandations, ainsi que les réactions du Directeur
Régional sur divers points, ont été minutieusement étudiées.
Décisions
Compte tenu du rapport d’évaluation du Bureau Régional pour l’Afrique soumis au CSPR,
de son approbation par la NRF, des remarques du Directeur Régional quant à ce rapport et
du courrier du Panel d’évaluation en réponse à ces remarques, le Bureau prend les décisions
suivantes :
Remercier la NRF et le DST pour leur généreux et constant soutien au Bureau Régional de
l’ICSU.
Informer la NRF que l’ICSU recommande fortement le maintien de son Bureau Régional
pour l’Afrique dans ses locaux actuels.
Suggérer à la NRF d’organiser le recrutement d’un nouveau Directeur dès que possible,
compte tenu des recommandations du Panel d’évaluation du Bureau Régional pour
l’Afrique et du fait que le contrat du Directeur actuel expire le 30 avril 2010.
Remercier les membres du Comité Régional pour l’Afrique et accepter qu’aucune réunion
n’ait lieu tant que les implications des recommandations du Panel d’évaluation quant à la
structure du comité n’ont pas été étudiées par le Bureau.
Accepter que le Directeur Exécutif rencontre le Président de la NRF pour définir d’un
commun accord les procédures de transition du Bureau Régional vers une nouvelle
impulsion à sa tête et de mise au point d’un nouveau Protocole d’accord.
Remercier pour son travail le Panel d’évaluation du Bureau Régional pour l’Afrique.
Mettre le rapport d’évaluation définitif à la disposition des Membres de l’ICSU.
7.
Recherche intégrée sur les risques de catastrophes naturelles (IRDR)
7.1
Comité Scientifique de l’IRDR
L’un des membres du Comité Scientifique de l’IRDR, William Hooke, de l’American
Meteorological Society, a dû quitter ses fonctions faute de temps suffisant pour pouvoir
honorer tous ses engagements. Le Président du Comité a proposé qu’il soit remplacé par
7
Susan Cutter, qui enseigne la géographie à l’université de Caroline du Sud et dirige
l’Institut de recherche sur les risques et la vulnérabilité de cette même université. Un
bref curriculum vitae de Susan Cutter a été fourni.
7.2
Siège du Bureau International de l’IRDR
Lors de sa 100ème réunion, le Bureau avait examiné l’offre de trois Membres
Scientifiques Nationaux qui proposaient d’accueillir et de financer le Bureau
International de l’IRDR. Il avait décidé d’inviter le Directeur Exécutif à organiser, sur
consultation du CISS, la visite de deux institutions candidates (à Pékin et à Taipei), afin
de faire une proposition aux organes directeurs de ces Membres.
Le compte rendu de la visite à Pékin, du 3 au 5 août 2009, et à Taipei, du 5 au 7 août,
ainsi que les recommandations sur le lieu d’accueil du Bureau International, ont été
présentés au Bureau.
Décisions
Nommer Susan Cutter au Comité Scientifique de l’IRDR pour un mandat de deux ans,
renouvelable trois ans, sous réserve de l’accord du CISS et de l’UN-ISDR, qui
soutiennent tous deux l’IRDR.
Installer le Bureau International de l’IRDR au CEODE (Center for Earth Observation
and Digital Earth) de Pékin, sous réserve de l’accord du CISS et de l’UN-ISDR, et
inviter le Secrétariat à lancer le recrutement de son directeur, au niveau international.
Inviter le Secrétariat à négocier avec l’Académie des sciences de Taipei, sous réserve de
l’accord du CISS et de l’UN-ISDR, la possibilité d’établir, dans un avenir proche, un
centre chargé d’une partie définie du programme de l’IRDR, dans le cadre d’un projet
de centres en réseau.
8.
Activités liées à l’environnement
8.1
Etude prospective
Cette étude vise à « encourager la communauté scientifique à étudier les possibilités et à
proposer des mesures pour mettre en œuvre une stratégie holistique de la recherche sur
les systèmes terrestres ». Une telle stratégie devrait à la fois susciter l’innovation
scientifique et répondre aux besoins en matière décisionnelle. Elle est présentée sur le
site Internet de l’ICSU (en anglais) et décrite plus en détail dans le Earth system
visioning process paper (en anglais).
En octobre 2008, l’Assemblée Générale de l’ICSU a pris quant à cette étude un certain
nombre de décisions, dont la principale consistait à « Prendre note que le Comité de
Planification et d’Examen des Activités Scientifiques prévoit d’organiser une
consultation, accompagnée d’une réunion de haut niveau, avec les partenaires
concernés, afin de définir les différents types de cadres possibles pour la recherche sur
les changements environnementaux mondiaux et d’étudier leur pertinence du point de
vue décisionnel ».
8
Le CSPR a défini une procédure en trois étapes, résumée ci-dessous :



Etape 1 - Prospective scientifique : quelles sont les premières priorités dans la
recherche sur le système terrestre ?
Etape 2 - Cadre institutionnel : quelle structure institutionnelle pour la stratégie
de recherche sur le système terrestre définie à l’étape 1 ?
Etape 3 - Transition entre les structures actuelles et les nouvelles
Pour l’étape 1, une consultation (site en anglais) posait la question suivante : « Quel est
le problème le plus important pour la recherche sur le système terrestre et devant être
résolu dans les dix ans à venir ? ». La consultation a été menée du 15 juillet au 1er
septembre 2009. Plus d’un millier de personnes se sont connectées sur le site Internet.
Cette toute première consultation internationale consacrée à la recherche sur le système
terrestre a permis de rassembler de nombreuses informations.
Celles-ci ont été étudiées par une cinquantaine de personnes qui se sont réunies fin
septembre sur le thème des études prospectives sur le système terrestre, sous la
présidence de Walt Reid. Les participants ont dressé la liste des sujets de recherche
pouvant profiter à la société et servir de fondement à la stratégie de recherche sur le
système terrestre.
Pour l’étape 2, la réunion « de haut niveau » préconisée dans les décisions de l’AG est
prévue en mai 2010. A l’étape 3, les moyens de mettre en œuvre la transition entre les
structures actuelles et le nouveau cadre institutionnel devraient être définis.
Un groupe de travail (composée de K. Raivio, W. Reid, J. Rockstrom, J. Schellnhuber et
A. Whyte, K. Mokhele ayant quitté le groupe selon le principe de rotation) supervise
l’étude prospective entre les réunions du CSPR.
La communication joue à cet égard un rôle essentiel. Outre les informations fournies par
le site Internet, deux articles très médiatisés ont été publiés (en anglais) dans Science et
sur SciDev.Net, des exposés ont été présentés aux programmes et à l’ESSP (Partenariat
des Sciences du Système Terrestre), des mailings ont été adressés aux organisations de
l’ICSU, à celles qui le financent et à ses partenaires. L’ICSU a reçu plusieurs courriers
qui aideront à planifier l’étape 2. Une consultation sera organisée et la contribution de la
communauté au sens large sera sollicitée à chaque étape. Une adresse électronique
([email protected] ) a été créée pour recueillir les suggestions.
Malgré quelques inquiétudes, la communauté scientifique a adhéré à l’étude prospective
et notamment à la consultation sur Internet. Cela va au-delà des Membres de l’ICSU et
inclut des scientifiques de terrain et même d’autres acteurs de la société. Il faut espérer
que l’élan donné par l’étape 1 et que les intentions des soutiens financiers stimuleront
les étapes les suivantes.
L’étude prospective du système terrestre a favorisé la visibilité de l’ICSU. L’étape 1 a
nécessité d’importantes ressources. La communauté scientifique a exprimé des attentes
quant à la substance, la transparence et le processus de consultation. Une réflexion sur le
niveau d’engagement et de ressources pour les prochaines étapes s’impose.
9
Décisions
Prendre note des avancées de l’étude prospective, notamment la réunion prévue
conformément aux décisions de l’AG (étape 2) en mai ou juin 2010, et du fait que la
dernière étape doit se situer avant fin 2010.
Prendre note de l’importance des sciences fondamentales pour la recherche
interdisciplinaire.
