Regles et Procedures - Zonta International District 27 Area 02

LE DISTRICT
REGLES ET PROCEDURES ADOPTEES A LUXEMBOURG – Version anglaiset puis version française
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DISTRICT 27 - POLICY & RULES OF PROCEDURE
Approved by the delegates on October 3rd 2009 at the Conference in Luxembourg
The D.27 Policy and Rules of Procedure refer to the Bylaws, the International Policies and the International (2008),
District (2008) and Club (2005) Manuals as well as the habits and customs in use since a long time in the District.
At the Conference in Luxembourg the new version of the Rules of Procedure 3.3, 3.6 and 3.7 and 4.1.5 were
approved.
WHAT DOES ZONTA?
Zonta International and the Zonta International Foundation are not relief organizations and as such they differ from
many other organizations and service clubs. Our programs provide and emphasize longer-term efforts
 to improve women’s legal rights, health, education, and economic status, and
 to prevent violence against women.
Our clubs are asked to give these subjects TOP-PRIORITY.
ESTABLISHMENT AND PURPOSE
The Zonta International Board created districts to serve as the administrative links between clubs and Zonta
International. All districts share the same purpose: to further the Objects of Zonta International. More specifically,
the Zonta International Bylaws (Article XIII Section 1) state that the purposes of districts are to:
→ Function as an administrative division of Zonta International in the attainment of the Objects of Zonta
International as stated in Article II of the bylaws.
→ Promote the programs of Zonta International within the district.
→ Inspire and assist clubs in implement the goals and programs of Zonta International.
→ Serve as a link between the clubs in the district and the Zonta International Board and Committees.
Districts are required to conform to the bylaws and rules of procedure of Zonta International and may not adopt
district bylaws. Districts should, however,

implement a POLICY (decision of the Pre-convention Board Meeting in Melbourne) meaning clearly stated
rules that will apply in the District.
 adopt RULES OF PROCEDURE that will govern district administration.
Both Policy and Rules can be different from District to District.
DEFINITION
1. District 27 subscribes the Zonta International Bylaws and Rules of Procedure of Zonta International as
described in the District and Club Manual of Procedure.
2. The District 27 Policy and Rules of Procedure are the day-to-day operating rules, customs and habits of the
District. They will constitute the Standard Operating procedure within the District 27.
They explain and/or complete what is described in the different Manuals.
3. The POLICY is the responsibility of the District Board who decides how the District is managed.
4. The RULES of PROCEDURE have to be approved by the delegates at the District Conference with a 2/3 vote.
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DISTRICT 27 - POLICY
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1. LANGUAGE.
1.1 The District counts 6 countries with 6 different languages.
1.2 In order not to discriminate against anyone the District 27 shall use the English language which is to-day the
recognized world language. It shall be used
 during board meetings and the District Conference.
 on the District website.
So the difficulty for everyone is the same as English is not the language of anyone of us.
Each translation, done by volunteers, will gladly be published by the webmaster.
1.3 All information to the areas and clubs will be given in English.
1.4 It is up to the area directors to translate everything if this is necessary.
1.5 If, on special request, a translation will be organized at the Conference the full cost will be on the account of
its users.
1.6 As strongly recommended in the Glossary, published in the Bylaws, the D.27 shall always use the gender
neutral word “CHAIRMAN” for each person responsible for a committee.
2. AMENDMENTS to the RULES OF PROCEDURE
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
The District Rules of Procedure may be amended by a 2/3 votes of the Conference voting members and
proxies present at the Conference.
Amendments can be proposed by:
i. The District Board
ii. The District Bylaws and Resolutions Committee
iii. The Clubs.
Amendments should be sent to the District Bylaws and Resolutions Committee at the latest before the 1st of
April in the odd numbered years. Only the amendments proposed in time can be discussed at the Conference.
No exception can be made.
The Committee prepares the amendments and gives advice to the District Board before the 15 th of May in the
odd-numbered years.
The District Board returns them to the Bylaws Committee before the end of June in the odd-numbered years
with their comments and by mentioning “recommended” or “not recommended”.
The Bylaws and Resolutions Committee informs the Clubs about the proposed changes at least 60 days
before the Conference via club EM-addresses.
3. AREAS
3.1
General
With the approval of the majority of the clubs affected the District Board establishes areas and outlines their
boundaries to implement the administrative functions within the district.
3.1.1 In D.27 an area counts min. 5 and max. 25 clubs.
3.1.2 Purpose of splitting an area: to simplify the work of the Area Director as she has to attend
1. At least one business meeting in each club.
2. At least 2 business meetings in new clubs and clubs with difficulties.
3. 5 District board meetings (3 days).
4. The Conference (4 days).
5. The Convention (7 days) – strongly recommended.
6. Special Club events.
By creating smaller area
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1. the AD gains a lot of time
2. Area expenses can be reduced by smaller distances, no or less hotel expenses etc., smaller groups for
meetings etc.
3. It is also possible to use one language – the own language of the clubs:
- so we avoid translations which always ask extra time …. and work!
- participants can better understand and have more time to ask questions.
3.2.
Area Elections
3.2.1 Area Elections – area director, vice area director, treasurer – are prepared by an AREA
NOMINATING COMMITTEE, which will be elected at the same time.
As normally the area elections should be prepared by the District NC, the AREA NC Committee
follows the same procedure as the District NC, starting work right after the Convention in the even years.
3.2.2 The elections take place at the Conference or shortly before or after the Conference at a presidents
meeting, because the whole District Board has to be communicated to ZI shortly after the Conference.
3.2.3. Voting Members: the club delegates. Each club shall have
 ONE VOTE if max. 40 members
 TWO VOTES if max. 80 members
 THREE VOTES if membership exceeds 80 members.
Condition: the club must have paid the annual International, District and Area dues.
4. CLUBS
4.1 Club Board
4.1.1 the names, addresses etc. of the new elected club-board shall be sent to ZI and the District Board
before May 1st of the even years.
4.1.2 The new elected president, taking up office on June 1st of the even years, shall before this date
communicate the chairmen of her committees to the respective District and Area Committee chairmen.
Times of Office
To simplify administration on each level and the work of the Area Directors in particular, District 27 has since the request of ZI in 1988 - adopted that club presidents and boards, as all offices within Zonta, should
cover ONE biennium = 2 years, starting on June 1st in the even years, just before convention.
All area directors are requested to actualize this decision.
4.2 Terms of Office - Bylaws Article XIV Section 4(C)
Term of office for all officers within Zonta cannot be longer than one biennium or two consecutive years,
except the Treasurer, who can be re-elected for a second consecutive term.
4.3 Club Name:
4.3.1 District 27 subscribes the ZI Policy of 2003 that new clubs should be named for the city, town or
location – i.e. in which the club meets - without mentioning or adding area, region, a region name or
whatsoever, even if its members come from a broader geographic area..
4.3.2 Existing clubs are strongly recommended to evaluate their name and to adapt it to the new rule.
4.3.3 Names of new clubs or any change in existing clubs are to be approved by the Governor in
consultation with the International Board Liaison.
4.5 Appointment of Club Proxy to Conference & Convention
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
A club may carry the proxy votes from no more than two other clubs.
No club may be represented by proxy at more than two consecutive conferences.
A club giving proxy pays 50% of the total reimbursement to the Area which will divide the total sum
received between the clubs attending the Conference or Convention.
Area 04 clubs pay for proxy at the Convention 50% of the registration fee. No more no less.
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4.5.5 Giving proxy at the conference a club may only be represented by ONE vote regardless the
number of members in the club.
4.5.6 At the convention a club may carry the total proxy votes from each of 2 (two) clubs except that the
total votes carried by one (1) club may not exceed 5 (five).
4.5.7 Clubs may not instruct proxy-bearer on how to vote as decided at the ZI pre-convention board
meeting in Melbourne 2006. Clubs should just express their views on the subject. If any important
information is presented on the conference that might affect the club’s point of view, the proxy
bearer takes the final decision how to vote.
DISTRICT 27 - RULES OF PROCEDURE
1. GENERAL
1.1
The District Board shall meet at least 5 times during the biennium.
1.2
The District shall organize a District Conference in the odd numbered years, by preference in September.
1.2.1 District Motions at the Conference shall be retained by the secretary for at least 3 months.
1.2.2 Election Ballots shall be retained by the NC Chairman for at least 3 months.
1.2.3 All the papers – reports – forms etc. to be used during the Conference will be collected before the
Conference takes place – DEADLINE 15th AUGUST – copied and given in book form to each
registered member of the Conference. After the Conference the official minutes, made by the
secretary will be sent to the club email addresses and the personal addresses of everyone involved
(District Board members, District Committee chairmen, ZI representative, past governors and HQ –
PG and HQ absent should receive the book by post).
1.2.4 The governor shall appoint a parliamentarian to serve at the Conference. It is the duty of the
parliamentarian that the District Conference will be conducted in accordance to the Bylaws of Zonta
International and the Robert’s Rules of Order.
1.2.5 The Conference chairman shall give a financial statement to the district treasurer within 60 days
after the conference.
1.3
The District Nominating Committee.
1.3.1 In October of the even years the chairman of the NC shall request suggestions from each club for
nominees for each position to be filled by election at the Conference.
1.3.2 Personal data, including a consent to serve shall be submitted for each name that is suggested.
DEADLINE: March 15th in the odd numbered years.
1.3.3 No member of the Nominating Committee shall be eligible for another elected function at any level
of ZI while serving in this committee.
1.3.4 At least 60 days before the Conference the NC shall send a report to each District Officer, the
candidates and to each club in the district by email to the club EM-addresses and by post to the club
presidents
1.3.5 At the conference, additional nominations may be made from the floor after the official report of the
NC.
By analogy with the Rules of the International NC the District Candidates to be nominated from the
floor shall submit to the chairman of the District NC, at least 24 hours to the first business session of
the conference, a completed Nomination Form and candidate’s consent to serve in the office elected.
Upon review of the Nomination Form that the candidate’s qualifications are in order the chairman
informs the governor of the potential floor candidate.
1.4
Campaigning Policy
No campaigning of any sort, other than wearing a sign of official candidate at the District Conference, shall
be allowed.
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2. FINANCES
2.1
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DISTRICT DUES
District per capita dues shall be paid in EURO, using the IBAN ACCOUNT NUMBER AND BIC CODE of
the District Bank Account.
Every change in District dues shall be determined by a two-thirds vote at the District 27 Conference.
The actual District dues are 17 EURO per member, split up in :
General Dues = D.27 operating dues
13.00 EURO
Conference dues
2.50 EURO
Solidarity dues
1.50 EURO
2.2
PAYMENT OF DUES
FISCAL YEAR: 1 June - 31 May.
2.2.1
2.2.2
The District Treasurer shall send a payment transmittal form to each club for the payment of per
capita district dues, based upon the number of members registered in the club on 1 st June: full year
dues. (Cf. ZI dues).
Payment must be done before 1st June. All transfer costs should be paid by the club.
If new members were officially accepted in the club BEFORE 1st June there must be paid in
addition for that “old year”:
 For members registered between 1st June and 30th November of the previous Zonta year:
full year dues.
 For members registered between 1st December and 31st May of the previous Zonta year:
half year dues.
2.3.
SOLIDARITY DUES
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.4
Help paying the travel expenses for the delegates of area 4 to district conferences and international
conventions.
The District Board manages the money according to the necessities of the moment and according to
the money in the fund, generally divided in 1/3 for Conferences & 2/3 for Conventions.
Money out of this fund is only given to delegates who can speak English.
The incoming and outgoing Area 04 Directors are requested to attend the Convention. If so, they can
act as delegate of their club at the convention.