8 .2
Nomination aux Comités Scientifiques
8.2.1
DIVERSITAS
DIVERSITAS devait renouveler le mandat de l’un de ses membres et en nommer au
moins deux nouveaux pour remplacer les trois personnes quittant son Comité
Scientifique selon le principe de rotation.
Décisions
Renouveler le mandat de M. Lonsdale du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2012.
Nommer H. Matsuda et B. Turner au Comité Scientifique de DIVERSITAS pour un
mandat allant du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2012.
Prendre note de la nécessité de consulter l’UNESCO, l’IUBS et le SCOPE.
8.2.2
Partenariat des sciences du système terrestre (ESSP)
L’ICSU devait nommer quatre membres du Comité Scientifique de l’ESSP,
conformément à la Constitution de ce dernier. La vingtaine d’autres sièges est attribuée
de plein droit (ces sièges sont occupés en priorité par des représentants des programmes
sur les changements environnementaux mondiaux et des projets conjoints de l’ESSP).
L’ESSP devait renouveler le mandat de deux membres et en nommer deux nouveaux
pour pourvoir aux deux sièges vacants de son Comité Scientifique.
Le fait que l’ICSU ne finance pas officiellement l’ESSP a été souligné. La décision
d’attribuer ou non à celui-ci le statut d’Organe Interdisciplinaire avait été reportée lors
de l’Assemblée Générale de 2008 jusqu’aux résultats de l’étude prospective du système
terrestre.
Décisions
Renouveler le mandat de R. Leeman et de J. Melillo du 1er janvier 2010 au 31 décembre
2012.
Nommer M. Leach et X. Peng au Comité Scientifique de l’ESSP pour un mandat allant
du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2012.
8.2.3
Programme international géosphère-biosphère (IGBP)
L’IGBP devait renouveler le mandat de deux membres et en nommer deux nouveaux
pour remplacer deux personnes quittant le Comité Scientifique selon le principe de
rotation.
10
Décisions
Renouveler le mandat de M. Bustamante et de D. Qin du 1er janvier 2010 au 31
décembre 2012.
Nommer R. Bradley et J. Palutikof au Comité Scientifique de l’IGBP pour un mandat
allant du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2012.
8.2.4
Programme International des Dimensions Humaines (IHDP)
L’IHDP devait remplacer cinq de ses membres, démissionnaires ou quittant le Comité
Scientifique selon le principe de rotation.
Décisions
Nommer X. Bai, C. Carraro, J. Dryzek, H. Gutscher et S. Moser au Comité Scientifique
de l’IHDP à partir du 1er janvier 2010 et jusqu’au 31 décembre 2012.
Prendre note de la nécessité de consulter l’UNU et le CISS.
8.2.5
Système d’observation du climat mondial (GCOS)
John Zillman, le président du Comité de pilotage du GCOS, devait achever son second
mandat de deux ans le 31 décembre 2009. Dans un courrier daté du 21 septembre,
Michel Jarraud, le Directeur exécutif de l’OMM, avait proposé de nommer à sa place le
président du Panel d’observation atmosphérique pour le climat (AOPC) du GCOS,
Adrian Simmons (Royaume-Uni, ECMWF), pour deux ans. En tant que président de
l’AOPC, Adrian Simmons était membre de plein droit du Comité de pilotage du GCOS
depuis quatre ans. Dans son courrier, Michel Jarraud ajoutait qu’après une discussion
informelle entre John Zillman, le Directeur du Secrétariat du GCOS, et plusieurs
membres du Comité de pilotage, il estimait que Adrian Simmons « s’est révélé le
candidat le plus approprié, puisqu’il remplit deux conditions essentielles : entretenir des
liens ténus avec le GCOS et posséder une solide expérience dans la recherche ou le
fonctionnement des systèmes d’observation ».
Décision
Nommer A. Simmons à la présidence du Comité de pilotage du GCOS pour la période
allant du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2011.
9.
Demandes d’adhésion
9.1
Associé Scientifique International
Seule l’Union internationale de spéléologie (UIS) a déposé sa candidature. Les
paragraphes 9.2 b) et c) du Règlement intérieur de l’ICSU stipulent :
« Le Secrétariat transmet la demande d’adhésion aux membres du Bureau, qui
décident s’il est opportun ou non de demander au Secrétariat de l’ICSU de
vérifier si la demande est appuyée par au moins neuf Membres, dont au moins
trois Unions Scientifiques et trois Membres Scientifiques Nationaux, sur demande
adressée à tous les Membres de l’ICSU. L’appui aux demandes d’adhésion doit
indiquer clairement que l’accès au statut d’Associé de l’organisation concernée
11
contribuera aux activités scientifiques de l’ICSU. Le Bureau décide alors
d’accéder ou non à la demande, ou de la recommander ou non à l’Assemblée
Générale, en fonction des motifs avancés pour l’appuyer.
En l’absence d’objection à la demande et lorsque les justifications nécessaires
pour l’appuyer ont été reçues, le Bureau est autorisé à admettre le nouvel Associé
avec effet immédiat. »
Une discussion s’est engagée pour déterminer si les aspects scientifiques de la
spéléologie n’étaient pas déjà couverts par l’IUGS. Mais faute de politique claire sur les
Associés, il a été conclu qu’il n’y avait aucune raison de ne pas solliciter l’avis des
Membres.
Décision
Demander au Secrétariat de vérifier s’il existe un soutien suffisant des Membres à
l’adhésion de l’UIS et, dans l’affirmative et en l’absence d’objection, l’admettre comme
Associé Scientifique International.
9.2
Membre National
Lors de sa 100ème Réunion, le Bureau avait étudié la demande d’adhésion au titre de
Membre National de l’Académie des sciences et des arts de la République Srpska. Il
avait décidé de faire des recherches sur le statut des deux académies des sciences de la
République de Bosnie-Herzégovine et sur le territoire qu’elles couvrent, puis de
réexaminer la demande de celle de la République de Srpska lors d’une prochaine
réunion.
La demande de l’Académie des sciences et des arts de la République Srpska, ses statuts
et la déclaration de conformité signée ont été soumis au Bureau.
Après avoir reçu des explications du Secrétariat sur le statut des deux académies des
sciences de la République de Bosnie-Herzégovine et sur le territoire qu’elles couvrent,
le Bureau a décidé que celle de la République Srpska répondait aux critères des
paragraphes 8 des Statuts et 8.3 du Règlement intérieur de l’ICSU relatifs aux membres
Nationaux, à savoir :
« On entend par Membre Scientifique National une académie scientifique, un
conseil de recherche, une institution scientifique ou un groupement de ces
institutions. Les institutions qui représentent effectivement le champ des activités
scientifiques dans un territoire donné peuvent être acceptées comme Membres
Scientifiques Nationaux, sous réserve qu’elles puissent recevoir une appellation
évitant tout malentendu eu égard au territoire représenté et qu’elles existent
sous une forme ou une autre depuis au moins quatre ans. »
Décision
Admettre l’Académie des sciences et des arts de la République Srpska au titre de
Membre National de l’ICSU.
12
9.3
Associé National
L’Académie slovène des sciences et des arts (SASA) a exprimé son souhait de
participer activement aux travaux de l’ICSU, en indiquant toutefois qu’en raison de sa
situation financière actuelle délicate, son conseil d’administration avait décidé de
demander dans un premier temps le statut de Membre National Associé de l’ICSU. Un
exemplaire de la demande d’adhésion, les statuts de l’Académie, une déclaration de
conformité signée et le document intitulé Law on the Slovenian Academy of Sciences
and Arts, daté du 20 juillet 1994, ont été examinés par le Bureau.
Décision
Admettre l’Académie slovène des sciences et des arts au titre d’Associé Scientifique
National de l’ICSU.
10.
Réunion des Unions en 2010
Les Unions Scientifiques Internationales se réunissent à mi-chemin entre deux
Assemblées Générales de l’ICSU. La prochaine réunion est prévue pour les 7 et 8 avril
2010 à l’Institut Pasteur de Paris, juste avant celle du Bureau. Elle sera coprésidée par
les quatre Membres Ordinaires du Bureau élus parmi les Unions et bénéficiera de
l’appui du Secrétariat de l’ICSU. Le Bureau a étudié les sujets pouvant être abordés à
cette occasion et l’éventuelle participation des Directeurs des Bureaux Régionaux de
l’ICSU à la réunion.