DISTRICT and CONFERENCE EXPENSES – REIMBURSEMENT RULES
2.4.1
Who can be reimbursed – general rules:
a. The District Governor:
b.
 for administration and phone costs.
 District Board meetings, see District Board Members.
 Area meetings and charter presentations: travel costs and 2 nights hotel accommodation.
Other costs to be paid by the inviting area or club.
 Conference: travel costs and 3 or 4 (if necessary) nights hotel accommodation,
registration fee, lunches and dinners.
 Convention: outgoing and incoming governor → travel costs, 7 night hotel
accommodation, registration and gala dinner.
District Board Members – executive board: Lt. Governor, treasurer and secretary
 for administration and phone costs.
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2.4.2
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 For District Board Meetings: travel costs and 2 nights hotel accommodation, Saturday
meals.
 Conference: travel costs, 3 nights hotel accommodation, registration fee and meals.
c. Area Directors:
 For District Board Meetings: travel costs and 2 nights hotel accommodation, Saturday
meals.
 For the conference: travel costs, one night hotel accommodation (Thursday night) &
Thursday dinner.
 All other costs are paid by the Area budget.
d. District Committee Chairmen and D.F.A. if invited to District Board and/or Conference:
 For District Board Meetings: travel costs and 2 nights hotel accommodation, Saturday
meals.
 Conference: travel costs, 2 or 3 nights hotel accommodation, registration fee, lunches
and Saturday dinner.
e. Parliamentarian, NC chairman, District treasurer previous biennium, Workshop Chairmen:
travel costs, 2 nights hotel accommodation, registration fee, lunches and Saturday dinner.
How?
All expenses shall be paid by the District Treasurer as described below:
a.
All district reimbursements shall only be made on the presentation of receipts.
→ Copy of vouchers shall be submitted to the treasurer on every DBM or within 15 days after
the DBM, but in all cases no later than 31st May of each year. The ultimate deadline will
be 15th June.
→ The Convention expenses of Governor and Governor elect, no later than 4 weeks after
convention: registration fee, travel costs (airplane), hotel accommodation on double
occupancy basis and gala dinner = devolution of power.
After those deadlines expenses are neither accepted nor reimbursed any more.
b.
c.
d.
2.4.3
All such expenses must be within the approved District budget.
The Governor shall approve the expenses of the District Board Members, Committee Members
& DFA by signing those documents.
It is understood that the governor can always decide to reimburse, with serious motivation,
some expenses not mentioned in the reimbursement note as far as they don’t exceed the whole
budget.
Travel expenses:
a.
Airplane: economy class rate or, whenever possible, a special arrangement cheaper than
Economy Class rate, for instance with a very early booking by the shortest possible way.
In both cases a cancellation insurance is recommended and refunded as well. Members should
always look for the cheapest way to travel. Early bookings gave generally the most favorable
prices. It is worth to investigate the different possibilities.
b.
Train – Bus: 2nd Class direct way (incl. reservation fee). An early booking can also be
favorable!
Private car: 0,20 €/km, tolls & parking. As this is an expensive way of traveling
reimbursements can only be considered if shared by several board members or if traveling by
train is too difficult (many changes!).
Hotel accommodation is always on double occupancy basis.
At the District Conference and the board meeting immediately preceding it, the district can pay
the Governor a single room for 3 nights, maybe 4 if necessary.
c.
d.
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2.5 FINANCIAL STATEMENTS
2.5.1 The treasurer shall prepare a financial statement for each board meeting and compare it with the
approved budget.
2.5.2 At the Conference four reports should be presented for approval:
a. 2 reports by the past district treasurer:
 The statement of the previous biennium which includes the Income and Expenditure Account
and the Balance Sheet.
 The Report of the Auditors.
b. 2 reports by the present treasurer who prepares, under the supervision of the governor,
 the adjusted biennial budget and a mid term financial statement.
 A proposed budget for the next biennium.
2.5.3 These 4 documents will be sent to the club presidents – via club email addresses - at least a fortnight
before the Conference takes place, resolution adopted at the Conference in Gent, September 2005.
2.6.
DISTRICT FUNDS
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.7
Exceptional Fund – D.14:
It is the sum we inherited from the old District 14.
This may not be touched except in extreme situations and only after unanimous approval of the
District Board.
O.M.C. Fund:
Is created for the purpose of organization, membership and consolidation of clubs within the district.
Is composed of:
- the profit of the Conference
- 75% of the remaining profit of the biennium.
Is used to pay the printing costs of the D.27 Directory.
Any other expenditure must receive prior approval from the District Governor.
As long as the budget permits – decision of the District Board at the start of the biennium - SOMclubs will receive (started in 2004-2006) a District 27 OMC Award of 250 euro. This sum will be paid
after the new club is officially recognised by ZI and has received its official club number”.
General Fund:
 Is composed of 25% of the remaining profit of the biennium.
 This fund can only be used, after approval
- of the District Board, for non budgeted and unexpected expenses.
- of the governor to reimburse the travel expenses of the Area 04 AD - as long as this area has
no sufficient budget – for 4 area/presidents meetings during the biennium in combination with
a club visit.
AREA BUDGETS
In Melbourne it has been voted that AREAS may have an own budget. Art. XIII, Section 5, b foresees that
the District Rules of Procedure specify all procedures concerned.
Area dues shall be payable at the same time as International and District dues. DEADLINE: June 1st.
They shall be determined by a 2/3 vote at an area/presidents meeting. Each club shall be entitled to 1
or more delegates – cf. District Conference and Convention.
2.7.3 The dues shall be used to cover general area expenses end the expenses of the area director such as
a. phone costs, postage and traveling with accommodation if really needed.
b. The organization of a training session, area meetings and presidents’ meetings.
c. Printing expenses.
d. Website.
e. Insurance.
f. Participation of the AD to Conference and Convention.
g. They may also include other expenses if budgeted and if clearly mentioned in the Area Rules of
procedure, submitted for approval to the District and voted by the club presidents.
h. An Area Magazine.