Décisions
Remercier l’Institut Pasteur d’avoir proposé d’accueillir la réunion des Unions.
Inviter les Directeurs Régionaux à la réunion des Unions.
Diffuser l’ordre du jour provisoire de la réunion des Unions.
11.
Comité sur la Liberté et la Responsabilité de la Conduite des Recherches
Scientifiques (CFRS)
Le Bureau a reçu le rapport de la 6ème réunion du CFRS, qui s’est tenue à Paris les 18 et
19 mai. Plusieurs questions l’intéressaient en particulier.
Ressources (points 4 et 5 du rapport)
Lors de la 99ème réunion du Bureau, à Maputo, certaines personnes avaient exprimé leur
inquiétude quant à l’ambition du plan de travail du CFRS compte tenu des ressources
disponibles dans le budget de l’ICSU. Le Secrétariat avait été chargé de contacter tous
les Membres afin de trouver un lieu pour accueillir le secrétariat du CFRS et une aide
pour les ateliers. Plusieurs d’entre eux avaient répondu favorablement pour les ateliers,
mais personne n’avait proposé d’accueillir le secrétariat. La Suisse avait par la suite
exprimé son souhait de financier ce dernier.
Le Trésorier a annoncé au Bureau que l’Académie suisse des sciences naturelles avait
récemment réaffirmé sa volonté d’aider le secrétariat du CFRS, en finançant notamment
un poste à mi-temps.
13
Principe d’universalité (point 6 du rapport)
Le comité a entamé ses travaux de révision du paragraphe 5 des Statuts relatif au
Principe d’universalité, afin qu’il décrive plus explicitement la responsabilité des
scientifiques. Le nouveau texte sera soumis au Bureau en avril 2010.
Prises de position (point 3.5 du rapport)
Le CFRS a publié à ce jour trois prises de position sur les sujets suivants : pratiques et
statistiques de publication (juillet 2008), promotion de l’intégrité des sciences
(septembre 2008) et conflit israélo-palestinien (octobre 2008). Ces trois textes ont été
diffusés parmi les Membres de l’ICSU en tant que prises de position du CFRS et sont
disponibles (en anglais) sur le site Internet à la page « Members and Bodies
Statements ». A ce jour, ils ne sont pas officiellement considérés comme des prises de
position de l’ICSU. Estimant qu’ils sont importants, le CFRS a donc demandé qu’ils
soient approuvés par le Bureau et présentés aux Membres lors de l’Assemblée Générale.
Il s’agit également par cette démarche de sensibiliser sur le contenu de ces prises de
position.
Le CFRS rédige actuellement une nouvelle prise de position sur les sciences et les droits
humains, qui sera également soumise à l’approbation du Bureau.
Lors des débats, certains participants ont exprimé leur inquiétude quant aux diverses
déclarations et au rôle respectif du Bureau et du CFRS dans les prises de position de
l’ICSU.
Le Bureau a incité le CFRS à poursuivre l’examen de ses déclarations, afin de vérifier
que leur teneur soit explicitement liée à la liberté et à la responsabilité de la conduite des
recherches scientifiques.
Décisions
Accepter l’offre généreuse de l’Académie suisse des sciences naturelles qui propose
d’accueillir le secrétariat du CFRS.
Saluer les travaux considérables réalisés par le CFRS.
Prendre note des prises de position publiées par le CFRS.
Inviter le Président du CFRS à la prochaine réunion du Bureau pour discuter avec lui du
rôle et du mandat du Comité.
12.
Finances
12.1
Brève présentation de la situation financière de l’ICSU
Le Trésorier a brièvement présenté la situation financière de l’ICSU.
12.2
Rapport du Comité des Finances
Le Président du Comité des Finances a présenté oralement le compte rendu de la
réunion qui s’était tenue juste avant celle du Bureau. Les deux principaux points de
l’ordre du jour étaient la réserve statutaire (résultats et investissements futurs) et le
budget 2010.
14
12.3
Budgets 2010 à 2012 révisés
Le budget 2010 a été révisé par rapport au budget prévisionnel qui avait été présenté à
l’Assemblée Générale en 2008, pour prendre en compte des décisions prises sur
diverses activités lors de la dernière réunion du CSPR. A la demande du Bureau, de
nouveaux budgets provisionnels ont également été présentés pour 2011 et 2012.
Un déficit d’environ 70 000 euros a été prévu pour 2010, mais le budget demeure
équilibré sur la période 2009-2012.
Décisions
Prendre note du rapport du Comité des Finances et de la proposition d’adopter une
politique d’investissement moins risquée.
Approuver le budget 2010 (voir Annexe 2, en anglais).
Prendre note des budgets prévisionnels 2011 et 2012 (voir Annexe 3, en anglais)
13.
Prise de décision entre les réunions et procédures du Bureau
En principe, toutes les questions importantes, notamment les activités qui n’ont pas été
prévues, sont débattues lors des réunions du Bureau si une décision doit être prise. Mais
cette décision doit parfois être prise rapidement, en particulier en ce qui concerne le
soutien de l’ICSU aux conférences ou aux ateliers et les propositions de nouveaux
projets.
13.1
Soutien des conférences
Il a paru nécessaire de définir une série de critères pour l’approbation du soutien de
l’ICSU aux conférences ou aux ateliers. L’ICSU a déjà mis en place une politique en la
matière. Les critères suivants ont en outre été envisagés : 1) L’ICSU ne devrait soutenir
que les événements de qualité, du point de vue de la pertinence avec le sujet, mais aussi
du statut scientifique des participants et des partenaires. 2) Il devrait être impliqué dans
la planification, la conduite et la diffusion des résultats de l’atelier ou de la conférence.
3) Il devrait pouvoir y impliquer également ses membres ou ses programmes.
Les propositions de soutien sont normalement soumises au Bureau, qui prend une
décision à l’occasion d’une réunion. Mais la décision doit parfois être prise entre deux
réunions. Dans ce cas, le Bureau est consulté par voie électronique au moins deux
semaines à l’avance et la décision est prise à la majorité des voix.
13.2
Réponse rapide aux propositions de projets
En juillet, l’ICSU a été sollicité par un groupe de sponsors, parmi lesquels la National
Science Foundation (NSF) des Etats-Unis, afin de mener une étude au niveau
international sur une question scientifique stratégiquement importante à leurs yeux.
L’ICSU devait prendre une décision en août 2009. Le Secrétariat a donc demandé l’avis
des Dirigeants, dont la Présidente et le Président du CSPR. Il a semblé généralement
admis que l’ICSU devait étudier les nouvelles opportunités selon une procédure
« accélérée » pour certaines décisions. Dans le cas mentionné ci-dessus, il a été décidé
que l’ICSU prendrait en charge le projet, mais que celui-ci serait financé par les
sponsors, par le biais de la NSF.
15
A plus long terme, cet exemple montre que l’ICSU devrait peut-être adopter une
procédure lui permettant de fournir dans des plus délais brefs une réponse aux
problèmes survenant inopinément, sans attendre la prochaine réunion. Le CSPR, qui a
abordé ce problème lors de sa dernière réunion, a estimé qu’il fallait se doter d’un tel
mécanisme pour les situations nécessitant une réaction rapide.
Décisions
Prendre note de la politique actuelle de l’ICSU sur le soutien et l’approbation des
activités et admettre qu’entre les réunions du Bureau, les décisions par voie électronique
doivent être prises par tous ses membres, si les délais le permettent (au moins deux
semaines).
Confier ces décisions aux Dirigeants si les délais sont inférieurs à deux semaines.
14.
Communication et information
14.1
Publications et médias
Il y a sept ans, l’ICSU mettait en œuvre sa stratégie de communication, qui avait été
dévoilée lors de la 27ème Assemblée Générale, en 2002. En ce début de planification du
deuxième Plan Stratégique, il était temps de revoir cette stratégie de communication, un
outil très utile à la visibilité de l’ICSU.
Il était opportun de prévoir une stratégie pour la fin du Plan Stratégique actuel. Une
seconde stratégie de communication serait mise au point pour le Plan Stratégique 20122017, afin que la communication soit introduite dans son processus de mise en œuvre.
Les points à prendre en compte pour la nouvelle stratégie de communication sont les
suivants :



Evaluation de la stratégie de communication actuelle
Expérience tirée de l’étude prospective qui a permis de tester de nouveaux outils
de communication (comme le site Internet interactif de projets utilisant le Web
2.0)
Expérience tirée de l’Année polaire internationale 2007-2008, qui était dotée
d’un programme d’enseignement et d’information très performant, mais n’a pas
permis à l’ICSU d’améliorer vraiment sa visibilité (NB : le Comité de l’API
chargé de l’enseignement et de l’information est encore très actif et l’ICSU y
participe toujours, au moment où ce comité étudie l’héritage de l’API et prépare
la Conférence scientifique de 2010 à Oslo)
Une stratégie permettrait d’orienter les activités de communication de l’ICSU. Certains
besoins dans ce domaine ont déjà été identifiés et peuvent à présent être suivis d’effet. Il
s’agit des actions suivantes :

Le site Internet de l’ICSU (www.icsu.org) a été remis à jour à partir de 2004,
pour en rénover la présentation et le doter d’une structure technique compatible
avec les nouvelles technologies (Web 2.0 interactif et système de gestion des
contenus, par exemple). La mise à jour devrait s’achever courant 2010.
16


La création d’une brochure de présentation de l’ICSU au format A4 (en anglais)
s’est achevée en août. La brochure est accessible à l’onglet « Resource Centre »
du site Internet. Elle a été adressée par courrier électronique aux Membres et aux
Organes Interdisciplinaires de l’ICSU. Elle sera également disponible lors des
prochaines conférences (Forum mondial de la science de Budapest et COP-15 de
Copenhague notamment).
La diffusion de cette brochure a permis d’inciter les Membres à se connecter sur
le site Internet de l’ICSU et de mettre à jour sur leur propre site les informations
sur l’organisation (nouvelle adresse du siège et nombre d’adhérents, entre autre).
Cette action a été débattue lors de la dernière réunion du Bureau et s’est achevée
début octobre.
Décision
Prendre note de la mise au point d’une nouvelle stratégie de communication pour
l’ICSU et des activités de communication en cours (mise à jour du site Internet,
nouvelle brochure A4 et communication avec les Membres).
14.2
Partenaires
Lors de sa dernière réunion, le Bureau avait abordé la question des relations avec les
principaux partenaires de l’ICSU, à savoir l’Académie des sciences pour le monde en
développement (TWAS), la Commission de l’ONU sur le développement durable
(CSD), le Conseil international des académies des sciences de l’ingénierie et de la
technologie (CAETS), le Conseil International des Sciences Sociales (CISS),
l’Organisation météorologique mondiale (OMM), l’Organisation des Nations Unies
pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO), le Panel Interacadémique/Conseil
Interacadémique (IAP/IAC), le Programme des Nations Unies pour l’environnement
(PNUE), l’Union Internationale pour la Conservation de la Nature (UICN) et
l’Université des Nations Unies (UNU).
Les partenariats diffèrent selon les partenaires et le rôle qu’ils souhaitent jouer. En
raison de la disparité de leurs rôles dans les activités et la structure de l’ICSU, mais
aussi de leur statut dans le monde scientifique, il a paru nécessaire de mettre au point
plusieurs modes de coopération, notamment en tenant compte de la manière dont
l’ICSU devrait être représenté, et par qui, dans le cadre des relations avec ses divers
partenaires et en envisageant d’inviter éventuellement ceux-ci aux réunions du Bureau.
Les réunions auxquelles le Directeur Exécutif a assisté en dehors de Paris depuis la
dernière réunion du Bureau ont été présentées à titre d’information.
Décisions
Prendre note des activités avec les partenaires.
Réaffirmer la décision du Bureau stipulant qu’aucun observateur d’aucune organisation
partenaire ne serait invité aux réunions du Bureau, sauf si l’un des points de l’ordre du
jour l’exige.
Consacrer un moment, lors de la prochaine réunion du Bureau, à une rencontre avec le
Directeur général de l’UNESCO et à une rencontre avec l’IAP.
Prendre note des réunions auxquelles a assisté le Directeur Exécutif.
17
15.
Financement
Lors de sa dernière réunion, en avril, le Bureau avait abordé les possibilités de
financement et le Directeur Exécutif avait demandé à ses membres de lui adresser des
informations sur les fondations pouvant être sollicitées pour des projets et programmes
précis. Les membres du Bureau ont suggéré les fondations suivantes : Conseil national
des sciences (NSC), en Chine, à Taipei (sous réserve que l’Académie de Taipei
cofinance les programmes concernés), Doris Duke Charitable Foundation, Alfred P.
Sloan Foundation, The Jacobs Foundation, Gates Foundation, Ford Foundation, Coulter
Foundation, Hughes Medical Institute, Robert Wood Johnson Foundation, Keck
Foundation, Wallace Global Fund et Sloan Foundation.
Le Directeur Exécutif a informé le Bureau des propositions de détachement adressées au
Secrétariat par la Chine (Taipei) et le Mexique.
Décisions
Prendre note des propositions de détachement adressées au Secrétariat.
16.
Dates et lieux des prochaines réunions du Bureau et des Dirigeants
Les dates suivantes avaient déjà été arrêtées, mais celles de la deuxième réunion du
Bureau, ainsi que celles de la réunion des Dirigeants, des Présidents des Comités
Régionaux et des Directeurs des Bureaux Régionaux en 2010 devaient être fixées.
2009
3 novembre
4 novembre
5-7 novembre
2010
7-8 avril
8 avril (soir)
9 avril (matin)
9 avril (après-midi)
-10 avril
14 octobre
15-16 octobre
2011
26-30 septembre
Réunion des Dirigeants, des Présidents des Comités Régionaux et
des Directeurs des Bureaux Régionaux (Budapest)
Réunion des Ministres des finances, des sciences et de
l’éducation du G77 (Budapest)
Forum mondial de la science (Budapest)
Réunion des Unions (Paris)
Réunion du Comité des Finances (Paris)
Réunion du Comité des Finances (Paris)
102ème réunion du Bureau (Paris)
Comité des Finances (10h-17h, lieu à déterminer)
103ème réunion du Bureau (lieu à déterminer)
Assemblée Générale et réunion du Bureau juste avant et juste
après (Rome)
Décisions
Entériner le 14 octobre comme date de la deuxième réunion du Comité des Finances et
les 15 et 16 octobre comme dates de la deuxième réunion du Bureau en 2010.
18
17.
Autres points
17.1
Réseau international pour la mise à disposition des publications scientifiques
(INASP)
L’INASP a été officiellement reconnu comme Organe Interdisciplinaire de l’ICSU en
2005. Il s’agit d’une SARL britannique à vocation caritative, contrôlée par un conseil
d’administration. L’ICSU, qui en est le seul « propriétaire », est représenté au CA par le
Directeur Exécutif adjoint. Les membres du CA étaient au départ nommés par le Bureau
de l’ICSU (pour trois ans maximum, échelonnés et renouvelables). Le Président du CA,
officiellement élu par les autres administrateurs était jusqu’à présent Robert Campbell.
Celui-ci arrive au terme de son mandat et souhaite quitter ses fonctions. Les
administrateurs, après consultation du Secrétariat de l’ICSU, ont proposé John Wood
pour le remplacer. Celui-ci n’étant pas administrateur, il doit être d’abord officiellement
nommé au CA par le Bureau de l’ICSU. Il a accepté son éventuelle nomination de
manière informelle.
Décisions
Nommer John Wood au conseil d’administration de l’INASP et entériner son élection à
la présidence.
Remercier Robert Campbell pour sa formidable contribution au poste de premier
Président du CA de l’INASP.
18.
Evaluation de la réunion
Les discussions ont été jugées constructives et animées. Les supports de la réunion
avaient été bien préparés.
Décision
Accepter que les supports, autre que ceux du dossier, soient disponibles pour
consultation dans la salle de réunion.
19.