2.7.4 The area shall make a biennial budget and financial Rules of Procedure, cf. the District, to be voted at
the first area/presidents meeting at the start of each biennium.
2.7.1
2.7.2
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3. DISTRICT 27 DIRECTORY
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The District 27 Directory
3.1 will appear each biennium in September, after the International Convention.
3.2 Is realised in order of the District Board, represented by the governor, who is the responsible editor.
3.3 The membership directory will be provided on the website on expense of the District. It can be downloaded
and printed out by the Area or the Club on their own expense.
3.4 Clubs are requested to send their adjusted file before June 1 st in the even years to the Chairman of the
Directory.
3.5 Each area director shall take full responsibility that each club gives its full support and cooperation to this
project, meaning that they have to use the GXP data-base, which can not only be used for the District
Directory but also as normal club data base for membership in general, and club correspondence in
particular.
3.6 The database will be used for the electronical publication and any printed version, both only to be distributed
between the members.
3.7 The directory will be published on the District website only, not on the Area or Club websites.
3.8 Any change in these decisions can be proposed to the Bylaws & Resolutions Committee – see above.
3.9 Each club is obliged to take as many copies as they have members in their club + 2.
4.
DISTRICT CONFERENCE
4.1 RESPONSIBILITIES OF HOSTESS CLUB
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
The hostess club selects with the Governor’s approval the conference venue, entertainment
programs, places for meals, opening ceremony and makes arrangements with hotels.
Prepares with the Governor a Conference budget, adjusted by the District Treasurer, to be presented
at the first District Board meeting for approval and a final budget to be presented at the second
District Board meeting for approval.
Only expenditure approved by the District Board will be paid for.
The District Governor and treasurer shall be regularly informed about the financial situation.
A statement of accounts shall be submitted to the District Treasurer within 60 days of the close of
the Conference and the Conference Profit shall be divided on 50/50 basis between the hostess club
and the District.
At the same time the Conference Treasurer closes the conference bank account and sends the 50%
profit to the District bank account. This profit can be used by the District, decided by the District
Board according to needs.
The club organizing the District Conference shall be responsible for any deficit which might occur
by giving false information to the District Board or by not respecting the budget.
A deficit being the result of extreme circumstances deemed justifiable by the District Board shall be
paid by the District.
4.2 REIMBURSEMENT TO CLUB DELEGATES


A delegate has to ATTEND ALL THE MEETINGS.
If the Club Rules of Procedure foresee a reimbursement (from the club money - meaning from its members budget. If the club does not decide in a different way (Club Rules), the reimbursement becomes effective:
After the DISTRICT CONFERENCE or INTERNATIONAL CONVENTION
By presenting the official documents and bills to the club treasurer.
If a written official report of the District Conference or International Convention is made and given to each
member of the club. Oral explanations are given at the first meeting following the event (see Club Manual –
duties of delegates).
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DISTRICT 27 : POLITIQUE ET REGLES DE PROCEDURE.
Approuvées par les déléguées le 3 octobre 2009 lors de la Conférence de District à Luxembourg
La politique et les règles de procédure du D27 se réfèrent aux Bylaws (statuts) à la politique internationale
(zontienne) et aux manuels (Int (2008) – District (2008) – Club(2005) ainsi qu’aux habitudes et coutumes utilisées
dans le district depuis un certain temps.
A la conférence de Luxembourg, la nouvelle version des règles de procédure 3.3, 3.6, 3.7 et 4-15.5 ont été
approuvées.
Que fait le Zonta ?
Zonta International et la Fondation ZI ne sont pas des organisations de secours, ni de charité et en tant que tel
se différencient de beaucoup d’autres organisations et services clubs.
Nos programmes mettent l’accent sur des objectifs à long terme pour :
améliorer le statut de la femme : au niveau des lois, de la santé, de l’éducation et de l’économie
empêcher toute forme de violence envers les femmes.
Il est demandé à tous les clubs de donner la PRIORITE à ces sujets.
Création et but
Le bureau du ZI a créé des Districts pour servir de lien administratif entre les clubs et le ZI. Tous les districts
poursuivent le même but : faire avancer les objectifs du ZI. Plus spécialement, les statuts du ZI (article XIII
sect 1) précisent que les districts doivent :
fonctionner comme une division administrative du ZI dans le respect des objectifs du ZI, comme établi
dans l’article II des Statuts
promouvoir les programmes du ZI à l’intérieur du district
assister les clubs dans le développement et l’application des objectifs et des programmes du ZI
servir de lien entre les clubs du District et le Bureau ZI et les comités internationaux.
Les districts sont tenus de se conformer aux statuts et règles de procédure du ZI et ne peuvent pas adopter des
statuts de districts ou avoir leurs propres statuts.
Les districts doivent cependant :
exécuter une POLITIQUE (décision de la réunion du Bureau International avant la convention de
Melbourne) qui établit clairement les règles qui seront appliquées dans le district.
adopter des règlements qui géreront l’administration du District.
La politique et les règlements peuvent être différents d’un district à l’autre.
Définition
1/ Le D27 souscrit aux statuts et règles de procédure du ZI comme décrit dans le manuel de procédure à l’usage
des clubs et des districts.
2/ Les règles du D27 sont des règles, usages, coutumes qui régissent le district. Elles constituent la procédure de
fonctionnement standard du D27. Elles expliquent et complètent ce qui est décrit dans les manuels.
3/ La politique est la responsabilité du Bureau du District qui décide comment le District sera géré.
4/ Les règles de procédure doivent être approuvées par les déléguées à la majorité des 2/3 lors de la conférence
de District.
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D.27 – Politique générale
1
Langue
-1.1-Le district est composé de 6 pays avec 6 langues différentes.
-1.2-Dans le but de ne faire aucune discrimination envers quelqu’un le District 27 utilisera la langue anglaise qui
est, aujourd’hui la langue reconnue dans le monde.