Huis clos
19.1
19.2
Avec le Directeur Exécutif
Sans le Directeur Exécutif
En l’absence d’autres questions à aborder, la Présidente a clos la réunion à 16 heures 30.
Annexes (en anglais)
Annexe 1
Attribution et calendrier du Groupe ad hoc chargé de la pondération du
vote
Annexe 2
Budget 2010 approuvé
Annexe 3
Budgets prévisionnels 2011 et 2012
Annexe 4
Liste des mesures à prendre
Annex 1
Adopted by 101st Meeting
ICSU Executive Board
October 2009
AD HOC GROUP ON WEIGHTED VOTING
TERMS OF REFERENCE
The Terms of Reference for the Ad hoc Group on Weighed Voting, as adopted by the
Executive Board of ICSU at its 101st Meeting on 30-31 October 2009, are:



to prepare a document outlining the pros and cons of weighted voting, taking
into account the various perspectives of ICSU Members;
to consider examples of different voting models in international organizations
to propose voting options (maximum 3) for both the National Members and the
Unions
The group will meet once and report to the Executive Board of ICSU.
Timetable
2009
December Mem
bership of ad hoc Group established
2010
January-February Group
meets
April
Group report to EB, Unions Meeting and National Members for
comments
September/October Signatories of original request to review weighted voting invited
to meeting with Officers to consider the way forward
December
EBs recommendations on weighted voting distributed to
Members
Annex 2
As approved by the
101st EB Meeting,
October 2009
ICSU BUDGET 2010 IN EUROS
Where an exchange rate is necessary, this is based on the average rate in the first trimes 1$=0.747€
INCOME
NdM
NdM
NdM
NdM
CS
LG
LG
TBF
I. NON-EARMARKED
Member Dues
National Members
Union Members
Associate Dues
Income from ICSU bank accounts
Other income
II. EARMARKED
UNESCO Framework Agreement
ICSU Members Contribution to WCRP
NSF
France
Other income
TOTAL INCOME
EXPENDITURE
MB
RR
FK
RR
NdM
LG
1. POLICY COMMITTEES
1.1 CSPR
1.2 CSPR Planning and Reviews
1.2.1 ES Visioning process
1.2.2 Reviews of Regional Offices
1.2.3 DIVERSITAS
1.2.4 Education review
1.2.5 Foresight
1.3 CF
1.4 CFRS
PCDC
1.5 Salaries
Sub-Total
2. JOINT INITIATIVES
2.1 NSF and UNESCO for DIVERSITAS
2009
EB101
2010 BUDGET 2010 BUDGET Notes
GA
EB101
2 071 138
157 942
10 500
6 800
-
2 134 763
162 411
10 274
35 000
-
2 134 763
162 411
10 274
6 800
-
155 000
187 000
583 000
500 000
3 671 380
96 000
160 000
197 120
500 000
3 295 568
110 000
187 000
325 000
500 000
3 436 248
2009
EB101
68 000
63 860
50 000
63 860
94 000
22 000
37 342
32 000
10 000
222 630
490 630
5
6
7
8
9
2010 BUDGET 2010 BUDGET
GA
123 000
22 000
5 000
50 000
1
1
1
2
3
4
5 200
51 300
22 600
240 125
470 427
30 000
5 200
51 300
213 000
491 360
-
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
2.2 ICSU Members Contribution to WCRP
2.3 IPY
Sub-Total
3. ICSU REGIONAL OFFICES
3.1 Direct support
3.2 Salaries
3.3 Travel, additional support
Sub-Total
105 000
110 401
20 000
235 401
108 150
112 901
20 581
241 632
105 000
114 000
20 500
239 500
PC
4. GRANTS PROGRAMME
135 300
280 000
280 000
25
CS
MB
5. SPECIAL INITIATIVES
5.1 EB New Initiatives
5.2 CSD
94 000
13 500
20 000
7 957
8 000
26
27
LG
RR
POT
187 000
204 000
421 000
160 000
20 000
180 000
187 000
20 000
207 000
22
23
24
As approved by the 101st
EB Meeting, October 2009
Annex 2
MB
RR
MB
5.3 Hazards
5.4 Urban Health
5.6 Ecosystems and Society (PECS)
75 000
51 000
31 000
41 474
25 400
25 750
75 000
25 000
64 000
28
29
30
MB
RR
5.7 Strategic data and information initiatives
5.8 ESSP
5.9 ESF/ICSU Conference
5.10 Unions' meeting
5.11 Salaries
Sub-Total
6.GOVERNANCE MEETINGS
6.1 General Assemblies
6.2.1 EB /Officers
6.2.2 EB at Unions/IB GAs.
6.3 Salaries
Sub-Total
7. OUTREACH
7.1 Publications and Communication
7.2 Informatics
7.3 Travel
7.4 Salaries
Sub-Total
8. ADMINISTRATIVE SUPPORT
8.1 Staff development/training
70 000
3 000
278 213
615 713
63 448
11 670
20 000
10 000
284 994
510 693
81 500
9 000
20 000
10 000
285 000
577 500
31
32
33
34
35
50 000
101 200
23 600
222 630
397 430
55 000
98 600
24 300
240 125
418 025
55 000
86 000
24 300
213 000
378 300
36
37
38
39
39 000
93 000
25 000
197 937
354 937
56 000
65 100
26 066
190 806
337 972
56 000
65 100
26 066
203 000
350 166
40
41
42
43
30 000
30 900
15 000
44
12 000
160 000
26 000
14 500
598 341
840 841
12 600
154 559
26 000
15 000
682 255
921 314
27 000
160 000
26 000
15 000
683 000
926 000
45
46
47
48
49
NdM
MB
RR
FK
NdM
JL
MM
FK
NdM
RR
TBF
TBF
NdM
NdM
NdM
NdM
NdM
8.2 Building maintenance & refurbishment
8.3 Office expenses
8.4 Audit fees/Legal advice
8.5 Bank charges
8.6 Salaries
Sub-Total
9. CONTINGENCIES
9.1 General contingencies
9.2 Retirement indemnity
TOTAL EXPENDITURE
EXPECTED NET
30 000
51 500
3 572 752
98 628
30 000
60 700
3 450 763
-
155 195
-
30 000
27 500
3 507 326
50
51
71 078
52
As approved by the 101st EB
Meeting, October 2009
Annex 2
NOTES ON THE 2010 BUDGET
Income
1. Membership dues
Membership dues are those decided on by the 28th GA in 2008 with an
approved inflation adjustment of 3% for 2009.
2. Associate Dues
20 Scientific Associates at €500 for 2010.
3. Income from Bank Accounts
Based on the results from 2008 and the decreased treasury funds available
for short-term investment.
4. Other Income
No additional income expected for 2010.
5. UNESCO Framework Agreement
Based on the understanding that $150k will be available to ICSU centrally
under the 6yr Framework agreement that was signed in 2008. It is proposed
that, as in 2009, this funding would be allocated to the Hazards programme
(note 28), the Ecosystems programme (note 30), and relevant grants (note
25).
6. ICSU for WCRP
Up until 2008, ICSU received annual contributions for the WCRP from
National Members and other sources. As of 2009 Members will pay WCRP
directly rather than transiting money via ICSU. The only exception is the
NSF contribution to WCRP, which is $250,000 (€187k, see note 22)
7. NSF
A new 5-year grant has been approved by NSF, starting in October 2008.
Two supplements to this grant was obtained in September 2009. NSF
grants to ICSU are from 1 October-30 September so part of the ICSU FY
2009 is US FY 2010.
For 2010, total NSF funding is $435,000 (€325k) plus $250,000 for WCRP
(note 6). This will be used for ESS visioning (budget line 1.2.1); IPY
(budget line, 2.3); data and information committees (budget line 5.7); ESSP
( budget line 5.8); partial salary costs for Science Officers (budget line
5.11); consultants (Howard Moore and Gisbert Glaser, budget line 5.11);
travel costs (budget line 7.3); publications (budget line 7.1).
8. French Subvention
ICSU receives €500,000 per year from the French Government.
9. Other earmarked income
Nothing as yet.
Expenditure
1
As approved by the 101st
EB Meeting, October 2009
Annex 2
10. Committee for Scientific Planning and Review
The CSPR meets twice per year in Paris.
11. CSPR Planning and Review
The budget for CSPR Planning and Reviews is sub-divided to show the
actual activities (notes12-16)
12. ES Visioning process
Following the decision of the 29th General Assembly, the CSPR has
initiated an Earth Systems (ES) visioning process. A high-level meeting
involving funding agencies is planned for 2010. This will be paid for with
NSF funds (note 7)
13. Review of the Regional Offices
The reviews of the Regional Office for Latin America and the Caribbean
and Asia and the Pacific will be conducted in 2010. The costs of these
reviews will be shared with the host institutions
14. DIVERSITAS
The proposed review of DIVERSITAS has been postponed by CSPR until
completion of the Regional Office reviews
15. Education Review
A strategic review of ICSU’s role in science education will begin with two
meetings in 2010.
16. Foresight
The main cost of the foresight exercise is human resource which is costed
elsewhere under salaries. A small amount of additional funding is allocated
for travel and meetings of the CSPR task-force members
17. Committee on Finance
CF meets twice a year and this is linked to the EB meetings to reduce costs.
18. Committee on the Freedom and Responsibility in the conduct of Science
CFRS will meet twice in 2010.
19. Policy Committee on Developing Countries
Following the decision of the 29th GA, PCDC is in abeyance and will not
meet. The budget originally allocated for this has been re-allocated to the
review of the Regional Offices (note 13)
20. Executive Salary Cost (see also budget line 44)
The salary costs are distributed between budget lines 1.5, 3.2, 5.11, 6.3 and
8.6. This budget line includes half the cost for the Executive and Deputy
Executive Directors. The other half is under budget line 6.3.
The total salary costs for 2010 are €1,711,500 including a 3% increase to
cover inflation and limited merit based increases.
21. DIVERSITAS
There is no earmarked support for DIVERSITAS in 2010 as it now receives
funding directly from NSF.
22. ICSU Member contributions to WCRP
2
As approved by the 101st
EB Meeting, October 2009
Contribution from NSF (see note 6)
Annex 2
23. International Polar Year
NSF funding, which includes support for attendance at the main IPY Oslo
Conference in 2010.
24. ICSU Regional Offices
The costs have been divided between three budget lines to properly reflect
the cost to ICSU. Direct support is €35,000 per Regional Office, an
increase from the $25,000 foreseen in the original agreements with the host
institutions/governments. The salary for the Science Officer responsible for
the Regional Offices is included under 3.2. The travel budgets line includes
cost for participation of Executive Board and Secretariat ex officio members
in the three Regional Committees.
25. Grants Programme
A grants programme for 9-10 grants at ~ €30,000 each was advertised in
September 2009. As in 2008 and 2009, there may be some savings on this
budget line if there are not enough fundable projects.
26. Executive Board New Initiatives
There is no spare capacity for launching new initiatives in 2010 unless they
come with their own ‘external’ resources.
27. UN Commission for Sustainable Development
Participation in the preparatory meeting and policy session of the UN
Commission on Sustainable Development. ICSU is formally responsible
for input from the Science and Technology Community Major Group.
28. Hazards and Disasters
Two meetings of the Scientific Committee for this new programme are
budgeted for 2010. It is proposed that UNESCO funding be used to support
this activity (note 5).
29. Health and Human Wellbeing
A final meeting of the Programme Planning Group is budgeted for in 2010.
30. Ecosystems and Human Wellbeing
Two meetings of the Scientific Committee for this new programme are
budgeted for in 2009. It is proposed that UNESCO funding be used to
support this activity (note 5) .
31. Strategic Data and Information initiatives
Estimated costs for three meetings in 2010: one for the new ad hoc
Strategic Coordination Committee for Information and Data; and, two for
the Scientific Committee for a new ICSU World Data System. Partial
funding from NSF (note 7)
32. Earth System Science Partnership
Support, provided by NSF, for the Scientific Committee of ESSP and
associated staff travel.
33. ESF/ICSU Conference
Funding for the second in a series of bi-annual ESF-ICSU, Europe-Africa
regional conferences. This will focus on Ecosystem Change and Society
3
Annex 2
As approved by the
101st EB Meeting,
October 2009
34. Unions’ meeting
Costs for the Unions meeting (catering etc.) in April, 2010
35. Salaries for Science Officers and consultancies
Salaries for the posts of Leah Goldfarb and Paul Cutler (partially covered
by grants from NSF; note 7). Consultancy fees for Gisbert Glaser and
Howard Moore included under this budget line.
36. ICSU General Assembly
The costs for General Assemblies are budgeted over three years. This
includes costs for the Nominating Committee. A 10% increase is included
for 2010 due to increased travel costs and the need to support members
from least developed countries.
37. Executive Board and Officers
Costs for two EB meetings and an Officers’ meeting with Regional
Directors and Chairs.
38. Estimated costs of members of the EB representing ICSU at General
Assemblies of Unions and Interdisciplinary Bodies.
39. Executive Salary Costs
Half the costs of salaries for the Executive and Deputy Executive Directors.
(see note 20).
40. Publications and Communication
This includes the Annual Report, several on-line reports and promotional
material.
41. Informatics
Costs for computers, web consultants, etc. This includes continued redevelopment of the web-site.
42. Travel
Travel costs have been assigned to relevant budget lines, when appropriate.
This line mainly represents the travel of the Executive Director that is not
related to specific projects. The total travel cost is likely to be similar to
2008 and 2009.
43. Salaries for Communication and Outreach
Salaries for the IT Officer/Webmaster (Mustapha Mokrane) and the
Communications Officer (Jacinta Legg).
44. Staff Development and Training
A staff retreat and personnel training, including language training, is
included in this budget. Savings made by having the retreat in Paris.
45. Building Maintenance and Refurbishment
Cost for maintenance contracts for the building infrastructure, e.g. the lift,
and depreciation on capital investments in infrastructure and furnishing, for
which the costs are written off over several years. Revised budget based on
2009 costs.
46. Office Expenses
Costs for services, equipment rental, photocopying , office repairs, staff
recruitment, postage, telephone etc (see annex for full breakdown)
4
Annex 2
As approved by the
101st EB Meeting,
October 2009
47. Audit Fee and Legal Advice
Costs for the legal auditor.
48. Bank Charges
Estimate based on previous years.
49. Salaries for Administrative Staff
Salaries for administrative staff. The costs for the new Personal Assistant
are included.
50. General Contingencies
This includes a contingency to cover the possibility of exchange rate loss on
the provision for arrears, which is hard to predict. It can also cover other
unexpected expenditures.
51. Provision for Retirement Indemnity
This provision is significantly lower than 2009, which included indemnity
payment to the outgoing Executive Director.
52. Balance.
In the planning budget that was approved by the GA (October, 2008), there
was a predicted deficit of -155k. The revised budget predicts a significantly
smaller deficit of ~€71k. There is increased income from NSF but also
increased costs for strategic planning and review activities. Based on
experience in 2008 and 2009, the major uncertainty relates to spending on
the grants programme.
In recent years additional funding has become available from NSF at the
end of the US financial year, i.e. September, and this may also occur in
2010 but it is very uncertain and cannot be included in the planning at this
stage.