Elle sera utilisée :
○
durant les DBM et la conférence de District
○
sur le website du district
La difficulté est ainsi la même pour tout le monde puisque l’anglais n’est la langue de personne dans le district.
La webmaster se fera un plaisir de publier les traductions faites par des volontaires.
-1-3-Toutes les informations destinées aux aréas et aux clubs seront données en anglais.
-1.4- Il est du bon vouloir des AD de donner les traductions si cela est nécessaire.
-1.5-Sur demande spéciale, une traduction pourra être organisée durant la conférence. Le coût total de cette
traduction sera pris en charge par les bénéficiaires.
-1.6-Le terme « CHAIRMAN » sera utilisé de façon neutre pour chaque personne responsable d’un comité.- vive
recommandation du glossaire des statuts internationaux ;
2
Amendements aux règles de procédure.
-2-1-Les règles de procédure du district, lors de la conférence, seront amendés à la majorité des 2/3 des
membres présents et des votes par procuration.
-2-2- Les amendements peuvent être proposés par :
○
District Board – Bureau du District
○
Le comité des statuts et résolution du District
○
Les clubs
-2-3-Les amendements proposés doivent être envoyés au comité – statuts et résolution – du district, au plus tard
avant le 1er avril des années impaires ; seuls les amendements proposés avant le 1er avril seront discutés à la
conférence. Aucune exception ne sera admise.
-2-4- Le comité prépare les amendements et donne un avis au Bureau du District avant le 15 mai des années
impaires.
-2-5- Le bureau du District les renvoie au comité ad’ hoc avant la fin juin des années impaires avec leurs
commentaires en mentionnant : recommandé – non-recommandé.
-2-6- Le comité – statuts et résolutions – informe les clubs des changements proposés 60 jours avant la
conférence via l’adresse e-mail du club.
3
Aréas
3-1
Généralités
Avec l’approbation de la majorité des clubs concernés, le Bureau du District établit les « aréas » et définit leurs
limites pour simplifier les fonctions administratives à l’intérieur du District.
-3-1-1 Dans le D27, une area compte 5 clubs minimum et 25 clubs maximum.
-3-1-2 Proposer la scission d’une aréa : c’est simplifier le travail de l’AD et lui permettre ainsi d’assister :
1/au moins une réunion de travail dans chaque club
2/au moins deux réunions de travail dans les nouveaux clubs et dans les clubs en difficulté.
3/aux 5 réunions de districts (DBM – 3 jours)
4/à la conférence – 4 jours
5/à la convention 7 jours – fortement recommandé
6/aux événements particuliers d’un club ex : anniversaire – activité spéciale.
En créant des aréas plus petites :
1/les AD gagnent beaucoup de temps
2/les dépenses et les frais de l’AD sont réduits :
- Distances plus courtes
- Plus petits groupes pour les réunions
- Moins de frais d’hôtels
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3/il est possible de n’utiliser qu’une seule langue au cours des réunions :
- il n’est plus nécessaire de traduire : gain de temps et de travail
- les participantes comprennent mieux, ont plus de temps pour poser des
questions.
3-2
Elections au sein de l’aréa
-3-2-1 L’élection de l’AD – Vice AD – Trésorière et NC pour l’exercice du biennium suivant – est préparée par
un comité de Nomination d’ aréa. Habituellement, les élections au niveau de l’Area étaient préparées par le
comité de Nomination du District; ainsi le comité de Nomination de l’Aréa suit la même procédure que le CN
du District et commence son « travail » juste après la Convention dans les années paires.
-3-2-2 Les élections auront lieu à la conférence ou le plus rapidement possible avant ou après la conférence à
une réunion des Présidentes parce que l’ensemble de la composition du « District Board » doit être communiqué
au Zonta Int. le plus rapidement possible après la conférence.
-3-2-3 Les membres votants sont les déléguées des clubs. Chaque club aura :
○
1 vote pour 40 membres maximum
○
2 votes pour 80 membres maximum
○
3 votes si le club dépasse 80 membres
Condition : le club doit être à jour de ses cotisations annuelles à l’international, au District et à l’aréa.
4
Clubs
4-1
Club Board – Bureau du Club
4-1-1 Les noms – adresses, des membres élus, composant le nouveau bureau doivent être envoyés au ZI et au
District Board avant le 1er mai des années paires.
4-1-2 La présidente élue prend son poste le 1er juin des années paires et communiquera le nom des
responsables des différents comités au « Committee chairman » du District et de l’Aréa.
Temps du mandat
Pour simplifier l’administration à tous les niveaux et particulièrement celui des AD, le D27 a, à la demande du
ZI en 1988 , adopté que les Présidentes de clubs et les bureaux fonctionnent pendant un biennium – 2 ans –
commençant dès le 1er juin des années paires, juste avant la convention.
Toutes les AD doivent faire appliquer cette décision.
4-2
Durée du mandat.( statuts internationaux Art XIV- section 4C)
Le mandat de toutes les officiantes du Zonta ne peut être de plus d’un biennium ou de deux ann&es
consécutives, excepté la Trésorière qui peut être réélue pour un second mandat.
4-3
Nom du club
4-3-1 Le District 27 se soumet à la politique générale du ZI de 2003. Les nouveaux clubs prendront le nom
de la ville dans laquelle le club se réunit, sans mentionner ou ajouter l’aréa, la région, le nom de la région ou
quoique ce soit, même si les membres viennent d’une région géographique plus large.
4-3-2 Pour les Clubs existants, il est vivement recommandé d’évaluer leur nom et de l’adapter à cette nouvelle
règle.
4-3-3 Les noms des nouveaux clubs ou des clubs existants désirant être modifiés doivent être approuvés par la
gouverneure du district en consultation avec la Liaison du Bureau international.
4-4
Votes par procuration à la Conférence et à la Convention.
4-4-1 Un club peut voter par procuration pour seulement 2 autres clubs et pas plus.
4-4-2 Un club ne peut pas voter par procuration à plus de deux conférences consécutives.