5
Annex 3
Updated
101 EB, October 2009
ICSU BUDGET 2009-2012 IN EUROS
Where an exchange rate is necessary, this is based on the average rate in the first trimester of 1$=0.747€
INCOME
NdM
NdM
NdM
NdM
CS
LG
LG
TBF
I. NON-EARMARKED
Member Dues
National Members
Union Members
Associate Dues
Income from ICSU bank accounts
Other income
II. EARMARKED
UNESCO Framework Agreement
ICSU Members Contribution to WCRP
NSF
France
Other earmarked income
TOTAL INCOME
EXPENDITURE
MB
RR
FK
RR
NdM
LG
LG
RR
POT
PC
CS
MB
MB
RR
MB
MB
RR
NdM
MB
RR
FK
NdM
JL
MM
FK
NdM
RR
TBF
TBF
NdM
NdM
NdM
NdM
NdM
1. POLICY COMMITTEES
1.1 CSPR
1.2 CSPR Planning and Reviews
1.2.1 ES Visioning process
1.2.2 Reviews of Regional Offices
1.2.3 DIVERSITAS
1.2.4 Education review
1.2.5 Foresight
2009
EB100
2009
EB101
2010 BUDGET 2011 BUDGET 2012 BUDGET
2 071 138
157 942
10 500
6 800
-
2 071 138
157 942
10 500
6 800
-
2 134 763
162 411
10 274
6 800
-
2 198 806
167 283
10 582
6 800
-
2 264 770
172 302
10 900
6 800
-
155 000
187 000
261 000
500 000
3 349 380
155 000
187 000
583 000
500 000
3 671 380
110 000
187 000
325 000
500 000
3 436 248
110 000
187 000
261 000
500 000
3 441 471
110 000
187 000
261 000
500 000
3 512 772
2 009
EB100
2009
EB101
2010 BUDGET 2011 BUDGET 2012 BUDGET
68 000
68 000
63 860
65 776
123 000
22 000
123 000
22 000
94 000
22 000
20 000
32 000
10 000
16 000
10 000
67 750
30 000
20 000
23 000
Notes
1
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Notes
10
11
12
13
14
15
16
1.3 CF
1.4 CFRS
1.5 Salaries
Sub-Total
2. JOINT INITIATIVES
2.1 NSF and UNESCO for DIVERSITAS
2.2 ICSU Members Contribution to WCRP
2.3 IPY
Sub-Total
3. ICSU REGIONAL OFFICES
3.1 Direct support
3.2 Salaries
3.3 Travel, additional support
Sub-Total
5 000
50 000
222 630
490 630
5 000
50 000
222 630
490 630
5 200
51 300
213 000
491 360
9 200
52 800
219 000
392 776
5 600
54 400
226 000
426 750
30 000
187 000
13 000
230 000
30 000
187 000
204 000
421 000
187 000
20 000
207 000
187 000
10 000
197 000
187 000
10 000
197 000
105 000
110 401
20 000
235 401
105 000
110 401
20 000
235 401
105 000
114 000
20 500
239 500
108 150
117 000
21 199
246 349
111 395
121 000
21 835
254 230
4. GRANTS PROGRAMME
135 300
135 300
280 000
280 000
280 000
24
20 000
13 500
75 000
51 000
31 000
70 000
3 000
94 000
13 500
75 000
51 000
31 000
70 000
3 000
278 213
541 713
278 213
615 713
8 000
75 000
25 000
64 000
81 500
9 000
20 000
10 000
285 000
577 500
20 000
8 800
75 000
25 000
64 000
84 000
9 300
294 000
580 100
20 000
8 500
38 000
25 000
64 000
57 000
9 900
20 000
304 000
546 400
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
50 000
101 200
23 600
222 630
397 430
50 000
101 200
23 600
222 630
397 430
55 000
86 000
24 300
213 000
378 300
55 000
89 000
25 000
219 000
388 000
55 000
91 000
25 700
226 000
397 700
35
36
37
38
39 000
93 000
25 000
197 937
354 937
39 000
93 000
25 000
197 937
354 937
56 000
65 100
26 066
203 000
350 166
87 500
65 100
26 848
209 000
388 448
60 000
67 600
27 654
215 000
370 254
39
40
41
42
30 000
12 000
160 000
26 000
14 500
598 341
840 841
30 000
12 000
160 000
26 000
14 500
598 341
840 841
15 000
27 000
160 000
26 000
15 000
683 000
926 000
30 000
20 000
166 000
26 000
15 000
703 000
960 000
30 000
20 000
166 000
26 000
15 000
724 000
981 000
43
44
45
46
47
48
5. SPECIAL INITIATIVES
5.1 EB New Initiatives
5.2 CSD
5.3 Hazards
5.4 Urban Health
5.6 Ecosystems and Society (PECS)
5.7 Strategic data and information initiatives
5.8 ESSP
5.9 ESF/ICSU Conference
5.10 Unions' meeting
5.11 Salaries
Sub-Total
6.GOVERNANCE MEETINGS
6.1 General Assemblies
6.2.1 EB /Officers
6.2.2 EB at Unions/IB GAs.
6.3 Salaries
Sub-Total
7. OUTREACH
7.1 Publications and Communication
7.2 Informatics
7.3 Travel
7.4 Salaries
Sub-Total
8. ADMINISTRATIVE SUPPORT
8.1 Staff development/training
8.2 Building maintenance & refurbishment
8.3 Office expenses
8.4 Audit fees/Legal advice
8.5 Bank charges
8.6 Salaries
Sub-Total
9. CONTINGENCIES
9.1 General contingencies
9.2 Retirement indemnity
TOTAL EXPENDITURE
EXPECTED NET
17
18
19
20
21
22
23
30 000
51 500
3 307 752
30 000
51 500
3 572 752
41 628
98 628
30 000
27 500
3 507 326
-
71 078
-
30 000
9 500
3 472 173
30 000
5 500
3 488 834
49
50
30 702
23 938
51
Annex 3
Updated
101 EB, October 2009
NOTES ON THE ESTIMATED 2010-2012 BUDGET
1.
Membership Dues
The dues include an inflation adjustment of 3% for each of the years.
2.
Associate Dues
Assumes the same number of associates (19) as now with a 3% annual increase in
dues.
3.
Income from ICSU bank accounts
Based on the results from 2008 and the decreased treasury funds available for shortterm investment
4.
Other income
Nothing as yet.
5.
UNESCO Framework Agreement
The budget assumes the same amount as was indicated to be available for 2008-2009,
ie 150k USD p.a.. It is assumed that the funding can be used for activities in this
budget not covered by earmarked grants from NSF, including items 5.3 Hazards and
5.6 Ecosystems and Society.
6.
ICSU Members contribution to WCRP.
US contribution to WCRP passes through the books of ICSU. As of 2009, other
national contributions are made directly by ICSU members or other sources to WMO
via the WCRP Joint Trust Fund.
7.
NSF.
Grant for ICSU environment activities from the US National Science Foundation. A
5-year grant from NSF began in October 2008 for a total of $350k (€261k) plus $250k
for WCRP per annum (note 6). This will be used for the ESS visioning (budget line
1.2.1); ESSP (budget line 5.8); salary costs for a Science Officer (budget line 5.11);
consultants (Howard Moore and Gisbert Glaser, budget line 5.11); travel costs (budget
line 7.3); publications (budget line 7.1).
As a consequence of the change in the dues structure, from 2012 onwards, this
income will be included in the US national contribution to ICSU.
8.
French Subvention
ICSU receives €500,000 per year from the French Government for a period of no less
than 10 years beginning in 2007.
9.
Other earmarked income
Nothing as yet.
Expenditure
10.
Committee for Scientific Planning and Review
The CSPR will meet twice per year. All meetings in the budget include a 3% inflation
adjustment based on 2007 costs.
11.
CSPR Planning and Review
A provision is included for planning and review exercises in 2012 that are yet to be
identified.
12.
ES visioning process
Annex 3
Updated
101 EB, October 2009
Funded by the NSF grant (note 6). Two meetings planned in 2010 and follow up
activity in 2011 and 2012
13.
Reviews of Regional Offices
Reviews of the Offices for Latin America and Asia to be conducted in 2010, partially
paid for by the host countries
14.
DIVERSITAS
The review of DIVERSITAS is postponed until 2012.
15.
Education review
Two meetings of a review panel (8 persons) in 2010 and one in 2011
16.
Foresight
Potential costs for task team support and for analysis and report writing.
17.
Committee on Finance
CF will meet prior to the EB meetings except for years with General Assemblies,
when the CF will convene only once in a meeting not linked to the EB.
18.
Committee on the Freedom and Responsibility in the conduct of Science
CFRS will meet twice per year.
19.
Executive Salary Cost
The salary costs are distributed between budget lines 1.5, 3.2, 5.11, 6.3 and 8.6. This
budget line includes half the cost for the Executive and Deputy Executive Directors.
The rest of the costs are under budget line 6.3 (note 33).
The total salary costs for 2010 are €1,711,500 with an additional 3% to cover inflation
and limited merit based increases for each of 2011 and 2012. This sum includes
payment of social charges of various kinds (ca. 50% of total salary costs).
20.
DIVERSITAS
Funding for DIVERSITAS from NSF in 2010-2012 will no longer be transited via
ICSU.
21.
WCRP
Expenditure is equivalent to the income from NSF (US National contribution) re. note
6.
22.
International Polar Year
Although the IPY formally finished in 2009, there will be follow-up and synthesis
conferences in 2010 and 2012.
23.
ICSU Regional Offices
Direct support for three Regional Offices maintained at €35,000 per year for three
offices + 3% inflation increase as of 2011. A Regional Office for the Arab Region
will be established at a later time. In addition, the salary for the Science Officer
responsible for the Regional Offices is included (3.2) as well as cost for participation
of Executive Board and Secretariat ex officio members in the three Regional
Committees (3.3).
24.
Grants Programme
A grants programme for a maximum of 10 grants at €28,000 each.
Annex 3
Updated
101 EB, October 2009
25.
Executive Board New Initiatives
For 2011and 2012, a small sum has been set aside for EB new initiatives. The EB can
also decide to use funds in support of CSPR new initiatives.
26.
UN Commission for Sustainable Development
Participation in the annual sessions of the UN Commission on Sustainable
Development. ICSU is formally responsible for input from the Science and
Technology Community Major Group.
27.
Hazards and Disasters
Two meetings per year in 2010 and 2011 and one in 2012 of the Scientific Committee
of the Hazards programme (17 persons). Partially covered by UNESCO income (note
5).
28.
Urban Health and Human Wellbeing
A final meeting of the Health in the Urban Environment group will be held in 2010.
An open consultative forum is also planned for early 2011. Funding for a Scientific
Committee in 2012 depends on a GA decision on a potential programme.
29.
Ecosystem change and Society (PECS)
Two meetings per year of the Scientific Committee for PECS (14 persons). Partially
covered by UNESCO income (note 5).
30.
Data and Information Committees
3 meetings per year for the Ad hoc Strategic Coordination Committee for Information
and Data (12 persons) and the Scientific Committee for the new World Data System
(12 persons) in 2010 and 2011. One meeting each in 2012.
31.
Earth System Science Partnership
Costs for participation of the ICSU appointed members to the Scientific Committee
for ESSP (4 persons). Paid for out of NSF funding (note 7)
32.
Conferences with the European Science Foundation
As a follow-up to the ESF-ICSU meeting in Africa (2009), meetings are planned for
2010 and provisionally 2012.
33.
Mid-term Meeting of Scientific Unions
Mid-term Unions meeting in the first half of 2010.
34.
Salaries for Science Officers
Salaries for the posts of Leah Goldfarb and Paul Cutler (partially covered by grants
from NSF; note 7). Consultancy fees for Gisbert Glaser and Howard Moore included
under this budget line.
35.
ICSU General Assembly
The costs for General Assemblies are budgeted over three years. This includes costs
for the Nominating Committee. A 10% increase is included for 2010-2012 due to
increased travel costs and the need to support National Members in the least developed
countries
36.
Executive Board and Officers
Two meetings per year of the Executive Board and one meeting of the Officers
combined with a meeting of the Regional Directors and Chairs.
37.
Costs of members of the EB representing ICSU at General Assemblies of Unions and
Interdisciplinary Bodies (assuming 10 meetings).
Annex 3
Updated
101 EB, October 2009
38.
Executive Salary Costs
Half the costs of salaries for the Executive and Deputy Executive Directors. (see note
16).
39.
Publications and Communication
Publication of the Annual Reports plus additional reports on health and other planning
activities. For 2011, the increased amount includes communications activities related
to the General Assembly.
40.
Informatics
Costs for computers, web consultants, etc. No inflation adjustment is included, since
contracts relating to informatics continue to decrease in price.
41.
Travel
The total travel cost for Secretariat staff and others to represent ICSU at various
meetings (both internal and external) is much higher, but this has been allocated to the
relevant project budget lines, where possible.
42.
Salaries for Communication and Outreach
Salaries for the IT Officer/Webmaster (Mustapha Mokrane) and the Communications
Officer (Jacinta Legg).
43.
Staff Development and Training
This includes individual courses for staff to increase their skills as well as annual staff
retreats.
44.
Building Maintenance and Refurbishment
Major investment was made, when ICSU moved to its new Offices. The budgeting for
some of these capital costs is deferred over several years. This line also includes
recurrent maintenance costs for building infrastructure.
45.
Office Expenses
Costs for heating, telephone, postage, offices expendables, office maintenance, etc.
46.
Audit Fee and Legal Advice
Costs for the legal auditor.
47.
Bank Charges
Estimate.
48.
Salaries for Administrative Staff
Salaries for administrative staff.
49.
General Contingencies
This includes a contingency to cover the possibility of exchange rate loss on the
provision for arrears, which is hard to predict. It can also cover other unexpected
expenditures.
50.
Provision for Retirement Indemnity
Provision as required by French law and regulated in ICSU staff rules. This reduces
with time as the necessary total provision accumulates.
51.
Balance
A significant deficit (-€71k) is predicted for 2010 with a smaller deficit in 2011 and a
positive result in 2012. The greatest uncertainties relate to the income from NSF
(which based on previous experience may increase) and the expenditure on grants.
Over the four year period 2009-2012, the currently projected benefit is €21k
Annex 4
17 December 2009
101st Meeting of Executive Board
30-31 October 2009
FOLLOW-UP ACTIONS
Agenda Item/Action
Responsible Deadline
Status
3.1
Dues and Weighted Voting
Ask US NAS, IUPAC and Latin America for suggested rep
DC
Done
5.
Regional Committees
Inform Members and ROLAC of appointments
POT
Done
DC
Done
DC
Done
DC
DC
DC
Done
Done
DC
DC/POT
Done
6.
Review of Regional Office for Africa
Thank NRF and DST for support of Regional Office
Inform NRF that ICSU strongly supports continuation of ROA
At NRF
Suggest to NRF that an open competition ROA Director be
initiated as soon as possible
Thank members of Regional Committee for Africa
Inform Chair RCA no further meetings are to be held
ED to meet NRF President to agree on process for transition of
Office to new leadership and development of a new MoU
Thank ROA Review Panel for its dedicated work
Make the final report of the ROA Review available to ICSU
Membership POT
7.
IRDR
Inform Susan Cutter of appointment to SC- IRDR
Establish International Programme Office for IRDR
Initiate international recruitment of Office’s Director
Negotiate with Academy of Sciences located in Taipei
regarding possible establishment of a centre
Done
HM
HM
HM
Done
Ongoing
Done
HM
Ongoing
8.2.1 DIVERSITAS
Consult sponsors
Inform members of appointments
LG
LG
Ongoing
8.2.2 ESSP
Inform members and ESSP of appointments
LG
Done
8.2.3 IGBP
Inform members and IGBP of appointments
LG
Done
2
Annex 4
Agenda Item/Action
Responsible Deadline
Status
8.2.4 IHDP
Consult sponsors
Inform members and IHDP of appointments
LG
LG
Ongoing
8.2.5 GCOS
Inform Simmons and GCOS of appointment
GG
Pending
9.1
International Scientific Associate
Send UIS application to Members to ascertain if adequate
support TBF
If no objections, inform UIS admitted as International
Scientific Associate
TBF
Pending
9.2
National Member
Inform Academy of Sciences and Arts of the Republic of
Srpska of admission as a National Member
HM
Done
9.3
National Associate
Inform Slovenian Academy of Sciences and Arts of admission
as a National Scientific Associate
HM
Done
10.
Unions Meeting
Invite Regional Directors
Send Draft Agenda to Unions
POT
PC/MB
Done
Done
11.
CFRS
Accept offer from Swiss Academy of Natural Sciences
Invite Chair of CFRS to next EB meeting
CS
CS
Done
Done
14.2 Partners
Allot time next EB for session with DG UNESCO and
another with IAP
TBF
Pending
17.1 INASP
Inform J. Wood of appointment as Trustee Director
Thank R. Campbell
CS
CS
Done
Done
18.
Evaluation of meeting
Ensure background material available in meeting room
at future EB meetings
TBF
Ongoing
Done