4-4-3 Le club qui donne « son pouvoir Proxy » - vote par procuration - doit payer 50% du remboursement
total à l’Aréa qui pourra diviser cette somme totale entre les clubs présents à la conférence ou à la convention.
4-4-4 Les clubs de l’Aréa 04 pour une procuration paient 50% des frais d’enregistrement à la convention et
rien d’autre.
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4-4-5 Un club qui donne procuration à la Conférence peut seulement être représenté par UN VOTE sans tenir
compte du nombre de membres du club.
4-4-6 A la convention, un club peut avoir le total de votes par procuration de un ou 2 clubs pour autant que le
total des votes portés pour un club ne dépasse pas 5 votes.
4-4-7 Les clubs ne peuvent pas donner au club qui accepte un Proxy des instructions pour voter ( décision
prise lors de la réunion du Bureau international à l’occasion de la convention de Melbourne 2006). Les clubs
devraient juste pouvoir exprimer leurs points de vue sur le sujet.
Si aucune information importante est présentée lors de la Conférence qui pourrait affecter le point de vue du
club, la déléguée titulaire du proxy ( ou pouvoir ) prend la décision finale du vote.
D27 – Règles de procédure.
1. Généralités
1.1 Le bureau du District se réunira au moins 5 fois durant le biennium.
1.2 Le District organisera une Conférence de District au cours des années impaires, de préférence en
septembre.
1.2.1 Les motions du District lors de la Conférence seront conservées par la secrétaire au moins pendant
3 mois après la Conférence.
1.2.2 Les résultats des élections seront conservés par la Présidente du Comité de Nomination au moins
pendant 3 mois après la Conférence.
1.2.3 Tous les formulaires, rapports qui seront utilisés lors de la conférence doivent être rassemblés avant
que la conférence ait lieu – pour le 15 août au plus tard – afin qu’ils puissent être photocopiés et
donnés dans un livret qui sera remis à tout membre présent, participant à la conférence.
Après la conférence, « le rapport officiel », réalisé par la secrétaire, sera envoyé à l’adresse e-mail des
clubs et à l’adresse personnelle de chaque personne impliquée (membres du bureau du district,
Responsable des comités du District, représentante du ZI, past gouverneures et headquarters. Les pastGouverneures et Headquarters, absents, recevront ce livret par courrier postal.)
1.2.4 La gouverneure nommera une parlementaire (responsable des procédures) lors de la conférence. C’est la
tâche de celle-ci de veiller à ce que la Conférence de District se déroule suivant le règlement du ZI
et des « Robert’s Rules ».
1.2.5 La responsable « Conférence » devra donner la situation financière à la Trésorière de District dans
les 60 jours qui suivront la conférence.
1.3 Le Comité de Nomination du district
1.3.1 En octobre des années paires, la Présidente du Comité de Nomination devra demander diverses
suggestions auprès de chaque club afin de sélectionner des candidates pour chaque poste à élire lors
de la conférence.
1.3.2 Chaque candidate devra remplir le formulaire officiel exprimant sa motivation et consentement, daté
et signé par la présidente du club pour le 15 mars au plus tard, au cours des années impaires.
1.3.3 Aucun membre du NC ne pourra être éligible à n’importe quelle fonction, à aucun niveau du ZI tant
qu’il est de service dans ce comité.
1.3.4 Au moins 60 jours avant la conférence, le NC enverra un rapport à chaque membre du District, aux
candidates et à tous les clubs du District, par e-mail et par courrier postal aux présidentes de clubs.
1.3.5 A la conférence, de nouvelles candidates peuvent se présenter spontanément après le rapport officiel
du NC. Par analogie avec le règlement du NC International, les candidates qui se présentent
spontanément doivent soumettre à la responsable du NC, au moins 24 heures avant la première
session de travail, un formulaire de « Nomination » complété ainsi que l’expression de on
engagement à « servir » au sein du « poste à pourvoir ». Après avoir vérifié que la candidate a les
qualifications nécessaires, la responsable du NC informe la gouverneure de cette candidature
spontanée.
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1.4. Politique de campagne électorale.
Aucune campagne de quoi que ce soit, autre que le droit de porter un signe de « candidate potentielle »
au cours de la Conférence de District ne sera autorisée.
2. Finances
2.1. Cotisations du District
Les cotisations de District doivent être payées en Euro en utilisant le numéro de compte IBAN
et le code BIC de compte bancaire du District. Tout changement dans les cotisations du District
doit être déterminé par un vote à la majorité des 2/3 au cours de la conférence de District.
Les cotisations actuelles sont fixées à 17€ par membre :
- cotisation de fonctionnement général
13,00 €
- cotisation pour la Conférence soit
2,50 €
- cotisation de solidarité, soit
1,50 €
2.2. Paiement des cotisations
ANNEE FISCALE – 1er juin au 31 mai de l’année suivante
2.2.1. La Trésorière du District doit envoyer un formulaire de paiement adéquat à chaque club. La
cotisation due est égale à 17€ x le nombre de membres enregistrés dans le club le premier juin
de l’année en cours. (cfr cotisations int.) = cotisation pour une année complète.
2.2.2. Le paiement doit être fait avant le 1er juin. Tous les coûts de transfert sont à la charge du club.
Si de nouveaux membres ont été intronisés avant le 1er juin de l’année en cours, il faudra payer
en PLUS pour l’année Zonta précédente :
1. Pour les membres enregistrés entre le 1er juin et le 30 novembre de l’année Zonta précédente
= cotisation complète.
2. Pour les membres enregistrées entre le 1er décembre et le 31 mai de l’année Zonta précédente
= demi cotisation.
2.3. Cotisations de solidarité.
2.3.1. Elles sont destinées à payer les frais de voyage des délégués de l’Aréa 04 qui se rendent à la
conférence de District ou à la convention Internationale
2.3.2. Le Bureau du District gère l’argent en fonction des nécessités et du montant du fonds de
réserve : généralement 1/3 pour les Conférences et 2/3 pour les Conventions.
2.3.3. L’argent provenant de ce fonds est seulement donné aux délégués qui parlent anglais.
2.3.4. Les AD 04 entrantes et sortantes sont encouragées à assister à la Convention. Ainsi, elles
peuvent être les déléguées de leurs clubs respectifs.
2.4. Dépenses du District et frais de conférence – règles de remboursements.
2.4.1. Qui peut être remboursée ?
a) la gouverneure de District
 pour ses frais administratifs et frais de téléphone
 pour les DBM / voir les membres du bureau du District
 pour les réunions d’Area et les remises de charte : frais de voyage – 2 nuitées à l’hôtel –
les autres frais seront à charge de l’Aréa ou du club qui reçoit la gouverneure.
 Conférence – frais de voyage et 3 ou 4 nuitées d’hôtel si nécessaire, frais
d’enregistrement – lunch et dîners.
 Convention ( gouverneures entrant et sortant)– frais de voyage – 7 nuits d’hôtel – frais
d’enregistrement et le coût du dîner de gala.
b) Membres du bureau du District ( executif) : Lieutenant Gouverneur – Trésorière –
Secrétaire
 pour frais administratifs et frais de téléphone
 pour frais DBM / frais de voyage et 2 nuits d’hôtel – repas du samedi.
 Conférence : frais de voyage – 3 nuits d’hôtel – frais d’enregistrement et de repas.
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c) Area Directeurs
 Pour les réunions du District : frais de voyage et 2 nuits d’hôtel – repas du samedi.
 Pour la Conférence : frais de voyage et 1 nuit d’hôtel (nuit de jeudi) et dîner jeudi
 Les autres dépenses seront payées sur le budget de l’Area.
d) Responsables comités du District and DFA s’ils sont invités à
 une réunion de District Board : remboursement des frais de voyage- 2 nuits d’hôtel, repas
du samedi.
 La Conférence : frais de voyage, 2 ou 3 nuits d’hôtel, enregistrement, lunch et dîner du
samedi.
e) Parlementaire – responsable NC, la trésorière du biennium passé, les responsables des
Workshops (Ateliers) seront remboursés des frais de voyage, 2 nuits d’hôtel, frais
d’enregistrement, lunchs et dîner du samedi.
2.4.2. Comment ?
Toutes les dépenses seront payées par la Trésorière de District comme décrit ci-dessous :
a) Tous les remboursements ne se feront que sur présentation de justificatifs.
 les copies de reçus doivent être remises à la trésorière à chaque DBM ou dans les 15
jours qui suivent la DBM, mais dans tous les cas, pas plus tard que le 31 mai de chaque
année, la dernière limite sera le 15 juin.
 Les dépenses de la gouverneure et de la gouverneure élect lors de la convention devront
être présentées dans les quatre semaines qui suivent la convention : frais
d’enregistrement, frais de voyage (avion, frais d’hôtel , chambre double et le dîner de
gala, ….passation de pouvoirs.)
Après ces deux limites, les dépenses ne seront plus acceptées, ni remboursées.
b) Toutes ces dépenses doivent faire partie du budget approuvé du District.
c) La gouverneure doit approuver – et les signer- les dépenses des membres du Bureau du
District, membres des comités et DFA
d) Il est admis que la gouverneure puisse toujours décider dans certains cas sérieux, de
rembourser des dépenses non mentionnées dans la note de remboursement et cela dans la
limite du budget établi.
2.4.3. Frais de déplacement.
a) Avion : classe économique ou quand c’est possible choisir un arrangement spécial encore
plus économique.
Par exemple : une réservation prise très tôt par le chemin le plus court.
Dans les deux cas, il faut prendre une assurance annulation qui pourra aussi être
remboursée. Réserver très tôt est vivement recommandé pour obtenir les meilleurs tarifs .
Toujours recherché toutes les possibilités.
b) Train – Bus : Ticket 2ème classe (incluant les frais de réservation) Réserver tôt peut aussi
être favorable.
c) Voiture particulière : 0,20€/km péages et parking compris) pour les courtes distances ou si
les voyages en train ou par avion sont trop compliqués. Pour les réunions du bureau du
District, le co-voiturage est possible mais comme c’est un moyen de transport onéreux, il
doit être fait entre plusieurs membres du bureau
d) Les frais d’hôtel sont toujours remboursés sur la base d’une double occupation. A la
Conférence de District et à la réunion de bureau la précédant, le district peut payer à la
gouverneure une chambre simple pour 3 nuits, peut-être 4 si nécessaire.
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LE DISTRICT
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2.5. Situation financière
2.5.1. La trésorière doit préparer un état de la situation financière lors de chaque réunion de Bureau et
doit comparer cette situation avec le budget prévisionnel approuvé.
2.5.2. A la conférence : 4 rapports doivent être présentés et approuvés :
a) 2 rapports par la Past Trésorière du District :
 la situation financière du biennium précédent qui comprend les recettes et les dépenses et
le bilan.
 le rapport des auditeurs
b) 2 rapports présentés par la Trésorière en exercice, supervisés par la gouverneure
 le budget biennal équilibré et la situation financière au milieu du biennium.
 un budget prévisionnel pour le prochain biennium.
2.5.3. D’après la résolution adoptée à la conférence de Gand en septembre 2005, ces 4 documents –
rapports – seront envoyés aux clubs par courriel – à l’adresse e-mail du club – au moins 15 jours
avant la date de la conférence.
2.6. Les fonds du District
2.6.1. Fonds exceptionnel D 14
C’est la somme dont nous avons « héritée » de l’ancien D14. Il ne peut pas être employé, sauf en
cas de situations extrêmes et seulement après l’approbation unanime du bureau du district.
2.6.2. Fonds OMC organisation – membership – classification.

Il a été créé pour soutenir l’organisation et la consolidation des clubs dans le district.

Il est composé du profit de la conférence et de 75% du bénéfice réalisé durant le
biennium.

Il est utilisé pour payer les coûts d’impression du directory du D 27

Toute autre dépense devra être approuvée par la gouverneure.

Aussi longtemps que le budget le permet –( décision du bureau du District au début du
biennium) – les SOM clubs pourront recevoir un prix OMC du D27 (créé lors du biennium
2004-2006) de 250€. Cette somme sera payée après que le nouveau club ait été officiellement
reconnu par le Zonta International et qu’il aura reçu son numéro de club officiel
2.6.3. Fonds général
Il est composé de 25% du bénéfice restant du biennium.
Ce fonds peut seulement être utilisé après l’approbation :

du bureau du District, pour des dépenses non budgétisées et inattendues.

de la gouverneure, pour rembourser les frais de voyage de l’AD04, aussi longtemps que
cette Area n’aura pas un budget suffisant et ce pour les 4 réunions des Présidentes prévues
durant le biennium en même temps qu’une visite d’un club .
2.7. Budget de l’Aréa.
A Melbourne, il a été voté que les Areas peuvent avoir leur propre budget (art XIII section 5 b) et que le
District fixe dans ses Règles de procédures, la procédure que l’area devra suivre.
2.7.1. les cotisations au profit de l’Area seront payées en même temps que les cotisations
internationales et les cotisations de District – au plus tard le 1er juin.
2.7.2. le montant de la cotisation sera déterminé par un vote à la majorité des 2/3 à une réunion des
Présidentes. Chaque club donnera son droit de vote à une ou plusieurs déléguées (cfr District
Conf. et Conv. Intern.)
2.7.3. les cotisations sont utilisées pour couvrir les dépenses de fonctionnement général et les dépenses
de l’Area-Directrice comme :
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les frais de téléphone, timbres postaux, frais de voyage et de logement si c’est nécessaire.
l’organisation d’une session de formation, les Area meetings, les réunions des présidentes.
frais d’impression
website
assurance
participation de l’AD à la Conférence et à la Convention.
un magazine d’Area
Ils peuvent aussi inclure d’autres dépenses si cela est clairement mentionné dans le règlement
de l’Area, soumis à l’approbation du District et voté par les Présidentes de club.
2.7.4. L’AD doit réaliser un budget biennal et un règlement d’ordre financier. (cfr district). Celui-ci doit
être accepté (vote) à la première réunion des Présidentes au début de chaque biennium.
-
3. Directory D.27
Le répertoire des membres du District 27 :
3.1 sera publié en septembre, à chaque biennium, après la convention internationale.
3.2 Il est réalisé suivant les consignes du Bureau du District représenté par la Gouverneure qui en est
l’éditrice responsable.
3.3 L’annuaire des membres sera accessible sur le site web du district (coût pris en charge par le D 27). Il
peut être téléchargé et imprimé par le areas et les clubs sur leur budget propre.
3.4 Les clubs sont priés d’envoyer des listes correctes et actualisées avant le 1 juin des années paires à la
responsable du Directory.
3.5 Chaque AD sera responsable de la collaboration et coopération de chaque club à ce projet en rappelant
qu’ils doivent utiliser le GXP – données – Data base, qui peut être non seulement utilisé pour le
Directory du District mais aussi comme annuaire général (affiliation) ainsi qu’outil de correspondance
entre les clubs.
3.6 Les données seront utilisées électroniquement ou imprimées et distribuées seulement aux membres.
3.7 Le Directory sera publié sur le site du District seulement et pas sur celui des Areas ou des clubs.
3.8 Tout changement à ces décisions peut être proposé au Comité « Bylaws et Résolutions »
3.9 Chaque club fera autant d’exemplaires qu’il a de membres +2.
4. Conférence de District
4.1
Responsabilité du club hôte.
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
Le club hôte reçoit, choisit en accord avec la gouverneure le lieu de la conférence, le
programme des loisirs, les lieux de repas, la cérémonie d’ouverture et effectue les démarches
auprès des hôtels.
Il prépare avec la gouverneure un budget de conférence mis au point par la trésorière du
District pour être présenté à la 1ère DBM pour approbation et un budget final présenté à la 2 ème
DBM pour approbation. Seules les dépenses approuvées par le bureau seront payées.
La Gouverneure et la Trésorière du District seront tenues informées régulièrement de la
situation financière.
Un état des comptes sera soumis à la Trésorière de district dans les 60 jours qui suivent la
clôture de la conférence et les bénéfices de la conférence seront divisés en 2, une moitié pour
le club hôte et l’autre moitié pour le District.
A la clôture de la conférence, la trésorière clôture le compte bancaire – conférence et transfère
les 50% du bénéfice au compte bancaire du District. Ce bénéfice pourra être utilisé par le
district après décision du bureau du district, en fonction des besoins ;.
Le club organisateur de la conférence de District sera responsable pour tout déficit qui
pourrait survenir suite à de fausses informations ou par non respect du budget préétabli.
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Seul un déficit résultant de circonstances extrêmes et imprévisibles et considéré légitime par le
District Board – sera payé par le District.
4.2
Remboursement des délégués de club :
La déléguée DOIT ASSISTER A TOUTES LES REUNIONS.
Si le règlement du club prévoit un remboursement, ce n’est pas avec l’argent recueilli pour les œuvres,
mais avec celui du club provenant des cotisations de fonctionnement général.
Tout cela doit être clairement défini dans le règlement du club et la somme à rembourser ne peut
dépasser le budget prévu.
Si le club ne prend pas une autre décision, le remboursement sera effectué :
-
après la Conférence de District ou la Convention Internationale.
-
Sur présentation des documents officiels et notes de frais à la trésorière du club.
-
Si un rapport écrit officiel de la Conférence de District ou de la Convention Internationale a été
être et donné à chaque membre du club. Des explications orales seront données à la 1 ère réunion
suivant cet événement. (Voir Manuel du club : responsabilité des déléguées) [ octobre (année
impaire) pour la conférence – septembre (année paire) pour la convention.)]
■■■■
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